Bilaga 1, Ålands hälso- och sjukvårds svar till lagtinget angående Landskapsrevisionens granskning....................................................................................... 19

Bilaga 2, Datainspektionens svar till lagtinget angående Landskapsrevisionens granskning....................................................................................... 26

1. Ålands hälso- och sjukvård

1.1. Effektivitetsrevision av riskhanteringen vid ÅHS´ stödfunktioner och dess koppling till den interna kontrollen

Företaget BDO Audiator Ab har anlitats som en del av effektivitetsrevis- ionen av ÅHS under räkenskapsperioden 2020 för att utföra en revision av riskhanteringen och dess koppling till den interna kontrollen hos ÅHS. Fo- kuset har legat på ÅHS´ stödfunktioner d.v.s. ekonomiavdelningen, IT-av- delningen och löneavdelningen. Sjukvårdens riskhantering har inte grans- kats.

De viktigaste slutsatserna och rekommendationerna i granskningsrap- porten är följande:

Rekommendation - att ÅHS kartlägger och dokumenterar processerna inom den interna kontrollen och uppdaterar processerna så att kontrollåt- gärderna täcker de identifierade riskerna.

Rekommendation - att ÅHS arbetar med att identifiera riskansvariga inom hela organisationen.

Rekommendation - att ÅHS upprättar allmänna direktiv eller policys gäl- lande riskhantering och intern kontroll samt arbetar för att säkerställa att dessa efterföljs i praktiken.

Av ÅHS planerade åtgärder:

· Under 2021 finns inte, bland annat p.g.a. covid-19 epidemin, resur- ser för att göra detta kartläggningsarbete, dokumenteringsarbete och upprättandet av planer för riskhantering och intern kontroll. Ledningsgruppen avser att frigöra resurser och påbörja arbetet un- der 2022.

Rekommendation - att ledningen vid ÅHS tar ställning till hur rapporte- ringen av riskhantering och intern kontroll ska ske inom organisationen. På sikt rekommenderas att man kopplar de identifierade riskerna till verk- samhetsmål.

Av ÅHS planerade åtgärder:

· Riskhantering och intern kontroll tas in som ett prioriterat uppfölj- ningsområde på ledningsgruppens möten. En plan som involverar både riskhantering inom enheterna och avrapportering av upp- komna risker till ledningen. Avstämning görs exempelvis i sam- band med kvartalsrapportering.

Rekommendation IT-enheten - Dokumentationen i vissa fall är något bristfällig och att man skulle sträva efter att förbättra dokumentationen för att minska risken för att fel sker.

Rekommendation IT-enheten - Arbeta för att minimera personberoendet inom enheten.

Av ÅHS planerade åtgärder:

· IT-enheten ser över rutinerna vid dokumentation i kombination med punktinsatser inom områden där dokumentationen konstaterats vara bristfällig. IT-enheten arbetar kontinuerligt med kunskaps- överföring genom samarbeten och internutbildning för att minska personberoendet inom enheten.

Rekommendation löneavdelningen - att man försöker åtgärda de identifi- erade svagheterna i samband med bytet av lönesystem. Det vore även för- delaktigt om man efter systembytet satsar på att dokumentera de interna processerna. Riskkartläggningar är ett viktigt verktyg i den interna kon- trollen och rekommenderar att man i framtiden använder sig av strukture- rade riskkartläggningar inom löneadministrationen.

Av ÅHS planerade åtgärder:

· Målsättningen är att de svagheter som revisonen tidigare påtalat långt ut åtgärdas i samband med byte av personal- och löneadmi- nistrativt system. I samband med ibruktagandet av det nya systemet har ÅHS erhållit detaljerade systemadministrativa manualer gäl- lande lönebehandling och personaladministration. Därutöver har in- terna anvisningar utarbetas. Dessa manualer och anvisningar utgör tillsammans en god grund för arbetet med att dokumentera de in- terna processerna. Det finns behov av ökad kunskap inom området intern kontroll och riskkartläggning för att öka medvetenheten om dess betydelse inom löne- och personaladministrationen. Utbild- ning behöver planeras och genomföras. Därtill behöver det även finnas utrymme för att avsätta tillräckligt med tid för arbete med att dokumentera processer och skapa en struktur för ett kontinuerligt arbete med intern kontroll och riskkartläggning. Högst troligt kom- mer det att finnas behov av en projektanställd resurs.

1.2. Effektivitetsrevision av schemaläggning och utnyttjande av personalresurser inom ÅHS

Företaget BDO Audiator Ab har anlitats som en del av effektivitetsrevis- ionen av ÅHS under räkenskapsperioden 2020 för att utföra en revision av schemaläggningen och utnyttjandet av personalresurser hos ÅHS.

De viktigaste slutsatserna och rekommendationerna i granskningsrap- porten är följande:

Rekommendation - Schemaläggningen i sin nuvarande form är för statisk, eftersom den inte beaktar det aktuella vårdbehovet på de olika avdelning- arna. Vi skulle vilja se att vårdbehovet fås med i processen på ett naturligt sätt. Vi tror att ett system för mätning av vårdtyngden skulle kunna leda till en effektivare användning av personalresurser. Ett system för mätning av vårdtyngden möjliggör att vårdbehovet beaktas på ett mer objektivt sätt då man bedömer behovet av kompetent personal.

Av ÅHS planerade åtgärder:

· Titania är uteslutande ett personaladministrativt digitalt verktyg för arbetstidsplanering och den arbetstidsredovisning som krävs för ut- betalning av kollektivavtalsenliga arbetstidsersättningar. Program- met är anpassat till gällande arbetstidslagstiftning och landskapets tjänstekollektivavtal om arbetstider. Programmet fyller en viktig grundläggande funktion men saknar automatik för personalresur- sering utgående från vårdtyngdsbehov m.m. I samband med infö- randet av ett nytt vårdinformationssystem (VIS) planeras att införa ett system för vårdtyngdsmätning, vilket kommer att utredas under tiden fram tills VIS införs. Det finns en tidigare utredning som kommer att uppdateras och kompletteras.

Rekommendation - nuvarande program för schemaläggning och resurs- planering, Titania, beaktar inte det aktuella vårdbehovet utan innehåller endast de grunduppgifter om resursbehovet som har lagts in. Vi tycker att det vore värt för ÅHS att fundera på andra resurseringsprogram.

Av ÅHS planerade åtgärder:

· Ett nytt resurseringsprogram måste vara svenskspråkigt och beakta såväl åländsk som finländsk arbetstidslagstiftning och landskapets tjänstekollektivavtal. Upphandling av nytt kombinerat arbetstids- planerings – och resurseringsprogram kräver ett skilt projekt med tillräckliga resurser med kompetens inom vårdarbete/–planering och tjänstemannalagstiftning och kollektivavtal.

Rekommendation - processen för schemaläggning och resursplanering innehåller få funktioner som ger de ansvariga stöd i beslutsfattandet. Så- dana funktioner kunde till exempel vara skriftliga interna direktiv gäl- lande resursplanering och schemaläggning eller på förhand bestämda kriterier för när extra personal ska tas in till ett skift. Vi rekommenderar att ÅHS arbetar med att få in objektiva kriterier i processerna, samt att man sedan utvärderar dessa kriterier kontinuerligt.

Av ÅHS planerade åtgärder:

· Införandet av ett system för vårdtyngdsmätning kommer att till vissa delar göra det möjligt att utvärdera resursfördelningen över tid. Att ha gemensamma interna direktiv för resursplanering, sche- maläggning och kriterier för när extra personal ska tas in är svårt att genomföra eftersom verksamheterna är av varierande natur och beläggningen och vårdtyngden varier under dygnet. Att täcka in alla alternativ i ett dokument är inte ändamålsenligt, däremot disku- teras dessa kriterier kontinuerligt inom klinikledningarna.

Rekommendation - vi tycker att nuvarande budgeteringsrutiner inte lyckas skapa incitament för de budgetansvariga att använda personalresurser på ett så effektivt sätt som möjligt. En orsak till detta är att det saknas koppling mellan prestationer och budget.

Av ÅHS planerade åtgärder:

· Att koppla prestationer med budget för att kunna skapa incitament blir svårt i ÅHS skala. Detta skulle fordra årligen uppdaterade kost- nadskalkyler per prestation. Det förorsakar extra arbete och kostna- der, då ÅHS inte fakturerar sina tjänster. Förslaget har den grund- tanken att man borde sträva efter det maximala antalet prestationer (t.ex. besök) per personalresurser som egentligen är inte den viktig- aste indikatorn på hur ÅHS presterar utan det är befolkningens hälsa.

· ÅHS har gjort en ekonomisk analys och jämförelser med några andra sjukhus under våren 2021. ÅHS vet t.ex. sina totala drifts- kostnader per invånare. Fortsättningen skulle vara att jämföra driftskostnader per klinik eller patientgrupper med andra jämför- bara sjukhus. På så sätt kan man hitta de kliniker där det finns be- hov av att öka eller minska budgetanslag.

Landskapsregeringen avser följa upp det arbete ÅHS gör med anledning av de rekommendationer som revisionen påtalat för att vid behov vidta nöd- vändiga kompletterande åtgärder.

2. Granskning av miljöbyrån

Syftet med granskningen av miljöbyrån under 2020 har varit att bedöma om arbetet på byrån fungerar effektivt och i enlighet med uppställda målsätt- ningar.

De viktigaste slutsatserna och rekommendationerna i granskningsrap- porten är följande:

Rekommendation - Miljöbyråns verksamhetsplan och målsättningar borde förtydligas. Det är viktigt att det finns en prioritering, en realistisk tidtabell och en ansvarig tjänsteman för alla uppsatta mål.

Landskapsregeringens planerade åtgärder:

· Verksamhetsplaneringen avses ses över så att nya ärenden och om- prioriteringar under verksamhetsåret på ett bättre sätt synliggörs i tidsplaneringen och i aktualitet. Ansvarig tjänsteman kommer mer tydligt att utpekas.

Rekommendation - Bemanningen på miljöbyrån är tillräcklig, särskilt ef- ter att ytterligare en tjänst tillkom 2019. Kraven på att leverera resultat borde i en del fall höjas. Särskilt större och komplicerade frågor avance- rar inte i tillräckligt snabb takt.

Rekommendation - En del svårare ärenden tar oskäligt länge för miljöby- rån att hantera. Även om man exkluderar ärenden som per automatik har lång genomförandetid förekommer det att ärenden ligger i åratal oavgjorda. Kraftfullare åtgärder bör vidtas för att se till att ärenden handläggs inom rimlig tid.

