Enligt lagen skall landskapsstyrelsen liksom för närvarande upprätthålla ett landskapsarkiv. I landskapsarkivet skall arkivalier mottas, förvaras och ordnas samt hållas tillgängliga.

Förutom att upprätthålla landskapsarkivet skall landskapsstyrelsen även ha det högsta överinseendet över arkivväsendet i landskapet. Andra arkivbildare än landskapsstyrelsen skall få besluta om förvaringstiderna för arkivalier som inte skall förvaras varaktigt. Besluten skall dock underställas landskapsstyrelsen för fastställelse.

Arkivalier som skall förvaras varaktigt skall få förvaras endast i arkivutrymmen som godkänts av landskapsstyrelsen och landskapsstyrelsen skall även godkänna material och metoder som används vid framställningen av sådana arkivalier.

Privata arkiv och handlingar skall kunna mottas i landskapsarkivet. Dessutom skall det vara möjligt att lösa in privata arkiv och handlingar som löper risk att förstöras eller förkommas eller som utbjuds till salu.

Lagen skall ersätta den nuvarande lagstiftningen som är tillämplig genom övergångsbestämmelserna i självstyrelselagen.

Utskottets förslag

Utskottet föreslår att arkivlagen antas efter några ändringar i lagtexten. Bland annat föreslår utskottet att arkivbildarna skall ha en arkivplan som utgör ett samlingsdokument där allt väsentligt som rör planeringen och skötseln av arkivet regleras. Planen skall i sin helhet underställas landskapsstyrelsen för fastställelse. Utskottet understryker även landskapsarkivets centrala roll för arkivväsendet i landskapet. Slutligen föreslår utskottet att arkivlagens ikraftträdande skall framskjutas så att arkivbildarna får skälig tid på sig att upprätta arkivplaner.

Utskottets synpunkter

Allmän motivering

Utskottet delar landskapsstyrelsens uppfattning att arkivfunktionen och den lagstiftning som reglerar den utgör en central del av den helhet som syftar till att bevara kulturarvet. Arkivlagstiftningen syftar till att trygga att allmänna handlingar från myndigheter, mångfaldigade tryckalster och ljud- och bildupptagningar bevaras. Handlingarna kan fungera som stöd för arkivbildarnas egentliga verksamhet och de främjar enskilda människors rättssäkerhet liksom möjligheten att kontrollera myndigheternas verksamhet. Vidare betjänar handlingarna forskningen.

För arkivverksamheten i landskapet gäller idag, med stöd av självstyrelselagens övergångsbestämmelser, den rikslag som var i kraft i riket när självstyrelselagen trädde i kraft. Lagen upphävdes i riket år 1994 men den har alltså fortsatt giltighet i landskapet. Landskapsstyrelsen har på basen av lagen utfärdat en arkivstadga för landskapsförvaltningen men enligt landskapsstyrelsen råder viss oklarhet om vilka regler som gäller eftersom stadgan inte distribuerats till alla delar av landskapsförvaltningen. Det finns enligt landskapsstyrelsens mening visserligen möjlighet att vidta åtgärder och uppdatera arkivstadgan även inom gällande lagstiftning men lagen anses något föråldrad och för detaljerad varför en ny arkivlag för landskapet föreslås.

Den föreslagna lagen är till stora delar en kopia av rikets gällande arkivlag. Utskottet konstaterar att lagförslagets motivering är knapphändig och att den nya landskapslagen med 17 paragrafer helt saknar detaljmotivering.

I landskapslagens 1 § finns en uppräkning av vilka arkivbildare som omfattas av den föreslagna lagen. Utskottet noterar här att lagen inte gäller aktiebolag som ägs av landskapet såsom Ålands Radio och TV Ab. För sådana företag gäller framför allt reglerna i aktiebolagslagen och i bokföringslagen till den del bolaget inte anförtrotts myndighetsuppgifter och därför omfattas av 1 § 1 mom. 3 punkten.

