Landskapsrevisorernas berättelse 1/2011-2012
|
|
| ||
| Ålands lagting | BERÄTTELSE nr 01/2011-2012 | ||
|
| Datum |
| |
| Landskapsrevisorerna | 2012-08-31 |
| |
|
|
|
| |
|
|
|
| |
|
|
|
| |
|
| Till Ålands lagting |
| |
|
| |||
|
| |||
|
| |||
|
| |||
Landskapsrevisorernas berättelse för år 2011
De för finansåret 2011 valda landskapsrevisorerna får härmed till lagtinget avge den i 12 § landskapslagen (1996:7) om landskapsrevisionen avsedda revisionsberättelsen.
|
Mariehamn den 31 augusti 2012 | |
|
Tuula Mattsson |
Sven-Anders Danielsson |
|
| |
|
Runa-Lisa Jansson |
Eva Törnroos |
|
|
|
INNEHÅLL
Landskapsrevisorernas berättelse för år 2011
Landskapsrevisorer för finansåret 2011
Landskapsrevisorernas studiebesök och övriga kontakter
Finansavdelningens förvaltningsområde
Budgetförverkligande i sammandrag för år 2011
Avräkning, skattegottgörelse och extra anslag
Relation angående reserveringar
Granskning av den interna kontrollen
Redogörelse över hur landskapets ägarinflytande använts
Landskapsregeringens IT-funktion
IT-organisationen och arbetsprocesserna
Sammanfattning och rekommendationer
Social- och miljöavdelningens förvaltningsområde
Ålands miljö- och hälsoskyddsmyndighet.
Tillståndsärenden och miljögranskningar
Psykiatriska klinikens nybyggnad
Utbildningsavdelningens förvaltningsområde
Elevernas studiesociala förmåner och avgifter
Utbildningsprogrammet för vård
Forskning inom Högskolan på Åland
Näringsavdelningens förvaltningsområde
Trafikavdelningens förvaltningsområde
Understöd för varutransporter i skärgården
Avtal för reguljära transporter med lastbilar
Arbetsgivaransvaret och säkerhetsledning
Utlokalisering av vägunderhållet
Personalfrågor och belöningssystem
Bilaga 3 - Kostnadssammanställning
Bilaga 4 –Pwc-rapport till landskapsrevisorerna: Ålands hälso-och sjukvård
Landskapsrevisorernas berättelse för år 2011
Landskapsrevisorer för finansåret 2011
Lagtinget valde den 15 december 2010 i enlighet med bestämmelserna i landskapslagen (1996:7) om landskapsrevisionen till ordinarie revisorer för finansåret 2011 merkonomen Tuula Mattsson från Mariehamn, agrologen Sven-Anders Danielsson från Finström, företagsekonomen Runa-Lisa Jansson från Saltvik och merkonomen Eva Törnroos från Mariehamn. Till ersättare valdes samtidigt tekniska chefen Erik Schütten från Saltvik och fil.kand. Anthonio Salminen från Mariehamn.
Landskapsrevisorerna valde revisorn Tuula Mattsson till sin ordförande för finansåret 2011.
Biträdande lagtingsdirektören Marine Holm-Johansson och bostadslåneinspektören Sten Eriksson har fungerat som revisorernas sekreterare. Landskapsregeringens revisionsbyrå ska enligt bestämmelserna i 3 § 2 mom. landskapslagen om landskapsstyrelsens revisionsbyrå (1996:8) bistå landskapsrevisorerna med utredningsuppdrag. Sten Eriksson har författat avsnitten om psykiatriska klinikens nybyggnad och Posten på Åland. T.f. ledande revisorn Magnus Lundberg har författat avsnitten under finansavdelningens förvaltningsområde förutom avsnittet om landskapsregeringens IT-funktion som har författats av t.f. EU-revisor Dan Bergman. Övriga delar av berättelsen har författats av Marine Holm-Johansson.
Landskapsrevisorerna har upphandlat granskningen av Ålands hälso- och sjukvård av PricewaterhouseCoopers (PwC). Granskningen sköttes av CGR Fanny Johansson vid PwC:s kontor i Mariehamn. PwC:s rapport om granskningen ingår som en bilaga till berättelsen.
Landskapsrevisorerna har hållit 36 möten under granskningsåret.
Landskapsrevisorernas studiebesök och övriga kontakter
Under revisionsarbetets gång har revisorerna gjort studiebesök hos Ålands folkhögskola, Posten på Åland och Psykiatriska kliniken vid Ålands hälso- och sjukvård.
Revisionsarbetet
Enligt 2 § 2 mom. landskapslagen om landskapsrevisionen skall revisorerna konstatera om
a) landskapets rätt och bästa har tillgodosetts,
b) verksamheten har bedrivits ekonomiskt och effektivt samt att formulerade mål och lagtingsbeslut uppfyllts,
c) redovisningen av medelsförvaltning och resursanvändning gjorts på ett tillförlitligt sätt samt om
d) förvaltningen i övrigt handhafts i enlighet med lag och gällande bestämmelser.
Landskapsrevisorerna har enligt 10 § rätt att granska beviljandet, användningen av och tillsynen över lån och bidrag som betalats av EG:s medel samt av EG ställda säkerheter.
I revisionsberättelsen skall enligt 12 § upptas
a) allmänna uppgifter om utförda granskningar och inspektioner,
b) om budgeten iakttagits och i den formulerade mål förverkligats,
c) på vilket sätt den interna övervakningen har ordnats och om den är tillräcklig,
d) om uppgifterna i bokslutet är riktiga och ger tillräcklig information,
e) uppgifter om hur ägarinflytandet använts i bolag som landskapet helt äger eller har aktiemajoritet i,
f) under revisionen gjorda iakttagelser och dess konsekvenser samt anmärkningar mot landskapsstyrelsen eller dess förvaltningsbeslut till den del revisionen givit anledning till detta,
g) förslag till åtgärder som anses vara påkallade,
h) uppgifter om åtgärder för att avhjälpa av landskapsrevisorerna tidigare påtalade missförhållanden samt om dessa åtgärder anses vara tillräckliga samt
i) övriga av revisionsverksamheten föranledda ärenden.
Revisorernas granskningsarbete har i huvudsak ägt rum i lagtingets lokaliteter under tiden 16 september 2011 – 31 augusti 2012.
Till grund för granskningen har lagts landskapsregeringens förvaltningsberättelse, landskapsregeringens protokoll från plenum och enskilda föredragningar liksom från tjänstemannaföredragningar, finansavdelningens räkenskapshandlingar, landskapets budget och bokslut, protokoll från bolag som underlyder landskapsrevisorernas granskning, akter i olika ärenden samt särskilda skriftliga förfrågningar och utredningar. Följande personer har hörts av landskapsrevisorerna under granskningsperioden:
T.f. EU-revisorn Dan Bergman, M/s Michael Sars befälhavare Jerry Bergman, bro- och hamningenjören Ian Bergström, linjeansvariga Bodil Ehn-Schauman, Språkrådets sekreterare Olle Ekström, överinspektören Göran Franzén, affärsområdeschefen Eivor Granberg, vik. jaktförvaltaren Roger Gustavsson, projektchefen Erik Hjärne, linjeansvariga Andy Horner, Språkrådets tidigare ordföranden Gyrid Högman, t.f. landskapsagronomen Sölve Högman, rektorn Edvard Johansson, programledaren Erika Johansson, revisorn från PwC Fanny Johansson, avdelningschefen Linnea Johansson, avdelningschefen Rainer Juslin, avdelningschefen Niklas Karlman, sjötrafikchefen Bo Karlsson, klinikchefen Jaana Lignell, verkställande direktören Henrik Lundberg, t.f. ledande revisorn Magnus Lundberg, verksamhetschefen Robert Mansén, styrelseordföranden i Ålands Utvecklings Ab Jan-Erik Mattsson, bokningschefen Katarina Norrgård, linjeansvariga Lina Nyberg-Heiniö, hälso- och sjukvårdsdirektören Peter Rask, byråchefen Mikael Sandvik, överskötaren Gunnar Sjöblom och rektorn Maria Säll-Öfverström.
Landskapsregeringen
Språkrådet
Bakgrund
Språkrådet tillsattes av landskapsregeringen den 20 mars 2008 för åren 2008-2012. Genom beslutet fick rådet fem medlemmar. Samtidigt antogs ett reglemente för rådet. Språkrådet tilldelades en tjänsteman som ska fungera som sekreterare och föredragande tjänsteman till 40 procent av en heltidstjänst. Sekreteraren för språkrådet är anställd på heltid vid landskapsregeringen och ska under resterande 60 procent av arbetstiden sköta funktionen som samordnare för integrationsfrågor. För språkrådet har medel upptagits i budgeten som förutom lönen till sekreteraren ska användas till arvoden och övriga kostnader för språkrådets verksamhet.
Språkrådet har getts en självständig ställning som ett sakkunnigorgan direkt under landskapsregeringen. Medlemmarna i rådet representerar myndighetsintressen, organisationsliv, näringsliv och utbildningssektorn samt liknande områden. Till språkrådets uppgifter hör att följa utvecklingen och att stärka en kontinuerlig information om Ålands enspråkiga status. Rådet ska behandla strukturella språkproblem med utgångspunkt i språkstadgandena i självstyrelselagen. Vidare ska rådet hantera lanskapsregeringens beslut i språkfrågor, övervaka hur den lagstiftning som berör Ålands språkliga status följs, följa den språkliga utvecklingen inom alla samhällssektorer, bevaka relationerna mellan myndigheter på Åland och i riket, bevaka individers och medborgarorganisationers språkliga rättigheter och verksamhetsförutsättningar, bl.a. genom att vägleda dem i deras kontakter med myndigheter och institutioner. Rådet ska vidare övervaka hur myndigheter, företag och intresseorganisationer upprätthåller den språkliga servicen och granska språkpolitiska aspekter inom utbildningspolitiken, hälso- och sjukvården och övriga samhällsområden samt samverka med olika instanser utanför landskapet.
Rådets kan initiera språkutredningar och ge förslag till åtgärder på basen av dem. Rådet ska årligen avge en rapport till landskapsregeringen om sin verksamhet inklusive en utvärdering av svenska språkets ställning.
Verksamhet
Språkrådet inledde sin verksamhet den första september 2008. Fram till årsskiftet 2008-2009 höll rådet fem möten och använde ca 4 800 euro av de i budgeten totalt anslagna 21 000 euro. En rapport över det första verksamhetsåret avlämnades till landskapsregeringen i februari 2009. Under år 2009 höll rådet 11 möten och använde totalt ca 21 400 euro av de anslagna 30 000 euro. En rapport avlämnades för år 2009 i februari år 2010. Under år 2010 höll rådet fyra möten och använde ca 24 800 euro av de i budgeten anslagna 30 000 euro. Trots att det anges i språkrådets reglemente har ingen rapport över verksamheten under år 2010 eller 2011 lämnats till landskapsregeringen. Under år 2011 har det inte hållits några möten i språkrådet. Revisorerna har funnit att av de budgeterade 30.000 euro har 14.514,71 euro använts till att bl.a. avlöna språkrådets sekreterare.
Språkrådets rapporter över verksamheten år 2008 och 2009 har av landskapsregeringen antecknats till kännedom. Språkrådet har under sin mandatperiod gått igenom gällande lagstiftning och kartlagt olika samhällsområden när det gäller problem med det svenska språket. Rådet har bl.a. tittat närmare på språksituationen inom näringslivet, sjukvården och utbildningen både när det gäller studeranden i landskapet och för dem som söker sig vidare till utbildningar utanför Åland. Språkrådets protokoll, rapporter, reglemente och kontaktuppgifter har lagts ut på Internet under landskapsregeringens hemsida.
Revisorerna har erfarit att språkrådet har bytt sekreterare flera gånger och att kontinuiteten i verksamheten har brustit på grund av detta. Under augusti år 2011 ansökte ordföranden i språkrådet om befrielse från uppdraget som ordförande för Språkrådet. Förvaltningschefen har meddelat ordföranden att hon kommer att befrias från uppdraget så snart en ny ordförande har utsetts. Landskapsregeringen har dock inte utsett någon ny ordförande för språkrådet. Revisorerna har erfarit att språkrådets sekreterare inte har haft några arbetsuppgifter för språkrådet och att sekreteraren i stället har skött andra arbetsuppgifter med integrationsfrågor.
Revisorerna finner att språkrådet inte har fungerat som avsetts under år 2011. Inga möten har hållits. En ny ordförande utsågs inte när ordföranden begärde att få bli befriad från uppdraget. Verksamheten fortsatte inte heller under ledning av viceordföranden. Revisorerna anser att landskapsregeringen borde ha fattat beslut om språkrådets fortsatta verksamhet när det blev uppenbart att det inte fungerade utan den ordinarie ordföranden.
Språkrådet har genom budgeten blivit tilldelade resurser bl.a. i form av en sekreterare som är avlönad till 40 procent av en heltid. Revisorerna konstaterar att sekreterarens arbetstid har fyllts med andra arbetsuppgifter utan att budgetmedlen har omfördelats.
Finansavdelningens förvaltningsområde
Landskapets budget 2011
Landskapsregeringens framställning med förslag till budget för år 2011 för landskapet Åland avläts till lagtinget den 25 oktober 2010. Förslaget balanserade på 322.194.000 (310.239.000)[1] euro. Lagtinget antog landskapsregeringens förslag till budget för år 2011 med vissa ändringar den 22 december 2010, så att budgeten balanserade på 322.074.000 euro. Budgeten publicerades i Ålands författningssamling nr 1/2011. Genom två tilläggsbudgeter höjdes budgetens slutsumma med 2.865.000 euro till 324.939.000 (308.653.000) euro. I övrigt gjordes inga större förändringar rörande budgetens systematik och uppställning.
Budgetförverkligande i sammandrag för år 2011
Avräkning, skattegottgörelse och extra anslag
Ålandsdelegationens avräkningsbeslut för år 2010 stadfästes av Republikens president den 26 september 2011. Avräkningsbeloppet fastställdes till 175.728.727,98 euro vilket var 4 % högre än för år 2009 då avräkningsbeloppet fastställdes till 168.901.504,77 euro. Eftersom 176.146.000 euro erhållits som förskott på avräkningsbeloppet under år 2010 återbetalades 417.272,02 under år 2011. I förskott på avräkningsbeloppet för år 2011 erhöll landskapet 193.927.000 euro.
Ålandsdelegations beslut angående skattegottgörelse för år 2009 stadfästes av Republikens President den 11 februari 2011. Beloppet fastställdes till 19.767.938 (3.157.778) euro som budgeterades och bokfördes under år 2011.
Den 4 november 2009 beslöt lagtinget att tillställa Ålandsdelegationen en framställning om ett extra anslag om 60 % av de godtagbara investeringskostnaderna, dock högst 75.000.000 euro, att utges som bidrag till Kraftnät Åland Ab för byggande av en likströmsförbindelse till riket. Under år 2010 och 2011 har Ålandsdelegationen inbegärt kompletterande yttranden. Den 18.7.2011 beslöt Ålandsdelegationen att bevilja ett extra anslag om högst 50.000.000 euro, dock högst 40 % av de godtagbara investeringskostnaderna, ur 2012 års statsmedel. Medlen ska återbetalas om det visar sig att detta strider mot EU-bestämmelser.
Budgetjämförelse 2010-2011
Relation angående reserveringar
Reserveringarna 01.01.2011 var 66.600.514 medan utgående 31.12.2011 var 51.234.798. Saldot reserveringar har minskat med 15.365.716 euro.
Revisionsbyråns granskning
Redogörelse för om uppgifterna i bokslutet är riktiga och ger tillräcklig information
(Granskningen har skett på basis av Landskapslag om landskapsrevisionen 4 kap. 12§ d)
Bokslutets riktighet
Bokslutet är uppgjort enligt bokföringslagen i tillämpliga delar och följer samma principer som föregående år. Bokslutet är riktigt uppgjort och innehåller inte väsentliga fel.
Uppgifter om bokslutet ger tillräcklig information
Bokslutet har i år kompletterats med noter som ger viss tilläggsinformation. Bokslutet saknar finansieringsanalys eller ekonomiska nyckeltal. En finansieringsanalys har utlovats till år 2012.
Resultaträkningen
|
| År 2011 | År 2010 | År 2009 |
| Personalkostnader | 106.731.685,37 | 97.995.030,49 | 101.590.860,68 |
Kommentarer till den stora ökningen av personalkostnader framgår av analys av personalkostnader nedan.
|
| År 2011 | År 2010 | År 2009 | ||
| Material och förnödenheter | 20.657.274,98 | 17.953.606,23 | 18.060.187,61 | ||
| Inköp av tjänster | 48.272.527,37 | 44.877.622,64 | 48.710.191,57 | ||
Kostnadsutvecklingen under år 2011 var relativt hög vilket till stor del beror på prishöjningar. Det åländska konsumentindexet ökade med 3,6 % år 2011.
|
| År 2011 | År 2010 | År 2009 |
| Avskrivningar | 13.097.650,65 | 12.369.290,77 | 11.222.209,93 |
Bokföringsnämnden har kommit med nya anvisningar som rekommenderar kortare avskrivningstider. Detta innebär att beloppet avskrivningar kommer att öka i kommande bokslut om dessa rekommendationer följs vilket varit praxis tidigare.
| Finansiella intäkter | År 2011 | År 2010 | År 2009 |
|
| 13.973.510,44 | 17.989.308,80 | 27.841.772,93 |
| PAF | 10.000.000,00 | 14.000.000,00 | 20.000.000,00 |
| Ränta på depositioner | 1.613.917,32 | 1.476.757,31 | 4.866.399,12 |
|
|
|
|
|
| Skatter |
|
|
|
| Avräkningsbelopp | 193.509.727,98 | 175.028.504,77 | 164.486.434,04 |
| Skattegottgörelse | 19.767.938,00 | 3.157.778,00 | 24.033.038,00 |
Övrig information
Ålands Industrihus Ab
I extra ordinarie intäkter ingår ett återkrav på 7.785.607,79 enligt EU-kommissionens krav. Bland avskrivningar ingår en nedvärdering av aktievärdet med 5.772.166,48 till noll. Nettoeffekten i resultaträkningen blir +2.013.441,31 euro.