Landskapsregeringens planerade åtgärder:

· Arbetsprocesserna ska ses över. Den interna kontrollen av vilka ärenden som är öppna ska systematiseras så att ansvariga handläg- gare rapporterar tätare till chefer om ärendenas handläggning. Stöd- ande åtgärder ska vid behov i högre grad erbjudas handläggande tjänsteman.

Rekommendation - Satsningarna på markköp och intrångsersättning för att kunna inrätta Natura 2000-områden har varit betydande under de senaste åren. Om rimligt pris inte kan överenskommas med markägare borde landskapet avstå från att ingå avtal. Då EU-kommissionen begär svar måste man redogöra för vilka utmaningar som finns med att nå må- len i Natura 2000-programmet på Åland.

Landskapsregeringens planerade åtgärder:

· Landskapsregeringens bedömning är att EU-kommissionen inte godtar avstannande i förverkligande av Natura 2000-programmet. Inköpta områden liksom områden som skyddas genom intrångsav- tal har noggrant värderats. Värderingarna har gjorts utgående från gängse principer för ersättningar för skogsbestånd och markområ- den. Underlag har inhämtats från Skogsvårdsföreningen, skattever- ket, lantmäteriverket och fastighetsmäklare. Däremot noteras re- kommendationen och frågan gällande pris för områden prioriteras ytterligare vid inköpssituationer. För att allmänheten såväl som be- slutsfattare lättare ska kunna följa upp arbetet övervägs även att

införa ett nytt nyckeltal i årsredovisningen rörande andelen skyd- dade mark- och vattenområden.

Rekommendation - Landskapsregeringen borde anta en ny vattenlag för att det ska vara möjligt att komma framåt i viktiga frågor såsom framtag- ning av vattenskyddsföreskrifter och utveckling av fiskodlingsverksam- heten på Åland.

Landskapsregeringens planerade åtgärder:

· Föreslaget till ny vattenlag är nästan klart och målsättningen är att under 2021 överlämna förslaget till lagtinget.

Rekommendation - Arbetet med upprättande av vattenskyddsområden ska ske genom att område efter område fastställs löpande i mån av resurser och tid. Det borde finnas delmål och angivna tidpunkter när delmål ska vara uppnådda. Arbetet har inte framskridit i den takt som man har rätt att vänta sig.

Landskapsregeringens planerade åtgärder:

· Arbetet med vattenskydd omfattar mycket mer än att bara ta fram föreskrifter. Möten har hållits, informationsblad har tagits fram lik- som konsekvensbedömningar, information om ansvarsfördelning och förtydliganden av regler vid gödselspridning har tagits fram samt dricksvattenutbildning har hållits med vattenbolagen. Förutom föreskrifter har kartunderlag för varje dricksvattentäkt tagits fram. Det finns en strategi framtagen och alla möten och insatser som ge- nomförts genom åren har dokumenterats. En förutsättning för att upprätta vattenskyddsområden är att lagstiftningen uppdateras när det gäller ersättningsfrågan. Detta har samtliga inblandade uttryckt gång på gång. Ersättningarna för upprättandet av vattenskyddsom- råden regleras i den kommande vattenlagen och det i sig underlättar arbetet.

Rekommendation - Det är inte helt klart vem som ansvarar för vad när det gäller frågor om vatten- och avlopp (VA). Landskapsregeringen måste klargöra vilket ansvar landskapet, kommunerna respektive vattenbolagen har.

Landskapsregeringens planerade åtgärder:

· Trots det lagstadgade ansvaret leder resursbrister till prioriteringar. Landskapsregeringen har tagit till sig av behovet av moderniserad lagstiftning inom området och kommer så snart lagstiftningspro- jektet kan prioriteras inleda detta arbete.

Rekommendation - Landskapet borde kunna stöda kommunerna mera i arbetet med framtagning av avfallsplaner för att en uppdaterad avfalls- plan för Åland ska kunna färdigställas.

Landskapsregeringens planerade åtgärder:

· I avfallsförordningen finns det uppräknat vad som ska ingå i de kommunala avfallsplanerna. Dessutom har en förtydligande in- struktion skickats till kommunerna. Alla kommuner har sedan tidi- gare avfallsplaner och nu är det frågan om uppdateringar av dessa. Arbetet med att revidera landskapets avfallsplan är inlett.

Rekommendation - Inom området miljöhälsovård handläggs ganska få ärenden via ärendehanteringssystemet. Arbetet består främst av hante- ring av frågor i enlighet med krav i lagstiftningen. En uppdatering av be- redskapsplanen samt en kontrollplan enligt kontrollförordningen är frå- gor som även borde arbetas med.

Landskapsregeringens planerade åtgärder:

· Alla utförda tjänsteuppgifter handlar inte om att handlägga förvalt- ningsärenden. Dock kommer en översyn av förvaltningsrutiner och förvaltningsprocesser att göras. Beredskapsplanen avses uppdate- ras.

Rekommendation - Man borde överväga att samla alla landskapets veteri- närer hos ÅMHM för att stärka kunskapsutbyte och -utveckling. I de fall landskapsregeringen ansvarar för handläggningen av ärenden inom ve- terinärområdet kan beredningsexpertis och beslutsstöd köpas in av ÅMHM. Ändringar i lagstiftningen för att åstadkomma en sådan organi- sation borde om möjligt genomföras.

Landskapsregeringens planerade åtgärder:

· Det veterinära området som helhet utvärderas under 2021. Avsikten är att kartlägga nuläget gällande lagstiftning och ansvarsfördelning för att i kartläggningen ta avstamp för vilka lagstiftningsbehov som finns och hur den framtida ansvarsfördelningen mellan riket, land- skapsregeringen och ÅMHM ska se ut.

Rekommendation - Det har tagit ofattbart lång tid att behandla ärenden gällande Ålandskomposten under åren. Biträdande justitieombudsman- nens kritik 2015 var allvarlig. Högsta förvaltningsdomstolen och Ålands förvaltningsdomstol har återförvisat ärenden för ny behandling. Rikså- klagaren bedömde att ansvarig minister och byråchef under senare år kunde anses ha begått tjänstefel men beslöt om åtalseftergift. Handlägg- ningen av Ålandskompostens ärenden stärker inte allmänhetens förtro- ende varken för miljöbyrån eller ÅMHM.

Landskapsregeringens planerade åtgärder:

· Landskapsregeringen ser de utpekade bristerna som evidens för att tillräckliga och kvalificerade personalresurser behövs för handlägg- ningen av den här typen av juridiskt komplexa ärenden som i fre- kvens är sällan förekommande. Utgående från det som framkommit av biträdande justitieombudsmannens utlåtande, behandlingen av ärendet i Högsta förvaltningsdomstolen och Ålands förvaltnings- domstol samt Riksåklagarens beslut om åtalseftergift ses rutiner för liknande ärenden över och direkta felaktigheter noteras för att inte upprepas.

3. Granskning av projekt västra Föglö

Syftet med granskningen av projekt västra Föglö, innefattande byggande av vägar, bro och hamnanläggningar samt totalentreprenad för trafik med elhy- bridfärja, har varit att bedöma om riskhanteringen samt den interna styr- ningen och kontrollen fungerat tillfredsställande.

De viktigaste slutsatserna och rekommendationerna i granskningsrap- porten är följande:

Rekommendation - Det har funnits en del brister i styrningen och risk- hanteringen gällande upphandlingen av totalentreprenad med elhybrid- färja. Det var inte möjligt att teckna avtal med förbehåll att miljötillstånd måste erhållas såsom det var i infrastrukturupphandlingen eftersom en sådan bestämmelse inte fanns i avtalet. Avtalet borde även ha innehållit bestämmelser om vad som gäller om trafikstarten av olika orsaker förse- nas. Juridisk sakkunskap borde ha anlitats i större utsträckning i syfte att nå bästa möjliga avtalskvalitet.

Rekommendation - Samordningen av upphandlingarna i förhållande till planerad trafikstart har inte fungerat tillfredsställande. Effekterna av be- svär mot respektive upphandling utreddes inte. Att hävda att det inte skulle ha varit problem med att komma överens med vinnande anbudsgi- vare om att skjuta fram trafikstarten avhjälper inte bristerna på ett sätt som inger förtroende.

Rekommendation - Hanteringen av projekten kännetecknas av brådska. Det var viktigt att besluta om upphandlingarna innan lagtingsvalet i okto- ber 2019 riskerade ändra på förutsättningarna. Landskapsregeringen borde ha insett att besvär mot erhållet miljötillstånd sannolikt skulle in- lämnas. Det togs inte hänsyn till en uppenbar risk för försenad trafikstart och eventuella kostnader detta kunde medföra för landskapet.

Landskapsregeringens planerade åtgärder:

· Landskapsregeringen har dragit lärdom av de två projekten som in- går i Landskapsrevisionens granskning av ”projekt västra Föglö”. Upphandlingen av en totalentreprenad för färjelinjen Svinö-Mel- lanholm med en ny elhybridfärja var den första i sitt slag. Land- skapsregeringen kommer i framtida liknande projekt i större ut- sträckning nyttja juridisk sakkunskap. Landskapsregeringen identi- fierar två centrala lärdomar i form av överlappningen av projekten och riskhanteringen. Valet att så parallellt som gjordes upphandla en totalentreprenad om färjedrift till en hamn där entreprenadavtal ännu inte ingåtts gav en komplicerad riskhantering. För att lättare kunna hantera de egna riskerna samtidigt som riskerna för anbuds- givarna hålls låga och därmed anbuden kommer landskapsrege- ringen framöver att undvika att en liknande överlappningssituation uppstår. Landskapsregeringen kommer under 2021 ta fram nya och utveckla befintliga processbeskrivningar kring riskbedömning, riskvärdering och riskhantering i större projekt samt koppla detta till samordningen och ett tydligt samordningsansvar av projekt. Som en del av arbetet att ta fram nya och utveckla befintliga processbe- skrivningar kring riskbedömning kommer frågor kring behovet av att reglera försenade byggstarter eller trafikstarter i upphandlingssi- tuationer belysas särskilt.

Rekommendation - Lagtinget godkände fullmakten för totalentreprena- den i budget 2018, vilket inte var förenligt med lagtingsordningens § 54. Det borde vara naturligt att en fullmakt i en budget innehåller belopp. Att lagtinget skulle ge en fullmakt in blanco har knappast varit avsikten. Att ingen tjänsteman vare sig på landskapsregeringen eller lagtingets kansli observerade den bristfälliga fullmaktsskrivningen är synnerligen förvå- nande. I detta skede framkom inte heller av den politiska behandlingen att det skulle vara problem med fullmaktsskrivningen.

