Landskapsregeringens svar RB 1/2021-2022
|
|
| ||
|
| Svar på revisionsberättelse | ||
| Datum |
| ||
| 2022-05-19 |
| ||
|
|
|
| |
|
|
|
| |
|
|
|
| |
|
| Till Ålands lagting |
| |
|
| |||
|
| |||
|
| |||
|
| |||
Svar på revisionsberättelsen
· RB 1/2021-2022
Lagtinget har i enlighet med 7 § landskapslagen (2013:25) om Landskapsrevisionen delgivit landskapsregeringen en berättelse med resultaten från effektivitetsrevisionen.
Berättelsen innehåller granskningar av Fastighetsverket, utbildnings- och kulturavdelningen samt verkstads- och lagerenheten.
Landskapsregeringen meddelar med anledning av detta vilka åtgärder den och respektive underlydande myndighet avser vidta med anledning av berättelsen.
|
Mariehamn den 19 maj 2022 | |
|
Vicelantråd | Harry Jansson |
|
Minister |
Roger Höglund |
Innehåll
1.1. Effektivitetsrevision av god förvaltningssed inom Fastighetsverket
1.2. Effektivitetsrevisionen i form av utvärdering Fastighetsverkets internhyressättning
1.3. Effektivitetsrevision gällande användandet av resurser på ett effektivt och ändamålsenligt sätt
2. Granskning av utbildnings- och kulturavdelningen
3. Granskning av verkstads- och lagerenheten
4. Åtgärder med anledning av tidigare års berättelser
4.2. Effektivitetsrevision av schemaläggning och utnyttjande av personalresurser inom ÅHS
4.3. Granskning av miljöbyråns verksamhet
4.2. Granskning av projekt västra Föglö
4.3. Granskning av Ålands musikinstitut
Bilaga Ålands hälso- och sjukvård styrelseprotokoll 29.4.2022
§ 33 Landskapsrevisionens berättelse över effektivitetsrevisionen, uppföljning av tidigare revisioner –
1. Fastighetsverket
1.1. Effektivitetsrevision av god förvaltningssed inom Fastighetsverket
Företaget BDO Audiator Ab har anlitats som en del av effektivitetsrevisionen av Fastighetsverket under räkenskapsperioden 2021 för att utföra en revision av Fastighetsverkets förvaltning och beslutsfattande. Effektivitetsrevisionen har utförts genom att intervjua nyckelpersoner inom Fastighetsverket samt genom att ta del av för uppdraget relevanta styrdokument. Revisionens syfte är att utvärdera huruvida Fastighetsverkets förvaltning följer god förvaltningssed.
De viktigaste slutsatserna och rekommendationerna i granskningsrap-porten är följande:
Rekommendation - att Fastighetsverket utvecklar förvaltningen och styrningen ytterligare genom att de processer som utarbetats skrivs ned och görs till en uppförandekod för Fastighetsverket. Uppförandekoden kunde ytterligare främja öppenhet, transparens och god förvaltningssed på ett sätt som stöder Fastighetsverkets konkurrensförmåga och framgång samt samarbetet med olika intressentgrupper.
Av Fastighetsverket planerade åtgärder:
· Under 2022 tar Fastighetsverket fram ett samlande dokument för ansvarsfull verksamhet och öppenhet. Dokumentet sammanfattar och fördjupar befintliga områden som redan beslutats kring och tar med eventuella nya områden. Detta för att utveckla den goda förvaltningssed som Fastighetsverket redan tillämpar.
1.2. Effektivitetsrevisionen i form av utvärdering Fastighetsverkets internhyressättning
Företaget BDO Audiator Ab har anlitats som en del av effektivitetsrevisionen av Fastighetsverket under räkenskapsperioden 2021 för en utvärdering av Fastighetsverkets internhyressättning.
De viktigaste slutsatserna och rekommendationerna i granskningsrapporten är följande:
Rekommendation - Värderingen av fastigheterna i samband med övergången till Fastighetsverket har resulterat i ett överfinansierat system. Avskrivningarna, som räknas på de uppskrivna värden som fastigheterna fick i samband med Fastighetsverkets grundande och överföringen av fastigheterna från ÅHS, faktureras hyresgästerna men Fastighetsverkets investeringsbehov har åtminstone hittills varit betydligt lägre än avskrivningarna. Det här har lett till att Fastighetsverkets kassa har vuxit sig onödigt stor. Kassan kommer inte att behövas enligt de beslutade planer som i nuläget finns på nyinvesteringar.
Landskapsregeringens och Fastighetsverkets planerade åtgärder:
· Under 2022 lyfts behovet av långsiktig planering då investeringsbehovet kommande årtionden är flera tiotals miljoner euro. Planer och behov finns på främst sjukhusområdet som sammantaget överstiger kassan. Överlikviditeten just nu beror på att grundunderhållet av sjukhuset endast startat, försäljningar av fastigheter och allmän återhållsamhet.
Rekommendation - Det nuvarande internhyressystemet saknar en tydlig koppling till effektivitet inom landskapet. Eftersom systemet i grunden baserar sig på historiska kostnader kan ineffektivitet hos Fastighetsverket föras över på hyresgästerna i form av högre internhyror. Vi rekommenderar att en utvärdering av systemet görs och att ställning tas till vilka incitament till kostnadseffektivitet som finns. Vi rekommenderar också att ett regelverk uppgörs för fastställande av intern hyra så att internhyresmodellen är mer transparent och lättare kan utvärderas.
Landskapsregeringens och Fastighetsverkets planerade åtgärder:
· Under 2022 avser landskapsregeringen ta ställning till om medel ska tas upp i budgeten för 2023 rörande en upphandling av en oberoende utvärdering av internhyressystemet samt för att få underlag till ett regelverk för fastställande av internhyra.
Rekommendation - Med nuvarande kapitalstruktur är det inte möjligt för Fastighetsverket att öka utdelningen till landskapet och på så sätt minska sin kassa. Fastighetsverket har betalat en årlig utdelning till landskapet som i stora drag har motsvarat den bokföringsmässiga vinsten. De utdelningsbara vinstmedlen i Fastighetsverkets balansräkning är därför små och övrigt eget kapital är bundet. För att kunna höja utdelningen till landskapet krävs att man sänker grundkapitalet eller redovisar större överskott i Fastighetsverket. En högre utdelning till landskapet skulle få systemet i balans vad gäller kassaflödesströmmarna.
Landskapsregeringens och Fastighetsverkets planerade åtgärder:
· Under 2022 utreder landskapsregeringen och Fastighetsverket en eventuell engångsnedskrivning av grundkapital.
1.3. Effektivitetsrevision gällande användandet av resurser på ett effektivt och ändamålsenligt sätt
Företaget BDO Audiator Ab har anlitats som en del av effektivitetsrevisionen av Fastighetsverket under räkenskapsperioden 2021 gällande användandet av resurser på ett effektivt och ändamålsenligt sätt inom Fastighetsverket.
De viktigaste slutsatserna och rekommendationerna i granskningsrap-porten är följande:
Rekommendation - Fastighetsverkets verksamhet är till största delen finansierad med interna hyror från en verksamhet som inte fungerar på marknaden, således är enbart ekonomiska målsättningar inte
tillräckliga för att utvärdera huruvida verksamheten är effektiv.
Landskapsregeringens och Fastighetsverkets planerade åtgärder:
· Under 2022 fortsätter Fastighetsverket optimera organisationen så att den långsiktiga personalkostnaden i förhållande till förvaltad yta inte ändrar väsentligt. Nyckeltal för löpande uppföljning publiceras framledes i årsredovisningar.
· Under 2022 strävar Fastighetsverket efter att inte öka de påverkningsbara kostnaderna i form av material och tjänster. Nyckeltal för löpande uppföljning publiceras.