Skarven
Den fordran som finns på varvet med anledning av förseningen av Skarven framgår i en not till bokslutet och uppgår till 1.857.500,00 euro.
Ålands hälso- och sjukvård
ÅHS har under året granskats av externa revisorer. Revisionen har utförts av PWC. Revisionen hade som mål att granska den interna övervakningen samt bokslutsgranskning. ÅHS bokslut är beträffande storleken en väsentlig del av landskapets bokslut. Granskningen visar att det finns behov av tydligare instruktioner till ÅHS för att fastställa kraven för bokslutet. Exempelvis alla anläggningstillgångar som överstiger 1000 euro aktiveras enligt landskapsstyrelsens instruktioner. Arbetet att administrativt rapportera dessa först under driftbudgeten men ändå aktivera dessa görs helt manuellt. Aktiveringsgränsen kan anses vara mycket låg i jämförelse med både den privata och offentliga sektorn. Aktiveringsgränsen borde höjas väsentligt.
Enligt bokföringsnämndens utlåtande 1750/2005 bör korrigeringar av väsentliga fel göras direkt i det egna kapitalet och inte påverka årets resultat. ÅHS har dock valt att korrigera felet på 0,5 miljoner euro för semesterlöneskulden direkt i årets resultat. Förfarandet strider mot god bokföringssed.
Balansvärdet på samtliga byggnader är 100.839.009,33 euro varav ÅHS andel är 44.150.541,75 euro.
Analys av resultaträkningen
Det verkliga resultatet före reserveringar enligt bokföringen:
| År 2011 | År 2010 | År 2009 |
| -16.841.022,45 | -30.614.316,43 | -21.872.023,78 |
Utvecklingen av skattefinansieringen i form av avräkningsbelopp och skattegottgörelse, uppvisar en positiv tendens och ökade med hela 35 miljoner euro under år 2011.
Negativt är ökningen av de stora kostnadsposterna personalkostnader, material och förnödenheter och inköp av tjänster som uppgår till 15 miljoner euro.
Personalkostnaderna, exklusive förändring i periodisering av semesterlöner, ökade med knappt 4,9 miljoner euro eller 4,6 %. Ökningen beror på att lönenivån under år 2010 var extra låg eftersom det fanns ett allmänt besparingskrav motsvarande lön för 2 veckor för all personal. Lönenivån under år 2011 ökade p.g.a. avtalsenliga lönejusteringar som kom i slutet av år 2010 och våren 2011 samt utbetalning av avtalsenligt engångsbelopp under år 2011. Ytterligare förklaringar framgår i bokslutet sid 10 not 1 och 2.
Kostnaderna för material och förnödenheter ökade med 2,7 miljoner euro från år 2010 till år 2011. Av denna ökning utgörs drygt hälften av ökade kostnader för bränsle och knappt hälften av ökade material och förnödenhetskostnader för ÅHS där framförallt vårdmaterial och läkemedelspreparat är stora kostnadsposter med snabb ökningstakt.
Inköp av tjänster ökade under år 2011 med 3,4 miljoner euro. Större ökningsposter kunde noteras för bl.a. reparations - och underhållstjänster, expert- och utredningstjänster, luftburen patienttransportverksamhet, annonsering, reklam, marknadsförings-, tryckeri- samt ADB-användartjänster och transporttjänster.
Bokslutet visar att det finns ett klart behov av sänkta kostnader i framtiden vilket även framgår i första tilläggsbudgeten för år 2012.
Analys av balansräkningen
Pensionsansvarsskuld
| År 2011 | År 2010 | År 2009 |
| 555.300.000,00 | 541.200.000,00 | 535.100.000,00 |
Ökningen är 14.100.000,00 euro och bokas mot det egna kapitalet som nu uppgår till –193.369.857,03 euro. Det är svårt att bedöma rimligheten i denna beräkning. Till nästa år bör en fristående beräkning göras för att få en säkrare bild av ansvarsskulden.
Likviditeten
Efter årets upplösning av utjämningsfonden om 15.000.000,00 euro är saldot 31.12.2011 11.733.034,12 euro. År 2010 var uttaget från utjämningsfonden 20.000.000,00 euro.
Kortfristiga placeringar:
| År 2011 | År 2010 | År 2009 |
| 51.759.390,09 | 60.490.236,45 | 103.168.762,49 |
Likviditeten har således varit god och är åtminstone i det korta perspektivet inte något problem.
Finansieringsanalys
Bokslutet innehåller ingen finansieringsanalys som visar hur pengarna använts samt förändring av likviditeten.
Ekonomiska nyckeltal
Bokslutet bör kompletteras med nyckeltal som visar den ekonomiska utvecklingen i landskapet under en längre tidsperiod.
Årsredovisningen
I finansförvaltningslagen, som godkänts i lagtinget redogörs för hur en framtida årsredovisning skall se ut. Årsredovisningen skall innehålla bokslut och verksamhetsberättelse i ett sammanhållet dokument. Årsredovisningen bör även innehålla en redogörelse över hur den interna kontrollen är ordnad samt en bedömning av de ekonomiska framtidsutsikterna. Tillräckliga resurser för att utveckla årsredovisningen bör avsättas och en tidsplan för detta upprättas.
Budgetens iakttagande och förverkligandet av formulerade mål
Enligt landskapslagen om landskapsrevision 4 kap § 12 B skall landskapsrevisorerna redogöra särskilt för om budgeten iakttagits och i den formulerade mål förverkligats.
Landskapets budget
Landskapsregeringens framställning med förslag till budget för år 2011 för landskapet Åland avläts till lagtinget den 25 oktober 2010. Förslaget balanserade på 322.194.000 euro. Lagtinget antog landskapsregeringens förslag till budget för år 2011 med vissa ändringar den 22 december 2010, så att budgeten balanserade på 322.074.000 euro. Genom två tilläggsbudgeter höjdes budgetens slutsumma med 2.865.000 euro till 324.939.000 euro eller med 0,9 %.
Landskapsregeringen ger varje budgetår anvisningar för verkställande av budgeten. Anvisningarna är omfattande och tydliga och om alla budgetansvariga skulle följa anvisningarna skulle allt fungera bra. I huvudsak har budgetdisciplinen varit tillfredställande under år 2011.
Budgetresultat
Efter att samtliga överföringar av de budgetanslag som skall vara disponibla år 2012 och indragningar av de budgetanslag som går i besparing verkställts redovisas ett ackumulerat budgetunderskott om 17.499.013,93 euro (32.346.306,00). Affärsbokföringens underskott för år 2011 är 1.841.022,45 (år 2010 10.614.316,43) eller 16.841.022,45 (år 2010 30.614.316,43) före upplösning av den så kallade utjämningsfonden.
Uppföljning av huruvida formulerade mål iakttagits
En förutsättning för uppföljning av formulerade mål är att de är klara och tydliga. Det är viktigt att målsättningen är rimlig och realistisk. Det betyder att det bör finnas både personella och ekonomiska resurser som motsvarar målsättningen i budgetframställningen.
Uppföljning av målsättningar
Nuvarande bokslut är i huvudsak enbart en sifferdel varför någon uppföljning av målen till denna del inte är möjlig. Landskapsregeringens verksamhetsberättelse som i huvudsak är en statistikbok innehåller dock uppföljning av målsättningar.
Granskning av huruvida formulerade mål har iakttagits har främst gällt finansavdelningen. Avdelningen har klara och tydliga mål. Avdelningen tenderar dock i sina mål att vara för optimistisk. Ett nytt ekonomisystem som skall vara grunden till den nya årsredovisningen förefaller just nu vara i drift först år 2014.
Redogörelse över hur landskapets interna tillsyn har ordnats
Enligt landskapslagen om landskapsrevision 4 kap 12§ punkt C) skall landskapsrevisorerna redogöra på vilket sätt den interna övervakningen har ordnats och om den är tillräcklig.
Landskapsregeringen beslutade den 5 oktober 2011 fastställa en aktionsplan innehållande ett åtgärdsprogram med syfte att undanröja eller minimera problem som uppstår i förverkligande av budget. I planen ingår bland annat åtgärder för att införa ett system för intern styrning och kontroll (ISK) i enlighet med antagen finansförvaltningslag.
Enligt planen ska ett system för ISK utvecklas och implementeras senast år 2014. I inledningsskedet av arbetet läggs stor vikt vid utbildning om ISK för olika målgrupper. Utbildningsinsatserna skall vara genomförda under år 2012. I början av år 2012 har även en beskrivning av finansavdelningens interna styrning och kontroll upprättats. Avsikten är att nämnda beskrivning ska fungera som modell för beskrivning av allmänna förvaltningens övriga delar.
Allmän anvisning om hur den interna tillsynen har ordnats
Bokföringsnämnden kommunsektion har den 28 januari 2008 gett ut allmänna anvisning om upprättande av bokslut och verksamhetsberättelse där det i punkt 3.3 framgår en modell för redogörelse över hur den interna tillsynen har ordnats. Om man byter ut kommun mot landskapet kunde det se ut på följande sätt i tillämpliga delar.
Landskapsregeringen bör i verksamhetsberättelsen (årsredovisningen) redogöra för hur den interna tillsynen och den riskhantering som ingår i denna har ordnats i landskapet, huruvida man observerat brister i tillsynen under den avslutande räkenskapsperioden och på vilket sätt man har för avsikt att utveckla den interna tillsynen under gällande mandatperiod.
Den interna tillsynen har i uppgift att säkerställa att landskapets verksamhet är ekonomisk och resultatrik, samt att de uppgifter som ligger till grund för besluten är tillräckliga och tillförlitliga och att man följer bestämmelserna i lag, myndighetsföreskrifter och de olika organens beslut samt att tillgångar och resurser tryggas.
Den interna tillsynen ska genomföras i landskapets lednings- planerings- och styrpraxis. Landskapsregeringen ansvarar för ordnandet av den interna tillsynen. Därtill ansvarar alla de organ och tjänsteinnehavare, som beviljats behörighet att disponera över landskapets tillgångar och som fungerar som myndighet för genomförande av den interna tillsynen.
Revisorn skall i revisionsberättelsen ge ett utlåtande om huruvida den interna tillsynen är ändamålsenligt ordnad i landskapet. I redogörelsen genomgås de olika områdena som är föremål för den interna tillsynen. Om man upptäckt brister eller fel i landskapets interna tillsyn, skall det redogöras för dessa och förslag till hur de ska korrigeras. I det följande ges de områden som är föremål för den interna tillsynen och exempel på de faktorer som det är skäl att ta ställning till i redogörelsen.
- Iakttagande av bestämmelse, föreskrifter och beslut
- Uppnående av målen, tillsyn över användning av tillgångar
- Ordnande av riskhantering
- Tillsyn av anskaffning, överlåtelse och skötsel av tillgångar
- Avtalsverksamhet
- Bedömning av hur den interna revisionen är ordnad
Granskning av den interna kontrollen
Under år 2011 har den interna övervakningen vid ÅHS granskats av externa revisorer. Granskningen visade att det finns en flertal svaga punkter beträffande den interna övervakningen. Tjänstemannaledningen ser den externa revisionen som ett hjälpmedel att förbättra den interna övervakningen. Eftersom det är en resursfråga är styrelsens inställning och engagemang mycket väsentlig.
Riskbedömning och kvalitetssäkring av arbetsuppgifter
Det finns ingen dokumenterad kartläggning av risker inom landskapsförvaltningen. Om nyckelpersoner slutar och ingen dokumentation på arbetsuppgifter finns kan det leda till väsentligt avbrott i verksamhetsförutsättningarna.
Förbättring av den interna kontrollen
Det är fortsättningsvis viktigt att utveckla och förbättra den interna kontrollen. En förutsättning för god intern kontroll är att högsta ledningen på alla nivåer i ord och handling prioriterar den interna kontrollen.
Redogörelse över hur landskapets ägarinflytande använts
Enligt landskapslag om landskapsrevision 4 kap § 12 e skall landskapsrevisorerna särskilt redogöra för uppgifter om hur ägarinflytande använts i bolag som landskapet helt äger eller har aktiemajoritet i.
En förutsättning för att granska ovannämnda uppgifter är att det finns tydliga ägardirektiv.
Ett ägardirektiv uttrycker ägarviljan eller ägarstyrningen dvs. det som ägaren vill med sitt företag. Ägardirektiv är ett dokument i första hand riktad till styrelse och verkställande ledning. Dessa bolagsorgan skall aldrig behöva tveka vad som är ägarnas intentioner och restriktioner avseende den långsiktiga utvecklingen av företaget. Utvecklingen i vår omvärld är att styra bolagen med tydliga ägardirektiv och mindre med politiska styrelseledamöter. Det skulle sannolikt befrämja bolagen om landskapsregeringen skulle styra bolagen med tydligare ägardirektiv framledes.
Revisorerna noterar att reserveringssaldot för verksamhetsanslag (VR) har minskat i bokslutet. Eftersom reserveringssaldot ger en skev bild av de verkliga kostnaderna för verksamheten anser revisorerna att reserveringarna av verksamhetsanslag bör slopas.
Revisorerna rekommenderar att aktiveringsgränsen för anläggningstillgångar ses över och höjs väsentligt.
När det gäller ÅHS uppmanar revisorerna landskapsregeringen att formulera tydligare instruktioner för uppgörande av bokslutet.
Personalkostnaderna ökade under 2011 med 4,9 miljoner euro exklusive förändringar i periodisering av semesterlöner.
Ökningen av personalkostnaderna är beroende av avtalmässiga justeringar. Kostnaderna kan inte jämföras med år 2010 då det fanns inbesparingskrav t.ex. i form av omvandling av semesterpenning till ledighet. Kostnaderna för material och förnödenheter ökade med 2,7 miljoner jämfört med år 2010. Drygt hälften av ökningen utgjordes av bränslekostnader och knappt hälften främst av vårdmaterial och läkemedel vid ÅHS.
Revisorerna uppmanar landskapsregeringen att se till att det görs en ny beräkning av pensionsansvarsskulden.
Dessutom bör landskapsregeringen i kommande bokslut ta med en finansieringsanalys.
Vidare noteras att bokslutet saknar en redogörelse över hur den interna kontrollen är ordnad.
Revisorerna efterlyser vidare tydligare ägardirektiv för representanter som representerar landskapet i olika bolag.
Det har också framkommit att det saknas beskrivningar av arbetsuppgifterna vid landskapsförvaltningen och en kartläggning av risker som förknippade med dessa.
Slutligen konstateras att det finns ett fortsatt behov av att sänka landskapsförvaltningens kostnader.
Landskapsregeringens IT-funktion
Bakgrund
Granskningen av landskapsregeringens IT-funktion har för landskapsrevisorernas räkning verkställts och sammanställts av EU-revisorn Dan Bergman vid revisionsbyrån.
IT-enheten vid Ålands landskapsregerings finansavdelning har till uppgift att sköta samordningen och utvecklingen av förvaltningens informationsteknologi samt driften av förvaltningens gemensamma dataanläggningar och –system enligt landskapsförordningen om landskapsregeringens allmänna förvaltning (2007:97). Granskningen i denna rapport avgränsas till centralförvaltningens IT-funktion. ÅHS och skolorna med egen IT-administration omfattas inte av granskningen.
Landskapsregeringens IT-system består av en mängd olika system som drivs på flera olika tekniska plattformar. I bilaga 1 finns en lista på alla system inklusive notering av teknisk plattform (operativsystem och fysisk/virtuell server). Antalet system och tillämpningar för olika användarbehov är nästan 50. Utöver det tillkommer ett tiotal system som tekniskt behövs för att klara alla krav på IT-stöd i organisationen. Antalet servrar är ca 55 varav 33 är virtuella. En fysisk server är en dator helt enkelt. Med hjälp av en programvara kan datorn indelas i många olika servermiljöer. Denna servermiljö kallas för virtuell server. Man behöver alltså inte köpa en dator för varje enskilt system som förvaltningen behöver. Driften av alla servrar underlättas betydligt med denna teknik.
Driften av Ålandstrafikens bokningssystem för skärgårdsfärjorna handhas av systemleverantören. Polisen, och AMS använder system som körs i riket. Alarmcentralen håller på att ta i bruk ett system där en utomstående leverantör sköter driften. IT-enheten är inkopplade på driften av systemens arbetsstationer (bara delvis i Polisens och alarmcentralens fall) men i huvudsak får dessa enheter stöd av sina respektive systemleverantörer.
Förvaltningen finns idag utspridd på många olika platser. I samband med självstyrelsegårdens renovering har antalet arbetsplatser utanför självstyrelsegården ökat. I bilaga 2 åskådliggörs var alla dataarbetsplatser är belägna. Totalt är det fråga om ca 480 arbetsstationer som IT-enheten administrerar. Ytterligare ca 75 administreras delvis. Totalt finns ca 120 st. skrivare som relativt ofta kräver användarstöd och tillsyn från IT-enheten.
Granskning av IT-säkerheten
Landskapsregeringen antog den 1.3.2011 en informationssäkerhets- och säkerhetspolicy. Samtidigt utsågs en informationssäkerhetssamordnare. Personen arbetar numera som IT-chef för Ålands gymnasium varför en ny samordnare borde utses. Ansvarig gällande den tekniska IT-säkerheten inom informationssäkerheten är IT-chefen. En av juristerna vid kansliavdelningens rättsavdelningsenhet ansvarar för fysisk och allmän säkerhet och har varit ordförande i den säkerhetsgrupp som tillsatts.
IT-säkerheten har granskats genom att diskutera med IT-chefen och få svar på ett antal frågor enligt en checklista. Rent allmänt kan konstateras att IT-säkerheten är på en god nivå inom landskapsförvaltningen. Man har tekniskt byggt upp ett system som hanterar risker för avbrott och intrång på ett fullt tillfredsställande sätt. Det finns två datorhallar som är sammankopplade med snabba, dubblerade fiberförbindelser. Alla viktiga servrar är dubblerade. Det är bara den server som ekonomisystemet och några andra system körs på som inte är dubblerad. Maskinen är mycket driftssäker och om ett fel skulle inträffa finns serviceavtal som garanterar en rimlig återstartstid. För landskapsregeringen görs bedömningen att ett avbrott på 1 dygn kan tolereras för de mest kritiska systemen. Trots att man garderat sig mot tänkbara driftsavbrott kan inte alla risker helt elimineras. Risken för ett längre driftsavbrott bedöms ändå som låg.
