Lagförslag 11/2024-2025

Tillhör ärendet: Integrering av åländsk utbildning i nationella studie- och examensregister

Lagtingsår: 2024-2025

Typ av dokument: Lagförslag


		LAGFÖRSLAG nr 11/2024-2025
		Datum
		2024-12-05



	Till Ålands lagting

Integrering av åländsk utbildning i nationella studie- och examensregister

Huvudsakligt innehåll

Landskapsregeringen föreslår att en landskapslag om studie- och examensregister antas. Lagförslaget baserar sig på rikslagen om nationella studie- och examensregister. Avsikten är att genom den föreslagna lagen och en överenskommelseförordning möjliggöra att utbildning som genomförs på Åland integreras i nationella studie- och examensregister.

Genom förslaget underlättas hanteringen av och utlämnandet av studieadministrativa uppgifter på Åland. Personer med utbildning från Åland ges rätt till digital infrastruktur på samma sätt som personer med utbildning från övriga Finland. Förslaget innebär att ansökan till utbildning vid Ålands gymnasium, Folkhögskolan på Åland och Högskolan på Åland i framtiden sker via en e-tjänst samt att de som avlagt studier på Åland får tillgång till en e-tjänst för utlämnande av uppgifter om avlagda studier och examina.

Avsikten är att den föreslagna lagen ska träda i kraft så snart som möjligt och då börja tillämpas för Högskolan på Ålands del gällande högskolornas datalager Virta. Baserat på den information som är känd vid tidpunkten för avgivandet av lagförslaget är detta den 1 augusti 2025. Tidpunkten kan komma att justeras under lagtingsbehandlingen.

För grundskolorna är avsikten att den föreslagna lagen ska börja tillämpas från och med den 1 augusti 2026 gällande informationsresursen inom undervisning och utbildning.

För gymnasieskolorna är avsikten att den föreslagna lagen ska börja tillämpas från och med den 1 januari 2027 gällande informationsresursen inom undervisning och utbildning.

Gällande antagningsregistret är avsikten att den föreslagna lagen ska börja tillämpas för gymnasieskolorna och Högskolan på Åland från och med den 1 januari 2027.

__________________

INNEHÅLL

Huvudsakligt innehåll 1

Allmän motivering. 3

1. Bakgrund. 3

1.1 Studieadministrativa system.. 3

1.2 Digitaliseringsmål för utbildningssektorn. 3

1.3 Hantering av studieadministrativa uppgifter på Åland. 4

1.4 Den åländska antagningen. 6

1.5 Informationsresurser i lagen om nationella studie- och examensregister och Varda 6

1.6 Åländsk lagstiftning i förhållande till uppgifter i nationella studie- och examensregister 9

1.7 EU-lagstiftningen om dataskydd och behandling av personuppgifter 10

1.8 Förhållande till grundlagen. 13

2. Landskapsregeringens överväganden. 13

3. Landskapsregeringens förslag. 13

4. Lagstiftningsbehörighet 14

5. Förslagets verkningar 14

5.1 Ekonomiska, administrativa konsekvenser och övriga samhälleliga konsekvenser 14

5.2 Konsekvenser för miljö, jämställdhet, jämlikhet och barn. 15

6. Ärendets beredning. 15

Detaljmotivering. 16

Landskapslag om studie- och examensregister 16

Lagtext 27

L A N D S K A P S L A G om studie- och examensregister 27

Allmän motivering

1. Bakgrund

1.1 Studieadministrativa system

På Åland upprätthåller i dagsläget de åländska utbildningsanordnarna egna databaser med studieadministrativ information om de studerande, studierna och examina. Samtliga åländska grundskolor, Ålands gymnasium och Ålands folkhögskola använder ett digitalt studieadministrativt system från leverantören Inschool Visma. Systemet har finländskt ursprung men används i dagsläget i alla nordiska länder. Systemet omfattar tre delar: databasen Primus, schemaläggningsmodulen Kurre samt webbgränssnittet Wilma. Grundskolorna, Ålands gymnasium och folkhögskolan finns i samma Primus-databas, över vilken Ålands gymnasium på uppdrag av Ålands landskapsregering har ett koordinerande ansvar. Ålands gymnasium fungerar som huvudadministratör och ger användarstöd till övriga skolor och till barnomsorgen.

I Primus hanteras elevernas personuppgifter och studieresultat, lärares och övrig personals uppgifter samt hela utbildningsutbudet i form av läroplaner, studiehelheter och studieavsnitt. Från Primus överförs uppgifter till databasen Kurre, där schemaläggning och årsplanering hanteras.

Skolorna kan välja att göra delar av innehållet i Primus tillgängligt via webben med olika rättigheter för olika användargrupper (elever, lärare, kanslipersonal, vårdnadshavare) via webbgränssnittet Wilma. Primus används även vid Ålands gymnasium, Ålands Folkhögskola, Ålands musikinstitut och vid Högskolan på Åland. På rikssidan överförs uppgifter för grundskolorna och andra stadiets skolor från Primus till gemensamma nationella studie- och examensregister och används till exempel vid den gemensamma nationella elevantagningen via studieinfo.fi och i en tjänst för utlämnande av studie- och examensuppgifter. Åland är i dagsläget inte en del av de nationella registren och tjänsterna.

Högskolan på Åland är den enda högskolan i Finland som använder sig av Primus. Högskolorna i riket använder de studieadministrativa systemen Sisu och Peppi, vilka är byggda för att kunna överföra data till högskolornas riksomfattande datalager Virta, som Högskolan på Åland i dagsläget inte är den del av. Högskolan på Åland arbetar för närvarande med att ta i bruk det studieadministrativa systemet Sisu senast från vårterminen 2025.

Högskolan på Åland deltar i projektet Digivision 2030, som är ett gemensamt projekt för de finländska högskolorna för att skapa en plattform för studiedata och för att förnya högskolepedagogiken i Finland. Genom projektet skapas nya samarbetsformer och finländsk högskoleutbildning kommer att erbjudas via en gemensam kanal. Alla kursprestationer i den kommande kursbrickan opin.fi, som skapas vid Digivision 2030-projektet, kommer att administreras via högskolornas riksomfattande datalager Virta. För att Högskolan på Åland ska kunna ta emot studerande från andra högskolor och för att högskolans egna studerande ska kunna ta kurser vid andra finländska högskolor behöver således även Högskolan på Åland ingå i det riksomfattande datalagret Virta.

1.2 Digitaliseringsmål för utbildningssektorn

I Ålands landskapsregerings it-strategi från år 2018, som är ett styrdokument som fungerar som ett beslutsstöd för en gemensam verksamhetsutveckling inom it-området med en stark koppling till Utvecklings- och hållbarhets-agendan för Åland, anges som ett mål för år 2019 att Åland ska anslutas till studieinfo.fi för att erbjuda ett antagningssystem för skolorna på Åland. Detta har ännu inte skett.

Landskapsregeringen har i meddelandet till lagtinget nr 3/2021-2022 Den åländska förvaltningens fortsatta digitalisering den 10 mars 2022 identifierat olika områden rörande digitaliseringen av den åländska förvaltningen som är i behov av utveckling, där det bland annat konstateras att den offentliga förvaltningens tjänster och arbetsprocesser inte har digitaliserats i en tillräckligt snabb takt jämfört med närregionen. Det konstateras i meddelandet att den viktigaste frågan vad gäller om Åland ska ta fram egna elektroniska system men speciellt då en anslutning till system i riket övervägs, är att trygga att systemen i sig inte begränsar möjligheten eller styr områden som faller under lagtingets lagstiftningsbehörighet samt att både de som arbetar med systemen och befolkningen fullt ut ska kunna utnyttja och eventuellt administrera systemen på svenska. För utbildningssektorns del fastslås att ett lagförslag som möjliggör anslutning till rikets studie- och examensregister ska tas fram.

Enligt regeringen Sjögrens regeringsprogram Ett tryggt, öppet och framtidssäkrat Åland ska landskapsregeringens digitaliseringspolitik syfta till verksamhetsutveckling med medborgaren i centrum. Tekniken är ett stöd för en modern offentlig sektor där medborgarna ska kunna sköta och följa sina ärenden digitalt oberoende av geografiskt avstånd och hinder. Den digitala servicenivån på Åland ska närma sig nivån i landet i övrigt.

1.3 Hantering av studieadministrativa uppgifter på Åland

Till skillnad från i resten av Finland finns i dagsläget inte studieadministrativa uppgifter om studierätt, närvaro och studie- och examensprestationer inom grundskoleutbildningen, utbildningen på gymnasialstadiet och vid Högskolan på Åland samlad och i enhetlig form att hämta elektroniskt på ett ställe. På Åland samlas dessa uppgifter in genom separata datainsamlingar hos flera olika myndigheter: utbildningsanordnarna, Ålands arbetsmarknads-och studieservicemyndighet (AMS) och Ålands statistik- och utredningsbyrå (ÅSUB). Överföringen av uppgifterna sker i dagsläget genom olika tekniska format och överföringssätt genom manuellt arbete av personal inom utbildningssektorn. De separata överföringarna av data till olika myndigheter medför onödigt administrativt arbete och kostnader för utbildningsanordnarna samt gör att risken för mänskliga fel är stor.

Enligt 18 § 3 mom. i offentlighetslagen (2021:79) för Åland ska en myndighet skicka en elektronisk kopia av en offentlig myndighetshandling med elektronisk post eller någon annan elektronisk dataöverföringsmetod till den elektroniska adress som den som begär att få ta del av handlingen uppger. På Åland har det dock saknats allmän lagstiftning om informationshantering gällande utlämnande av information elektroniskt via tekniskt gränssnitt och elektronisk förbindelse, som möjliggör att en myndighet som har lagstadgad rätt att få information hämtar uppgifter genom automatisk överföring direkt ur en annan myndighets informationsresurs. Detta sätt att överföra information minskar antalet manuella arbetsmoment. I 15 och 16 §§ i lagförslag LF 22 2023-2024 om informationshanteringslag för Åland som avgavs till lagtinget den 27 augusti 2024 ingår bestämmelser som närmare anger hur utlämnandet av uppgifter via tekniska gränssnitt och elektroniska förbindelser får göras.

Vid antagningen av studerande till utbildning på gymnasialstadienivå får sökanden med avgångsbetyg från samma vår som de söker till gymnasialstadiet sina grundskolebetyg överförda digitalt manuellt via Multiprimus som importerar in grundskolebetygen i ansökningsdatabasen AS400. Sökanden som gått ut grundskolan tidigare än samma vår som de söker till gymnasialstadiet måste lämna in sina avgångsbetyg själva. Vid ansökan till utbildning vid Högskolan på Åland baserat på examen från Ålands gymnasium skickar den sökande manuellt in kopior på betygen elektroniskt eller i pappersform. Ålands gymnasium har under en längre tid efterfrågat system och lagstiftning som möjliggör en smidigare elevantagning, se nedan avsnitt 1.4. Gällande studerande från Högskolan på Åland som vill fortsätta studier mot högre examina behöver högskolans personal i dagsläget manuellt skapa intyg som den studerande bifogar i ansökan.

Inom den åländska lagstiftningsbehörigheten har AMS rätt att få uppgifter om antagningsbesked och studieprestationer av de studerande för att bevilja studiestöd. Intygen skickas in av de studerande. AMS har uttryckt önskemål om att få de studieadministrativa uppgifterna från de åländska utbildningsanordnarna via den tjänst för utlämnande av studie- och examensuppgifter som finns i riket (se nedan). AMS har tagit i bruk ett nytt studiestödsprogram där avsikten är att kunna hämta uppgifter från tjänsten för utlämnande av studie- och examensuppgifter. Gällande uppgift om den enskilde studerandes planerade studieomfattning och studietid per läsår, vilket AMS har behov av för att handlägga studiestödsärenden för studerande på gymnasialstadiet, är det dock i detta skede inte möjligt att överföra dessa uppgifter till de nationella studie- och examensregistren, utan dessa uppgifter behöver fortsättningsvis hanteras manuellt. Däremot kommer AMS att kunna få uppgift om förverkligade studier från tjänsten för utlämnande av studie- och examensuppgifter. Beträffande de åländska studerande som får åländskt studie-stöd för studier utanför Åland eller övriga Finland, vilket är majoriteten av de studerande, kan dock inte uppgifter hämtas från rikets nationella studie- och examensregister och tjänsten för utlämnande av studie- och examensuppgifter, utan behöver fortsättningsvis hanteras manuellt.

ÅSUB har rätt att få uppgifter av de åländska utbildningsanordnarna och Högskolan på Åland som en del av sitt uppdrag. Uppgifterna lämnas ut manuellt av respektive skola. I riket lämnas motsvarande uppgifter ut via tjänsten för utlämnande av studie- och examensuppgifter.

Inom rikets lagstiftningsbehörighet har Folkpensionsanstalten (FPA) rätt att få uppgifter av de åländska utbildningsanordnarna för att handlägga ärenden gällande rehabilitering och pensioner[1]. Också dessa uppgifter lämnas i dagsläget manuellt till FPA. På rikssidan hämtas motsvarande uppgifter elektroniskt via tjänsten för utlämnande av studie- och examensuppgifter och FPA har efterfrågat att också få uppgifter från de åländska utbildningsanordnarna via den tjänsten. Migrationsverket hämtar uppgifter ur tjänsten för utlämnande av studie- och examensuppgifter vid hantering av ärenden om uppehållstillstånd. Även tillstånds- och tillsynsverket för social- och hälsovården (Valvira) hämtar uppgifter vid hanteringen av ärenden om yrkesrättigheter. På Åland hanterar Valvira baserat på överenskommelseförordningen republikens presidents förordning (2020:85) om skötseln på Åland av vissa förvaltnings- och tillsynsuppgifter avseende behörighetskrav och yrkesutövning för yrkesutbildade personer inom socialvården, ärenden om yrkesrättigheter inom socialvården.

I riket har inte enbart myndigheter utan även enskilda personer som avlagt studier tillgång till sina uppgifter om studieprestationer via tjänsten för utlämnande av studie- och examensuppgifter. Uppgifterna kan vidareutnyttjas till exempel vid en arbetsansökan. Denna tjänst finns inte tillgänglig för de åländska studerande i dagsläget, utöver att uppgift om studentexamen redan i dagsläget ingår i rikets nationella register. Detta grundar sig i att studentexamen även på Åland ordnas av Studentexamensnämnden med stöd av Republikens presidents förordning (ÅFS 2021:147) om ordnandet av studentexamen på Åland.

