Landskapsregeringens svar RB 1/2023-2024
Dokumentnamn
SVAR PÅ REVISIONSBERÄTTELSE
Datum
23.5.2024
|
| Till Ålands lagting
|
Svar på revisionsberättelsen
· RB 1/2023-2024
Lagtinget har i enlighet med 7 § landskapslagen (2013:25) om Landskapsrevisionen delgivit landskapsregeringen en berättelse med resultaten från effektivitetsrevisionen.
Berättelsen innehåller granskningar av myndigheten Ålands hälso- och sjukvård, Ålands lagtings kansli, landskapsregeringen samt Fordonsmyndigheten.
Landskapsregeringen meddelar med anledning av detta vilka åtgärder den och respektive underlydande myndighet avser vidta med anledning av berättelsen.
Mariehamn den 23 maj 2024
Lantråd Katrin Sjögren
Vicelantråd Annika Hambrudd
Innehåll
1. Myndigheten Ålands hälso- och sjukvård
1.1. Effektivitetsrevision – Uppföljning av den administrativa utvecklingen på ÅHS
1.2. Effektivitetsrevision av inköpsprocessen på ÅHS
2. Granskning av lagtingets kansli
3. Granskning av lönesättningen för landskapets personal
4. Granskning av Fordonsmyndigheten
5. Åtgärder med anledning av tidigare års berättelser
5.1. Effektivitetsrevision i form av utvärdering av Högskolan på Ålands rutiner för intern kontroll
5.3. Effektivitetsrevision gällande Högskolans utbildningsavtal och resultatfinansiering
5.4. Granskning av Infrastrukturavdelningen
5.5. Granskning av Ålands sjösäkerhetscentrum
1. Myndigheten Ålands hälso- och sjukvård
1.1. Effektivitetsrevision – Uppföljning av den administrativa utvecklingen på ÅHS
Som en del av effektivitetsrevisionen för räkenskapsperioden 2023 har företaget BDO Audiator Ab utfört en revision av uppföljningen av den administrativa utvecklingen på ÅHS. Denna del av effektivitetsrevisionen är egentligen en uppföljning av tidigare revisioner som gjorts under åren 2017–2020. Syftet med revisionen är att kartlägga att tidigare års påpekanden tagits i beaktande samt att ÅHS arbete med digitalisering motsvarar landskapsregeringens målsättningar. Effektivitetsrevisionen är inte en revision eller översiktlig granskning enligt ISA-standarden (International Standards on Auditing) och BDO Audiator Ab har således inte utfört revisionen enligt standarderna.
Vad gäller de viktigaste slutsatserna och rekommendationerna i granskningsrapporten och av ÅHS planerade åtgärder hänvisas till denna del till Ålands hälso- och sjukvårds svar till lagtinget angående Landskapsrevisionens granskning (Bilaga).
1.2. Effektivitetsrevision av inköpsprocessen på ÅHS
Landskapsrevisionens årligen löpande revision inkluderar en effektivitetsrevision. Effektivitetsrevisionens syfte är att bedöma huruvida budgetmedlen används i enlighet med principerna om sparsamhet, effektivitet och ändamålsenlighet. Inom ramen för effektivitetsrevisionen av ÅHS för räkenskapsperioden 2023 har en effektivitetsrevision av ÅHS inköpsprocess utförts av företaget BDO Audiator Ab. Revisionen har omfattat följande arbetsskeden:
- Kartläggning av upphandlingsprocessen
- Granskning av beställningsprocessen
- Granskning av rutinerna för avtalsuppföljning och efterlevnad av avtal
- Budgetens målsättningar om upphandlingar
- Efterföljning av budget och ekonomistyrning
Effektivitetsrevisionen är inte en revision eller översiktlig granskning enligt ISA-standarden (International Standards on Auditing). I rapporten presenteras endast iakttagelser gällande de frågeställningar som preciseras i revisionsplanen för effektivitetsrevisionen.
Vad gäller de viktigaste slutsatserna och rekommendationerna i granskningsrapporten och av ÅHS planerade åtgärder hänvisas till denna del till Ålands hälso- och sjukvårds svar till lagtinget angående Landskapsrevisionens granskning (Bilaga).
2. Granskning av lagtingets kansli
Granskningen av lagtingets kansli har utförts i enlighet med landskapsrevisionens granskningsplan för år 2023. Syftet har varit att bedöma om arbetet på kansliet fungerar effektivt och ändamålsenligt. Granskningen har inriktats på förvaltningen och den interna styrningen och kontrollen. Intervjuer har skett med alla anställda.
De viktigaste slutsatserna och rekommendationerna är följande:
Rekommendation - En del bestämmelser i tjänstekollektivavtalet avviker från de som gäller vid landskapsregeringens allmänna förvaltning. Med tanke på det arbete som ska utföras vid lagtingets kansli bedöms regelverket, t.ex. för övertidsarbete och semester, vara ändamålsenligt utformat.
Rekommendation - Lönenivån för de flesta tjänsterna vid lagtingets kansli är jämförelsevis hög. Lönesättningen vid lagtingets kansli borde närmare följa den allmänna linjen som gäller vid Ålands landskapsregering.
Rekommendation - Landskapsregeringens förutsättningar att utföra ett gott arbete försämras då det blir känt att lönenivån för jämförbara tjänster är högre vid lagtingets kansli än vid allmänna förvaltningen.
Rekommendation -Lagtingets kansli är sårbart på ett sätt som vanligen gäller för en enhet med få anställda. Några personer är extra svåra att vikariera och stöd från systemutvecklarna behövs i vissa situationer.
Rekommendation - Nuvarande bemanning vid lagtingets kansli är ändamålsenlig. Lösningen att bibliotekarien sköter receptionen fungerar väl och en informationsassistent behövs därför inte.
Rekommendation - Införandet av det nya plenisystemet har varit mycket lyckat. Personalen har varit berömvärt engagerad. Systemet fungerar väl och kostnadseffektivt, exempelvis sköts ett plenum av endast två personer (sekreteraren vid plenum och lagtingsassistenten).
