Landskapsregeringens svar RB 1/2022-2023
Dokumentnamn
SVAR PÅ REVISIONSBERÄTTELSE
Datum
25.5.2023
|
| Till Ålands lagting
|
Svar på revisionsberättelsen
· RB 1/2022-2023
Lagtinget har i enlighet med 7 § landskapslagen (2013:25) om Landskapsrevisionen delgivit landskapsregeringen en berättelse med resultaten från effektivitetsrevisionen.
Berättelsen innehåller granskningar av Högskolan på Åland, infrastrukturavdelningen samt Ålands sjösäkerhetscentrum.
Landskapsregeringen meddelar med anledning av detta vilka åtgärder den och respektive underlydande myndighet avser vidta med anledning av berättelsen.
Mariehamn den 25 maj 2023
Lantråd Veronica Thörnroos
Vicelantråd Harry Jansson
Innehåll
1.1. Effektivitetsrevision i form av utvärdering av Högskolan på Ålands rutiner för intern kontroll
1.3. Effektivitetsrevision gällande Högskolans utbildningsavtal och resultatfinansiering
2.Granskning av Infrastrukturavdelningen
3.Granskning av Ålands sjösäkerhetscentrum
4. Åtgärder med anledning av tidigare års berättelser
4.1. Effektivitetsrevision av god förvaltningssed inom Fastighetsverket
4.2. Effektivitetsrevisionen i form av utvärdering Fastighetsverkets internhyressättning
4.3. Effektivitetsrevision gällande användandet av resurser på ett effektivt och ändamålsenligt sätt
4.4. Granskning av utbildnings- och kulturavdelningen
4.5. Granskning av verkstads- och lagerenheten
–
1. Högskolan på Åland
1.1. Effektivitetsrevision i form av utvärdering av Högskolan på Ålands rutiner för intern kontroll
Företaget BDO Audiator Ab har anlitats inom ramen för effektivitetsrevisionen av Högskolan på Åland för räkenskapsperioden 2022 för att utföra en effektivitetsrevision av högskolans interna kontroller. Effektivitetsrevisionen har utförts genom att intervjua personalen samt genom att ta del av diverse för revisionen relevanta dokument. Effektivitetsrevisionen är inte en revision eller översiktlig granskning enligt ISA-standarden (International Standards on Auditing). I rapporten presenteras endast iakttagelser gällande de frågeställningar som preciseras i revisionsplanen för effektivitetsrevisionen.
De viktigaste slutsatserna och rekommendationerna i granskningsrap-porten är följande:
Rekommendation - Försäljningsprocessen har tidigare saknat funktioner som säkerställer att alla fakturor som skickas ut även blir bokförda. Någon egentlig reskontra kopplad till faktureringen har inte heller funnits. I och med att högskolan i början av år 2023 har övergått till att använda sig av landskapsregeringens ekonomisystem för fakturering har processen förbättrats avsevärt och faktureringsprogrammet är numera sammankopplat med bokföringen, så att fordringsläget går att följa upp via bokföringen och intäktsföringen görs enligt prestationsprincipen.
Av Högskolan på Åland planerade åtgärder:
· Utöver att fortsätta förbättra processerna och användningen av landskapsregeringens ekonomisystem för faktureringen finns inte andra planerade åtgärder. Faktureringsprogrammet är sammankopplat med bokföringen och fordringsläget går att följa upp via bokföringen samt intäktsföringen görs enligt prestationsprincipen.
Rekommendation - Uppföljningen av vilka fakturor som är obetalda samt indrivningen av dem har varit en arbetsdryg process med mycket manuellt arbete. Att indrivningen numera handhas av landskapsregeringens finansavdelning tror vi att kommer att leda till en effektivare indrivning.
Av Högskolan på Åland planerade åtgärder:
· Utöver konstaterandet att Högskolan på Åland planerar att fortsätta använda landskapsregeringens ekonomisystem och landskapsregeringens tjänster för indrivning, då detta är effektivare, finns inte andra planerade åtgärder.
Rekommendation - Löneenheten saknar en kontroll som säkerställer att inte samma person kan utföra hela processen från början till slut. Vi anser att löneprocessen i något skede bör brytas så att den inte kan slutföras utan en annan persons deltagande.
Av landskapsregeringen planerade åtgärder:
· Löneenheten vid finansavdelningen kommer under hösten 2023 att utreda befintliga lönerutiner för att motverka personberoende och problem i lönekontrollen. Vad gäller Högskolan på Åland så skickar studiekoordinator/personaladministratör in ett löneunderlag som är underskrivet av rektor till löneenheten och när lönerna sen är utbetalda av finansavdelningen kontrollerar studiekoordinator/personaladministratör att utbetalningarna stämmer med det inskickade löneunderlaget.
1.2. Effektivitetsrevision gällande måluppfyllelse och styrningen av målsättningarna för Högskolan på Ålands verksamhet
Företaget BDO Audiator Ab har anlitats som en del av effektivitetsrevisionen av Högskolan på Åland under räkenskapsperioden 2022 för en revision av Högskolan på Ålands förvaltning och beslutsfattande. Effektivitetsrevisionen har utförts genom att intervjua nyckelpersoner samt genom att ta del av för uppdraget relevanta styrdokument. Revisionens syfte är att utvärdera huruvida målstyrningen a Högskolan på Åland är ändamålsenlig och resultatrik och om Högskolan på Åland uppnår de målsättningar som lagtinget slagit fast. Effektivitetsrevisionen är inte en revision eller översiktlig granskning enligt ISA-standarden (International Standards on Auditing).
De viktigaste slutsatserna och rekommendationerna i granskningsrapporten är följande:
Rekommendation - Baserat på denna revision konstateras att högskolans process för uppföljning av bindande målsättningar fungerar och är ändamålsenlig. Högskolan kommer till väsentliga delar att uppnå de målsättningar som finns i lagtingets fastställda budget 2022. Vi rekommenderar dock att den egna uppföljningen av målsättningarna dokumenteras i styrelsen oftare än en gång per år, t.ex. kvartalsvis eller halvårsvis.
Av Högskolan på Åland planerade åtgärder:
· Högskolan på Åland följer upp antal studerande vid tre tillfällen under året och kommer att fortsätta med den rutinen. Antal sökande redovisas till styrelsen varje år efter ansökningsperiodens slut. Antal utexaminerade har redovisats för styrelsen läsårsvis, men kommer i fortsättningen att redovisas terminsvis (dvs. två gånger per år). I rektors redogörelse som finns med på varje styrelsemöte redogör rektor för hur långt Högskolan på Åland har kommit med arbetet för att uppnå de målsättningar som finns med i budgeten och högskolans strategi.
Rekommendation - Ifall ägaren önskar utveckla målstyrningen så är det möjligt. För närvarande saknas mätare hur målsättningarna uppnåtts i förhållande till övriga utbildningsanordnare vilket gör det svårt att utvärdera effektiviteten. Ifall landskapsregeringen önskar ökad detaljstyrning så kan detta uppnås genom att man slår fast mera tydliga och framför allt mätbara målsättningar. Detta kan göras antingen i landskapets budgetbok eller i utbildningsavtalet.