1.4 Den åländska antagningen

Ansökan till utbildning vid Ålands gymnasium, Ålands folkhögskola och Högskolan på Åland samt antagning av de studerande förutsätter att en betydande mängd data behandlas. Uppgifter lämnas ut från en utbildningsanordnare till den studerande som sedan lämnar in uppgifterna på nytt till den utbildningsanordnare som den studerande söker till. Behandlingen av ansökningarna görs till viss del manuellt. Ålands gymnasium, som administrerar den gemensamma elevantagningen på Åland för gymnasialstadiet (Ålands gymnasium och Ålands folkhögskola) har under en längre tid framfört behov av att modernisera sitt antagningssystem. Det nuvarande systemet är föråldrat och dyrt att upprätthålla och eftersom många arbetsmoment måste göras manuellt med risk för fel, är antagningssystemet inte rättssäkert.

I slutrapporten Gemensamma studieadministrativa system – Förslag till framtagning av gemensam databas för undervisningssektorn den 5 september 2014, konstateras att olika alternativ för nytt antagningssystem utretts, däribland system i Sverige och att ta fram ett eget åländskt antagningssystem. Det konstateras att tidigare erfarenheter visat att system som byggs upp för en specifik organisation eller aktivitet tenderar att bli kostsamt, speciellt gällande support och systemutveckling. I slutrapporten rekommenderas därför att Åland skulle ingå i rikets antagningssystem som finns på studieinfo.fi. Studieinfo-tjänsten, som upprätthålls av Utbildningsstyrelsen, finns i en svenskspråkig version. Skolornas studieadministrativa system Primus är uppbyggt så att det kommunicerar med studieinfo.fi och informationsöverföring kan ske på ett smidigt sätt.

Förändringar i antagningskriterierna inför en övergång till ett annat antagningssystem har utretts i rapporten Förslag till ändrade antagningskriterier till utbildning på gymnasienivå och till utbildning i Ålands folkhögskola inför övergång till annat antagningssystem den 28 oktober 2022. I rapporten rekommenderas en övergång till studieinfo.fi för den gemensamma åländska antagningen.

En åländsk medverkan i studieinfo.fi skulle inte påverka innehållet i den åländska elevantagningen. Åland skulle inte bli en del av den nationella gemensamma elevantagningen, utan fortsättningsvis ha en egen, åtskild åländsk elevantagning med egna ansökningsformulär och poängberäkning i enlighet med de åländska antagningskriterierna. För att antagningen till Ålands gymnasium och Ålands folkhögskola ska kunna ske via studieinfo.fi, krävs att de åländska utbildningsanordnarna skulle ingå i rikets nationella informationsresurs inom undervisning och utbildning och i rikets antagningsregister, se nedan.

Via studieinfo.fi sköts även gemensam antagning till universitet och högskolor i Finland. Högskolan på Åland har i dagsläget egen antagning, men har ett avtal om att få marknadsföra sina utbildningar via studieinfo.fi. Tillgång till hela studieinfo.fi tjänsten skulle möjliggöra deltagande i nationella studieantagningar och ökad nationell synlighet av högskolan, vilket potentiellt kan öka ansökningssiffrorna till högskolan.

1.5 Informationsresurser i lagen om nationella studie- och examensregister och Varda

I riket trädde lagen om nationella studie- och examensregister (FFS 884/2017) i kraft den 1 januari 2018. Ett av syftena med lagstiftningen var att digitalisera tjänster inom utbildningsförvaltningen. Avsikten i stort med digitaliseringen av tjänsterna inom den offentliga förvaltningen på rikssidan är att endast en gång be om samma uppgift av medborgarna. Medborgarna ska sedan kunna ta del av och vidareutnyttja sina uppgifter och information ska kunna överföras mellan myndigheter på ett smidigt sätt. Avsikten med lagen om nationella studie- och examensregister har varit att utveckla tjänster genom vilken den enskilde kan kontrollera och vidareutnyttja uppgifter om studierätt, närvaro och examensprestationer och genom vilken uppgifterna tillförlitligt och kostnadseffektivt kan lämnas ut till de myndigheter som har rätt att få uppgifterna i sitt arbete. Avsikten har även varit att minska kostnader för utveckling och underhåll av lokala datasystem (RP 72/2017 rd s. 24).

Utbildningsstyrelsen upprätthåller integrationstjänsten KOSKI där nationella studierätter och prestationer samlas. Informationsresursen innehåller uppgifter om elevers och studerandes enskilda studierätter, studieprestationer och avlagda examina. I KOSKI-tjänsten ingår även tjänsten för utlämnande av studie- och examensuppgifter från olika nationella register.[2]

Lagen om nationella studie- och examensregister omfattar åtta olika register. I 1 kap. i lagen finns bestämmelser om studentnummerregistret, som Utbildningsstyrelsen ansvarar för. Utbildningsstyrelsen skapar permanenta studentnummer, vilka används för att identifiera en person när uppgifter om undervisning eller utbildning förs in om personen i de register som lagen omfattar.

I 2 kap. i lagen finns bestämmelser om den nationella informationsresursen inom den grundläggande utbildningen, gymnasieutbildningen och yrkesutbildningen, vilken Utbildningsstyrelsen ansvarar för. Utbildningsanordnarna ansvarar för att uppgifter om avlagda studier, prestationer, examina och läsårsnärvaro synkroniseras till informationsresursen från de egna studieadministrativa systemen. Uppgifter ur informationsresursen får lämnas ut till de myndigheter som har lagstadgad rätt att få uppgifterna.

Tekniskt sett är informationsresursen uppbyggd så att den innehåller kopior av sådan studieadministrativ information som lagras på lokal nivå av de enskilda utbildningsanordnarna. Informationen förs över till den centraliserade informationsresursen via gränssnitt och andra dataöverföringsmekanismer. Redigering av materialet sker endast på den lokala nivån. Om det finns ett fel i informationen korrigeras det i ursprungskällan och uppdateras därifrån till den centraliserade informationsresursen med replikerade data (Aa s. 26).

I riket används för yrkesutbildning på andra stadiet dessutom systemet ePUK. ePUK är en helhet som innehåller uppgifter om den personliga utvecklingsplanen för kunnande, PUK, som finns i den nationella informationsresursen och de gränssnitt som möjliggör granskning och användande av uppgifterna. PUK och de uppgifter som ingår i den görs upp i utbildningsanordnarnas egna studieadministrationssystem. De uppgifter som behövs på nationell nivå, dvs. ePUK-uppgifterna, överförs till informationsresursen via gränssnitt. Studerande, utbildningsanordnare, ansvariga arbetsplatshandledare och de som bedömer kunnandet får tillgång till de uppgifter som finns i informationsresursen, förutsatt att de har sådana rättigheter som behövs för att komma åt informationsresursens uppgifter. Uppgifterna i den personliga utvecklingsplanen för kunnande lämnas inte ut via KOSKI-tjänsten, utan från den separata ePUK-tjänsten (RP 260/2018 rd s. 43).

På Åland är inte avsikten att använda systemet ePUK i det här skedet. Ålands gymnasium kommer även framöver att utarbeta den personliga utvecklingsplanen för kunnandet i det egna studieadministrativa systemet.

I 2a kap. finns bestämmelser om ett läropliktsregister som används för genomförandet av det handlednings- och tillsynsansvar som myndigheter i riket har enligt läropliktslagen (FFS 1214/2020). Den åländska läroplikten, vilken omfattar grundskolans lärokurs, skiljer sig från rikets läroplikt som även omfattar andra stadiet. Läropliktsregistret kan därför inte användas på Åland.

I 3 kap. finns bestämmelser om studentexamensregistret, vilket förs av Studentexamensnämnden. Eftersom Studentexamensnämnden i enlighet med Republikens presidents förordning (ÅFS 2021:147) om ordnandet av studentexamen på Åland sköter anordnandet av studentexamen även för Ålands del, så finns redan i dagsläget uppgifter i studentexamensregistret över studenter som avlagt studentexamen vid Ålands gymnasium.

I 4 kap. finns bestämmelser om antagningsregistret, vilket består av två delregister. Registret för ansökan till högskolorna och registret för ansökan till yrkesutbildning, gymnasieutbildning och övrig utbildning efter den grundläggande utbildningen. Utbildningsstyrelsen ansvarar för antagningsregistret. Enligt 18 § 2 mom. i lagen om nationella studie- och examensregister ansvarar Utbildningsstyrelsen för insamlingen av uppgifter till antagningsregistret, det nationella genomförandet av ansökningssystemen och för den allmänna informationen, vägledningen och rådgivningen i samband med ansökan till utbildning och antagningen av studerande. Utbildningsanordnarna och högskolorna ansvarar för att uppgifterna i registren är korrekta.

I 5 kap. i lagen finns bestämmelser om högskolornas riksomfattande datalager. Undervisning- och kulturministeriet ansvarar för det registret. Högskolorna för uppgifter i registret över anmälningar, examina och studieprestationer.

I 5 a kap. i lagen finns bestämmelser om ett register över annan än reglerad utbildning som Servicecentret för kontinuerligt lärande och sysselsättning anskaffat. Denna typ av utbildning har inte någon direkt motsvarighet på Åland.

I 6 kap. finns bestämmelser om tjänsten för utlämnande av studie- och examensuppgifter, vilken upprätthålls av Utbildningsstyrelsen. Via tjänsten kan den enskilde använda sina egna uppgifter från de register och informationsresurser som ingår i lagen. Tjänsten används också för att lämna ut uppgifter till andra myndigheter som har lagstadgad rätt att få uppgifterna.

Utöver dessa informationsresurser finns på rikssidan bestämmelser om en nationell informationsresurs inom småbarnspedagogiken, VARDA, i 13 kap. i lagen om småbarnspedagogik (FFS 540/2018). I VARDA förs uppgifter in om verksamhetsställen, personal och de barn som deltar i småbarnspedagogisk verksamhet. Bestämmelser om förskoleundervisning (på Åland förundervisning) ingår dock i rikslagstiftningen i lagen om grundläggande utbildning (FFS 628/1998) och uppgifter om förskoleundervisningen förs in i den ovan nämnda nationella informationsresursen inom den grundläggande utbildningen. På Åland är inte avsikten i det här skedet att använda VARDA och inte heller att integrera uppgifter om förundervisningen i de nationella registren, se nedan under avsnitt 1.6.

Bestämmelser om utlämnande av uppgifter via tekniskt gränssnitt och elektronisk förbindelse finns i rikets lagstiftning i 22 och 23 §§ i lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen (FFS 906/2019). Bestämmelserna möjliggör att en myndighet som har lagstadgad rätt att få information hämtar uppgifter genom automatisk överföring direkt ur en annan myndighets informationsresurs. Detta minskar det administrativa arbetet jämfört med att uppgifterna lämnas ut genom olika tekniska format och överföringssätt genom manuellt arbete av personal inom utbildningssektorn. Motsvarande bestämmelser ingår i det lagförslag om informationshantering för Åland, lagförslag LF 22/2023-2024 som avgavs till lagtinget den 27 augusti 2024.

1.6 Åländsk lagstiftning i förhållande till uppgifter i nationella studie- och examensregister

1.6.1 Åländsk utbildningslagstiftning

Vid en genomgång av den åländska utbildningslagstiftningen kan det konstateras att samma innehåll och begrepp till stor del används som i rikslagstiftningen både gällande utbildningen på grundskolenivå och på gymnasialstadie- och högskolenivå. Även gällande styrdokument såsom läroplansgrunder för Ålands gymnasium används till stor del samma begrepp som i riket. Vissa begreppsskillnader finns dock. Exempelvis används examensbenämningen gymnasieexamen enligt nuvarande 2 § i landskapslagen (2011:13) om gymnasieutbildning, medan motsvarande begrepp i riket är grundexamen enligt 5 § i rikets lag om yrkesutbildning (FFS 531/2017). Landskapslagen om gymnasieutbildning genomgår för närvarande en revidering där denna fråga kommer att beaktas. De skillnader som finns gällande åländsk och riksutbildning behöver även beaktas i den praktiska integreringen där det krävs att separata åländska datamodeller utarbetas.

Gällande den fria bildningen som tillhandahålls av Medborgarinstitutet, Folkhögskolan på Åland, Musikinstitutet och Arbetarnas bildningsförbund avviker den åländska lagstiftningen från rikets på ett sådant sätt att den fria bildningen på Åland i dagsläget inte kan ingå i rikets studie- och examensregister.

Beträffande registret över läropliktiga elever skiljer sig den åländska lagstiftningen avseende läroplikten på ett avgörande sätt från lagstiftningen i riket. Läropliktsregistret kan därför inte användas på Åland.

Den åländska lagstiftningen om barnsomsorg avviker från rikets lagstiftning om småbarnspedagogik, vilket innebär att Åland inte kan ingå i VARDA, den nationella informationsresursen inom småbarnspedagogiken. Gällande förundervisningen, som både på Åland och i riket är en del av lagstiftningen om den grundläggande utbildningen, ingår uppgifter i den nationella informationsresursen inom den grundläggande utbildningen. På Åland är inte avsikten i det här skedet att integrera uppgifter om förundervisningen i de nationella registren. Landskapsregeringen avser att utreda om förundervisningen bör integreras i de nationella registren samt om informationsresursen inom småbarnspedagogiken, VARDA, på sikt är av intresse för Åland.

1.6.2 Bevarande av uppgifter i de nationella registren

Som ovan nämnts är den nationella informationsresursen inom den grundläggande utbildningen, gymnasieutbildningen och yrkesutbildningen uppbyggd så att informationsresursen innehåller kopior av studieadministrativ information som lagras på lokal nivå av de enskilda skolorna. Informationen förs över till den centraliserade informationsresursen via gränssnitt och andra dataöverföringsmekanismer (RP 72/2017 rd s. 26).

Även antagningsregistret och Högskolornas riksomfattande datalager är uppbyggda så att de personuppgifter som förs in i registren motsvaras av den ursprungliga informationen i skolans och högskolans egna register. Det är skolans och högskolans ansvar att korrigera de uppgifter som förts in i registren så att de motsvarar den ursprungliga informationen (RP 44/2012 rd s. 47).