Landskapsregeringens planerade åtgärder:

· Formuleringen av fullmakten i budgeten för 2018 var den första i sitt slag vad gäller en upphandling där både ny färja och drift under en längre tid ingick (s.k. totalentreprenad för nybyggnation och drift). Nya riktlinjer har nu arbetats fram för att förtydliga full- maktsskrivningarna. Fullmaktsskrivningarna fortsätter att utvecklas under ledning av finansavdelningen. Det kan även finnas anledning att se över formuleringen av 54 § i lagtingsordning (2011:97) för Åland, vilken rör fullmaktsskrivningar i budget.

Rekommendation - En elhybridfärja var inte med i beslutsunderlaget (PM – slutversion 2017-03-31) för infrastrukturinvesteringarna. Vid an- hållande om investeringsfullmakt för infrastruktur borde det varit be- stämt vilken typ av färja som ska trafikera Föglölinjen för att helhetsbil- den ska bli klar.

Landskapsregeringens planerade åtgärder:

· Vid tidpunkten när promemorian skrevs var en elbybridfärja ännu inte planerad till färjelinjen. Det var trafiksystemet som avsågs för- ändras i kortruttsprojektet Västra Föglö. Detta oaktat finns skäl att involvera lagtinget i större projekt så att en bred parlamentarisk förankring nås.

Rekommendation - Anbuden var betydligt högre än angivet värde i upp- handlingsföreskriften. Den årliga kostnaden för Föglölinjen skulle öka väsentligt. Det var fråga om en mycket stor upphandling för landskapet. Det var möjligt att säga upp avtalet om lagtinget inte beviljar medel. Det fanns goda motiv att föra frågan till lagtinget innan man gick vidare. Att inte göra detta kan uppfattas som att kostnaderna var av mindre bety- delse, det viktiga var att genomföra det landskapsregeringen ville och för lång framtid begrava det av många förespråkade tunnelalternativet.

Rekommendation - Man kan argumentera för att fullmakten i budgeten 2018 ordagrant gällde begärande av anbud. Avsikten var att anta anbud men det var möjligt att inkomna anbud skulle vara alltför höga för att kunna antas. Anbuden visade sig överskrida upphandlingens angivna värde väsentligt. Det var inte självklart att anta att lagtinget beviljat medel för de stora kostnader det var fråga om. Att bevilja en fullmakt in blanco har inte varit lagstiftarens mening. Åtgärdsuppmaningen visade att det inte fanns majoritet för att bevilja medel före valet. Efter valet var det tyd- ligt att lagtinget inte skulle komma att bevilja medel.

Rekommendation - Olika politiska viljor har lett till en rättsprocess där risken finns att landskapet åläggs betala betydande belopp i ersättning. Det är inte förtroendegivande – varken bland befolkningen eller inom

den politiska sfären – att med alla medel driva igenom en politisk vilja nära inpå ett val när man misstänker att detta inte är möjligt efter valet. Bred politisk enighet bör nås när stora investeringar ska göras.

Landskapsregeringens planerade åtgärder:

· En av lagtinget godkänd fullmaktsskrivning i budget ger regeringen mandat att handla inom fullmaktens ramar. Om en fullmakts ramar är otillräckliga ska regeringen föra frågan till lagtinget i ett budget- förslag. Fullmaktskrivningarna har utvecklats och nya riktlinjer har tagits fram för att förtydliga fullmaktsskrivningarna i budget och utgående från de lärdomar som gjorts t.ex. rörande totalentreprena- der. Utöver detta arbetar landskapsregeringen nu t.ex. genom med- delanden samt parlamentariska kommittéer på ett mer aktivt sätt för att ge lagtinget mera information och för att på ett bättre sätt in- hämta synpunkter från lagtinget.

Rekommendation - Med tanke på den höga kostnaden för projekt västra Föglö – upphandlingarnas värde samt ytterligare identifierade kostnader utgör ca 100 MEUR - kan det uppfattas som motiverat att noggrannare utreda vad en tunnel till Föglö skulle kosta. En tunnel skulle högst troligt medföra positiva samhällseffekter som i praktiken är svåra att värdera.

Landskapsregeringens planerade åtgärder:

· Landskapsregeringen har under 2020 tillsatt en parlamentarisk kommitté för att utreda förutsättningarna för en fast förbindelse mellan fasta Åland och Föglö kommun. Ett betänkande planeras kunna delges landskapsregeringen under 2021. Betänkandet funge- rar som beslutsunderlag och diskussionsunderlag för regeringen och lagtinget.

4. Granskning av Ålands musikinstitut

Syftet med granskningen av Ålands musikinstitut anges inte direkt. Gransk- ningen lyfter dock upp stora kostnadsökningar sedan 2017 samt att transpa- rensen och den interna kontrollen kunde förbättras.

De viktigaste slutsatserna och rekommendationerna i granskningsrap- porten är följande:

Rekommendation - Kostnaden för Ålands musikinstitut har genomgående ökat sedan 2017. Ökningen från 2017 till 2020 utgör 235 000 euro eller

drygt 20%. Från 2020 till 2021 är budgetökningen 59 000 euro eller drygt 4%. Det är anmärkningsvärda ökningar med tanke på vilken typ av verk- samhet det är fråga om. I ekonomiskt svåra tider finns motiv för att inbe- sparingskrav ställs.

Landskapsregeringens och Ålands musikinstituts planerade åtgärder:

· Likt övriga verksamheter och myndigheter omfattas Ålands musik- institut av de inbesparingskrav landskapsregeringen tagit fram nu i samband med den andra tilläggsbudgeten för Åland 2021 som inom juni 2021 kommer behandlas av lagtinget. Totalt planeras en inbe- sparing om totalt 4 % av verksamhetskostnaderna under 2022- 2024. Hur inbesparingen ska göras och vilka politiska prioriteringar som krävs lyfts i samband med respektive budget för aktuella verk- samhetsår.

Rekommendation - Systemet med pendlande timlärare som undervisar i ett enda instrument är ett dyrt arrangemang som inte är förenligt med princi- perna om ändamålsenlighet och sparsamhet. Alternativa arrangemang borde övervägas, t.ex. timlärare i huvudsyssla med kompetenser i fler in- strument. Får man inte tag på lärare lokalt borde man sänka ambitionsni- vån och pausa undervisningen i ifrågavarande instrument.

Ålands musikinstituts planerade åtgärder:

· Inga åtgärder planeras eller vidtas från Ålands musikinstituts sida då det i dagsläget inte finns en möjlighet till detta enligt gällande lagstiftning. Det finns inte tillgänglig arbetskraft på Åland.

Rekommendation - Det saknas tillräckliga anvisningar och tillräckligt med utbildning i de program som används för elevadministration och sche- maläggning. Programmen är inte kompatibla med varandra eller lämpade för institutets behov och upplägg med enskild undervisning. Det finns be- hov av att se över det befintliga systemstödet för elevadministrationen för att effektivisera arbetsprocesserna och få en reell nytta av programmen.

Ålands musikinstituts planerade åtgärder:

· Ålands musikinstitut har startat fortbildningen av sin nyligen an- ställda personal och undersöker förnärvarande möjligheterna att an- vända system som är bättre lämpade för verksamheten.

Rekommendation - För att undvika ojämlik behandling av personalen och konflikt med skatteförvaltningens anvisningar om personalförmåner bör skolan beakta allmänna förvaltningens regelverk för massageförmån och i samband med personalhälsovård bör vidare undersökningar och behandlingar utgå från remiss från företagshälsovården.

Ålands musikinstituts planerade åtgärder:

· Med anledning av granskningen och för att uppfylla gällande anvis- ningar har Ålands musikinstitut redan övergått till samma frisk- vårdsförmån inklusive massageförmån som landskapsregeringens allmänna förvaltning (friskvård.ax). Samma sak gäller för behand- lingar från företagshälsovården.

Rekommendation - Finansavdelningen sköter om faktureringen av ter- minsavgifterna. Under 2021 ska även hyra för instrument och kostnad för läromedel i musikteori faktureras. För en effektiv hantering rekom- menderas en samordning av all fakturering i samråd med finansavdel- ningen.

Ålands musikinstituts planerade åtgärder:

· Under 2021 kommer all fakturering samordnas med finansavdel- ningen vid landskapsregeringens allmänna förvaltning.

Rekommendation - Bredden på musikundervisningen är generös för åländska förhållanden. Ambitionsnivån kunde sänkas och inriktas på in- strument med många elever.

Ålands musikinstituts planerade åtgärder:

· Undervisningen vid Ålands musikinstitut sker i enlighet med till- lämplig lagstiftning och nuvarande styrdokument. I slutändan är det en politisk fråga hur undervisningen utformas och inriktas.

Rekommendation - Transparensen och den interna kontrollen kunde för- bättras med avseende på följande:

- försäljning av lös egendom borde göras i enlighet med landskaps- regeringens anvisningar om överlåtelse av lös egendom och med direktionens godkännande

- rutiner kring instrumentanskaffningar behöver fastställas så att motivering till och behovet av anskaffningar tydligt framgår

- inventarielistan över främst instrument behöver uppdateras och hållas ajour

- av direktionsmötesprotokoll borde framgå vilka större anskaff- ningar rektorn har informerat om

Ålands musikinstituts planerade åtgärder:

· Ålands musikinstitut utgår från landskapsregeringens generella an- visningar vad beträffar överlåtelse och försäljning av lös egendom. Ett mera detaljerat system för hur försäljning och överlåtelse av lös egendom ska verkställas vid musikinstitutet kommer nu att utarbe- tas tillsammans med direktionen.

· Ålands musikinstitut kommer under 2021 ta fram och anta rutiner för instrumentanskaffning.

· Ålands musikinstitut uppdaterar inventarielistan kontinuerligt och rutinerna till denna del ska ses över.

· Rektor kommer att vara tydligare i kommunikationen med direkt- ionen angående större anskaffningar och protokollföra dessa vid di- rektionsmötena.

Landskapsregeringen avser följa upp Ålands musikinstituts arbete med de rekommendationer som revisionen påtalat för att vid behov vidta nödvändiga kompletterande åtgärder.