Rekommendation - På grund av plenisystemets komplexitet är systemutvecklarna extra svåra att ersätta (kompetens inom kodning, systemadministration och ljudteknik krävs). Minskat beroende av systemutvecklarna kommer att vara ett av målen med den kommande uppdateringen av systemet. En nedskriven plan för hanteringen av personberoendet vid lagtingets kansli i sin helhet skulle behövas.
Ålands lagtings kanslikommission har 25.3.2024 beslutat att inte lämna några kommentarer eller svar till granskningsrapporten för lagtingets kansli utan antecknar sig bara rapporten för kännedom.
3. Granskning av lönesättningen för landskapets personal
Granskningen av lönesättningen för landskapets personal har utförts i enlighet med landskapsrevisionens granskningsplan för år 2023. Intervjuer har skett med förvaltningschefen, avtalschefen, hälso- och sjukvårdsdirektören samt ÅHS avtals- och lönespecialist (tidigare personalchef).
De viktigaste slutsatserna och rekommendationerna är följande:
Rekommendation - Endast 4 tjänstemän (31.12.2022) är organiserade i ÅTFC. Det är inte ändamålsenligt att en så liten tjänstemannaförening medverkar på samma förhandlingsnivå som de stora föreningarna.
Av landskapsregeringen planerade åtgärder:
· Landskapsregeringen avser att säga upp huvudavtalet och omförhandla detta då landskapsregeringen delar uppfattningen att det inte är ändamålsenligt att ÅTFC är en part. Huvudavtalet har en uppsägningstid på sex månader.
Rekommendation - Det torde vara möjligt att tillgodose tjänstemännens intresse med färre förtroendemän. En översyn av antalet kan motiveras även av ekonomiska orsaker då arbetstid och arvoden kan inbesparas.
Av landskapsregeringen planerade åtgärder:
· Antalet förtroendemän är en tjänstekollektivavtalsfråga, vilket tas upp till diskussion när nuvarande tjänstekollektivavtal går ut 30.4.2025.
Rekommendation - Det är hög tid att åstadkomma en harmonisering av lönesättningen för ÅHS och landskapets övriga tjänstemän. Nuvarande system har skapat en del förvirring och ett visst missnöje förekommer bland personalen.
Av landskapsregeringen planerade åtgärder:
· Harmonisering av lönesättningen verkställs fr.o.m. 1.6.2024. Då får samtliga i förvaltningen ett system med tre erfarenhetstillägg.
Rekommendation -Det saknas riktlinjer för när beviljande av SET-arvode är befogat och vilken procentsats som ska tillämpas. Tillämpningen blir inte rättvis då avdelnings- och myndighetschefer fattar beslut och ingen central koordinering sker.
Av landskapsregeringen planerade åtgärder:
· SET-arvoden kommer från nu att diskuteras och prövas i centrala ledningsgruppen inom den allmänna förvaltningen för att få till stånd en enhetlig tillämpning. Vid behov tas även tydliga riktlinjer fram.
Rekommendation - Systemet med förflyttningstillägg leder oftast till omotiverat hög lön för den förflyttade tjänstemannen i förhållande till kraven i den nya tjänsten. Förfarandet leder till orättvisa och kan förorsaka missnöje bland personalen. Allmänhetens förtroende för landskapsregeringen riskerar att försämras. Förflyttningstillägget borde vara lägre än 20 % av lönen i den förra tjänsten (maximinivå) samt tidsreglerat, vilket skulle leda till att lönen efter en tid justeras till rätt nivå.
Av landskapsregeringen planerade åtgärder:
· Förflyttningstillägget är en tjänstekollektivavtalsfråga, som tidigast kan tas upp till diskussion när nuvarande tjänstekollektivavtal går ut 30.4.2025. Fram till dess lyfter landskapsregeringen frågan med avtalsparterna.
Rekommendation - Det är krävande att utveckla nya system och processer. I jämförelse med tjänstemän som enbart arbetar med förvaltning borde tjänstemän som åstadkommer utveckling och effektivisering värderas högre än idag vid lönesättningen.
Av landskapsregeringen planerade åtgärder:
· Avtalsparterna har kommit överens om att arbeta enligt principen lika lön för likvärdigt arbete. I den arbetsvärdering som genomfördes utgör utveckling en av parametrarna inom området problemlösning.
Rekommendation - Kollektivavtalsförhandlingarna hotar inverka hämmande på landskapsregeringens förutsättningar att utveckla verksamheten eftersom fackorganisationers intressebevakande försvårar landskapsregeringens möjligheter att betala konkurrenskraftiga löner till IT-personal och ingenjörer med erforderlig kompetens.
Av landskapsregeringen planerade åtgärder:
· Landskapsregeringen har en skyldighet att betala lika lön för likvärdigt arbete, men för svårrekryterade yrkesgrupper kan rekryteringstillägg tillämpas.
Rekommendation - I jämförelse med chefslöner inom övrig offentlig sektor på Åland och i riket är inte en månadslön på 8.000 euro för en chef tillsatt på fem år för hög. Exempelvis har tillsvidareanställd ekonomichef vid ÅHS och tillsvidareanställd lagtingsdirektör högre lön. Sämre anställningstrygghet motiverar högre lön. Skillnaden mot tillsvidareanställda avdelningschefer är egentligen ganska liten.
Av landskapsregeringen planerade åtgärder:
· Landskapsregeringen har noterat revisionens iakttagelser och konstaterar att de i dagsläget inte föranleder några åtgärder inom landskapsregeringen.
Rekommendation - Då chefslöner höjs har allmänheten rätt att förvänta sig ökat fokus på utveckling och effektivisering av förvaltningen. Det räcker inte att bara sköta den löpande verksamheten, i synnerhet digitaliseringsprojekt måste cheferna se till att genomförs.
Av landskapsregeringen planerade åtgärder:
· Vid chefsrekrytering är utvecklingsfokus redan tillsammans med ledarskap en viktig egenskap som prioriteras och eventuellt en uppgift som kan regleras i lag.
