Landskapsregeringens svar RB 1/2025-2026
Dokumentnamn
SVAR PÅ REVISIONSBERÄTTELSE
Datum
4.6.2026
|
| Till Ålands lagting
|
Svar på revisionsberättelsen
· RB 1/2025-2026
Lagtinget har i enlighet med 7 § landskapslagen (2013:25) om Landskapsrevisionen delgivit landskapsregeringen en berättelse med resultaten från effektivitetsrevisionen.
Berättelsen innehåller granskningar av Ålands gymnasium, landskapets budgetprocess samt pensionssystemet.
Landskapsregeringen meddelar med anledning av detta vilka åtgärder den och respektive underlydande myndighet avser vidta med anledning av berättelsen.
Mariehamn den 4 juni 2026
Lantråd Katrin Sjögren
Vicelantråd Annika Hambrudd
Innehåll
1. Effektivitetsrevision – Ålands gymnasiums verksamhet och ekonomi idag samt framtida utmaningar
2. Effektivitetsrevision av landskapets budgetprocess
3. Effektivitetsrevisionen av pensionssystemet
4. Åtgärder med anledning av tidigare års berättelser
4.1. Effektivitetsrevision – Polismyndighetens förvaltning, löner och schemaläggning
4.2. Infrastrukturavdelningens upphandlingar
1. Effektivitetsrevision – Ålands gymnasiums verksamhet och ekonomi idag samt framtida utmaningar
Som en del av effektivitetsrevisionen för räkenskapsperioden 2025 har landskapsrevisionen utfört en revision av Ålands gymnasium. År 2014 utfördes en effektivitetsrevision av Ålands gymnasium och dess reform. Den effektivitetsrevision som nu gjorts ser mera framåt mot de framtida utmaningar av olika slag som gymnasiet står inför. Granskningen avgränsas till den allmänna styrningen av gymnasiets verksamhet samt de ekonomiska och övriga utmaningar som finns här. Syftet med granskningen är att belysa de ekonomiska och därmed sammankopplade verksamhetsmässiga förutsättningarna att driva gymnasiets utbildningsverksamhet i framtiden. Granskningen är utförd i enlighet med Landskapsrevisionens arbetsplan för år 2025.
De viktigaste slutsatserna och rekommendationerna är följande:
Rekommendation – Skapa en ”morot för gymnasiet kontra internhyrorna så att ett mindre utnyttjande av kvadratmetrar och fastigheter skulle premieras i motsvarande högre budget för den egentliga verksamheten.
· Ålands gymnasium konstaterar att flera av de effektiveringsmöjligheter som lyfts i revisionen påverkas av övergripande styrsystem och regelverk så som principer för internhyror, läraravtal och budgetramar. Dessa frågor beaktas i det fortsatta utvecklingsarbetet.
Rekommendation – Öka flexibiliteten i antalet undervisningstimmar som krävs per kompetenspoäng.
· Ålands gymnasium delar revisionens bedömning av behovet av ökad flexibilitet i användningen av undervisningsresurser. Arbetet inriktas på att, i samverkan med berörda parter, analysera läraravtalets konsekvenser för planering och genomförande i syfte att skapa bättre förutsättningar för en balans mellan kvalitet, flexibilitet och resurseffektivitet.
Rekommendation – Utvärdera läraravtalet: Årsarbetstiden och dess fastställda timmar samt ersättning för övertid bör ses över. Även arbetstidens fördelning i olika typer av arbetsuppgifter bör ses över i avtalet.
· Se svar ovan.
Rekommendation – Analysera kostnad per utbildningsprogram och satsa på utbud efter arbetsmarknadens behov men även fler kurser som inte kräver dyr utrustning.