5. Åtgärder med anledning av tidigare års berättelser

5.1. Effektivitetsrevision av bokslutsprocessen inom ÅHS 2019

Vad gäller av ÅHS vidtagna åtgärder hänvisas till denna del till Ålands hälso- och sjukvårds svar till lagtinget angående Landskapsrevisionens granskning (Bilaga 1).

5.2. Effektivitetsrevision av ekonomi- och löneprocesser inom ÅHS 2019

Vad gäller av ÅHS vidtagna åtgärder hänvisas till denna del till Ålands hälso- och sjukvårds svar till lagtinget angående Landskapsrevisionens granskning (Bilaga 1). Detta lyfts dock särskilt upp:

· Processen gällande fakturering och ersättningshandläggning har pri- oriterats och utförts under 2020.

· Kartläggning av processer och system gällande faktureringen har ut- förts under 2020 iom VIS projektet. Kartläggningen har hittills fyllt syftet att ta fram grundkrav för VIS systemet men bör kartläggas mer specifikt för att ge ordentlig grund för åtgärder och införande av nya rutiner och implementering av förnyat faktureringssystem.

· Vi arbetar med att utveckla enhetspriser på ÅHS och arbetet påbörjades genom att börja fördela kostnader i budgetarbetet för 2021.

· Implementering av ett nytt personal- och löneadministrativt system, UBW, pågår. Arbetsprocesser och rutiner förändras och inom ramen för implementering kommer manualer för löneräkningens rutiner att tas fram. Systemet i bruk från 1.1.2021, men inte fullt ut. Implemen- tering fortsätter under 2021.

· Ansökningar och beslut om frånvaro görs digitalt. Undantag för sjukfrånvaro och frånvaro för vård av sjukt barn för vilka det bedöms att det är smidigast att fortsätta med manuell registrering. Tas i bruk under 2021.

· Digital överföring från Titania till UBW av arbetstid som berättigar till arbetstidsersättningar. Tas i bruk under 2021.

· Ansökan och beslut om tjänsteresor samt reseräkningar digitaliseras. Tas i bruk under 2021.

· I samband med ibrukatagande av UBW planerar löneavdelningen att införa en ny rutin som innebär att löneredovisningschefen gör stickprovskontroller över uppdaterade löner. Möjligheten till kon- troll av loggar förbättras och en ny struktur för användarnas rättig- heter och behörigheter byggs upp. Ny struktur och rutin för använ- darrättigheter och behörigheter åtgärdat. Övrigt under 2021.

5.3. Effektivitetsrevision av övertidsutbetalningar inom ÅHS 2019

· Tillsätta en koordinator som koordinerar patienter till rätt vårdnivå och var det finns lämpliga utrymmen. Till uppgifterna ingår också att koordinera och flytta personal till där behovet är som störst. Enligt utredning behövs ingen skild person, men arbetsuppgiften att koordinera finns hos enskild klinik.

· Vi undersöker möjligheten att införa vårdtyngdsmätning. Pågår.

· Fortsätta kartläggningen av en poolfunktion. Pågår.

5.4. Effektivitetsrevision av tekniska enheten 2019

Vad gäller av ÅHS vidtagna åtgärder hänvisas till denna del till Ålands hälso- och sjukvårds svar till lagtinget angående Landskapsrevisionens granskning (Bilaga 1).

5.5. Effektivitetsrevision av sekreterarenheten inom ÅHS 2019

Vad gäller av ÅHS vidtagna åtgärder till denna del hänvisas till Ålands hälso- och sjukvårds svar till lagtinget angående Landskapsrevisionens granskning (Bilaga 1). Detta lyfts dock särskilt upp:

· ÅHS har under 2017 lämnat in ett förslag på arkivbildningsplan till Landskapsarkivet.

5.6. Granskning av IT-drift och -utveckling inom landskapets förvaltning

Landskapsrevisionen gjorde under 2019 en granskning i syfte att utreda nu- läget gällande hanteringen av IT-driften och styrningen av en del viktiga IT- projekt. Nedan lyfts tidigare rekommendationer upp till de delar landskaps- regeringen vidtagit åtgärder:

Rekommendation - Det är sju år sedan den digitala agendan antogs. Efter att man slagit fast vad som ska göras borde betydligt mera tid ägnas åt hur det ska göras och av vem. Det har brustit en hel del på de senare punkterna när det gäller förverkligandet av den digitala agendan.

· För att förstärka landskapsregeringens digitaliseringsarbete samt höja beställarkompetensen har de IT-resurser som tidigare funnits utspridda inom förvaltningen förstärks och genom landskapsförord- ningen (2020:127) om landskapsregeringens allmänna förvaltning har personalresurserna centrerats till en ny digitaliseringsenhet vid regeringskansliet. För att förbättra samordningen och den strate- giska kunskapen samt ledningen på området har en ny tjänst som IT-chef inrättats 2021. En arbetsgrupp med uppdrag att ta fram en för ägarna gemensam syn på Åda Ab:s uppdrag och roll har även tillsatts. En revision avseende Åda Ab:s mognadsnivå har också ge- nomförts av ett externt revisionsbolag 2020 utgående från bland an- nat uppställda mål när Åda Ab grundades och utgående från befint- liga projekt.

Rekommendation - IT-driften för allmänna förvaltningen och de underlig- gande myndigheter vars IT-drift allmänna förvaltningen skötte har blivit dubbelt dyrare efter att Åda Ab övertagit uppgiften.

· En utredning som gjorts visar att mängden utrustning, systemens komplexitet, programvarornas komplexitet, kraven på tillgänglighet och nivån på serverhallar avsevärt har ökat de senaste åren. Detta är en delförklaring till de högre kostnaderna.

Rekommendation - Det är anmärkningsvärt att landskapsregeringen inte skött upphandlingen av IT-samordningskonsult enligt gällande regelverk.

· Avtalet avseende IT-samordningskonsult sades upp i januari 2020, en ny upphandling har genomförts av Åda Ab enligt tillämplig upp- handlingsreglering.

Rekommendation - IT-samordningen kommer att kosta väldigt mycket pengar – ca 3,6 MEUR under åren 2018 – 2020 följs troligen av ytterligare äskanden 2021 - 2022. Det vore klokare att satsa pengarna på att skapa den IT-sakkunskap som behövs inom Åda. Även kommunikationen med de myndigheter som ännu inte är övertygade om att samordning är det bästa alternativet behöver förbättras.

· Landskapsregeringen har 2020 avslutat det treåriga program för it- samordning som pågått 2018 – 2020.

Rekommendation - Landskapsregeringen - eller Åda - borde anställa systemutvecklare på projektbasis för utvecklande av de applikationer som förvaltningen behöver. Detta blir mycket billigare än att anlita konsultfö- retag som inte levererar i tid och inte heller alla gånger med god kvalitet. Behoven av systemutveckling är stora.

· Landskapsregeringen har under första halvåret 2021 samarbetat med lagtinget avseende utvecklarresurser. Målsättningen är att under andra halvåret 2021 anställa dessa resurser i egen regi som projek- tanställda. En omfördelning av medel ursprungligen avsedda för in- köp av konsulttjänster har därför äskats i den andra tilläggsbudgeten för Åland 2021.

Rekommendation - Projektstyrningen bör förbättras inom landskapsrege- ringen. Det krävs ett större engagemang av de som sitter i en styrgrupp. Möten måste hållas oftare och tidtabeller följas upp mer detaljerat. När det gäller det nya LPA-systemet har inte projektstyrningen varit avgörande för projektets framskridande. Problemen får i första hand tillskrivas leveran- törens agerande.

· Lönedelen i det nya LPA-systemet togs till fullo i bruk vid årsskiftet 2020/2021 och har övergått till förvaltning. Arbetet med att ta i bruk PA-delen pågår, projektledningen överförs från och med april 2021 till digitaliseringsenheten vid regeringskansliet och projektansvaret till denna del övertas av personalchefen.

5.7. Granskning av Datainspektionen, Lotteriinspektionen och Upphandlingsinspektionen

Landskapsrevisionen gjorde under 2019 en granskning av Datainspektionen, Lotteriinspektionen och Upphandlingsinspektionen innehållande dels för myndigheterna gemensamma rekommendationer och dels för varje myndig- het specifika rekommendationer. Nedan lyfts tidigare rekommendationer upp till de delar myndigheterna eller landskapsregeringen vidtagit åtgärder:

Gemensamma rekommendationer:

- Begreppet ”administrativt underställd landskapsregeringen” i lagstift- ningen är otydligt och ger utrymme för tolkning. Det bör tydliggöras vilken styrning landskapsregeringen har gentemot underliggande myndigheter.

- Eftersom kansliarbetstid gäller för myndighetscheferna rekommenderas att arbetstidsuppföljning i flextidssystemet införs.

- Budgeterna är för stora i förhållande till det verkliga behovet.

- Man borde följa upp utredningen från 2017 om små myndigheter och vidareutveckla denna som grund för omorganisering och effektivisering av myndigheterna.

· Landskapsregeringen har tillsammans med berörda myndigheter un- der 2020 tagit fram modeller för kvartalsuppföljningar och uppfölj- ningsmöten för att både skapa en dialog och för styrning. Administ- rationssystem för myndighetschefers resekostnader, semestrar och arbetstider har även införts där förvaltningschefen och berörd avdel- ningschef involveras. Under 2021 kommer även berörda myndig- heter och myndighetschefers ledigheter, enligt nu gällande tidsplan, lyftas in och sedan hanteras i det nya PA-systemet i Unit4 där rege- ringskansliet som pilotprojekt redan övergått till digitalfrånvarohan- tering i mars 2021. Vad gäller berörda myndigheters budgetar kan konstateras att myndigheterna likt övriga verksamheter omfattas av landskapsregeringen inbesparingskrav om totalt 4 % under åren 2022-2024. Landskapsregeringen överväger en fortsättning på ut- redningen om de små myndigheterna från 2017.

Rekommendationer för Datainspektionen:

-Reseförordnanden ska inte godkännas av myndighetschefen själv, detta borde åläggas förvaltningschefen eller avdelningschefen vid regerings- kansliet.

-Myndigheten bör inte tillåtas växa med flera personer eftersom en person mer än väl räcker för att sköta myndighetens verksamhet.

Vad gäller av Datainspektionen vidtagna åtgärder utöver det som redovisas ovan hänvisas till denna del till Datainspektionens svar till lagtinget angå- ende Landskapsrevisionens granskning 2019 (Bilaga 2).

