Lagtingets reception Lagtingets reception
  • Publicerad fredag den 1 mars 2019 kl. 8:39

Lagtinget söker en informationsassistent

Vår nuvarande informationsassistent har fått ett annat jobb så nu söker vi en ersättare. Majoriteten av de anställda vid lagtingets kansli är kvinnor. Vi ser därför fram emot både manliga och kvinnliga sökande.

Informationsassistentens uppgifter

Informationsassistenten ansvarar för lagtingets reception under vanlig kanslitid. Det innebär att se till att det hålls snyggt vid receptionen/entrén, ta emot besökare i lagtingshuset, visa dem tillrätta, informera om pågående verksamhet i lagtinget och att vid behov bistå lagtingets gäster med ytterkläder och resväskor. Förstås hör också övriga receptionsuppgifter till.

Biträda protokollsekreteraren vid utskrift av diskussionen i lagtinget

Lagtingets protokollsekreterare Marina Wikstrand-Andersson skriver ut allt som sägs i lagtingets plena i det som ofta kallas det stenografiska protokollet. Till informationsassistentens arbetsuppgifter hör att upp till 1/3 del av arbetstiden biträda protokollsekreteraren med utskrifter av lagtingsledamöternas yttranden från ljudfiler.

För utskriften kan programmet Voice-Express användas, vilket innebär att texten läses in och datorn skriver ut den varpå den språkredigeras. En god formuleringsförmåga och språkbehandling är en förutsättning för att den här uppgiften ska kunna skötas väl.

Sköta uppdateringen av lagtingets hemsida

Till informationsassistentens uppgifter hör att ansvara för uppdateringen av lagtingets hemsida (förutom själva lagtingshandlingarna). Det kan handla om information om vad som pågår i lagtinget, om aktuella besök, om att ta bilder av besökare och lägga ut på hemsidan etc. Till uppgiften hör också att i samråd med biträdande lagtingsdirektören handha utvecklingen av hemsidan.

Sköta de särskilda arbetsuppgifter som lagtingsdirektören anvisar

Beroende på hur arbetsbelastningen i övrigt ser ut kan informationsassistenten också bidra med andra arbetsuppgifter som hör till lagtingskansliet. Som exempel kan nämna att skriva inbjudningskort, att klistra kuvert och andra kontorsuppgifter av varierande slag samt att bistå lagtingsbibliotekarien.

Arbetsplatsen

Lagtingets reception ligger rakt framför lagtingets ingång och bakom den böjda receptionsdisken finns informationsassistentens arbetsrum med en glasvägg mot disken och ingången. I arbetsrummet finns indirekt dagsljus.

Arbetstid

Arbetstiden är fastslagen till 08.00 - 16.21.

Eftersom receptionen bör vara bemannad under kanslitid är arbetstiden i princip fastslagen till 08.00-16.15 (med en timmes lunchrast). Det innebär att möjligheten att använda sig av flextid är mycket begränsad. Under kortare stunder som t.ex. vid lunch och kafferaster kan receptionen givetvis vara obemannad.

Semestrar

Det kommer inte att vara några problem att ta ut semester under t.ex. juli månad och sannolikt inte heller under mellandagarna vid jul/nyår eller under sportlovet. Under övriga tider bör det finnas en överenskommelse med byråsekreteraren som kan bemanna receptionen så att den inte står obemannad under sådana tider av året när det pågår övrig verksamhet.

Lönen

Informationsassistenten anställs i arbetsavtalsförhållande.
Lön utgår enligt lagtingets tjänstekollektivavtal (2223,90-2451,85 beroende på antalet erfarenhetstillägg).

Utbildning och erfarenhet

För uppgiften lämplig utbildning minst på gymnasialstadienivå och erfarenhet samt kunskaper i engelska.

Den som antas till uppgiften som informationsassistent bör ha en lämplig utbildning minst på gymnasialstadienivå, vara datakunnig och dataintresserad, ha kunskaper i engelska vara snabb på maskinskrivning, ha ett trevligt bemötande, en god språkbehandling och en lämplig erfarenhet. Kunskaper i ytterligare språk är en fördel.

Om du har frågor

Kontakta gärna tidigare lagtingsassistent Marina Eriksson tel 25350 eller lagtingsdirektör Susanne Eriksson tel 25331 om du har några frågor. Protokollsekreteraren Marina Wikstrand-Andersson tel 25333 kan också informera om utskriften av ledamöternas yttranden.

Ansökan

En fritt formulerad ansökan lämnas till Ålands lagting, PB 69, 22 101 Mariehamn eller till jessica.laaksonen@lagtinget.ax, senast den 18 mars 2019, kl. 16.15.