Rekommendation - Vi rekommenderar att samma system för fastställande av målsättningar införs för Fastighetsverket som för Senatsfastigheter i riket.
Landskapsregeringens och Fastighetsverkets planerade åtgärder:
· Under 2022 planerar landskapsregeringen att återuppta arbetet med målsättningar för Fastighetsverket.
Rekommendation - Vi rekommenderar att Fastighetsverket dokumenterar reparationsskulden och livscykelkostnaderna på fastighetsnivå och skapar ett system för att påvisa att verksamheten är resultatrik och effektiv över tid och integrerar livscykeltänket i internhyressystemet så att underhåll kan göras med framförhållning och kostnadseffektivt.
Landskapsregeringens och Fastighetsverkets planerade åtgärder:
· Under 2022 har utretts och konstaterats att reparationsskuld och beräkning av livscykelkostnad på fastighetsnivå är ett mycket omfattande arbete initialt som även ökar verksamhetskostnaderna. För arbetet skulle Fastighetsverket behöva mer teknisk- och administrativ personal samtidigt som arbetet bedöms ha en begränsad strategisk och taktisk nytta i faktiskt beslutsfattande. Detta eftersom det inte är säkert att beslut om renoveringar skulle förändras jämfört med idag.
2. Granskning av utbildnings- och kulturavdelningen
Syftet med granskningen av utbildnings- och kulturavdelningen under 2021 har varit att bedöma om arbetet på byrån fungerar effektivt och i enlighet med uppställda målsättningar.
De viktigaste slutsatserna och rekommendationerna i granskningsrapporten är följande:
Rekommendation – Självstyrelsen är betydande inom UKA:s förvaltningsområde. Det märks att utbildning och kultur är högt prioriterat politiskt. Avdelningens bemanning är generös.
Landskapsregeringens planerade åtgärder:
· Åland har egen behörighet gällande lagstiftning kring utbildning och kultur. Utbildning och kultur är centrala fundament i den åländska självstyrelsen. Under 2022 fortsätter bl.a. arbetet med att revidera samt utveckla både det utbildnings- och det kulturpolitiska programmet.
Rekommendation – Inom UKA finns 10 chefer och ytterligare 3 tjänstemän i förmansställning. Det är alltför många i förhållande till antal anställda på avdelningen. Flera chefer fungerar som förman för få personer. Många chefer och hierarkier i förhållande till totala antalet anställda försämrar förutsättningarna för uppnående av en smidig och effektiv organisation.
Landskapsregeringens planerade åtgärder:
· Utbildnings- och kulturavdelningen har fem enhetschefer som till största delen arbetar operativt men behöver ha förmansfunktioner för att underlätta det löpande arbetet och delegeringen så att inte allt behöver gå via byråcheferna eller avdelningschefen. Enhetscheferna och de andra medarbetarna med förmansuppgifter har fått dessa uppgifter för att det löpande arbetet ska fungera smidigare. Under 2022 kommer dock chefstjänsterna vid Ålands museum ses över och planerna förbereds för att dra in en av chefstjänsterna vid kulturbyrån i samband med en kommande naturlig avgång.
Rekommendation – Det hålls många möten inom UKA. Ytterligare tillkommer möten i arbetsgrupper. Totalt sett blir det väldigt många möten för i första hand avdelningschef och byråchefer. Organisationens uppbyggnad med flera enheter än tidigare leder till flera möten. Många möten är inte något som kännetecknar en effektiv organisation.
Landskapsregeringens planerade åtgärder:
· Under 2022 kommer arbetsrutinerna vid utbildnings- och kulturavdelningen ses över. Arbetet vid Ålands museum, i samband med deras utställningar, sker emellertid i grupp och arbetstiden registreras som möten även om förfarandet de facto är en etablerad arbetsform generellt inom området. Till denna är således arbetstidsredovisningen i viss mån missvisande.
Rekommendation – Det är inte alldeles enkelt att bedöma måluppfyllelse enligt årsredovisningen mot budget. UKA skriver mycket text och det blandas friskt mellan årligen förekommande verksamhet, utvecklingsinsatser och projekt. Det ser ut som att många saker pågår men inte är klara. Det förblir oklart om tidsplaner följs. Det borde tydligare framgå när utvecklingsinsatser och projekt är fleråriga.
Landskapsregeringens planerade åtgärder:
· Under 2022 kommer landskapsregeringen inklusive utbildnings- och kulturavdelningen fortsätta arbetet med att bättre strukturera målsättningarna i budgettexter och i tillhörande uppföljningar. Detta är ett generellt arbete som tydligt märks både i budgeten för 2022 och i årsredovisningen för 2021. Detta generella arbete med kortare texter, tabeller och nyckeltal avser att förbättra transparensen.
Rekommendation – Vid UKA finns ärenden som legat i åratal oavslutade. Flera har med fastställande av arkivplaner att göra. Även vid kulturbyrån finns några gamla ärenden. Åtgärder bör kontinuerligt vidtas för att få gamla ärenden avgjorda och därigenom stärka förtroendet för avdelningen.
Landskapsregeringens planerade åtgärder:
· Under 2022 kommer utbildnings- och kulturavdelningen fortsätta att arbeta med att förbättra och utveckla dialogen mellan landskapsarkivet och arkivbildarrna. Framtagandet av en arkivplan är ofta ett omfattande arbete, i vilket dialogen mellan arkivbildaren och landskapsarkivet är central för att arkivplanen ska bli korrekt och funktionell. Arbetsprocesserna ses över.
.
Rekommendation – Landskapet måste välja teknisk lösning för e-arkiv och bestämma vilken arkiveringsmodell som ska gälla. Arkiveringsrutinerna är inte rationella såsom det ser ut idag.
Landskapsregeringens planerade åtgärder:
· Under 2022 fortsätter arbetet med att skapa förutsättningar för e-förvaltning och e-arkiv inom landskapsregeringen. En förordning rörande Sähkä 2-standarden började gälla i januari 2022, vilket innebär bättre möjligheter till standardisering av digitalt material i verksamhetssystemen för arkivering. Landskapsarkivet och digitaliseringsenheten vid regeringskansliet fortsätter att utreda möjligheter kring e-system med tillhörande e-arkivsfunktioner.
Rekommendation – Tjänstemän på avdelningen arbetar enbart med ekonomi- och administrativa processer. Det är många i förhållande till antal anställda. Man bör minnas att funktioner som bokföring, IT-stöd, personaladministration, fastighetsunderhåll sköts centralt inom förvaltningen. På sikt finns det vid naturlig avgång möjligheter att omfördela arbetsuppgifter och minska administrationen med en eller två personer.
Landskapsregeringens planerade åtgärder:
· Under 2022 kommer de administrativa tjänsterna vid allmänna byrån ses över och effektiviseringar av verksamheten planeras att genomföras.
Rekommendation – Utbildningsbyrån har för många bollar i luften samtidigt. Delegeringen från byråchefen till specialsakkunniga kan utvecklas. Fokusering på det väsentligaste skulle medföra att resultat uppnås snabbare. Det är naturligt att en del insatser tar lång tid att genomföra. Idag upplevs det att saker som borde kunna göras relativt fort tar för lång tid att göra.
Landskapsregeringens planerade åtgärder:
· Under 2022 kommer arbetet att fokusera på kärnverksamheten och myndighetsutövningen. Utvecklingsprojekt prioriteras ner. Arbetet med att förbättra rutinerna kring prioriteringar fortsätter och förstärks.
Rekommendation – Det är i förlängningen inte motiverat att ha både en landskapsantikvarie (byråchef) och kulturchef. Vid naturlig avgång bör en av tjänsterna dras in och byrån klara sig med en chef.
Landskapsregeringens planerade åtgärder:
· En av chefstjänsterna planeras att dras in vid naturlig avgång.