· Ålands gymnasium vidareutvecklar dimensioneringen av utbildningsutbudet som en central del av den strategiska styrningen. Landskapsregeringens beslut om utbildningar och studerandevolymer behöver i ökad utsträckning baseras på analyser av arbetsmarknadens behov, demografisk utveckling, genomströmning och kostnadsstruktur. Användningen av prognoser och analysunderlag utvecklas för att stärka långsiktiga prioriteringar och möjliggöra en mer framåtblickande planering. Målsättningen är ett mer dynamiskt och behovsstyrt utbildningsutbud, där resurser i högre grad riktas till utbildningar med tydlig relevans för samhällets utveckling.
Rekommendation – Få mer översiktlig ekonomistyrning genom användande av fler ekonomiskt digitala verktyg och genom de effektivare uppföljningsprocesser som kommer ut av användningen av dessa verktyg.
· Ekonomistyrningen vidareutvecklas som en integrerad del av verksamhetsstyrningen med fokus på analys, uppföljning och prioritering. Analysen av kostnader per utbildningsprogram stärks och kopplas till efterfrågan, genomströmning, kvalitet och arbetsmarknadens behov. Detta möjliggör mer välgrundade avvägningar mellan kostnadseffektivitet och långsiktig kompetensförsörjning. Samtidigt utvecklas användningen av digitala verktyg och uppföljningsprocesser, med fokus på gemensamma nyckeltal och förbättrade analysunderlag. En viktig förutsättning för detta är att Ålands gymnasium har bättre åtkomst till ekonomisk data i landskapsregeringens IT-system, något som hittills varit svårt att förverkliga.
Rekommendation – Göra en konsekvensanalys kring vilka effekter en nedskärning av utbildningsbudgeten har för utbildningskvalitén samt göra sparprioriteringar som baseras på konsekvensbedömningar för verksamheterna inom förvaltningen samt för de externa enheterna.
· Ålands gymnasium fortsätter att föra en dialog med landskapsregeringen kring vilka effekter och konsekvenser olika föreslagna nedskärningar i utbildningsutbudet medför.
2. Effektivitetsrevision av landskapets budgetprocess
Som en del av effektivitetsrevisionen för räkenskapsperioden 2025 har vi utfört en
revision av landskapsregeringens budgetprocess och de mest centrala budgeteringsprinciperna. Budgeteringen är den mest centrala delen i styrningen av
Landskapet Åland. Genom budgeten styr landskapets demokratiskt valda beslutsfattare
vilka verksamheter som ska prioriteras och hur resurserna ska fördelas mellan olika
verksamhetsområden. Vi jämförde budgetutfall för åren 2021–2024 i syfte att urskilja
särskilda mönster mellan grundbudget och faktiskt utfall. Därtill granskade vi processen
beträffande tilläggsbudgetering. Effektivitetsrevisionen är inte en revision eller översiktlig granskning enligt ISA-standarden (International Standards on Auditing) och BDO Audiator Ab har således inte utfört revisionen enligt standarderna.
De viktigaste slutsatserna och rekommendationerna är följande:
Utgå från det mest sannolika utfallet och inte ett alltför pessimistiskt utfall i grundbudgetarna
Av landskapsregeringen planerade åtgärder:
· Utgångspunkten i varje grundbudget är att budgetera utgående från det utfall som vid varje tillfälle bedöms mest realistiskt. Skatteintäkterna budgeteras utgående från finansministeriets prognoser och Ålandsdelegationens beslut om förskott. Generellt tillämpas en allmän försiktighetsprincip, dvs. en viss återhållsamhet gällande budgetering av osäkra inkomster samtidigt som landskapsregeringen tar höjd för sannolika kostnader.
Rekommendation – Använda ändringsbudgetering restriktivt och endast för att korrigera verkligt oförutsedda händelser.
Av landskapsregeringen planerade åtgärder:
· Landskapsregeringen instämmer i revisorns rekommendation om restriktiv användning av ändringsbudgetar. Av 14 § landskapslagen (2012:69) om landskapets finansförvaltning följer att förslag till ändringsbudget får lämnas högst två gånger per år om det inte finns särskilda skäl. Syftet med förslag till ändringar i budgeten är framför allt att komplettera den av lagtinget beslutade budgeten med anledning av förändringar som vid beslutstillfället inte var möjliga att förutse.