Rekommendationer för Lotteriinspektionen:

-Omfattningen av myndighetens verksamhet motiverar inte en heltidstjänst som myndighetschef och man bör överväga en omorganisering med en del- tidstjänst eller en kombinerad tjänst för både Lotteri- och Upphandlings- inspektionen.

-Osedvanligt långa semestrar bör undvikas eller åtminstone förläggas till en tidpunkt som har minst inverkan på verksamheten.

-Reseförordnanden ska inte godkännas av myndighetschefen själv, detta borde åläggas förvaltningschefen eller avdelningschefen vid regerings- kansliet.

-Vid avsaknad av kvitto på köp med kreditkort bör införas en tidsgräns där kostnaden dras av från lönen som privat kostnad ifall kvitto inte lämnas inom utsatt tid.

-Som en del av god intern kontroll borde inköp av IT och telekommunikat- ionsutrustning vara dokumenterad så att det framkommer vad som köpts och när samt information om när den har tagits ur bruk eller ersatts och hur den därefter har hanterats.

-De brister som konstaterats vid skötseln av tjänsten bedöms som allvarliga och disciplinärt förfarande rekommenderas.

Vad gäller av Lotteriinspektionen vidtagna åtgärder utöver det som redovi- sas ovan kan följande särskilt lyftas fram:

· Lotteriinspektionen har i september 2020 antagit en resepolicy som delgetts landskapsregeringen.

· Vad gäller kvittohanteringen gjordes åtgärder redan i oktober 2018 och dessa har nu verkställts fullt ut genom en bärbar dator med till- gång till både faktureringssystemet Palette och

budgeteringssystemet Hypergene. Myndighetschefen kan inte god- känna fakturor eller liknande utan kvitton.

Rekommendationer för Upphandlingsinspektionen:

-Avtal om distansarbete, deltidsarrangemang och rapporteringen av utfört arbete under dessa arbetstidsformer måste vara dokumenterad, fullstän- dig, tydlig och i enlighet med tjänstekollektivavtalet.

-Myndigheten har varit obemannad i över 1 år och det ligger obehandlade ärenden på myndighetens bord. Dessa bör åtgärdas så fort som möjligt.

-Det är oklart om rapportering till EU-kommissionen har gjorts enligt upp- handlingsdirektivet. Detta bör åtgärdas så fort som möjligt.

-Omfattningen av myndighetens verksamhet motiverar inte en heltidstjänst som myndighetschef och man bör överväga en omorganisering med en del- tidstjänst, en kombinerad tjänst för både Lotteri- och Upphandlingsin- spektionen eller köpa tjänsten utifrån enligt behov.

Vad gäller av Upphandlingsinspektionen vidtagna åtgärder utöver det som redovisas ovan kan följande särskilt lyftas fram:

· De arbetstidsarrangemang om deltidsarbete och liknande som rap- porten tog upp gällde för föregående myndighetschef. Den nuva- rande myndighetschefen för Upphandlingsinspektionen anställdes 14.4.2020 och arbetar heltid. Arbetstidsrapporteringen sker i samma program som Ålands ombudsmannamyndighet använder sig av och följer tjänstekollektivavtalet.

· De gamla obehandlade ärendena som inkommit innan myndighets- chefen anställdes är alla behandlade under 2020.

· Rapporteringen till EU-kommissionen sker via Arbets- och närings- ministeriet som skickar den rapport som upphandlingsdirektivet gäl- ler vidare till EU-kommissionen vart tredje år. Rapporteringen åt- gärdades enligt plan i mars 2021. Nästa rapportering infaller våren 2024.

19/32

Ålands hälso- & sjukvård STYRELSEN 26.3.2021

§ 21 LANDSKAPSREVISIONENS BERÄTTELSE ÖVER EFFEKTIVITETSREVISIONEN - ÅHS GENMÄLE§

Föredragande: Beredare:

Hälso- och sjukvårdsdirektör Jeanette Pajunen Ekonomichef Ulrika Österlund

Personalchef Terese Asgård IT-chef Anders Svensson

Chefläkare Olli-Pekka Lehtonen Kvalitetssamordnare Åsa Friman

Landskapsrevisionens granskning sker i form av årlig revision och effektivitetsrevision. Effektivitetsrevisionen har till syfte att bedöma om budgetmedlen har använts i enlighet med principerna om sparsamhet, effektivitet och ändamålsenlighet.

Granskningen ska främja en sådan utveckling att landskapet med hänsyn till allmänna samhällsintressen får ett effektivt utbyte av sina insatser.

2020 ÅRS GRANSKADE OMRÅDEN, REKOMMENADTIONER OCH GENMÄLE

• Effektivitetsrevision - riskhanteringen vid ÅHS stödfunktioner och dess koppling till den interna kontrollen - BDO Audiator 20.01.2021

• Effektivitetsrevision - schemaläggning och utnyttjande av personalresurser

hos ÅHS -BDO Audiator 20.01.2021

Effektivitetsrevision - riskhanteringen vid ÅHS stödfunktioner och dess koppling till den interna kontrollen

Rekommendation - att ÅHS kartlägger och dokumenterar processerna inom den interna kontrollen och uppdaterar processerna så att kontrollåtgärderna täcker de identifierade riskerna.

Rekommendation - att ÅHS arbetar med att identifiera riskansvariga inom hela organisationen

Rekommendation - att ÅHS upprättar allmänna direktiv eller policys gällande riskhantering och intern kontroll samt arbetar för att säkerställa att dessa efterföljs i praktiken.

AHS planerade åtgärder: Under 2021 finns inte resurser för att göra detta kartlöggningsarbete. Ledningsgruppen avser att frigöra resurs och påbörja arbete med detta under 2022.

Rekommendation - att ledningen vid ÅHS tar ställning till hur rapporteringen av riskhantering och intern kontroll ska ske inom organisationen. På sikt rekommenderas att man kopplar de identifierade riskerna till verksamhetsmål.

AHS planerade åtgärder: Riskhantering och intern kontroll tas in som ett prioriterat uppföljningsområde på ledningsgruppens möten. En plan som involverar både riskhantering inom enheterna och avrapportering av uppkomna risker till ledningen. Avstämning görs exempelvis i samband med kvartalsrapportering.

Ordförande Föredragande Protokolljusterare

20/32

Ålands hälso- & sjukvård STYRELSEN 26.3.2021

§ 21 LANDSKAPSREVISIONENS BERÄTTELSE ÖVER EFFEKTIVITETSREVISIONEN, ÅHS

GENMÄLE (forts.)

Rekommendation IT-enheten - Dokumentationen i vissa fall är något bristfällig och att man skulle sträva efter att förbättra dokumentationen för att minska risken för att fel sker.

Rekommendation IT-enheten - Arbeta för att minimera personberoendet inom enheten.

AHS planerade åtgärder: IT-enheten ser över rutinerna vid dokumentation i kombination med punktinsatser inom områden där dokumentationen konstaterats vara bristfällig. IT enheten arbetar kontinuerligt med kunskapsöverföring genom samarbeten och internutbildning för att minska personberoendet inom enheten.

Rekommendation löneavdelningen - att man försöker åtgärda de identifierade svagheterna i samband med bytet av lönesystem. Det vore även fördelaktigt om man efter systembytet satsar på att dokumentera de interna processerna.

Riskkartläggningar är ett viktigt verktyg i den interna kontrollen och rekommenderar att man i framtiden använder sig av strukturerade riskkartläggningar inom löneadministrationen.

AHS planerade åtgärder: Målsättningen är de svagheter som revisonen tidigare påtalat långt ut åtgärdas i samband med byte av personal- och löneadministrativt system. I samband med ibruktagandet av det nya systemet har AHS erhållit detaljerade systemadministrativa manualer gällande lönebehandling och personaladministration. Därutöver har interna anvisningar utarbetas. Dessa manualer och anvisningar utgör tillsammans en god grund för arbetet med att dokumentera de interna processerna. Det finns behov av ökad kunskap inom området intern kontroll och riskkartläggning för att både öka medvetenheten om dess betydelse inom löne- och personaladministrationen. Utbildning behöver planeras och genomföras. Därtill behöver det även finnas utrymme för att avsätta tillräckligt med tid för arbete med att dokumentera processer och skapa en struktur för ett kontinuerligt arbete med intern kontroll och riskkartläggning. Högst troligt kommer det att finnas behov av en projektanställd resurs.

Effektivitetsrevision - schemaläggning och utnyttjande av personalresurser

Rekommendation - Schemaläggningen i sin nuvarande form är för statisk, eftersom den inte beaktar det aktuella vårdbehovet på de olika avdelningarna. Vi skulle vilja se att vårdbehovet fås med i processen på ett naturligt sätt. Vi tror att ett system för mätning av vårdtyngden skulle kunna leda till en effektivare användning av personalresurser. Ett system för mätning av vårdtyngden möjliggör att vårdbehovet beaktas på ett mer objektivt sätt då man bedömer behovet av kompetent personal.

Ordförande Föredragande Protokolljusterare

21/32

Ålands hälso-& sjukvård STYRELSEN 26.3.2021

§ 21 LANDSKAPSREVISIONENS BERÄTTELSE ÖVER EFFEKTIVITETSREVISIONEN, ÅHS

GENMÄLE (forts.)

AHS planerade åtgärder: Titania är uteslutande ett personaladministrativt digitalt verktyg för arbetstidsplanering och den arbetstidsredovisning som krävs för utbetalning av kollektivavtalsenliga arbetstidsersättningar. Programmet är anpassat till gällande arbetstidslagstiftning och landskapets tjänstekollektivavtal om arbetstider. Programmet fyller en viktig grundläggande funktion men saknar automatik för personalresursering utgående från vårdtyngdsbehov m.m. I samband med införandet av ett nytt vårdinformationssystem (VIS) planeras att införa ett system för vårdtyngdsmätning, vilket kommer att utredas under tiden fram tills VIS införs. Det finns en tidigare utredning som kommer att uppdateras och kompletteras.

Rekommendation - nuvarande program för schemaläggning och resursplanering, Titania, beaktar inte det aktuella vårdbehovet utan innehåller endast de grunduppgifter om resursbehovet som har lagts in. Vi tycker att det vore värt för ÅHS att fundera på andra resurseringsprogram.

AHS planerade åtgärder: Ett nytt resurseringsprogram måste vara svenskspråkigt och beakta såväl åländsk som finländsk arbetstidslagstiftning och landskapets tjänstekollektivavtal. Upphandling av nytt kombinerat arbetstidsplanerings - och

resurseringsprogram kräver ett skilt projekt med tillräckliga resurser med kompetens inom vårdarbetel-planering och tjänstemannalagstiftning och kollektivavtal.