Informationsskyddet är på en god nivå. Det är särskilt viktigt att betona hur viktig lösenordshemligheten är. Trots att en utmärkt lösenordspolicy tagits fram hjälper inte den om användaren är oförsiktig och lösenordet kommer i orätta händer. För den som läser sin e-post hemifrån eller på resa via Internet är det speciellt viktigt att tänka på detta.
IT-enheten har koncentretat sig på att bygga upp säkerheten tekniskt. Det man inte hunnit med är dokumentationen som t.ex. skriftliga säkerhetskopieringsanvisningar och en handlingsplan vid driftsavbrott. Avtal med alla viktiga leverantörer bör också ses över och uppdateras. Det är viktigt att det framgår inom vilken tid leverantören garanterar att felavhjälpning påbörjas.
Revisorns detaljerade slutsatser och rekommendationer i övrigt när det gäller IT-säkerheten har skrivits ner i en checklista och kommunicerats med IT-chefen. Av säkerhetsskäl bedöms det inte som ändamålsenligt att inkludera detta arbetsmaterial i denna rapport.
IT-organisationen och arbetsprocesserna
Landskapsregeringens IT-enhet leds av IT-chefen som till sin hjälp har två stycken IT-driftstekniker, en IT-assistent och en IKT-ansvarig, vilken är en till hälften delad tjänst med Ålands Teknologicentrum (ÅTC), totalt 4,5 tjänster. För tillfället finns ytterligare en IT-assistent anställd under 6 månader. Därtill har det under några år funnits en projektledare på deltid (60%) som även arbetat deltid som registrator (40%). Tjänsten hör till kansliavdelningen men projektledardelen finansieras av budgetmomentet IKT-utveckling under finansavdelningen.
Anställda på IT-enheten är fullt sysselsatta med allehanda driftsfrågor och stöd till användarna. Man upplever att situationen är mycket bättre när det finns 2 IT-assistenter på plats. Det innebär att driftsteknikerna får möjlighet att koncentrera sig på svårare frågor och utveckling. Även IT-chefen avlastas. IKT-ansvarig har sin arbetsplats hos ÅTC. Förutom IT-stöd hos några utlokaliserade myndigheter (bl.a. AMS och ÅSUB) erhåller han speciella uppdrag av IT-chefen eller driftsteknikerna. IKT-ansvarig handhar ÅTC:s teknik och stöder företagsinkubatorn Växthuset som finns i ÅTC:s lokaliteter. Avsikten är också att IKT-ansvarig ännu mer skall utnyttjas för stöd till utlokaliserade enheter.
Landskapsregeringens IT-system körs på 6 olika tekniska plattformar (operativsystemen Novell NetWare, Windows Server, IBM iSeries, Sun Solaris, Linux samt servervirtualiseringsprogramvaran VMware). Det krävs omfattande kunskaper för att hantera alla dessa plattformar. Det är orealistiskt att tänka sig att en liten IT-enhet har dessa kunskaper i tillräcklig utsträckning. Detta har lösts genom inköp av konsultjänster. Det måste man säkerligen fortsätta med samtidigt som man strävar efter att antalet plattformar skall minska. Solaris är den första som kan bytas ut i samband med att landskapsregeringens hemsida förnyas.
De funktioner som Novell NetWare används för (fil- och skrivarserver samt e-post) kan skötas av Windows Server lika bra. Det finns klara fördelar med att lämna Novell och gå över till Windows. Nämnas kan att Mariehamns Stad gjort detta. Trenden i branschen är klar, Novell kan inte konkurrera utvecklingsmässigt och det blir enklare administration om man inom en liten IT-enhet koncentrerar sig på Windows.
De många tekniska plattformarna som kräver speciell kompetens medför att ett personberoende uppstår såväl inom IT-enheten som hos utomstående konsulter. Inom IT-enheten är endast IT-chefen kunnig när det gäller iSeries. Endast IT-chefen och den IT-driftstekniker som varit längst i tjänst behärskar Novell. Den andra IT-driftsteknikern och IKT-ansvarig är inriktade på Windows Server. Gällande utomstående konsulter finns bara en riktigt kompetent Novell-konsult på Åland. Liknande är situation för Solaris. I händelse av allvarliga avbrott finns risk att detta personberoende förvärrar situationen.
IT-enheten anlitar Ålcom som leverantör av Internet-anslutning och även i stor utsträckning för administration av landskapsregeringens nätverk. Den dubblerade brandväggen är placerad i Ålcoms respektive Mariehamns telefons lokaliteter. Ålcom tillhandahåller nätverkskopplingarna för förvaltningens utlokaliserade enheter. Ålcom utför större konfigurationsändringar i nätverket medan mindre ändringar sköts av IT-chefen.
Landskapsregeringen upphandlar systemutvecklingsarbete. De flesta systemen är standardprogramvaror som upphandlats av utomstående leverantörer. För dessa tecknas supportavtal som garanterar nya versioner och felavhjälpning. Ett antal konsulter anlitas, främst på iSeries-plattformen. Sedan många år tillbaka har landskapsregeringen ett avtal med en konsult som utför underhåll och utveckling av system på iSeries. På senare tid har det mesta av den resursen utnyttjats för motorfordonsbyråns utvecklingsbehov. Avtalet är skäligt för landskapsregeringen.
Rekommendationer:
- Landskapsregeringen har ett omfattande IT-system och IT-enheten har haft problem med att leverera tillfredsställande användarstöd. Man har varit tvungen att prioritera ner utvecklingsarbetet. Inom enheten upplevs att två IT-assistenter behövs för att sköta ”first line support”. Den tillfälligt anställde IT-assistenten borde få förlängning. Då kommer det att finnas tid över för väsentliga utvecklingsprojekt för IT-driftsteknikerna och IT-chefen. Det behövs fem heltidstjänster, IKT-ansvarig inte medräknad, för att sköta landskapsregeringens IT-drift och -utveckling på ett tillfredsställande sätt. En gammal tumregel i branschen säger att det behövs en IT-tekniker per 100 arbetsstationer vilket även stöder denna uppfattning.
- IT-chefen måste avlastas från dagliga driftsfrågor får att kunna delta i de omfattande IT-utvecklingsprojekt som landskapsregeringen står inför. Handhavandet av domännamnsregistreringen för ax-domänen borde inte tillhöra IT-chefens arbetsuppgifter. Då frigöras uppskattningsvis 20 % av arbetstiden. Ingående IT-kunskap krävs inte av den tjänsteman som skall utföra detta arbete.
- Lönenivåerna inom IT-enheten behöver ses över. Lönerna är låga i jämförelse med branschen överlag och även i jämförelse med förvaltningen i övrigt. IT-arbete är krävande, det är extremt kunskapsinriktat och utvecklingen inom området avsevärt snabbare än inom många andra områden.
- Sträva efter att förenkla IT-administrationen genom att minska antalet tekniska plattformar i enlighet med resonemanget ovan. Riskerna med otillräcklig kompetens och personberonde hanteras på ett bättre sätt med en sådan strategi. Eftersom många krävande projekt är aktuella inom IT-området är det knappast möjligt att prioritera detta arbete i dagsläget.
IT-kostnaderna
Landskapsregeringens IT-kostnader är spridda på en rad olika budgetmoment. Det krävs en hel del utredningsarbete för att få en total bild av de årliga IT-kostnaderna och IT-investeringarna. Anledningen är att det centrala ämbetsverkets IT-kostnader bokförs på finansavdelningens moment samtidigt som underliggande inrättningars IT-kostnader bokförs på respektive inrättnings moment. Därtill bokförs serverums- och nätverksinstallationer under byggnadsbyråns fastighetskostnader. En sammanställning av de totala IT-kostnaderna 2011 enligt ungefärliga beräkningar finns i bilaga 3 (lagtinget, ÅHS och skolorna ej medräknade).
IT-enhetens lönekostnader, centrala serversystem- och serverrumskostnader fördelas inte på olika enheter. Inte heller underhålls- och utvecklingskostnader som bokförs på finansavdelningens moment. En hundraprocentigt korrekt bild av en enhets/inrättnings IT- kostnader fås således inte. Överväg om en fördelning av centrala IT-kostnader borde göras. Redovisningssystemet kan i framtiden utvecklas genom att man bokför i flera dimensioner (avdelning, enhet, kostnadstyp) i syfte att direkt kunna få fram de totala IT-kostnaderna och vad en avdelning/enhet kostar.
IT-utvecklingsprojekt
Landskapsregeringen antog den 23.3.2011 en IT-strategi. Samtidigt utsågs en e-förvaltningsgrupp med biträdande finanschefen som ordförande. Gruppen ansvarar för utvecklingen och samordningen av de centrala riktlinjerna, strategin och handlingsplanen för landskapets gemensamma e-förvaltning och IT-verksamhet. Gruppens ansvar begränsar sig emellertid till beredning av ärenden rörande denna typ av övergripande samordning och utveckling. Formellt beslutsfattande sker inom ramen för befintlig organisationsstruktur.
Under 2011 har e-förvaltningsgruppen hållit åtta möten där bland annat frågor kring en handlingsplan för e-förvaltning samt landskapsregeringens personregister och e-arkivering avhandlats. E-förvaltningsgruppen är inte en projektgrupp som fått i uppdrag att förverkliga en ny hemsida och e-förvaltning. En informell arbetsgrupp har dock under kommunikationschefens ledning tagit fram ett utkast till ett förfrågningsunderlag gällande den nya hemsidan. Dokumentet behöver ännu bearbetas innan ett underlag för upphandling är färdigställt. Skrivningen i budgeten 2012 under moment 44.95.05 IKT-utveckling ”Upphandlingen utgår från det förfrågningsunderlag som landskapsregeringen färdigställt under år 2011” stämmer inte riktigt med verkligheten.
Framtagning av en ny hemsida för landskapsregeringen och införande av e-förvaltningsfunktioner är ett mycket omfattande utvecklingsprojekt. För att klara av denna utmaning måste förvaltningen tillföras kompetens i form av extern experthjälp. En projektledare med dokumenterad erfarenhet av e-förvaltningsprojekt borde engageras.
Ett nytt ekonomisystem har prioriterats före förnyelsen av hemsidan. Det framgår av budgeten 2012 och skrivningen under moment 44.95.05 IKT-utveckling. Finansavdelningen har tillsatt en projektgrupp med biträdande finanschefen som projektledare för upphandling och införande av ett nytt ekonomisystem. Upphandlingsjuristen som tillsattes under hösten 2011 har arbetat mycket med uppgörande av en kravspecifikation. Den beräknas bli helt klar under första kvartalet 2012.
Ett nytt ekonomisystem måste klara av de krav som finns på budgetering inom förvaltningen. Det gör det hela så komplicerat att ett separat budgeteringssystem troligen är den bästa lösningen. Inom finansavdelningen finns en samlad kompetens som har förutsättningar att klara av den utmaning som införande av ett nytt ekonomisystem innebär. Extern hjälp behöver anlitas vid den kritiska utvärderingsprocessen. Val av system och leverantör är centralt för att projektet skall bli lyckat. Projektet är stort och det lönar sig att lämna bort separata delar för ett förverkligande i etapper i ett senare skede. Projektregistret för hantering av offentliga stöd, inklusive EU-stöden, är ett separat system kopplat till ekonomisystemet. En skild projektgrupp borde arbeta med förnyandet av det systemet.
Inom förvaltningen har ett nytt ärendehanteringssystem (W3D3) testats och tagits i bruk successivt under 2010 och 2011. Från 1.1.2012 har ytterligare funktioner tagits i bruk. Projektledaren för detta arbetar med att utveckla systemet och arbetsprocesserna i samarbete med landskapsregeringens alla avdelningar. En omfattande processkartläggning av avdelningarnas arbete pågår. Det är en förutsättning för utvecklingen av ärendehanteringen och införande av förändringar jämfört med dagens sätt att arbeta. Ärendehanteringssystemet är ett centralt system för ett flertal e-förvaltningsfunktioner. Välfungerande bakomliggande system som ärendehanteringssystemet är en förutsättning för en välfungerande e-förvaltning.
Sammanfattning och rekommendationer
Granskningen i denna rapport berör centralförvaltningens IT-funktion. ÅHS och skolorna har lämnats utanför. Landskapsregeringens IT-system är relativt omfattande och komplext. 55 servrar och 480 dataarbetsplatser på en mängd olika ställen samt ett femtiotal olika system talar sitt tydliga språk. IT-enheten har tidvis haft svårigheter att levererara det stöd som efterfrågas. Utvecklingsfrågor har fått stå tillbaka. Det finns således flera goda skäl till att förstärka IT-enheten. Omfördelning av arbete kan också genomföras utan att det innebär kostnadsökningar. Konkreta förslag finns i kapitel 3.
IT-säkerheten inom landskapsförvaltningen är på en fullt godkänd nivå. Det finns saker som kan förbättras och många av dem finns redan på IT-chefens åtgärdslista. Avtal med viktiga systemleverantörer behöver ses över och dokumentationen utvecklas. Säkerhetsarbetet har stannat av på grund av att informationssäkerhetssamordnaren bytt arbete och säkerhetsgruppens ordförande pensionerats. Arbetet bör återupptas med nya personer i ansvarsställning under 2012.
Om man inom rimlig tid skall lyckas genomföra de IT-utvecklingsprojekt som står för dörren krävs resursförstärkningar. IT-chefen sitter fast med dagliga driftsfrågor i alltför hög utsträckning. Projektledarna som utsetts är belastade med andra arbetsuppgifter. Detta måste lösas med beslut om interna omfördelningar av arbete. Det måste också beslutas om en prioritering av alla de utvecklingsprojekt som finns listade. Där ingår många projekt som inte direkt har med IT att göra men även sådana som i hög grad berör IT-utvecklingsprojekten.
Det lönar sig i längden för landskapsregeringen att göra en satsning på IT-utveckling och e-förvaltning. Resultatet blir en effektivare förvaltning och bättre service för medborgarna. För att lyckas med förnyandet av hemsidan och utvecklingen av e-förvaltningsfunktioner borde en extern expert anlitas som projektledare. Idag finns varken tillräckliga personella resurser eller tillräcklig kompetens inom förvaltningen. Projektledaren skulle tillsammans med verksamhetskunniga tjänstemän driva på och ansvara för utvecklingen. I detta sammanhang är det ytterst viktigt att poängtera att tjänstemän som utses till en projektgrupp frigörs från löpande arbetsuppgifter för att arbetet i projektet skall löpa effektivt och smidigt.
E-förvaltningsgruppens arbete kom igång bra under början av 2011 men stannade sedan av för att avslutas med två möten i december om e-arkivering och införande av tjänstemannabeslut i ärendehanteringssystemet. Någon handlingsplan för e-förvaltning förmådde gruppen inte presentera med befintliga resurser. Ytterligare resurser beviljades inte heller under 2011.
Framtagningen av ett förfrågningsunderlag för ett nytt ekonomisystem löper på bra sedan hösten 2011. Upphandlingen beräknas ske 2012, tester och implementering 2013 samt driftsstart 1.1.2014. Det är fråga om ett omfattande arbete och extern hjälp kommer säkerligen att behöva anlitas i olika faser av projektet. Upphandlingsprocessen tar lång tid beroende på de speciella krav som gäller för förvaltningen när det som i detta fall är fråga om en upphandling över EU:s tröskelvärde (193.000 euro) för offentlig upphandling. Det finns ändå skäl för förvaltningen att snabba på processen för att om möjligt kunna ta i bruk systemet 1.1.2013. Om systemet inte kan vara klart till alla delar då finns möjlighet att successivt ta i bruk resterande delar under 2014.
Utmaningarna är många när det gäller landskapsregeringens IT-utveckling. En uppföljning av denna rapport i syfte att verifiera hur långt man kommit i arbetet borde ske inom två år.
Revisorerna anser att IT-chefen bör tilldelas större resurser för utvecklingsarbete och att arbetsfördelningen vid enheten bör ses över. Enligt revisorerna är viktigt att centralförvaltningens IT-funktion fungerar problemfritt och att tillräckliga resurser därför bör avsättas för att säkerställa detta.
Social- och miljöavdelningens förvaltningsområde
Ålands miljö- och hälsoskyddsmyndighet.
Allmänt
Ålands miljö- och hälsoskyddsmyndighet (ÅMHM) inrättades den 1 januari 2008 genom landskapslagen om Ålands miljö- och hälsoskyddsmyndighet (2007:115) och landskapslagen om införande av lagstiftningen om Ålands miljö- och hälsoskyddsmyndighet. Myndigheten blev genom lagändringarna en gemensam tillstånds- och tillsynsmyndighet för ärenden som rör miljöskydd, vatten, renhållning, avfall, lastrester, hälso- och sjukvård, socialvård, livsmedel, produktsäkerhet, kemikalier, tobak, djurskydd, alkohol samt inkvarterings- och trakteringsverksamhet. I ett andra skede av sammanslagningen av myndighetsfunktioner slogs Ålands miljölaboratorium och Ålands försöksstation ihop med ÅMHM:s livsmedelslaboratorium den 1 januari 2009. Vid sidan om ÅMHM:s tillstånds- och tillsynsuppgifter tillhandahåller myndigheten även veterinärvård och ackrediterade laboratorietjänster.
I landskapslagen om Ålands miljö- och hälsoskyddsmyndighet finns bestämmelser om myndighetens behörighet, organisation och verksamhet, såsom handläggningen av ärenden samt beslutsfattande. Närmare bestämmelser om tillsynen och tillståndsgivningen finns i de lagar som reglerar respektive sakområden: tillstånd för och tillsyn över vattenföretag beviljas t.ex. enligt vattenlagen för landskapet Åland (1996:61) och tillstånd för yrkesmässig husdjurshållning beviljas enligt djurskyddslagen för landskapet Åland (1998:95). Genom den nya miljöskyddslagen (2008:124) som trädde ikraft den 1 december 2008 gjordes stora förändringar av tillståndsprövningen. Färre verksamheter blev tillståndspliktiga och i stället infördes ett förfarande som benämns miljögranskning.