Rekommendation – Löneförhöjningarna för chefer vid Ålands museum har varit betydande. I sammanhanget noteras att lönenivåerna är högre vid Ålands museum jämfört med Ålands sjöfartsmuseum. Organisationsförändringen har motiverats av funktionella skäl men i praktiken har inte mycket förändrats.
Landskapsregeringens planerade åtgärder:
· Tidigare fanns det en museichef (som var enhetschef) över hela denna omfattande verksamhet, vilket var en helt ohållbar situation. Verksamheten är så omfattande att den motsvarar en byrå, därav omorganiseringen och omvandlingen till byråchef. Tre operativa tjänster har nu även fått enhetschefsfunktioner inom Ålands museum, vilket kommer att lätta på den ohållbara situationen för museichefen. De tre enhetscheferna ska leda de operativa verksamheterna med målsättningen att skapa en mera agil organisation. Museichefen behöver ha förutsättningar för att arbeta med mera strategiska frågor. Lönenivån är satt utifrån arbetsvärderingen i landskapets kollektivavtal. Organisationsförändringen har skapat bättre förutsättningar för att leda och utveckla verksamheten och förtydliga rollerna. Under 2022 planeras dock en översyn samt utvärdering av Ålands museums organisation och verksamhetsområden.
Rekommendation – Ålands museum har fler anställda än Ålands sjöfartsmuseum. Ålands museums verksamhet kostar ungefär 0,7 MEUR mer årligen efter justeringar för att jämförelsen ska bli rättvis. Skötseln av samlingarna borde inte vara enda förklaringen till en så stor kostnadsskillnad. Ålands sjöfartsmuseum förefaller bedriva en kostnadseffektivare verksamhet. Framför allt den administrativa biten vid Ålands museum bör ses över.
Landskapsregeringens planerade åtgärder:
· Ålands museum har en betydligt bredare och en mer omfattande verksamhet jämfört med Ålands sjöfartsmuseum. Dessutom har Ålands museum ett annat uppdrag att förmedla kultur till allmänheten samt till barn och ungdomar, bl.a. genom fria entréer och egna utställningsproduktioner som riktar sig till olika grupper i samhället. Egna utställningsproduktioner kostar mycket mer i arbetsinsats jämfört med att köpa in färdiga produktioner, men egna produktioner är betydelsefulla och nödvändiga om man vill lyfta fram åländsk historia och identitet. Under 2022 kommer dock den administrativa biten vid Ålands museum ses över.
3. Granskning av verkstads- och lagerenheten
Syftet med granskningen under 2021 har varit att utreda om verkstads- och lagerenhetens verksamhet bedrivs i enlighet med principerna om sparsamhet, effektivitet och ändamålsenlighet.
De viktigaste slutsatserna och rekommendationerna i granskningsrapporten är följande:
Rekommendation - Omfattningen av de kapitalkostnader som ska täckas av verksamhetens överskott borde ses över för att fastställa ett rimligt och realistiskt utfall. Nuvarande förfarande framstår som ett arrangemang där det synbara utfallet förefaller vara prioriterat framom verkliga ekonomiska omständigheter.
Landskapsregeringens planerade åtgärder:
· Överskottsmålet grundar sig på uppbyggnaden i en beställar- och utförarorganisation, där utföraren säljer tjänster såväl internt som externt. Överskottsmålet avser koppla till vinsten på försäljningen avräknat verksamhetens kostnader. En översyn görs under 2022 för att klargöra omfattningen och fördelningen mellan vinst på extern och intern försäljning. Detta underlag tas in i den översyn av systemet som beskrivs nedan.
Rekommendation - Serviceavtalet för vägstationer, färjor och linfärjor borde uppdateras med aktuella enheter och aktuell servicetaxa.
Landskapsregeringens planerade åtgärder:
· En översyn av avtalen har inletts och kommer att genomföras under 2022. I de nya avtal som upprättas kommer även indexjustering att ingå, vilket tidigare har saknats. Vägunderhållet hyr en del av lagerbyggnaden för sin verksamhet. Hyresavtalet har inte varit formaliserat tidigare, men ett skriftligt avtal har nu upprättats.
Rekommendation - Serviceavgifterna för linfärjorna borde faktureras på samma sätt som för övriga så att syftet med avtalet uppnås.
Landskapsregeringens planerade åtgärder:
· Serviceavgifterna för linfärjor faktureras sedan januari 2022 på samma sätt som övriga serviceavgifter.
Rekommendation - Systemet med överföringar till linfärjor togs i bruk från 2020 när internfakturering ersattes av överföringar. De förfaranden man tog i bruk innebär att intäkterna från arbete med linfärjor bokförs dubbelt. Detta ger en missvisande bild av intäkterna för verkstaden, men har ingen inverkan på landskapets resultat eftersom överföringarna elimineras inför bokslut. Samma gäller för trafikbåtarna, om än i mycket mindre omfattning.
Rekommendation - Transaktioner som medför att för mycket kostnader bokförs hos verkstad och lager har också pågått sedan 2020. På grund av bristande spårbarhet är det tidskrävande och komplicerat att ta fram exakta belopp. En snabb analys tyder på att effekten kan uppgå till åtminstone sexsiffriga belopp. Korrigerande åtgärder bör omedelbart vidtas efter att saken utretts grundligare.
Rekommendation - Det borde tillsättas en arbetsgrupp med en sakkunnig samt medlemmar från finansavdelningen och infrastrukturavdelningen för att ta fram nya rutiner kring fakturering, bokföring och budgetöverföringar samt lagerbokföring.
Landskapsregeringens planerade åtgärder:
· Av 2 kap. 5 § bokföringslagen (FFS 1336/1997) framgår att ”Bokföringen ska grunda sig på en daterad och systematiskt numrerad eller på motsvarande sätt specificerad verifikation över affärshändelser. Sambandet mellan en affärshändelse, verifikationen och bokföringen måste kunna konstateras utan svårighet”. Det är efter landskapsrevisionens genomgång klart att spårbarheten och systematiken i bokföringen inte är tillräcklig vid verkstads- och lagerenheten samt att en förändring kommer att ta tid att genomföra. Landskapsrevisionens rekommendationer grundar sig även delvis i infrastrukturavdelningens uppbyggnad bestående av en beställar- och utförarorganisation, där utföraren säljer tjänster såväl internt som externt. Som utförare verkar både verkstads- och lagerenheten samt vägunderhållsenheten, vilka ekonomiskt hanteras som nettobudgeterade resultatenheter inom landskapsförvaltningen. Systemet har funnits i över 15 år. En förändring av systemet kräver omfattande insatser, men behövs för att bättre kunna följa bokföringslagens krav på spårbarhet och systematik. Landskapsregeringen delar Landskapsrevisonens uppfattning om att en arbetsgrupp behöver tillsättas för att närmare utreda och analysera olika alternativ. Landskapsregeringen kommer därför att under 2022 tillsätta en arbetsgrupp med representanter från infrastrukturavdelningen och finansavdelningen, som ser över möjligheterna till förändringar av nuvarande system i syfte att åtgärda identifierade brister.
Rekommendation - De på lagerkontot bokförda inköpen motsvarar inte alltid omsättningstillgångar enligt definitionen i bokförings- eller i näringsskattelagen. Inköp som inte utgör omsättningstillgångar ska inte bokföras till lagerkontot.
Landskapsregeringens planerade åtgärder:
· En genomgång av hur lagerkontot används och hur det framöver ska användas inleds under 2022. Tillsammans med den årliga lagerinventeringen och det förändringsarbete som beskrivs ovan görs en omställning i nuvarande rutin. Även detta arbete kommer att ta tid att genomföra.
Rekommendation - Regelbunden lagerinventering bör göras åtminstone en gång per år, företrädesvis till bokslutet.
