Landskapsrevisorernas berättelse 1/2012-2013
|
|
| ||
| Ålands lagting | BERÄTTELSE nr 1/2012-2013 | ||
|
| Datum |
| |
| Landskapsrevisorerna | 2013-06-24 |
| |
|
|
|
| |
|
|
|
| |
|
|
|
| |
|
| Till Ålands lagting |
| |
|
| |||
|
| |||
|
| |||
|
| |||
Landskapsrevisorernas berättelse för år 2012
De för finansåret 2012 valda landskapsrevisorerna får härmed till lagtinget avge den i 12 § landskapslagen (1996:7) om landskapsrevisionen avsedda revisionsberättelsen.
|
Mariehamn den 24 juni 2013 | |||||
|
|
| ||||
|
| |||||
|
| ||||
|
|
| ||||
INNEHÅLL
Landskapsrevisorernas berättelse för år 2012
Landskapsrevisorer för finansåret 2012
Landskapsrevisorernas studiebesök och övriga kontakter
Kansliavdelningens förvaltningsområde
Automatisk uppdatering av registret
Revisionsbyråns rekommendationer
Finansavdelningens förvaltningsområde
Budgetförverkligande i sammandrag för år 2012
Avräkning, skattegottgörelse och extra anslag
Relation angående reserveringar
Uppgifter om bokslutet ger tillräcklig information
Uppföljning av huruvida formulerade mål iakttagits
Redogörelse över hur landskapets interna tillsyn har ordnats
Allmän anvisning om hur den interna tillsynen har ordnats
Riskbedömning och kvalitetssäkring av arbetsuppgifter
Förbättring av den interna kontrollen
Social- och miljöavdelningens förvaltningsområde
Ålands hälso- och sjukvård, ÅHS
Utbildnings- och kulturavdelningens förvaltnings-område
Uppföljning av granskning år 2011
Museibyråns byggnader i Kastelholm
Näringsavdelningens förvaltningsområde
Ålands arbetsmarknads- och studieservicemyndighet
Trafikavdelningens förvaltningsområde
Inkomster från landskapsfärjorna år 2010-2012
Ålandstrafikens kommentarer till inkomsterna
Granskning av landskapets verkstad
Bilaga 1: ADB-stödd granskning av lönerna
Bilaga 2: ADB-stödd granskning av inköpen
Landskapsrevisorernas berättelse för år 2012
Landskapsrevisorer för finansåret 2012
Lagtinget valde den 19 december 2011 i enlighet med bestämmelserna i landskapslagen (1996:7) om landskapsrevisionen till ordinarie revisorer för finansåret 2012 agrologen Sven-Anders Danielsson från Finström, ekonomen Johan Jansson från Lemland och restaurangchefen Annette Holmberg-Jansson från Jomala och merkonomen Tuula Mattsson från Mariehamn. Till ersättare valdes samtidigt Erica Scott från Mariehamn och Solveig Jansson från Jomala.
Landskapsrevisorerna valde revisorn Sven-Anders Danielsson till sin ordförande för finansåret 2012.
Biträdande lagtingsdirektören Marine Holm-Johansson har fungerat som revisorernas sekreterare. Landskapsregeringens revisionsbyrå ska enligt bestämmelserna i 3 § 2 mom. landskapslagen om landskapsstyrelsens revisionsbyrå (1996:8) bistå landskapsrevisorerna med utredningsuppdrag. T.f. ledande revisorn Magnus Lundberg har författat avsnitten under finansavdelningens förvaltningsområde och avsnitten om ärendehanteringen, hembygdsrättsregistret, inkomster från landskapsfärjorna och granskningen av landskapets verkstad har författats av t.f. EU-revisor Dan Bergman. Övriga delar av berättelsen har författats av biträdande lagtingsdirektör Marine Holm-Johansson.
Landskapsrevisorerna har upphandlat två granskningar av PricewaterhouseCoopers Oy (PwC). Granskningarna som gällde lönesättning och upphandling inom Ålands hälso- och sjukvård (ÅHS) genomfördes av CGR Fanny Johansson vid PwC:s kontor i Mariehamn. De två rapporterna, ADB-stödd granskning av lönerna samt ADB-stödd granskning av inköpen ingår som bilagor till berättelsen.
Landskapsrevisorerna har hållit 36 möten under granskningsåret.
Landskapsrevisorernas studiebesök och övriga kontakter
Under revisionsarbetets gång har revisorerna gjort studiebesök hos AMS, Ålands radio och TV samt till tre av Museibyråns byggnader i Kastelholm.
Revisionsarbetet
Enligt 2 § 2 mom. landskapslagen om landskapsrevisionen skall revisorerna konstatera om
a) landskapets rätt och bästa har tillgodosetts,
b) verksamheten har bedrivits ekonomiskt och effektivt samt att formulerade mål och lagtingsbeslut uppfyllts,
c) redovisningen av medelsförvaltning och resursanvändning gjorts på ett tillförlitligt sätt samt om
d) förvaltningen i övrigt handhafts i enlighet med lag och gällande bestämmelser.
Landskapsrevisorerna har enligt 10 § rätt att granska beviljandet, användningen av och tillsynen över lån och bidrag som betalats av EG:s medel samt av EG ställda säkerheter.
I revisionsberättelsen skall enligt 12 § upptas
a) allmänna uppgifter om utförda granskningar och inspektioner,
b) om budgeten iakttagits och i den formulerade mål förverkligats,
c) på vilket sätt den interna övervakningen har ordnats och om den är tillräcklig,
d) om uppgifterna i bokslutet är riktiga och ger tillräcklig information,
e) uppgifter om hur ägarinflytandet använts i bolag som landskapet helt äger eller har aktiemajoritet i,
f) under revisionen gjorda iakttagelser och dess konsekvenser samt anmärkningar mot landskapsstyrelsen eller dess förvaltningsbeslut till den del revisionen givit anledning till detta,
g) förslag till åtgärder som anses vara påkallade,
h) uppgifter om åtgärder för att avhjälpa av landskapsrevisorerna tidigare påtalade missförhållanden samt om dessa åtgärder anses vara tillräckliga samt
i) övriga av revisionsverksamheten föranledda ärenden.