Av landskapsregeringen planerade åtgärder:
· En politisk fråga. Det beror på hur stark detaljstyrning landskapsregeringen önskar, men det bör åtminstone tydliggöras i utbildningsavtalet.
Rekommendation - Bolagiseringsprocessen dröjer och vi anser att ovissheten och dröjsmålet hämmar målstyrningen och utvecklingen av högskolan. Bolagiseringen är en ägarstyrningsfråga och är inget som Högskolan kan påverka. Finansavdelningen och utbildnings- och kulturavdelningens förvaltningsområde har enligt landskapsregeringens fastställda budget getts ansvaret för att verkställa bolagiseringen av Högskolan.
Av landskapsregeringen planerade åtgärder:
· En politisk fråga. Nuvarande landskapsregering har valt att pausa bolagiseringsarbetet.
1.3. Effektivitetsrevision gällande Högskolans utbildningsavtal och resultatfinansiering
Företaget BDO Audiator Ab har anlitats som en del av effektivitetsrevisionen av Högskolan på Ålands verksamhet. Effektivitetsrevisionen har utförts genom att intervjua nyckelpersoner inom Högskolan på Åland samt genom att ta del av för uppdraget relevanta styrdokument. Effektivitetsrevisionen är inte en revision eller översiktlig granskning enligt ISA-standarden (International Standards on Auditing)
De viktigaste slutsatserna och rekommendationerna i granskningsrap-porten är följande:
Rekommendation - Eftersom anpassande av verksamheten till denna konkurrenssituation är viktig för att upprätthålla en högklassig utbildning på Åland anser vi att konkurrenssituationen på något sätt borde beaktas i utbildningsavtalets resultatfinansieringsparametrar så att högskolan tvingas förnya sig ifall konkurrenskraften tappas. En jämförelse med endast historiska data kan ifall den tidigare verksamheten inte varit effektiv möjliggöra upprätthållande av ineffektiva strukturer.
Av landskapsregeringen planerade åtgärder:
· Finansieringsmodellen utgår från de som tillämpas i Finland med anpassat utifrån åländska förhållanden. Tidigt bedömdes att en utvärdering av modellen behövdes efter att den varit i kraft ett par år och en utvärdering planeras att genomföras efter 2023 års resultat.
Rekommendation – Vi anser också att det vore skäl att utvärdera huruvida det skulle vara möjligt för högskolan att överskrida finansieringen, dvs. att resultatfinansieringen skulle kunna överskrida maxbeloppet som nu fastslås, vilket skulle möjliggöra en större risktagning och att ett mål som överskrider förväntningarna skulle kunna finansieras till en viss gräns så att tillväxt skulle kunna finansieras och inte innebära en risk för högskolan.
Av landskapsregeringen planerade åtgärder:
· Detta är ett missförstånd. I nuvarande finansieringsmodell är det fullt möjligt att överskrida maxbeloppet om resultatet så visar.
Rekommendation – Vi anser också att det kunde vara skäl att utvärdera huruvida möjligheten till ett motfinansieringssystem också skulle kunna finnas på Åland också för att stärka näringslivets och samhällets koppling till högskolan vilket skulle kunna bidra till en utveckling av högskolan.
Av landskapsregeringen planerade åtgärder:
· En politisk fråga, men ett motfinansieringssystem är fullt möjligt om Högskolan på Åland bolagiseras.
Rekommendation – Att på Åland nå samma kostnadseffektivitet med små volymer som i riket är mycket svårt ifall utbildningens kvalitet skall kunna konkurrera med högskolorna i riket. Detta bör enligt oss tas i beaktande vid jämförelser och uppställande av prestationskrav. För att klara sig i konkurrensen behöver verksamheten prioriteras i landskapets budget.
Av landskapsregeringen planerade åtgärder:
· Landskapsregeringen är väl medveten om att de nyckeltal som används för att mäta Högskolan på Ålands verksamhet baseras på förhållandevis små volymer jämfört mer de konkurrerande högskolorna i Finland. Därför blir talen framför allt ett sätt att följa utvecklingen från år till år. Hur verksamheten prioriteras i landskapets budget är en politisk fråga.
2.Granskning av Infrastrukturavdelningen
Syftet med granskningen av infrastrukturavdelningen under 2022 har varit att bedöma om arbetet på avdelningen fungerar effektivt och i enlighet med uppställda målsättningar.
De viktigaste slutsatserna och rekommendationerna i granskningsrapporten är följande:
Rekommendation – Infras organisation borde inte tillåtas bli för ”chefstung”. En avdelningschef och tre byråchefer borde räcka. Anställning av kunniga ingenjörer borde prioriteras.
Av landskapsregeringen planerade åtgärder:
· Infras organisation omfattar cirka 100 personer, varav ca 85% har teknisk utbildning eller arbetar inom teknisk sektor såsom vägunderhållsarbetare eller linfärjeförare. De som inte har teknisk bakgrund och arbetsuppgifter på Infra är bokare, administratörer, trafikupphandlare, jurist, ekonom och två personer inom ledningen. Infra har ett behov av fler såväl ingenjörer som andra professioner, då personalresursen är begränsade för arbetet. Infra har därför äskat om fler ingenjörstjänster i budgetberedningen under flera år och har våren 2023 ombildat en administrativ tjänst till en senior ingenjörstjänst inom samhällsbyggnad.
Infra är den största avdelningen med en personalstyrka om ca 100 personer, en budget om cirka 50 miljoner euro och ett mycket brett uppdrag. Tjänsten som biträdande avdelningschef på Infra har funnits sedan 2013. Tjänstemannen är ställföreträdande för avdelningschefen, men har i övrigt avancerade handläggningsuppgifter som det inte finns kompetens eller utrymme på andra tjänster att utföra. Till detta hör bl.a. projekt, ärenden rörande handelssjöfart, upprätthållande av relationer med Finlands transportmyndigheter, tonnageutvecklingsfrågor, hantering av störningar i skärgårdstrafiken, beredskapsansvar för transportsektorn och att verka som Ålands oljeskyddsmyndighet. Biträdande avdelningschef stöttar även upp om det finns vakanser inom andra delar av ledningen. Med den begränsade personalresurs som finns inom Infra är tjänsten helt nödvändig för att utföra det uppdrag Infra har och för att minska ledningens sårbarhet.
Rekommendation – Avdelningen är sårbar. Ytterst få tjänstemän besitter den kompetens som krävs för att avdelningen ska kunna klara av alla arbetsuppgifter inom ansvarsområdet. Särskilt gäller detta handläggning av väg-, bro- och hamnprojekt samt upprätthållande av en driftssäker skärgårdstrafik.