4. Granskning av Fordonsmyndigheten
Syftet med granskningen har varit att utreda om Fordonsmyndigheten (FMÅ) bedriver sin verksamhet effektivt och ändamålsenligt och i enlighet med tillämpliga styrdokument och lagstiftning. Granskningen omfattar hela myndigheten. Intervjuer har hållits med personal vid myndigheten. Finansiella uppgifter har granskats på basen av årsredovisningar och i Hypergene. Granskningen har avgränsats till myndighetens kärnverksamhet inom de olika sektionerna. Verksamhet av mindre omfattning, som t.ex. plombering, färdskrivare och vattenfarkostregistret har granskats endast övergripande eller inte alls.
De viktigaste slutsatserna och rekommendationerna är följande:
Rekommendation - Verksamheten är sårbar eftersom det inte finns tillräckligt med backup för vissa nyckelfunktioner.
Av Fordonsmyndigheten planerade åtgärder:
· Landskapsregeringen har noterat revisionens iakttagelser och delar uppfattningen, men konstaterar samtidigt att de i dagsläget inte föranleder några åtgärder då ytterligare resurser till Fordonsmyndigheten inte kan beviljas p.g.a. det ekonomiska läget. I praktiken hanteras sårbarheten med god planering av arbetet fördelat på befintliga medarbetare.
Rekommendation - Landskapslagstiftningen behöver förtydligas på vissa områden och harmoniseras med lagstiftningen i närområdena.
Av landskapsregeringen planerade åtgärder:
· Körkortslagstiftningen ses över i samband med att det nya körkortsdirektivet implementeras i nationell lagstiftning. Lagstiftningen om fordon, besiktnings- och registerverksamhet samt lagen om Fordonsmyndigheten ses över i samband med andra lagstiftningsprojekt. Mindre revideringar av aktuella lagar och förordningar kan ske vid behov.
Rekommendation - Avtalet gällande registerbrickor behöver förnyas och upphandling av registerbrickor borde göras.
Av Fordonsmyndigheten planerade åtgärder:
· Avtalet kommer att sägas upp vid första möjliga tillfälle, för att sedan upphandlas på nytt. Om storleken (EU standardiserad) på registreringsskyltarna ska ändras är det lämpligt att göra det inför kommande upphandling då detta kan påverka behovet av budgetmedel.
Rekommendation - Man har behov av behöriga resurser inom besiktningen, men de höga utbildningskraven och utbudet av behörig personal är begränsat vilket är utmanande vid nyrekrytering.
Av landskapsregeringen och Fordonsmyndigheten planerade åtgärder:
· Landskapsregeringen kommer att närmare utreda vilka eventuella utbildningskrav som är möjliga enligt EU-direktiv på området, närregionernas utbildningskrav och vilka utbildningskrav inom besiktningen som är lämpliga för Åland.
Rekommendation - Förfarandet med preliminärbokade besiktningstider gagnar kunden som inte behöver ha koll på besiktningsintervallet för periodiska besiktningar. Däremot medger systemet med tre månaders planering inte flexibilitet. Resurserna binds för tre månader framåt varvid det för kunder, som har behov av akuta besiktningstider eller vill boka/omboka en tid, framstår som att det inte finns besiktningstider inom en överskådlig framtid.
Av Fordonsmyndigheten och landskapsregeringen planerade åtgärder:
· För att upprätthålla den goda servicenivån med preliminärbokade besiktningstider skulle egentligen flera besiktningsmän behövas. I så fall behöver inte alla personella resurser planeras till 100 % för periodiska besiktningar utan en möjlighet till andra besiktningar skulle i så fall uppstå där öppna tider för bokningar kunde ges t.ex. en vecka i förväg. En annan möjlighet är att helt sluta skicka besiktningsförslag, varpå man behöver ytterligare resurser på registersidan för att ta emot manuella bokningar och betalningar. Trots begränsade ekonomiska möjligheter ser landskapsregeringen tillsammans med Fordonsmyndigheten över alternativen vid kommande budgetprocesser.
Rekommendation - Man behöver ta ställning till hurdana åtgärder gällande no-show som kunde vidtas för att minska den administrativa bördan och undvika ineffektiv användning av den hårt belastade besiktningskapaciteten.
Av landskapsregeringen och Fordonsmyndigheten planerade åtgärder:
· En eventuell möjlighet att införa avgifter för så kallade no shows i lag kommer att utredas närmare av landskapsregeringen. En eventuell avgift påverkar dock bokningsprogrammet och kassaprogrammet som måste omprogrammeras. Troligen kan systemet med eventuella avgifter för no shows realiseras fullt ut tidigast i samband med den nya fordonsregisterplattformen.
En eventuell ny avgift ökar även den administrativa bördan, men i och med en digitalisering av fordonsregisterplattformen bör administrationsuppgifterna totalt minska.
Rekommendation - Det finns behov av förbättring av utrymmen och utrustning för att genomföra teoriprov.
Av Fordonsmyndigheten planerade åtgärder:
· Fordonsmyndigheten har noterat revisionens iakttagelser och delar uppfattningen. Utrymmena för att genomföra teoriprov kommer att förbättras i samband med ombyggnationen av kundtjänst som är budgeterad 2024. Vad gäller själva utrustningen i form av programvara för teoriproven ser Fordonsmyndigheten över alternativen men konkreta möjligheter och förslag saknas i nuläget.
Rekommendation - Myndigheten har fortfarande stora digitala utmaningar inom körkortssektionen. Processerna som borde digitaliseras har kartlagts och det konkreta arbetet borde inledas så fort som möjligt.
Av landskapsregeringen och Fordonsmyndigheten planerade åtgärder:
· Körkortsregistret som basfunktion har driftsatts under hösten 2023. Nu kan Fordonsmyndigheten gå vidare med digitalisering av körkortsprocessen, men för det krävs lagändringar som landskapsregeringen utreder närmare.