Revisorernas granskningsarbete har i huvudsak ägt rum i lagtingets lokaliteter under tiden 12 september 2012 – 28 juni 2013.
Till grund för granskningen har lagts landskapsregeringens förvaltningsberättelse, landskapsregeringens protokoll från plenum och enskilda föredragningar liksom från tjänstemannaföredragningar, finansavdelningens räkenskapshandlingar, landskapets budget och bokslut, protokoll från bolag som underlyder landskapsrevisorernas granskning, akter i olika ärenden samt särskilda skriftliga förfrågningar och utredningar. Följande personer har hörts av landskapsrevisorerna under granskningsperioden:
Lantrådet Camilla Gunell, vicelantrådet Roger Nordlund, ministrarna Fredrik Karlström samt Veronica Thörnroos, biträdande myndighetschefen Yvonne Aspholm, EU-revisorn Dan Bergman, byråchefen Helena Blomqvist, fondadministratören Johan Budd, verksamhetsledaren Silvana Fagerholm-Sjöblom, överinspektören Göran Franzén, revisorn Fanny Johansson, avdelningschefen Linnea Johansson, avdelningschefen Niclas Karlman, lagberedningschefen Lars Karlsson, miljöingenjören Mona Kårebring-Olsson, koordinatorn Christel Lindholm, t.f. ledande revisorn Magnus Lundberg, landskapsantikvarien Viveka Löndahl, ekonomichefen Marie Lövgren, hälso- och sjukvårdsdirektören Bengt Michelsson, polismästaren Teijo Ristola, personalchefen Tiina Robertsson, VD Pia Rothberg-Olofsson, t.f. förvaltningschefen Carina Strand, byråchefen Elisabeth Storfors och myndighetschefen Casper Wrede.
Kansliavdelningens förvaltningsområde
Allmän förvaltning
Ärendehanteringen
I enlighet med landskapsrevisorernas arbetsplan för räkenskapsåret 2012 har revisionsbyrån granskat ärendehanteringen inom landskapets centralförvaltning. Fristående myndigheter och organisationer som ÅMHM och ÅHS ingår inte i granskningen.
Behandling utan ogrundat dröjsmål
Enligt 20 § förvaltningslagen (2008:9) ska ett ärende som har inletts hos en myndighet inom landskapsförvaltningen behandlas utan ogrundat dröjsmål och såvitt möjligt upptas för avgörande inom tre månader från den dag då ärendet inleddes. För de ärenden som inte har upptagits till avgörande före utgången av denna tidsrymd, ska tjänstemannen eller någon annan som handlägger ärendet årligen uppgöra en redogörelse över varför ärendena inte upptagits i tid.
Ett ärende anses vara inlett när den handling som ärendet avser har kommit in till myndigheten. Ett telefax eller ett elektroniskt meddelande godkänns också som en sådan handling. Underskrift behövs endast om handlingen saknar uppgifter om avsändaren eller om det finns behov att klargöra handlingens autenticitet och avsändarens identitet. Ett ärende kan också inledas muntligen om myndigheten samtycker till det.
Öppna ärenden
Landskapsregeringen uppgör årligen en förteckning över öppna ärenden äldre än tre månader. Situationen avdelningsvis per den 31 december under de tre senaste åren framgår av tabellen nedan.
|
| 2010 | *) 2011 | 2012 |
| Kansliavdelningen | 81 | 116 | 47 |
| Finansavdelningen | 9 | 37 | 22 |
| Social- och miljöavdelningen | 50 | 62 | 60 |
| Utbildnings- och kulturavdelningen | 157 | 113 | 69 |
| Näringsavdelningen | 86 | 161 | 81 |
| Trafikavdelningen | 81 | 95 | 125 |
| Lagberedningen | 29 | 24 | 30 |
| TOTALT | 493 | 608 | 434 |
*) För 2011 finns ingen rapport per den 31.12.2011 utan siffrorna ovan gäller per den 14.11.2011.
Av förteckningen framgår även vilket år behandlingen av ärendet inleddes. Per den 31 december under de tre senaste åren var läget följande:
|
| 2001 | 2002 | 2003 | 2004 | 2005 | 2006 | 2007 | 2008 | 2009 | 2010 | 2011 | 2012 |
| 2010 *) | 2 | 1 | 2 | 5 | 8 | 14 | 23 | 40 | 110 | 287 |
|
|
| 2011 *) | 1 | 1 | 1 | 1 | 6 | 8 | 8 | 18 | 41 | 78 | 445 |
|
| 2012 | 1 | 0 | 0 | 1 | 6 | 6 | 2 | 7 | 19 | 26 | 105 | 259 |
*) 31.12.2010 och 31.12.2011 fanns ett ärende från tiden före 2001.
I tabellen nedan visas antalet avgjorda ärenden under de senaste åren avdelningsvis. Här ingår alla typer av ärenden, såväl enkla som komplexa. Detta måste kommas ihåg om man avser bedöma den arbetsinsats som krävs på de olika avdelningarna vid beredningen. Beslut i plenum, på enskild föredragning och tjänstemannaföredragning har summerats i tabellen.
|
| 2010 | 2011 | 2012 |
| Kansliavdelningen | 1401 | 1779 | 1421 |
| Finansavdelningen | 1396 | 1227 | 1260 |
| Social- och miljöavdelningen | 652 | 624 | 496 |
| Utbildnings- och kulturavdelningen | 556 | 460 | 743 |
| Näringsavdelningen *) | 7614 | 8275 | 7961 |
| Trafikavdelningen | 660 | 662 | 643 |
| Lagberedningen | 82 | 74 | 86 |
| TOTALT | 12361 | 13101 | 12610 |
*) antalet ärenden blir stort eftersom varje beslut i en del sammanhang (t.ex. miljöstöd och jakträtter) som berör en enskild person utgör ett enskilt ärende
Iakttagelser
Efter granskningen av öppna ärenden i landskapsrevisorernas berättelse 2009 gjordes en kraftansträngning för att minska antalet öppna ärenden inom förvaltningen. Per den 31.12.2010 var situationen avsevärt förbättrad. 2011 steg antalet öppna ärenden äldre än tre månader åter.
