Finans- och näringsutskottets betänkande 1/2024-2025

Landskapsrevisionen har den 28 februari 2024 till lagtinget överlämnat sin i 7 § 1 mom. landskapslagen (2013:25) om Landskapsrevisionen avsedda berättelse gällande effektivitetsrevisionen.

Landskapsrevisionen väljer årligen ut ett antal områden för effektivitetsrevision. Genom att granska resursutnyttjande, måluppfyllelse och samhällsnytta ska effektivitetsrevisionen bedöma om budgetmedlen har använts i enlighet med principerna om sparsamhet, effektivitet och ändamålsenlighet.

År 2023 har granskningarna omfattat uppföljning av den administrativa utvecklingen och av inköpsprocessen på Ålands hälso- och sjukvård, lagtingets kansli, lönesättningen för landskapets personal samt Fordonsmyndigheten.

Landskapsregeringen har den 23 maj 2024 överlämnat ett svar på rapporterna i den utförda effektivitetsrevisionen.

Utöver årsrapporten över effektivitetsrevisionen har landskapsrevisionen inlämnat en separat granskningsrapport över Ålands hälso- och sjukvårds (ÅHS) upphandling av ett vårdinformationssystem (VIS).

Landskapsregeringen har den 11 juli 2024 lämnat ett svar på granskningen av VIS-projektet.

Utskottets förslag

Utskottet avger i detta betänkande sina synpunkter över landskapsrevisionens berättelse över effektivitetsrevisionen för år 2023 jämte granskningsrapporten över VIS-projektet samt över landskapsregeringens svar på dessa rapporter.

Utskottet föreslår att berättelsen och granskningen jämte svaren antecknas för kännedom samt att utskottets betänkande bringas till landskapsregeringens och landskapsrevisionens kännedom.

Utskottets synpunkter

Landskapsrevisionen granskar i sin effektivitetsrevision för år 2023 den administrativa utvecklingen av inköpsprocessen på Ålands hälso- och sjukvård, lagtingets kansli, lönesättningen för landskapets personal samt Fordonsmyndigheten. Utskottet har valt att i sitt betänkande fokusera på granskningen av lagtingets kansli samt på de granskningar som gäller ÅHS.

Lagtingets kansli

Landskapsrevisorn har genomfört en granskning av lagtingets kansli. I slutsatserna fokuseras huvudsakligen på personalresurseringen och sammanfattas huvudsakligen kring följande konstateranden:

· Landskapsrevisorn konstaterar att kansliet har tillräckligt med personal och att den är ändamålsenligt dimensionerad. Samtidigt konstateras att kansliet är sårbart på grund av att personalstyrkan är liten och att ett flertal funktioner inte har någon ersättare vid sjukdom eller annan frånvaro.

· Landskapsrevisorn konstaterar också att lönenivån i lagtinget ligger på en högre nivå än vad som förekommer vid landskapsregeringen.

· Vidare konstateras också att lagtingets plenisystem från 2017 infördes på ett lyckat sätt och att personalen varit engagerad i systemet och att det är kostnadseffektivt. Däremot har systemet ett relativt stort personberoende från systemutvecklare som är insatta i systemet och att det vid den år 2024 påbörjade uppdateringen bör fästas uppmärksamhet vid att minska personberoendet med tanke på framtida underhåll och uppdateringar.

Utskottet konstaterar att lagtingets kanslipersonal delvis arbetar under andra omständigheter än vad som gäller för landskapsregeringens personal. Lagtinget förväntas kunna fungera under alla omständigheter, vilket också innebär att personalen alltid förväntas kunna ställa upp för att upprätthålla lagtingets funktionsduglighet. Därav är det också motiverat med högre lönenivåer än för motsvarande befattningar vid landskapsregeringen. Efter de lönejusteringar som på senare tid genomförts inom landskapsregeringen är det inte längre så att lagtingslönerna sticker ut i en jämförelse, snarare så att den tidigare jämförelsegrunden, till exempel mellan biträdande lagtingsdirektören och avdelningscheferna, har förändrats till lagtingets nackdel.