Landskapsregeringens planerade åtgärder:
· Inventering av lagret kommer framöver att utföras årligen.
Rekommendation - Det bokföringsmässiga lagervärdet borde korrigeras så att det överensstämmer med det verkliga lagervärdet.
Landskapsregeringens planerade åtgärder:
· Vid den årliga inventeringen av lagret kommer obehövliga lagerartiklar att avskrivas. Genom att nya rutiner införs under 2022 för hur lagerkontot hanteras, kommer lagervärdet bli mer korrekt redovisat.
Rekommendation - Trafiken med trafikbåtarna i landskapets regi härstammar från 1990-talet. Taxorna har varit oförändrade sen dess. Upprätthållande av subventionerad trafik för ändamål som inte har med fast bosättning att göra kan starkt ifrågasättas. I budgeten 2022 föreslås att landskapsregeringen slutar med subventionerade frakter och transporter till fritidsboende vilka istället hänvisas till den privata marknaden.
Landskapsregeringens planerade åtgärder:
· Av Ålands budget för 2022 framgår att ”Transporter som slutar subventioneras från landskapsregeringen sida är frakt och transport till fritidsboende som i stället hänvisas till den privata marknaden”. Detta kommer att verkställas stegvis.
4. Åtgärder med anledning av tidigare års berättelser
4.1. Effektivitetsrevision av riskhanteringen vid ÅHS´ stödfunktioner och dess koppling till interna kontrollen
Vad gäller av ÅHS vidtagna åtgärder hänvisas till denna del till Ålands hälso- och sjukvårds svar till lagtinget angående Landskapsrevisionens granskning (Bilaga).
4.2. Effektivitetsrevision av schemaläggning och utnyttjande av personalresurser inom ÅHS
Vad gäller av ÅHS vidtagna åtgärder hänvisas till denna del till Ålands hälso- och sjukvårds svar till lagtinget angående Landskapsrevisionens granskning (Bilaga).
4.3. Granskning av miljöbyråns verksamhet
Landskapsrevisionen gjorde under 2020 en granskning i syfte att bedöma om arbetet på miljöbyrån fungerar effektivt och i enlighet med uppställda målsättningar.
De viktigaste slutsatserna och rekommendationerna i granskningsrapporten var följande:
Rekommendation - Miljöbyråns verksamhetsplan och målsättningar borde förtydligas. Det är viktigt att det finns en prioritering, en realistisk tidtabell och en ansvarig tjänsteman för alla uppsatta mål.
Av landskapsregeringen vidtagna åtgärder:
· En ny verksamhetsplan har utarbetats för miljöbyrån, där prioriteringsordning av ärenden införts och ansvarig tjänsteman för varje aktivitet har utpekats. Som första steg till att förtydliga syfte och målsättningar med miljöbyråns verksamhet har en planeringsdag genomförts. Detta för att utreda och tydliggöra vilka grundförutsättningar som styr verksamheten och utgående från miljöbyråns sida försöka konkretisera och förtydliga samt visionera kring byråns verksamhet. Verksamhetsplanen kommer att utvecklas ytterligare till 2023 och kommer i större utsträckning att kopplas samman med budgeten. Under 2022 vidtas också ytterligare åtgärder i form av formulering av en vision för miljöbyrån, sammanställning av byråns uppgifter/målsättningar utgående från lagstiftningen, framtagande av organisationsschema/arbetsfördelning samt utredningar kring ytterligare lämpliga kvalitetssäkrings- och vikariefunktioner.
Rekommendation - Bemanningen på miljöbyrån är tillräcklig, särskilt efter att ytterligare en tjänst tillkom 2019. Kraven på att leverera resultat borde i en del fall höjas. Särskilt större och komplicerade frågor avancerar inte i tillräckligt snabb takt.
Av landskapsregeringen vidtagna åtgärder:
· Bemanningen på miljöbyrån bedöms inte vara tillräcklig för att klara av att hantera samtliga ålagda uppgifter. I och med EU:s paket ”Fit for 55” ökar även arbetsmängden. Omfattande prioriteringar görs och även lagstadgade uppgifter ned- och bortprioriteras i viss mån.
Rekommendation - En del svårare ärenden tar oskäligt länge för miljöby-rån att hantera. Även om man exkluderar ärenden som per automatik har lång genomförandetid förekommer det att ärenden ligger i åratal oavgjorda. Kraftfullare åtgärder bör vidtas för att se till att ärenden handläggs inom rimlig tid.
Av landskapsregeringen vidtagna åtgärder:
· Miljöbyrån har infört en internkontrollåtgärd där ärendeuppföljning utföras av närmaste chef kvartalsvis, i samband med registraturens utskick av listorna med öppna ärenden. Målsättningen är att inga öppna ärenden som är äldre än tre månader ska förekomma utan skälig motivering.
Rekommendation - Satsningarna på markköp och intrångsersättning för att kunna inrätta Natura 2000-områden har varit betydande under de senaste åren. Om rimligt pris inte kan överenskommas med markägare borde landskapet avstå från att ingå avtal. Då EU-kommissionen begär svar måste man redogöra för vilka utmaningar som finns med att nå målen i Natura 2000-programmet på Åland.
Av landskapsregeringen vidtagna åtgärder:
· Andelen skyddade mark- och vattenområden finns nu som nyckeltal i årsredovisningen samt nästa steg är en vidareutveckling i förhållande till de i Utvecklings- och Hållbarhetsagenda för Åland fastställda målen 10 % och målsättningen i EU:s strategi för biologisk mångfald om 10 % strikt skyddad mark och vatten. Dessutom planeras insatserna för att nå 30 % av land- och vattenarealen som skyddad, vilket redovisas både i text och siffror. Frågan gällande pris för områden prioriteras nu även ytterligare vid inköpssituationer.
Rekommendation - Landskapsregeringen borde anta en ny vattenlag för att det ska vara möjligt att komma framåt i viktiga frågor såsom framtagning av vattenskyddsföreskrifter och utveckling av fiskodlingsverksamheten på Åland.
Av landskapsregeringen vidtagna åtgärder:
· Ett utkast till ny vattenlag är under slutberedning vid lagberedningen för att kunna skickas ut på remiss under 2022. Lagförslaget är omfattande och tidigare tidsplaner har inte kunnat hållas. Miljöbyrån fungerar fortsatt som stödfunktion i ärendet.
Rekommendation - Arbetet med upprättande av vattenskyddsområden ska ske genom att område efter område fastställs löpande i mån av resurser och tid. Det borde finnas delmål och angivna tidpunkter när delmål ska vara uppnådda. Arbetet har inte framskridit i den takt som man har rätt att vänta sig.
Av landskapsregeringen vidtagna åtgärder:
· En förutsättning för att upprätta vattenskyddsområden är att lagstiftningen uppdateras när det gäller ersättningsfrågan. Ersättningarna för upprättandet av vattenskyddsområden regleras i den kommande vattenlagen och det i sig underlättar arbetet. Lagstiftningen har inte uppdaterats varför arbetet med upprättande av vattenskyddsområden inte har fortskridit.
Rekommendation - Det är inte helt klart vem som ansvarar för vad när det gäller frågor om vatten- och avlopp (VA). Landskapsregeringen måste klargöra vilket ansvar landskapet, kommunerna respektive vattenbolagen har.
Av landskapsregeringen vidtagna åtgärder:
· Det lagstadgade ansvaret är klart utrett och kommunicerat till berörda aktörer. En översyn av VA-lagstiftningen har inletts hösten 2021, men nedprioriterades i samråd med den politiska ledningen p.g.a. brådskande behov kopplat till implementeringen av EU:s dricksvattendirektiv.
Rekommendation - Landskapet borde kunna stöda kommunerna mera i arbetet med framtagning av avfallsplaner för att en uppdaterad avfallsplan för Åland ska kunna färdigställas.