I lagen om nationella studie- och examensregister föreskrivs om den tid som uppgifter ska bevaras i informationsresurserna. Med bevarande avses dock inte sådan varaktig förvaring som avses i arkivlagstiftningen, utan att uppgifterna förts in i registren i elektronisk form där uppgifterna aktivt kan användas (Aa s. 47). Arkivlagen (2004:13) för landskapet Åland och bestämmelser utfärdade med stöd av den ska således fortsättningsvis tillämpas även om uppgifter om åländsk utbildning integreras elektroniskt i de nationella registren.

1.7 EU-lagstiftningen om dataskydd och behandling av personuppgifter

1.7.1 Allmänt om skydd av personuppgifter

Bestämmelser om skydd av personuppgifter (dataskydd) finns i EU:s dataskyddsförordning[3] och i landskapslagen (2019:9) om dataskydd inom landskaps- och kommunalförvaltningen.

I lagförslag nr 14/2017-2018 om dataskydd inom landskaps- och kommunalförvaltningen redogörs närmare för dataskyddsförordningen. Dataskyddsförordningen utgår från vissa centrala principer för behandlingen av personuppgifter. Enligt artikel 5 ska vid behandlingen av personuppgifter följande gälla:

a) Uppgifterna ska behandlas på ett lagligt, korrekt och öppet sätt i förhållande till den registrerade (laglighet, korrekthet och öppenhet).

b) De ska samlas in för särskilda, uttryckligt angivna och berättigade ändamål och inte senare behandlas på ett sätt som är oförenligt med dessa ändamål. Ytterligare behandling för arkivändamål av allmänt intresse, vetenskapliga eller historiska forskningsändamål eller statistiska ändamål ska inte anses vara oförenlig med de ursprungliga ändamålen (ändamålsbegränsning).

c) De ska vara adekvata, relevanta och inte för omfattande i förhållande till de ändamål för vilka de behandlas (uppgiftsminimering).

d) De ska vara korrekta och om nödvändigt uppdaterade. Alla rimliga åtgärder måste vidtas för att säkerställa att personuppgifter som är felaktiga i förhållande till de ändamål för vilka de behandlas raderas eller rättas utan dröjsmål (korrekthet).

e) De får inte förvaras i en form som möjliggör identifiering av den registrerade under en längre tid än vad som är nödvändigt för de ändamål för vilka personuppgifterna behandlas. Personuppgifter får lagras under längre perioder i den mån som personuppgifterna enbart behandlas för arkivändamål av allmänt intresse, vetenskapliga eller historiska forskningsändamål eller statistiska ändamål, under förutsättning att de lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder som krävs enligt förordningen genomförs för att säkerställa den registrerades rättigheter och friheter (lagringsminimering).

f) De ska behandlas på ett sätt som säkerställer lämplig säkerhet för personuppgifterna, inbegripet skydd mot obehörig eller otillåten behandling och mot förlust, förstöring eller skada genom olyckshändelse, med användning av lämpliga tekniska eller organisatoriska åtgärder (integritet och konfidentialitet).

Den personuppgiftsansvarige, den myndighet eller ett företag som behandlar personuppgifter, ska ansvara för och kunna visa att de ovan uppräknade villkoren för behandling av personuppgifter efterlevs (ansvarsskyldighet). Ytterligare krav på behandlingen av personuppgifter finns i andra bestämmelser i dataskyddsförordningen, där särskilt artikel 6 om laglig behandling av personuppgifter är central.

Enligt artikel 6.1 i förordningen är behandlingen av personuppgifter laglig endast om och i den mån som åtminstone ett av följande villkor är uppfyllt:

a) Den registrerade har lämnat sitt samtycke till att dennes personuppgifter behandlas för ett eller flera specifika ändamål.

b) Behandlingen är nödvändig för att fullgöra ett avtal i vilket den registrerade är part eller för att vidta åtgärder på begäran av den registrerade innan ett sådant avtal ingås.

c) Behandlingen är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse som åvilar den personuppgiftsansvarige.

d) Behandlingen är nödvändig för att skydda intressen som är av grundläggande betydelse för den registrerade eller för en annan fysisk person.

e) Behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i den personuppgiftsansvariges myndighetsutövning.

f) Behandlingen är nödvändig för ändamål som rör den personuppgiftsansvariges eller en tredje parts berättigade intressen, om inte den registrerades intressen eller grundläggande rättigheter och friheter väger tyngre och kräver skydd av personuppgifter, särskilt när den registrerade är ett barn.

Artikel 6.1 f gäller inte för behandling som utförs av offentliga myndigheter när de fullgör sina uppgifter. Artikel 6.1 c och e är särskilt relevanta inom offentlig sektor och i samband med myndigheters behandling av personuppgifter. När det gäller dessa grunder för behandling får medlemsstaterna behålla eller införa mer specifika krav för uppgiftsbehandlingen och andra åtgärder för att säkerställa en laglig och rättvis behandling. Det måste finnas en uttrycklig rättslig grund för behandling enligt artikel 6.1 c och e, antingen i unionsrätten eller i en medlemsstats nationella rätt, som den personuppgiftsansvarige omfattas av.

1.7.2 De registrerades rättigheter enligt dataskyddsförordningen

De personer vars personuppgifter behandlas, de registrerade, har ett antal rättigheter enligt dataskyddsförordningen. Rättigheterna innebär i korthet att de registrerade ska få information om när och hur deras personuppgifter behandlas och ha kontroll över sina egna uppgifter. Därför har de bl.a. rätt att i vissa fall få sina uppgifter rättade, blockerade eller raderade, eller att få ut eller flytta sina uppgifter.

Bestämmelserna om de registrerades rättigheter finns i förordningens tredje kapitel. Förordningen föreskriver både om vad, när och hur den personuppgiftsansvarige ska lämna information till den registrerade både i anknytning till att personuppgifter samlas in från den registrerade (artikel 13) och när personuppgifterna inte har erhållits från den registrerade (artikel 14). Därtill ska den registrerade ha rätt att få bekräftelse på om personuppgifter som rör honom eller henne håller på att behandlas (artikel 15). Den registrerade ska ha rätt att få felaktiga personuppgifter som rör honom eller henne rättade. Den registrerade ska också ha rätt att komplettera ofullständiga personuppgifter.

Den registrerade har en rätt till dataportabilitet (artikel 20). Den registrerade ska ha rätt att få ut de personuppgifter som rör honom eller henne och som han eller hon har tillhandahållit den personuppgiftsansvarige i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format. Den registrerade ska också ha rätt att överföra dessa uppgifter till en annan personuppgiftsansvarig utan att den personuppgiftsansvarige som tillhandahållits personuppgifterna hindrar detta. Denna rätt till dataportabilitet förutsätter emellertid att behandlingen grundar sig på samtycke eller på ett avtal samt att behandlingen sker automatiserat. Vid utövandet av rätten till dataportabilitet ska den registrerade ha rätt till överföring av personuppgifterna direkt från en personuppgiftsansvarig till en annan, när detta är tekniskt möjligt.

1.7.3 Skyldigheter för dem som behandlar personuppgifter

Dataskyddsförordningen innehåller många skyldigheter för dem som behandlar personuppgifter (artikel 24–43). Personuppgiftsansvarig och personuppgiftsbiträde är centrala begrepp som förknippas med behandlingen av personuppgifter. Personuppgiftsansvarig definieras som en fysisk eller juridisk person, offentlig myndighet, institution eller annat organ som ensamt eller tillsammans med andra bestämmer ändamålen och medlen för behandlingen av personuppgifter. Personuppgiftsbiträdet är en fysisk eller juridisk person, offentlig myndighet, institution eller annat organ som behandlar personuppgifter för den personuppgiftsansvariges räkning.

Den personuppgiftsansvarige ska genomföra lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa och kunna visa att behandlingen utförs i enlighet med förordningen (artikel 24). Den personuppgiftsansvarige ska ha ett s.k. inbyggt dataskydd och dataskydd som standard (artikel 25). Detta innebär att det ska genomföras lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder så att kraven i förordningen uppfylls och den registrerades rättigheter skyddas. Om två eller fler personuppgiftsansvariga gemensamt fastställer ändamålen med och medlen för behandlingen ska de vara gemensamt personuppgiftsansvariga (artikel 26).

I lagen om nationella studie- och examensregister är utbildningsanordnarna gemensamt personuppgiftsansvariga för de respektive registren tillsammans med Utbildningsstyrelsen respektive undervisnings- och kulturministeriet. Utbildningsanordnarna svarar för att de uppgifter som förs in i registren är korrekta i enlighet med 5.1 d i dataskyddförordningen samt för den registrerade rätt till rättelse enligt artikel 16 i dataskyddsförordningen. Utbildningsstyrelsen och undervisnings- och kulturministeriet ska svara för övriga ansvar och skyldigheter enligt dataskyddsförordningen. Avsikten är att de åländska utbildningsanordnarnas delade personuppgiftsansvar tillsammans med Utbildningsstyrelsen och undervisnings- och kulturministeriet ska regleras i den kommande överenskommelseförordningen.

Personuppgiftsansvariga anlitar personuppgiftsbiträden för behandlingen av personuppgifter. Den personuppgiftsansvarige ska endast anlita personuppgiftsbiträden som ger tillräckliga garantier om att genomföra lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder på ett sådant sätt att behandlingen uppfyller kraven i förordningen och säkerställer att den registrerades rättigheter skyddas (artikel 27). Personuppgiftsbiträdet får inte anlita ett annat personuppgiftsbiträde utan att ett särskilt eller allmänt skriftligt förhandstillstånd har erhållits av den personuppgiftsansvarige. När uppgifter behandlas av ett personuppgiftsbiträde ska hanteringen regleras genom ett avtal eller en annan rättsakt enligt unionsrätten eller enligt medlemsstaternas nationella rätt som är bindande för personuppgiftsbiträdet med avseende på den personuppgiftsansvarige och i vilken föremålet för behandlingen, behandlingens varaktighet, art och ändamål, typen av personuppgifter och kategorier av registrerade, samt den personuppgiftsansvariges skyldigheter och rättigheter anges. Det finns detaljerade bestämmelser om innehållet i de avtal eller rättsakter som riktar sig till personuppgiftsbiträden.

1.7.4 Säkerhet för personuppgifter

Dataskyddsförordningen förutsätter aktiva åtgärder för säkerställandet av en tillräcklig säkerhetsnivå hos den personuppgiftsansvarige och personuppgiftsbiträdet. Det kan bland annat röra sig om s.k. pseudonymisering och kryptering av personuppgifter eller ett förfarande för att regelbundet testa, undersöka och utvärdera effektiviteten hos de tekniska och organisatoriska åtgärder som ska säkerställa behandlingens säkerhet (artikel 32). Vid bedömningen av lämplig säkerhetsnivå ska särskild hänsyn tas till de risker som behandling medför, i synnerhet från oavsiktlig eller olaglig förstöring, förlust eller ändring eller till obehörigt röjande av eller obehörig åtkomst till de personuppgifter som överförts, lagrats eller på annat sätt behandlats.

Vid en s.k. personuppgiftsincident ska den personuppgiftsansvarige anmäla personuppgiftsincidenten till tillsynsmyndighet (artikel 33). Det ska ske utan onödigt dröjsmål och, om så är möjligt, inte senare än 72 timmar efter att man har fått vetskap om den.

1.8 Förhållande till grundlagen

Grundlagens 10 § 1 mom. föreskriver att närmare bestämmelser om skydd för personuppgifter utfärdas genom lag. Grundlagsutskottets tolkningspraxis har baserat sig på att lagstiftarens handlingsutrymme begränsas både av den här bestämmelsen och av att skyddet för personuppgifter ingår i skyddet för privatlivet som tryggas i samma moment. Grundlagsutskottet har ansett att det är viktigt att reglera i lag åtminstone syftet med registrering av personuppgifter, innehållet i uppgifterna, det tillåtna användningsändamålet inklusive rätten att överlåta registrerade uppgifter, den tid uppgifterna finns kvar i registret och den registrerades rättsskydd. Regleringen på lagnivå ska dessutom vara täckande och detaljerad. Dessa synpunkter är överlag tillämpliga på regleringen av hur personuppgifter används (se främst GrUU 14/2009 rd, s. 2, GrUU 11/2008 rd, s. 3 och GrUU 51/2002 rd, s. 1).

2. Landskapsregeringens överväganden

Som ovan konstaterats finns starka effektivitetsskäl för att behandlingen och utlämnandet av studieadministrativa uppgifter behöver digitaliseras och centraliseras till gemensamma informationsresurser. Antagningen till utbildning behöver av rättssäkerhetsskäl moderniseras och digitaliseras i större utsträckning än i dagsläget så att en smidig e-tjänst kan erbjudas för både enskilda och handläggande myndigheter.

Under beredningen (se ovan under 1.4) har alternativet att ta fram egna åländska studieadministrativa system för antagning utretts. Dessa alternativ har inte ansetts ekonomiskt fördelaktiga, utan en anslutning till rikets system är att föredra. Att rikssystemen ansetts lämpliga i det här fallet grundar sig i att systemen och anvisningar finns tillgängliga på svenska både för dem som på Åland ska administrera systemen samt för den enskilde. Beaktas bör även att de åländska studieadministrativa systemen som används i dagsläget inom grundskolan och gymnasieskolan bygger på datatekniska lösningar som är förberedda för en uppkoppling mot rikssystemen samt att utbildningssektorn redan ingår i rikssystemen beträffande ordnandet av studentexamen (se ovan under avsnitt 1.5).

Landskapsregeringen avser även att utreda om det är av intresse att uppgifter om barnomsorg och förundervisning integreras i de nationella registren. Inom tidsramen för förevarande lagförslag har dessa frågor inte kunnat utredas. Vid en framtida revidering av lagstiftningen om den fria bildningen bör det tas ställning till om även den fria bildningen bör ingå i de nationella registren. En eventuell framtida integrering av dessa utbildningsformer kräver att ändringar görs i den föreslagna lagen och i den överenskommelseförordning som antas baserat på den.

3. Landskapsregeringens förslag

Landskapsregeringens föreslår att lagtinget antar en lag om studie- och examensregister. Lagförslaget baserar sig på rikslagen om nationella studie-och examensregister. Syftet med den föreslagna lagen är att i lag fastställa vilka gemensamma informationsresurser som ska finnas för grund- och gymnasieskolorna och Högskolan på Åland och de studieadministrativa uppgifter som ska registreras och överföras till informationsresurserna. Avsikten är att uppgiften att upprätthålla informationsresurserna ska överföras genom en överenskommelseförordning till Utbildningsstyrelsen och undervisnings- och kulturministeriet att hantera på motsvarande sätt som dessa sköter informationsresurserna för utbildningsanordnarna i resten av Finland.