Landskapsregeringen bedömer att de ändringsbudgetar som lämnats till lagtinget har grundat sig på sådana särskilda skäl.
Rekommendation – Regelverk för PAF-medel och dess användningsändamål behöver ses över.
Av landskapsregeringen planerade åtgärder:
· En förstudie som bl.a. ser över behovet av att revidera regelverket har inletts och beräknas vara klar till hösten 2026.
Rekommendation – Hantera överföringar till pensionsfonden i grundbudgeten så att behovet av fondering kan övervägas samtidigt med andra behov. En långsiktig plan får gärna vara som grund för fonderingen för att öka transparensen.
Av landskapsregeringen planerade åtgärder:
· Den överföring som här avses är den extra överföring till landskapet Ålands pensionsfond för att trygga framtida pensionsutbetalningar och möjliggöra en aktivare roll som investerare i främst vård- och sociala byggnader. Denna överföring gjordes i den fjärde ändringsbudgeten för år 2024, efter det att Ålandsdelegationens beslut om slutreglering kommit och upptagits som inkomst i den tredje ändringsbudgeten för år 2024. Den fjärde ändringsbudgeten lämnades i slutet av november 2024, vilket var efter att ordinarie grundbudget var beslutad av landskapsregeringen och överförd till lagtinget. I enlighet med principen om sund ekonomisk förvaltning och fullständighetsprincipen, vilka båda definieras i landskapslagen (2012:69) om landskapets finansförvaltning ska inkomster och utgifter hanteras så fort man vet om dessa. Att vänta med att budgetera överföringen till pensionsfonden till nästa grundbudget nästan ett år senare bedömdes av dessa orsaker inte vara möjligt.
Det finns skäl att understryka att den ovanstående överföringen var en extra överföring som blev möjlig att göra först efter det att Ålandsdelegationens beslut om slutreglering av 2023 års avräkning fattats.
3. Effektivitetsrevisionen av pensionssystemet
Som en del av effektivitetsrevisionen för räkenskapsperioden 2025 har företaget BDO Audiator Ab utfört en revision av landskapets pensionssystem. Effektivitetsrevisionen har utförts genom att intervjua nyckelpersoner inom organisationen samt genom att ta del av för uppdraget relevanta styrdokument. Effektivitetsrevisionen är inte en revision eller översiktlig granskning enligt ISA-standarden (International Standards on Auditing) och BDO Audiator Ab har således inte utfört revisionen enligt standarderna.
De viktigaste slutsatserna och rekommendationerna är följande:
Rekommendation – att Landskapet utvärderar huruvida det skulle vara ändamålsenligt att redovisa pensionsfondens administrationskostnader i Landskapets bokslut så att kostnaderna för administrationen redovisas på samma sätt som övriga myndigheter.
Av landskapsregeringen planerade åtgärder:
· I enlighet med landskapslagen (1995:71) om landskapet Ålands pensionsfond har fonden egen bokföring och avger årligen ett eget bokslut. Fonden upptas inte i Ålands budget. I praktiken har merparten av de administrativa kostnaderna finansierats av fonden sedan en lång tid tillbaka, men i och med att fonden 1.4.2024 blev en egen myndighet underställd landskapsregeringen har detta formaliserats i pensionsfondslagen så att samtliga utgifter som uppstår i fondens verksamhet numera finansieras med dess egna medel. Fonden uppgör även en egen årlig budget.
Landskapsregeringen delar revisionens bedömning att myndigheten pensionsfonden och dess administrativa kostnader bör synliggöras i årsredovisningen, i likhet med landskapets övriga myndigheter. Som framgår av årsredovisningen för 2025 har landskapsregeringen för avsikt att i kommande årsredovisningar kort redogöra för myndighetens budgetutfall och resultat. För att ge en transparent helhetsbild av landskapets ekonomi är det centrala att storleken på pensionsansvaret och pensionsfondens tillgångar redovisas i bilaga till landskapets årsbokslut, vilket också sker.