Av landskapsregeringen vidtagna åtgärder:
· Det lagstadgade kravet på kommunala avfallsplaner kommer att tas bort och ersättas av avfallsföreskrifter. De kommunala avfallsplanerna kommer således inte behöva uppdateras och samlas in för att landskapsregeringen ska kunna göra sin avfallsplan. Det är en av förändringarna i den nya avfallslagstiftningen.
Rekommendation - Inom området miljöhälsovård handläggs ganska få ärenden via ärendehanteringssystemet. Arbetet består främst av hantering av frågor i enlighet med krav i lagstiftningen. En uppdatering av beredskapsplanen samt en kontrollplan enligt kontrollförordningen är frågor som även borde arbetas med.
Av landskapsregeringen vidtagna åtgärder:
· Översyn av förvaltningsrutiner och förvaltningsprocesser rörande miljöhälsovård har inte utförts p.g.a. vakanser på veterinärtjänst och byråchefstjänst. Arbetet med beredskapsplan planeras inledas 2022. Uppdatering av kontrollplan enligt förordningen påbörjas 2022 tillsammans med berörda byråer.
Rekommendation - Man borde överväga att samla alla landskapets veterinärer hos ÅMHM för att stärka kunskapsutbyte och -utveckling. I de fall landskapsregeringen ansvarar för handläggningen av ärenden inom veterinärområdet kan beredningsexpertis och beslutsstöd köpas in av ÅMHM. Ändringar i lagstiftningen för att åstadkomma en sådan organisation borde om möjligt genomföras.
Av landskapsregeringen vidtagna åtgärder:
· En juridisk sammanställning av lagstiftningen på veterinärområdet har genomförts. Arbetet med implementeringen av lagstiftningen och tydliggörande av ansvarsfördelningen inriktas i första hand på lagen om djursjukdomar.
Rekommendation - Det har tagit ofattbart lång tid att behandla ärenden gällande Ålandskomposten under åren. Biträdande justitieombudsmannens kritik 2015 var allvarlig. Högsta förvaltningsdomstolen och Ålands förvaltningsdomstol har återförvisat ärenden för ny behandling. Riksåklagaren bedömde att ansvarig minister och byråchef under senare år kunde anses ha begått tjänstefel men beslöt om åtalseftergift. Handläggningen av Ålandskompostens ärenden stärker inte allmänhetens förtroende varken för miljöbyrån eller ÅMHM.
Av landskapsregeringen vidtagna åtgärder:
· Utgående från det som framkommit av biträdande justitieombudsmannens utlåtande, behandlingen av ärendet i Högsta förvaltningsdomstolen och Ålands förvaltningsdomstol samt Riksåklagarens beslut om åtalseftergift har förvaltningsrutiner och förvaltningsprocesser för liknande ärenden setts över och direkta felaktigheter noterats i enlighet med de internkontrollåtgärder vid miljöbyrån som beskrivits ovan. Landskapsregeringen ser dock i viss mån fortsättningsvis de utpekade bristerna som evidens för att tillräckliga och kvalificerade personalresurser behövs för handläggningen av den här typen av juridiskt komplexa ärenden som i frekvens är sällan förekommande. Ärendet är nu utagerat och ytterligare eventuella konsekvenser av ärendet är inte kända.
4.2. Granskning av projekt västra Föglö
Landskapsrevisionen gjorde under 2020 en granskning av projekt västra Föglö – innefattande byggande av vägar, bro och hamnanläggningar samt totalentreprenad för trafik med elhybridfärja – i syfte att bedöma om riskhanteringen samt den interna styrningen och kontrollen fungerat tillfredsställande.
De viktigaste slutsatserna och rekommendationerna i granskningsrapporten är följande:
Rekommendation - Det har funnits en del brister i styrningen och riskhanteringen gällande upphandlingen av totalentreprenad med elhybridfärja. Det var inte möjligt att teckna avtal med förbehåll att miljötillstånd måste erhållas såsom det var i infrastrukturupphandlingen eftersom en sådan bestämmelse inte fanns i avtalet. Avtalet borde även ha innehållit bestämmelser om vad som gäller om trafikstarten av olika orsaker försenas. Juridisk sakkunskap borde ha anlitats i större utsträckning i syfte att nå bästa möjliga avtalskvalitet.
Rekommendation - Samordningen av upphandlingarna i förhållande till planerad trafikstart har inte fungerat tillfredsställande. Effekterna av besvär mot respektive upphandling utreddes inte. Att hävda att det inte skulle ha varit problem med att komma överens med vinnande anbudsgivare om att skjuta fram trafikstarten avhjälper inte bristerna på ett sätt som inger förtroende.
Rekommendation - Hanteringen av projekten kännetecknas av brådska. Det var viktigt att besluta om upphandlingarna innan lagtingsvalet i oktober 2019 riskerade ändra på förutsättningarna. Landskapsregeringen borde ha insett att besvär mot erhållet miljötillstånd sannolikt skulle inlämnas. Det togs inte hänsyn till en uppenbar risk för försenad trafikstart och eventuella kostnader detta kunde medföra för landskapet.
Landskapsregeringens vidtagna åtgärder:
· Landskapsregeringen identifierade två centrala lärdomar i form av överlappningen av projekten och riskhanteringen. Valet att så parallellt som gjordes upphandla en totalentreprenad om färjedrift till en hamn där entreprenadavtal ännu inte ingåtts gav en komplicerad riskhantering. Landskapsregeringen har undvikt och kommer även framledes att undvika att en liknande överlappningssituation uppstår. Landskapsregeringen har även vidareutvecklat riskhanteringen i projekt. Syftet är att riskhanteringen ska utgöra en integrerad del i projektarbetet, men även i den löpande verksamheten. Då detta arbete kommit olika långt i olika projekt har en handledning i riskhantering tagits fram för att ge vägledning i hur projektet kan ta sig an risker på ett systematiskt vis. Under framtagandet av handledningen har frågan genomlyst och diskuterats på infrastrukturavdelningen. Landskapsregeringen fortsätter riskhanteringsarbetet i det kontinuerliga arbetet med att utveckla kvalitetsledningen.
Rekommendation - Lagtinget godkände fullmakten för totalentreprenaden i budget 2018, vilket inte var förenligt med lagtingsordningens § 54. Det borde vara naturligt att en fullmakt i en budget innehåller belopp. Att lagtinget skulle ge en fullmakt in blanco har knappast varit avsikten. Att ingen tjänsteman vare sig på landskapsregeringen eller lagtingets kansli observerade den bristfälliga fullmaktsskrivningen är synnerligen förvånande. I detta skede framkom inte heller av den politiska behandlingen att det skulle vara problem med fullmaktsskrivningen.
Av landskapsregeringen vidtagna åtgärder:
· Landskapsregeringen har på tjänstemannanivå till lagtinget vidtalat behovet av förändring av formuleringen av fullmakter i lagtingsordningen. Vidare har landskapsregeringen utvecklat fullmaktsskrivningarna i de budgetförslag som lämnats under 2021 och under ingången av 2022. Arbetet med att utveckla skrivningarna fortsätter i det ordinarie budgetarbetet.
Rekommendation - En elhybridfärja var inte med i beslutsunderlaget (PM – slutversion 2017-03-31) för infrastrukturinvesteringarna. Vid anhållande om investeringsfullmakt för infrastruktur borde det varit bestämt vilken typ av färja som ska trafikera Föglölinjen för att helhetsbilden ska bli klar.