Landskapsregeringen föreslår olika ikraftträdandedatum för de olika informationsresurserna. Vid tidpunkten för framtagandet av lagförslaget pågår ännu arbetet med att planera för det praktiska genomförandet av integreringen av åländska studieadministrativa uppgifter i de nationella informationsresurserna. Dessa ikraftträdandetidpunkter kan därför komma att behöva justeras genom ett kommande lagförslag. Den huvudsakliga ikraftträdandetidpunkten för lagen behöver även koordineras med arbetet med framtagandet av den kommande överenskommelseförordningen. Vid tidpunkten för avgivandet av lagförslaget planeras överenskommelseförordningen att träda i kraft den 1 augusti 2025. Detta ikraftträdandedatum har därför föreslagits som huvudsakligt ikraftträdandedatum för lagen men kan komma att behöva justeras under lagtingsbehandlingen.

4. Lagstiftningsbehörighet

Den förslagna landskapslagen gäller landskapsregeringen och under denna lydande myndigheter och inrättningar, undervisning, främjande av sysselsättning och statistik om förhållandena i landskapet. Rättsområdena är att hänföra till landskapets lagstiftningsbehörighet enligt 18 § 1, 14, 23 och 24 punkterna i självstyrelselagen.

Varken personregister eller dataskydd finns angivet som ett särskilt lagstiftningsområde i den gällande självstyrelselagen. Landskapet har dock ansetts ha behörighet gällande skyddet av personuppgifter inom de rättsområden som landskapet annars också har behörighet inom enligt självstyrelselagen (till exempel Högsta domstolens utlåtande KKO-HD/98/2021 av den 1 juni 2021 gällande Ålands lagtings beslut 24.3.2021 om antagande av offentlighetslag för Åland samt flera andra landskapslagar).

Enligt 27 § 38 punkten i självstyrelselagen har riket lagstiftningsbehörighet gällande statistik för rikets behov. Enligt 30 § 5 punkten ska statistiska uppgifter om förhållandena i landskapet som en riksmyndighet har tillgång till på begäran tillhandahållas behöriga myndigheter i landskapet.

Riket har enligt 27 § 1 punkten i självstyrelselagen lagstiftningsbehörighet i fråga om stiftande, ändring och upphävande av grundlag samt avvikelse från grundlag. Landskapsregeringen anser att förevarande lagförslag uppfyller kraven i 10 § 1 mom. i grundlagen gällande skydd för personuppgifter.

5. Förslagets verkningar

5.1 Ekonomiska, administrativa konsekvenser och övriga samhälleliga konsekvenser

Arbetsgruppen som tillsatts av undervisnings- och kulturministeriet med representanter från ministeriet, Utbildningsstyrelsen, Justitieministeriet och landskapsregeringen för att utreda integreringen av åländsk utbildning i de nationella studie- och examensregistren (se nedan under avsnitt 6) har i dagsläget uppskattat att teknisk utveckling för att integrera åländsk grundskole- och gymnasieutbildning i informationsresursen för undervisning och utbildning kommer att kosta högst 300 000 euro. Kostnaderna för kontinuerligt underhållsarbete uppskattas uppgå till ca. 30 000 euro per år. Teknisk utveckling av antagningsregistret för åländska behov uppskattas kosta 20 000 euro. Gällande högskolornas datalager Virta uppskattas kostnaderna för att integrera utbildning vid Högskolan på Åland uppgå till ca. 180 000 euro under åren 2025-2027.

Till detta kommer kostnader för personella resurser vid Utbildningsstyrelsen för att leda projektet under integreringsfasen och därefter i det fortsatta utvecklingsarbetet. Projektet gällande integreringen av uppgifter om åländsk utbildning i de nationella registren vid Utbildningsstyrelsen förutsätter att datamodeller bearbetas utgående från de åländska läroplanerna och önskemål från de åländska utbildningsanordnarna till en sådan form att de kan kodas. Projektet inbegriper även styrning av systemutvecklare, ledning av möten med olika parter så att projektet hålls inom budget och följer lagstiftningen och stöd för ibruktagandet av informationsresurserna. Utbildningsstyrelsen ska även skapa teknisk dokumentation, anvisningar och anordna utbildningstillfällen och ge rådgivning till de åländska utbildningsanordnarna.

I förslaget till Ålands budget för år 2025 ingår ett anslag om 350 000 euro och för år 2026 ytterligare 100 000 euro för anslutningen till informationsresursen för undervisning och utbildning under budgetmoment 921200 Digitalisering och informationsteknologi, investeringar.

Administrativt sett är avsikten med lagförslaget att frigöra arbetstid för tjänstemän som inte längre behöver begära in, skicka och behandla studieadministrativa uppgifter manuellt då de studieadministrativa uppgifterna förs in i de nationella registren och kontinuerligt synkroniseras automatiskt, varefter de är tillgängliga för dem som har rätt att ta del av dem. För gymnasieskolorna innebär förslaget att en mer rättssäker antagning kan ordnas. För Högskolan på Åland är förslaget en förutsättning för att högskolan ska kunna arbeta och utvecklas på ett jämbördigt sätt med övriga yrkeshögskolor i Finland och ha möjlighet att delta i Digivision 2030 projektet (se ovan under avsnitt 1.1) samt vara en del av den nationella antagningen med ökad synlighet för högskolan.

För den enskilde innebär förslaget att uppgifter om studier, betyg och examen finns samlade och överförs när en person går vidare från ett utbildningsstadium till nästa i stället för att den enskilde ska lämna in uppgifterna separat. Den enskilde får även rätt att själv bestämma över vidareutnyttjandet av sina studieadministrativa uppgifter. De som utbildat sig på Åland får till exempel för en arbetsansökan möjlighet att på samma sätt som de som utbildat sig i Finland hämta uppgifter om sina studier från tjänsten för utlämnande av studie- och examensuppgifter, där uppgift om studentexamen avlagd på Åland redan i dagsläget framkommer.

5.2 Konsekvenser för miljö, jämställdhet, jämlikhet och barn

Förslaget bedöms inte ha andra miljömässiga konsekvenser utöver att behovet av att ge in betyg och andra intyg i pappersformat minskar. Förslaget bedöms inte ha några konsekvenser för jämställdheten mellan könen eller för jämlikheten. För barn och unga är avsikten att förslaget ska underlätta då studierelaterade uppgifter för hela skolgången finns samlade på ett ställe. Uppgifterna kan hämtas elektroniskt och användas vid ansökan till utbildning på Åland eller i resten av Finland, för ansökan om studiestöd eller för en arbetsansökan.

6. Ärendets beredning

Lagförslaget har beretts som ett tjänstemannauppdrag vid lagberedningen i samarbete med utbildnings- och kulturavdelningen. För att utreda de juridiska förutsättningarna och det praktiska förverkligandet av integreringen av den åländska utbildningen i de nationella registren har en arbetsgrupp tillsatts av undervisnings- och kulturministeriet (OKM028:00/2024) med mandattiden 1 mars–31 december 2024. I arbetsgruppen ingår representanter från ministeriet, Utbildningsstyrelsen och landskapsregeringen. Lagförslaget har koordinerats med arbetet i arbetsgruppen.

Förslaget har under perioden 24 januari–31 mars 2024 skickats på remiss till grundskolorna, Ålands kommunförbund, Mariehamns stad, Jomala kommun, Södra Ålands utbildningsdistrikt, Norra Ålands utbildningsdistrikt (NÅUD), Ålands gymnasium, Ålands Folkhögskola, Högskolan på Åland, Datainspektionen, Offentliga Ålands it-bolag (ÅDA), Ålands arbetsmarknads- och studieservicemyndighet (AMS), Folkpensionsanstalten (FPA), Studerandekåren vid Högskolan på Åland, Åländska studentlaget vid Åbo Akademi, Åländska Studentföreningen i Helsingfors och Åländska Studentföreningen i Uppsala.

Åtta remissvar inkom från Ålands gymnasium, Högskolan på Åland AMS, ÅSUB, NÅUD, Mariehamns stad, Finströms kommun och Saltviks kommun. Utgående från AMS, Högskolan på Åland och Ålands gymnasiums remissvar har faktakorrigeringar gjorts i den allmänna motiveringen och mindre justeringar har gjorts i lagförslaget. Baserat på remissvaret har även ePUK (se ovan under avsnitt 1.5) undantagits från lagförslaget.

Sedan lagförslaget varit på remiss har lagstiftningstekniken bytts från blankettlag till fulltextlag. Innehållet i lagförslaget är dock det samma. Avsikten är att lagen ska tillämpas av Utbildningsstyrelsen och undervisnings- och kulturministeriet då dessa sköter uppgifter baserat på den kommande överenskommelseförordningen. En fulltextlag har i det här fallet konstaterats vara tydligare vid tillämpningen.

Detaljmotivering

Landskapslag om studie- och examensregister

1 kap. Allmänna bestämmelser

1 § Lagens syfte. I paragrafen föreskrivs om lagens syfte. Syftet är att göra det möjligt att på elektronisk väg datasäkert och centraliserat samla in, behandla och lämna ut studieprestations- och examensuppgifter till den berörda personen själv och myndigheter som behöver uppgifterna. Avsikten är även att säkerställa studieprestations- och examensuppgifternas enhetlighet och tillförlitlighet, att effektivisera förvaltningens verksamhet och att främja ansökan till utbildning.

Lagen motsvarar till stora delar 1, 2, 4, 5 och 6 kap. i rikets lag om nationella studie- och examensregister (FFS 884/2017). Avsikten är att den föreslagna lagen ska ligga till grund för en överenskommelseförordning där uppgiften att upprätthålla och sköta vissa administrativa uppgifter för de register och informationsresurser som ingår i lagen ska överföras till Utbildningsstyrelsen och undervisnings- och kulturministeriet att sköta på motsvarande sätt som dessa sköter uppgifterna för övriga utbildningsanordnare och högskolor i Finland.

2 § Tillämpningsområde. I 1 mom. 1-4 punkterna framkommer att lagen ska tillämpas på de utbildningar och examina som det föreskrivs om i landskapslagen (2020:32) om barnomsorg och grundskola, landskapslagen (2011:13) om gymnasieutbildning, landskapslagen (1999:53) om Ålands folkhögskola och yrkeshögskolelagen (2024:50) för Åland.

Av 2 mom. framkommer att med begreppet utbildningsanordnare vid tillämpningen av lagen ska avse den kommunala eller privata ledningen för utbildningsverksamheten enligt del I, 1 kap. 1 § i landskapslagen om barnomsorg och grundskola, Ålands gymnasium och fristående huvudmän enligt 4 § i landskapslagen om gymnasieutbildning samt Ålands folkhögskola enligt 1 § i landskapslagen om Ålands folkhögskola.

I 3 mom. anges vilka register och informationsresurser som lagen omfattar. Lagen innehåller bestämmelser om studentnummer och studentnummerregistret, informationsresursen inom undervisning och utbildning, studentexamensregistret, antagningsregistret och högskolans datalager. Lagen innehåller dessutom bestämmelser om en tjänst för utlämnande av studie- och examensuppgifter.

3 § Studentnummer. Paragrafen motsvarar 3 § i lagen om nationella studie-och examensregister. Studentnummer behövs för att identifiera personer i utbildningsverksamheten. Med hjälp av studentnumret går det att undvika onödig behandling av personbeteckningen då personbeteckningen inte behöver användas när personuppgifter överförs mellan olika system inom utbildningsväsendet. Med hjälp av studentnumret kan även personer som inte har någon personbeteckning identifieras. Avsikten är att uppgiften att sköta tilldelningen av studentnummer ska överföras till Utbildningsstyrelsen genom en överenskommelseförordning. För paragrafens detaljmotivering hänvisas till RP 72/2017 rd.

4 § Studentnummerregister. Paragrafen motsvarar 3 a § i lagen om nationella studie- och examensregister. Avsikten är att uppgiften att sköta studentnummerregistret ska överföras till Utbildningsstyrelsen genom en överenskommelseförordning. För paragrafens detaljmotivering hänvisas till RP 72/2017 rd.

2 kap. Informationsresursen inom undervisning och utbildning

5 § Ändamålet med informationsresursen. Paragrafen motsvarar till vissa delar 4 § i lagen om nationella studie- och examensregister.

Enligt 1 mom. används de uppgifter som förts in i informationsresursen inom undervisning och utbildning gällande den utbildning som avses i landskapslagen om barnomsorg och grundskola, landskapslagen om gymnasieutbildning och landskapslagen om Ålands folkhögskola när en person söker till en utbildning, under utbildningen, i arbetslivet och vid ansökan om studiestöd.

Ändamålet med informationsresursen grundar sig i första hand på den enskildes behov att få tillgång till och kunna vidareutnyttja sina egna uppgifter om grundskoleutbildning och gymnasieutbildning. I informationsresursen ska föras uppgifter om studier, prestationer, examina och närvaro. För närvarande går det inte att få uppgifter om studierätt, närvaro eller studie- och examensprestationer elektroniskt samlat och enhetlig form på ett ställe på Åland. Avsikten är att den enskilde ska kunna kontrollera och vidareutnyttja sina uppgifter i informationsresursen genom tjänsten för utlämnande av studie- och examensuppgifter som det föreskrivs om i 6 kap.

Informationsresursen inom undervisning och utbildning främjar en datasäker elektronisk behandling av uppgifterna och uppgifternas tillförlitlighet i olika behandlingsfaser och gynnar därmed den enskildes rättsskydd och effektiviserar utbildningsförvaltningens verksamhet.

Enligt 2 mom. kan uppgifterna även utnyttjas när myndigheter sköter sådana lagstadgade uppgifter för vilka uppgifterna i informationsresursen behövs. En myndighets rätt att få och behandla uppgifterna grundar sig på speciallagstiftningen om myndigheten samt offentlighets- och dataskyddslagstiftningen, som tillämpas som allmänna lagar. Närmare bestämmelser om utlämnandet av uppgifter ur informationsresursen finnas i 11 § och i 6 kap.