Rekommendation - Den nuvarande plattformen för fordonsregister, kassa och bokningssystem är föråldrad och systemstödet är begränsat, vilket är en risk för verksamheten. Arbetet med ett nytt system behöver inledas så fort som möjligt.
Av Fordonsmyndigheten planerade åtgärder:
· Arbetet har redan inletts med den nya registerplattformen från och med 2024.
Rekommendation - Om myndigheten framöver förväntas generera ett överskott kan både höjda avgifter och minskade kostnader bli nödvändiga för att täcka underskott föranledda av avskrivningar.
Av landskapsregeringen och Fordonsmyndigheten planerade åtgärder:
· Fordonsmyndigheten och landskapsregeringen har noterat revisionens iakttagelser och delar uppfattningen. Landskapsregeringen kommer att se över avgifterna vid Fordonsmyndigheten då avgifterna/priserna är lägre än i närliggande regioner.
5. Åtgärder med anledning av tidigare års berättelser
5.1. Effektivitetsrevision i form av utvärdering av Högskolan på Ålands rutiner för intern kontroll
Företaget BDO Audiator Ab anlitades inom ramen för effektivitetsrevisionen av Högskolan på Åland för räkenskapsperioden 2022 för att utföra en effektivitetsrevision av högskolans interna kontroller. Effektivitetsrevisionen utfördes genom att intervjua personalen samt genom att ta del av diverse för revisionen relevanta dokument. Effektivitetsrevisionen är inte en revision eller översiktlig granskning enligt ISA-standarden (International Standards on Auditing). I rapporten presenterades endast iakttagelser gällande de frågeställningar som preciseras i revisionsplanen för effektivitetsrevisionen.
De viktigaste slutsatserna och rekommendationerna porten var följande:
Rekommendation - Försäljningsprocessen har tidigare saknat funktioner som säkerställer att alla fakturor som skickas ut även blir bokförda. Någon egentlig reskontra kopplad till faktureringen har inte heller funnits. I och med att högskolan i början av år 2023 har övergått till att använda sig av landskapsregeringens ekonomisystem för fakturering har processen förbättrats avsevärt och faktureringsprogrammet är numera sammankopplat med bokföringen, så att fordringsläget går att följa upp via bokföringen och intäktsföringen görs enligt prestationsprincipen.
Av Högskolan på Åland vidtagna åtgärder:
· Utöver att fortsätta förbättra processerna och användningen av landskapsregeringens ekonomisystem för faktureringen har inte andra specifika åtgärder vidtagits, då faktureringsprocessen ändrades redan i början av 2023 genom övergången till landskapsregeringens ekonomisystem för fakturering. Faktureringsprogrammet är sammankopplat med bokföringen och fordringsläget går att följa upp via bokföringen samt intäktsföringen görs enligt prestationsprincipen. Programmet har en välfungerande reskontra samt funktioner för påminnelser och indrivning.
Rekommendation - Uppföljningen av vilka fakturor som är obetalda samt indrivningen av dem har varit en arbetsdryg process med mycket manuellt arbete. Att indrivningen numera handhas av landskapsregeringens finansavdelning tror vi att kommer att leda till en effektivare indrivning.
Av Högskolan på Åland vidtagna åtgärder:
· Utöver konstaterandet att Högskolan på Åland planerar att fortsätta använda landskapsregeringens ekonomisystem och landskapsregeringens tjänster för indrivning har inte andra specifika åtgärder vidtagits.
Rekommendation - Löneenheten saknar en kontroll som säkerställer att inte samma person kan utföra hela processen från början till slut. Vi anser att löneprocessen i något skede bör brytas så att den inte kan slutföras utan en annan persons deltagande.
Av landskapsregeringen vidtagna åtgärder:
· Löneenheten vid finansavdelningen utredde under hösten 2023 befintliga lönerutiner för att motverka personberoende och problem i lönekontrollen. Detta arbete fortgår nu med en ny enhetschef för löneenheten där arbetsfördelningen mellan medarbetare ses över för att minska personberoendet. Vad gäller Högskolan på Åland så skickar studiekoordinator/personaladministratör nu in ett löneunderlag som är underskrivet av rektor till löneenheten och när lönerna sen är utbetalda av finansavdelningen kontrollerar studiekoordinator/personaladministratör att utbetalningarna stämmer med det inskickade löneunderlaget.
5.2. Effektivitetsrevision gällande måluppfyllelse och styrningen av målsättningarna för Högskolan på Ålands verksamhet
Företaget BDO Audiator Ab anlitades som en del av effektivitetsrevisionen av Högskolan på Åland under räkenskapsperioden 2022 för en revision av Högskolan på Ålands förvaltning och beslutsfattande. Effektivitetsrevisionen utfördes genom att intervjua nyckelpersoner samt genom att ta del av för uppdraget relevanta styrdokument. Revisionens syfte är att utvärdera huruvida målstyrningen av Högskolan på Åland är ändamålsenlig och resultatrik och om Högskolan på Åland uppnår de målsättningar som lagtinget slagit fast. Effektivitetsrevisionen är inte en revision eller översiktlig granskning enligt ISA-standarden (International Standards on Auditing).
De viktigaste slutsatserna och rekommendationerna var följande:
Rekommendation - Baserat på denna revision konstateras att högskolans process för uppföljning av bindande målsättningar fungerar och är ändamålsenlig. Högskolan kommer till väsentliga delar att uppnå de målsättningar som finns i lagtingets fastställda budget 2022. Vi rekommenderar dock att den egna uppföljningen av målsättningarna dokumenteras i styrelsen oftare än en gång per år, t.ex. kvartalsvis eller halvårsvis.
Av Högskolan på Åland vidtagna åtgärder:
· Högskolan på Åland följer upp antal studerande vid tre tillfällen under året och kommer att fortsätta med den rutinen. Antal sökande redovisas till styrelsen varje år efter ansökningsperiodens slut. Antal utexaminerade redovisas för styrelsen terminsvis (dvs. två gånger per år). I rektors redogörelse som finns med på varje styrelsemöte redogör rektor regelbundet för hur långt Högskolan på Åland har kommit med arbetet för att uppnå de målsättningar som finns med i budgeten och högskolans strategi.