Av landskapsregeringen planerade åtgärder:
· En liten offentlig förvaltning med ett stort uppdrag kommer att vara sårbar inom områden där en specifik kompetens behövs. Infra är inget undantag. Infra har därför under många år aktivt arbetet med att bygga team och backupfunktioner, som i kombination med dokumentation av rutiner och mallar, kvalitetsledning samt långsiktig planering och prioritering minskat sårbarheten. Infra är fortfarande sårbar och att jobba med team, back-up, kvalitet och planering är en kontinuerlig process som fortsätter. På de flesta funktioner finns dock idag minst två tjänstemän som tillfälligt kan hantera de nödvändiga delarna av varandras arbetsuppgifter. I väg-, bro- och hamnteamet finns tre ledande ingenjörer och inom trafikupphandling finns sen 2022 tre trafikupphandlare. Utan att arbetsuppgifter lyfts bort från Infra eller en utökning av personalresursen beviljas är det svårt att ytterligare minska sårbarheten.
Rekommendation – Det tar för lång tid att fatta beslut i rekryteringsärenden. Arbetet löper inte smidigt på avdelningen då nyrekryteringar relativt ofta är aktuella och det tar lång tid att få en ny medarbetare på plats och bli ”varm i kläderna”.
Av landskapsregeringen planerade åtgärder:
· Infra följer förvaltningens rekryteringspolicy. Denna grundar sig på att en rekrytering ska ske objektivt, transparent och dokumenterat. Infra och hela förvaltningen ser under 2023 över processbeskrivningen i syfte att undersöka om processen kan förenklas. Vad gäller Infra med cirka 100 personer anställda ses även avdelningschefens roll vid rekryteringar över. En orsak till att rekryteringar ibland drar ut på tiden på Infra är dock behovet av att utannonsera en tjänst på nytt till följd av svårigheten att hitta tillräckligt god kompetens. Detta gäller speciellt inom områden som teknik, juridik och ledning. Då konkurrensen med andra arbetsgivare, även på Åland, är en utmaning vid rekrytering borde lönenivåerna inom sektorerna ses över inom ramen för löneutvecklingsprogrammet.
Rekommendation – Avdelningschef och tjänstgörande byråchef har brustit betänkligt i styrningen och kontrollen då en tjänsteman under 2022 arbetade övertid orimligt mycket. Att bryta mot arbetstidslagstiftningen skadar förtroendet för avdelningen. Tjänstekollektivavtalet efterföljdes inte heller.
Av landskapsregeringen planerade åtgärder:
· I det berörda fallet uppmärksammades att rutinen rörande vem som godkänner mer- och övertid samt fyraögonsprincipen brustit vid Infra. Rutinerna vid Infra, men även centralt förtydligades p.g.a. det inträffade direkt under 2022. På grund av det inträffade kommunicerade även ledningen av förvaltningen ut regleringen och hanteringen av mer- och övertid. Sedan februari 2023 har hanteringen av mer- och övertid digitaliserats i hela allmänna förvaltningen genom införandet av tidrapporteringssystemet Tidomat. Med detta styrs flödet automatiskt så att rätt personer både granskar och godkänner mer- och övertid. Med den kommande kopplingen mellan Tidomat och Unit4 under 2023 kommer även uppföljningen av beviljad mer- och övertid att förenklas.
Rekommendation – Iakttagelser under granskningen visar att det finns många utmaningar och problem på infra. En del turbulens har förekommit. De resultat som levereras åstadkoms ”underifrån” av kunniga tjänstemän. Bedömningen är att ledningen av avdelningen inte fungerar som man har rätt att förvänta sig.
Av landskapsregeringen planerade åtgärder:
· Iakttagelsen att resultat på Infra levereras underifrån från kunniga tjänstemän är korrekt. Infra har breda och komplicerade arbetsområden. Inom Infra finns därför 31 sakkunniga föredragande tjänstemän och bland dem är även 16 tjänstemän budgetansvariga inom sina sakområden. Tjänstemännen arbetar under tjänstemannaansvar och är som föredragande själva ansvariga för de beslut som fattas. Infra har därför under många år aktivt arbetat med ett tjänande ledarskap i en lärande organisation, där ledningen aktivt arbetar för att ge de bästa möjliga förutsättningarna för ett gott arbete och i detta även dagligen stöttar tjänstemännen i deras arbete och utveckling. Belastningen på ledningen är trots detta sätt att leda hög.
Det kan kostanteras att ledningen på Infra är under förändring. En ordinarie byråchef på allmänna byrån anställdes i början av 2023. Rekrytering till avdelningschefstjänsten och de andra två byråcheftjänsterna på Infra pågår under våren 2023. Under hösten 2023 förväntas därför nya tjänstemän inneha fyra av fem tjänster i Infras ledning.
Rekommendation – Det hade varit möjligt att minska antal administrativ personal med en person på grund av naturlig avgång under 2022. Administrativa arbetsuppgifter kommer att minska som en följd av digitaliseringen. Omfördelning av arbetsuppgifter på befintliga tjänstemän genomförs inte trots att detta skulle vara fullt möjligt.
Av landskapsregeringen planerade åtgärder:
· En administrativ tjänst vid Infra har under våren 2023 ombildats till en senior ingenjörstjänst inom samhällsbyggnad.
Rekommendation – Det är svårt att bedöma måluppfyllelse enligt årsredovisningen mot budget. Utvecklingsinsatser och projekt borde lyftas fram medan årligen förekommande verksamhet kan lämnas bort från uppräknade målsättningar. Det blir inte alltid klart hur väl man lyckas följa uppgjorda tidsplaner. I ett par fall är det tveksamt om det som beskrivs som förverkligat verkligen stämmer.
Av landskapsregeringen planerade åtgärder:
· Innehållet och strukturen av både Ålands budget och årsredovisningen är under kontinuerlig utveckling i syfte att ge en tydlig, heltäckande och informativ bild av den offentliga förvaltningen. Genom utökad användning av nyckeltal, tabeller och tydligare budgetmålsättningar för respektive verksamhetsår ökar transparensen samt möjligheten att följa upp verksamheten och möjligheten att granska ifall målsättningar uppnås. Infra har redan arbetat vidare med nyckeltal, tabeller och beskrivningar kring uppfyllda budgetmålsättningar i årsredovisningen för 2022. Utvecklingen av både budgeten för Åland och årsredovisningen kommer att fortsätta i hela förvaltningen under 2023. En del av arbetet är även att lämna bort text kring årligen förekommande verksamhet.
Rekommendation – Ålandstrafikens digitaliseringsresa saknar en systemägare. Digitaliseringsprojekt fungerar dåligt eller inte alls om det inte finns en systemägare inom verksamheten som berörs. Man kan tillsätta många systemutvecklare och köpa in dyra system men man kommer inte att uppnå lyckade resultat om ingen ansvarig systemägare finns. Systemägare har ett utmanande arbete och stort ansvar varför en lönenivå strax under byråchef är motiverad.