Enligt 3 mom. kan uppgifterna i informationsresursen även användas vid utvärdering, statistikföring och uppföljning av utbildningen. I den mån informationsresursen innehåller uppgifter som behövs vid statistikföring och uppföljning är det därmed inte nödvändigt att ordna separata datainsamlingar.

6 § De gemensamt personuppgiftsansvariga för informationsresursen och ansvarsfördelningen mellan dem. Paragrafen motsvarar 5 § i lagen om nationella studie- och examensregister. Avsikten är att uppgiften att upprätthålla informationsresursen och delvis fungera som personuppgiftsansvarig ska överföras till Utbildningsstyrelsen genom en överenskommelseförordning. Grundskolorna och Ålands gymnasium ska vara registeransvariga för de personuppgifter de fört in och svara för att dessa uppgifter är riktiga och felfria. För paragrafens detaljmotivering hänvisas till RP 72/2017 rd.

7 § Införandet av uppgifter i informationsresursen. I 1 mom. förskrivs om utbildningsanordnarnas skyldighet att föra in uppgifter i informationsresursen. De uppgifter som ska föras in föreskrivs skilt gällande grundskoleutbildning i 8 §, allmänbildande gymnasieutbildning i 9 § och yrkesutbildning i 10 §.

I 2 mom. ges ett bemyndigande för landskapsregeringen att närmare bestämma om hur uppgifterna ska hållas aktuella samt meddela föreskrifter om datastrukturen. Avsikten är att dessa uppgifter ska överföras på Utbildningsstyrelsen genom en överenskommelseförordning.

Enligt 3 mom. ska utöver det som anges i 8-10 §§ personernas namn och studentnummer föras in i informationsresursen.

8 § Uppgifter om grundskoleutbildning. I paragrafen föreskrivs om de uppgifter som grundskolorna ska föra in i informationsresursen om sina elever.

Enligt 1 mom. 1 punkten ska den undervisning som eleven deltar i föras in i informationsresursen. Med undervisning avses grundskoleundervisning. Även förberedande undervisning som ordnas för nyanlända elever i läropliktsåldern enligt 3a § i landskapsförordningen (2020:99) om barnomsorg och grundskola, höjning av vitsord i ett enskilt läroämne för den som har ett avgångsbetyg enligt 10 § och grundskoleutbildning för andra än läropliktiga enligt 7 kap. i den landskapsförordningen kan föras in i informationsresursen. Förundervisning och fritidshemsverksamhet ska däremot inte betraktas som sådan undervisning som avses i bestämmelsen.

Enligt 2 punkten ska information om när studierna inletts, tillfälligt avbrutits och avslutats föras in i systemet. I regel avslutas studierna när grundskolans lärokurs genomgåtts. Med tillfälligt avbrytande avses att eleven tillfälligt har beviljats befrielse från att delta i undervisningen, dock inte normal kortvarig frånvaro på grund av exempelvis sjukdom, utlandsresa eller någon annan motsvarande orsak.

Enligt 3 punkten ska genomgångna studier och vitsorden för dem samt slutbedömningen föras in i systemet. Bestämmelser om elevbedömning och vitsord finns i 3 kap. i landskapsförordningen om barnomsorg och grundskola.

Enligt 2 mom. ska utbildningsanordnaren föra in uppgift i informationsresursen om att en läropliktig inte deltar i grundskoleundervisning utan i enlighet med del III, 6 kap. 29 § i barnomsorgs- och grundskolelagen fullgör sin läroplikt genom hemundervisning.

Av 3 mom. framkommer att utbildningsanordnaren ska föra in uppgift och bedömning om sådan särskild examen som avses i del III, 6 kap. 30 § i barnomsorgs- och grundskolelagen som barn som har fullgjort läroplikten genom hemundervisning kan välja att avlägga.

9 § Uppgifter om allmänbildande gymnasieutbildning. I paragrafen föreskrivs om de uppgifter som Ålands lyceum ska föra in i informationsresursen för sina studerande gällande den allmänbildande gymnasieutbildningen.

Enligt 1 mom. 1 punkten ska den utbildning som genomgås föras in i informationsresursen. Med utbildning avses allmänbildande gymnasieutbildning enligt 8 § i landskapslagen om gymnasieutbildning. Utbildningen ges ungdomar och vuxna. Bestämmelser om den allmänbildande gymnasieutbildningens innehåll och omfattning finns i landskapsförordningen (2011:75) om gymnasieutbildning.

Enligt 2 punkten ska information om när studierna inletts, tillfälligt avbrutits och avslutats föras in i systemet. I regel upphör studierna när gymnasiets lärokurs eller övriga studier har genomgåtts. En studerande kan också avbryta studierna. Om en studerande avbryter studierna helt, ska det anses att studierna avslutas. Uppgifter om normal kortvarig frånvaro på grund av exempelvis sjukdom, utlandsresa eller någon annan motsvarande orsak ska dock inte föras in i informationsresursen.

Enligt 3 punkten i momentet ska genomgångna studier och en bedömning av studeranden föras in i systemet. Genomgångna studier ska hänföra sig till sådan utbildning enligt 1 punkten som genomgås helt eller delvis. Bestämmelser om bedömningen finns i läroplansgrunderna.

10 § Uppgifter om yrkesutbildning. I paragrafen föreskrivs om de uppgifter som Ålands yrkesgymnasium ska föra in i informationsresursen för sina studerande gällande yrkesutbildningen.

Enligt 1 punkten ska den utbildning som genomgås föras in i systemet. I 9 § i landskapslagen om gymnasieutbildning föreskrivs om grundläggande yrkesutbildning och i 10 § om kompletteringsutbildning och vidareutbildning. Enligt 53 § 3 mom. kan Ålands gymnasium ordna undervisning och handledning för studerande med funktionsnedsättning och utbildning som förbereder för examensinriktad gymnasieutbildning. Begreppet grundläggande yrkesutbildning motsvarar yrkesinriktad grundexamen i rikslagstiftningen. Vid den pågående revideringen av landskapslagen om gymnasieutbildning är avsikten att riksbegreppet ska användas. Bestämmelser om yrkesutbildningens innehåll och omfattning finns i landskapsförordningen om gymnasieutbildning. Enligt 6 § i den förordningen ordnas innehållet i kompletteringsutbildning och vidareutbildning som yrkesexamen och specialyrkesexamen enligt vad som anges i lagen om yrkesutbildning (FFS 531/2017). I informationsresursen ska föras in uppgifter om den examen eller utbildning som den studerande avlägger eller genomgår.

Enligt 2 punkten ska uppgifter om när examen har avlagts eller utbildningen inletts, tillfälligt avbrutits och avslutats föras in i informationsresursen. I regel upphör studierna när den studerande har avlagt den examen till vilken de har blivit antagna som studerande. En studerande kan också avbryta studierna. Om en studerande avbryter studierna helt, ska det anses att studierna avslutas. Studierätten anses också ha upphört när den har dragits in i enlighet med 81 § i lagen om yrkesutbildning, vilken tillämpas på Åland med stöd av överenskommelseförordning, se nedan under 16 §. Uppgifter om normal kortvarig frånvaro på grund av exempelvis sjukdom, utlandsresa eller någon annan motsvarande orsak ska dock inte föras in i informationsresursen.

Enligt 3 punkten ska Ålands yrkesgymnasium i informationsresursen föra in avlagda examensdelar och genomgångna utbildningsdelar och delområden inom gemensamma examensdelar och deras omfattning, bedömning av kunnandet samt avlagd examen eller slutförd utbildning. Bestämmelser om bedömningen finns i läroplansgrunderna.

11 § Utlämnande av uppgifter ur informationsresursen. I paragrafen regleras utlämnande av uppgifter ur informationsresursen inom undervisning och utbildning. Avsikten är att uppgiften att lämna ut uppgifter ur informationsresursen ska överföras på Utbildningsstyrelsen genom en överenskommelseförordning. Avsikten är även att överenskommelseförordningen ska ingås om att Utbildningsstyrelsen ska upprätthålla tjänsten för utlämnande av uppgifter i 6 kap. i lagförslaget som använder information från informationsresursen inom undervisning och utbildning. Utbildningsstyrelsen ansvarar på motsvarande sätt för utlämnande av uppgifter ur informationsresursen i riket.

Genom bestämmelsen ges inte någon ny rätt för myndigheter eller andra aktörer att få uppgifter, utan rätten att få uppgifter som finns i informationsresursen finns i offentlighetslagen för Åland och i speciallagstiftningen. Gällande behandling av personuppgifter tillämpas Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter och om upphävande av direktiv 95/46/EG, (dataskyddsförordningen) och landskapslagen (2019:9) om dataskydd inom landskaps- och kommunalförvaltningen. I de situationer som avses i bestämmelsen är det fråga om uppgifter som med stöd av gällande lagstiftning kan lämnas ut ur utbildningsanordnarnas elev- och studeranderegister.

12 § Tid för bevarande av uppgifterna i informationsresursen. I paragrafen föreskrivs om tiden för bevarande av de uppgifter som förs in i informationsresursen. Avsikten är att uppgiften att upprätthålla informationsresursen ska överföras på Utbildningsstyrelsen genom en överenskommelseförordning. Paragrafen motsvarar till sitt innehåll 11 § i lagen om nationella studie- och examensregister. För paragrafens detaljmotivering hänvisas till RP 260/2018 rd.

Att uppmärksamma är att bevarandet av uppgifterna i informationsresursen som det föreskrivs om i paragrafen inte är att likställa med sådan varaktig förvaring som avses i arkivlagstiftningen. Utbildningsanordnarna ska således fortsättningsvis tillämpa arkivlagen (2004:13) för landskapet Åland och bestämmelser utfärdade med stöd av den.

3 kap. Studentexamensregistret

13 § Studentexamensregistret. I 1 mom. finns en informativ hänvisning till att Studentexamensnämnden i riket även ordnar studentexamen på Åland med stöd av Republikens presidents förordning (2021:147) om ordnandet av studentexamen på Åland. Med stöd av överenskommelseförordningen upprätthåller Studentexamensnämnden studentexamensregistret även för Ålands del och fungerar som registeransvarig och lämnar ut uppgifter ur registret i enlighet med 3 kap. i lagen om nationella studie- och examensregister (FFS 884/2017).

I 2 mom. finns en informativ hänvisning till att Studentexamensnämnden för in uppgifter om avläggande av studentexamen i enlighet med 14 § i lagen om nationella studie- och examensregister. Ålands gymnasium sänder in de övriga uppgifter som avses i paragrafen till registret.

4 kap. Antagningsregistret

14 § Ändamålet med antagningsregistret. I 1 mom. 1-6 punkterna föreskrivs om syftet med antagningsregistret. Avsikten är att antagningen till Ålands gymnasium, Ålands folkhögskola och Högskolan på Åland ska skötas genom antagningsregistret. Momentet motsvarar delvis till sitt innehåll 17 § 1 mom. i lagen om nationella studie- och examensregister. På rikssidan sköts antagningsregistret av Utbildningsstyrelsen. Avsikten är att ingå en överenskommelseförordning om att Utbildningsstyrelsen även för Ålands del ska upprätthålla antagningsregistret, se nedan under 15 §.

Av 2 mom. framkommer att antagningsregistret består av två delregister: registret för ansökan till högskola och registret för ansökan till gymnasieutbildning och övrig utbildning efter grundskolan. Momentet motsvarar delvis till sitt innehåll 17 § 2 mom. i lagen om nationella studie- och examensregister.

I 3 mom. 1 punkten föreskrivs att registret för ansökan till högskola används för antagning av studerande till studier som leder till sådan yrkeshögskoleexamen och högre yrkeshögskoleexamen som avses i yrkeshögskolelagen för Åland. Enligt Högskolan på Ålands bedömning kan registret även användas vid antagning av studerande till annan utbildning som erbjuds av högskolan i fråga, samt för övervakning av begränsningarna vid mottagandet av studieplats enligt den så kallade sora-lagstiftningen, se nedan under 16 §.

Enligt 2 punkten används registret för ansökan till gymnasieutbildning och övrig utbildning efter grundskolan vid antagning av studerande till sådana utbildningar och examina som avses i landskapslagen om gymnasieutbildning och i landskapslagen om Ålands folkhögskola.

15 § De gemensamt personuppgiftsansvariga för antagningsregistret samt ansvarsfördelningen mellan dem. Paragrafen motsvarar till sitt sakinnehåll 18 § i lagen om nationella studie- och examensregister. Avsikten är att uppgiften att upprätthålla antagningsregistret och delvis fungera som personuppgiftsansvarig ska överföras från landskapsregeringen till Utbildningsstyrelsen genom en överenskommelseförordning. Utbildningsanordnarna ansvarar för att de uppgifter de fört in och för att dessa uppgifter är riktiga och felfria.

För paragrafens detaljmotivering hänvisas till RP 260/2018 rd.

16 § Antagningsregistrets datainnehåll. Paragrafen motsvarar till sitt sakinnehåll 19 § i lagen om nationella studie- och examensregister. Enligt 1 mom. 1-5 punkterna kan i antagningsregistret föras in den sökandes namn, studentnummer och personbeteckning eller någon annan motsvarande identifikationsuppgift, medborgarskap, kön och behövlig kontaktinformation, uppgifter om den sökandes tidigare utbildning och examina, uppgifter om ansökan till utbildning och grunderna för antagning i fråga om varje sökande, uppgifter om antagningsresultat, mottagande av studieplats och inskrivning vid skolan i fråga och sökandens samtycke till att personuppgifter behandlas för direktmarknadsföring av utbildning.

Enligt 2 mom. kan förutom de uppgifter som anges 1 mom. i antagningsregistret föras in uppgifter om arbetserfarenhet och fritidsintressen. Dessa uppgifter inhämtas och förs in endast i de fall uppgifterna behövs för an-tagningen av den studerande. Uppgifterna inhämtas endast av den sökande själv som tillfrågas om detta och bara i de fall uppgifterna är av betydelse vid ansökan till utbildning.

Enligt 3 mom. kan uppgifter om den sökandes hälsotillstånd eller funktionsförmåga föras in i antagningsregistret för att ordna rimliga anpassningar vid antagningen och vid tillämpningen av den så kallade sora-lagstiftningen (lösningar vid olämplighet för studier).

