Landskapsregeringens svar GR 1/2021-2022

		Svar på granskningsrapport
		Datum
		2022-06-02
	Till Ålands lagting

 

 

 

Svar på  

·      GR 1/2021-2022

 

Lagtinget har i enlighet med 7 § landskapslagen (2013:25) om Landskapsrevisionen delgivit landskapsregeringen en granskningsrapport med resultaten från effektivitetsrevisionen av hanteringen av PAF-medel inom förvaltningen.

 

Landskapsregeringen meddelar med anledning av detta vilka åtgärder man avser vidta med anledning av rapporten.

 

Mariehamn den 2 juni 2022
Lantråd	Veronica Thörnroos
Vicelantråd	Harry Jansson

 

 

Granskning av hantering av PAF-medel inom landskapsförvaltningen

 

Syftet med granskningen är att belysa hanteringen av PAF-medel inom landskapsförvaltningen. Detta innefattar ansökningsprocessen, ansökningskriterier, stödens fördelning, den ekonomiska betydelsen, budgetering och bokföring.

 

De viktigaste slutsatserna och rekommendationerna i granskningsrapporten är följande:

 

Rekommendation – Kriteriedokumentet som ligger till grund för fördelningen borde genomgås årligen och vid behov uppdateras. I dokumentet borde en standardisering av egenfinansiering samt en gemensam kompletteringstid för samtliga sektorer införas.

Rekommendation – Enbart föreningar som inkommer med kompletta ansökningar borde kunna erhålla PAF­ medel. I dagsläget finns en diskrepans mellan uppsatta kriterier och verkligheten, vilket betyder att föreningar med icke kompletta ansökningar erhåller PAF-medel.

 

Landskapsregeringens planerade åtgärder:

·       Landskapsregeringen instämmer i att de principer som ligger till grund för fördelningen av medel bör ses över med viss regelbundenhet. Att revidera principerna så ofta som varje år medför emellertid en viss oförutsägbarhet för ansökande föreningar. En översyn bör därför lämpligen göras vart fjärde år i samband med val då förändrade prioriteringar kan bli aktuella. Nästa översyn sker således år 2023.

·       Landskapsregeringen avser att vid nästa revidering av principerna förtydliga kravet på egenfinansiering samt ange ett slutdatum för möjligheten att komplettera ansökningshandlingarna.

 

Rekommendation – En blankett för resultatuppföljning borde införas. Transparensen gällande vilka ändamål som finansieras och vilka resultat som åstadkommits skulle öka. En sådan blankett skulle också minska arbetsbelastningen som uppstår under hösten för handläggarna.

 

Landskapsregeringens planerade åtgärder:

·       En sådan blankett fanns för ett antal år sedan men upplevdes då alltför krånglig av föreningarna. Landskapsregeringen avser att, inför nästa översyn av stödprinciperna, utreda hur en blankett som förenklar både för föreningar och handläggare inom landskapsregeringen kan utformas. I detta arbete ingår att studera den blankett som Finland använder vid fördelningen av Veikkaus medel samt möjligheten att differentiera rapporteringskraven på föreningarna utifrån deras storlek och omsättning.

 

Rekommendation – att stickprovsgranskningar på mottagande föreningar görs årligen. Föreningar som mottagit både mindre och större belopp borde granskas genom stickprov för att säkerställa att alla kan bli föremål för granskning.

Landskapsregeringens planerade åtgärder:

·       Landskapsregeringen anser i likhet med revisionen att stickprovgranskningar är angelägna, inte minst har de en preventiv effekt. För närvarande görs sådana vart tionde år och de har hittills inte visat på någon förekomst av oegentligheter, misshushållning av resurser eller liknande. Att genomföra stickprovsgranskningar årligen bedöms alltför kostsamt och ta mycket tid i anspråk av handläggarna, men ambitionen är att de framöver åtminstone ska ske vart fjärde år.

 

Landskapsrevisionen lämnar ett antal rekommendationer gällande ansökningsprocessen:

·       Det finns en diskrepans mellan blanketterna och kravet på bilagor. I kriterierna framgår det att en rad med dokument är obligatoriska, men i blanketten framgår inte detta utan enbart en frågeställning om föreningarna har det eller inte. Det förekommer att föreningar inte lämnar in bilagor eller har lämnat in dem tidigare än vid ansökningstillfälle. Blanketten kan utvecklas i detta avseende.

·       En annan förbättringspotential gällande blanketten vore ett krav att uppge hur mycket bidrag som sökts och erhållits från andra bidragsgivare, vilket skulle öka transparensen gällande behovet av PAF-medel.

·       Handläggare inom sektorerna tar emot bokslut med varierande kvalitet, vilket gör deras arbete mer tidskrävande. En förbättrande åtgärd skulle vara att sökandes bokslut skulle följa Bokföringsförordningens bestämmelser. I och med det skulle inlämnade bilagor vara mer uniforma och handläggarnas arbete skulle förenklas.

·       Det borde införas krav på utformning och kvalitet på likviditetsspecifikationer. Inlämnad specifikation borde vara ett officiellt utdrag från banken och/eller underskrivet av den ekonomiansvarige på föreningen.

·       Utöver detta skulle blanketten kunna innehålla ekonomisk nyckelinformation från budget och bokslut, vilket skulle förenkla för handläggarna och skapa mer överskådlighet över ekonomin. Det skulle också minska fokus från de ekonomiska frågorna och öka fokus på handläggarnas sakkunskap vid handläggningen.

·       Blanketten som används vid ansökan är universal och skall passa en bredd av olika föreningar, vilket skapar svårigheter vid ifyllnaden av information för vissa sektorer. Ett lösningsförslag är att skapa en anpassad blankett för den sektor där sådana behov finns.

·       En annan förbättringsåtgärd vore att specificera hur egenfinansiering skall beräknas och på vilka dokument den skall beräknas. En sådan specificering skulle bidra med ökad transparens och mer klarhet för handläggarna i deras arbete, men också för föreningarna när det gäller regelverket.

 

Landskapsregeringens planerade åtgärder:

·       Landskapsregeringen kommer bland annat mot bakgrund av revisionens rekommendationer ovan att se över och revidera ansökningsblanketterna inför höstens ansökningstillfälle. Arbetet med att förbättra blanketterna sker kontinuerligt.

 

Slutsats – Reserverade PAF-medel uppgår i bokslutet 2020 till ca 52,7 miljoner euro. PAF hade även betalat in 10 miljoner i förskott. Landskapets likviditet vid bokslutet 2020 var ca 30 miljoner euro. Detta innebär att landskapet har använt 32,7 miljoner euro till utgifter som inte varit avsedda att finansieras med PAF-medel.

 

Landskapsregeringens planerade åtgärder:

·       Landskapsregeringens hantering av PAF-medel följer den praxis som finns sedan många år tillbaka. Landskapsregeringen delar därför inte bedömningen att 32,7 miljoner har använts till utgifter som inte varit avsedda att finansieras med PAF-medel. Budget- och bokföringsmässigt separeras PAF-medel från annan verksamhet. Dock separeras inte PAF-medel likviditetsmässigt från landskapets övriga likviditet (kassamedel). Detta medför att de likvida medlen inte motsvarar det belopp som utgör reserverade PAF-medel. Landskapsregeringens bedömning är att det inte vore god ekonomisk förvaltning  att uppta kostsamma lån för att balansera budgeten och upprätthålla en tillräcklig likviditet, samtidigt som likvida medel som härrör från den avkastning som PAF inbetalat finns tillgängliga