Utskottet noterar också att lagtingets personal har egna tjänstekollektivavtal, vilket utskottet, i likhet med landskapsrevisorn, anser vara rimligt med tanke på uppgifternas skilda karaktär jämfört med landskapsregeringen.

Landskapsrevisorn noterar också att en del av personalen har höga saldon med outtagen semester. Utskottet erfar att detta delvis är en följd av arbetsrytmen i lagtinget. Kanslipersonalen är i stor utsträckning hänvisad till att ta ut semester på sommaren och julhelgerna, samt under de planerade plenifria månaderna februari och oktober. På senare tid har dock pleniperioderna också sträckt sig in i februari och oktober, vilket påverkar det administrativa efterarbetet på kansliet, samt uttag av semesterledighet.

Beträffande plenisystemet har utskottet erfarit att den uppdatering som påbörjats under 2024 kommer att leda till ett system byggt på moderna verktyg som används av de flesta systemutvecklare och följaktligen även ger bättre förutsättningar för det framtida underhållet.

Ålands hälso- och sjukvård (ÅHS)

ÅHS har under en räcka av år granskats av landskapsrevisionen, i allmänhet som ett uppdrag till ett externt revisionsbolag med stöd av ett ingått ramavtal.

Revisionen har delats upp så att olika delar av verksamheten har granskats del för del. Under den period (2013-) som nuvarande Landskapsrevision har verkat har följande verksamhetsfunktioner granskats:

2023 Inköpsprocessen; Den administrativa utvecklingen

2022 ingen granskning utförd

2021 ingen granskning utförd

2020 Riskhantering vid ÅHS stödfunktioner och kopplingen till den interna kontrollen; Schemaläggning och utnyttjande av personalresurser

2019 Sekreterarenheten; Den tekniska enheten; Övertidsutbetalningar; Ekonomi- och löneprocesser; Bokslutsprocessen

2018 Lönefunktionen; Vård utanför Åland; Lagerfunktionen; Mervärdesskattehantering; Bokföringsrutiner

2017 Ekonomistyrningen; Försäljningsfunktionen; Inköpsfunktionen

2016 Jämförande granskning av ÅHS mot Gotland och Jakobstad

2015 Hyrläkarverksamheten; Informationssäkerheten

2014 Sekreterarenheten; Momshanteringen; Upphandlingsenheten

2013 Budgetprocessen och system för uppföljning och kontroll; Fakturering, kassa och kundreskontrarutiner; Lager.

Revisionsarbetet under 2023 har till en betydande del riktat in sig på uppföljning av tidigare revisioner genomförda under åren 2017-2020 för att se hur de administrativa rutinerna utvecklats. En viktig aspekt är hur utvecklingen av de digitala processerna och systemen framskridit.

Granskningen har omfattat faktureringen, löneräkningen och inköpsprocessen.

Beträffande faktureringsprocesserna har det inte skett någon omfattande utveckling på grund av att man väntar på att det nya vårdinformationssystemet (VIS) ska införas. Däremot har man genomfört en kartläggning av alla processer och system inom ramen för arbetet med VIS-upphandlingen, något som också har lett till en ökad effektivitetsgrad på intäktssidan. Efter att VIS införts kommer man att kunna skapa digitala faktureringsunderlag i VIS som automatiskt överförs till faktureringssystemet. Patienternas högkostnadsskydd ställer dock vissa krav på systemutvecklingen och höjer kostnaderna för systemanskaffningen.

Utskottet har även i andra sammanhang erfarit att högkostnadsskyddet gällande patientavgifterna ses som överdrivet komplicerat och borde ses över och möjligen förenklas.

Beträffande löneräkningsprocessen och övriga personalhanteringsprocesser så har dessa successivt digitaliserats och processerna har förbättrats avsevärt. Granskningen har också lyft riskerna med nyckelpersoner som ensamma besitter en viss kunskap gällande vissa led i en process och noterar att man bör sträva till att minimera den typen av risker, även om det inte är helt möjligt att eliminera samtliga dessa risker.