Rekommendation - processen för schemaläggning och resursplanering innehåller få funktioner som ger de ansvariga stöd i beslutsfattandet. Sådana funktioner kunde till exempel vara skriftliga interna direktiv gällande resursplanering och schemaläggning eller på förhand bestämda kriterier för när extra personal ska tas in till ett skift. Vi rekommenderar att ÅHS arbetar med att få in objektiva kriterier i processerna, samt att man sedan utvärderar dessa kriterier kontinuerligt.

AHS planerade åtgärder: Införandet av ett system för vårdtyngdsmätning kommer att till vissa delar göra det möjligt att utvärdera resursfördelningen över tid. Att ha gemensamma interna direktiv för resursplanering, schemaläggning och kriterier för när extra personal ska tas in är svårt att genomföra eftersom verksamheterna är av varierande natur och beläggningen och vårdtyngden varier under dygnet. Att täcka in alla alternativ i ett dokument är inte ändamålsenligt, däremot diskutera dessa kriterier kontinuerligt inom klinikledningarna.

Rekommendation - vi tycker att nuvarande budgeteringsrutiner inte lyckas skapa incitament för de budgetansvariga att använda personalresurser på ett så effektivt sätt som möjligt. En orsak till detta är att det saknas koppling mellan prestationer och budget.

Ordförande Föredragande Protokolljusterare

22/32

Ålands hälso- & sjukvård STYRELSEN 26.3.2021

§ 21 LANDSKAPSREVISIONENS BERÄTTELSE ÖVER EFFEKTIVITETSREVISIONEN, ÅHS

GENMÄLE (forts.)

AHS planerade åtgärder: Att koppla prestationer med budget för att kunna skapa incitament blir svårt i AHS skala. Detta skulle fordra årligen uppdaterade kostnadskalkyler per prestation. Det förorsakar extra arbete och kostnader, då AHS inte fakturerar sina tjänster. Förslaget har den grundtanken, att man borde sträva efter det maximala antalet prestationer (t.ex. besök) per personal resurser som egentligen är inte den viktigaste indikatorn på hur AHS presterar, utan befolkningens hälsa.

AHS har gjort en ekonomisk analys och jämförelser med några sjukhus under våren 2021. AHS vet t.ex. sina totala driftskostnader per invånare. Fortsättningen skulle vara att jämföra driftskostnader per klinik eller patientgrupper med andra jämförbara sjukhus. På så sätt kan man hitta de klinikerna där det finns behov för att öka eller minska budgetanslag.

STATUS PÅ TIDIGARE REVISIONER - ÄRENDEN SOM PÅGÅR

Effektivitetsrevision av bokslutsprocessen inom ÅHS 2019

Rekommendation - ändra redovisningssättet av landskapsfinansieringen för att ge en rätt och riktig bild av ÅHS ekonomiska ställning.

ÅHS planerade åtgärder:

• Detta har ekonomiavdelningen inte hunnit titta närmare på, arbetet behöver göras i samarbete med LR.

Rekommendation - upprättande av en finansieringsanalys och noter i enlighet med bokföringsförordningen. Detta skulle förbättra givande av en rättvisande bild av ÅHS verksamhet.

ÅHS planerade åtgärder:

• Gällande finansieringsanalysen bör bokföringen av underskottet utredas först

Effektivitetsrevision av ekonomi- och löneprocesser inom ÅHS 2019 Rekommendation - göra upp processbeskrivningar och skriftliga direktiv gällande ekonomiprocesserna och kontrollera att dessa efterföljs.

ÅHS planerade åtgärder:

• Det finns vissa manualer på avdelningen gällande arbetsmoment men inga direkta arbetsprocessbeskrivningar

• Processen gällande fakturering och ersättningshandläggning har prioriterats och utförts

under året

Rekommendation - centralisering av faktureringsrutinen till ekonomikontoret, samt att man kunde utreda huruvida faktureringsmaterialet kunde sändas vidare för postning elektroniskt.

Ordförande Föredragande Protokolljusterare

23/32

Ålands hälso- & sjukvård STYRELSEN 26.3.2021

§ 21 LANDSKAPSREVISIONENS BERÄTTELSE ÖVER EFFEKTIVITETSREVISIONEN, ÅHS

GENMÄLE (forts.)

ÅHS planerade åtgärder:

• Kartläggning av processer och system gällande faktureringen har utförts under 2020 iom VIS projektet. Kartläggningen har hittills fyllt syftet att ta fram grundkrav för VIS systemet men bör kartläggas mer specifikt för att ge ordentlig grund för åtgärder och införande av nya rutiner och implementering av förnyat faktureringssystem.

Rekommendation - nedtecknad process för att säkerställa att samtliga besök och kostnader gällande fullkostnader faktureras.

ÅHS planerade åtgärder:

• Se ovanstående kommentar

Rekommendation - Avstämningsrutiner bör utvecklas och man bör vara medveten om alla balanskontons innehåll.

ÅHS planerade åtgärder:

• En avstämningsrutin på årsnivå finns men behöver utvecklas att omfatta månads och kvartalsrutiner. Arbete pågår

Rekommendation - ett system för mätande av effektivitet och produktivitet inom ÅHS. ÅHS planerade åtgärder:

• Vi arbetar med att utveckla enhetspriser på ÅHS och arbetet påbörjas genom att börja fördela kostnader i budgetarbetet gällande 2021.

Rekommendation - processbeskrivningar och skriftliga direktiv gällande löneräkningen och kontrollera att de efterföljs.

Rekommendation - minimera möjliga manuella arbetsskeden i lönehanteringen eftersom dessa utgör en risk. Handskrivna underlag kan också tolkas felaktigt. Rekommendation - Vi anser att löneräkningens verksamhetskedja bör brytas, så att de som räknar löner inte kan ändra löntagarens grunduppgifter.

Rekommendation - Som en del av den interna kontrollen borde man få en kontrollista på uppdaterade löner under året. Man borde även kunna få en kontrollista på personalens behörigheter samt logglistor för att säkerställa att uppdateringen av löne och personalrelaterade uppgifter inte missbrukas.

ÅHS planerade åtgärder:

• Implementering av ett nytt personal- och löneadministrativt system, UBW, pågår. Arbetsprocesser och rutiner förändras och inom ramen för implementering kommer manualer för löneräkningens rutiner att tas fram. Systemet i bruk från 1.1.2021 men inte

fullt ut. Implementeringfortsätter under 2021.

o Ansökningar och beslut om frånvaro görs digitalt. Undantag för sjukfrånvaro och frånvaro för vård av sjukt barn för vilka det bedöms att det är smidigast att fortsätta med manuell registrering. Tas i bruk under 2021.

o Digital överföring från Titania till UBW av arbetstid som berättigar till

arbetstidsersättningar. Tas i bruk under 2021.

Ordförande Föredragande Protokolljusterare

24/32

Ålands hälso- & sjukvård STYRELSEN 26.3.2021

§ 21 LANDSKAPSREVISIONENS BERÄTTELSE ÖVER EFFEKTIVITETSREVISIONEN, ÅHS

GENMÄLE (forts.)

o Ansökan och beslut om tjänsteresor samt reseräkningar digitaliseras. Tas i bruk under 2021.

• I samband med i brukatagande av UBW planerar löneavdelningen att införa en ny rutin som innebär att löneredovisningschefen gör stickprovskontroller över uppdaterade löner. Möjligheten till kontroll av loggar förbättras och en ny struktur för användarnas rättigheter och behörigheter byggs upp. Ny struktur och rutinför användarrättigheter och behörigheter åtgärdat. Övrigt under 2021.

• ÅHS förstår syftet med rekommendationen om att löneräkningens verksamhetskedja bör brytas men bedömer att nackdelarna är fler än fördelarna med en sådan rutin. ÅHS har efterhört hur löneräkningens verksamhetskedja fungerar vid landskapsregeringen löneenhet vilken sköter löneräkning och -utbetalning för de övriga myndigheterna inom landskapsförvaltningen. En del av landskapsregeringens och ÅHS:s gemensamma arbete kring det nya personal- och löneadministrativa systemet är att förenhetliga rutiner och processer så långt det är möjligt. Det torde därför vara lämpligt att revisorernas rekommendation om att löneräkningens verksamhetskedja bör brytas tas till övervägande i det sammanhanget. Fortsatt

tveksamhet till detta. Har kontaktat LR kring denna rutin förra våren. Ännu ingen

återkoppling.

Effektivitetsrevision av övertidsutbetalningar inom ÅHS 2019

Rekommendation - undersöker möjligheterna för mer samarbete över enhetsgränserna. Eventuellt kunde man utreda huruvida en vikariepool kunde vara ett alternativ.

ÅHS planerade åtgärder:

• Tillsätta en koordinator som koordinerar patienter till rätt vårdnivå och var det finns lämpliga utrymmen. Till uppgifter ingår också att koordinera och flytta personal till där behovet är som störst. Enligt utredning behövs ingen skild person, men arbetsuppgiften att koordinera finns hos enskild klinik.

• Vi undersöker möjligheten att införa vårdtyngdsmätning. Pågår.

• Fortsätta kartläggningen av en poolfunktion. Pågår.

Effektivitetsrevision av tekniska enheten 2019

Rekommenderar - att fastighetsverket tydligt kommunicerar till ÅHS hur internhyran bestäms och redogör för vilka möjligheter ÅHS har att genom egna effektiveringsåtgärder påverka hyran. Vi anser att det borde skapas incitament för ÅHS att sänka sina fastighetsrelaterade driftskostnader för att få en lägre intern hyreskostnad. ÅHS kunde gärna få ta del av den kostnadsuppföljning som fastighetsverket gör för att på så sätt kunna följa med hur den egna resursanvändningen utvecklar sig. I dagsläget görs ingen sådan uppföljning av ÅHS.

Ordförande Föredragande Protokolljusterare

25/32

Ålands hälso- & sjukvård STYRELSEN 26.3.2021

§ 21 LANDSKAPSREVISIONENS BERÄTTELSE ÖVER EFFEKTIVITETSREVISIONEN, ÅHS

GENMÄLE (forts.)