Den 27.4.2012 skickades listor ut avdelningsvis med öppna ärenden per 31.12.2011. På ledningsgruppsmöte nr 7 den 2.5.2012 noterades att redovisning över de öppna ärendena skulle lämnas till förvaltningschefen senast den 15.6.2012. Förvaltningen har varken kunnat verifiera att redovisningar lämnats in eller kunnat redogöra för eventuell uppföljning därefter. Sommaren 2012 avgick förvaltningschefen och nuvarande förvaltnings- och utvecklingschef tillträdde den 1.11.2012.
Under denna granskning begärdes rapporter per 31.10.2012 och per 30.11.2012. Antalet öppna ärenden äldre än tre månader vid dessa tidpunkter var 632 respektive 532. Ett 70-tal beslut om beviljande av PAF-medel är en orsak till minskningen mellan dessa tidpunkter. Frågan behandlades på ledningsgruppsmöte och ansträngningar gjordes för att förbättra situationen. Detta medförde att antalet öppna ärenden per 31.12.2012 sjönk till 434.
I ärendehanteringssystemet W3D3 läggs många typer av olika ärenden in. Där finns allt från enklare interna ärenden till större lagstiftningsåtgärder, EU-direktiv och utredningar. I de senare fallen är det i allmänhet orealistiskt att tänka sig att ärendet är avklarat inom tre månader. Omkring 150 ärenden av den typen uppskattas ligga öppna i systemet idag.
Antalet öppna ärenden äldre än tre månader har ökat på trafikavdelningen jämfört med 2011 medan de sjunkit eller ligger ungefär på samma nivå inom de andra avdelningarna. Vid en närmare analys av ärenderubriker verkar det som att ganska många ärenden borde kunna avföras direkt. Trafikavdelningen har inte städat i ärendehanteringssystemet såsom de övriga avdelningarna gjort. Totalt uppskattas närmare 100 st. ärenden, varav två tredjedelar på trafikavdelningen, vara sådana som registraturen kan avföra bara man får meddelande om detta.
En typ av ärenden som ligger öppna i systemet är sådana som upplevs som svåra och där man inte vet hur man ska gå vidare. Ansvarig tjänsteman bör ta upp ärendet med sin förman som i sin tur kan ta upp ärendet med förvaltnings- och utvecklingschefen. Utomstående expertis kan behöva anlitas. Det gäller att komma till beslut och inte bara låta ärenden ligga.
När förvaltningschefen uppmanat avdelningscheferna att göra ansträngningar för att avgöra eller avföra öppna ärenden har det gett resultat. I ett välfungerande internt styrnings- och kontrollsystem ska det inte behövas en uppmaning från förvaltningschefen för att förbättra situationen. På ledningsgruppsmöte bestämdes att framöver distribuera rapporterna över öppna ärenden kvartalsvis. Det bestämdes också att i fortsättningen ska motivering till varför ett ärende inte avgjorts inom tre månader skrivas in i ärendehanteringssystemet W3D3. Det är ett välkommet steg i rätt riktning för att åstadkomma att antalet öppna ärenden äldre än tre månader ligger på en godtagbar nivå.
Rekommendationer
Meddelande om att ett ärende är slutbehandlat verkar inte komma registraturen till kännedom alla gånger. Meddelandet ska alltid vara skriftligt och motivering till att ärendet kan avföras framgå. Rutinerna är inte riktigt tillfredsställande i nuläget. Det saknas både lagstiftning och principer gällande borttagning av ärenden. En instruktion för hur detta ska gå till kunde med fördel fastställas.
Överväg om inte interna ärenden som personalärenden borde ha en egen kö eller en egen markering i systemet för att kunna särskilja dem från övriga. Ytterligare borde man fundera på om inte en del ärenden bör få en status som indikerar att ärendet är av enklare natur jämfört med andra. Syftet skulle vara att få en snabbare handläggning av dessa ärenden. Det är inte rimligt att man alltid ska ha tre månader på sig att avgöra ett ärende.
Till den interna styrningen och kontrollen hör att se till att ärenden handläggs utan ogrundat dröjsmål. Avdelningschefer och byråchefer bör kontinuerligt följa upp och vid behov vidta åtgärder på basen av rapporterna från ärendehanteringssystemet. Det är inte acceptabelt att ärenden ligger öppna i systemet från år till år utan en godtagbar förklaring. Den interna styrningen och kontrollen bör förbättras väsentligt i detta avseende.
Enligt 20 § förvaltningslagen (2008:9) ska det årligen upprättas en redogörelse över varför ärenden inte upptagits i tid. Förvaltningschefen har i april/maj varje år uppmanat avdelningarna att gå igenom listan med öppna ärenden och slutbehandla så många som möjligt samt inkomma med förklaringar till att ärenden ligger öppna längre än tre månader. Under 2012 fullföljdes aldrig detta på grund av byte på förvaltningschefsposten. Det är viktigt att lagens andemening iakttas i fortsättningen.
Revisorerna emotser att landskapsregeringen beaktar rekommendationerna ovan i ärendehanteringen för att åstadkomma en smidigare och snabbare hantering av inkomna ärenden.
Hembygdsrättsregistret
Lagstiftning
Bestämmelser om hembygdsrätt finns i 6-12 §§ och 72 § självstyrelselagen och i landskapslagen om åländsk hembygdsrätt(1993:2). Bestämmelser om ett hembygdsrättsregister saknas förutom att ordet nämns i 8 § landskapslagen om lagtingsval och kommunalval (1970:39) på ett sådant sätt att man antar att ett sådant register finns: ”Valregistermyndigheten skall senast den måndag som infaller den 41 dagen före valdagen upprätta ett register, i vilket införs varje person som enligt uppgifterna i befolkningsdatasystemet och hembygdsrättsregistret är röstberättigad i de kommande valen (rösträttsregister).”
Enligt självstyrelselagens 6 § tillkommer åländsk hembygdsrätt 1) den som när denna lag träder i kraft har hembygdsrätt enligt självstyrelselagen för Åland (670/1951) och 2) ett barn under 18 år som har finskt medborgarskap och är bosatt i landskapet, om fadern eller modern har hembygdsrätt.
Hembygdsrätt beviljas även på ansökan. Om detta finns närmare bestämmelser i 7 § självstyrelselagens och i landskapslagen om åländsk hembygdsrätt.