Rekommendation – Landskapet bör uppgöra en egen riskbedömning över hur förändringar i pensionsansvaret kan påverka Landskapets ekonomi.
Av landskapsregeringen planerade åtgärder:
· På uppdrag av landskapsregeringen genomför Keva regelbundna beräkningar av landskapets pensionsansvar samt prognoser för landskapets pensionssystems framtida pensionskostnader. På basis av dessa uppgifter görs en kalkyl över pensionskostnadernas lämpliga budgetbelastning med hänsyn till en prognosticerad tillväxt för pensionsfonden.
Landskapsregeringen och pensionsfonden gör inte egna bedömningar av riktigheten i pensionsansvarsberäkningen eller scenarioanalyser med hänsyn till olika riskfaktorer. En dylik riskbedömning bl.a. innefattande det som nämns i revisionsrapporten om möjliga förändringar i lagstiftningen, den förväntade livslängden och invalidpensionsfrekvensen kräver specialistkunskaper och stora resurser. Landskapsregeringen ser det därför som lämpligt att Keva anlitas för att uppgöra en dylik riskbedömning för det fallet landskapet skulle anse det motiverat och ekonomiskt försvarbart med tanke på att kostnaden för ett sådant uppdrag högst sannolikt inte är ringa. Revisorns bedömning, som landskapsregeringen delar, är emellertid att förutsättningarna att klara av pensionsskulden är goda och att landskapets fondering är på en relativt hög nivå. Behovet av att genomföra så kallade stresstester bedöms därför i dagsläget vara begränsat, varför landskapsregeringen tills vidare lämnar rekommendationen utan vidare åtgärd.
Rekommendation - Ansvaret över pensionssystemet behöver definieras och formaliseras så att helhetsansvaret över hela systemet, dess risker och interna kontroll inklusive rapporteringen och budgeteringen definieras och formaliseras.
Av landskapsregeringen planerade åtgärder:
· Iakttagelsen att ansvaret för de olika delarna av pensionssystemet är delat på flera verksamheter i landskapsförvaltningen är korrekt. Pensionsfonden har i första hand ansvaret för förvaltningen av pensionsmedlen och hanteringen av de risker som är anknutna till detta medan finansavdelningen svarar för pensionsbeslut, budgetering och utbetalningar. Det har aldrig funnits någon tjänsteinnehavare som haft ansvaret över pensionssystemet som en helhet. Revisorn anser att ytterligare resurser bör tillföras verksamheten för att stärka övervakningen av helheten.
Landskapsregeringen bedömer att rekommendationen är relevant. Men, mot bakgrund av att ansvaret för pensionsadministrationen inkl. pensionsbeslut och utbetalningar kommer att överföras till Keva per 1.1.2027 ändras förutsättningarna. Behovet av utökade resurser inom pensionsområdet som revisorn rekommenderar torde därför inte vara lika trängande efter 1.1.2017 och behöver, i tider av knappa resurser, prioriteras mot annan angelägen verksamhet.
Rekommendation – Förstärka och formalisera den interna kontrollen, interna revisionen och riskhanteringen. Även tillsyn av myndigheterna behöver utövas i praktiken.
Av landskapsregeringen planerade åtgärder:
· Landskapsregeringen kommer att anta en övergripande policy för riskhantering, vilken även kommer tillämpas för pensionsfonden samt implementera tillhörande processer och ansvarsfördelning. Policyn och processerna syftar till att förbättra och systematisera arbetet med riskhantering och på så vis säkerställa ett mer förutsägbart och repeterbart riskarbete.