Rekommendation - Anbuden var betydligt högre än angivet värde i upp-handlingsföreskriften. Den årliga kostnaden för Föglölinjen skulle öka väsentligt. Det var fråga om en mycket stor upphandling för landskapet. Det var möjligt att säga upp avtalet om lagtinget inte beviljar medel. Det fanns goda motiv att föra frågan till lagtinget innan man gick vidare. Att inte göra detta kan uppfattas som att kostnaderna var av mindre betydelse, det viktiga var att genomföra det landskapsregeringen ville och för lång framtid begrava det av många förespråkade tunnelalternativet.
Rekommendation - Man kan argumentera för att fullmakten i budgeten 2018 ordagrant gällde begärande av anbud. Avsikten var att anta anbud men det var möjligt att inkomna anbud skulle vara alltför höga för att kunna antas. Anbuden visade sig överskrida upphandlingens angivna värde väsentligt. Det var inte självklart att anta att lagtinget beviljat medel för de stora kostnader det var fråga om. Att bevilja en fullmakt in blanco har inte varit lagstiftarens mening. Åtgärdsuppmaningen visade att det inte fanns majoritet för att bevilja medel före valet. Efter valet var det tydligt att lagtinget inte skulle komma att bevilja medel.
Rekommendation - Olika politiska viljor har lett till en rättsprocess där risken finns att landskapet åläggs betala betydande belopp i ersättning. Det är inte förtroendegivande – varken bland befolkningen eller inom den politiska sfären – att med alla medel driva igenom en politisk vilja nära inpå ett val när man misstänker att detta inte är möjligt efter valet. Bred politisk enighet bör nås när stora investeringar ska göras.
Landskapsregeringens vidtagna åtgärder:
· Fullmaktskrivningarna har utvecklats och nya riktlinjer har tagits fram för att förtydliga fullmaktsskrivningarna i budget och utgående från de lärdomar som gjorts t.ex. rörande totalentreprenader. Utöver detta arbetar landskapsregeringen t.ex. genom meddelanden samt parlamentariska kommittéer på ett mer aktivt sätt för att ge lagtinget mer information och för att på ett bättre sätt inhämta synpunkter från lagtinget. Bland annat har ett meddelande rörande landskapsregeringens vision för storskalig vindkraft i Ålands havsområden lämnats till lagtinget under 2021 och en parlamentarisk kommitté har under året arbetat med frågan om en fast förbindelse mellan fasta Åland och Föglö kommun.
Rekommendation - Med tanke på den höga kostnaden för projekt västra Föglö – upphandlingarnas värde samt ytterligare identifierade kostnader utgör ca 100 MEUR - kan det uppfattas som motiverat att noggrannare utreda vad en tunnel till Föglö skulle kosta. En tunnel skulle högst troligt medföra positiva samhällseffekter som i praktiken är svåra att värdera.
Landskapsregeringens vidtagna åtgärder:
· Landskapsregeringen tillsatte under 2020 en parlamentarisk kommitté för att utreda förutsättningarna för en fast förbindelse mellan fasta Åland och Föglö kommun. Den parlamentariska kommittén har i början av 2022 lämnat sitt slutbetänkande till landskapsregeringen för vidare beredning. Regeringen återkommer till lagtinget då det krävs en bred och långsiktigt stabil politisk enighet för att ett projekt av denna omfattning ska kunna genomföras.
4.3. Granskning av Ålands musikinstitut
Syftet med granskningen av Ålands musikinstitut anges inte direkt. Granskningen lyfter dock upp stora kostnadsökningar sedan 2017 samt att transparensen och den interna kontrollen kunde förbättras.
De viktigaste slutsatserna och rekommendationerna i granskningsrapporten är följande:
Rekommendation - Kostnaden för Ålands musikinstitut har genomgående ökat sedan 2017. Ökningen från 2017 till 2020 utgör 235 000 euro eller drygt 20%. Från 2020 till 2021 är budgetökningen 59 000 euro eller drygt 4%. Det är anmärkningsvärda ökningar med tanke på vilken typ av verksamhet det är fråga om. I ekonomiskt svåra tider finns motiv för att inbesparingskrav ställs.
Landskapsregeringens och Ålands musikinstituts vidtagna åtgärder:
· Ålands musikinstitut har under 2021 gjort nedskärningar om 20 000 euro för att påbörja inbesparingsprocessen. Resterande delen av de 4 % som var inbesparingskravet för 2022 plockades ur budgetförslaget för 2022. För 2023 och 2024 planeras ytterligare nedskärningar på experttjänster samt inköp.
Rekommendation - Systemet med pendlande timlärare som undervisar i ett enda instrument är ett dyrt arrangemang som inte är förenligt med principerna om ändamålsenlighet och sparsamhet. Alternativa arrangemang borde övervägas, t.ex. timlärare i huvudsyssla med kompetenser i fler instrument. Får man inte tag på lärare lokalt borde man sänka ambitionsnivån och pausa undervisningen i ifrågavarande instrument.
Ålands musikinstituts vidtagna åtgärder:
· Ålands musikinstitut har fortfarande pendlande timlärare som undervisar i ett enda instrument dock sker nu en större del av undervisningen på distans för att minska rese- och boendekostnaderna. I övrigt är detta en politisk fråga.
Rekommendation - Det saknas tillräckliga anvisningar och tillräckligt med utbildning i de program som används för elevadministration och schemaläggning. Programmen är inte kompatibla med varandra eller lämpade för institutets behov och upplägg med enskild undervisning. Det finns behov av att se över det befintliga systemstödet för elevadministrationen för att effektivisera arbetsprocesserna och få en reell nytta av programmen.
Ålands musikinstituts vidtagna åtgärder:
· Ålands musikinstitut har under 2021 sett över och ändrat fortbildningen av nyanställda samt har införskaffat ett nytt administrationssystem anpassat för musikinstituts verksamhetsform. Arbetet med implementeringen av det nya systemet beräknas vara färdigt till skolstarten hösten 2022.
Rekommendation - För att undvika ojämlik behandling av personalen och konflikt med skatteförvaltningens anvisningar om personalförmåner bör skolan beakta allmänna förvaltningens regelverk för massageförmån och i samband med personalhälsovård bör vidare undersökningar och behandlingar utgå från remiss från företagshälsovården.
Ålands musikinstituts vidtagna åtgärder:
· Ålands musikinstitut övergick redan 2021 till samma friskvårdsförmån inklusive massageförmån som landskapsregeringens allmänna förvaltning (friskvård.ax). Samma sak gäller för behandlingar från företagshälsovården. Ålands musikinstitut följer nu således fullt ut allmänna förvaltningens regelverk.
Rekommendation - Finansavdelningen sköter om faktureringen av terminsavgifterna. Under 2021 ska även hyra för instrument och kostnad för läromedel i musikteori faktureras. För en effektiv hantering rekommenderas en samordning av all fakturering i samråd med finansavdelningen.
Ålands musikinstituts vidtagna åtgärder:
· I och med implementeringen av det nya administrationssystemet, där faktureringen är en integrerad del, uppnås en samordning av all fakturering och en klar effektivisering.
Rekommendation - Bredden på musikundervisningen är generös för åländska förhållanden. Ambitionsnivån kunde sänkas och inriktas på instrument med många elever.
Ålands musikinstituts vidtagna åtgärder:
· Inga åtgärder har vidtagits. Undervisningen vid Ålands musikinstitut sker i enlighet med tillämplig lagstiftning och nuvarande styrdokument. I slutändan är det en politisk fråga hur undervisningen utformas och inriktas.
Rekommendation - Transparensen och den interna kontrollen kunde förbättras med avseende på följande:
- försäljning av lös egendom borde göras i enlighet med landskaps- regeringens anvisningar om överlåtelse av lös egendom och med direktionens godkännande
- rutiner kring instrumentanskaffningar behöver fastställas så att motivering till och behovet av anskaffningar tydligt framgår
- inventarielistan över främst instrument behöver uppdateras och hållas ajour
- av direktionsmötesprotokoll borde framgå vilka större anskaffningar rektorn har informerat om
Ålands musikinstituts vidtagna åtgärder:
· Under 2021 har ett mera detaljerat system för hur försäljning och överlåtelse av lös egendom utarbetats och fastställts tillsammans med direktionen.