Administration av registret
Hembygdsrättsregistret administreras av kanslihandläggaren vid kansliavdelningens rättsserviceenhet. Kanslihandläggaren bereder inkommande ansökningar om hembygdsrätt. Det finns direktaccess till befolkningsdatasystemet för att kunna kontrollera olika uppgifter som t.ex. medborgarskap. Enkla fall avgörs på tjänstemannaföredragning av chefsjuristen eller jurist vid rättsserviceenheten. Svårare fall, inkluderande undantag som kan beviljas på basen av den s.k. 3-årsregeln, förs till enskild föredragning av chefsjuristen. Personuppgifterna från beviljade ansökningar, inklusive minderåriga barn ifall sådana finns, läggs in i hembygdsrättsregistret av kanslihandläggaren.
Personer som automatiskt ska erhålla hembygdsrätt inregistreras på basen av en lista som erhålls då landskapsregeringens register uppdateras med uppgifter från befolkningsdatasystemet. Kanslihandläggaren går igenom listan - barn till förälder som har hembygdsrätt - och registrerar de personer som enligt regelverket skall erhålla hembygdsrätt. Nyfödda inregistreras denna väg men också minderåriga barn till inflyttade som redan har hembygdsrätt. Listan innehåller också personer över 18 år som har en förälder med hembygdsrätt.
Från försvarsmakten erhålls årligen en lista på alla pojkar som fyller 18 år det året med hemkommun på Åland. Listorna kontrolleras och försvarsmakten meddelas om vilka som innehar hembygdsrätt och vilka som saknar den. Om någon saknar hembygdsrätt men enligt regelverket borde ha tilldelats den under tidigare år införs personen i registret på tjänstens vägnar.
Automatisk uppdatering av registret
I regel en gång i veckan hämtas en datafil från befolkningsregistercentralen för uppdatering av landskapsregeringens register. Datafilen innehåller ändringstransaktioner vilket innebär att man inte får missa att uppdatera någon fil. Uppdateringsprocessen startas manuellt för att man ska ha bättre kontroll över att allt förlöper som det ska. IT-chefen ansvarar för arbetet. En av IT-driftsteknikerna kan också utföra arbetet efter att instruktioner getts. Konsulten som byggt uppdateringsrutinen finns som ytterligare backup.
I processen uppdateras förutom hembygdsrättsregistret landskapsregeringens befolkningsregister, fordonsregister, jägarregister, skolregister samt några andra myndigheters register (ÅHS, AMS, Mise, Mariehamns Stad). Adress- och namnändringar uppdateras i hembygdsrättsregistret. Avlidna och personer som förlorat hembygdsrätten tas bort. Listor skrivs ut på båda dessa kategorier.
Nuvarande uppdateringsrutin togs i bruk den 1 april 2007. Före det användes ett filformat anpassat för statistikcentralen som inte fungerade bra för landskapsregeringens behov. Dokumentation av uppdateringsrutinen saknas. Av källkoden kan den som har den tekniska kunskapen utläsa hur rutinen fungerar.
Fel i registret
Vid lagtings- och kommunalvalet 2011 upptäcktes att personer som borde inneha hembygdsrätt saknades i registret. Vid passansökningar har det också förekommit att man upptäckt att minderåriga barn som automatiskt borde ha erhållit hembygdsrätt inte fanns med i registret.
Sommaren 2012 genomförde en högskolepraktikant en granskning av registret. Alla personer födda 1993 eller senare som fanns i landskapsregeringens befolkningsregister och som borde finnas i hembygdsrättsregistret kontrollerades. Totalt kom man fram till att ca 300 personer saknades i hembygdsrättsregistret, drygt hälften av dem födda 2007-2008. Registret uppdaterades med de saknade personerna.
Orsaken till felen i registret är inte helt klarlagd men troligen har någonting fallerat vid övergången till ny uppdateringsrutin 2007. Det är också känt att det för ett antal år sedan fanns ett programfel som medförde att nyfödda inte kom med på listan som skrivs ut vid uppdateringen från befolkningsdatasystemet.
Slutsatser
All nyregistering i hembygdsrättsregistret sker manuellt. Enda automatiska uppdateringen av registret sker när en person som förlorat sin hembygdsrätt tas bort från registret. Risken för att fel uppstår i registret vid tillämpningen av nuvarande rutiner bedöms som liten.
Det finns en risk för fel i registret som beror på den ursprungliga inregistreringen av personuppgifter. Valet år 1991 var det första som genomfördes med ett eget datoriserat register. Åren före det inregistrerades uppgifterna från det manuella kortregistret.
Ingen kan vara säker på att hembygdsrättsregistret är hundraprocentigt korrekt. Mänskliga misstag inträffar.
Personer som förlorar hembygdsrätten meddelas inte om saken. Detta borde ske för att förbättra rättssäkerheten. Samtidigt skulle man kunna informera allmänt om hembygdsrätten och om möjligheten att snabbt återfå den vid återflytt till Åland. Det kan vara så att en del tror att hembygdsrätten återfås automatiskt vid återflytt om man är född på Åland och en gång haft den. Bland annat denna frågeställning ävensom behovet av klarare regler enligt vilka hembygdsrätt beviljas funderas på i en arbetsgrupp som arbetar med en översyn av lagstiftningen om åländsk hembygdsrätt.
Revisionsbyråns rekommendationer
Processen som sköter om uppdateringen av data från befolkningsdatasystemet borde dokumenteras i syfte att få en bättre förståelse för hur systemet fungerar samt en bättre backup för personal som utför arbetet idag.
Det förefaller onödigt att personer över 18 år med en förälder som har hembygdsrätt skrivs ut på listan från uppdateringsrutinen. Dessa personer måste i vilket fall som helst lämna in en ansökan för att återfå hembygdsrätten om man en gång förlorat den. Personer över 18 år som borde ha varit med i hembygdsrättsregistret då de var minderåriga behöver dock inte lämna in en ansökan. Dylika fel rättas till på tjänstens vägnar.
En årlig kontrollkörning borde införas. I den skulle kontrolleras att alla under föregående kalenderår nyfödda och inflyttade minderåriga barn med finskt medborgarskap, såvida de är barn till en förälder som har hembygdsrätt, finns med i hembygdsrättsregistret.