Sora-lagstiftningen ger Ålands gymnasium och Högskolan på Åland rätt att dra in en studierätt då det i utbildningen eller i yrket ingår krav gällande minderårigas säkerhet, patient- eller klientsäkerhet eller trafiksäkerhet. För yrkesutbildningen vid Åland gymnasiums del tillämpas 81 § i lagen om yrkesutbildning (FFS 531/2017) gällande indragning av studierätten, vilken är tillämplig med stöd av republikens presidents förordning (2005:37) om yrkesutbildning inom social- och hälsovård i landskapet Åland och genom republikens presidents förordning (2018:37) om utvärdering och godkännande av sjöfartsutbildning som ges på Åland. Gällande yrkeshögskoleutbildningen vid Högskolan på Åland tillämpas 24 och 38 §§ i yrkeshögskolelagen för Åland.

Eftersom uppgifter om hälsotillstånd och funktionsförmåga är känsliga uppgifter, är det bara de sökande själva som tillfrågas om dessa uppgifter och bara i de fall att dessa uppgifter är av betydelse vid ansökan till utbildning och vid yrkesutövningen. I antagningsregistret förs i enlighet med vad studeranden uppgett in en uppgift om huruvida det finns sådana hälsorelaterade omständigheter eller sådana omständigheter som gäller verksamhetsförmågan som kan utgöra ett hinder för studierna. I grunderna för antagning till utbildningen ingår en uppgift om kraven på hälsotillstånd för att sökanden ska kunna bedöma om det är nödvändigt att uppge detta. Uppgiften förs in i antagningsregistret i Ja/Nej-format och Ålands gymnasium eller Högskolan på Åland begär vid behov noggrannare utredning av sökanden. Uppgiften kan anses innehålla sådan information som hör till särskilda kategorier av personuppgifter. Grunden för behandling av uppgifterna finns i artikel 6.1 c och artikel 9.2 a och g i dataskyddsförordningen.

Enligt 4 mom. kan det i antagningsregistret föras in en uppgift om ett tidigare beslut om indragning av studierätten som gäller sökanden. En uppgift av detta slag grundar sig vanligtvis på vad sökanden själv har uppgett, men den kan föras in i registret också när den erhållits från en annan utbildningsanordnare eller högskola. Dessutom föreslås det att en uppgift om en sådan pågående behandling som gäller indragning av studierätten kan föras in i högskolornas ansökningsregister. Bestämmelser om behandling av en sådan uppgift vid antagning av en överflyttande studerande finns endast gällande yrkeshögskoleutbildningen.

Enligt 5 mom. kan det i respektive delregister som nämns i 14 § 2 mom. förutom uppgifter enligt 1-4 mom. också kan föras in andra uppgifter som är nödvändiga med tanke på ändamålet med delregistret och som är relevanta för bedömningen av de sökandes lämplighet för en utbildning eller ett yrke enligt 14 § eller för antagningen av studerande utifrån utbildningspolitiska grunder eller individuella utbildningsbehov.

17 § Datakällor för antagningsregistret. Paragrafen motsvarar till sitt sakinnehåll 20 § i lagen om nationella studie- och examensregister. I paragrafen ges rätt för de myndigheter som på Åland är gemensamt personuppgiftsansvariga för den åländska antagningen via antagningsregistret att, utöver de uppgifter som sökanden har uppgett, trots sekretessbestämmelserna, få sådana uppgifter som avses i 16 § 1 och 5 mom. från Ålands arbetsmarknads- och studieservicemyndighet, utbildningsanordnarna för grundskolan, Ålands gymnasium, Ålands folkhögskola och Högskolan på Åland.

18 § Utlämnande av uppgifter ur antagningsregistret. Paragrafen motsvarar till sitt sakinnehåll 21 § i lagen om nationella studie- och examensregister.

I paragrafen bestäms om utlämnande av uppgifter ur antagningsregistret. Bestämmelsen möjliggör att myndigheter under de förutsättningar som anges i 1 mom. har rätt att få uppgifter ur antagningsregistret i stället för att göra separata datainsamlingar.

Trots sekretessbestämmelser får de uppgifter som avses i 16 § 1 och 5 mom. i den utsträckning uppgifterna som avses i 1 mom. behövs (sökandes namn, studentnummer och personbeteckning eller någon annan motsvarande identifikationsuppgift, medborgarskap, kön och behövlig kontaktinformation, uppgifter om den sökandes tidigare utbildning och examina, uppgifter om ansökan till utbildning och grunderna för antagning i fråga om varje sökande, uppgifter om antagningsresultat, mottagande av studieplats och inskrivning vid skolan i fråga och sökandens samtycke till att personuppgifter behandlas för direktmarknadsföring av utbildning) och de uppgifter som avses i 5 mom. är nödvändiga för skötseln av mottagarens uppgifter (andra uppgifter än de som anknyter till sora-lagstiftningen som är nödvändiga med tanke på ändamålet med delregistret och som är relevanta för bedömningen av de sökandes lämplighet för en utbildning eller ett yrke enligt 14 § eller för antagningen av studerande utifrån utbildningspolitiska grunder eller individuella utbildningsbehov), lämnas ut ur antagningsregistret till de mottagare som avses i 1 mom. 1-6 punkterna för skötseln av de uppgifter som framkommer av 1-6 punkterna.

Enligt 1 mom. 1 punkten får de uppgifter som avses i 1 mom. under de förutsättningar som anges i det momentet lämnas ut till Högskolan på Åland, Ålands gymnasium och Ålands folkhögskola.

Enligt 2 punkten får de uppgifter som avses i 1 mom. under de förutsättningar som anges i det momentet lämnas ut till landskapsregeringen och Ålands statistik- och utbildningsbyrå för utredningar som gäller uppföljningen av utbildningssystemet.

Enligt 3 punkten får de uppgifter som avses i 1 mom. under de förutsättningar som anges i det momentet lämnas ut till Ålands arbetsmarknads- och studieservicemyndighet för skötseln av uppgifter enligt landskapslagen (2006:71) om studiestöd och för utredning av förutsättningarna för att få en arbetslöshetsförmån enligt landskapslagen (2003:71) om tillämpning av lagen om utkomstskydd för arbetslösa.

Enligt 4 punkten får de uppgifter som avses i 1 mom. under de förutsättningar som anges i det momentet lämnas ut till Folkpensionsanstalten för skötseln av uppgifter enligt lagen om Folkpensionsanstaltens rehabiliteringsförmåner och rehabiliteringspenningförmåner (FFS 566/2005).

Enligt 5 punkten får de uppgifter som avses i 1 mom. under de förutsättningar som anges i det momentet lämnas ut till Ålands hälso- och sjukvård för skötseln av studerandehälsovård enligt 30 § i landskapslagen (2011:114) om Ålands hälso- och sjukvård.

Enligt 6 punkten får de uppgifter som avses i 1 mom. under de förutsättningar som anges i det momentet lämnas ut till Migrationsverket för skötseln av de uppgifter som det har enligt utlänningslagen (FFS 301/2004) och medborgarskapslagen (FFS 359/2003).

Sådana uppgifter som avses i 16 § 2-4 mom. får lämnas ut endast till Högskolan på Åland, Ålands gymnasium och Åland folkhögskola för antagning av studerande.

19 § Tid för bevarande av uppgifterna i antagningsregistret. I paragrafen föreskrivs om tiden för bevarande av de uppgifter som förs in i informationsresursen. Avsikten är att uppgiften att upprätthålla informationsresursen ska överföras på Utbildningsstyrelsen genom en överenskommelseförordning. Paragrafen motsvarar till sitt innehåll 22 § i lagen om nationella studie- och examensregister. För paragrafens detaljmotivering hänvisas till RP 72/2017 rd.

5 kap. Högskolans datalager

20 § Ändamålet med högskolans datalager. Paragrafen motsvarar till sitt sakinnehåll 23 § i lagen om nationella studie- och examensregister. I paragrafen fastslås för vilka ändamål högskolan får använda datalagret. Datalagret får användas för att centraliserat bevara och använda högskolans uppgifter om studierätt, anmälningar, examina och studieprestationer. Datainnehållet i datalagret överförs till antagningsregistret och högskolornas gemensamma antagningstjänster på ett datasäkert sätt genom ett tekniskt gräns-snitt, en elektronisk förbindelse eller annars i elektronisk form. Utöver för dessa ändamål som anges får också högskolan använda datalagret för att sköta lagstadgade uppgifter enligt 2 § i yrkeshögskolelagen för Åland.

21 § De gemensamt personuppgiftsansvariga för datalagret samt ansvarsfördelningen mellan dem. Paragrafen motsvarar till sitt sakinnehåll 24 § i lagen om nationella studie- och examensregister. Avsikten är att en överenskommelseförordning ska ingås om att undervisnings- och kulturministeriet sköter datalagret på motsvarande sätt som ministeriet upprätthåller datalagret för övriga högskolor och universitet i Finland. För paragrafens detaljmotivering hänvisas till RP 260/2018 rd.

22 § Datainnehållet i högskolans datalager och skyldigheten att föra in uppgifter. Paragrafen motsvarar till sitt sakinnehåll 25 § i lagen om nationella studie- och examensregister.

Enligt 1 mom. 1-3 punkterna ska Högskolan på Åland i datalagret föra in uppgifter om studentnummer och personbeteckning eller någon annan motsvarande identifikationsuppgift för den berörda personen, uppgifter om examina som en person avlagt och specialiseringsutbildningar som en person genomgått samt uppgifter om alla studieprestationer och vitsorden för dem och uppgifter om en persons studierätt inom utbildning som leder till examen och inom specialiseringsutbildningar samt uppgifter om mottagandet av en studieplats och anmälan till utbildning som leder till examen och anmälan till specialiseringsutbildning.

Enligt 2 mom. ska landskapsregeringen bestämma hur högskolan ska hålla innehållet i datalagret aktuellt. Avsikten är att denna uppgift ska överföras på undervisnings- och kulturministeriet genom en överenskommelseförordning.

Enligt 3 mom. kan Högskolan på Åland komma överens med administratören för datalagret om att i datalagret föra in ett sådant datainnehåll ur ett register som högskolan ansvarar för som är mer omfattande än vad som avses i 1 mom.

23 § Utlämnande av uppgifter ur högskolans datalager. Paragrafen motsvarar till sitt sakinnehåll 26 § i lagen om nationella studie- och examensregister.

Enligt 1 mom. ska ur datalagret till antagningsregistrets förfogande lämnas ut de i 22 § avsedda uppgifterna som förts in i datalagret och som enligt 16 § kan föras in i antagningsregistret.

Enligt 2 mom. beslutar Högskolan på Åland om annat utlämnande av uppgifter via datalagret och svarar för att utlämnandet sker på ett lagenligt sätt.

24 § Tid för bevarande av uppgifterna i högskolans datalager. Paragrafen motsvarar till sitt sakinnehåll 27 § i lagen om nationella studie- och examensregister. De uppgifter som avses i 22 § 1 mom. ska bevaras i datalagret permanent. Att uppmärksamma är att bevarandet av uppgifterna i informationsresursen som det föreskrivs om i paragrafen inte är att likställa med sådan varaktig förvaring som avses i arkivlagstiftningen. Högskolan på Åland ska således fortsättningsvis tillämpa arkivlagen (2004:13) för landskapet Åland och bestämmelser utfärdade med stöd av den.

6 kap. Tjänsten för utlämnande av studie- och examensuppgifter

25 § Ändamålet med tjänsten för utlämnande av studie- och examensuppgifter samt uppgifter som lämnas ut. Paragrafen motsvarar till sitt sakinnehåll 28 § i lagen om nationella studie- och examensregister. Avsikten är att en överenskommelseförordning ska ingås om att Utbildningsstyrelsen upprätthåller tjänsten för utlämnande av studie- och examensuppgifter och lämnar ut uppgifter ur tjänsten på de åländska utbildningsanordnarnas vägnar. För paragrafens detaljmotivering hänvisas till RP 72/2017 rd.

Genom bestämmelsen om tjänsten ges inte myndigheter eller andra aktörer nya rättigheter att få uppgifter, utan rätten att få uppgifter fastställs med stöd av bestämmelser om utlämnande och erhållande av information i den allmänna lagstiftningen och i speciallagstiftningen. Bestämmelsen hindrar inte att en registeransvarig själv lämnar ut uppgifter. Avsikten är dock att myndigheter som i sin verksamhet behöver uppgifterna normalt sett ska begära uppgifterna via tjänsten för utlämnande av studie- och examensuppgifter och inte av den registeransvariga.

Tjänsten gör det även lättare för den enskilda att själv elektroniskt lämna in de utredningar som behövs för olika myndighetsprocesser. Genom tjänsten får medborgarna uppgifterna om sin egen studiehistoria centraliserat på samma ställe.

26 § Utlämnande av uppgifter via tjänsten. Paragrafen motsvarar till sitt sakinnehåll 29 § i lagen om nationella studie- och examensregister.

Via användargränssnittet i tjänsten för utlämnande av studie- och examensuppgifter kan en person kontrollera och vidareutnyttja sina egna uppgifter i de register och informationsresurser som avses i lagförslaget. Uppgifter lämnas ut via tjänsten till myndigheter med stöd av den lagstadgade rätt som myndigheten har att få uppgiften. En enskild kan även ge samtycke till att en uppgift som finns i de dataresurser som avses i den föreslagna lagen lämnas ut till en myndighet eller annan aktör samt återkalla samtycket.

Bestämmelser om utlämnande av information via tekniskt gränssnitt finns i 15 och 17 §§ i förslag till informationshanteringslag för Åland (LF 22/2023-2024) som avgavs till lagtinget den 27 augusti 2024. Motsvarande reglering finns i 22 och 23 §§ i lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen (FFS 906/2019).

För paragrafens detaljmotivering hänvisas till RP 72/2017 rd.

27 § Administratörens uppgifter. Paragrafen motsvarar 30 § i lagen om nationella studie- och examensregister. Avsikten är att en överenskommelseförordning ska ingås om att Utbildningsstyrelsen ansvarar för tjänsten för utlämnande av studie- och examensuppgifter och sköta administratörsuppgifterna för tjänsten. För paragrafens detaljmotivering hänvisas till RP 72/2017 rd.

7 kap. Ikraftträdande och övergångsbestämmelser

28 § Ikraftträdande. Enligt 1 mom. är avsikten att lagen ska träda i kraft så snart som möjligt och då börja tillämpas för Högskolan på Ålands del gällande högskolornas datalager. Ikraftträdandetidpunkten behöver koordineras med den kommande överenskommelseförordningen som är under arbete. Vid tidpunkten för avgivandet av lagförslaget planeras överenskommelseförordningen träda i kraft den 1 augusti 2025, vilket även föreslås som huvudsakligt ikraftträdandedatum för den föreslagna lagen. Datumet kan komma att behöva justeras under lagtingsbehandlingen då mer information framkommit gällande arbetet med överenskommelseförordningen.