Genom lagförslaget föreslås att landskapsarkivet skall ha en central roll som ledare, utvecklare och övervakare av arkivväsendet i landskapet. I övrigt bygger framställningen på en till synes relativt långtgående decentralisering av arkivväsendet så att varje arkivbildare själv skall besluta om t.ex. förvaringstiderna och förvaringssättet. Arkivbildaren skall också uppgöra en arkivbildningsplan för skötseln av arkivet. Beslutet gällande förvaringstiderna skall dock underställas landskapsstyrelsen för fastställelse och landskapsstyrelsen skall innan beslutet fastställs begära ett utlåtande från riksarkivet. Landskapsstyrelsen beslutar även om vilka handlingar som skall bevaras varaktigt och skall också innan detta beslut fattas inbegära utlåtande från riksarkivet. Landskapsstyrelsen skall även särskilt godkänna arkivutrymmen för handlingar som skall förvaras varaktigt. I framställningen föreslås vidare att landskapsstyrelsen skall fastställa arkivbildarnas beslut om förvaringstider.

Utskottet konstaterar att de flesta besluten således skall underställas landskapsstyrelsen för fastställelse vilket är ändamålsenligt med tanke på att arkivbildning och -skötsel kräver specialkunskaper och att många av arkivbildarna i landskapet är relativt små myndigheter med begränsad tillgång till specialiserad sakkunskap. Det är därför enligt utskottets mening mycket angeläget att landskapsarkivet styr och utvecklar arkivfunktionen i landskapet. Detta kan såsom hittills ske med hjälp av utbildning och landskapsarkivet kan också exempelvis uppgöra mallar för olika arkivplaner.

Utskottet föreslår en ändring av 6 § som reglerar arkivbildarens planering och skötsel av arkivfunktionen så att arkivplanen skall utgöra ett raminstrument där allt som rör planeringen och skötseln av arkivet regleras. Utskottet har på så sätt avsett att tydliggöra arkivbildarens respektive landskapsstyrelsens roll och den enda skillnaden i sak jämfört med framställningen är att planen i dess helhet skall fastställas av landskapsstyrelsen.

Utskottet har även fört en diskussion om behovet av sanktioner vid eventuella försummelser i utomstående arkivbildares skötsel av arkivfunktionen. Vitesföreläggande och/eller möjligheten för landskapsstyrelsen att på arkivbildarens bekostnad överta skötseln av arkivet har diskuterats. Utskottet har dock valt att i detta skede, bland annat med hänsyn till den kommunala självbestämmanderätten, inte införa sådana sanktioner utan anser att landskapsstyrelsen vid behov får återkomma i frågan.

Utskottet har även diskuterat behovet av reglering av arkivfunktionen då en arkivbildare upphör med sin verksamhet eller sammanslås med en annan arkivbildare. Eftersom verksamheten hos arkivbildarna i den föreslagna landskapslagen styrs av särskild landskapslagstiftning har utskottet dock inte funnit det nödvändigt att i arkivlagen införa generella regler för upphörande eller sammanslagning utan anser att frågan om arkivens fortsatta omhändertagande får lösas från fall till fall.

Detaljmotivering

1 §.Ändringen är av språklig natur.

5 § Ändringen i 1 mom. föreslås i förtydligande syfte. Utskottet föreslår att 2 mom. flyttas till 6 § som reglerar arkivfunktionens planering och skötsel.

6 § Utskottet föreslår i förtydligande syfte en ändring av paragrafen så att den reglerar arkivfunktionens planering och skötsel.

För planeringen skall varje arkivbildare ha en arkivbildningsplan som upptar det mest väsentliga gällande arkivfunktionen. I framställningen föreslås också att arkivbildarna skall fatta de beslut som skall ingå i en arkivbildningsplan. Utskottet föreslår till skillnad från landskapsstyrelsen att planen skall utgöra ett samlingsdokument dit alla de olika besluten hänförs. Därtill föreslår utskottet att planen skall benämnas arkivplan.