Rekommendation - Ifall ägaren önskar utveckla målstyrningen så är det möjligt. För närvarande saknas mätare hur målsättningarna uppnåtts i förhållande till övriga utbildningsanordnare vilket gör det svårt att utvärdera effektiviteten. Ifall landskapsregeringen önskar ökad detaljstyrning så kan detta uppnås genom att man slår fast mera tydliga och framför allt mätbara målsättningar. Detta kan göras antingen i landskapets budgetbok eller i utbildningsavtalet.
Av landskapsregeringen vidtagna åtgärder:
· En politisk fråga. Målstyrningen ska framgå i den nu pågående revideringen av lagstiftningen och förordningen samt i det nya kommande utbildningsavtalet.
Rekommendation - Bolagiseringsprocessen dröjer och vi anser att ovissheten och dröjsmålet hämmar målstyrningen och utvecklingen av högskolan. Bolagiseringen är en ägarstyrningsfråga och är inget som Högskolan kan påverka. Finansavdelningen och utbildnings- och kulturavdelningens förvaltningsområde har enligt landskapsregeringens fastställda budget getts ansvaret för att verkställa bolagiseringen av Högskolan.
Av landskapsregeringen vidtagna åtgärder:
· En politisk fråga. Tidigare landskapsregering valde att pausa bolagiseringsarbetet.
I den nya regeringens regeringsprogram framgår det att högskolan ska bli en egen juridisk enhet.
5.3. Effektivitetsrevision gällande Högskolans utbildningsavtal och resultatfinansiering
Företaget BDO Audiator Ab anlitades som en del av effektivitetsrevisionen av Högskolan på Ålands verksamhet. Effektivitetsrevisionen har utförts genom att intervjua nyckelpersoner inom Högskolan på Åland samt genom att ta del av för uppdraget relevanta styrdokument. Effektivitetsrevisionen är inte en revision eller översiktlig granskning enligt ISA-standarden (International Standards on Auditing).
De viktigaste slutsatserna och rekommendationerna var följande:
Rekommendation - Eftersom anpassande av verksamheten till denna konkurrenssituation är viktig för att upprätthålla en högklassig utbildning på Åland anser vi att konkurrenssituationen på något sätt borde beaktas i utbildningsavtalets resultatfinansieringsparametrar så att högskolan tvingas förnya sig ifall konkurrenskraften tappas. En jämförelse med endast historiska data kan ifall den tidigare verksamheten inte varit effektiv möjliggöra upprätthållande av ineffektiva strukturer.
Av landskapsregeringen vidtagna åtgärder:
· Finansieringsmodellen utgår från de som tillämpas i Finland med anpassat utifrån åländska förhållanden. En utvärdering av finansieringsmodellen har gjorts under 2023 och en ny reviderad har tagits fram tillsammans med Högskolan på Åland. Beräkningarna är nu inte lika hårt anpassade till historiska data.
Rekommendation – Vi anser också att det vore skäl att utvärdera huruvida det skulle vara möjligt för högskolan att överskrida finansieringen, dvs. att resultatfinansieringen skulle kunna överskrida maxbeloppet som nu fastslås, vilket skulle möjliggöra en större risktagning och att ett mål som överskrider förväntningarna skulle kunna finansieras till en viss gräns så att tillväxt skulle kunna finansieras och inte innebära en risk för högskolan.
Av landskapsregeringen vidtagna åtgärder:
· Detta är ett missförstånd. Det har aldrig funnits ett maxbelopp i finansieringsmodellen om Högskolan på Åland visar en kraftig tillväxt.
Rekommendation – Vi anser också att det kunde vara skäl att utvärdera huruvida möjligheten till ett motfinansieringssystem också skulle kunna finnas på Åland också för att stärka näringslivets och samhällets koppling till högskolan vilket skulle kunna bidra till en utveckling av högskolan.
Av landskapsregeringen vidtagna åtgärder:
· Så länge Högskolan på Åland är en myndighet kan inte juridiskt ett motfinansieringssystem införas, men ett motfinansieringssystem är fullt möjligt om Högskolan på Åland bolagiseras.
Rekommendation – Att på Åland nå samma kostnadseffektivitet med små volymer som i riket är mycket svårt ifall utbildningens kvalitet skall kunna konkurrera med högskolorna i riket. Detta bör enligt oss tas i beaktande vid jämförelser och uppställande av prestationskrav. För att klara sig i konkurrensen behöver verksamheten prioriteras i landskapets budget.
Av landskapsregeringen vidtagna åtgärder:
o Landskapsregeringen är väl medveten om att de nyckeltal som används för att mäta Högskolan på Ålands verksamhet baseras på förhållandevis små volymer jämfört mer de konkurrerande högskolorna i Finland. Därför blir talen framför allt ett sätt att följa utvecklingen från år till år. Hur verksamheten prioriteras från landskapsregeringen framgår i lagstiftning, förordning och utbildningsavtal. Samtidigt förs kontinuerliga diskussioner och regelbundna möten kring frågan mellan landskapsregeringen och högskolans ledning och styrelse.
5.4. Granskning av Infrastrukturavdelningen
Syftet med granskningen av infrastrukturavdelningen under 2022 var att bedöma om arbetet på avdelningen fungerar effektivt och i enlighet med uppställda målsättningar.
De viktigaste slutsatserna och rekommendationerna i granskningsrapporten var följande:
Rekommendation – Infras organisation borde inte tillåtas bli för ”chefstung”. En avdelningschef och tre byråchefer borde räcka. Anställning av kunniga ingenjörer borde prioriteras.
Av landskapsregeringen vidtagna åtgärder:
· Under våren 2023 ombildade landskapsregeringen en administrativ tjänst till en senior ingenjörstjänst inom samhällsbyggnad för att prioritera och kunna attrahera kunniga ingenjörer. Trots att infrastrukturavdelningen har en personalstyrka om cirka 100 personer och den gröna omställningen där satsningen på havsbaserad vindkraft de facto kräver nya kunskaper så planeras inte nya chefstjänster utan ledningsuppgifterna till dessa delar hanteras inom befintliga tjänster.