Pensionsfondens styrelse som utses av landskapsregeringen ansvarar för att myndighetens interna kontroll och riskhantering ordnas på ett tillbörligt sätt. Pensionsfonden arbetar för närvarande på implementering och utveckling av ett bättre uppföljnings- och rapporteringssystem som är en förutsättning för att kunna leverera bra information till den interna kontrollfunktionen och riskhanteringen. Målet är att ovannämnda utvecklingsagenda leder till mindre handpåläggning i fråga om olika kontrollfunktioner och underlättar en formaliserad dokumentation av olika risker i anknytning till placeringsverksamheten. Pensionsfonden har i januari utökat personalstyrkan med en fondförvaltare till vars arbetsuppgifter hör att framöver sköta och utveckla den interna kontrollfunktionen hos fonden. Det långsiktiga målet är också att sammanställa en riskhanteringsplan för fonden där risker som är relevanta i fondens verksamhet beskrivs och konsekvenserna för fondens verksamhet bedöms.
Rekommendation – Helhetsrapportering gällande pensionssystemet
Av landskapsregeringen planerade åtgärder:
· På basis av de ovan nämnda prognoserna som Keva uppgör för landskapets pensionssystems framtida pensionskostnader sammanställer pensionsfonden en kalkyl över fondens tillväxt, pensionskostnadernas lämpliga budgetbelastning och en säkerställning av de fonderade medlens tillräcklighet. Pensionsfondens ambition är att utveckla dessa kalkyler till en framåtblickande rapportering i enlighet med rekommendationen i revisionsrapporten.
Rekommendation – Färdigställa IT och cybersäkerhetsstrategi
Av landskapsregeringen planerade åtgärder:
· Landskapsregeringen kommer att förtydliga styrelsernas ansvar avseende styrning, uppföljning och övervakning av IT- och cybersäkerhetsfrågor inom den egna myndigheten. Detta kommer att gälla för såväl pensionsfonden som för övriga delar av landskapsförvaltningen. Förtydligandet kommer att ske både genom uppdaterade styrdokument och genom riktade utbildningsinsatser för myndighetens styrelse.
Pensionsfonden kommer att behöva göra nödvändiga riskanalyser utifrån kontinuitets- och säkerhetsperspektiv som följer av landskapslagen (2025:57) om cybersäkerhet och motståndskraft samt landskapsregeringen kommer följa upp detta som ett led i cybersäkerhetstillsynen.
Landskapsregeringen har ett pågående arbete med att uppdatera och komplettera befintlig IT- och informationssäkerhetspolicy samt andra relevanta styrdokument inom området informations- och cybersäkerhet. Arbetet beräknas färdigställas under hösten 2026 och kommer, efter fastställande, att utgöra en viktig grund för den fortsatta utvecklingen av cybersäkerhetsarbetet inom pensionsfonden.
Rekommendation – Utföra systematisk revision eller auditering av pensionssystemet och dess interna kontroller.
Av landskapsregeringen planerade åtgärder:
· Som tidigare nämnts överförs landskapets pensionsadministration till Keva vid årsskiftet 2026/2027. Keva har en organiserad intern kontroll och riskhantering, en oberoende internrevision och krav på dokumenterade processer och uppföljning. Kevas styrelse har det sammanhållna ansvaret. Keva kommer årligen att skicka en rapport till landskapsregeringen. Finansinspektionen svarar för tillsynen över Keva.
Pensionsfondens bokslut granskas av auktoriserade revisorer. Därtill genomför landskapsrevisorerna från tid till annan granskningar av pensionsfondens verksamhet.
Mot bakgrund av ovanstående bedömer landskapsregeringen att rekommendationen gällande den interna- och externa kontrollen av pensionssystemet torde vara tillgodosedd.