Av landskapsregeringen planerade åtgärder:
· Systemägare finns redan för alla datasystem i förvaltningen, även inom utvecklingsprojektet Ålandstrafikens digitaliseringsresa. Det finns dock behov av att tydliggöra systemägaransvaret och processer i utvecklingsprojektet Ålandstrafikens digitaliseringsresa samt generellt i förvaltningen. Landskapsregeringen kommer därför under 2023 att tydliggöra ansvarsfördelningen mellan enhetrna, avdelningarna, digitaliseringsenheten och Åda Ab. Detta gäller såväl under utveckling som under drift av landskapsregeringens datasystem.
Rekommendation – Samarbetet mellan infra och finansavdelningen har inte fungerat optimalt. Det krävs bättre samarbete för att undvika felaktigheter i landskapets redovisning samt för att åstadkomma effektiviseringar.
Av landskapsregeringen planerade åtgärder:
· Landskapsregeringen upplever att samarbetet fungerar väl mellan infra och finansavdelningen. När utmaningar uppmärksammas kommuniceras dessa och åtgärder vidtas utgående från de förutsättningar som finns, exempelvis de banköverföringar som identifierades under 2022 i Infras beställar- och utförarorganisation och som nu hanteras som interna överföringar. Avdelningarna kommer att fortsätta det goda samarbetet bl.a. i projektet rörande utvecklingen av lagersystemets redovisning.
3.Granskning av Ålands sjösäkerhetscentrum
Syftet med granskningen under 2022 har varit att utreda om Ålands sjösäkerhetscentrum (ÅSC) bedrivs i enlighet med principerna om sparsamhet, effektivitet och ändamålsenlighet.
De viktigaste slutsatserna och rekommendationerna i granskningsrapporten är följande:
Rekommendation – Utbildningsansvarig har en administrativ nyckelroll i verksamheten men ingen direkt backup vilket utgör en stor risk för den löpande verksamheten. Arbetsbelastningen är hög. Tjänsteinnehavaren upplever rollen, uppgifterna och mandatet som ställföreträdare för chefen som oklara.
Av ÅSC planerade åtgärder:
· En förändring av tjänsten utbildningsansvarig har påbörjats under 2023 som bland annat innebär en mer aktiv roll som enhetsledare över ASA Safety Center. Detta för att frigöra mera tid för samarbetet kring ASA Safety Center. Tjänstens arbetsbelastning är fortsättningsvis hög och funktionen som ska bistå den utbildningsansvarige måste förbättras. Nu har kontinuerliga uppföljningar införts.
· Att tjänsten utbildningsansvarig är ställföreträdande för chefen infördes 2016 i samband med att myndighetsansvaret för skolfartyget Michael Sars togs över. Vår bedömning är att det inte är just ställföreträdanderollen som i första hand är oklar utan arbetet som enhetsledare. Detta behöver förtydligas, vilket är under arbete.
· Budgetansvaret som ställföreträdande chef och som enhetsledare behöver förtydligas. Utbildningsansvarige har fungerat som enhetsledare sedan 2016 utan att tjänsten gjorts om eller det framkommit i reglementet.
· Mandatet som enhetsledare över ASA Safety Center behöver även tydliggöras och dokumenteras i kvalitetsledningssystemet samt reglementet.
· Landskapslagen (2003:17) om Ålands sjösäkerhetscentrum bör även ses över utgående från planerade åtgärder och andra behov.
Rekommendation – Måluppfyllelse gällande intäkter kan vara utmanande p.g.a. avbokningar och flytt av kurser. Kursavbokningar med kort framförhållning är problematiska att kompensera med andra kurser.
Av ÅSC planerade åtgärder:
· ASA Safety Center har kursverksamhet i både grund- och refreshernivå. För refresherkurserna sker inte avbokningar om deltagarantalen uppgår till tillräckligt antal så att kostnaderna för kurserna blir plus minus noll i avseende på kostnad för personal och förbrukningsvaror.
· ASA Safety Center har blivit mer restriktiv med bokningar av hela kurser av rederier då avbokningsreglerna stipulerar att två veckor före kursstart kan kursen avbokas. Då är det ofta för sent att finna nya kunder till den lediga tiden. Trots avbokningarna går inte personalen sysslolös utan i stället ägnar sig personalen åt projekt och underhåll.
· Gällande skolornas avbokningar av grundkurser kan det ske beroende på antalet antagna studerande som påbörjar sin utbildning, ASA Safety Center arbetar för närvarande på att skolorna ska hålla sina bokade kurstider även med få elever för att ge tillfällen till den öppna marknaden att fylla deltagarantalet. Detta kräver dock en annan syn på prisföringen till skolorna som i nuläget försöker prisoptimera sina egna respektive budgeter.
· Prisfrågan på utbildningarna vid ASA Safety Center internt i landskapsregeringen är för närvarande under arbete.
Rekommendation – Ekonomifunktionen behöver stöda ledningen bättre.
Av ÅSC planerade åtgärder:
· Ekonomitjänsten ska ses över. Ärendet är under beredning. Ledningen saknar därför förnärvarande tillräckligt stöd från ekonomifunktionen. Målsättningen är att under 2023 se över tjänsten och därigenom även med andra eventuella åtgärder ge bättre stöd till ledningen.
Rekommendation – Arbetet med samordning och optimering av sjöfartsutbildningen på Åland har pågått under lång tid och inte lett till några konkreta resultat. Bättre effektivitet inom sjöfartsutbildningen skulle kunna uppnås genom Alandica Shipping Academy i jämförelse med nuläget.
Av landskapsregeringen och ÅSC planerade åtgärder:
· Mycket av uppdraget som finns i rapporten om ASA Safety Center är förverkligade. Samordningsfunktionen kan gå in i en ny fas. Nästa fas innebär förverkligande av processerna och system, vilket kommer att innebära ett nytt arbetssätt för den praktiska samordningen.
· En samsyn från enheterna för ASA Safety Centers roll behöver hittas i hur samordningen ska prioriteras och utföras för att uppnå bästa och snabbaste resultat.
Rekommendation – Samordningsarbetet är fortsättningsvis relevant och motiverat och det arbete som gjorts behöver beaktas i det fortsatta arbetet. Det finns behov av ett tydligt politiskt mål med samordningen, formaliserat samarbete och mandat för beslutsfattande.
Av landskapsregeringen planerade åtgärder:
· Det finns en stark politisk önskan från landskapsregeringen att utveckla den åländska sjöfartsutbildningen. En förutsättning för detta är att de tre enheterna på Åland som bedriver sjöfartsutbildning; Högskolan på Åland, Ålands gymnasium och Ålands sjösäkerhetscenter/ASA Safety Center var och en utvecklar sin verksamhet samtidigt som de utnyttjar den samlade kompetens och resurs som de tillsammans utgör, både verksamhets- och marknadsföringsmässigt genom samarbetet med ASA Safety Center.
· ASA Safety Center som paraplyorganisation för marknadsföring börjar utåt sett, utanför Åland, fungera väl. Däremot inåt sett, mellan de tre enheterna, fungerar samordningen verksamhetsmässigt ännu inte tillräckligt väl. Landskapsregeringen har tidigare tillsatt en styrgrupp bestående av ledningen från de tre enheterna och en representant från landskapsregeringen. Chefen för Ålands sjösäkerhetscenter/ASA Safety Center ska leda styrgruppen och samordningsarbetet, men det är oklart hur långt det mandatet sträcker sig. Arbete pågår för att förtydliga detta. En åtgärd är att under 2023 ta fram ett avtal kring samarbetet mellan de tre enheterna.