Rekommendation – Avdelningen är sårbar. Ytterst få tjänstemän besitter den kompetens som krävs för att avdelningen ska kunna klara av alla arbetsuppgifter inom ansvarsområdet. Särskilt gäller detta handläggning av väg-, bro- och hamnprojekt samt upprätthållande av en driftssäker skärgårdstrafik.
Av landskapsregeringen vidtagna åtgärder:
· Infrastrukturavdelningen har under 2023 aktivt arbetat med att bygga team och backupfunktioner, som i kombination med dokumentation av rutiner och mallar, kvalitetsledning samt långsiktig planering och prioritering minskat sårbarheten. På de flesta funktioner finns nu minst två tjänstemän som tillfälligt kan hantera de nödvändiga delarna av varandras arbetsuppgifter. I väg-, bro- och hamnteamet finns tre ledande ingenjörer och inom trafikupphandling finns nu två trafikupphandlare. Utan att arbetsuppgifter lyfts bort från infrastrukturavdelningen eller en utökning av personalresursen sker är det svårt att ytterligare minska sårbarheten.
Rekommendation – Det tar för lång tid att fatta beslut i rekryteringsärenden. Arbetet löper inte smidigt på avdelningen då nyrekryteringar relativt ofta är aktuella och det tar lång tid att få en ny medarbetare på plats och bli ”varm i kläderna”.
Av landskapsregeringen vidtagna åtgärder:
· Under 2023 har en mall med checklista för hela förvaltningen tagits fram vad gäller introduceringen och rekryteringen av ny personal. Utöver detta har även introduktionsutbildningen utökats. Vad gäller infrastrukturavdelningen specifikt har även avdelningschefens roll vid rekryteringar setts över då det tidsmässigt inte går att vara involverad i alla rekryteringar för en avdelning med cirka 100 anställda. Dessa uppgifter har delegerats och nu är avdelningschefen enbart beslutande ifall det inte rör rekryteringen av en byråchef eller eventuellt enhetschef då avdelningschefen måste ha en mer aktiv roll.
Rekommendation – Avdelningschef och tjänstgörande byråchef har brustit betänkligt i styrningen och kontrollen då en tjänsteman under 2022 arbetade övertid orimligt mycket. Att bryta mot arbetstidslagstiftningen skadar förtroendet för avdelningen. Tjänstekollektivavtalet efterföljdes inte heller.
Av landskapsregeringen vidtagna åtgärder:
· Sedan februari 2023 har hanteringen av mer- och övertid digitaliserats i hela allmänna förvaltningen genom införandet av tidrapporteringssystemet Tidomat. Med detta styrs flödet automatiskt så att rätt personer både granskar och godkänner mer- och övertid. Med kopplingen mellan Tidomat och Unit4 finns även uppföljningen av beviljad mer- och övertid. Dessa åtgärder gör att alla chefer direkt i realtid får information om medarbetarnas arbetstid och genom detta se till att arbetstidslagstiftningen efterlevs.
Rekommendation – Iakttagelser under granskningen visar att det finns många utmaningar och problem på infra. En del turbulens har förekommit. De resultat som levereras åstadkoms ”underifrån” av kunniga tjänstemän. Bedömningen är att ledningen av avdelningen inte fungerar som man har rätt att förvänta sig.
Av landskapsregeringen vidtagna åtgärder:
· Under 2023 har tjänsten som avdelningschef vid infrastrukturavdelningen ombildats utgående från 5 § och 11a § landskapslagen (1998:70) om Ålands landskapsregerings allmänna förvaltning. I samband med rekryteringen av ny avdelningschef sågs även arbetsuppgifterna över och ett förtydligande gjordes kring vilka arbetsuppgifter avdelningschefen skulle sköta och vilka uppgifter som kunde delegeras till andra. Flera byråchefer vid infrastrukturavdelningen har även av naturliga orsaker byts ut. I de medarbetarenkäter och uppföljningar som gjorts sedan dess framgår ett tydligt förbättrat resultat vad gäller medarbetarnas syn på ledningen.
Rekommendation – Det hade varit möjligt att minska antal administrativ personal med en person på grund av naturlig avgång under 2022. Administrativa arbetsuppgifter kommer att minska som en följd av digitaliseringen. Omfördelning av arbetsuppgifter på befintliga tjänstemän genomförs inte trots att detta skulle vara fullt möjligt.
Av landskapsregeringen planerade åtgärder:
· En administrativ tjänst vid infrastrukturavdelningen ombildades vid en naturlig avgång under 2023 till en senior ingenjörstjänst inom samhällsbyggnad.
Rekommendation – Det är svårt att bedöma måluppfyllelse enligt årsredovisningen mot budget. Utvecklingsinsatser och projekt borde lyftas fram medan årligen förekommande verksamhet kan lämnas bort från uppräknade målsättningar. Det blir inte alltid klart hur väl man lyckas följa uppgjorda tidsplaner. I ett par fall är det tveksamt om det som beskrivs som förverkligat verkligen stämmer.
Av landskapsregeringen vidtagna åtgärder:
· Innehållet och strukturen av både Ålands budget och årsredovisningen har under 2023 helt gjorts om för att tydliggöra vad som är målsättningar i budget och hur dessa ska följas upp. En striktare reglering kring vad som är budgetmålsättningar, som verkställts genom budgeteringssystemet Hypergene, har implementerats i hela förvaltningen för att skapa en transparens och tydlighet.
Rekommendation – Ålandstrafikens digitaliseringsresa saknar en systemägare. Digitaliseringsprojekt fungerar dåligt eller inte alls om det inte finns en systemägare inom verksamheten som berörs. Man kan tillsätta många systemutvecklare och köpa in dyra system men man kommer inte att uppnå lyckade resultat om ingen ansvarig systemägare finns. Systemägare har ett utmanande arbete och stort ansvar varför en lönenivå strax under byråchef är motiverad.