Organisationen
ÅMHM leds av en styrelse som tillsätts för fyra år i gången av landskapsregeringen. Styrelsen består av en ordförande samt tre till högst fem övriga medlemmar. Varje styrelsemedlem har en personlig ersättare. Till styrelsens uppgifter hör att tillställa landskapsregeringen förslag till budget och verksamhetsplan samt verksamhetsberättelse. Vidare ska styrelsen inrätta och dra in tjänster samt ändra deras benämning, anställa personal för längre tid än sex månader och säga upp och avskeda personal. Styrelsen antar bestämmelser om styrelsens inre arbete, kärar och svarar vid domstolar samt bevakar myndighetens intressen i angelägenheter som hör samman med myndighetens uppgifter. Närmast under styrelsen leder och utvecklar myndighetschefen myndigheten. Chefen bereder ärendena i styrelsen, antar en arbetsordning för myndigheten, ansvarar för arbetsplatsdemokrati och jämställdhet, kvalitetslednings- och miljöledningsarbete samt för kompetensutveckling och kompetensförsörjning samt mottar delgivningar på myndighetens vägnar.
Beslut i tillståndsärenden i enlighet med landskapslagen om miljöskydd samt ändring och återkallande av tillstånd avgörs i ÅMHM:s namn av en prövningsnämnd. Landskapsregeringen utser fem ledamöter till prövningsnämnden för en period om fyra år. Bland ledamöterna ska finnas kompetens inom områdena hälsoskydd, teknik, biologi och ekonomi. Dessutom ska en ledamot ha särskild kännedom om näringslivet och en ledamot ska vara jurist. Landskapsregeringen utser dessutom fem personliga ersättare för ledamöterna. Revisorerna har erfarit att det har varit svårt att värva en jurist till prövningsnämnden, varför en sådan har saknats en tid. Revisorerna har under granskningen kunnat konstatera att landskapsregeringen den 2 januari 2012 tillsatte en ledamot för perioden 1 januari 2012 till den 31 december 2015 som är jurist. Dessutom anställde ÅMHM en jurist till myndigheten under år 2011.
Tillståndsärenden och miljögranskningar
Ett tillståndsärende anhängiggörs genom en ansökan. En handläggare utses för att bereda ärendet. Vid behov inbegärs kompletteringar till ansökan. Myndigheten ska utan dröjsmål informera om en ansökan genom ett meddelande som anslås i den kommun som berörs av ansökan samt på landskapsregeringens anslagstavla och webbplats. I meddelandet informeras om ärendet och var ansökningshandlingarna finns tillgängliga i sin helhet. Vidare anges i meddelandet att envar har rätt att yttra sig om ansökan inom angiven tid. När ansökan är färdigt beredd fattar prövningsnämnden beslut i ärendet med enkel majoritet. Vid lika röstetal avgör ordförandens röst. Ett meddelande om tillståndsbeslutet, dess ändring och återkallande ska offentliggöras på landskapsregeringens och kommunens anslagstavla i enlighet med vad som föreskrivs i förvaltningslagen för landskapet Åland. Meddelandet ska vara anslaget under minst tre veckor. Samtidigt ska sakägare delges tillståndsbeslutet genom sedvanlig delgivning. Om antalet sakägare överstiger 30 personer eller om sakägarnas antal är okänt får delgivning ske genom publicering av meddelandet i en lokal tidning med allmän spridning i landskapet. Så kallande miljögranskningsärenden prövas inte av prövningsnämnden utan avgörs av den handläggande tjänstemannen. Prövningsnämnden fastställer granskningar och principerna för dessa.
Tillsynsgranskningar
ÅMHM utför återkommande granskningar av olika verksamheter i enlighet med alla de olika lagar enligt vilka ÅMHM är tillsynsmyndighet. ÅMHM ska t.ex. granska lokaler där livsmedel hanteras, hygieniska behandlingar erbjuds, allmänna stränder, serveringar av alkohol, djurstallar, slakterier m.m. m.m. En tjänsteman utses som ansvarig för granskningarna. Tjänstemannen upprättar ett förslag till plan för granskningen som godkänns av myndighetschefen. Styrelsen kan endast genom budgeten indirekt påverka inspektionsintervallerna men deltar i övrigt inte i granskningsärendena.
Djurskydd och veterinärvård
ÅMHM är tillsynsmyndigheter när det gäller djurskydd och djurhållning som sker yrkesmässigt eller i större omfattning. Vid sidan om detta erbjuds även veterinärvård. Veterinärvården ges i form av sjukvårdstjänster till djur som hålls i produktionssyfte, dvs. nyttodjur såsom köttdjur, mjölkdjur, får, hästar och fisk. Utöver detta upprätthåller veterinärerna en veterinärjour och en smådjursklinik, Zoodiaken. Alla anställda veterinärer deltar i denna verksamhet bl.a. för att upprätthålla sin kompetens som veterinärer. Omfattningen av smådjurskliniken Zoodiakens verksamhet är inte lagstadgad. Kliniken erbjuder basvård av smådjur med jourverksamhet på kvällar och helger. Totalt behandlar veterinärvården 3.800 kunder per år och utför 2.000-6.000 provtagningar på djur i enlighet med nationella och internationella program.
Under år 2011 har en omställning av veterinärernas verksamhet slutförts. Omställningens syfte har bl.a. varit att modernisera veterinärernas arbetsvillkor. De ackordbaserade lönerna har ersatts med normala lönesatta tjänster och inkomsterna från verksamheten går till ÅMHM. Verksamheten har effektiviserats och stabiliserats genom ökad samordning och bättre arbetsfördelning med en mer långsiktig planering av veterinärvården.
Laboratorieverksamheten
Laboratoriet analyserar bland annat prover som tas inom ramen för vattenövervakningsprogrammet för Åland. Dessutom tar laboratoriet hand om jord- och foderprover från jordbruket samt fysikalisk-kemiska och mikrobiologiska analyser inom livsmedel, dricksvatten, avloppsvatten och djursjukdomar från företag och privatpersoner. Kunderna består till 56 procent av företag, landskapsregeringens egen provtagning utgör 31 procent, myndighetsprover 7 procent och prov från allmänheten utgör 6 procent av kunderna. Totalt tar laboratoriet hand om över 6.300 prover per år som motsvarar 35.000 analyser. En del av de prover som samlas in i landskapet skickas bort för analys till andra laboratorier då resurser saknas för att analysera alla prover. Revisorerna har erfarit att en laboratorieutredning i Finland för några år sedan visade att det krävs ett befolkningsunderlag på ca.250.000 personer för att ett laboratorium ska kunna vara självbärande. Avgifterna har dock höjts efter sammanslagningen vilket har ökat inkomsterna med ca 20 procent under år 2010.
Revisorernas iakttagelser
Revisorerna har erfarit att den s.k. miljögranskningen som infördes för många verksamheter genom revisionen av miljöskyddslagstiftningen och som ersatte miljötillståndsprövningen uppfattas som otydlig. Vidare har det under granskningen framkommit att ÅMHM har totalt 28 inrättade tjänster och 5 tillfälliga tjänster. Vid ÅMHM:s laboratorium finns 10 av de inrättade tjänsterna, varav en är vakant och en är på deltid.
Revisorerna konstaterar att ÅMHM:s ansvarsområde omfattar ett mycket vitt område med ett stort antal lagar. Det ställs mycket höga krav på myndigheten. Revisorerna finner det vara en svår uppgift att prioritera resurserna så att verksamheten hela tiden följer de krav som ställs i lagstiftningen. Det tillkommer dessutom nya lagar och förordningar hela tiden. Personalen måste därför fortlöpande hålla sig ajour med nya bestämmelser.
Ålands hälso- och sjukvård
Granskningsrapport om ÅHS
Landskapsrevisorerna har upphandlat en granskning av Ålands hälso- och sjukvård av PricewaterhouseCoopers. Uppdraget omfattade en granskning av Ålands hälso- och sjukvårds (ÅHS) interna övervakning och en granskning av bokslutsrapporten. PwC:s rapport över granskningen är fogad som en bilaga till berättelsen.
Revisorerna konstaterar att granskningen visar att åtgärder bör vidtas för att förbättra den interna kontrollen och att den interna revisionen bör utvecklas. Enligt revisorerna är det ytterst styrelsen som ansvarar för att den interna revisionen fungerar. Revisorerna förutsätter att styrelsen noggrant går igenom granskningsrapporten och fattar beslut om nödvändiga åtgärder för att rätta till de brister som tas upp i rapporten.
Psykiatriska klinikens nybyggnad
Allmänt
Inom Ålands hälso- och sjukvård (ÅHS) bedrivs för tillfället ett flerårigt ombyggnadsprogram i flera olika etapper. Ombyggnadsprogrammet baserar sig på ett utvecklingsprogram för fastighetsbeståndet som fastställdes av ÅHS styrelse år 2001. I april 2007 överlämnade landskapsregeringen ett meddelande (4/2006-2007) till lagtinget om Ålands hälso-och sjukvård i vilket ett avsnitt handlar om utvecklingen av ÅHS fastighetsbestånd. Där redogjordes bl.a. för den utbyggnadsplan som ÅHS styrelse antog 2001, vars tidsplan hade skjutits fram. I budgetbeslutet för 2006 kopplade lagtinget ihop etapp II och III till ett enda projekt som skulle färdigställas samtidigt. En ny byggnad för psykiatrin på sjukhusområdet i Mariehamn utgjorde etapp III i utvecklingsplanen. Den nya byggnaden innebar att verksamheten vid Grelsby sjukhus skulle avvecklas i sin helhet. Rumsprogrammet för den nya psykiatribyggnaden antogs i maj 2007 och bygget kunde inledas i maj 2009. Inflyttningen i den nya byggnaden skedde under hösten 2011.
Verksamheten i den nya byggnaden
Psykiatribyggnaden omfattar totalt 5.360 m² våningsyta fördelat på fyra våningar. I byggnaden finns den psykiatriska klinikens samtliga enheter utom den psykiatriska rehabiliteringsmottagningen som finns kvar på Norragatan i Mariehamn, där totalt 13 personer arbetar. Revisorerna erfar att en flyttning av rehabiliteringsmottagningen från Norragatan inte ingick i planeringen av nybygget, men med anledning av hårdare sparkrav har man inlett en analys av konsekvenserna av en eventuell flytt. En del av den nya byggnaden används av andra verksamheter inom ÅHS, bl.a. av socialkuratorer, talterapeuter, hygienskötare och ergo- och fysioterapi, totalt 13 personer. Den nya psykiatriska avdelningen har 22 vårdplatser vilket kan jämföras med 20 platser vid Grelsby sjukhus. Två vårdplatser är vikta för missbrukarvård. Sjukhusets vårdplatser är inte avsedda för långtidsvård av patienter, utan dessa ska vårdas av den öppna vården och organiserandet av boendet är ett kommunalt åtagande.
Den psykiatriska avdelningen omfattar en sluten och en öppen sida och har fyra enheter, en enhet för sluten vård, en för öppen vård (frivilligt inlagda), en familjeenhet (minderåriga där föräldrar kan delta) och en modul som kan användas för avgiftningar. Psykogeriatriska patienter vårdas på avdelningen under kortare perioder varefter de återvänder till sina ordinarie boenden.
Verksamhet som inte kan tillgodoses av psykiatriverksamheten inom landskapet är rättpsykiatrisk vård (Vasa), sluten psykiatrisk vård av minderåriga då familjeenheten är upptagen eller annars ej lämplig (Ekåsens sjukhus i Ekenäs), vård oberoende personens vilja för minderåriga (Åbo universitetssjukhus) samt olika specialarrangemang (hela Norden).
Koncentrationen av verksamheten till Mariehamn har inte inneburit några större förändringar i personalstyrkan. En avdelningsskötartjänst har dragits in och sju tjänster har flyttats över från den slutna till den öppna vården som en del i den övergripande strategin i satsningen på öppenvård.
Beträffande tillgången på platser för avgiftning av missbrukare erfar revisorerna att kapaciteten som finns är tillräcklig men eftersom patienterna självmant ska söka sig till avgiftning innebär det i praktiken en ganska låg efterfrågan. Missbrukarvården hör huvudsakligen till kommunernas ansvarsområde.
Budget och kostnader
Enligt ÅHS investeringsplan har det funnits 13 miljoner euro avsatt för genomförandet av psykiatribyggnaden. Kostnadsutfallet enligt bokföringen är ca 12,1 miljoner euro, till vilket ska läggas 412.000 euro i inventarieanskaffningar, totalt ca 12,5 miljoner euro.
Landskapsrevisorerna konstaterar att tillgängligheten på psykiatrisk vård sett ur ett nordiskt perspektiv är god i landskapet. Revisorerna har erfarit att samarbetet med övriga kliniker inom ÅHS har förbättrats och ökat tack vare den fysiska närheten. Vidare har man kunnat erfara att det saknas primärvård för riktigt unga personer (0-6 år) med psykiska problem. Dessa borde tas om hand av den öppna primärvården och inte hamna inom psykiatrin.
Revisorerna konstaterar att utrymmena storleksmässigt är väl tilltagna och bör mer än väl kunna fylla verksamhetens nuvarande och framtida behov samt även inrymma rehabiliteringsmottagningen.
Revisorerna ser med en viss oro på situationen för patienter som inte längre kan få långtidsvård i den slutna vården men heller inte kan bo i eget boende eller i kommunalt serviceboende.
Utbildningsavdelningens förvaltningsområde
Ålands folkhögskola
Allmänt
Verksamheten vid Ålands folkhögskola regleras i landskapslagen om Ålands folkhögskola (1999:53). I lagen sägs att Ålands folkhögskola är en internatskola som i överenstämmelse med sin folkbildningstradition ska ge allmänbildande undervisning enligt principen om livslångt lärande. Vid skolan kan dessutom ordnas kursverksamhet och annan verksamhet inom ramen för skolans målsättningar.
De i lagen angivna målsättningarna är att verksamheten särskilt bör syfta till att göra det möjligt för de studerande att påverka sin egen livssituation och skapa ett engagemang för att delta i samhällsutvecklingen. Vidare ska utbildningen utformas så att de studerandes samarbetsvilja stärks, deras förmåga till självständigt tänkande och kritiskt omdöme utvecklas samt deras mognad och studieintresse främjas. Verksamheten bör även främja kulturupplevelser och eget skapande samt öka delaktigheten i kulturlivet. Undervisningen bör ge de studerande insikter i och förståelse för den åländska självstyrelsen, demilitariseringen, historien och kulturen. Verksamheten skall utformas i överensstämmelse med grundläggande demokratiska värderingar, främja principen om alla människors lika värde samt främja internationell förståelse och fredsvilja samt jämställdhet mellan könen. Slutligen ska verksamheten bygga på ekologiska grundprinciper och präglas av respekt för och hänsyn till miljön.
Organisation
Skolan är landskapets läroinrättning och underställd landskapsregeringen. För skolans förvaltning tillsätter landskapsregeringen en direktion med sex medlemmar och deras ersättare för samma tid som landskapsregeringens mandatperiod varar. Skolan leds av en rektor som biträds av en prorektor.
Till direktionens uppgifter hör att årligen tillställa landskapsregeringen ett budgetförslag, en verksamhetsplan samt att uppgöra en verksamhetsbe-rättelse. Dessutom ska direktionen anta ett reglemente för skolan samt att besluta i övriga angelägenheter av principiell betydelse för skolan.
Till skolans lärarkollegium hör de lärare som undervisar minst åtta årsveckotimmar vid skolan. Totalt finns tio inrättade tjänster vid skolan. Sju av dem är sysselsatta med undervisning. Vidare finns fem anställda i arbetsavtalsförhållande för städning, kosthållning samt en skolvärdinna.
Verksamheten vid skolan
Skolan har fyra allmänna linjer och två speciallinjer. De ettåriga allmänna linjerna är media, skapande verksamhet, idrott och musik. På de allmänna linjerna finns ett mindre antal platser för s.k. integrationsundervisning som ges till ungdomar som har gått ut grundskolan eller motsvarande men som inte har förutsättningar att klara av studier inom den grundläggande yrkesutbildningen. De två speciallinjerna är hantverk och naturfoto. Hantverk erbjuds som en tvåårig linje medan naturfoto ges på ett år.
Läsåret 2010-2011 hade skolan 25 studerande inskrivna på den allmänna linjen och 23 studerande på speciallinjerna. På den allmänna linjen avbröt 3 stycken sina studier före läsåret var slut. Av de totalt 45 inskrivna som studerade båda terminerna var det 42 stycken som tog examen med godkänt resultat. Skolan hade budgeterat för 48 studieplatser på den allmänna linjen och för 20 studeranden på speciallinjerna. Av de totalt 68 budgeterade platserna var det således 20 platser som inte utnyttjades.
Från och med hösten år 2012 ges de allmänna studierna inom ramen för ”nya linjen.” Avsikten är att ge de studerande bättre möjligheter att välja mellan ämnen och på så vis skräddarsy ett individuellt schema. Skolan har budgeterat för 44 studieplatser.
Vid folkhögskolan ordnas vid sidan om den linjebaserade undervisningen även kortare kurser under helger och under sommarmånaderna. Under år 2011 ordnades två kurser under sommaren: en akvarellkurs som omfattade 37 lektioner och en rakukurs (keramik) som omfattade 40 lektioner. Akvarellkursen hade 9 deltagare och rakukursen hade 12 deltagare. Vid båda dessa kurser bodde 6 av deltagarna på internatet under kursperioden. Under år 2011 ordnades dessutom två helgkurser som vardera omfattade 14 lektioner. Kursen ”metallåterbruk” hade 4 deltagare och ”sy i retur” hade 5 deltagare.
Elevernas studiesociala förmåner och avgifter
Undervisningen är avgiftsfri. På naturfoto- och hantverkslinjen tas en kursavgift som är 850 euro per termin på naturfoto och 425 euro på hantverkslinjen. Kursavgifterna är avsedda att täcka kostnader i samband med resor, studiebesök, studier utanför skolan och liknande. De studerande betalar själva för material och läromedel.
De studerande serveras lunch avgiftsfritt under skoldagarna. De som bor på internatet erlägger en obligatorisk avgift på 160 euro per månad för andra måltider som serveras under vardagar.
De studerande som inte bor på internatet har rätt till ersättning för skolskjuts mellan bostaden och skolan om de bor längre än 5 km från skolan. Ersättningen ges i form av busskort inom lanskapstrafiken. De studerande betalar själva för resor som inte täcks av kursavgifterna.