· Eftersom de tre enheterna idag utgör tre fristående oberoende myndigheter bygger samarbetet på, förutom ett tydligt politiskt mål med samordningen, en viss formalisering med mandat för beslutsfattande samt på en vilja och förståelse för varandras verksamheter utgående från de olika enheternas förutsättningar. Denna dialog kan landskapsregeringen understödja ytterligare.
Rekommendation – Skolfartyget används inte internt i den omfattning som är möjligt eftersom hyran för skolkörningar anses för dyr. Detta är inte effektivt eller i enlighet med skolfartygets syfte. Detta påverkar även ställvis besättningens möjlighet att uppfylla arbetstidsskyldigheten på ett meningsfullt sätt.
Av landskapsregeringen och ÅSC planerade åtgärder:
· Den interna debiteringen gentemot skolorna har haft kommersiella taxor, vilket varit ett hinder för användningen. Detta system kommer att avslutas och i stället redovisas kostnaderna enligt nyttjandegrad och självkostnadspris för respektive skola vid årets slut (inklusive administrativa kostnader). På detta sätt är förhoppningen att nyttjandegraden från skolorna ökar och att de inte längre köper tjänster externt utanför Åland.
· Externa hyresintäkter skulle då mera ses som en bonus och därav minska den totala kostnaden. Externa hyrestagare är dock svåra att finna, men det finns några stamkunder.
Rekommendation – Det borde finnas dokumenterade arbetsrutiner och tidtabeller för faktureringen för att säkerställa att all fakturering görs och att den görs inom rimlig tid. Detta skulle även medföra tydlighet för vikarier.
Av ÅSC planerade åtgärder:
· Nya rutiner är framtagna för att säkerställa att faktureringen går till på ett konsekvent och noggrant sätt, rutinerna är dokumenterade och införs i ekonomens arbetsrutiner.
· Briox faktureringssystemets fulla potential har tidigare inte nyttjats på ett lika ändamålsenligt sätt som med de nysatta rutinerna.
Rekommendation – Man behöver hitta en tydlig och konsekvent struktur för den interna faktureringen till skolorna.
Av landskapsregeringen planerade åtgärder:
· All fakturering internt om den ska finnas ska ske genom myndighetens eget faktureringssystem. Detta för att kunna följa med all försäljning på ett ställe, i dagsläget används Briox som faktureringssystem med gott resultat.
· Bokföringsordrar ska upphöra då uppföljningen inte alltid fungerar eller är transparent.
Rekommendation – ÅSC har egen fakturering och bankkonto vid sidan om landskapets, vilket inte är så vanligt förekommande. Centrets öppna kundfakturor och bankkontots saldo återspeglas inte på ett transparent sätt i landskapets balansräkning.
Av landskapsregeringen och ÅSC planerade åtgärder:
· Förekomsten av och upplägget med det separata bankkontot har gjorts i samförstånd med finansavdelningen vid landskapsregeringen. För att uppnå bättre kontroll kommer en ny rutin införas under 2023 där en månatlig uppföljning sker samt så kommer samtidigt en avstämning av faktureringssystemet göras mot bankkontot och bokföringskontot i balansräkningen.
· I redovisningen, som utförs månatligen mellan ÅSC och finansavdelningen vid landskapsregeringen, ska det framgå skillnaden på fodringar och bankkontots saldo. Dessa måste stämma överens.
Rekommendation – På sikt borde faktureringsprocesserna ses över i samråd med finansavdelningen.
Av landskapsregeringen och ÅSC planerade åtgärder:
· Nya rutiner finns framtagna och chefen för ÅSC har numera även åtkomst till hela faktureringssystemet och kommer årligen att göra uppföljningar i januari och i augusti.
· Finansavdelningen vid landskapsregeringen kan få tillgång till faktureringssystemet om ytterligare behov finns.
· De satta rutinerna delges finansavdelningen vid landskapsregeringen under kommande möte nu år 2023 angående redovisning.
4. Åtgärder med anledning av tidigare års berättelser
4.1. Effektivitetsrevision av god förvaltningssed inom Fastighetsverket
Företaget BDO Audiator Ab har anlitats som en del av effektivitetsrevisionen av Fastighetsverket under räkenskapsperioden 2021 för att utföra en revision av Fastighetsverkets förvaltning och beslutsfattande. Revisionens syfte är att utvärdera huruvida Fastighetsverkets förvaltning följer god förvaltningssed.
De viktigaste slutsatserna och rekommendationerna i granskningsrap-porten var följande:
Rekommendation – att Fastighetsverket utvecklar förvaltningen och styrningen ytterligare genom att de processer som utarbetats skrivs ned och görs till en uppförandekod för Fastighetsverket. Uppförandekoden kunde ytterligare främja öppenhet, transparens och god förvaltningssed på ett sätt som stöder Fastighetsverkets konkurrensförmåga och framgång samt samarbetet med olika intressentgrupper.
Av Fastighetsverket vidtagna åtgärder:
· Under 2022 har Fastighetsverket tagit fram ett samlande dokument för ansvarsfull verksamhet och öppenhet som antagits av styrelsen och implementerats i organisationen. Dokumentet sammanfattar och fördjupar befintliga områden som redan beslutats kring och tar med nya områden. Dokumentet är publicerat på https://www.fastighetsverket.ax/sites/default/files/attachments/subject/att_jobba_pa_fastighetsverket_slutlig_141202022.pdf
4.2. Effektivitetsrevisionen i form av utvärdering Fastighetsverkets internhyressättning
Företaget BDO Audiator Ab har anlitats som en del av effektivitetsrevisionen av Fastighetsverket under räkenskapsperioden 2021 för en utvärdering av Fastighetsverkets internhyressättning.
De viktigaste slutsatserna och rekommendationerna i granskningsrapporten var följande:
Rekommendation - Värderingen av fastigheterna i samband med övergången till Fastighetsverket har resulterat i ett överfinansierat system. Avskrivningarna, som räknas på de uppskrivna värden som fastigheterna fick i samband med Fastighetsverkets grundande och överföringen av fastigheterna från ÅHS, faktureras av hyresgästerna men Fastighetsverkets investeringsbehov har åtminstone hittills varit betydligt lägre än avskrivningarna. Det här har lett till att Fastighetsverkets kassa har vuxit sig onödigt stor. Kassan kommer inte att behövas enligt de beslutade planer som i nuläget finns på nyinvesteringar.