Enligt 2 mom. är avsikten att bestämmelserna i 7 och 8 §§ om införande av uppgifter om grundskoleutbildning i informationsresursen inom undervisning och utbildning ska börja tillämpas från och med den 1 augusti 2026. Bestämmelserna i 7, 9 och 10 §§ om införande av uppgifter om utbildning på gymnasialstadienivå i informationsresursen ska börja tillämpas från och med den 1 januari 2027.

Enligt 3 mom. ska bestämmelserna om antagningsregistret i 4 kap. börja tillämpas från och med den 1 januari 2027.

Enligt 4 mom. får åtgärder som lagen förutsätter vidtas innan lagen träder i kraft.

29 § Övergångsbestämmelser. Enligt 1 mom. är avsikten att det i informationsresursen inom undervisning och utbildning ska föras in uppgifter enligt 8-10 §§ om personer som då lagen börjar tillämpas den 1 augusti 2026 gällande grundskolan och den 1 januari 2027 gällande gymnasieskolorna är elever eller studerande hos den aktuella utbildningsanordnaren, inklusive sådana studier, utbildnings- och examensdelar och delområden inom studierna eller utbildningen som har genomgåtts före ikraftträdandet av lagen till denna del. I informationsresursen ska det dock inte föras in uppgifter om sådana studier på årskurser inom grundskolan som genomgåtts före lagen träder i kraft den 1 augusti 2026.

I 2 mom. föreslås att ett bemyndigande ges för landskapsregeringen att genom landskapsförordning närmare bestämma när uppgifter enligt 1 mom. om sådana studier på årskurser inom grundskolan som genomgåtts före lagen träder i kraft den 1 augusti 2026 senast ska vara införda i informationsresursen.

Lagtext

Landskapsregeringen föreslår att följande lag antas.

L A N D S K A P S L A G
om studie- och examensregister

I enlighet med lagtingets beslut föreskrivs:

1 kap.
Allmänna bestämmelser

1 §

Lagens syfte

Denna lag syftar till att

1) göra det möjligt att på elektronisk väg datasäkert och centraliserat samla in, behandla och lämna ut studie- och examensuppgifter om en person till personen själv och myndigheter som behöver uppgifterna,

2) säkerställa studie- och examensuppgifternas enhetlighet och tillförlitlighet samt effektivisera förvaltningens verksamhet,

3) främja ansökan till utbildning.

2 §

Tillämpningsområde

Denna lag ska tillämpas på utbildning och examina om vilka det föreskrivs i

1) landskapslagen (2020:32) om barnomsorg och grundskola,

2) landskapslagen (2011:13) om gymnasieutbildning,

3) landskapslagen (1999:53) om Ålands folkhögskola,

4) yrkeshögskolelagen (2024:50) för Åland.

Med utbildningsanordnare avses vid tillämpningen av denna lag den kommunala eller privata ledningen för utbildningsverksamheten enligt del I 1 kap. 1 § i landskapslagen om barnomsorg och grundskola, Ålands gymnasium och fristående huvudmän enligt 4 § i landskapslagen om gymnasieutbildning samt Ålands folkhögskola enligt 1 § i landskapslagen om Ålands folkhögskola.

Denna lag innehåller bestämmelser om studentnummer och studentnummerregistret, informationsresursen inom undervisning och utbildning, studentexamensregistret, antagningsregistret och högskolans datalager. Lagen innehåller dessutom bestämmelser om en tjänst för utlämnande av studie- och examensuppgifter.

3 §

Studentnummer

Ett studentnummer är en permanent kod som tilldelas en fysisk person och som används för att identifiera personen när uppgifter i en informationsresurs eller ett datalager som avses i denna lag förs in, behandlas och lämnas ut.

Studentnumret kan användas för att identifiera personer vid utförandet av lagstadgade uppgifter som hänför sig till utbildning enligt lagstiftningen i 2 § 1 mom., om det är nödvändigt att identifiera personen vid utförandet av uppgifterna.

Om inte uppgiften överförs på en riksmyndighet genom en överenskommelseförordning enligt 32 § i självstyrelselagen, sköter Ålands landskapsregering uppgifterna i detta moment gällande studentnummer. Landskapsregeringen meddelar för kännedom personens studentnummer för ett i 1 mom. avsett ändamål på begäran av den som för in uppgifter. När uppgifter enligt 1 mom. om en person förs in för första gången ska den som för in dem be landskapsregeringen om personens studentnummer. Landskapsregeringen meddelar studentnumret för kännedom för ett i 2 mom. avsett ändamål på begäran av den som utför uppgifter som avses i det momentet. Om den person som begäran gäller saknar studentnummer, ska landskapsregeringen skapa ett studentnummer för personen.

4 §

Studentnummerregister

Studentnumren bildar ett studentnummerregister, i vilket för identifiering av personen förs in personens namn samt personbeteckning eller andra nödvändiga identifikationsuppgifter. I registret kan införas sådana kontaktuppgifter för den registrerade som den personuppgiftsansvarige behöver för att fullgöra sin lagstadgade informationsskyldighet. Uppgifterna i registret kan även användas för utveckling, utvärdering, statistikföring och uppföljning när det gäller utbildningen.

Lanskapsregeringen är personuppgiftsansvarig för studentnummerregistret om inte uppgiften med stöd av en överenskommelseförordning överförs på en riksmyndighet. De uppgifter som förs in i studentnummerregistret ska bevaras permanent, med undantag av personens kontaktuppgifter som bevaras under personens livstid. Föråldrade eller onödiga kontaktuppgifter ska dock raderas genast när den personuppgiftsansvarige har blivit medveten om att uppgifterna är föråldrade eller onödiga.

Uppgifter får lämnas ut ur registret till en aktör som har en på lag eller på en lagstadgad uppgift baserad rätt att få uppgifter ur registret. Sekretessbelagda uppgifter får dock lämnas ut endast om det uttryckligen finns särskilda bestämmelser om rätten att lämna ut eller få sekretessbelagda uppgifter.

2 kap.
Informationsresursen inom undervisning och utbildning

5 §

Ändamålet med informationsresursen

De uppgifter som förts in i informationsresursen inom undervisning och utbildning gällande den utbildning som avses i landskapslagen om barnomsorg och grundskola, landskapslagen om gymnasieutbildning och landskapslagen om Ålands folkhögskola används när en person söker till en utbildning, under utbildningen, i arbetslivet och vid ansökan om studiestöd.

Uppgifterna kan även utnyttjas när andra myndigheter sköter sådana lagstadgade uppgifter för vilka uppgifterna i informationsresursen behövs.

Uppgifterna i informationsresursen kan dessutom användas vid utvärdering, statistikföring och uppföljning av utbildningen.

6 §

De gemensamt personuppgiftsansvariga för informationsresursen och ansvarsfördelningen mellan dem

Landskapsregeringen ansvarar för de uppgifter som ankommer på landskapsregeringen i denna paragraf, om inte uppgifterna med stöd av en överenskommelseförordning överförs på en riksmyndighet.

Utbildningsanordnarna och landskapsregeringen är gemensamt personuppgiftsansvariga för informationsresursen. Landskapsregeringen svarar för informationsresursens allmänna funktion och för de tekniska förutsättningarna för att föra in, behandla och lämna ut uppgifter.

Utbildningsanordnarna svarar i fråga om de uppgifter som de fört in för korrektheten enligt artikel 5.1 d och för den registrerades rätt till rättelse enligt artikel 16 i Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter och om upphävande av direktiv 95/46/EG (allmän dataskyddsförordning), nedan den allmänna dataskyddsförordningen. Lanskapsregeringen svarar för den personuppgiftsansvariges övriga skyldigheter enligt den allmänna dataskyddsförordningen och för tillgodoseendet av den registrerades övriga rättigheter.

Om den verksamhet som bedrivs av en utbildningsanordnare läggs ner och den personuppgiftsansvariges uppgifter inte överförs på någon annan juridisk person, blir landskapsregeringen personuppgiftsansvarig för de berörda uppgifterna i informationsresursen.

7 §

Införandet av uppgifter i informationsresursen

En utbildningsanordnare är skyldig att i informationsresursen föra in de uppgifter som avses i 8–10 §§.

Om inte uppgiften överförs på en riksmyndighet genom överenskommelseförordning bestämmer landskapsregeringen närmare hur de som för in uppgifter ska hålla uppgifterna aktuella samt meddelar föreskrifter om datastrukturen om de uppgifter som anges 8-10 §§.

I informationsresursen ska dessutom personernas namn och studentnummer föras in.

8 §

Uppgifter om grundskoleutbildning

En utbildningsanordnare enligt landskapslagen om barnomsorg och grundskola ska föra in följande uppgifter om eleverna i informationsresursen

1) den undervisning som eleven deltar i,

2) när studierna inletts, tillfälligt avbrutits och avslutats,

3) genomgångna studier och vitsorden för dem samt slutbedömning.

Utbildningsanordnaren ska i informationsresursen föra in uppgift om att en läropliktig inte deltar i grundskoleundervisning utan fullgör sin läroplikt genom hemundervisning i enlighet med del III, 6 kap. 29 § i barnomsorgs- och grundskolelagen.

En utbildningsanordnare ska i informationsresursen föra in uppgift om att en sådan särskild examen som avses i del III, 6 kap. 30 § i barnomsorgs- och grundskolelagen har avlagts och hur den har bedömts.

9 §

Uppgifter om allmänbildande gymnasieutbildning

En utbildningsanordnare enligt landskapslagen om gymnasieutbildning ska föra in följande uppgifter om allmänbildande gymnasieutbildning för de studerande i informationsresursen

1) den utbildning som genomgås,

2) när studierna inletts, tillfälligt avbrutits och avslutats,

3) genomgångna studier och en bedömning av studeranden.

10 §

Uppgifter om yrkesutbildning

En utbildningsanordnare enligt landskapslagen om gymnasieutbildning ska föra in följande uppgifter om yrkesutbildning för de studerande i informationsresursen:

1) den examen, den examensdel eller de examensdelar som avläggs eller den utbildning som genomgås,

2) när examen har avlagts eller utbildningen inletts, tillfälligt avbrutits och avslutats,

3) avlagda examensdelar och genomgångna utbildningsdelar och delområden inom gemensamma examensdelar och deras omfattning, bedömning av kunnandet samt avlagd examen eller genomgången utbildning.

11 §

Utlämnande av uppgifter ur informationsresursen

Landskapsregeringen beslutar om utlämnande av uppgifter ur informationsresursen och svarar för att utlämnandet sker på ett lagenligt sätt, om inte uppgiften med stöd av en överenskommelseförordning överförs på en riksmyndighet.

12 §

Tid för bevarande av uppgifterna i informationsresursen

De uppgifter som förs in i informationsresursen ska bevaras permanent. De uppgifter som gäller tillfälligt avbrytande av studierna ska dock bevaras i endast fem år från det att studierna avslutades eller examen avlades.

3 kap.
Studentexamensregistret

13 §

Studentexamensregistret

I enlighet med Republikens presidents förordning (2021:147) om ordnandet av studentexamen på Åland sköter rikets Studentexamensnämnd ordnandet av studentexamen. Studentexamensnämnden upprätthåller och fungerar som registeransvarig för studentexamensregistret och lämnar ut uppgifter ur registret i enlighet med 3 kap. i lagen om nationella studie- och examensregister (FFS 884/2017).

Studentexamensnämnden för in uppgifter om avläggande av studentexamen i enlighet med 14 § i lagen om nationella studie- och examensregister.

Ålands gymnasium ska sända de övriga uppgifter som avses i paragrafen till registret.

4 kap.
Antagningsregistret

14 §

Ändamålet med antagningsregistret

Antagningsregistret används för att

1) informera om studier och antagningen av studerande,

2) ordna ansökan till utbildning, antagning av studerande och mottagande av studieplats samt för att följa ansökan till utbildning och antagningen av studerande,

3) ge Högskolan på Åland, Ålands gymnasium och Ålands folkhögskola de uppgifter som behövs för antagningen av studerande, utvecklingen av antagningen och ordnandet av studierna,

4) informera sökande som blivit utan studieplats om utbildningsmöjligheter,

5) ta fram data om sökande och antagna studerande för uppföljning och utvärdering av utbildningssystemet,

6) vidta andra åtgärder som behövs för antagningen av studerande.

Antagningsregistret består av delregister, som omfattar registret för ansökan till högskola och registret för ansökan till gymnasieutbildning och övrig utbildning efter grundskolan.

Av antagningsregistrets delregister används

1) registret för ansökan till högskola vid antagning av studerande till studier som leder till sådan yrkeshögskoleexamen och högre yrkeshögskoleexamen som avses i yrkeshögskolelagen för Åland samt, enligt Högskolan på Ålands bedömning, även vid antagning av studerande till annan utbildning som erbjuds av högskolan, samt för övervakning av begränsningarna vid mottagandet av studieplats,

2) registret för ansökan till gymnasieutbildning och övrig utbildning efter grundskolan vid antagning av studerande till sådana utbildningar och examina som avses i landskapslagen om gymnasieutbildning och i landskapslagen om Ålands folkhögskola.

15 §

De gemensamt personuppgiftsansvariga för antagningsregistret samt ansvarsfördelningen mellan dem

Om inte uppgiften överförs på en riksmyndighet genom en överenskommelseförordning sköter landskapsregeringen de uppgifter som ankommer på landskapsregeringen i denna paragraf.

Gemensamt personuppgiftsansvariga för antagningsregistret är landskapsregeringen och Högskolan på Åland gällande delregistret i 14 § 2 mom. 1 punkten och landskapsregeringen och Ålands gymnasium gällande delregistret i 14 § 2 mom. 2 punkten.

Landskapsregeringen svarar för insamlingen av uppgifter till antagningsregistret och för genomförandet av ansökningssystemen samt för den allmänna informationen, vägledningen och rådgivningen i samband med ansökan till utbildning och antagningen av studerande.