Skolans internat har 60 platser, huvudsakligen dubbelrum som när det är möjligt kan användas som enkelrum mot en särskild avgift. Boendet på internatet kostar 160 euro per månad. Enkelrumstillägget är 40 euro per månad. Rummen disponeras under hela läsåret med undantag för höst-, jul- och sportlov. Åländska studerande under 18 år bor avgiftsfritt i dubbelrummen men får inte vistas på internatet över veckosluten.
Skolan tecknar en olycksfallsförsäkring för alla studerande som gäller skolans undervisning och övriga verksamhet samt vägen till och från skolan.
Fastigheterna
På grund av det minskade behovet av internatplatser har det gamla internatet vid skolan under senaste läsår, 2011-2012 varit stängt. Två av skolans lägenheter har dessutom hyrts ut till utomstående. Under de senaste åren har uppvärmningskostnaderna ökat kraftigt. Trots att det gamla internatet har varit stängt under den senaste vintern kommer uppvärmningskostnaden fortsatt att öka under 2012.
Uppvärmningskostnader
|
| År 2010 | År 2011 |
| Kostnad/år | 73.808,00 | 84.879,00 |
| Kostnad/mån. | 6.150,67 | 7.073,25 |
Revisorernas iakttagelser
Revisorerna har vid granskningen erfarit att det under senare år har blivit allt svårare att rekrytera lärare med rätt kompetens till skolan. Då skolan är förhållandevis liten behövs dessutom lärare med lite bredare kompetens för att kunna erbjuda tillräckligt många undervisningstimmar. Den största bristen har gällt behörighet att ge undervisning till elever som söker sig till folkhögskolan för att läsa upp sina grundskolebetyg. Denna undervisning ges i samarbete med grundskolorna som ska sätta betyg.
Vidare har det framkommit att allt färre studeranden söker sig till folkhögskolan, särskilt under 2011 då antalet studieplatser vid landskapets övriga skolor utökades.
Revisorerna konstaterar att elevunderlaget under flera år har varit svagt. Vid granskningen har det framkommit att flera omständigheter bidrar till att det har blivit allt svårare att rekrytera elever i landskapet men också utanför Åland. Möjligheten att finansiera folkhögskolestudierna har bl.a. försämrats för studeranden som kommer från andra länder. Det har medfört att det är betydligt färre studeranden från utlandet. När det gäller inbesparingskraven inom landskapet så har de bidragit till färre yngre studeranden. Studeranden under 18 år får inte bo på internatet under helgerna då skolan inte har personal på plats. Det konstateras att antalet elever inte ökade när hantverksskolans verksamhet flyttades till folkhögsskolan
Revisorerna noterar att det finns utrymmen och byggnader som hör till folkhögskolan men som inte utnyttjas alls eller som endast delvis utnyttjas. Samtidigt medför byggnaderna och utrymmena höga kostnader, i första hand för uppvärmning vintertid men också för underhåll. Den gamla rektorsbostaden står outnyttjad och förfaller, men även internatet är underutnyttjat. Enligt revisorerna är det bekymmersamt att byggnaderna medför så stora kostnader utan att de används.
Högskolan på Åland
Allmänt
Högskolan på Åland inrättades den 1 januari 2003 efter en försöksperiod som inleddes hösten 1997 och som avslutades i december 2002. Verksamheten regleras i landskapslagen om Högskolan på Åland (2002:81) och landskapsförordningen om Högskolan på Åland (2002:87). Genom lagstiftningen sammanfördes Ålands yrkeshögskola och Ålands högskola till en gemensam organisation. Ålands tekniska läroverk och Ålands sjöfartsläroverk upphörde samtidigt att vara egna institutioner.
Högskolan på Åland ger exameninriktad utbildning inom utbildningsprogrammen för elektroteknik, företagsekonomi, Hospitality Management, informationsteknik, maskinteknik, sjöfart och vård. De examina som utfärdas vid högskolan är jämställda med motsvarande yrkeshögskoleexamina i Finland enligt överenskommelseförordning (2005:65) samt FFS 248/2005.
Inom högskolan bedrivs också kurs- och fortbildningsverksamhet samt forsknings- och utvecklingsverksamhet.
Revisorerna har vid granskningen koncentrerat sig på utbildningsprogrammet för vård och forskningen inom högskolan samt även informerat sig om den pågående auditeringen av utbildningen. Rådet för utvärdering av högskolor meddelade den 14 juni 2012 att Högskolan på Åland har godkänts i en omfattande auditering.
Utbildningsprogrammet för vård
Utbildningsprogrammet för vård syftar till att utbilda sjukskötare som har beredskap att medverka i dagens och morgondagens hälso- och sjukvård både nationellt och internationellt. Utbildningens huvudområde är omvårdnad. Enligt utbildningsplanen bygger omvårdnad på vetenskap och erfarenhetsbaserad kunskap som karaktäriseras av självständig praktisk- och teoretisk kunskapsutveckling. Centrala begrepp för huvudområdet är människa, hälsa, omvårdnad och miljö och omfattar människans hela livscykel, från födelse till död. Omvårdnaden bygger på en vårdvetenskaplig grund och närliggande discipliner såsom medicinsk-, beteende- och humanistisk vetenskap. Även folkhälsovetenskap influerar kunskapsutvecklingen inom området. Omvårdnadens mål är att främja hälsa och välbefinnande, förebygga ohälsa samt lindra lidande och verka för ett fridfullt och värdigt avslut av livet med beaktande av kulturell bakgrund, ålder, kön och sociala villkor. Omvårdnaden utgår från en humanistisk grundsyn och sker på personnivå. Människan blir patient när hon får yrkesmässig vård. Det utvidgade patientbegreppet inkluderar att vårdarna tar hänsyn till patientens närstående, omgivning och miljö. När människan blir patient och behöver vård hamnar hon i ett beroendeförhållande till de professionella vårdarna. Målsättningen är därför att balansera maktförhållandet i omvårdnadsrelationen så att patient och närstående är delaktiga, känner trygghet och upplever respekt.
Vårdprogrammet omfattar totalt 210 studiepoäng (3,5 års studier) som inkluderar: grundstudier 30 studiepoäng, yrkesstudier 82,5 studiepoäng, praktik 82,5 studiepoäng samt examensarbete 15 studiepoäng. Inom yrkesstudierna är 15 studiepoäng valfria studier. Avsikten är att den studerande själv kan välja att fördjupa sig inom ett område som speciellt intresserar. Praktiken genomförs på sjukhus och vid andra vårdinrättningar samt ute i samhället under en undervisande sjukskötares ansvar i samarbete med och med stöd av andra utbildande sjukskötare och annan behörig personal. Praktikperioderna på Åland genomförs i ett nära samarbete med Ålands hälso- och sjukvård. Målsättningen är att alla studerande genomför minst en av praktikperioderna utanför Åland. De valfria studierna ska ha anknytning till omvårdnad och kan genomföras vid utbildningsprogrammet inom Öppna högskolan eller vid extern yrkeshögskola/högskola. De valfria studierna kan även genomföras som praktik.
Slutförda studier leder till en examen med benämningen Sjukskötare YH (Bachelor of Nursing).
Vårdprogrammet har 24 platser och intagning sker med ett intervall om 1,5 år. Revisorerna har erfarit att programmet har en god genomströmning av studeranden och att i stort sett samtliga har anställning ett år efter examen. Mellan åren 2000 och 2012 (25 maj 2012) har totalt 107 studeranden blivit utexaminerade från vårdprogrammet. De flesta av dessa får arbete på Åland.
Forskning inom Högskolan på Åland
I samband med att högskolan inrättades sades att högskolor med yrkesinriktade utbildningsprogram som är anpassade till närregionens behov är viktiga med tanke på kompetensutvecklingen i regionen och för regionens attraktionskraft, då behov av kunskaps- och kompetenstillförsel föreligger. Högskolorna ansågs genom sin utbildnings-, utvecklings- och forskningsverksamhet på ett avgörande sätt bidra till regioners utveckling och fortsatta välstånd. När lagförslaget behandlades i lagtinget betonades forskningens koppling till undervisningen och att den skulle komma till nytta för samhället.
Enligt landskapsregeringens forskningspolitiska program för åren 2011 till 2014 (Strategi för utvecklingen av den tillämpade forskningen i högskolan på Åland, fastställd av landskapsregeringen 11 oktober 2011) bör verksamhetsanslaget för forskning och utveckling vid högskolan vara ca 3 procent av budgeten. Läraren kan dessutom i samråd med en förman ansöka om externa forskningsmedel. Den externa finansieringen bör enligt landskapsregeringens program uppgå till motsvarande andel.
Enligt landskapsregeringens forskningspolitiska program bör forskningen så långt som möjligt integreras i undervisningen och involvera de studerande. Målet är att det ska råda ett nära samband mellan utbildning och forskning för att garantera aktualitet i undervisningen.
Rektorn beviljar efter ansökan lärare rätt att forska inom sin tjänst vid högskolan. Samtidigt kan förmannen förorda befrielse från ordinarie arbetsuppgifter i motsvarande utsträckning. Högskolans styrelse beviljar årligen forskningsmedel som personalen kan söka.
Enligt tjänstekollektivavtalet kan en lärare avlönas för forskning i tjänsten. En överlärare kan avlönas för högst 6 timmar forskning av totalt 16 timmar undervisningsskyldighet och en lektor för högst 6 timmar forskning av totalt 18 timmar undervisningsskyldighet. Årsarbetet för en överlärare eller en lärare vid högskolan är 34 veckor och detta används som beräkningsgrund. Vanligtvis har såväl överlärare som lektorer övertimmar utöver den grundläggande undervisningsskyldigheten. Enligt tjänstekollektivavtalet får inte forskning som en del av undervisningsskyldigheten leda till ett motsvarande antal övertimmar.
Den som forskar vid högskolan presenterar sin forskning eller sitt projekt vid forskningsnämndens årliga seminarium om forskning och projekt vid högskolan på Åland. Projektet eller forskningen beskrivs också i högskolans verksamhetsberättelse.
Forskningen vid högskolan har fram tills nyligen i första hand bedrivits inom vård, elektroteknik och företagsekonomi. Antalet forskningsprojekt har efter granskningen utökats till Hospitality management, informationsteknik, sjöfart och språk. Forskningstimmarna har beräknats kosta ca.120.000 euro per år.
Utöver den ovan beskrivna forskning som finansieras över lönebudgeten har Högskolan en externt finansierad forsknings- och utvecklingsverksamhet som till sin volym är 2-3 gånger större än den som finansieras över lönebudgeten. Finansieringen kommer bland annat från EU:s strukturfonder men även från andra finansiärer. Denna verksamhet sker i nätverk med andra Högskolor och universitet samt den privata och offentliga sektorn.
Revisorerna har erfarit att de som utexamineras från utbildningsprogrammet för vård får anställning inom mycket kort tid. Med tanke på behovet av personal inom vård och omsorg är sjukskötarutbildningen, såvitt revisorerna kan bedöma, en viktig utbildning för Åland. Vidare vill revisorerna uttrycka sin tillfredsställelse över att högskolan nu godkänts i en omfattande auditering av Rådet för utvärdering av högskolor
Näringsavdelningens förvaltningsområde
Skogsbruksbyrån
Jakt- och viltvård
Allmänt
Enheten för jakt- och viltvårdsfrågor är administrativt underställd skogsbruksbyrån. Enheten har två inrättade tjänster, en jaktförvaltare och en jakthandläggare, som bereder ärenden som gäller jakt och viltvård samt andra ärenden som hör samman med jakt och viltvård. Enligt budgeten är den övergripande målsättningen att verka för en aktiv viltvård med optimala viltstammar och goda förutsättningar för jakt och skytteträning. Enheten arbetar dessutom med de vetenskapliga undersökningar som behövs för att kunna argumentera för att den traditionella sjöfågeljakten ska få bevaras. Vidare pågår ett arbete med att förnya den åländska jägarexamen. Avsikten är bl.a. att examen i framtiden även ska innehålla praktiska moment vid sidan om teori. Under år 2010 avlade 69 personer åländsk jägarexamen.
Per den 31 juli 2011 innehade 4.563 personer åländskt jaktkort. Endast ca.5,5 procent av dessa är kvinnor. I den grupp som innehar jaktkort finns mellan 900 och 1.000 jägare som inte är ålänningar, vilket är en följd av den ökande jaktturismen.
Enheten för jakt och viltvård har genom EU-medlemskapet fått fler arbetsuppgifter. Merparten av jaktadministrationen utgörs idag av arbete med förpliktelser som EU-medlemskapet medfört. De nya uppgifterna rör bl.a. vårjakten på sjöfågel, skyddsjakten på gråsäl och förbudet mot handel med sälprodukter, skyddsjakten på storskarv och förbud mot användningen av blyhagel. Regleringen kring EU-relaterade ärenden ökar hela tiden. Ett exempel som särskilt nämnts under granskningen är säljakten. Gemensamt för de EU-relaterade ärendena är att det är svårt att få ärendena avslutade. Samtidigt har handläggningen av jakttillstånd förenklats och utgör numera endast en liten del av enhetens arbetsmängd.
Till jakt och viltvårdsenhetens myndighetsuppgifter hör bl.a. att:
- handlägga EU-relaterade ärenden,
- utöva tillsyn med stöd av jaktlagstiftningen,
- bereda lagförslag om ändring av jaktlagstiftningen,
- bereda budgetförslag för enheten,
- bereda ärenden som rör förvaltning av viltstammarna såsom licenstilldelningar, beviljandet av tillstånd till skyddsjakt mm.,
- organisera inventeringar av vilt, t.ex. älg, lo, sjöfågel och skarv,
- handlägga ansökningar om ersättning för skador på skog och grödor orsakade av hjortdjur och stöd för förebyggande åtgärder,
- insamla och förmedla statistik,
- insamla forskningsmaterial, t.ex. uppgifter om säl och sjöfågel,
- föra jaktkortsregistret, utfärda jaktkort, ordna jägarexamen,
- ge bistånd till landskapsveterinären vid information och provtagning på vilt i samband med allvarliga sjukdomsutbrott, t.ex. i fråga om fågelinfluensa och blåtunga,
- delta i jaktvårdsföreningarnas möten, arrangera jaktens dag.
- besvara frågor per telefon från jägare, övrig allmänhet och media,
- bereda projekt som rör framtagande av en ny jägarexamen, jakthistorik och förvaltningsplaner.
Skogsbruksbyrån har under det senaste året rationaliserat det administrativa arbetet avsevärt genom att införa digitala ansöknings- och rapporteringssystem för vissa jaktformer. Enheten ser fortlöpande över möjligheterna att ytterligare förenkla handläggningen av ärendena. Under vårjakten på sjöfågel kunde jägarna t.ex. anmäla fällda fåglar på fyra olika sätt under en och en halv månad. Anmälningarna gjordes per sms (mobiltelefon), på enhetens hemsida på internet eller muntligt per telefon till en tjänsteman alternativt på en telefonsvarare. Varje jägare är beviljad en kvot per dygn. Om den totala kvoten uppnås under jaktperioden ska jakten avblåsas. Den totala kvoten uppnåddes inte under jaktperioden på sjöfågel. Jägarnas anmälningar om fällda fåglar samlades i en egen databas.
Det har framkommit att arbetsbelastningen vid enheten påverkas av det stora allmänintresset för jaktfrågor. Jaktärendena bevakas noga av olika intresseorganisationer och media, både på Åland och i våra närregioner.
Jaktvårdsföreningar
I jaktlagen för landskapet Åland (1985:31) har jaktvårdsföreningar anförtrotts vissa förvaltningsuppgifter. De personer som har jakträtt inom en kommun och som löst jaktkort bildar en jaktvårdsförening. Jaktvårdsföreningen ska anta stadgar som ska underställas landskapsregeringen för fastställelse. Landskapsregeringen kan i landskapsförordning delegera tillståndsgivning till jaktvårdsföreningarna under de förutsättningar som anges i lagen. Vidare föreskrivs i lagen att jaktvårdsföreningarna har särskilda uppgifter när det gäller jakt på älg. En jaktvårdsförenings verksamhetsområde utgör ett älgvårdsområde. En jaktvårdsförening kan dessutom utse edsvurna jaktövervakare för att handha tillsynen över jakten inom föreningens verksamhetsområde. Jaktvårdsföreningarna ska vidare höras när landskapsregeringen i förordning utfärdar närmare bestämmelser om vilka arter av vilt som får jagas och under vilken tid av året som jakt får bedrivas på arten. När jaktvårdsföreningarna sköter offentliga förvaltningsuppgifter med stöd av jaktlagen ska föreningen iaktta förvaltningslagen för landskapet Åland
Den som idkar jakt med skjutvapen, pilbåge eller andra fångsmedel eller med användande av hund eller annat för jakt övat djur är skyldig att betala jaktvårdsavgift. Avgiften betalas en gång per år till lanskapsregeringen. Kvitteringen på betald avgift gäller som jaktkort under jaktåret som börjar den 1 augusti och avslutas den 31 juli. I avgiften ingår en jägaransvarsförsäkring. För att få jaktkort ska den sökande förutom kvitto på betalning, kunna förete intyg över föreskriven kännedom om jaktlagen, övriga jaktbestämmelser samt om hanteringen av skjutvapen. Intygen får inte vara äldre än fem år. Intyg över kännedom om jaktlagen utfärdas av en examinator som tillsatts av landskapsregeringen eller en jaktvårdsförening.
I landskapsregeringens budget ska årligen upptas ett anslag som åtminstone motsvarar ett belopp som beräknas motsvara det som influtit från jaktkortsavgifterna. Anslaget kan enligt 56 § jaktlagen användas till:
kostnader för viltvård och forskning, kostnader för inrättande av ett sälskydds- eller fågelsskyddsområde, kostnader för jägaransvarsförsäkringar,
kostnader för avlöning av funktionärer som erfordras för viltvården och jaktadministrationen samt för övriga kostnader för deras verksamhet, understöd åt jaktvårdsföreningar och andra organisationer för främjande av viltvården och höjande av jaktkulturen, understöd åt enskild person, efter inhämtande av jaktvårdsföreningsyttrande, för viltvårdsåtgärder som är till nytta för en större region, samt understöd åt organisation som upprätthåller jaktmuseum.