4. Åtgärder med anledning av tidigare års berättelser
4.1. Effektivitetsrevision – Polismyndighetens förvaltning, löner och schemaläggning
Som en del av effektivitetsrevisionen för räkenskapsperioden 2024 har företaget BDO Audiator Ab utfört en revision av polismyndighetens förvaltning, lönesättning och schemaläggningsprocess. Denna del av effektivitetsrevisionen är delvis en uppföljning av en tidigare effektivitetsrevision som gjordes 2018. Fokus har legat på att granska löner och schemaläggning, med specifikt intresse på kostnaderna för övertid och möjligheter till kostnadsbesparing. Effektivitetsrevisionen är inte en revision eller översiktlig granskning enligt ISA-standarden (International Standards on Auditing) och BDO Audiator Ab har således inte utfört revisionen enligt standarderna.
De viktigaste slutsatserna och rekommendationerna var följande:
Rekommendation – Tydligare målsättningar för effektivitet och resursering behöver skapas för att allmänheten och lagtinget skall kunna följa med polisens effektivitet samt behov av resurser
Av landskapsregeringen vidtagna åtgärder:
· Ålands polismyndighet omfattas av landskapsregeringens kvartalsuppföljning innehållande budgetuppföljning med prognos, väsentliga händelser i verksamheten och redogörelse av personalsituationen. Utöver detta tar landskapsregeringen tillsammans med polismyndigheten fram en process för resultatstyrning. Processen ska innehålla relevanta parametrar för uppföljning av polisverksamhetens effektivitet och produktivitet. Arbetet syftar till att skapa bättre förutsättningar för systematisk styrning, uppföljning och analys av hur myndighetens resurser används i förhållande till uppdrag, verksamhetsmål och samhällsbehov.
Ålands polismyndighet har även fått i uppdrag att presentera ett förslag till system för medborgarinsyn och medverkan i polisens verksamhet, mot bakgrund av att styrelsen för Ålands polismyndighet har avskaffats. Ett organ för insyn och medverkan utgör ett viktigt instrument i arbetet med att säkerställa en fortsatt stark dialog mellan polisen och det åländska samhället, särskilt i förhållande till grupper som upplever sig ha svårt att få sin röst hörd. Ett sådant organ kan bi-dra till ökad transparens och därigenom stärka arbetet med att bibehålla det höga förtroende som samhället har för polisens verksamhet.
De vidtagna åtgärderna ligger i linje med tidigare planerade åtgärder och innebär en konkretisering och implementering av dessa.
Rekommendation – Tydligare fördelning av kostnader mellan riket och landskapet.
Av landskapsregeringen vidtagna åtgärder:
· Landskapsregeringen nådde redan 2025 en överenskommelse med inrikesministeriet och tog fram ett avtal om ersättningsgilla särkostnader för polisverksamheten på Åland, vilket till vissa delar klargör kostnadsfördelningen mellan riket och landskapet Åland. Vissa oklarheter vad gäller behörighets- och kostnadsfördelningen kvarstår dock som landskapsregeringen avser lyfta med inrikesministeriet.
Rekommendation – Landskapet bör säkerställa att polisen har tillräckliga resurser för att sköta samhällsviktiga funktioner.
Av landskapsregeringen vidtagna åtgärder:
· Under år 2025 har det tillsatts en trafikgrupp vid polismyndigheten bestående av ytterligare fem årsverken med anledning av ändrad lagstiftning.
Antalet polistjänster vid polismyndigheten har ökat från 67 årsverken 2019 till 81 stycken årsverken 2025, vilket motsvarar en ökning med 14 tjänster eller cirka 20,9 procent. Landskapsregeringen har därmed stärkt förutsättningarna för att polismyndigheten ska kunna upprätthålla samhällsviktiga funktioner.
Diskussioner med inrikesministeriet förs kontinuerligt i samband med förslag till ny lagstiftning i syfte att uppmärksamma eventuella ekonomiska konsekvenser för Åland redan i propositionen.
Rekommendation – Skapa riktlinjer för när och vilket jobb som behöver utföras under beredskap och att det finns en kontroll på övertiderna.