En total kontroll av hembygdsrättsregistret borde övervägas. Man skulle göra en kontroll av att alla personer i landskapsregeringens befolkningsregister som uppfyller kriterierna för hembygdsrätt (finskt medborgarskap och bosättning i 5 år i landskapet) också finns i hembygdsrättsregistret. Orsaken till att personer saknas borde utredas. Syftet skulle vara att rätta till eventuella fel som uppkommit i tidigare registreringsrutiner och därmed med större säkerhet kunna göra antagandet att befintligt hembygdsrättsregister är korrekt.
Landskapsrevisorerna instämmer i de förslag till åtgärder som revisionsbyrån för fram. Rutinerna kring skötseln av hembygdsrättsregistret bör ses över. Det bör bl.a. införas årliga kontrollrutiner för att säkerställa att de uppgifter som förts in är korrekta. Vidare anser landskapsrevisorerna att en genomgång av hela registret bör övervägas. Slutligen anser revisorerna att personer som förlorar sin hembygdsrätt bör meddelas i samband med att de avförs från hembygdsrättsregistret.
Landskapets fastigheter
Försäljningar
Revisorerna konstaterar att landskapsregeringen har sålt vissa av de fastigheter som landskapsregeringen i samband med budgetbehandlingen har föreslagit att ska säljas och som lagtinget därmed har gett sitt samtycke till. En del av de fastigheter som landskapsregeringen har bjudit ut till försäljning har dock inte sålts eftersom de bud som har lämnats in inte har godkänts. Utskottet har erfarit att inlämnade bud har varit alltför låga och att landskapsregeringen därför valt att avvakta för att bjuda ut dem på nytt vid ett senare tillfälle.
Upphyrda lokaler
Revisorerna har begärt in uppgifter om de lokaler som hyrts upp för landskapsförvaltningen. Flera av dem har varit tillfälliga pga. ombyggnaden i självstyrelsegården. Revisorerna konstaterar att hyreskostnaden för lokalerna är betydande, ca en halv miljon euro per år.
Revisorerna föreslår att landskapsregeringen ser över beståndet av upphyrda lokaler och överväger åtgärder för att minska hyreskostnaderna. I de fall där en hyreslokal anses vara det bästa tillgängliga alternativet för en enhet så vill revisorerna understryka vikten av att upphandlingen görs på ett sådant sätt att konkurrens är möjlig och så att landskapets intressen tillgodoses på bästa sätt.
Ålands Polismyndighet
Allmänt
Till landskapets behörighet hör att lagstifta om allmän ordning och säkerhet med undantag för skjutvapen, explosiva ämnen om rikets säkerhet berörs, försvarsväsendet, gränsbevakningen och beredskap inför undantagsförhållande. Till rikets behörighet hör också administrativa ingrepp i den personliga friheten.
Till Ålands polismyndighets huvudsakliga ansvar hör att trygga rätts- och samhällsordningen, upprätthålla allmän ordning och säkerhet samt att förebygga brott, utreda brott och att sörja för att brott blir föremål för åtalsprövning. Polisens verksamhet i landskapet regleras i polislagen för landskapet Åland (2000:49) och i polisförordningen för landskapet Åland (2000:50). Med stöd av lagstiftningen ska polisen upprätthålla den allmänna säkerheten i samarbete med andra myndigheter samt med enskilda personer och sammanslutningar. Att samarbeta med andra myndigheter innefattar bl.a. samarbete med rikets polismyndighet, sjöbevakningen och gränsbevakningen. I en överenskommelseförordning, Republikens presidents förordning om polisförvaltningen i landskapet Åland, finns bestämmelser om behörighetsfördelningen mellan rikets och landskapets polismyndighet i vissa situationer (FFS 2010:33). Förordningen reglerar bl.a. hur tillsynen över landskapets polisväsende är uppdelat på landskapsregeringen och landshövdingen. Vidare regleras landskapets polismäns befogenheter i riket och rikets polismäns befogenheter i landskapet, hur polisverksamheten leds i vissa situationer, kostnadsfördelning i vissa fall samt utbildningen för landskapets poliser m.m.
När det gäller organisation och förvaltning finns bestämmelser i landskapslagen om Ålands Polismyndighet (2000:26) och i landskapsförordningen om Ålands polismyndighet (2000:34). Polismyndighetens verksamhet ska bedrivas inom en ordnings-, en brottmåls- och en kansliavdelning. För verksamheten ska det finnas tre enheter, en i Mariehamn, en på landsbygden samt en i skärgården. (Lagtinget beslöt den 8 april 2013 att bestämmelsen ska upphävas, LF 3/2012-2013). Landskapsregeringen kan dessutom besluta att polisverksamhet även kan utövas utanför dessa enheter. Enligt lagen bör det finnas polisverksamhet i skärgården året om.
En administrativ sammanslagning av landskapsalarmcentralen och Ålands polismyndighet genomfördes under åren 2010 och 2011. Enligt nuvarande planering ska funktionerna samlokaliseras när det finns en ändamålsenlig lokal för det. Enligt budgeten för år 2012 planeras en om- och tillbyggnad av polisens lokaler i samarbete med en privat fastighetsägare. Enlig budgeten för år 2013 fortsätter planeringen för att uppföra kompletterande utrymmen för polisens verksamhet på en angränsande tomt till det befintliga polishuset. Målsättningen är att de nya lokalerna ska kunna tas i bruk år 2015. Under år 2012 flyttades enheten i Godby in till polisens fastighet i Mariehamn i syfte att effektivera organisationen. Organisationen har samtidigt även till övriga delar setts över och nödvändiga förändringar införts från och med oktober 2012. Den tidigare organisationsplanen från 1980-talet har ersatts med en ny (se bild nedan). Ett nytt reglemente som är anpassat till verksamheten vid Ålands polismyndighet har dessutom antagits och den 1 november 2012 antogs nya arbetsordningar för polisen, kansliet och staben. Personalen har fått representation i ledningsgruppen. Andra förändringar som införts rör bl.a. en årlig verksamhetsberättelse, en verksamhetsplan för kommande år, en jämställdhetsplan, arbetsskyddsåtgärder, arbetstidsplanering, eftervård vid krävande arbetssituationer, anvisningar vid mobbning, trakasserier och osakligt bemötande samt en ny hemsida för polismyndigheten.