I budgeten för år 2011 har det upptagits ett anslag om 123.000 euro för inkomster för viltvårds- och jaktärenden. Enligt motiveringen beräknas 122.500 euro inflyta från jaktvårdsavgift. Under moment 47.22.04 Utgifter för viltvårds- och jaktärenden (RF) anges att ett anslag om 103.000 ska användas för de ändamål som räknas upp i 56 § i jaktlagen. Som exempel anges stöd för jaktvårdsföreningarnas ordinarie verksamhet och skjutbanor, prenumeration av tidningen Jägaren och jägarförsäkring för alla jaktkortsinnehavare samt viltvårdsprojekt m.m. Vidare sägs att medlen ska fördelas till jaktvårdsföreningarnas ordinarie verksamheter rättvist i förhållande till antalet medlemmar i föreningen samt föreningens aktivitet. Målsättningen med skytteverksamheten bör vara att den är självfinansierande. Anslaget kan även användas för inköp av utbildnings- och informationsmaterial som saluförs till självkostnadspris till jägarkåren. Anslaget kan slutligen användas för kostnader som uppkommer i samband med förnyelsen av jägarexamen samt för stöd till Ålands jakt- och fiskemuseum för informationsaktiviteter, möten och evenemang med anknytning till jakt som ordnas i museet av jaktvårdsföreningarna eller landskapsregeringen.
Statistik från år 2011
Under år 2011 beviljades 584 personer tillstånd att fälla gråsäl från en total kvot på 450 sälar. Av dessa fälldes endast 90 sälar. Vidare gavs tillstånd för 305 personer att fälla skarv. Antalet fällda skarvar blev 363 stycken. Under året fälldes 2.231 rådjur och 179 älgar. Vidare behandlade enheten 2.659 ansökningar om tillstånd att fälla hane av alfågel samt 2.692 ansökningar om tillstånd att fälla hane av ejder. Av en kvot av 4.300 alfåglar fälldes 1.858 st. och för ejderns del var kvoten 3.000 och det fälldes 2.515 stycken.
Landskapsrevisorerna finner att jakt- och viltvårdsenheten i det stora hela fungerar väl. EU-medlemskapet har medfört nya uppgifter men samtidigt har administrationen blivit mer rationell.
Ålands Teknologicentrum
Allmänt
Ålands teknologicentrum (ÅTC) är en enhet under allmänna byrån vid näringsavdelningen. Vid ÅTC finns en verksamhetschef, projektledare samt en tjänst som IKT-ansvarig som är delad (50 procent) med finansavdelningen (projektledare för IKT-utveckling 50 procent). Dessutom finns en tillfällig tjänst som affärsutvecklare vid ÅTC.
ÅTC:s primära arbetsområde är affärsutveckling. Till ÅTC:s arbetsuppgifter hör att stöda utvecklingen av innovationer och affärsidéer med fokus på kommersialisering. Det gör ÅTC genom att verka för att öka intresset för tillväxtdrivande faktorer så som innovationer och entreprenörskap. Målet är att innovativa idéer omsätts till nya produkter, processer och tjänster. Bistånd ges till åländska företag och personer i utvecklingsprocessen från affärsidé till faktura. Biståndet ges bl.a. genom råd och anvisningar på Internetportaler som nås via ÅTC:s hemsida. Internetportalerna är ett samarbete mellan ÅTC, landskapsregeringen, Högskolan på Åland, Ålands landsbygdscentrum och näringslivets branschorganisationer.
Internetportalen Starta eget ger grundläggande information om vad som krävs av företagaren, viktiga kontakter samt tips och råd när ett nytt företag startas. Via Starta eget-portalen nås Företagarskolan. Företagarskolan är en kurs som ges i form av fristående tematillfällen för den som vill lära sig mer om företagandet. Internetportalen Näringsnytt.ax är en portal med händelsekalender där det är möjligt att följa vad som är aktuellt inom företagsvärlden. Syftet med portalen är att öka flödet av näringslivrelaterad information.
”Starthuset” och ”Växthuset” är s.k. inkubatorverksamhet genom vilken ÅTC ger stöd till nya företag eller nya verksamheter. Begreppet inkubator är ett etablerat begrepp för en verksamhet som innebär att nya företagare får kontorsplats, stöd och coachning för att utveckla sin affärsidé vidare. Stödet inom inkubatorverksamheten vid ÅTC ges i form av aktiv och anpassad managementsupport, finansiella, tekniska och kommersiella nätverk samt en tillväxtmiljö med tillhörande kontorsservice. Syftet med verksamheten är att ge struktur och trovärdighet åt framväxande projekt och nystartade företag. I samband med granskningen fanns fem företag i växthuset. Företagen har ingått avtal med ÅTC när samarbetet inleddes. Avtalen löper på sex månader i gången. Tydliga och mätbara mål uppställs som följs upp löpande vid återkommande protokollförda möten. Målsättningen är att få med fler kvinnliga företagare i växthuset. Två av de avtal som var gällande vid granskningen var tecknade med kvinnliga företagare.
Under år 2011 avslutades det treåriga projektet (2008-2011) Företagssteget som finansierades av landskapsregeringen och ERUF (Europeiska regionala utvecklingsfonden). Projektet hade en projektanställd affärsutvecklare som utgick från ÅTC:s företagsinkubator Växthuset. Målsättningen med projektet var att fånga upp nya idéer och hjälpa fram entreprenörer till kommersialisering och företagsbildning. Syftet var att bidra till att fler företag startas, att fler årsarbetsplatser skapas samt att öka bredden inom det åländska näringslivet. Ett annat huvudsyfte var att främja kvinnors företagande. Vidare var målsättningen att ta in 3-5 företagsprojekt per år och att ge minst 10-15 företag tillgång till rådgivning via inkubatorverksamheten. När projektet avslutades fanns 200 kvinnor i nätverket och två av de fem företagen i inkubatorsverksamheten leds av kvinnor. Revisorerna har erfarit att även övriga målsättningar som uppställdes när Företagssteget inleddes hade uppnåtts när projektet avslutades.
Revisorerna konstaterar att nettobudgetering tillämpas för ÅTC i enlighet med 8 § landskapslagen om landskapets finansförvaltning (1971:43). Verksamheten vid ÅTC kan delfinansieras genom inkomster från konsultverksamhet, kursverksamhet samt genom att bedriva projektverksamhet med andra finansieringskällor. En större del av inkomsterna hör till genomförandet av det ovan nämnda projektet som pågått åren 2008-2011 och som medfinansierats av EU.
För år 2011 budgeterades 310.000 euro för verksamheten i landskapets budget. Det överfördes dessutom 51.073 euro från föregående år. Enligt bokslutet användes 212.759,45 euro av 2011 års medel. Revisorerna noterar vidare att projektmedel t.ex. till ERUF projektet utbetalas mot redovisning. ERUF-projektet redovisas två gånger per år. Eftersom den senare redovisningen görs i slutet på året leder det till att utbetalningen av projektmedlen görs just före årsskiftet. Utbetalningen är ersättning för de kostnader som redovisats för projekt. Den sena utbetalningen leder till att relativt stora summor sedan förs över till följande år.
Trafikavdelningens förvaltningsområde
Trafikbyrån
Stöd till kollektivtrafiken
Allmänt
Ansvaret för skötseln av de förvaltningsuppgifter som rör kollektivtrafiken åligger trafikbyrån vid trafikavdelningen. Ålandstrafiken utgör en egen enhet under trafikbyrån. Till enhetens uppgifter hör bl.a. att ingå stödavtal med de bolag som bedriver regional kollektivtrafik och att fastställa kollektivtrafikens turlistor. I samband med att turlistor, biljettpriser och avgifter fastslås inhämtas kommunernas utlåtande.
De bussbolag som landskapsregeringen kan ingå stödavtal med ska inneha ett giltigt linjetrafiktillstånd. Tillstånd att bedriva linjetrafik beviljas enlig landskapslag om yrkesmässig trafik (1976:33). Vid prövningen av en sådan ansökan beaktas efterfrågan av den planerade trafiktjänsten, redan befintliga trafiktjänster och den planerade trafiktjänstens ändamålsenlighet.
Nu gällande avtal med de bolag som ska upprätthålla den regionala kollektivtrafiken löper från den 1 januari 2011 fram till och med den 31 december 2013. Avtalen kan förlängas med två år efter ansökan senast sex månader före avtalstidens utgång. Det ena avtalet omfattar 420.000 km per år och det andra avtalet omfattar 406.000 km per år. Enligt avtalen finns en maxtaxa för bussbiljetter om 4.50 euro.
Revisorerna har erfarit att trafiken inte har bjudits ut offentligt och upphandlats. Beslutet att inte upphandla trafiken har fattats med stöd av artikel 5 i Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1370/2007 om kollektivtrafik på järnväg och väg om tilldelning av avtal om allmän trafik. I artikeln sägs att när avtal om allmän trafik som direkttilldelats ett litet eller medelstort företag som bedriver trafik med högst 23 fordon får tröskelvärden höjas så att direkttilldelning får ske när antingen det årliga genomsnittsvärdet uppskattas till mindre än 2.000.000 euro eller när avtalet gäller kollektivtrafik på mindre än 600.000 kilometer om året.
De trafikidkare som landskapsregeringen ingår avtal med är skyldiga att föra statistik över trafiken. Passagerarstatistik omfattande fyra år finns intagen i budgeten för år 2011.
Understöd till kollektivtrafiken
Under 48.10 Övrig trafik i budgeten finns ett eget moment för understöden till kollektivtrafiken, moment 48.10.45. I budgeten för år 2011 fanns ett anslag om 1.550.000 euro upptaget för upprätthållande av kollektivtrafik i enlighet med fastställd turlista. Jämfört med år 2010 höjdes anslaget med ca 4 procent. Anslaget inkluderar också Ålandstrafikens informationsverksamhet såsom tryckning och distribution av bussturlistor samt kostnader för och underhåll av bussarnas biljettmaskiner.
Från anslaget har det utbetalats stöd till två bolag med vilka landskapsregeringen har likalydande avtal om linjetrafik.
| Linje 1 | Mariehamn – Eckerö | Williams Buss erhåller 1,86 € per turlistad kilometer. För turerna till och från Eckerölinjens avgångar och ankomster betalas hälften av grund-beloppet på 1,03 euro/km, dvs. 0,515 euro/km. |
| Linje 2: | Mariehamn-Geta
| Viking Line Buss erhåller 1,86 € per turlistad kilometer |
| Linje 3 | Mariehamn-Saltvik | |
| Linje 4: | Mariehamn-Vårdö | |
| Linje 5: | Mariehamn-Lumparland södra Finström-Godby | Williams Buss erhåller 1,86 € per turlistad kilometer |
| Linje 6: | (Mariehamn)-Godby södra Finström-Godby | |
| Lokaltrafiken i Jomala | västra Jomala (via Södersunda) | Williams Buss erhåller grundbelopp 1,03 € per turlistad kilometer |
| (Intern trafik inom Jomala kommun.) Norra/östra Jomala (via Ytterby) | Williams Buss, erhåller stöd 1,86 € per turlistad kilometer | |
| Saltvik-norra Finström | Viking Line Buss erhåller 1,86 € turlistad kilometer | |
Skolelevtransporter ingår i kilometerstödet. För dessa transporter uppbär bussbolagen dessutom från kommunerna avgifter för busskort för de elever som har rätt till skolskjuts. Kommunerna faktureras direkt av bussbolagen, och beloppen meddelas landskapsregeringen i efterhand. För år 2010 betalade skolorna till det ena bolaget 412.000 euro och det andra bolaget 238.000 euro.
Vid sidan av intäkter från landskapet och kommunerna uppbär bussbolagen biljettintäkter av övriga resenärer med iakttagandet av i avtalet fastställd maxtaxa.
En mindre del av anslaget under det aktuella momentet, 100.000 euro, utges som stöd för ökad glesbygds- och matartrafik som handhas av respektive kommun med understöd från landskapsregeringen under vissa i budgeten angivna förutsättningar. Denna trafik ska vara kontinuerlig och koordineras med linjetrafiken. Avgifter ska inte tas ut för denna trafik med hänvisning till den fastställda maxtaxan. Bussbolag som enbart kör lokalt inom kommunen, utan att köra matartrafik, kan inte få del att detta stöd. Det har framkommit att det finns bussbolag som kör turer lokalt utan landskapsstöd, bl.a. har Mariehamns stads lokala kollektivtrafik inte ansetts vara berättigad till stöd.
Motsvarande regelverk i riket
Statsrådet beslöt om en ändring av bestämmelserna om grunderna för hur kollektivtrafiken beviljas statsstöd i april 2010. Vid ersättning för prisskyldigheten för biljettpriserna övergår man till att följa principerna i EU:s trafikavtalsförordning. På så sätt säkras att en trafikidkare som får stöd inte erhåller alltför stora ersättningar då antalet resenärer ökar. I samband med att den nya kollektivtrafiklagen antogs förutsatte riksdagen att kollektivtrafiken bör göras mer attraktiv och att användningen av kollektivtrafiken bör ökas i synnerhet i de stora tätorterna. Stöd till kollektivtrafiken genom de ändrade bestämmelserna beviljas mer flexibelt i stadsregioner, vilket också är i enlighet med de klimatpolitiska målsättningarna. Huvudstadsregionens anslutningsbiljett har tagits med bland de resebiljetter som omfattas av stödet för sänkta biljettpriser. Ändringen beror på att samkommunen Helsingforsregionens trafik (HRT) förenhetligar kommunernas biljettsamarbete. Understöd som gäller resecentraler och andra stationer för persontrafik utvidgas till att omfatta också förbättring av byteshållplatser. Det här behovet har lyfts fram i utvecklingsprogrammet för kollektivtrafiken. I statsbudgeten för 2010 har 40,6 miljoner euro reserverats för inköp av tjänster inom regional och lokal trafik, för ersättningar för prisskyldigheter och för utveckling av den regionala kollektivtrafiken. För statsunderstöd till kollektivtrafiken i de stora städerna har reserverats 7,7 miljoner euro. Statsstöd för kollektivtrafik kan beviljas av kommunikationsministeriet samt Närings-, trafik- och miljöcentralerna.
Koordineringen av skärgårds- och linjetrafiken
Det har under granskningen framkommit att det finns behov av att bättre koordinera buss- och skärgårdstrafikens turlistor samt färjornas avgångar från Berghamn och Västra hamnen. Revisorerna lyfte fram detta problem i sin berättelse för år 2008. Trafikbyrån är medveten om detta. Trafikbyråns målsättning är att turlistorna ska vara pålitliga så att passagerarna kan vara säkra på att de kommer vidare när de vill byta färdmedel. Om färjan är försenad väntar bussen högst tio minuter efter utsatt avgångstid eftersom det finns busspassagerare som väntar på hållplatserna utmed vägen till Mariehamn. Med hänvisning till att dessa busspassagerare inte ska behöva vänta oskäligt länge startar bussen senast 10 minuter efter bussens utsatta avgångstid. Om färjan är mer än 10 minuter försenad så finns det ingen buss för de passagerare som kommer med färjan. Revisorerna har erfarit att trafikbyrån anser att kommunikationen mellan buss och färja måste bli bättre. Det bör dessutom finnas tydliga anvisningar för hur chaufförer och färjornas anställda ska informera passagerarna vid förseningar.
Landskapsrevisorernas iakttagelser
Revisorerna anser att lagstiftningen begränsar konkurrensen. Bestämmelserna om linjetrafik borde därför ses över. Vidare anser revisorerna att landskapsregeringen borde upphandla kollektivtrafiken. Stödet uppgår till betydande summor och överstiger de nivåer som utbetalas i övriga riket.
Revisorerna finner dessutom att många bussturer dras in under skollov såsom sommar- och jullov. Detta påverkar möjligheterna för övriga passagerare att resa dagligen på linjerna. Med hänvisning till detta föreslår revisorerna att stödsystemet görs om så att det bättre stimulerar bussbolagen till att försöka få fler passagerare. Samtidigt konstateras att resekostnadsavdraget motverkar sådana ansträngningar.
Med hänvisning till ovanstående iakttagelser anser landskapsrevisorerna att stödet för kollektivtrafiken bör ses över.
Understöd för varutransporter i skärgården
Bakgrund
Hösten 2006 gjordes en upphandling av reguljära transporter med lastbilar på linjen Skärgården-Mariehamn respektive Åbo-skärgården och transport av mjölk och färskvaror från skärgården. Upphandlingen resulterade i fyra olika avtal för perioden under åren 2007-2011. I budgetförslaget för år 2011 finns ett anslag om 252.000 euro avsett för utbetalning av stöd för varutransportlinjerna i skärgården i enlighet med ovan nämnda avtal. En upphandling för den kommande perioden skulle enligt budgetmotiveringarna genomföras under år 2011.
Avtal för reguljära transporter med lastbilar
Linjen Mariehamn-skärgården-Åbo
Transportlinjen Mariehamn-Skärgården respektive Åbo-Skärgården i vardera riktningen på norra och södra linjen har som främsta uppgift att försörja skärgårdsbutikerna med varor. Detta innebär att butikerna kan försörjas med varor i mindre partier. Fordonens lastkapacitet fördelas på flera kommuner under en och samma resa. Detta betyder att andra transportörer måste anlitas för större laster. Enligt avtalet ska entreprenören eftersträva hög servicenivå och ha god kunskap om behovet av transport, särskilt när det gäller skärgårdsbutikerna. Inkomsterna från varutransporterna tillfaller entreprenören medan stödbeloppet enligt entreprenadavtalet utgör 7 750 euro per månad eller 93 000 euro per år. Justering av nivån sker årligen i förhållande till transportindex. Nuvarande nivå är 8 913 euro per månad och 106 956 euro per år.
Enligt anbudshandlingen som ligger till grund för nuvarande entreprenadavtal skall linjen transportera 650 ton per år. Enligt nuvarande entreprenör har lasterna ökat till ca 1 000 ton per år.