· Under 2021 har rutiner för instrumentanskaffning tagits fram och antagits.
· Under 2021 har inventarielistan uppdaterats samt rutiner tagits fram för en kontinuerlig uppdatering.
· Större anskaffningar lyfts nu upp och protokollförs vid direktionsmötena
§ 33 LANDSKAPSREVISIONENS BERÄTTELSE ÖVER EFFEKTIVITETSREVISIONEN, UPPFÖLJNING AV TIDIGARE REVISIONER
Föredragande: Hälso- och sjukvårdsdirektör Jeanette Pajunen, jeanette.pajunen@ahs.ax
Beredare: Ekonomichef Ulrika Österlund, ulrika.osterlund@ahs.ax
Landskapsrevisionens granskning sker i form av årlig revision och effektivitetsrevision. Effektivitetsrevisionen har till syfte att bedöma om budgetmedlen har använts i enlighet med principerna om sparsamhet, effektivitet och ändamålsenlighet. Granskningen ska främja en sådan utveckling att landskapet med hänsyn till allmänna samhällsintressen får ett effektivt utbyte av sina insatser.
2021 gjordes ingen effektivitetsrevision på ÅHS.
UPPFÖLJNING AV TIDIGARE REVISIONER
Nedan beskrivs de olika revisionerna och de rekommenderade åtgärderna som framgår ur dem. I kursiv stil framgår ÅHS svar. Avslutade ärenden från 2019 framgår ej i denna beredning. Viss fördröjning finns i åtgärder pga av covidpandemin.
1. Effektivitetsrevision – riskhanteringen vid ÅHS stödfunktioner och dess koppling till den interna kontrollen 2020
Rekommendation - att ÅHS kartlägger och dokumenterar processerna inom den interna kontrollen och uppdaterar processerna så att kontrollåtgärderna täcker de identifierade riskerna.
Rekommendation - att ÅHS arbetar med att identifiera riskansvariga inom hela organisationen
Rekommendation - att ÅHS upprättar allmänna direktiv eller policys gällande riskhantering och intern kontroll samt arbetar för att säkerställa att dessa efterföljs i praktiken.
ÅHS planerade åtgärder: Ledningsgruppen avser att frigöra resurs och påbörja arbete med detta under 2022.
· Ej påbörjat
Rekommendation - att ledningen vid ÅHS tar ställning till hur rapporteringen av riskhantering och intern kontroll ska ske inom organisationen. På sikt rekommenderas att man kopplar de identifierade riskerna till verksamhetsmål.
ÅHS planerade åtgärder: Riskhantering och intern kontroll tas in som ett prioriterat uppföljningsområde på ledningsgruppens möten. En plan som involverar både riskhantering inom enheterna och avrapportering av uppkomna risker till ledningen.
· Detta följer efter föregående punkt.
Rekommendation IT-enheten - Dokumentationen i vissa fall är något bristfällig och att man skulle sträva efter att förbättra dokumentationen för att minska risken för att fel sker.
Rekommendation IT-enheten - Arbeta för att minimera personberoendet inom enheten.
§ 33 LANDSKAPSREVISIONENS BERÄTTELSE ÖVER EFFEKTIVITETSREVISIONEN, UPPFÖLJNING AV TIDIGARE REVISIONER (forts.)
ÅHS planerade åtgärder: IT-enheten ser över rutinerna vid dokumentation i kombination med punktinsatser inom områden där dokumentationen konstaterats vara bristfällig. IT-enheten arbetar kontinuerligt med kunskapsöverföring genom samarbeten och internutbildning för att minska personberoendet inom enheten.
· De planerade åtgärderna är genomförda.
· Rutiner för dokumentation har förbättrats. Omfattning och kvalitet på dokumentationen har förbättrats.
· Omfattande insatser för att minska personberoendet inom enheten har genomförts med gott resultat, både genom ökad dokumentation och internutbildningar.
Rekommendation löneavdelningen - att man försöker åtgärda de identifierade svagheterna i samband med bytet av lönesystem. Det vore även fördelaktigt om man efter systembytet satsar på att dokumentera de interna processerna. Riskkartläggningar är ett viktigt verktyg i den interna kontrollen och rekommenderar att man i framtiden använder sig av strukturerade riskkartläggningar inom löneadministrationen.
ÅHS planerade åtgärder: Målsättningen är de svagheter som revisonen tidigare påtalat långt ut åtgärdas i samband med byte av personal- och löneadministrativt system. I samband med ibruktagandet av det nya systemet har ÅHS erhållit detaljerade systemadministrativa manualer gällande lönebehandling och personaladministration. Därutöver har interna anvisningar utarbetas. Dessa manualer och anvisningar utgör tillsammans en god grund för arbetet med att dokumentera de interna processerna. Det finns behov av ökad kunskap inom området intern kontroll och riskkartläggning för att både öka medvetenheten om dess betydelse inom löne- och personaladministrationen. Utbildning behöver planeras och genomföras. Därtill behöver det även finnas utrymme för att avsätta tillräckligt med tid för arbete med att dokumentera processer och skapa en struktur för ett kontinuerligt arbete med intern kontroll och riskkartläggning. Högst troligt kommer det att finnas behov av en projektanställd resurs.
· Delvis åtgärdat. Utbildning i intern kontroll i löneprocessen genomförs i maj 2022. Extra resurser för dokumentation av processer behövs.
2. Effektivitetsrevision – schemaläggning och utnyttjande av personalresurser 2020
Rekommendation - Schemaläggningen i sin nuvarande form är för statisk, eftersom den inte beaktar det aktuella vårdbehovet på de olika avdelningarna. Vi skulle vilja se att vårdbehovet fås med i processen på ett naturligt sätt. Vi tror att ett system för mätning av vårdtyngden skulle kunna leda till en effektivare användning av personalresurser. Ett system för mätning av vårdtyngden möjliggör att vårdbehovet beaktas på ett mer objektivt sätt då man bedömer behovet av kompetent personal.
ÅHS planerade åtgärder: Titania är uteslutande ett personaladministrativt digitalt verktyg för arbetstidsplanering och den arbetstidsredovisning som krävs för utbetalning av kollektivavtalsenliga arbetstidsersättningar. Programmet är anpassat till gällande arbetstidslagstiftning och landskapets
§ 33 LANDSKAPSREVISIONENS BERÄTTELSE ÖVER EFFEKTIVITETSREVISIONEN, UPPFÖLJNING AV TIDIGARE REVISIONER (forts.)
tjänstekollektivavtal om arbetstider. Programmet fyller en viktig grundläggande funktion men saknar automatik för personalresursering utgående från vårdtyngdsbehov m.m. I samband med införandet av ett nytt vårdinformationssystem (VIS) planeras att införa ett system för vårdtyngdsmätning, vilket kommer att utredas under tiden fram tills VIS införs. Det finns en tidigare utredning som kommer att uppdateras och kompletteras.
Rekommendation - nuvarande program för schemaläggning och resursplanering, Titania, beaktar inte det aktuella vårdbehovet utan innehåller endast de grunduppgifter om resursbehovet som har lagts in. Vi tycker att det vore värt för ÅHS att fundera på andra resurseringsprogram.
ÅHS planerade åtgärder: Ett nytt resurseringsprogram måste vara svenskspråkigt och beakta såväl åländsk som finländsk arbetstidslagstiftning och landskapets tjänstekollektivavtal. Upphandling av nytt kombinerat arbetstidsplanerings – och resurseringsprogram kräver ett skilt projekt med tillräckliga resurser med kompetens inom vårdarbete/–planering och tjänstemannalagstiftning och kollektivavtal.