Av landskapsregeringen vidtagna åtgärder:
· Systemägarskapet för utvecklingsprojektet Ålandstrafikens digitaliseringsresa har tydliggjorts och hela projektet har kopplats till de verksamheter i form av transportbyrån och Ålandstrafiken som berörs. Alla IT-system och utvecklingsprojekt inom förvaltningen har en tjänsteman som systemägare.
Rekommendation – Samarbetet mellan infra och finansavdelningen har inte fungerat optimalt. Det krävs bättre samarbete för att undvika felaktigheter i landskapets redovisning samt för att åstadkomma effektiviseringar.
Av landskapsregeringen vidtagna åtgärder:
· Under 2023 har, genom resurser vid den nya budget- och finansieringsbyrån samt redovisningsbyrån inom finansavdelningen, samarbetsfunktionerna speciellt med infrastrukturavdelningen förstärkts. Detta leder till effektiviseringar speciellt vad gäller budgetering, uppföljning och redovisning av projekt och investeringar inom infrastrukturavdelningens verksamhetsområde.
5.5. Granskning av Ålands sjösäkerhetscentrum
Syftet med granskningen under 2022 var att utreda om Ålands sjösäkerhetscentrum (ÅSC) bedrivs i enlighet med principerna om sparsamhet, effektivitet och ändamålsenlighet.
De viktigaste slutsatserna och rekommendationerna i granskningsrapporten var följande:
Rekommendation – Utbildningsansvarig har en administrativ nyckelroll i verksamheten men ingen direkt backup vilket utgör en stor risk för den löpande verksamheten. Arbetsbelastningen är hög. Tjänsteinnehavaren upplever rollen, uppgifterna och mandatet som ställföreträdare för chefen som oklara.
Av ÅSC vidtagna åtgärder:
· En förändring av tjänsten utbildningsansvarig genomfördes 2023 som bland annat innebar en mer aktiv roll som enhetsledare över ASA Safety Center och därtill infördes ett system med kontinuerliga uppföljningar. Detta för att frigöra mera tid för samarbetet kring ASA Safety Center. Den nya arbetsformen har under 2023-2024 även förbättrats och funktionen att bistå utbildningsansvarige har tydliggjorts, däremot är arbetsbelastningen fortsatt hög vilket avspeglas i hela administrationen. Bokningssystemet av kurser är i drift dygnet runt hela året, pressen på utbildningsansvarige är fortsatt hög, då ansvaret för bokningssystemet direkt kan påverka kunden och om systemet eller backuppen fallerar faller ansvaret på utbildningsansvarige att reda upp vilket föranleder ökad stresspåverkan. Under 2024 har ekonomens uppgift att bistå utbildningsansvarige utretts och denna uppgift innefattar över 50% av ekonomens arbetstid.
· Att tjänsten utbildningsansvarig är ställföreträdande för chefen infördes 2016 i samband med att myndighetsansvaret för skolfartyget Michael Sars togs över. Vår bedömning är att det inte är just ställföreträdanderollen som i första hand är oklar utan arbetet som enhetsledare. Detta behöver förtydligas och inför 2025 kommer tjänsterna i ASASC ses över då flertalet går under förordnande som slutar 30.6.2025, vissa anställda i organisationen har olika syn på vad en enhetsledare har för mandat och uppdrag så reglementet kommer ändras för att förtydliga rollen. På samma sätt kommer rollen och uppgifterna för ställföreträdaren att förtydligas i reglementet.
· Budgetansvaret som ställföreträdande chef och som enhetsledare behöver förtydligas i reglementet och detta kommer att göras direkt när den nya styrelsen är tillsatt.
· Den nya landskapsregeringen planerar en översyn av sjöfartsutbildningen på Åland inklusive Ålands sjösäkerhetscentrums verksamhet. I samband med det görs även en revidering av landskapslagen (2003:17) om Ålands sjösäkerhetscentrum.
Rekommendation – Måluppfyllelse gällande intäkter kan vara utmanande p.g.a. avbokningar och flytt av kurser. Kursavbokningar med kort framförhållning är problematiska att kompensera med andra kurser.
Av ÅSC vidtagna åtgärder:
· ASA Safety Center har kursverksamhet i både grund- och refreshernivå. För refresherkurserna sker inte avbokningar om deltagarantalen uppgår till tillräckligt antal så att kostnaderna för kurserna blir plus minus noll i avseende på kostnad för personal och förbrukningsvaror.
· ASA Safety Center har blivit mer restriktiv med bokningar av hela kurser av rederier då avbokningsreglerna stipulerar att två veckor före kursstart kan kursen avbokas. Då är det ofta för sent att finna nya kunder till den lediga tiden. Trots avbokningarna går inte personalen sysslolös utan i stället ägnar sig personalen åt projekt och underhåll. Kurser som bokas i sin helhet av branschen har inte återhämtat sig efter pandemin, därav är det större vikt att de kurstillfällen som finns för allmänheten faktiskt görs för att inte gynna andra aktörer utanför Åland. . Underhållet har konstaterats öka då utrustning och faciliteter är över 20 år gamla.
· Gällande skolornas avbokningar av grundkurser kan det ske beroende på antalet antagna studerande som påbörjar sin utbildning, ASA Safety Center arbetar för närvarande på att skolorna ska hålla sina bokade kurstider även med få elever för att ge tillfällen till den öppna marknaden att fylla deltagarantalet. Detta kräver dock en annan syn på prisföringen till skolorna som i nuläget försöker prisoptimera sina egna respektive budgeter.
· Inför 2024 har nya interna prissättningar framtagits dessa möjliggör ökat nyttjande av kursverksamheten och möjliggör att externa kunder kan kombineras men skolornas utbildningar i viss utsträckning. En tydlig uppmaning till våra interna skolor har även givits att ge utrymme till branschen.
Rekommendation – Ekonomifunktionen behöver stöda ledningen bättre.