ÅHS vårdinformationssystem (VIS)

Landskapsrevisionen har låtit genomföra en separat granskning av ÅHS upphandling av ett nytt vårdinformationssystem, det så kallade VIS-projektet.

Granskningsrapporten (GR 1/2023-2024) publicerades den 29 april 2024, men hade funnits tillgänglig för utskottet redan innan detta i samband med behandlingen av årets första ändringsbudget (BF 3/2023-2024).

Upphandlingen av VIS-systemet är ett omfattande projekt och inleddes år 2013 för att slutföras under 2024 och implementeras 2024-2025. Utskottet har belyst upphandlingsprocessen utförligt i sitt betänkande över den första ändringsbudgeten (FNU 7/2023-2024) och behandlar inte denna process ytterligare i detta betänkande.

I granskningsrapporten framgår att kostnaderna för upphandlingens förberedelser för perioden 2018-2023 uppgått till drygt 4 miljoner euro, vilket är en tredubbling i förhållande till den första kostnadskalkylen. I den angivna kostnaden ingår också rättegångskostnader för ett besvär mot upphandlingen som inlämnades 2021 och avgjordes 2022 i Marknadsdomstolen. Speciellt köptjänsterna ökade i kostnad och revisorerna framhåller att man inom såväl ÅHS som Åda Ab borde ha haft en starkare intern kompetens. Revisorerna framhåller vikten av att den offentliga upphandlingen på Åland borde ha en tillräcklig intern kompetens så att organisationernas egna intressen kan drivas på ett ändamålsenligt sätt.

Revisorerna konstaterar ytterligare att den interna kontrollen kunde ha varit starkare inom ÅHS, till exempel genom en icke-operativ intern upphandlingskommitté som rapporterar till styrelsen. I det aktuella projektet har styrgruppen rapporterat direkt till styrelsen för ÅHS. Rapporteringen har skett tillräckligt ofta och kan således anses vara tillfredsställande, men den skriftliga dokumentationen är knapp vilket försvårar styrelsemedlemmarnas uppföljning av projektet.

Utskottets övriga reflektioner gällande ÅHS

Utskottet noterar att ÅHS som en del av sin verksamhetsberättelse publicerar utförlig verksamhetsstatistik och utskottet konstaterar att det skulle vara värdefullt att som en del av den kontinuerliga revisionen även göra mer omfattande uppföljningar av vårdproduktionen och dess enhetskostnader.

Ärendets behandling

Lagtinget har den 29 maj 2024 inbegärt finans- och näringsutskottets yttrande över landskapsrevisionens berättelse över effektivitetsrevisionen för år 2023 jämte landskapsregeringens svar gällande effektivitetsrevisionen. Utskottet har i ärendet hört landskapsrevisorn Kenneth Åkergård, förvaltningschefen John Eriksson, hälso- och sjukvårdsdirektören Jeanette Pajunen och ekonomichefen Ulrika Österlund från ÅHS, myndighetschefen Per Eriksson från Fordonsmyndigheten samt verksamhetschefen Kristoffer Joelsson från Ålands sjösäkerhetscentrum.

I ärendets avgörande behandling deltog ordföranden John Holmberg, viceordföranden Nina Fellman samt ledamöterna Anders Ekström, Jörgen Gustafsson, Roger Höglund, Andreas Kanborg och Wille Valve.

Utskottets förslag

Med hänvisning till det anförda föreslår utskottet

att lagtinget antecknar sig Landskapsrevisionens berättelse över effektivitetsrevisionen för år 2023 och landskapsregeringens svar gällande effektivitetsrevisionen för kännedom samt

att utskottets betänkande bringas till landskapsregeringens och Landskapsrevisionens kännedom.

__________________

Mariehamn den 5 november 2024

Ordförande

John Holmberg

Sekreterare

Sten Eriksson

Finans- och näringsutskottets betänkande 1/2024-2025

Ålands lagting

Genvägar

Kontaktuppgifter