Rekommendation - processen för schemaläggning och resursplanering innehåller få funktioner som ger de ansvariga stöd i beslutsfattandet. Sådana funktioner kunde till exempel vara skriftliga interna direktiv gällande resursplanering och schemaläggning eller på förhand bestämda kriterier för när extra personal ska tas in till ett skift. Vi rekommenderar att ÅHS arbetar med att få in objektiva kriterier i processerna, samt att man sedan utvärderar dessa kriterier kontinuerligt.
ÅHS planerade åtgärder: Införandet av ett system för vårdtyngdsmätning kommer att till vissa delar göra det möjligt att utvärdera resursfördelningen över tid. Att ha gemensamma interna direktiv för resursplanering, schemaläggning och kriterier för när extra personal ska tas in är svårt att genomföra eftersom verksamheterna är av varierande natur och beläggningen och vårdtyngden varier under dygnet. Att täcka in alla alternativ i ett dokument är inte ändamålsenligt, däremot diskutera dessa kriterier kontinuerligt inom klinikledningarna.
3. Effektivitetsrevision av bokslutsprocessen inom ÅHS 2019
Rekommendation – ändra redovisningssättet av landskapsfinansieringen för att ge en rätt och riktig bild av ÅHS ekonomiska ställning.
ÅHS planerade åtgärder: Arbetet behöver göras i samarbete med LR.
· En förfrågan har skett till LR men svaret har varit att LR önskar hålla kvar redovisningssättet.
Rekommendation - upprättande av en finansieringsanalys och noter i enlighet med bokföringsförordningen. Detta skulle förbättra givande av en rättvisande bild av ÅHS verksamhet.
ÅHS planerade åtgärder: Gällande finansieringsanalysen bör bokföringen av underskottet utredas först.
· Detta kan utredas till bokslut 2022.
§ 33 LANDSKAPSREVISIONENS BERÄTTELSE ÖVER EFFEKTIVITETSREVISIONEN, UPPFÖLJNING AV TIDIGARE REVISIONER (forts.)
4. Effektivitetsrevision av ekonomi- och löneprocesser inom ÅHS 2019
Rekommendation - centralisering av faktureringsrutinen till ekonomikontoret, samt att man kunde utreda huruvida faktureringsmaterialet kunde sändas vidare för postning elektroniskt.
ÅHS planerade åtgärder: Kartläggning av processer och system gällande faktureringen har utförts under 2020 iom VIS projektet. Kartläggningen har hittills fyllt syftet att ta fram grundkrav för VIS systemet men bör kartläggas mer specifikt för att ge ordentlig grund för åtgärder och införande av nya rutiner och implementering av förnyat faktureringssystem.
· Kartläggning gjord och kravställning av nytt vårdinformationssystem inklusive fakturerings pågår
Rekommendation – nedtecknad process för att säkerställa att samtliga besök och kostnader gällande fullkostnader faktureras.
ÅHS planerade åtgärder: Se ovanstående kommentar
· Pågår enligt ovan
Rekommendation - Avstämningsrutiner bör utvecklas och man bör vara medveten om alla balanskontons innehåll.
ÅHS planerade åtgärder: En avstämningsrutin på årsnivå finns men behöver utvecklas att omfatta månads och kvartalsrutiner.
· Arbetet utvecklas kontinuerligt i takt med tillgång på resurser inom ekonomiavdelningen
Rekommendation - ett system för mätande av effektivitet och produktivitet inom ÅHS.
ÅHS planerade åtgärder: Vi arbetar med att utveckla enhetspriser på ÅHS och arbetet påbörjas genom att börja fördela kostnader i budgetarbetet gällande 2021.
· Arbete pågår med att utveckla enhetspriser. Ett nytt analysverktyg har tagits i bruk som gör det möjligt att analysera och planera verksamheten. En årlig omvärldsanalys innehållande statistik och ekonomiska jämförelsetal uppdateras i samband med bokslutet.
Rekommendation - processbeskrivningar och skriftliga direktiv gällande löneräkningen och kontrollera att de efterföljs.
Rekommendation - minimera möjliga manuella arbetsskeden i lönehanteringen eftersom dessa utgör en risk. Handskrivna underlag kan också tolkas felaktigt.
Rekommendation - Vi anser att löneräkningens verksamhetskedja bör brytas, så att de som räknar löner inte kan ändra löntagarens grunduppgifter.
§ 33 LANDSKAPSREVISIONENS BERÄTTELSE ÖVER EFFEKTIVITETSREVISIONEN, UPPFÖLJNING AV TIDIGARE REVISIONER (forts.)
Rekommendation - Som en del av den interna kontrollen borde man få en kontrollista på uppdaterade löner under året. Man borde även kunna få en kontrollista på personalens behörigheter samt logglistor för att säkerställa att uppdateringen av löne- och personalrelaterade uppgifter inte missbrukas.
ÅHS planerade åtgärder:
Implementering av ett nytt personal- och löneadministrativt system, UBW, pågår. Arbetsprocesser och rutiner förändras och inom ramen för implementering kommer manualer för löneräkningens rutiner att tas fram.
· Systemet i bruk från 1.1.2021 men inte fullt ut. Implementering fortsätter under 2021.
· Implementering fortsätter under 2022-2023. Skriftliga anvisningar gällande löneräkningen finns. Möjlighet till kontrollistor på behörigheter och logglistor finns.
Ansökningar och beslut om frånvaro görs digitalt. Undantag för sjukfrånvaro och frånvaro för vård av sjukt barn för vilka det bedöms att det är smidigast att fortsätta med manuell registrering.
· Genomförs under 2022.
Digital överföring från Titania till UBW av arbetstid som berättigar till arbetstidsersättningar.
· Genomfört.
Ansökan och beslut om tjänsteresor samt reseräkningar digitaliseras.
· Ibruktagande framskjutet. Preliminär plan 2023.
ÅHS förstår syftet med rekommendationen om att löneräkningens verksamhetskedja bör brytas men bedömer att nackdelarna är fler än fördelarna med en sådan rutin. ÅHS har efterhört hur löneräkningens verksamhetskedja fungerar vid landskapsregeringen löneenhet vilken sköter löneräkning och –utbetalning för de övriga myndigheterna inom landskapsförvaltningen. En del av landskapsregeringens och ÅHS:s gemensamma arbete kring det nya personal- och löneadministrativa systemet är att förenhetliga rutiner och processer så långt det är möjligt. Det torde därför vara lämpligt att revisorernas rekommendation om att löneräkningens verksamhetskedja bör brytas tas till övervägande i det sammanhanget.
· Ej förenligt med praktiken att genomföra.
5. Effektivitetsrevision av övertidsutbetalningar inom ÅHS 2019
Vi undersöker möjligheten att införa vårdtyngdsmätning.
Pågår.
Fortsätta kartläggningen av en poolfunktion.
· Ingen poolfunktion kommer att tillsättas utan ett nära samarbete mellan klinikerna utvecklas.
§ 33 LANDSKAPSREVISIONENS BERÄTTELSE ÖVER EFFEKTIVITETSREVISIONEN, UPPFÖLJNING AV TIDIGARE REVISIONER (forts.)
6. Effektivitetsrevision av sekreterarenheten inom ÅHS 2019
Rekommendation – arkivplan upprättas
ÅHS planerade åtgärder:
ÅHS har under 2017 lämnat in ett förslag på arkivbildningsplan till Landskapsarkivet.
· Inget svar har ännu erhållits.
Bilagor:
Effektivitetsrevisioner ÅHS år 2020
FÖRSLAG: Föreslår att styrelsen avger ovanstående genmäle med anledning av effektivitetsrevisionerna 2019 och 2020.
BESLUT: Enligt förslag.
Delgivning: Ålands landskapsregering