Av landskapsregeringens och Fastighetsverket vidtagna åtgärder:
· Inom landskapets fastigheter finns ett omfattande underhållsbehov och Fastighetsverket driver en linje baserad på ekonomisk, social och ekologisk hållbarhet. De största underhållsbehoven finns vid landskapets skolor och sjukhuset som byggts främst under 50-talet, 60-talet, 70-talet och 80-talet där flera av fastigheterna och dess installationer nått sin ekonomiska och faktiska livslängd. Som exempel är 62 % av sjukhusets kvadratmetrar över 50 år gamla och 41 % är över 70 år gamla. I många fall har ytrenoveringar gjorts varför byggnaderna kan tyckas vara i rimligt god standard, men stommar och tekniska installationer är ofta i betydligt sämre skick än vad som vid första anblick kan tyckas. Tillsammans med ÅHS pågår ett konkret utredningsarbete inom ramen för en styrgrupp där framtidens sjukvård och därtill kopplat fastighetsbehov utreds. Oberoende av om de framtida besluten blir grundrenovering eller nybyggnation (eller kombination av dessa) så kommer investeringsbehoven att överstiga Fastighetsverket nuvarande nivåer och nuvarande likviditetssituation. Det är skäl att påminna att totalt sett över tid kan det vara minst lika kostsamt per år att gå in för renovering som nybyggnad, samtidigt som det torde vara otvistligt att en nybyggnad medför många fördelar för den verksamhet som bedrivs i lokalen. Att Fastighetsverket har starkt likviditet beror också delvis på att pengarna från försäljningar av fastigheter ligger kvar i Fastighetsverket. I sammanhanget bör också påminnas att vid Fastighetsverkets bildande var det en tanke att affärsverket skulle ha en egen stabil och relativt hög likviditet. Sammantaget och sett över tid är det inte säkert att varken värderingar i samband med Fastighetsverkets bildande eller nuvarande och kommande likviditetssituation är felaktig.
Rekommendation – Det nuvarande internhyressystemet saknar en tydlig koppling till effektivitet inom landskapet. Eftersom systemet i grunden baserar sig på historiska kostnader kan ineffektivitet hos Fastighetsverket föras över på hyresgästerna i form av högre internhyror. Vi rekommenderar att en utvärdering av systemet görs och att ställning tas till vilka incitament till kostnadseffektivitet som finns. Vi rekommenderar också att ett regelverk uppgörs för fastställande av intern hyra så att internhyresmodellen är mer transparent och lättare kan utvärderas.
Av landskapsregeringen och Fastighetsverket vidtagna åtgärder:
· Medel om 30 000 euro har tagits in i budgeten för 2023 som delvis kan användas till en upphandling av en oberoende utvärdering av internhyressystemet samt för att få underlag till en översyn av regelverket för fastställande av internhyra.
Rekommendation – Med nuvarande kapitalstruktur är det inte möjligt för Fastighetsverket att öka utdelningen till landskapet och på så sätt minska sin kassa. Fastighetsverket har betalat en årlig utdelning till landskapet som i stora drag har motsvarat den bokföringsmässiga vinsten. De utdelningsbara vinstmedlen i Fastighetsverkets balansräkning är därför små och övrigt eget kapital är bundet. För att kunna höja utdelningen till landskapet krävs att man sänker grundkapitalet eller redovisar större överskott i Fastighetsverket. En högre utdelning till landskapet skulle få systemet i balans vad gäller kassaflödesströmmarna.
Av landskapsregeringen och Fastighetsverket vidtagna åtgärder:
· Då landskapsregeringen när som helst kan välja att besluta om nedsättning av grundkapitalet finns alltid en möjlighet att om behoven föreligger lyfta kassa från Fastighetsverket till ägaren. Ägaren ser årligen över behovet och besluter om nedsättning av grundkapitalet är en eftersträvansvärd åtgärd eller inte. Då sannolikt stora behov av grundrenoveringar eller eventuell nybyggnation finns på sjukhuset så kan det vara onödigt att kortsiktigt sänka grundkapitalet.
4.3. Effektivitetsrevision gällande användandet av resurser på ett effektivt och ändamålsenligt sätt
Företaget BDO Audiator Ab har anlitades som en del av effektivitetsrevisionen av Fastighetsverket under räkenskapsperioden 2021 gällande användandet av resurser på ett effektivt och ändamålsenligt sätt inom Fastighetsverket.
De viktigaste slutsatserna och rekommendationerna i granskningsrapporten var följande:
Rekommendation – Fastighetsverkets verksamhet är till största delen finansierad med interna hyror från en verksamhet som inte fungerar på marknaden, således är enbart ekonomiska målsättningar inte
tillräckliga för att utvärdera huruvida verksamheten är effektiv.
Av landskapsregeringens och Fastighetsverket vidtagna åtgärder:
· Under 2022 fortsatte Fastighetsverket optimera organisationen så att den långsiktiga personalkostnaden i förhållande till förvaltad yta inte ändrade väsentligt. Nyckeltalet sjönk år 2022 och kan läsas i årsredovisningen.
· Under 2022 strävade Fastighetsverket efter att inte öka de påverkningsbara kostnaderna i form av material och tjänster. Nyckeltal för löpande uppföljning har publicerats i årsredovisningen. För år 2022 ökade dock kostnaderna till följd av de kraftigt stigande elpriserna och inflationen.
Rekommendation - Vi rekommenderar att samma system för fastställande av målsättningar införs för Fastighetsverket som för Senatsfastigheter i riket.
Av landskapsregeringen och Fastighetsverket vidtagna åtgärder:
· Under 2023 planerar landskapsregeringen att återuppta arbetet med målsättningar för Fastighetsverket. Enligt Ålands budget för år 2023 ska landskapsregeringen utvärdera Fastighetsverket roll och organisation. Utvärderingen ska utgöra underlag för att ta fram en strategi för landskapets ägande och förvaltning av fastigheter.
Rekommendation - Vi rekommenderar att Fastighetsverket dokumenterar reparationsskulden och livscykelkostnaderna på fastighetsnivå och skapar ett system för att påvisa att verksamheten är resultatrik och effektiv över tid och integrerar livscykeltänket i internhyressystemet så att underhåll kan göras med framförhållning och kostnadseffektivt.
Av landskapsregeringen och Fastighetsverket vidtagna åtgärder:
· Under 2022 har utretts och konstaterats att reparationsskuld och beräkning av livscykelkostnad på fastighetsnivå är ett mycket omfattande arbete initialt som även ökar verksamhetskostnaderna alternativet velociteten i organisationens arbete. Fastighetsverket har som målsättning att senast inom 2024 ha alla fastigheter bedömda och arbetet har inletts med fastigheterna på sjukhusområdet.
4.4. Granskning av utbildnings- och kulturavdelningen
Syftet med granskningen av utbildnings- och kulturavdelningen under 2021 var att bedöma om arbetet på byrån fungerar effektivt och i enlighet med uppställda målsättningar.
De viktigaste slutsatserna och rekommendationerna i granskningsrapporten var följande:
Rekommendation – Självstyrelsen är betydande inom UKA:s förvaltningsområde. Det märks att utbildning och kultur är högt prioriterat politiskt. Avdelningens bemanning är generös.