Utskottet föreslår även att landskapsstyrelsen genom landskapsförordning skall kunna utfärda närmare bestämmelser om innehållet i en arkivplan. Därigenom avser utskottet att öka flexibiliteten så att arkivplanerna kan anpassas till den tekniska utvecklingen i fråga om t.ex. arkivbeständiga material och brand- och stöldsäkra utrymmen.

Paragrafens 3 mom. föranleds av att landskapsstyrelsen enligt självstyrelselagens 23 § 4 punkt skall inbegära utlåtande av riksarkivet innan beslut fattas om utgallring av handlingar från myndigheternas arkiv.

Bestämmelserna om skötseln motsvarar bestämmelserna i framställningens 5 § 2 mom.

9 § I paragrafen föreslås att två bestämmelser om landskapsstyrelsens fastställelse skall utgå eftersom uppgifter om material och metoder för framställning och lagring av handlingar samt uppgifter om arkivutrymmen skall ingå i den arkivplan som i sin helhet skall underställas landskapsstyrelsen för fastställelse.

Vidare föreslås i förtydligande syfte en ändring i sista meningen.

14 § Paragrafen stadgar att landskapsstyrelsen under vissa förutsättningar kan lösa in privata handlingar eller arkiv. Utskottet föreslår att begreppet ”till gängse pris” skall utgå eftersom det i regel inte finns något gängse pris i fråga om arkivdokument. Priset är således en förhandlingsfråga för de berörda parterna.

17 § Paragrafens nummer föreslås rättad från 18 § till 17 §.

För att arkivbildarna skall ha tillräcklig tid för framtagande av arkivplaner föreslår utskottet att arkivlagen skall träda i kraft först den 1 januari 2005 men att de arkivplaner som arkivbildarna enligt lagen förutsätts ha skall kunna antas och fastställas innan lagen träder i kraft. En senareläggning av lagens ikraftträdande är enligt utskottets mening möjlig eftersom lagen i sig inte innebär några större materiella förändringar.

Ärendets behandling

Lagtinget har den 23 april 2003 inbegärt kulturutskottets yttrande över framställningen.

Utskottet har i ärendet hört landskapsstyrelseledamoten Gun Carlson, landskapsarkivarien Håkan Axelsson, lagberedningschefen Lars Karlsson, registratorn Sonja Simolin, bibliotekarien och arkivarien Christina Remmer och VD för Ålands kommunförbund k.f. Sigurd Lindvall.

I ärendets avgörande behandling har deltagit vice ordföranden Britt Lundberg, ledamöterna Per-Erik Eriksson (delvis) Hasse Svensson och Barbro Sundback samt ersättarna Fredrik Lindqvist och Raija-Liisa Eklöw (vardera delvis).

Utskottets förslag

Med hänvisning till det anförda föreslår utskottet

att lagtinget antar det i framställningen ingående lagförslaget i följande lydelse:

A R K I V L A G
för landskapet Åland

(Ingressen lika som i framställningen).

1 kap.

Lagens tillämpningsområde

1 §

I landskapet Åland handhas förvaltningen av offentliga arkiv av Ålands landskapsstyrelse med i 2 § nämnda undantag. Lagen gäller följande arkivbildare:

1) landskapsstyrelsen samt landskapsstyrelsen underlydandeenheter, verk, affärsverk, inrättningar och myndigheter,

2) Ålands penningautomatförening,

3) kommunala myndigheter och organ,

4) andra samfund, organ och personer när de utför ett offentligt uppdrag enligt landskapslag till den del det som följd av uppdraget uppkommer handlingar som avses i landskapslagen om allmänna handlingars offentlighet (72/1977).

(2 mom. lika som i framställningen).

2 §

(Lika som i framställningen).

2 kap.

Landskapsarkivet

3 §

(Lika som i framställningen).

3 kap.

Arkivfunktionen och organiseringen av den

4 §

(Lika som i framställningen).