ÅHS planerade åtgärder:

• ÅHS och fastighetsverket har ett gemensamt ansvar. Initialt har det varit svårt att kostnadsmässigt se vilka effektiveringsvinster som åtgärden medfört. De konkreta effektiveringsvinsterna finns sannolikt i det övergripande planeringsarbetet som ska säkerställa att ÅHS fortsättningsvis har ändamålsenliga lokaler för hälso- och sjukvård. 2021: AHS ställer sig positiva till att få ta del av den kostnadsuppföljning som fastighetsverket gör för att få möjlighet till att sänka de fastighetsrelaterade driftskostnaderna men det är fastighetsverket som behöver möjliggöra denna uppföljning. Samtidigt behöver hyresnivåerna ses över.

Effektivitetsrevision av sekreterarenheten inom ÅHS 2019

Rekommendation - arkivplan upprättas ÅHS planerade åtgärder:

• ÅHS har under 2017 lämnat in ett förslag på arkivbildningsplan till Landskapsarkivet.

Bilaga:

Landskapsrevisionens berättelse över effektivitetsrevisionen år 2020

FÖRSLAG: Föreslår att styrelsen avger ovanstående genmäle med anledning av effektivitetsrevisionen 2020.

BESLUT: Beslöt avger ovanstående genmäle med anledning av effektivitetsrevisionen.

Ordförande Föredragande Protokolljusterare

ÅTGÄRDER EFTER LANDSKAPSREGERINGENS SVAR PÅ RB 1/2019-2020

Rekommendation-Reseförordnanden ska inte godkännas av myndighetschefen själv, detta borde åläggas förvaltningschefen eller avdelningschefen vid regeringskansliet.

Av datainspektionen och landskapsregeringen vidtagna åtgärder:

Datainspektionens situation och rättsliga position har utretts. Utredningen leder till andra slutsatser än landskapsrevisorernas, vilkas arbete blivit lidande på grund av brist på information från datainspektionen. Landskapsrevisorernas effektivitetsrevision har varit en avgörande utgångspunkt för analysen. Revisionsberättelsen har ställts mot kraven i lagstiftningen och i rättspraxis.

Kärnan i problemet med att underställa reseförordnanden eller andra utgifter förhandskontroll är att landskapsregeringen är datainspektionens tillsynsobjekt. Rättsligt sett är det tvivelaktigt att tillsynsobjektet, landskapsregeringen, styr över tillsynsmyndighetens finanser, i synnerhet i form av mikromanagement så som att ett reseförordnande ska underställas regeringskansliets godkännande. Det område datainspektionen har att förvalta gäller enskildas integritet. Datainspektionen och landskapsregeringen har allmänhetens förtroende för tillsynsfunktionens objektivitet och trovärdighet och mål 2 i utvecklings- och hållbarhetsagendan för Åland för ögonen. Det gemensamma målet är förtroendet för en opartisk och effektiv tillsynsfunktion och ett Åland där alla är trygga i visshet om att den offentliga sektorn värnar om vars och ens integritet.

Åland har inte varit ensam om att tampas med frågan om oberoende versus kontroll som automatiskt följer på kärnproblemet om, när och hur en tillsynsmyndighet kan kontrolleras av tillsynsobjektet. Frågan har avhandlats i EU-domstolens rättspraxis. Den ekonomiska frågan med reseförordnanden och andra utgifter måste ses i relation till hur den rättsliga kärnfrågan har lösts. Datainspektionen intar en särställning bland samtliga oberoende myndigheter. Datainspektionens fullständiga oberoende är befäst i EU- domstolens praxis under dataskyddsdirektivets tid. Dataskyddsmyndigheterna i EU anses ansvara för ett så viktigt samhällsuppdrag att deras fullständiga oberoende är en grundförutsättning för uppdragets skötsel.

De centrala ärendena i EU-domstolen är C-614/10, kommissionen v. Österrike, 16.10.2012 och C-518/07, kommissionen v. Tyskland, 9.3.2010. Enligt EU-domstolen är

Datainspektionen Styrmansgatan 12 A, AX-22100 Mariehamn, Åland Tfn. +358 (0)18 25 550 e-post: inspektion@di.ax www.di.ax

dataskyddsmyndighetens operativa oberoende inte tillräcklig som garant för oberoendet. Domstolen har preciserat att dataskyddsmyndigheten måste vara skyddad för all påverkan som kan styra myndighetens beslut och det gäller både direkt och indirekt påverkan. Detta krav omfattar också myndighetens administrativa verksamhet. Med anledning av domen i C-614/10 organiserade Österrike om dataskyddsmyndigheten DSK (Datenschutzkomission) så att myndigheten inte längre är en del av förbundskanslerns kansli och att den ledamot som leder verksamheten endast står under ordförandens överinseende. I C-518/07 framgick att målet med dataskyddsmyndighetens oberoende är att säkerställa att övervakningen av dataskyddsbestämmelsernas efterlevnad är effektiv och trovärdig. Oberoendet ska tolkas i belysning av detta mål. Dataskyddsmyndigheten ska skyddas från all påverkan utifrån, också direkt och indirekt påverkan från förbundsstaten eller delstaterna.

EU:s allmänna dataskyddsförordning preciserade dataskyddsmyndighetens oberoende ytterligare. Dataskyddsförordningen trädde i kraft 25.5.2018 och tillämpas direkt som lag. EU-förordningen har företräde framom nationell lagstiftning. Landskapslagstiftning som står i strid med dataskyddsförordningen är overksam. Datainspektionens oberoende ställning behandlas i sex punkter i artikel 52¹. Den sista punkten stipulerar att datainspektionen är föremål för finansiell kontroll, dock så, att landskapet ska säkerställa att kontrollen inte påverkar datainspektionens oberoende. Det är fråga om en efterhandskontroll, inte budgeträttslig styrning, än mindre att datainspektionens beslut i enskilda fall skulle underställas någon annans godkännande. Enligt artikel 52.4 ska landskapet säkerställa att datainspektionen förfogar över personella, tekniska och finansiella resurser och lokaler och den infrastruktur som behövs för att datainspektionen ska kunna utföra sina uppgifter och utöva sina befogenheter. För knappa resurser

1 Artikel 52 i sammandrag: 52.1 fullständigt oberoende i skötseln av uppdraget, 52.2 helt fri från påverkan, direkt såväl som indirekt, 52.3 myndighetschefen ska själv avstå från både avlönad och oavlönad verksamhet som kan stå i konflikt med uppdraget, 52.4 landskapet ska säkerställa att DI förfogar över personella, tekniska och finansiella resurser och lokaler och infrastruktur som behövs för att DI ska kunna utföra sina uppgifter och utöva sina befogenheter, 52.5 DI ska förfoga över sin egen personal som tar emot instruktioner bara av myndighetschefen, 52.6 DI blir föremål för finansiell kontroll så att det inte påverkar tillsynsmyndighetens oberoende, DI förfogar över en separat och offentlig årsbudget.

Datainspektionen Styrmansgatan 12 A, AX-22100 Mariehamn, Åland Tfn. +358 (0)18 25 550 e-post: inspektion@di.ax www.di.ax

försvagar datainspektionens effektivitet och möjligheter att använda sina utredningsbefogenheter, till och med dess oberoende ställning.

Frågan om dataskyddsmyndighetens oberoende ställning sysselsatte riksdagen i samband med att dataskyddslagen (FFS 1050/2018) behandlades. I justitieministeriets beredning utvecklades dataombudsmannens byrå till ett ämbetsverk, vilket dock hade fallit bort i propositionen på grund av brådska. Dataombudsmannen verkar ännu i anslutning till justitieministeriet och är föremål för resultatstyrning som ett arv från tiden före dataskyddsförordningen, även om det inte är förenligt med dataskyddsförordningen. Riksdagens grundlagsutskott och förvaltningsutskott var mest fokuserade på myndighetens oberoende ställning på grund av dess avsevärda rättsliga befogenheter att påföra administrativa sanktionsavgifter, en sak som är relevant även för landskapet². Grundlagsutskottet (GrUU 24/2018) ansåg att en mer självständig form, till exempel som ett ämbetsverk, skulle vara mindre problematisk än att dataombudsmannens byrå finns i anslutning till justitieministeriet.

Den finansiella kontrollen av tillsynsmyndigheten belystes av professor Olli Mäenpää i ett utlåtande daterat 11.4.2018 till riksdagens förvaltningsutskott. Professor Mäenpää skriver (i översättning från finskan): ”En dataskyddsombudsman som verkar i anslutning till justitieministeriet har inte en oberoende ställning. När dataombudsmannen verkar i anslutning till justitieministeriet kan dataombudsmannens verksamhet bli föremål för bland annat resultat- och målstyrning samt budgeträttslig styrning.” Lösningen är, enligt professor Mäenpää, att organisera tillsynsmyndigheten så att den är så oberoende som dataskyddsförordningen kräver. Till exempel kan ett dataskyddsverk grundas, vilken lösning även fanns med i justitieministeriets beredning³.

2 Det ska finnas en påföljdsnämnd vid datainspektionen. Nämnden består av datainspektionens myndighetschef och två andra ledamöter. Dess uppgift är att påföra administrativa sanktionsavgifter enligt artikel 83 i dataskyddsförordningen. Se § 5 i LL (2019:74) om tillämpning på Åland av riksförfattningar om dataskydd. Påföljdsnämnden kan inte påföra administrativa sanktionsavgifter på myndigheterna inom landskaps- och kommunalförvaltningen eller till Ålands lagting ansluten förvaltning och inte på andra aktörer när de sköter offentliga förvaltningsuppgifter (27 § LL 2019:9 om dataskydd inom landskaps- och kommunalförvaltningen). Tillämpningsområdet är sålunda snävt, men det grundläggande kravet på fullständig oavhängighet för myndigheten kvarstår. En påföljdsnämnd har ännu inte tillsatts.