Den nya organisationsmodellen togs i bruk i oktober 2012.
(Väbel: vedertagen titel på tjänst inom polisen. Enligt Svenska akademins ordlista: befallningshavare som svarar för allmän ordning på örlogsfartyg eller slott)
Under 2012 har polisens tekniska utrustning uppdaterats och förnyats såsom datorer, nätverk, tekniken i polisbilar m.m. Personalen har dessutom fått skolning. (OPSI-gruppen).
Landskapsregeringen överlämnade i november 2012 ett förslag till ny polislag till lagtinget. Det föreslås bl.a. att det rådgivande organet polisdelegationen ersätts med en styrelse. Lagförslaget innebär också att lagstiftningen anpassas till den administrativa sammanslagningen av landskapsalarmcentralen och Ålands polismyndighet som redan genomförts.
I inledningen av år 2012 fanns 71 tjänster vid polisen. Genom den första tilläggsbudgeten för år 2012 drogs sammanlagt fem tjänster in som äldre konstaplar. Tre av dem var då vakanta. Efter indragningen har Ålands Polismyndighet 64 polistjänster som alla är besatta.
Verksamheten
Det övergripande målet för polisverksamheten är enligt budgeten att trygga den lagstadgade rätts- och samhällsordningen, att upprätthålla allmän ordning och säkerhet, förebygga brott, utreda brott, öka tryggheten i samhället samt att ge en god service till allmänheten. Polismyndigheten har under år 2012 handlagt ca 4000 ärendet. Av dessa är 1279 brott mot strafflagen och 1288 trafiköverträdelser. Trafikärendena har sjunkit med ca 400. Huvuddelen av ärendena kan hänföras till fasta Åland. Ett mindre antal ärenden är registrerade i skärgården. Det senare är en naturlig följd av att polisen mer sällan är närvarande i skärgården. Den betydligt längre uttryckningstiden gör att färre larm kommer från skärgårdskommunerna.
Revisorerna har erfarit att utryckningstiden generellt sett är kort på hela fasta Åland. Motsvarande tid för utryckning till en skärgårdskommun blir oskäligt lång på grund av att polisen inte kan ta sig till platsen med annat färdmedel än med skärgårdsfärja enligt gällande turlista. Den genomsnittliga utryckningstiden är ca 11 minuter på fasta Åland. I stan är den genomsnittliga uttryckningstiden ca 3 minuter. Utryckningstiden till skärgårdskommunerna beror på färjturens längd och turlistan.
Polisen har för närvarande inte tillgång till egen båt. I budgeten för år 2013 har 250.000 euro upptagits för en båt under trafikavdelningen, moment 48.01.70, för gemensam användning av trafikavdelningen och polismyndigheten. Revisorerna har erfarit att polismyndigheten inte har kontrakt med något helikopterbolag vilket utesluter möjligheten att använda sig av helikopter för att i brådskande fall förflytta poliser från fasta Åland till skärgården.
Revisorernas iakttagelser
Revisorerna har noterat att Åland har färre poliser per antal invånare jämfört med t.ex. Gotland. Gotland har 140 poliser på ca 57000 invånare. Motsvarande förhållande i landskapet skulle innebära att Åland borde ha mellan 70 till 75 poliser. Gotland får dessutom sommartid förstärkning med ca 20-25 poliser från Stockholmspolisen vilket innebär att det på Gotland finns fler poliser i tjänst sommartid än vintertid.
Revisorerna har erfarit att rikets polislagstiftning har kompletterats med utförliga anvisningar på lägre nivå. Motsvarande anvisningar saknas på Åland.
Revisorerna anser att beslutet att stänga polisens kontor i Godby borde ha åtföljts av ett förslag till ändring av bestämmelsen om att det ska finnas en polisenhet på landsbygden. Revisorens vill understryka vikten av att det finns polis också i skärgården. En båt är en viktig förutsättning för att även skärgården ska ha tillgång till en trygg och snabb service.
I övrigt har revisorerna uppfattat att den nya organisationen fungerar väl.
Finansavdelningens förvaltningsområde
Landskapets budget 2012
Landskapsregeringens framställning med förslag till budget för år 2012 för landskapet Åland avläts till lagtinget den 27 oktober 2011. Förslaget balanserade på 344.935.000 (322.194.000) euro. Lagtinget antog landskapsregeringens förslag till budget för år 2012 med vissa ändringar den 22 december 2011, så att budgeten balanserade på 343.435.000 euro. Budgeten publicerades i Ålands författningssamling nr 1/2012. Genom två tilläggsbudgeter höjdes budgetens slutsumma med 4.263.000 euro till 347.698.000 (324.939.000) euro eller med 1,2 %. I övrigt gjordes inga större förändringar rörande budgetens systematik och uppställning.
Budgetförverkligande i sammandrag för år 2012
Avräkning, skattegottgörelse och extra anslag
Ålandsdelegationens avräkningsbeslut för år 2011 stadfästes av Republikens President den 31 augusti 2012. Avräkningsbeloppet fastställdes till 194.588.614,58 euro vilket var 10,7 % högre än för år 2010 då avräkningsbeloppet fastställdes till 175.728.727,98 euro. Eftersom 193.927.000 euro erhållits som förskott på avräkningsbeloppet under år 2011 erhölls ytterligare 661.614,58 under år 2012. I förskott på avräkningsbeloppet för år 2012 erhöll landskapet 203.684.000 euro.
Ålandsdelegations beslut angående skattegottgörelse för år 2010 stadfästes av Republikens President den 9 mars 2012 Beloppet fastställdes till 17.440.733 (19.767.938) euro som budgeterades och bokfördes under år 2012.
Den 18.7.2011 beslöt Ålandsdelegationen att bevilja ett extra anslag om högst 50.000.000 euro, dock högst 40 % av de godtagbara investeringskostnaderna , att utges som bidrag till Kraftnät Åland Ab för byggande av en likströmförbindelse till riket. Medlen ska återbetalas om det visar sig att de strider mot EU-bestämmelser. Landskapsregeringen beslöt för sin del efter att ha inhämtat EU-kommissionens godkännande, kommissionens beslut av den 31.7.2012 ”statligt stöd SA.33823/2012/n-Finland, stöd för byggande av en likströmförbindelse mellan finländska fastlandet och Åland”. Landskapsregeringen beslöt därefter den 23.8.2012 att bevilja nämnda bidrag till Kraftnät Åland ab.