Av ÅSC vidtagna åtgärder:
- Ekonomitjänsten har setts över under 2023 men ledningen saknar trots åtgärden tillräckligt stöd från ekonomifunktionen då ekonomens arbetsuppgifter i att bistå utbildningsansvarig övergår 50 % av arbetstiden. Utan resursförstärkning finns således i dagsläget små möjligheter att ge ytterligare stöd.
Rekommendation – Arbetet med samordning och optimering av sjöfartsutbildningen på Åland har pågått under lång tid och inte lett till några konkreta resultat. Bättre effektivitet inom sjöfartsutbildningen skulle kunna uppnås genom Alandica Shipping Academy i jämförelse med nuläget.
Av landskapsregeringen och ÅSC vidtagna åtgärder:
· Mycket av uppdraget som finns i rapporten om ASA Safety Center är förverkligade. Samordningsfunktionen kan gå in i en ny fas. Nästa fas innebär förverkligande av processerna och system, vilket kommer att innebära ett nytt arbetssätt för den praktiska samordningen. Då samordningen nu bygger på frivillighet och saknar visst mandat har inte nästa fas kunnat tas som planerat. Den nya landskapsregeringen planerar en översyn över den samlade sjöfartsutbildningen på Åland och hur den ska organiseras, vilket även är tänkt att ytterligare genom lag samordna och optimera sjöfartsutbildningen på Åland.
Rekommendation – Samordningsarbetet är fortsättningsvis relevant och motiverat och det arbete som gjorts behöver beaktas i det fortsatta arbetet. Det finns behov av ett tydligt politiskt mål med samordningen, formaliserat samarbete och mandat för beslutsfattande.
Av landskapsregeringen vidtagna åtgärder:
· En förutsättning för att utveckla den åländska sjöfartsutbildningen är att de tre enheterna på Åland som bedriver sjöfartsutbildning; Högskolan på Åland, Ålands gymnasium och Ålands sjösäkerhetscenter/ASA Safety Center var och en utvecklar sin verksamhet samtidigt som de utnyttjar den samlade kompetens och resurs som de tillsammans utgör, både verksamhets- och marknadsföringsmässigt genom samarbetet med ASA Safety Center. Landskapsregeringen har efter vidtagna åtgärder 2023 rörande samordning, formaliserat samarbete och mandat för beslutsfattande konstaterat att det inte räcker med bara ett nytt avtal kring samarbetet mellan de tre enheterna utan det behövs en ny struktur i organiserandet genom lag.
Rekommendation – Skolfartyget används inte internt i den omfattning som är möjligt eftersom hyran för skolkörningar anses för dyr. Detta är inte effektivt eller i enlighet med skolfartygets syfte. Detta påverkar även ställvis besättningens möjlighet att uppfylla arbetstidsskyldigheten på ett meningsfullt sätt.
Av landskapsregeringen och ÅSC vidtagna åtgärder:
· Den interna debiteringen gentemot skolorna har haft kommersiella taxor, vilket varit ett hinder för användningen. Inför 2024 framtogs nya interna debiteringspriser för skolfartyget och ASASC. Det finns inte längre ekonomiska hinder för skolorna att nyttja skolfartyget eller ASASC. Det kvarstående hindret för ökad nyttjandegrad är i dagsläget skolornas system i hur de bedriver utbildning inom de egna organisationerna.
Rekommendation – Det borde finnas dokumenterade arbetsrutiner och tidtabeller för faktureringen för att säkerställa att all fakturering görs och att den görs inom rimlig tid. Detta skulle även medföra tydlighet för vikarier.
Av ÅSC vidtagna åtgärder:
· Nya rutiner togs fram under 2023 för att säkerställa att faktureringen går till på ett konsekvent och noggrant sätt, rutinerna är dokumenterade och har införts i struktureringen av ekonomens arbetsrutiner. Nu sker även all fakturering från myndigheten i systemet Briox, vilket har underlättat både uppföljning och redovisning.
Rekommendation – Man behöver hitta en tydlig och konsekvent struktur för den interna faktureringen till skolorna.
Av landskapsregeringen vidtagna åtgärder:
· All fakturering internt till skolorna sker nu efter vidtagna åtgärder och framtagna rutiner i faktureringssystemet Briox. Alla bokföringsordrar ska även upphöra då uppföljningen inte alltid fungerar eller är transparent. Bokföringsordrar sker i dagsläget enbart med Högskolan på Åland för deras köpetjänster av administrativa funktioner vid ASASC, men även dessa kommer att frångås inför årsskiftet 2025.
Rekommendation – ÅSC har egen fakturering och bankkonto vid sidan om landskapets, vilket inte är så vanligt förekommande. Centrets öppna kundfakturor och bankkontots saldo återspeglas inte på ett transparent sätt i landskapets balansräkning.
Av landskapsregeringen och ÅSC vidtagna åtgärder:
· För att uppnå bättre kontroll infördes en ny rutin under 2023 där en månatlig uppföljning sker samt så görs samtidigt en avstämning av faktureringssystemet mot bankkontot och bokföringskontot i balansräkningen. Efter uppföljning i samband med bokslutet för 2023 kan konstateras att balansräkningen nu är korrekt. I redovisningen, som utförs månatligen mellan ÅSC och finansavdelningen vid landskapsregeringen, ska det framgå skillnaden på fodringar och bankkontots saldo. Dessa stämmer nu överens.
Rekommendation – På sikt borde faktureringsprocesserna ses över i samråd med finansavdelningen.
Av landskapsregeringen och ÅSC vidtagna åtgärder:
· Nya rutiner för faktureringsprocessen togs fram under 2023 och chefen för ÅSC har nu åtkomst till hela faktureringssystemet. Årligen sker nu även två dokumenterade uppföljningar av faktureringen. I och med de nya rutinerna för faktureringsprocessen och de två dokumenterade uppföljningarna per år gör landskapsregeringen bedömningen att finansavdelningen varken behöver eller kostnaden och administrationen för att finansavdelningen ska få direkt tillgång till ÅSC:s faktureringssystem är motiverad.