Av landskapsregeringen och Ålands polismyndighet vidtagna åtgärder:
· Polismyndigheten har skapat en testmiljö i Tidomat för att pröva om verktyget är lämpligt för uppföljning av allmänledarnas tidsbruk utanför egentlig arbetstid. Syftet är att förbättra kontrollmöjligheterna och skapa ett bättre underlag för bedömningen av tid kopplad till arbete och belastning under beredskapstid.
· Arbetet med testning och ett eventuellt införande av Tidomat har, på grund av längre sjukfrånvaro på strategiskt viktiga poster, behövt skjutas framåt. Målsättningen är att testningen ska vara genomförd under första halvåret 2026, varefter myndigheten kan ta ställning till ett eventuellt införande och till vilka rutiner som behöver fastställas för uppföljning och kontroll av övertid inom ramen för allmänledarnas beredskap.
· För att fungera som allmänledare krävs en licens som fås efter avklarad allmänledarutbildning. Allmänledarutbildningen är en del av rikets utbildningar. I riket finns inte mera motsvarande allmänledare i beredskapssystem, i stället har man ytterligare specialiserat verksamheten. Rikets modell kan inte kopieras till Ålands polismyndighet då det skulle innebära att nuvarande 7 befälstjänster skulle behöva utökas till 13-14 befälstjänster. Allmänledarnas beredskapssystem kan inte arbetas bort, varken ur ett juridiskt eller operativt perspektiv. Polismyndigheten har därför stärkt kompetensförsörjningen inom allmänledarsystemet genom att arbeta upp intern kompetens med rätt att ta emot examensprov för relicensiering av allmänledare. Det innebär att relicensiering framöver kan genomföras lokalt även om den inledande licensieringen fortsättningsvis behöver avläggas centralt inom ramen för rikets utbildningssystem.
Rekommendation – Överväga införandet av ett modernt schemaläggningsprogram för att optimera användningen av tillgängliga resurser.
Av landskapsregeringen och Ålands polismyndighet vidtagna åtgärder:
· Ålands polismyndighet har under 2025 konstaterat att behovet av ett ändamålsenligt planerings- och schemaläggningsverktyg kvarstår. Myndighetens verksamhet kräver operativ kapacitet och nödvändig kompetens dygnet runt och året runt samtidigt som det finanspolitiska ramverket ökar behovet av tillförlitliga prognoser över lönekostnader, tillägg och andra kostnadsstrukturer redan i planeringsskedet.
· Den tidigare planerade utredningen om att utveckla en planeringsmiljö i det befintliga löneutbetalningssystemet Titania har inte förverkligats. Från polismyndighetens sida bedöms en sådan lösning som osannolik, då den skulle innebära en betydande förändring av planeringsprocessen och riskera att försvåra arbetet på ett sätt som kan omintetgöra eventuella effektiveringsvinster.
· Myndigheten har sedan tidigare vidtagit åtgärder för att minska kostnaderna för extra söndags- och andra tillägg. De ytterligare marginella inbesparingar som bedöms möjliga är beaktade i budgetförslaget för åren 2026–2028. Avsaknaden av ett ändamålsenligt planeringsinstrument innebär dock att besparingarna är osäkra, varför myndigheten bedömer att införandet av ett modernt och verksamhetsanpassat schemaläggnings- och planeringsprogram fortsatt är angeläget. Arbetet med att i samarbete med landskapsregeringen identifiera ett bättre lämpat verktyg fortgår.
4.2. Infrastrukturavdelningens upphandlingar
Som en del av effektivitetsrevisionen för räkenskapsperioden 2024 har företaget BDO Audiator Ab utfört en revision av infrastrukturavdelningens budgeterings- och upphandlingsrutiner. Effektivitetsrevisionen har utförts genom att intervjua nyckelpersoner inom organisationen samt genom att ta del av för uppdraget relevanta styrdokument. Effektivitetsrevisionen är inte en revision eller översiktlig granskning enligt ISA-standarden (International Standards on Auditing) och BDO Audiator Ab har således inte utfört revisionen enligt standarderna.