Utöver det direkta bidraget bidrag beslöt landskapsregeringen den 5.12.2012 med stöd av lagtingets beslut från den 27 september 2011 och kommissionens nämnda beslut, att ställa landskapsgaranti i form av proprieborgen för ett av Nordiska Investeringsbanken beviljat lån om 60.000.000 euro enligt låneavtal mellan Nordiska Investeringsbanken som kreditgivare, Kraftnät Åland Ab som låntagare och Ålands Landskapsregering som garantigivare.
Budgetjämförelse 2011-2012
Relation angående reserveringar
Reserveringarna 01.01.2012 var 51.234.798 euro medan utgående 31.12.2012 var 62.274.276 euro. I ökningen nya reserveringar år 2012 ingår 10.000.000 euro i extra anslag till Kraftnät Åland och 9.948.700 euro i Paf lån.
Bokslutets riktighet
Granskningen har skett på basis av Landskapslag om landskapsrevisionen 4 kap. § 12d.
Bokslutet är uppgjort enligt bokföringslagen i tillämpliga delar och följer samma principer som föregående år.
Bokslutet är riktigt uppgjort och ger i huvudsak riktiga och tillräckliga uppgifter om resultatet av landskapets verksamhet samt om dess ekonomiska ställning. Vid analys av posten personalkostnader bör dock beaktas att semesterperiodiseringen på ÅHS var alltför stor år 2011. Detta påverkar på ett väsentligt sätt jämförbarheten mellan år 2011 och 2012.
Uppgifter om bokslutet ger tillräcklig information
Bokslutet har i år kompletterats med finansieringsanalys och ekonomiska nyckeltal.
Resultaträkningen
|
| År 2012 | År 2011 | Differens |
|
| Personalkostnader | 106.106.297,38 | 106.731.685,37 | -625.387,99 | -0,58% |
| Utbetalda löner enligt årsanmälan | 90.477.129,00 | 86.891.157,00 | +3.585.972,00 | 4,1% |
Kommentarer till skillnaden mellan bokförda personalkostnader och utbetalda löner enligt årsanmälan framgår av analys av personalkostnaderna.
|
| År 2012 | År 2011 |
| Material och förnödenheter | 20.820.487,15 | 20.657.274,98 |
| Inköp av tjänster | 49.290.027,22 | 48.272.527,37 |
Kostnadsutvecklingen under år 2012 var positiv såtillvida att kostnaderna för såväl material och förnödenheter, hyror som inköp av tjänster ökade med 1,6 %, vilket är mindre än prisförändringen enligt det åländska konsumentprisindexet år 2012. Konsumentprisindex ökade med 2,3 % år 2012. Kostnadstrycket är fortfarande stort för bränsle och smörjmedel, vars kostnader uppgick till drygt 6,2 miljoner euro år 2012 eller 8 % högre än året före. Inköp av tjänster ökade år 2012 med ca 1 miljon euro. Största enskilda kostnadsökningarna finns inom ÅHS, utbildningstjänster och upphandling av tjänster för drivande av linfärjor.
|
| År 2012 | År 2011 |
| Avskrivningar | 13.888.623,63 | 13.097.650,65 |
| Finansiella intäkter | År 2012 | År 2011 |
|
| 24.432.572,75 | 13.973.510,44 |
| PAF | 20.000.000,00 | 10.000.000,00 |
| Ränta på depositioner | 1.873.887,38 | 1.613.917,32 |
|
|
|
|
| Skatter |
|
|
| Avräkningsbelopp | 204.345.614,58 | 193.509.727,98 |
| Skattegottgörelse | 17.440.733,00 | 19.767.938,00 |
Övrig information
I extra ordinarie intäkter ingår återföring av olycksfallsförsäkringspremier om 850.000,00. Beloppet hör i huvudsak till tidigare räkenskapsperioder och borde rätteligen ha bokats mot eget kapital i balansräkningen.
Ålands Industrihus Ab
I extra ordinarie kostnader ingår avskrivning av återkrav om 4.449.970,38 euro. År 2011 gjordes en avskrivning om 5.772.166,46. Under två har kostnadsförts sammanlagt 10.222.136,84 euro.
Skarven
Den fordran som finns på varvet med anledning av förseningen av Skarven framgår i en not till bokslutet och uppgår till 1.857.500,00 euro.
ÅHS
|
| År 2012 | År 2011 | Differens |
| Personalkostnader | 49.153.174,78 | 49.978.154,54 | -824.979,76 |
| Utbetalda löner enligt årsanmälan | 43.274.757,00 | 40.668.718,00 | +2.606.038,00 |
Under år 2012 minskade semesterperiodiseringen med 1.601.752,21 medan den ökade med 2.476.018,68 år 2011. Därutöver har 928.768,28 bokats mot eget kapital eftersom värdet ifjol var för högt räknat vilket bör beaktas då man jämför 2012 och 2011. Utbetalda löner var 6,4 procent högre än föregående år enligt årsanmälan till länsskatteverket.
Analys av resultaträkningen
Det verkliga resultatet före reserveringar enligt bokföringen:
År 2012 År 2011
-8.767.231,88 -16.841.022,45
Om man justerar med PAF-förändring av inkomster och utgifter för år 2011 och 2012 blir underskotten nästa lika stora.
År 2012 År 2011
-13.818.926,88 - 13.981.452,40
Utvecklingen av skattefinansieringen i form av avräkningsbelopp och skattegottgörelse samt återbäring av lotteriskatt uppvisar en fortsatt positiv tendens och ökade med ca 10,5 miljoner euro under år 2012.
Negativt är fortsatt ökning av den stora kostnadsposten personalkostnader. Personalkostnaderna, exkl. förändring i periodisering av semesterlöner, ökade med knappt 4,7 miljoner euro eller 4,5 %, vilket är aningen mindre än ökningen om 4,6 % år 2011. Lönenivån under år 2012 ökade på grund av avtalsenliga lönejusteringar som kom våren 2011 (helårseffekt 2012) försommaren 2012, gropjusteringar hösten 2012 samt utbetalning av avtalsenligt engångsbelopp under hösten 2012. År 2012 var första hela året med nya årsarbetstidsavtalet för skolsektorn.