Av landskapsregeringen vidtagna åtgärder:
· Åland har fullständig lagstiftnings- och förvaltningsbehörighet inom utbildning- och kultur, vilket kräver en större administration på statlig nivå. Ett exempel är arbetet med det utbildnings- och kulturpolitiska programmet som planeras att slutföras under 2023. Vad gäller avdelningens bemanning går dock att hänvisa till årsredovisningen för 2022 där det framkommer att antalet årsverket sjunkit från 54,40 till 48,06 jämfört med 2021.
Rekommendation – Inom UKA finns 10 chefer och ytterligare 3 tjänstemän i förmansställning. Det är alltför många i förhållande till antal anställda på avdelningen. Flera chefer fungerar som förman för få personer. Många chefer och hierarkier i förhållande till totala antalet anställda försämrar förutsättningarna för uppnående av en smidig och effektiv organisation.
Av landskapsregeringen vidtagna åtgärder:
· Under 2023 har kulturchefsfunktionen dragits in och chefssituationen inom kulturbyrån ses över. Vid Ålands museum fortgår arbetet med att tydliggöra och effektivisera chefsfunktionerna i förhållande till de operativa uppgifterna.
Rekommendation – Det hålls många möten inom UKA. Ytterligare tillkommer möten i arbetsgrupper. Totalt sett blir det väldigt många möten för i första hand avdelningschef och byråchefer. Organisationens uppbyggnad med flera enheter än tidigare leder till flera möten. Många möten är inte något som kännetecknar en effektiv organisation.
Av landskapsregeringen vidtagna åtgärder:
· Under 2022 har de olika byråerna sett över sina mötesrutiner och bland annat tydliggjort agendor och mötestider. Detsamma gäller avdelningens chefsgrupp.
Rekommendation – Det är inte alldeles enkelt att bedöma måluppfyllelse enligt årsredovisningen mot budget. UKA skriver mycket text och det blandas friskt mellan årligen förekommande verksamhet, utvecklingsinsatser och projekt. Det ser ut som att många saker pågår men inte är klara. Det förblir oklart om tidsplaner följs. Det borde tydligare framgå när utvecklingsinsatser och projekt är fleråriga.
Av landskapsregeringen vidtagna åtgärder:
· Även under 2022 har landskapsregeringen inklusive utbildnings- och kulturavdelningen fortsatt arbetet med att bättre strukturera målsättningarna i budgettexter och i tillhörande uppföljningar. Detta är ett generellt arbete som tydligt märks både i budgeten för 2023 och i årsredovisningen för 2022. Detta generella arbete med kortare texter, tabeller och nyckeltal avser att förbättra transparensen. Arbetet fortsätter i dialog med finansavdelningen, men det finns fortfarande utvecklingspotential att göra texterna speciellt för utbildnings- och kulturavdelningen mer stringenta och tydligare.
Rekommendation – Vid UKA finns ärenden som legat i åratal oavslutade. Flera har med fastställande av arkivplaner att göra. Även vid kulturbyrån finns några gamla ärenden. Åtgärder bör kontinuerligt vidtas för att få gamla ärenden avgjorda och därigenom stärka förtroendet för avdelningen.
Av landskapsregeringen vidtagna åtgärder:
· Under 2022 har utbildnings- och kulturavdelningen sett över och skapat rutiner för att hantera samt minska antalet öppna ärenden. Vad gäller öppna ärenden kopplade till landskapsarkivet och arkivplaner har dialogen och servicen till arkivbildarna inkluderande kommunerna ökat genom seminarier. På detta sätt har tillämpliga grundläggande principer förmedlats ut till flera och samtliga frågor har kunnat hanteras enhetligt. Flertalet arkivplaner färdigställs inom kort, varvid antalet öppna ärenden kommer att minska.
.
Rekommendation – Landskapet måste välja teknisk lösning för e-arkiv och bestämma vilken arkiveringsmodell som ska gälla. Arkiveringsrutinerna är inte rationella såsom det ser ut idag.
Av landskapsregeringen vidtagna åtgärder:
· En förordning rörande Sähkä 2-standarden började gälla i januari 2022, vilket innebär bättre möjligheter till standardisering av digitalt material i verksamhetssystemen för arkivering. Landskapsarkivet och digitaliseringsenheten vid regeringskansliet har under 2022 även fortsatt det omfattande arbetet att hitta lösningar för elektroniska system och arkivfunktioner som följer behörighetsfördelningen i självstyrelselagen. Det är viktigt att Åland bibehåller kontrollen över den elektroniska information som tas fram vid våra myndigheter, men detta måste ske på ett ekonomiskt försvarbart sätt. En förvaltningsövergripande gemensam arbetsgrupp för e-arkiv kommer även inrättas under 2023.
Rekommendation – Tjänstemän på avdelningen arbetar enbart med ekonomi- och administrativa processer. Det är många i förhållande till antal anställda. Man bör minnas att funktioner som bokföring, IT-stöd, personaladministration, fastighetsunderhåll sköts centralt inom förvaltningen. På sikt finns det vid naturlig avgång möjligheter att omfördela arbetsuppgifter och minska administrationen med en eller två personer.
Av landskapsregeringen vidtagna åtgärder:
· Under 2022 har de administrativa tjänsterna evaluerats och arbetsuppgifterna har fördelats på ett mera effektivt sätt för att möjliggöra mera operativa funktioner. Antalet årsverken inom allmänna byrån vid utbildnings- och kulturavdelningen har som ett resultat av detta minskat i storlek.
Rekommendation – Utbildningsbyrån har för många bollar i luften samtidigt. Delegeringen från byråchefen till specialsakkunniga kan utvecklas. Fokusering på det väsentligaste skulle medföra att resultat uppnås snabbare. Det är naturligt att en del insatser tar lång tid att genomföra. Idag upplevs det att saker som borde kunna göras relativt fort tar för lång tid att göra.
Av landskapsregeringen vidtagna åtgärder:
· Under 2022 och inför 2023 har kärnverksamheten och myndighetsutövningen prioriterats medan olika utvecklingsprojekt starkt begränsats för att ge tid åt löpande verksamhet. Detta är även påkallat utgående från den ansträngda personalsituationen. Under 2022 och nu i samband med att byråchefen vid utbildningsbyrån går i pension har och ses även framöver delegeringen av beslutanderätten vid utbildningsbyrån över för att få en snabbare och en effektivare ärendehantering.
Rekommendation – Det är i förlängningen inte motiverat att ha både en landskapsantikvarie (byråchef) och kulturchef. Vid naturlig avgång bör en av tjänsterna dras in och byrån klara sig med en chef.
Av landskapsregeringen vidtagna åtgärder:
· Tjänsten och funktionen kulturchef har under 2022 i samband med en pension dragits in.
Rekommendation – Löneförhöjningarna för chefer vid Ålands museum har varit betydande. I sammanhanget noteras att lönenivåerna är högre vid Ålands museum jämfört med Ålands sjöfartsmuseum. Organisationsförändringen har motiverats av funktionella skäl men i praktiken har inte mycket förändrats.