De viktigaste slutsatserna och rekommendationerna var följande:
Rekommendation – Interna kontrollen kan förbättras genom att det tas i bruk ett beställningssystem som kopplar ihop beställning och avtal mot inköpsfakturan.
Av landskapsregeringen vidtagna åtgärder:
· Efter att servicecentret har etablerats 1.1.2027 kommer ett införande av ett beställningssystem för hela landskapsförvaltningen att utredas, vilket skulle koppla fakturor automatiskt mot beställningar.
Rekommendation – Landskapsregeringen bör utveckla en upphandlingsstrategi.
Av landskapsregeringen vidtagna åtgärder:
· I projektet och etableringen av ett för hela förvaltningen gemensamt servicecenter från 1.1.2027 ingår en utveckling av samordnad upphandling med en gemensam upphandlingsstrategi. Den planerade upphandlingsstrategin kommer bland annat att omfatta:
- styrning och samordning av upphandlingar inom förvaltningen
- riktlinjer för val av upphandlingsförfarande
- krav på avtalsuppföljning
- beaktande av hållbarhet, AI och digitalisering i upphandlingar
Rekommendation – Se över budgeteringsrutinerna och beaktar följande risker i beredningen; transparens, ansvarsskyldighet, budgetdisciplin, prioriteringar och politiska konsekvenser.
Av landskapsregeringen vidtagna åtgärder:
· Landskapsregeringen har enligt plan verkställt en översyn av samtliga reservationsanslag i syfte att öka budgetens förverkligandegrad. Från 2025 infördes även bokföring enligt förbindelseprincipen, d.v.s. att kostnaden belastar budgeten i samband med att beslutet (förbindelsen) fattas och inte såsom tidigare när utbetalningen sker. Detta gör att tidsspannet mellan budgetering och kostnadsbelastning minimeras och behovet av att överföra anslag mellan verksamhetsåren minskar betydligt. Åtgärderna i sig har medfört att förverkligandegraden för verksamhetskostnaderna ökat från 95,0 % under 2024 till 96,0 % under 2025 samt vad gäller överföringskostnaderna från 78,2 % under 2024 till 86,6 % under 2025. Beträffande investeringsanslagen har ett arbete inletts för att förändra budgeteringsprinciperna så att investeringar om möjligt ombudgeteras årligen. Ett sådant förfarande skulle innebära att investeringar inte längre behöver budgeteras som fleråriga reservationsanslag, vilket i så fall skulle innebära att överföring av tidigare budgeterade medel för investeringar upphör.
· Dessa åtgärder bidrar till att öka transparensen och tydliggöra prioriteringarna och ansvarsskyldigheten samt därmed de politiska konsekvenserna. Utgående från bokslutet för 2025 görs bedömningen att åtgärderna inte heller påverkat budgetdisciplinen i nämnvärd utsträckning.
· Då revisionen specifikt riktade in sig på infrastrukturinvesteringar kan nämnas att åtgärderna medfört att förverkligandegraden för investeringsmoment 976000 under 2025 uppgick till hela 92 %, vilket är en märkbar ökning. Det bör dock påpekas att ett projekt kan ta upp till fem år att förverkliga, varav den kostnadsintensiva fasen utgör 2–3 år. Detta innebär att det kan vara svårt att genomföra fleråriga projekt vad gäller infrastruktur om reservationsanslagen enbart är ettåriga, vilket måste beaktas vid en eventuell ytterligare förändring av budgeteringsprinciperna.
Rekommendation – Tydligare projektredovisning
Av landskapsregeringen vidtagna åtgärder:
· I budgeten för år 2026 har en tabell införts för infrastrukturinvesteringar med en sammanfattning av projekten. Tabellen redovisar estimerad total projektkostnad samt prognostiserat utfall för år 2026, vilket bidrar till en tydligare och mer överskådlig projektredovisning.