Under avtalsperioden har det framförts klagomål om att entreprenören tar för mycket betalt för frakterna. Mindre butiker har uppgivit att de därför väljer andra alternativ för transporterna. Enligt avtalet uppbär entreprenören 0,071 euro/kg. För skrymmande last beräknas priset enligt volymvikt 330 kg/m3. Vikten på lasten beräknas utgående från standardvikter på enheterna, dvs. priset bestäms per rullhäck eller per lastpall. Vid landskapsregeringens diskussioner med entreprenören har det inte framkommit annat än att frakten beräknas enligt vad som stipuleras i avtalet och med tillämpning av standardvikter. Klagomålen tros ha sin grund i att föregående entreprenör höll lägre priser genom att räkna lägre standardvikter för enheterna.
Trafikavdelningen har för avsikt att i kommande anbudshandlingar ange mer detaljerade frakttaxor.
Skärgårdsbutikernas frakter utgör en stor andel av den transporterade mängden. Någon målsättning med stödet har inte antagits av landskapsregeringen. Det är därför inte möjligt att utvärdera om stödet har haft avsedd verkan under avtalsperioden. I den mån skärgårdsbutikernas utnyttjande av linjen förändrats under nuvarande entreprenadperiod torde det vara fråga om att de allra minsta butikerna valt andra alternativ.
Linjen Kumlinge och Brändö
Avtalet gäller reguljära transporter av mjölk från Kumlinge och färskvaror till och från Kumlinge samt Brändö. Trafiken bedrivs enligt tidtabellen på linje 3.
Stödbeloppet är enligt entreprenadavtalet 2.916,00 euro per månad baserat på 12 turer per månad, vilket ger en årskostnad om 34.992 euro. Sommartid körs turer utöver detta för att klara transportbehovet. Kostnaden för en sådan tur är enligt entreprenadavtalet 243 euro per tur. Beloppet ska justeras enligt kostnadsindex för trafik med referens till årsmedeltalet för år 2000 = 100. Avstämningsperioden är tolv månader och första indexregleringen sker för år 2008. Nuvarande nivå är 280 euro per kördag, dvs. 3 360 euro per månad eller 40 320 euro per år plus extraturer för 280 euro per tur.
Enligt anbudshandlingen för nuvarande entreprenad skall 23 ton mjölk per år transporteras från Kumlinge men under avtalsperioden har denna transport upphört. Transporterna med färskvaror till Kumlinge och Brändö skulle enligt anbudshandlingen uppgå till 307 ton per år men har beräknats uppgå till 650 ton per år under avtalsperioden.
Revisorerna har erfarit att transporterna på denna linje har fungerat bra, men samtidigt konstateras att transporterna i huvudsak enbart har utnyttjas ena vägen, dvs. last transporteras från fasta Åland till Skärgården, men lastbilen är nästan tom på vägen tillbaks.
Linjen Kökar och Sottunga
Avtalet gäller reguljära transporter av mjölk från Kökar samt färskvaror till Sottunga och Kökar. Trafiken bedrivs enligt tidtabellen på linje 1. Stödbeloppet är enligt entreprenadavtalet 1 797 euro per månad eller 21 564 euro per år. Detta har dock korrigerats till 3 348,20 euro per månad eller 40 178,45 euro per år. Indexjusteringen av nivån sker enligt samma principer som avtalet ovan om transporter till Kumlinge och Brändö. Nuvarande nivå är 3 850 euro per månad eller 46 200 euro per år.
Enligt anbudshandlingen för nuvarande entreprenad skall 81 ton mjölk per år transporteras från Kökar. Mängden har i stort sett varit oförändrad under avtalsperioden. Färskvaror till Sottunga och Kökar skulle enligt anbudshandlingen uppgå till 454 ton per år men nu beräknas mängden ha stigit till 460 ton per år.
Under avtalsperioden har det uppstått vissa problem som beror på att anbudshandlingarna var bristfälliga. Under högsäsong har entreprenören anlitat en annan entreprenör för att klara av att transportera alla varor. Detta har varit brukligt även medan motsvarande transport upphandlades av ÅCA. Detta kände landskapsregeringen inte till vid tidpunkten för upphandlingen och det beaktades därför inte i anbudshandlingarna. Frågan om vem som ska betala kostnaden för de extra transporterna har varit öppen under hela entreprenadperioden. Landskapsregeringen har försökt lösa problematiken på olika sätt utan att lyckas. Grunden till problemet är att det på bilen transporteras en mjölktank på 3 000 liter för transport av ca 1 000 liter mjölk från Kökar. På returresan transporteras samma 3 000 liters mjölktank tom. Tanken tillhandahålls av ÅCA som inte visat intresse för att byta ut tanken mot en mindre. Den överstora tanken är en bidragande orsak till att lastkapaciteten inte räcker till.
Linjen Sottunga och Föglö
Avtalet gäller reguljära transporter av mjölk från Sottunga och Föglö. Trafiken bedrivs enligt tidtabellen på linje 2. Stödbeloppet är enligt entreprenadavtalet 241 euro per dag baserat på tolv turer per månad, vilket ger 2.892,00 euro per månad eller 34.704,00 per år. Indexjusteringen av kostnadsnivån sker årligen enligt samma principer som avtalen ovan. Nuvarande nivå är 277 euro per kördag, eller 50.552,50 euro per år.
Enligt anbudshandlingen för avtalsperioden skall 1 447 ton mjölk transporteras från Sottunga och Föglö per år. Nuvarande mängd är ungefär 1.070 ton per år. Mängden mjölk som behöver transporteras förväntas öka under nästa entreprenadperiod.
Det har inte framkommit att det har funnits några problem under avtalsperioden. Det pågår dock en diskussion huruvida entreprenören ska kompenseras för den minskade fraktintäkt som den minskade mängden transporterad mjölk inneburit.
Revisorernas iakttagelser
Revisorerna anser att anbudshandlingen i framtiden bör innehålla turlistor för samtliga linjer men att anbudsgivarna alltid bör få möjlighet att föreslå alternativa logistiska lösningar. På så sätt skulle anbudsgivarna kunna kombinera olika linjer där det finns ett behov av transporter i båda riktningarna.
Upphandlingen av samtliga linjer pågick vid tidpunkten för revisorernas granskning. Eftersom upphandlingen inte påbörjats i tillräckligt god tid före de tidigare entreprenadavtalen löpte ut har landskapsregeringen varit tvungen att förlänga de tidigare avtalen. Revisorerna anser att landskapsregeringen vid upphandlingen av tjänsterna skall lägga vikt vid att fordonen motsvarar det verkliga transportbehovet av olika varor.
Revisorerna har erfarit att butikerna i skärgården anser att de transporter som landskapsregeringen stöder är för dyra trots stödet.
Revisorerna konstaterar att landskapsregeringen inte har antagit någon målsättning för stödet och att det därför inte är möjligt att utvärdera om stödet har haft avsedd effekt. Revisorerna anser att landskapsregeringen borde ha inlett arbetet med den nya upphandlingen innan avtalsperioden hade gått ut. Avtalen upphörde den 31 december 2011, men en ny upphandling inleddes först under vårvintern 2012. Upphandlingen avbröts under våren.
M.s. Michael Sars
Allmänt
Fartyget m.s. Michael Sars införskaffades år 2005 som ett gemensamt skolfartyg för sjöskolorna. Fartyget är nu ca 30 år gammalt. Revisorerna har erfarit att fartyget enligt grundcertifikatet är utrustat för max 45 personer. Det har 27 kojer och utskänkningen är dimensionerad för 35 personer. Efter revisorernas granskning har fartyget renoverats och anpassats till dagens behov.
Anslaget för driften upptogs vid anskaffningen under utbildningsavdelningens moment 46.40.21 M.s. Michael Sars – verksamhetsutgifter (VR). Fartyget var i första hand avsett att användas av de studerande vid Ålands sjömansskola och Högskolan på Åland i undervisningen i drifts- och underhållsteknik samt för övningar i navigation och fartygsmanövrering. Fartyget skulle även tas med i planen för bekämpning av oljeskador i landskapet.
Av landskapsregeringens budgetförslag för 2011 framgår att det har funnits svårigheter med att administrera skolfartyget m.s. Michael Sars. Landskapsregeringen föreslog därför att rederiansvaret, inkluderande det operativa ansvaret för driften samt reparationer och underhåll skulle överföras till trafikavdelningens rederienhet. Samtidigt ansågs att kostnaderna för skolfartyget bör upptas under utbildningsavdelningen. Ett nytt moment, 46.40.22 Kostnader för skolfartyg (VR), öppnades med hänvisning till detta under utbildningsavdelningens huvudtitel. För år 2011 upptogs ett anslag om 454.000 euro under detta moment. Driftskostnader respektive kostnader för reparation och underhåll som föranleds av skolfartyget belastas i första hand trafikavdelningens moment 48.21.20 Sjötrafiken – verksamhetsutgifter (VR) respektive 48.21.21 Reparation och underhåll av färjor (VR). I budgetens motiveringar anges att utgående från överenskommelser om driften samt reparationer och underhåll och därav följande redovisning över kostnaderna ska därefter gottskrivas momenten under trafikavdelningen genom interna överföringar.
Utbildningen på fartyget
För samordningen av skolfartygets användning i utbildningen har en samordningsgrupp utsetts under ledning av Ålands sjömansskola med representanter för de berörda instanserna, dvs. högskolan på Åland, Ålands sjösäkerhetscentrum, sjötrafikenheten och landskapsregeringens utbildnings- och kulturavdelning.
Utbildningsavdelningen godkänner den budget som trafikavdelningen gör upp för fartyget. Fartyget används ca fem månader på hösten och två månader på våren. Under fyra till sex veckor ligger fartyget vid kaj när yrkesprov genomförs.
Revisorerna har erfarit att fartyget är dimensionerat för det antal elever som för närvarande får undervisning ombord. Det är ur utbildningssynpunkt en stor fördel att kunna erbjuda undervisning på ett skolfartyg. Eleverna får då möjlighet att föra fartyget. Det är inte möjligt när praktik görs på fartyg i kommersiell drift.
Arbetsgivaransvaret och säkerhetsledning
För driften av m.s. Michael Sars finns två personer anställda i arbetsavtalsförhållande. Ett nytt avtal har ingåtts enligt vilket de anställda har årsarbetstid, vilket innebär 164 timmar per månad eller 1968 timmar per år för befälhavaren och maskinchefen och annan tillfällig personal som tillsätts från sjötrafikbyrån. Arbetstiden per vecka är 38 timmar. Arbetstimmar som överstiger detta ersätts i form av ledighet vid tider som passar verksamheten. Arbetsgivaransvaret för de två anställda har överförts från utbildningsavdelningen till trafikavdelningens rederienhet. Vid tidpunkten för revisorernas granskning var m.s. Sars bemannad med en vikarierande maskinchef och en befälhavare. Vid arbetstoppar bemannas fartyget dessutom med en matros. Övriga arbetsuppgifter ombord sköts av elever och lärare.
Alla fartyg som används i sjöfart måste omfattas av ett säkerhetsledningssystem. M.s. Sars ingår i Rederienhetens säkerhetsledningssystem ISM, (International Safety Management). Detta innebär att ansvaret för frågor som gäller sjösäkerhet, miljöfrågor och arbetarskydd åligger trafikavdelningens rederienhet.
Revisorerna har erfarit att m.s. Michael Sars befälhavare har begärt att samordningsgruppen klarlägger ansvarsfördelningen mellan befälhavaren och lärare när fartyget är i drift. Enligt utbildningsavdelningen regleras ansvaret mellan lärare och skolfartygets personal i samband med undervisningen ombord på ett entydigt sätt i kvalitetshandboken. Situationen har dock förändrats genom organisationsförändringarna vid Ålands Högskola och Ålands yrkesgymnasium. Det har framkommit att samordningsgruppen, som tillsattes i oktober 2011, satte igång en process som syftade till att revidera styrdokumenten för verksamheten. Samordningsgruppen hade också som målsättning att i arbetsbeskrivningarna definiera de ombordanställdas och lärarnas (handledarnas) ansvar och arbetsuppgifter ombord. Revisorerna har efter granskningen erfarit att styrelsen för Ålands gymnasium godkände en kvalitetshandbok för sjöfartsprogrammet vid Ålands yrkesgymnasium den 6 februari 2012.
Enligt revisorernas bedömning fungerar utbildningen på m.s. Michael Sars tillfredsställande, men att skolfartyget är dyrt i drift. Revisorerna anser att landskapsregeringen bör undersöka möjligheterna att sälja tjänster under tider då fartyget inte används för skolans behov.
Utlokalisering av vägunderhållet
Bakgrund
Revisorerna har noterat att en utlokalisering av vägunderhållet från Möckelö till Godby har varit aktuell under många år. Redan i landskapsregeringens förslag till budget för år 2008 anges i den allmänna motiveringen att landskapsregeringen har för avsikt att genomföra vissa verksamhets-förändringar så att vägunderhållet för fasta Åland och projekteringsverksamheten utlokaliseras till Godby medan vägunderhållet i skärgården lokaliseras till Föglö eller annan lämplig plats i skärgården. Följande år inledde landskapsregeringen planeringen av Möckelöområdet. Landskapsregeringen sade i samband med budgetbehandlingen att landskapets område i Möckelö skulle bolagiseras under året. En utredning om detta samt om vägunderhållet pågick där en planerad flyttning från Möckelö till Godby ingår. Utredningen beräknades vara klar i början av år 2009. Därefter avsåg landskapsregeringen att återkomma till lagtinget med förslag till konkreta förändringar. Revisorerna har erfarit att landskapsregeringen beställde en utredning om bolagiseringen av landskapsregeringens verkstad och lager i Möckelö som överlämnades i december 2009. I budgeten för 2011 sägs att en bolagiseringsplan för vägunderhållsenheten ska tas fram under år 2011.
Revisorerna konstaterar att landskapsregeringens planer för utlokaliseringen av vägunderhållet till Godby har dragit ut på tiden av flera skäl. En viktig orsak som hindrat utlokaliseringen är att den verksamhet som det är fråga om inte är tillåten på tomten i delgeneralplanen. En flytt förutsätter att delgeneralplanen ändras. Finströms kommun har ändrat delgeneralplanen för att tillmötesgå landskapsregeringens önskemål. I budgetförslaget för år 2012 sägs att landskapsregeringen har för avsikt att återuppta förberedelserna för flytten av vägunderhållet till Godby under förutsättning att delgeneralplanen möjliggör en ändamålsenlig användning av tomten.
Landskapsregeringens planer på utlokalisering respektive bolagisering av verksamhet kommer att innebära förändringar för många anställda vid landskapsregeringens trafikavdelning, om de förverkligas. När förändringar av den här typen planeras uppstår av helt naturliga skäl oro på arbetsplatsen. Revisorerna anser det oskäligt att de anställda inte har fått definitiva besked om vilka förändringar som kommer att verkställas och när de kommer att genomföras. Revisorerna uppmanar mot denna bakgrund landskapsregeringen att skynda på detta ärende så att besked så snart som möjligt kan ges om vilka förändringar som kommer att förverkligas.
Revisorerna förutsätter att landskapsregeringen tar fram hållbara planer och kalkyler för de planerade förändringarna så att alla nödvändiga ombyggnader och kostnaderna för dessa framgår. Före beslutet fattas bör alla fördelar och nackdelar med flytten redovisas så att nyttan kan vägas mot kostnader och andra nackdelar.
Övriga förvaltningsområden
Posten på Åland ab
Allmänt
Postens verksamhet granskades senast ingående av landskapsrevisorerna i berättelsen för år 2005. Sedan dess har en del större förändringar i Postens verksamhet inträffat. Affärsverket Posten på Åland upphörde den sista december 2008 och verksamheten övertogs av det nybildade aktiebolaget Posten Åland Ab. Bolaget ägs i sin helhet av landskapet.
Postens verksamhet reglerades tidigare i landskapslag (1992:39) om Posten på Åland. Från och med den första oktober 2007 är postverksamheten reglerad av landskapslag (2007:60, ändrad genom 2011:38) om posttjänster, vars syfte är att säkerställa förekomsten av posttjänster av god kvalitet. Bedrivandet av postverksamhet är underkastat landskapsregeringens tillstånd. Tillstånd för postverksamhet kan beviljas till den som har förutsättningar att följa bestämmelserna i lagen. Posten Åland Ab har således inte längre någon exklusiv rätt att bedriva postverksamhet i landskapet, utan är en likställd aktör bland andra. För närvarande är det endast Posten Åland Ab som har ett tillstånd för postverksamhet inom landskapet. Därtill har Posten erhållit separata tillstånd för utgivning av frimärken och för att verka som operatör enligt Världspostkonventionen. Tillstånden gäller till och med år 2021.
Under perioden då Posten var ett affärsverk angavs målsättningarna för Postens verksamhet i landskapsbudgeten varje år, liksom det årliga belopp som Posten skulle inbetala till landskapet. I den nuvarande verksamhetsformen finns Posten inte omnämnd i landskapsbudgeten överhuvudtaget. Den dividend som Posten förväntas betala till landskapet ingår i ett allmänt anslag för dividendintäkter utan närmare specifikation över vilka bolag eller hur mycket varje bolag förväntas betala. Den dividend som ska betalas till landskapet beslutas på bolagsstämman, där landskapet är representerat av en utsedd representant. Vanligtvis ger styrelsen ett förslag till utdelning som fastställs av bolagsstämman. I praktiken har förslaget till utdelning förberetts genom diskussioner mellan landskapsregeringen och representanter för Postens styrelse.
Posten Åland ab styrs av en styrelse (5 personer 2011) som utses av bolagsstämman. Landskapsregeringens styrning av bolag där landskapet äger över 50 % regleras av ett principdokument för ägarstyrning som antogs den 15 maj 2007. I detta dokument ingår också rekommendationer och anvisningar för de personer som väljs till styrelsemedlemmar i de bolag som landskapet har ett väsentligt ägarintresse. Frågan om belöningsprogram i landskapets bolag är inte reglerad i beslutet om ägarstyrning från 2007.
Postens verksamhetsområden
Postens verksamhet är indelad i fyra verksamhetsområden; posttjänster, logistik, frimärken och pack & distribution. Fördelningen 2011 är inte jämförbar med 2005 då verksamheten var indelad i tre olika affärsområden och posttjänster och logistik utgjorde ett gemensamt affärsområde. Affärsområdena fördelade sig storleksmässigt (räknat i omsättning) enligt följande:
|
| 2011 | 2005 | |
| Posttjänster | 20 % |
| 39 % |
| Logistik | 10 % | ||
| Frimärken | 7 % | 14 % | |
| Pack & distribution | 63 % | 47 % | |
Det har under perioden skett tydliga förskjutningar i verksamhetens tyngdpunktsområden.