Av landskapsregeringen vidtagna åtgärder:
· Ålands museum som organisation har börjat fungera betydligt bättre efter omorganiseringen vad gäller både arbetsfördelning och möjligheten för museichefen att arbeta mera med strategiska frågor. Detta då enhetscheferna hanterar flera förmans- och operativa uppgifter. Den preliminära utredning som gjorts visar således både på bättre arbetshälsa och ett effektivare arbete även om vissa utmaningar ännu kvarstår.
Rekommendation – Ålands museum har fler anställda än Ålands sjöfartsmuseum. Ålands museums verksamhet kostar ungefär 0,7 MEUR mer årligen efter justeringar för att jämförelsen ska bli rättvis. Skötseln av samlingarna borde inte vara enda förklaringen till en så stor kostnadsskillnad. Ålands sjöfartsmuseum förefaller bedriva en kostnadseffektivare verksamhet. Framför allt den administrativa biten vid Ålands museum bör ses över.
Av landskapsregeringen vidtagna åtgärder:
· En översyn för att effektivisera och utveckla museivärdarnas och receptionens arbetsuppgifter pågår för att nyttja deras resurser bättre. Vissa förändringar i tjänsternas innehåll har redan genomförts för att bland annat avlasta vad gäller administrativa uppgifter och få ett effektivare arbetsuttag. Ålands museum har dock, vilket redan framfördes i svaret på effektivitetsrevisionen för 2021, en betydligt bredare och en mer omfattande verksamhet samt ett bredare uppdrag jämfört med Ålands sjöfartsmuseum. Därför är kostnadsjämförelser mellan museerna svåra att göra.
4.5. Granskning av verkstads- och lagerenheten
Syftet med granskningen under 2021 var att utreda om verkstads- och lagerenhetens verksamhet bedrivs i enlighet med principerna om sparsamhet, effektivitet och ändamålsenlighet.
De viktigaste slutsatserna och rekommendationerna i granskningsrapporten var följande:
Rekommendation – Omfattningen av de kapitalkostnader som ska täckas av verksamhetens överskott borde ses över för att fastställa ett rimligt och realistiskt utfall. Nuvarande förfarande framstår som ett arrangemang där det synbara utfallet förefaller vara prioriterat framom verkliga ekonomiska omständigheter.
Av landskapsregeringen vidtagna åtgärder:
· Överskottsmålet har funnits under lång tid. Grunden till överskottsmålet har undersökts och kan härledas till kostnaderna för avskrivningarna på fastigheten. Från och med budget 2024 kommer avskrivningarna att direkt belasta verksamhetens budgetmoment, varvid överskottsmålet för verksamheten kommer att strykas.
Rekommendation – Serviceavtalet för vägstationer, färjor och linfärjor borde uppdateras med aktuella enheter och aktuell servicetaxa.
Av landskapsregeringen vidtagna åtgärder:
· Serviceavtal och hyresavtal för vägstationer, färjor och linfärjor har uppdaterats och hyresavtalet för den del av lagerbyggnaden som hyrs av Vägunderhållsenheten har formaliserats under 2022. Avtalen indexjusteras nu årligen.
Rekommendation – Serviceavgifterna för linfärjorna borde faktureras på samma sätt som för övriga så att syftet med avtalet uppnås.
Av landskapsregeringen vidtagna åtgärder:
· Serviceavgifterna för linfärjor faktureras sedan januari 2022 på samma sätt som övriga serviceavgifter.
Rekommendation – Systemet med överföringar till linfärjor togs i bruk från 2020 när internfakturering ersattes av överföringar. De förfaranden man tog i bruk innebär att intäkterna från arbete med linfärjor bokförs dubbelt. Detta ger en missvisande bild av intäkterna för verkstaden, men har ingen inverkan på landskapets resultat eftersom överföringarna elimineras inför bokslut. Samma gäller för trafikbåtarna, om än i mycket mindre omfattning.
Rekommendation – Transaktioner som medför att för mycket kostnader bokförs hos verkstad och lager har också pågått sedan 2020. På grund av bristande spårbarhet är det tidskrävande och komplicerat att ta fram exakta belopp. En snabb analys tyder på att effekten kan uppgå till åtminstone sexsiffriga belopp. Korrigerande åtgärder bör omedelbart vidtas efter att saken utretts grundligare.
Rekommendation – Det borde tillsättas en arbetsgrupp med en sakkunnig samt medlemmar från finansavdelningen och infrastrukturavdelningen för att ta fram nya rutiner kring fakturering, bokföring och budgetöverföringar samt lagerbokföring.
Av landskapsregeringen vidtagna åtgärder:
· Landskapsregeringen tillsatte under 2022 en arbetsgrupp med representanter från infrastrukturavdelningen och finansavdelningen för att se över möjligheterna till förändringar av nuvarande system för fakturering i syfte att åtgärda identifierade brister. En redovisningsbyrå anlitades även under 2022 för en genomgång av systemet. Resultatet blev att det är möjligt att inom ramen för den befintliga ekonomimodellen bokföra på ett sådant sätt att lagerkontot inte belastas med annat än omsättningstillgångar. Detta görs genom att ett nytt konto för kundfordran läggs upp. Arbetskostnad och marginal bokförs direkt på rätt konto så att inte lagerkontot berörs. Nya rutiner för lagerbokföringen är klara senast till bokslutet för 2023.
Rekommendation – De på lagerkontot bokförda inköpen motsvarar inte alltid omsättningstillgångar enligt definitionen i bokförings- eller i näringsskattelagen. Inköp som inte utgör omsättningstillgångar ska inte bokföras till lagerkontot.
Av landskapsregeringen vidtagna åtgärder:
· En genomgång av hur lagerkontot används och hur det framöver ska användas har genomförts. De årliga lagerinventeringarna och den bokföringsförändring som beskrivs ovan ses i sin fulla effekt i bokslutet för 2023.
Rekommendation – Regelbunden lagerinventering bör göras åtminstone en gång per år, företrädesvis till bokslutet.
Rekommendation – Det bokföringsmässiga lagervärdet borde korrigeras så att det överensstämmer med det verkliga lagervärdet.
Av landskapsregeringen vidtagna åtgärder:
· Lagerinventering är utförd och lagervärdet justerat per 1.1.2023. Lagerinventeringen görs årligen.
Rekommendation – Trafiken med trafikbåtarna i landskapets regi härstammar från 1990-talet. Taxorna har varit oförändrade sen dess. Upprätthållande av subventionerad trafik för ändamål som inte har med fast bosättning att göra kan starkt ifrågasättas. I budgeten 2022 föreslås att landskapsregeringen slutar med subventionerade frakter och transporter till fritidsboende vilka istället hänvisas till den privata marknaden.
Av landskapsregeringen vidtagna åtgärder:
· Av Ålands budget för 2022 framgår att ”Transporter som slutar subventioneras från landskapsregeringen sida är frakt och transport till fritidsboende som i stället hänvisas till den privata marknaden”. Detta kommer att verkställas stegvis. Taxorna ses över under 2023 med avsikten att nya taxor ska gälla från 2024.