3 Professor Olli Mäenpää har tillställt sitt utlåtande 11.4.2018 (på finska) till datainspektionen. Frågan har också behandlats i rättslitteraturen. Korpisaari, Pitkänen, Warma-Lehtinen: Uusi tietosuojalainsäädäntö, Alma Talent 2018, s. 430ff understryker behovet av oberoende. Öman:

Datainspektionen Styrmansgatan 12 A, AX-22100 Mariehamn, Åland Tfn. +358 (0)18 25 550 e-post: inspektion@di.ax www.di.ax

Efter behandlingen av dataskyddslagen i riksdagen utsåg justitieministeriet 12.12.2018 en utredare för att se över möjligheterna att centralisera de små myndigheternas administrativa uppgifter och stöduppgifter utan att deras självständiga ställning äventyras⁴. Utredningen gäller Konkurrens- och konsumentverket, jämställdhetsorganen (jämställdhetsombudsmannen, barnombudsmannen, diskrimineringsombudsmannen), Dataombudsmannen och tre andra små myndigheter. Utredaren kom fram till två alternativa modeller: 1) dataskyddsmyndigheten ombildas till ett ämbetsverk som också sköter de andra små myndigheternas administration och stöduppgifter (dataskyddsmyndigheten som moderämbetsverk) och 2) ett nytt ämbetsverk inrättas för att sköta alla de fristående myndigheternas administration (ett paraplyämbetsverk inrättas). Räkenskapsverkets uppgifter överförs enligt båda modeller på det nya ämbetsverket men behörigheten i fråga om kollektivavtal kvarstår hos justitieministeriet. Det första alternativet, dataskyddsmyndigheten som moderämbetsverk, motiveras av arten av myndighetens uppgifter och myndighetens samhälleliga betydelse. Det kräver emellertid exakta avgränsningar för att säkerställa opartiskhet och oberoende i den inbördes tillsynen mellan de små myndigheterna. Det andra alternativet, ett paraplyämbetsverk, är smidigare i fråga om beredning och beslut i förvaltningsärenden och tryggar en opartisk tillsyn mellan de små myndigheterna. Utredaren noterade särskilt dataskyddsmyndighetens oberoende enligt artikel 52 i dataskyddsförordningen och EU- domstolens avgöranden. Utredaren lyfte fram det första alternativet på grund av dataskyddsmyndighetens särställning men kom fram till att det andra alternativet är att föredra.

Ramvillkoren för om och hur datainspektionen kan styras, kontrolleras och utvecklas är nödvändiga utgångspunkter. De centrala villkoren är å ena sidan skyldigheten att tillgodose datainspektionens resursbehov enligt artikel 52.4, enligt vilken landskapet ska säkerställa att datainspektionen förfogar över de personella, tekniska och finansiella resurser m.m. som behövs för att myndigheten ska kunna utföra sina uppgifter och utöva sina befogenheter, å andra sidan att den finansiella kontrollen inte får rucka på

Dataskyddsförordningen (GDPR) m.m. En kommentar, Norstedts Juridik 2019, s. 505-507 förbigår frågan med en kort redogörelse av finansieringen av Datainspektionen och en anmärkning om att medlemsstaterna ska säkerställa att tillsynsmyndigheten blir föremål för finansiell kontroll på ett sådant sätt att det inte påverkar tillsynsmyndighetens oberoende.

4 Utredning av behovet att inrätta ett ämbetsverk för justitieförvaltningen. Justitieministeriets publikationer, Utredningar och anvisningar 2019:11. Utredningens språk är finska.

Datainspektionen Styrmansgatan 12 A, AX-22100 Mariehamn, Åland Tfn. +358 (0)18 25 550 e-post: inspektion@di.ax www.di.ax

datainspektionens oberoende enligt artikel 52.6. Det är med andra ord en starkt oavhängig ställning som datainspektionen har också i finansiellt hänseende. Ställningen är en spegling av samhällsuppdragets betydenhet. För att inte påverka datainspektionens oberoende är den korrekta åtgärden att utöva finansiell efterhandskontroll, inte förhandsstyrning och särskilt inte att myndighetens beslut skulle underställas regeringskansliet för godkännande. För att återknyta till inledningen är det gemensamma målet att allmänheten har förtroende för att tillsynen av skyddet av den personliga integriteten (personuppgifterna) i landskaps- och kommunalförvaltningen på Åland är objektiv, effektiv och trovärdig. Med detta gemensamma mål och de ramvillkor som finns är en löpande dialog det verktyg som leder vägen framåt.

I detta nu bidrar regeringskansliet med konteringen av datainspektionens utgifter, vilket inte påverkar oberoendet, och med administrering av frånvaro. Datainspektionen deltar också i kvartalsuppföljningen. Datainspektionens myndighetschef för dialog med ansvarig minister/förvaltningschefen i viktiga frågor, dock utan att datainspektionen får eller ber om instruktioner så som artikel 52.2 förutsätter. Det som skiljer Datainspektionen från övriga små myndigheter är inte bara det starka oberoendet utan också, å andra sidan, att myndighetschefen utnämns för sex år åt gången. Datainspektionens ekonomiförvaltning kan uttryckligen bli föremål för domstolsprövning enligt skäl 118 i ingressen till dataskyddsförordningen.

Datainspektionen har inte företagit resor i tjänsten under pandemin. Myndigheten har en tradition 2008 – 2018 att falla tillbaka på: resor sker i anknytning till nödvändig fortbildning och nordiskt samarbete. Under pandemin har de nordiska dataskyddsmyndigheterna inte haft möten och deltagandet i seminarier och liknande har skett digitalt. Det återstår att se om det är ändamålsenligt för datainspektionen att medverka i Europeiska dataskyddsstyrelsens (EDPB) sammankomster. Det finns tillfällen då det kan vara ändamålsenligt att påverka frågor som styr behandlingen av dataskyddsfrågor, ett exempel finns i följande avsnitt. Ändamålsenligheten är en fråga om avvägning av frågans betydelse för landskapet mot myndighetens arbetsbelastning, som är ansenlig.

Datainspektionen Styrmansgatan 12 A, AX-22100 Mariehamn, Åland Tfn. +358 (0)18 25 550 e-post: inspektion@di.ax www.di.ax

Rekommendation-Myndigheten bör inte tillåtas växa med flera personer eftersom en person mer än väl räcker för att sköta myndighetens verksamhet.

Av datainspektionen och landskapsregeringen vidtagna åtgärder:

Datainspektionens arbetsbelastning är idag ansenlig. En person är inte en tillräcklig resurs utan att medföra att en del tillsynsområden inte övervakas. Revisionsberättelsen har speglats mot datainspektionens utveckling 2018 –2020 för att få en klarare bild av vad som orsakat att den utveckling landskapsregeringen förutsåg när dataskyddsförordningen trädde i kraft 2018 uteblev. Effektivitetsrevisionen utfördes under en svacka i verksamheten. Datainspektionen medverkade inte i revisionen med behövlig information. Det är självklart att datainspektionen ska bidra till och medverka i revision, även för sin egens skull, för att säkerställa att resultatet är korrekt.

2018 ändrades Datainspektionens kärnfunktion genomgripande. Från att ha varit en rådgivande expertmyndighet blev myndigheten en uppsökande och kravställande tillsynsmyndighet. Kravnivån på verksamheten höjdes väsentligt. Datainspektionen hanterar komplexa juridiska frågeställningar som ska resultera inte bara i råd utan i rättsligt bindande beslut, eventuella förständiganden och vid behov vitesförelägganden. Ändringen är väsentlig. Arbetsbelastningen kan inte mätas i antal ärenden. Den mäts i ärendenas komplexitet. Kravet på rättssäkerhet i datainspektionens arbete är högt.

Landskapsregeringen förutsåg att datainspektionens resursbehov skulle öka i förarbetena till LL (2019:9) om dataskydd i landskaps- och kommunalförvaltningen och LL (74:2019) om tillämpning på Åland av riksförfattningar om dataskydd. En genomgripande höjning av kravnivån, uppgifter och ansvar innebär per automatik ett behov av ökade resurser. Konsekvensbedömningarna i lagförslagen till båda landskapslagarna berör det ökade resursbehovet också på grund av den breddade behörigheten för datainspektionen, ifall datainspektionen utövar tillsyn över det privata näringslivet och Ålands polismyndighet inom ramen för landskapets behörighet. I dagsläget har datainspektionen tillsynsfunktionen över hela fältet. Datainspektionens resurser har dock inte ökats.

Samtidigt som datainspektionens kärnuppdrag ändrades 2018 avbröts verksamhetens kontinuitet på grund av myndighetschefens frånfälle. Det var en kritisk tidpunkt för genomförandet av de genomgripande förändringarna i myndighetens kärnuppdrag och skapandet av den dataskyddskultur som dataskyddsförordningen förutsätter.

Datainspektionen Styrmansgatan 12 A, AX-22100 Mariehamn, Åland Tfn. +358 (0)18 25 550 e-post: inspektion@di.ax www.di.ax

Konsekvenserna av avbrottet kan läsas ur att ärendemängden i svenska Datainspektionen tredubblades 2018 och närapå så hos Dataombudsmannen medan en motsvarande utveckling inte har skett på Åland. Datainspektionen låg drygt två år i en svacka⁵. Under denna tid genomfördes landskapsrevisorernas effektivitetsrevision.

När utvecklingen av datainspektionen inte har motsvarat landskapsregeringens motiverade uppfattning och inte heller utvecklingen i närregionerna, är slutsatsen att datainspektionens verksamhet inte hade utvecklats som den borde ha utvecklats.

Datainspektionens fullödiga verksamhet vidtog på nytt efter drygt två år 7.9.2020. Idag är datainspektionens arbetsbelastning ansenlig och leder till väntetider. Datainspektionen har strävat efter att hårdprioritera och rationalisera men har i mars i år fått kännedom om att EDPB ogillat den svenska systerorganisationens motsvarande åtgärder. Det är möjligt att det endast gäller klagomål, där tillnärmelsesättet i landskapet är ett annat; noteras kan dock att EDPB har talan i frågan och tar sig talerätt i praktiken. Frågan utreds för närvarande.

Datainspektionens resursbehov har ökat så som landskapsregeringen förutsåg. Redan nu är det svårt för en person att sköta hela myndighetens verksamhet. Utöver att leda och utveckla verksamheten sköter myndighetschefen hela den operativa verksamheten och så gott som all administration. De administrativa göromålen upptar icke försvarlig tid och sker på bekostnad av myndighetens kärnfunktion. Det myndigheten behöver i första hand är en administratör, som frigör tid för myndighetschefen att ägna sig åt substansfrågorna. Uppskattningen är att datainspektionen behöver en administratör på 50%. Myndigheten kommer ofrånkomligt att växa eftersom verksamhetsfältet ständigt utvecklas.

5 Hösten 2018 sköttes myndigheten pro forma en dag i veckan till 28.2.2019. 1.3.2019 – 28.2.2020 hade myndigheten en person på heltid och myndigheten låg i uppstartläge med blandat resultat. 2.3 – 6.9.2020 var myndigheten bemannad två dagar i veckan.

Datainspektionen Styrmansgatan 12 A, AX-22100 Mariehamn, Åland Tfn. +358 (0)18 25 550 e-post: inspektion@di.ax www.di.ax