Postjänsterna har ändrat karaktär. Postkontorens viktigaste uppgift idag är att lämna ut paket. Antalet postkontor är 20 st., varav 5 bedrivs i egen regi och resten är ombudskontor (31.12.2011). År 2005 fanns det 22 verksamhetsställen varav 10 utgjordes av ombudskontor. Ombudskontoren i Jurmo och Pålsböle har lagts ned under granskningsperioden. Enligt Posten har övergången till ombudskontor ökat servicen till allmänheten eftersom öppethållningstiden i de flesta fall har ökat.
Logistik avskiljdes som ett eget affärsområde år 2009 och verksamheten har därefter visat stark tillväxt.
Frimärken uppvisar sjunkande omsättningssiffor. Orsaken till detta är en global minskning av filatelin som samlarhobby. Posten Åland ab har lika många kunder som Posten Finland, men fler än Danmarks och Sveriges postverk. Om ingenting inträffar som ändrar på trenden kommer denna verksamhet enligt Postens uppskattningar att kunna uppvisa kostnadstäckning ungefär 15 år framåt, därefter kommer utgivningen att vara en ren kostnadspost. Posten är medlem i Small European Postal Administrations Corporation (SEPAC), som är en organisation för små europeiska postverk.
Pack & distribution har ökat sin andel av hela Postens omsättning från 47 % till 63 % mellan 2005 och 2011 och detta affärsområde ensamt har idag större omsättning än vad hela Posten hade år 2005. Verksamheten är i hög grad beroende av myndighetsbeslut i skattefrågor och statens beslut att från och med 1.1.2013 sänka minimigränsen för uppbärande av moms från tio till fem euro kommer att påverka verksamheten i avsevärd grad. Posten har ett samarbete med det amerikanska företaget Pitney Bowes Management Services (PBMS) för utskrift och kuvertering av stora utskick som kontoutdrag från banker, fakturor från försäkringsbolag och liknande kunder med stora regelbundna utskick. Denna verksamhet var tidigare en del av Posten men sköts nu av PBMS inne i Postens lokaler.
Posten anser att skattegränsförtullningen fungerar smidigt och att den kritik som eventuellt finns snarast är ett historiskt fenomen. Posten har bl.a. varit med och utvecklat ett web-förtullningssystem tillsammans med Tullen. Systemet gör varuhanteringen mycket smidig eftersom varuförsändelsen släpps för leverans till mottagaren så fort som momsbetalningen är registrerad.
Personalfrågor och belöningssystem
Antalet årsarbeten uppgick till 209, en liten minskning från tidigare år (2010=213 och 2009=215). Den egna personalen minskar successivt och ersätts delvis av tjänster från bemanningsföretag.
Posten har ett lokalt kollektivavtal för sin personal i vilket ett belöningssystem för alla anställda ingår. Belöningssystemet kan resultera i en resultatlön mellan 0 och 3,5 procent av den anställdes årslön och bygger på tre faktorer, rörelsevinsten, produktiviteten och omsättningen. För år 2011 uppgick resultatlönen till 2,0 % och det totala beloppet till 101.360 euro. Motsvarande siffror för 2010 var 2,5 procent och 129.498 euro. Utöver det generella belöningssystemet finns det ett system med rörlig lönedel som omfattar 34 personer i ledande ställning. Den rörliga lönedelen kan uppgå till mellan 5 och 22 procent av årslönen. För år 2011 betalades 197.921 euro i rörlig lön jämfört med 215.432 euro föregående år. Utöver detta har verkställande direktören och delar av ledningsgruppen en pensionsförsäkringsförmån som berättigar till pension vid 63-års ålder. Pensionsprogrammet kostade 48.366 euro under 2011. Totalt utgjorde de olika förmånsprogrammen ca 5 procent av de sammanlagda lönekostnaderna.
Ekonomin
| Ekonomiska data 1993 - 2011 (tusen euro) | |||||
| År | Grundkapital (aktiekapital efter 2009) | Omsättning | Resultat | Inbetalning/ dividend | Inbetalning i % av grund-kapitalet |
| 1993 | 1 682 | 7 275 | 1 802 | 67 | 4 % |
| 1994 | 2 186 | 7 782 | 2 674 | 673 | 31 % |
| 1995 | 3 111 | 7 814 | 2 553 | 1 514 | 49 % |
| 1996 | 3 599 | 8 282 | 2 463 | 1 514 | 42 % |
| 1997 | 3 599 | 8 526 | 1 993 | 1 632 | 45 % |
| 1998 | 3 599 | 11 082 | 2 501 | 4 205 | 117 % |
| 1999 | 3 599 | 12 458 | 1 995 | 2 523 | 70 % |
| 2000 | 5 281 | 13 567 | 1 540 | 0 | 0 % |
| 2001 | 5 281 | 15 716 | 1 478 | 639 | 12 % |
| 2002 | 5 281 | 22 927 | 2 014 | 380 | 7 % |
| 2003 | 5 281 | 25 438 | 3 251 | 1 000 | 19 % |
| 2004 | 5 281 | 22 669 | 2 799 | 3 000 | 57 % |
| 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 | 5 281 5 281 5 281 5 281 10 000 10 000 10 000 | 22 505 23 120 26 706 32 186 35 705 37 310 38 774 | 1 734 1 844 3 494 2 801 3 218 3 466 3 225 | 1 000 334 0 264 2 000 1 000 1 000 | 19 % 6 % 0 % 5 % 20 % 10 % 10 % |
I tabellen ovan är det skäl att komma ihåg att Posten är ett aktiebolag från och med 2009. Eftersom bokföringen i viss mån har ändrat anges siffrorna i resultatkolumnen för aktiebolaget som resultat före bokslutsdispositioner och skatter, vilket gör dem jämförbara med tidigare år men inte visar vilket belopp som är fritt disponibelt för utdelning. För 2011 utgör bokslutsdispositionerna 561.000 euro och skatterna 669.000 euro vilket gör att den egentliga utdelningsbara vinsten uppgår till 1.994.688 euro. Totalt hade bolaget utdelningsbara medel uppgående till 13,4 miljoner euro 31.12.2011.
Investeringar
Posten är för tillfället igång med sin tredje utbyggnad av terminalen i Sviby. Terminalen togs i bruk 2002 och har därefter utvidgats 2005 och 2009. Under 2011 startades den fjärde utbyggnadsetappen, kallad 4a.
Under perioden 2006-2011 investerades 11,0 miljoner euro i byggnader och 4,8 miljoner euro i maskiner och inventarier. Den pågående utbyggnaden beräknas kosta 12-13miljoner euro. Totalt har man idag 12.400 m² golvyta och efter att den nya byggnadsdelen är färdigställd uppgår ytan till 19.600 m². På tomten finns anvisad byggnadsyta för totalt ca 45.000 m² vilket möjliggör för en fortsatt expansion av lokalerna vid behov.
Posten äger en 31,9 % av Industrifastighets ab Fabriksgatan 8, 19,5 % av Bostadsaktiebolaget Torggatan 4 (det tidigare huvudpostkontoret) och 10,43 % av flygbolaget Air Åland. Ägarandelen i Air Åland har under åren varierat mellan 3,95 % och 17,2 %. Placeringen i Air Åland är i bokslutet upptaget till 20.000 euro efter att man gjort nedskrivningar i bokföringen med 595.060 euro. Ägarandelen i Fabriksgatan 8 är till salu i och med att Posten inte har behov av utrymmet efter det att nybygget är färdigt.
Utmaningar och problem
Utvecklingen inom filatelin gör att frimärksutgivningen på lång sikt är hotad. Om volymerna blir för små kommer frimärksutgivningen att sakna kostnadstäckning och då uppstår frågan om frimärken fortsättningsvis ska emitteras och eventuellt vem som ska stå för kostnaderna.
Packningssidan är beroende av skattereglerna och kommer under 2013 att påverkas av ändringen av momsreglerna. Införandet av tidningsmoms i Finland kan på sikt innebära att Posten får börja hantera finländsk tidningsdistribution vilket skulle öka volymerna.
Landskapsrevisorerna anser att det är av yttersta vikt att ombudskontoren måste kunna ge samma kvalitet på servicen som i de egna postkontoren. Med tanke på att delar av Postens verksamhet är konkurrensutsatt på den öppna marknaden är det viktigt att dessa delar av verksamheten är självbärande och inte stöds av annan verksamhet inom Posten. Beträffande belöningssystemen inom Posten är revisorerna av den åsikten att landskapet borde ha likvärdiga belöningssystem i samtliga de bolag och organisationer där belöningssystem förekommer och att man därför borde införa riktlinjer för detta i de principer för ägarstyrning som tillämpas. Revisorerna har noterat att personer i ledande ställning ingår i två olika belöningssystem. Därtill har VD och delar av ledningsgruppen en pensionsförsäkringsförmån som berättigar till pension vid 63 års ålder.
Revisorerna har erfarit att personer som representerar landskapet i olika styrelser inte rutinmässigt har tillställts de principer för ägarstyrning som landskapsregeringen fastställt.
Revisorerna konstaterar att en stor del av bolagets årliga vinst kvarstår i bolaget i stället för att utdelas till aktieägaren, vilket ger ett utrymme för expansion av bolaget.
Ålands utvecklings Ab
Allmänt
Landskapet äger 98,49 procent av aktierna i Ålands utvecklings Ab (ÅUAB). ÅUAB är ett riskkapitalbolag som investerar medel i företag med tillväxtmöjligheter, men som saknar tillräckligt med eget kapital för investeringar. Bolagen som kommer ifråga är nystartade, onoterade bolag med verksamhet på Åland eller med anknytning till Åland. Det kan vara tjänsteföretag eller tillverkningsföretag. Investeringar görs inte i detaljhandelsföretag.
Avsikten är att med kapitalinvesteringar stöda tillväxtföretag att realisera sin utvecklingspotential och samtidigt öka sysselsättning, exportintäkter och lönsamhet i det åländska näringslivet. Landskapsregeringen har tillfört kapital till ÅUAB enligt följande:
| År 1999 | 100.000 euro, |
| År 2001 | 1.331.000 euro |
| År 2005 | 1.808.000 euro. |
Totalt uppgår investeringarna för närvarande till 2.883.000 euro (värdering enligt anskaffningsvärde). Investeringarna görs i form av kapitaltillskott och konvertibla lån. I samband med investeringen sluts ett avtal med den som äger bolaget. I avtalet fastställs villkoren för återköp av aktierna. Av villkoren framgår bl.a. hur priset ska beräknas vid återköp.
ÅUAB hade investeringar i 18 portföljbolag år 2011 med huvudsaklig inriktning på maritim service och mobilt internet. ÅUAB har i första hand fokuserat på IT och serviceföretag med fokus på export. Till ÅUAB:s verksamhetsområde hör inte företag inom turism eller sjöfart. Bolagen som ÅUAB har investerat i omsätter ca 30 miljoner euro och sysselsätter ca 200 personer. ÅUAB har en styrelseplats i vardera av bolagen. I 13 av portföljbolagen arbetar ÅUAB:s VD aktivt med utvecklingsarbetet. I de övriga fem bolagen är ägandet passivt. Revisorerna noterar att ägandet har uppkommit mellan åren 1998 till 2010. Revisorerna har erfarit att genomsnittstiden för ägandet har varit mellan 8 till 12 år.
Sedan år 2005 har landskapsregeringen inte tillfört nytt kapital till ÅUAB. Detta har medfört att bolaget endast kan gå in med mindre belopp i nya företag.
VD:s tjänstledighet
Den verkställande direktören har ansökt och beviljats tjänstledighet med 50 procent från sin tjänst i ÅUAB för att jobba som VD i ett aktiebolag inom byggsektorn. Revisorerna har erfarit att ÅUAB inte har investeringar i det aktuella byggbolaget.
Revisorerna har vidare erfarit att en ny medarbetare har anställts vid ÅUAB som ekonom/analytiker för den tvåårsperiod som tjänstledigheten är beviljad. Ekonomen kommer att överta vissa styrelseuppdrag från VD under denna tid. De sammanlagda löneutgifterna har minskat i och med detta arrangemang.
Det har framkommit att landskapet inte har några planer på att tillföra mer kapital till ÅUAB. Med nuvarande ramar kan ÅUAB endast investera i mindre bolag. Slutligen har det under granskningen uppgivits att styrelsen anser att verksamheten fungerar som tänkt trots att VD bara arbetar deltid.
Revisorerna konstaterar att ÅUAB:s investeringar i vissa bolag har bestått i många år. Enligt revisorerna borde kapitalet omsättas oftare så att det kan återinvesteras i nya bolag.
Vidare ifrågasätter revisorerna om bolaget kan skötas effektivt med ett delat ledarskap så som nu är fallet. Revisorerna befarar dessutom att VD förr eller senare kan hamna i jävsliknande situationer i sin roll som VD i ett aktiebolag inom byggsektorn.
Bilagor
Bilaga 1 - Systemlista
| Gemensamma system (allmänna förvaltningen samt underliggande myndigheter) | Plattform | Virtuell | ||
| Server | ||||
| Användardatabas | Användar-, lösenords- och behörighetssadministration | Novell | ||
| Fil- och skrivarserver | Lagring av information och utskriftshantering | Novell | ||
| E-postsystem | Inklusive webmail | Novell | ||
| W3D3 | Ärendehantering | Windows | V | |
| Palette | Fakturahantering | Windows | V | |
| Ekonomisystem | ASW | iSeries | ||
| Fakturering | Modul integrerad med ASW | iSeries | ||
| Befolkningsregister | iSeries | |||
| Hembygdsrättsregister | iSeries | |||
| Äldre diariesystem | DÄR - tas ur bruk under början av 2012 | iSeries | ||
| Basware | Bankkommunikation | Windows | V | |
| Personec R | Löne- samt matrikelhantering | Windows | V | |
| Cognos | Rapportering | Windows | V | |
| GIS | Geografisk information | Windows | V | |
| System som används av specifika enheter/myndigheter | ||||
| Projektregister | Finansavd/näringsavd/utbildningsavd m.fl. | iSeries | ||
| Miljöstöd | Finansavd/näringsavd (landsbygdsutveckling) | iSeries | ||
| Pensionsdataregister | Finansavd m.fl. | iSeries | ||
| Lånereskontra | Finansavd | iSeries | ||
| Domännamnsregister | Finansavd | iSeries | ||
| Jägarregister | Finansavd/näringsavd | iSeries | ||
| Fordonsregister | Motorfordonsbyrån, polisen, statliga myndigheter m.fl. | iSeries | ||
| Körkortsregister | Motorfordonsbyrån | iSeries | ||
| Fordonsskattesystem | Statens ämbetsverk på Åland (köper drift) | iSeries | ||
| Netwise | Växeltelefonister (informationssystem) | Windows | V | |
| Hedsam | Vaktmästeri, växeltelefonister (flex samt passersystem) | Windows | ||
| Cairo portföljhantering | Finansavd/pensionsfonden | Windows | V | |
| Klara | Landskapsarkivet (arkivförteckningssystem) | Windows | V | |
| Xforest | Skogsbruksbyrån | Windows | V | |
| Pondus | Kansliavd (fastighetsunderhåll) | Windows | V | |
| Fastighetsövervakning | Kansliavd (fastighetsunderhåll) | Windows | ||
| CAD-system licenshantering | Trafikavd | Windows | V | |
| Vägdatabas | Trafikavd | Windows | V | |
| Lagerhantering | Trafikavd | Windows | ||
| Biljettredovisning | Ålandstrafiken | Windows | V | |
| Bokningssystem | Ålandstrafiken | *) | ||
| Miljöreda | ÅMHM (ärendehantering) | Windows | V | |
| Wilab/Lims | ÅMHM (labbsystem) | Windows | V | |
| VetVision (ÅMHM) | ÅMHM (veterinärer) | Windows | V | |
| ÅSUB, enkäthantering | ÅSUB | Windows | V | |
| ÅSUB, statistikdatabas intern | ÅSUB | Windows | V | |
| ÅSUB, statistikdatabas extern | ÅSUB | Windows | V | |
| Lagtinget ärendehantering | Lagtinget (Access-databas) | Windows | V | |
| Kameraövervakning | Kameror i lagtingsbyggnaden | Windows | ||
| E-postsystem | Färjor, ÅFHS, ÅMI, motorfordonsbyrån, försöksstation | Solaris | ||
| Merlot Pro | Alarmcentralens nya system | *) | ||
| Polisens system | Riksomfattande system | *) | ||
| AMS system | Riksomfattande system | *) | ||
| Hemsidor | ||||
| Lemon | *) | |||
| PBS Composer | Solaris | |||
| PBS Composer | Solaris | |||
| Frontpage, även underhåll | Solaris | |||
| + ytterligare cirka 15 byggda i Joomla, Wordpress, Frontpage samt egna system | Sol, Win, Nov | |||
| IT-enhetens interna system samt hjälpsystem | ||||
| OP5 | Övervakning samt logghantering | Linux | ||
| Lösenordshantering | Mellan Novell och Windows användardatabas | Linux | V | |
| Synkronisering av e-post | Mellan Groupwise och mobila enheter | Linux | V | |
| EU-Tori | VPN-gateway mot EU-Tori systemet | Linux | ||
| DNS | Översättning ip-adress - domännamn | Solaris | ||
| Domänkontrollers | Windows användardatabas | Windows | V | |
| WSUS | Hantering av felrättelser och säkerhetsuppdateringar | Windows | V | |
| Veritas | System för backupkörning | Windows | V | |
| IT supportärenden | Access-databas för ärendehantering | Novell | ||
| Ruckus | Trådlöst nätverk | |||
| *) driftas av utomstående leverantör | ||||
Bilaga 2 - Nätverksöversikt
Bilaga 3 - Kostnadssammanställning
Bilaga 4 – PwC-rapport till landskapsrevisorerna: Ålands hälso-och sjukvård
Länk: Rapport över granskningen av den interna övervakningen och bokslutsgranskningen för 2011