Ålands gymnasium och Högskolan på Åland svarar för att de uppgifter som de fört in är korrekta i enlighet med artikel 5.1 d samt för den registrerades rätt till rättelse i enlighet med artikel 16 i den allmänna dataskyddsförordningen. Landskapsregeringen svarar för den personuppgiftsansvariges övriga skyldigheter enligt den allmänna dataskyddsförordningen och för tillgodoseendet av den registrerades övriga rättigheter.

16 §

Antagningsregistrets datainnehåll

I antagningsregistret kan följande föras in

1) den sökandes namn, studentnummer och personbeteckning eller någon annan motsvarande identifikationsuppgift, medborgarskap, kön och behövlig kontaktinformation,

2) uppgifter om den sökandes tidigare utbildning och examina,

3) uppgifter om ansökan till utbildning och grunderna för antagning i fråga om varje sökande,

4) uppgifter om antagningsresultat, mottagande av studieplats och inskrivning vid skolan i fråga,

5) sökandens samtycke till att personuppgifter behandlas för direktmarknadsföring av utbildning.

Förutom de uppgifter som anges 1 mom. kan i antagningsregistret föras in uppgifter om arbetserfarenhet och fritidsintressen. Dessa uppgifter inhämtas och förs in endast i det fall uppgifterna behövs för antagningen av studerande.

I antagningsregistret kan det dessutom föras in sådana uppgifter om den sökandes hälsotillstånd och funktionsförmåga som den sökande själv uppgett och som ska beaktas när antagningen ordnas. När en person har sökt till en sådan yrkesutbildning som inbegriper krav som hänför sig till minderårigas säkerhet eller patient- eller klientsäkerhet eller trafiksäkerhet som avses i 81 § i lagen om yrkesutbildning (FFS 531/2017), tillämplig på Åland genom republikens presidents förordning (2005:37) om yrkesutbildning inom social- och hälsovård i landskapet Åland och genom republikens presidents förordning (2018:37) om utvärdering och godkännande av sjöfartsutbildning som ges på Åland, eller sådan yrkeshögskoleutbildning som inbegriper krav som hänför sig till minderårigas säkerhet eller patient- eller klientsäkerhet eller trafiksäkerhet i 24 § i yrkeshögskolelagen för Åland, kan i antagningsregistret föras in uppgift om huruvida det finns sådana hälsorelaterade omständigheter som inverkar på yrkesvalet som den sökande själv uppgett, som ska beaktas vid antagningen.

När en person har sökt till en yrkesutbildning som avses i 3 mom. eller en yrkeshögskoleutbildning i 38 § i yrkeshögskolelagen för Åland, kan i antagningsregistret föras in uppgift om ett beslut om indragning av studierätten. När en studerande har sökt till en utbildning som avses i 38 § i yrkeshögskolelagen för Åland som överflyttande studerande, kan i registret för ansökan till högskolan föras in uppgift om ett i den paragrafen pågående ärende som gäller indragning av studierätten.

I vart och ett av de delregister i 14 § 2 mom. kan förutom uppgifter enligt 1–4 mom. i denna paragraf också föras in andra uppgifter som är nödvändiga med tanke på ändamålet med delregistret och som är relevanta för bedömningen av de sökandes lämplighet för en utbildning eller ett yrke enligt 14 § eller för antagningen av studerande utifrån utbildningspolitiska grunder eller individuella utbildningsbehov.

17 §

Datakällor för antagningsregistret

De myndigheter som på Åland är gemensamt personuppgiftsansvariga för den åländska antagningen via antagningsregistret har rätt att utöver de uppgifter som sökanden har uppgett, trots sekretessbestämmelserna, få sådana uppgifter som avses i 16 § 1 och 5 mom. från Ålands arbetsmarknads- och studieservicemyndighet, utbildningsanordnarna för grundskolan, Ålands gymnasium, Ålands folkhögskola och Högskolan på Åland.

18 §

Utlämnande av uppgifter ur antagningsregistret

Trots sekretessbestämmelser får de uppgifter som avses i 16 § 1 och 5 mom. i den utsträckning uppgifterna som avses i 1 mom. behövs och de uppgifter som avses i 5 mom. är nödvändiga för skötseln av mottagarens uppgifter, lämnas ut ur antagningsregistret till:

1) Högskolan på Åland, Ålands gymnasium och Ålands folkhögskola,

2) landskapsregeringen och Ålands statistik- och utredningsbyrå för utredningar som gäller uppföljning av utbildningssystemet,

3) Ålands arbetsmarknads- och studieservicemyndighet för skötseln av uppgifter enligt landskapslagen (2006:71) om studiestöd och för utredning av förutsättningarna för att få en arbetslöshetsförmån enligt landskapslagen (2003:71) om tillämpning av lagen om utkomstskydd för arbetslösa,

4) till Folkpensionsanstalten för skötseln av uppgifter enligt lagen om Folkpensionsanstaltens rehabiliteringsförmåner och rehabiliteringspenningförmåner (FFS 566/2005),

5) till Ålands hälso- och sjukvård för skötseln av studerandehälsovård enligt 30 § i landskapslagen (2011:114) om Ålands hälso- och sjukvård,

6) till Migrationsverket för skötseln av de uppgifter som det har enligt utlänningslagen (FFS 301/2004) och medborgarskapslagen (FFS 359/2003).

Sådana uppgifter som avses i 16 § 2-4 mom. får lämnas ut endast till de mottagare som nämns i 1 mom. 1 punkten i denna paragraf för antagning av studerande.

19 §

Tid för bevarande av uppgifterna i antagningsregistret

Uppgifterna i antagningsregistret ska bevaras i fem år från det att ett beslut om antagning har fattats. De uppgifter om mottagandet av en studieplats som finns i registret för ansökan till högskola ska dock bevaras permanent.

5 kap.
Högskolans datalager

20 §

Ändamålet med högskolornas datalager

För ett centraliserat bevarande och centraliserad användning av högskolans uppgifter om studierätt, anmälningar, examina och studieprestationer ska det finnas ett datalager, i vilket datainnehållet i högskolans register över uppgifter om studerande samlas och genom vilket antagningsregistret och högskolornas gemensamma antagningstjänster ges tillgång till detta innehåll på ett datasäkert sätt genom ett tekniskt gränssnitt, en elektronisk förbindelse eller annars i elektronisk form. Högskolan får använda datalagret också för skötseln av övriga uppgifter enligt 2 § i yrkeshögskolelagen för Åland och när uppgifter lämnas ut till myndigheter och andra högskolor.

21 §

De gemensamt personuppgiftsansvariga för datalagret samt ansvarsfördelningen mellan dem

Landskapsregeringen sköter de uppgifter som enligt denna paragraf ankommer på landskapsregeringen om inte uppgiften överförs på en riksmyndighet genom överenskommelseförordning.

Landskapsregeringen är gemensamt personuppgiftsansvarig för datalagret tillsammans med Högskolan på Åland. Landskapsregeringen svarar för datalagrets allmänna funktion och för de tekniska förutsättningarna för att föra in, behandla och lämna ut uppgifter.

Högskolan på Åland svarar för att de uppgifter som den fört in är korrekta i enlighet med artikel 5.1 d samt för den registrerades rätt till rättelse i enlighet med artikel 16 i den allmänna dataskyddsförordningen. Landskapsregeringen svarar för den personuppgiftsansvariges övriga skyldigheter enligt den allmänna dataskyddsförordningen och för tillgodoseendet av den registrerades övriga rättigheter.

22 §

Datainnehållet i högskolans datalager och skyldigheten att föra in uppgifter

Högskolan på Åland ska föra in följande uppgifter i datalagret

1) studentnummer och personbeteckning eller någon annan motsvarande identifikationsuppgift för den berörda personen,

2) uppgifter om examina som en person avlagt och specialiseringsutbildningar som en person genomgått samt uppgifter om alla studieprestationer och vitsorden för dem,

3) uppgifter om en persons studierätt inom utbildning som leder till examen och inom specialiseringsutbildningar samt uppgifter om mottagandet av en studieplats och anmälan till utbildning som leder till examen och anmälan till specialiseringsutbildning.

Landskapsregeringen bestämmer hur högskolan ska hålla innehållet i datalagret aktuellt, om inte uppgiften överförs på en riksmyndighet genom överenskommelseförordning.

Högskolan på Åland kan med administratören för datalagret komma överens om att i datalagret föra in ett sådant datainnehåll ur ett register som högskolan ansvarar för som är mer omfattande än vad som anges i 1 mom.

23 §

Utlämnande av uppgifter ur högskolans datalager

Ur datalagret ska till antagningsregistrets förfogande lämnas ut de i 22 § avsedda uppgifter som förts in i datalagret och som enligt 16 § kan föras in i antagningsregistret.

Högskolan på Åland beslutar om annat utlämnande av uppgifter via datalagret och svarar för att utlämnandet sker på ett lagenligt sätt.

24 §

Tid för bevarande av uppgifterna i högskolans datalager

De uppgifter som avses i 22 § 1 mom. ska bevaras i datalagret permanent.

6 kap.
Tjänsten för utlämnande av studie- och examensuppgifter

25 §

Ändamålet med tjänsten för utlämnande av studie- och examensuppgifter samt uppgifter som lämnas ut

Om inte uppgiften överförs på en riksmyndighet genom överenskommelseförordning, administrerar landskapsregeringen en tjänst för utlämnande av studie- och examensuppgifter där de uppgifter om personer som finns i de register och informationsresurser som avses i denna lag förs samman och centraliserat för kontroll och vidareutnyttjande tillhandahålls personerna själva och lämnas ut till dem som har rätt att få uppgifterna.

Med hjälp av tjänsten för utlämnande av studie- och examensuppgifter utlämnas

1) sådana uppgifter i informationsresursen inom undervisning och utbildning som avses i 8-10 §§,

2) sådana uppgifter i studentexamensregistret som avses i 14 § 2 mom. i lagen om nationella studie- och examensregister,

3) sådana uppgifter i antagningsregistret som avses i 16 §,

4) sådana uppgifter i högskolans datalager som avses i 22 §.

26 §

Utlämnande av uppgifter via tjänsten

Uppgifter i de register och informationsresurser som avses i denna lag kan lämnas ut till myndigheter via tjänsten för utlämnande av studie- och examensuppgifter med stöd av den rätt att få uppgifter myndigheten har enligt lag eller på grundval av en lagstadgad uppgift.

En person om vilken det förts in uppgifter i ett sådant register, en sådan informationsresurs eller ett sådant datalager som avses i denna lag kan i tjänsten ge sitt samtycke till att en uppgift i det aktuella registret, informationsresursen eller datalagret lämnas ut till en myndighet eller någon annan aktör samt återkalla sitt samtycke. Ur tjänsten för utlämnande av studie- och examensuppgifter får uppgifter med samtycke av den berörda personen lämnas ut via ett tekniskt gränssnitt eller i något annat elektroniskt format.

Uppgifter som lämnas ut bevaras inte i tjänsten för utlämnande av studie-och examensuppgifter.

27 §

Administratörens uppgifter

Landskapsregeringen ansvarar för de uppgifter som anges i denna paragraf, om inte uppgiften med stöd av en överenskommelseförordning överförs på en riksmyndighet.

Landskapsregeringen svarar i egenskap av administratör för tjänsten för tjänstens allmänna funktion och för öppnandet av tekniska gränssnitt eller elektroniska förbindelser.

Landskapsregeringen svarar för lagenligheten vid utlämnandet av uppgifter via tjänsten och för klarläggandet av förutsättningarna för att öppna ett tekniskt gränssnitt eller en elektronisk förbindelse.

Landskapsregeringen svarar för tjänstens tillgänglighet och skyddet av denna och samlar in loggdata om användningen av tjänsten. Loggdata bildar ett loggdataregister för vilket landskapsregeringen är registeransvarig.

Landskapsregeringen är skyldig att underrätta de personuppgiftsansvariga om att ett tekniskt gränssnitt eller en elektronisk förbindelse öppnas.

7 kap.
Ikraftträdande och övergångsbestämmelser

28 §

Ikraftträdande

Denna lag träder i kraft den 1 augusti 2025.

Bestämmelserna i 2 kap. om informationsresursen inom undervisning och utbildning träder i kraft den 1 augusti 2026 beträffande införande av uppgifter om grundskoleutbildning i 7 och 8 §§. Bestämmelserna i 7, 9 och 10 §§ om införande av utbildning och examina på gymnasialstadienivå träder i kraft den 1 januari 2027.

Bestämmelserna om antagningsregistret i 4 kap. träder i kraft den 1 januari 2027.

Åtgärder som lagen förutsätter får vidtas innan lagen träder i kraft.

29 §

Övergångsbestämmelser

I informationsresursen inom undervisning och utbildning förs in uppgifter enligt 8-10 §§ om personer som vid ikraftträdandet enligt 28 § 2 mom. är elever eller studerande hos den aktuella utbildningsanordnaren, inklusive sådana studier, utbildnings- och examensdelar och delområden inom studierna eller utbildningen som har genomgåtts före ikraftträdandet. I informationsresursen ska det dock inte föras in uppgifter om sådana studier på årskurser inom grundskolan som genomgåtts före den 1 augusti 2026.

Landskapsregeringen kan genom landskapsförordning närmare bestämma när uppgifter enligt 1 mom. om studier på årskurser inom grundskolan som genomgåtts före den 1 augusti 2026 senast ska vara införda i informationsresursen.

__________________

Mariehamn den 5 december 2024

L a n t r å d

Katrin Sjögren

Föredragande minister

Annika Hambrudd

[1] I lagen om pensionsersättning som skall betalas av statens medel för vård av barn under tre år eller för tiden för studier (FFS 644/2003) bestäms om en förmån som växer för tiden för vård av barn under tre år och för tiden för studier. Den som avlagt en yrkesinriktad grundexamen, yrkeshögskoleexamen eller högskoleexamen har på grundval av studier rätt till förmånen för högst fem år. Läroanstalterna ska meddela FPA om avlagda examina. Uppgifter om åländsk utbildning har tidigare lämnats via FPA:s e-tjänst för läroanstalter, men FPA har önskemål om att få uppgifter om studier avlagda på Åland på samma sätt som studier avlagda i övriga Finland via tjänsten för utlämnande av studie- och examensuppgifter.

[2] Https://www.oph.fi/sv/tjanster/informationsresursen-koski hämtat den 21 december 2023.

[3] Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter och om upphävande av direktiv 95/46/EG, nedan dataskyddsförordningen.

Lagförslag 11/2024-2025

Ålands lagting

Genvägar

Kontaktuppgifter