5 §

Varje arkivbildare skall ha en arkivfunktion. Arkivfunktionen har till uppgift att säkerställa att handlingar hålls tillgängliga och bevaras, att sköta den informationstjänst som hänför sig till dem, att bestämma handlingars förvaringsvärde och att gallra ut onödigt material.

(2 mom. utesluts)

(3 mom. lika som i framställningen).

6 §

Arkivbildaren ansvarar för planeringen av arkivfunktionen samt för dess praktiska skötsel.

Varje arkivbildare har en arkivplan vilken skall underställas landskapsstyrelsen för fastställelse. Av arkivplanen skall framgå åtminstone

1) förvaringstiderna för handlingar som inkommer och uppstår till följd av skötseln av arkivbildarens verksamhet,

2) förvaringssätten för ovan nämnda handlingar,

3) vilka handlingar och uppgifter i handlingar som skall bevaras varaktigt

4) vilka arkivutrymmen som används för handlingar som skall förvaras varaktigt,

5) vilka material och metoder som används för framställning av handlingar och för lagring av information och

6) vilka handlingar som kan utgallras ur arkivet.

Landskapsstyrelsen kan vid behov genom en landskapsförordning utfärda närmare bestämmelser om punkterna 1-6 i 2 mom.

Innan landskapsstyrelsen fattar beslut om fastställande av en arkivplan skall ett utlåtande inbegäras från riksarkivet till den del beslutet rör utgallring av handlingar.

Arkivfunktionen skall skötas så att den stöder arkivbildaren i dess uppgifter samt tillgodoser enskilda personers och sammanslutningars rätt att få ut uppgifter ur offentliga handlingar och att enskilda personers och sammanslutningars rättsskydd samt datasekretess har beaktats på behörigt sätt och att tillgången på handlingar som ansluter sig till enskilda personers och sammanslutningars rättsskydd säkerställs och att handlingarna betjänar forskningen.

7- 8 §§

(Lika som i framställningen).

4 kap.

Framställning, förvaring och användning av handlingar

9 §

Framställningen av handlingar och lagringen av information som skall bevaras varaktigt eller för viss tid framöver skall ske med användning av material och metoder som är arkivbeständiga (uteslutning). Handlingar som skall förvaras varaktigt skall förvaras i sådana arkivutrymmen som (uteslutning) är skyddade mot förstörelse, skada och obehörig användning. Förvaringsutrymmena för arkiv skall vara säkra mot brand, fukt, stöld och annan åverkan.

10 –11 §§

(Lika som i framställningen).

5 kap.

Privata arkiv

12- 13 §§

(Lika som i framställningen).

14 §

Löper ett arkiv eller en därtill hörande handling som är i privat ägo och som har betydelse för det åländska kulturarvet eller forskningen uppenbar risk att förstöras eller förkomma eller utbjuds arkivet eller handlingen till salu, har landskapsstyrelsen rätt att (uteslutning) lösa in den privata handlingen eller arkivet eller ta en kopia därav. Samtidigt skall bestämmas när det inlösta materialet blir offentligt med iakttagande i tillämpliga delar av bestämmelserna om allmänna handlingars offentlighet.

(2 mom. lika som i framställningen).

15 – 16 §§

(Lika som i framställningen).

6 kap.

Ikraftträdande

17 §

Denna lag träder i kraft den 1 januari 2005. Genom denna lag upphävs, såvitt gäller giltigheten i landskapet Åland, arkivlagen av den 20 februari 1981 (FFS 184/1981). Arkivbildare kan dock fatta beslut om och landskapsstyrelsen kan fastställa i 6 § avsedda arkivplaner innan denna lag träder i kraft.

Mariehamn den 28 augusti 2003

Vice ordförande

Britt Lundberg

Sekreterare

Susanne Eriksson

Kulturutskottets betänkande 3/2002-2003

Ålands lagting

Genvägar

Kontaktuppgifter