Under året har köptjänster ersatt lönekostnader med 130.000 euro vilket gör att lönekostnaderna har ökat ännu mera under år 2012.
Analys av balansräkningen
Pensionsansvarsskulden
År 2012 År 2011
677.000.000 555.300.000
Ökningen är 121.700.000 euro och bokas mot det egna kapitalet som nu uppgår till -317.301.273,02 euro.
Landskapet har låtit utföra en beräkning av landskapets totala pensionsansvar. Beräkningen är gjord på basis av alla löpande pensioner och anställningar som registreras i landskapsregeringens pensionsdataregister.
Utjämningsfonden
Efter årets uttag ur utjämningsfonden om 5.300.000,00 euro är saldot 31.12.2012 6.433.034,12 euro. År 2011 var uttaget från utjämningsfonden 15.000.000,00 euro.
Likviditeten
Kortfristiga placeringar:
År 2012 År 2011
35.974.024,78 51.759.390,09
Likviditeten har således varit god och är åtminstone i det korta perspektivet inte något problem.
Finansieringsanalys
Bokslutet innehåller för första gången en finansieringsanalys som visar hur pengarna använts samt förändring av likviditeten.
Landskapets genomsnittliga investeringar under år 2011 och 2012 har varit ca 19.000.000 euro medan avskrivningarna under motsvarande period i medeltal uppgått till ca 13.500.000 euro. Det betyder att investeringarna överstiger avskrivningarna årligen med 5.500.000 euro.
Ekonomiska nyckeltal
Bokslutet har även kompletteras med nyckeltal som visar den ekonomiska utvecklingen i landskapet under en längre tidsperiod.
Årsredovisningen
Årsredovisningen borde tillmätas betydligt mera uppmärksamhet.
I den nya finansförvaltningslagen redogörs för hur en framtida årsredovisning ska se ut. Årsredovisningen ska innehålla bokslut och verksamhetsberättelse i ett sammanhållet dokument. Årsredovisningen bör även innehålla en redogörelse över hur den interna kontrollen är ordnad samt en bedömning av de ekonomiska framtidsutsikterna. Tillräckliga resurser för att utveckla årsredovisningen bör avsättas och en tidsplan för detta upprättas. Den nya årsredovisningen uppgörs första gången för finansåret 2014. Revisionsbyrån ifrågasätter om den tidsplanen håller.
Budgetens iakttagande
Enligt landskapslagen om landskapsrevision 4 kap. § 12 b skall landskapsrevisorerna redogöra särskilt för om budgeten iakttagits och i den formulerade mål förverkligats.
Landskapsregeringen ger varje budgetår anvisningar för verkställande av budgeten. Anvisningarna är omfattande och tydliga och om alla budgetansvariga skulle följa anvisningarna skulle allt fungera bra. Däremot har som nedan framgår en del händelseförlopp som tyder på dålig budgetdisciplin förekommit under året.
Ålands hälso- och sjukvård
I december anhöll styrelsen för ÅHS om en tilläggsbudget som innehåll dels en sänkning av inkomster med 1.600.000,00 euro dels en ökning av utgifterna med 1.200.000,00 euro Det är anmärkningsvärt att ÅHS i ett så sent skede inte kunde förutsäga anslagsbehovet bättre och att de därigenom fick ett nästan 600.000 euro större anslag tillgängligt under år 2013.
Styrelsen och hälso- och sjukvårdsdirektören har fortlöpande fått rapporter från ekonomiavdelningen som visar att om ingenting görs kommer budgeten att överskridas. Rapporterna har enbart behandlats som delgivningar utan att styrelsen varken beslutat om åtgärder som skulle innebära att budgeten inte överskrids eller följt landskapsregeringens anvisningar att utan dröjsmål anhålla om tilläggsmedel.
Både styrelsen och hälso- och sjukvårdsdirektören har följaktligen handlat i strid med landskapsregeringens budgetanvisningar. Därutöver har styrelsen även fastställt ett reglemente i strid med gällande lag (finansförvaltningslagen 1971:43 § 23).
Ålands Gymnasium
Ålands Gymnasium översked kostnadsbudgeten med 340.667,41 ( grundbudget 16.747.000,00
Till skillnad från Ålands hälso- och sjukvård har inte förvaltningschefen och styrelsen fått varningar från sin ekonomiavdelning i tillräcklig god tid för att vidta åtgärder. Styrelsen och förvaltningschefen har ändå genom otillräcklig uppföljning handlat i strid med landskapsregeringens budgetanvisningar.
Avsaknad av ekonomistyrning på styrelsenivå
Revisionsrapporten bygger på en genomgång av samtliga protokollförda styrelsemöten (20 st. inom Ålands hälso- och sjukvård, 17 st. inom Ålands Gymnasium). Det är anmärkningsvärt att det inte finns något dokumenterat system på styrelsenivå för att säkerställa att ekonomin håller sig inom ramen för den budget som styrelsen har det yttersta ansvaret för. Dokumenterad analys och prognostisering saknas från ledningens sida.
Åtgärdsförslag
Som självständig myndighet är styrelsen ytterst ansvarig för ekonomin. Mot bakgrund av de nu uppdagade allvarliga bristerna bör styrelserna överväga att på varje möte säkerställa och bilda sig en uppfattning om det ekonomiska läget. Föredragningen av ledande tjänstemän skall dokumenteras i styrelseprotokoll och innehålla en övergripande analys av den faktiska resursanvändningen i förhållande till budgeterade medel samt en prognos för den återstående delen av verksamhetsåret.
I det fall budgeten, i något specifikt anseende, inte anses hålla sträck ska styrelsen utan dröjsmål besluta om ett åtgärdspaket för att uppfylla landskapsregeringens policy och krav om sträng budgetdisciplin.
Arbetsordning för styrelsen
Landskapsregeringen bör överväga att se till att det finns fastställda arbetsordningar åtminstone för Ålands hälso- och sjukvård och Ålands Gymnasium. I arbetsordning bör fästas särskild uppmärksamhet för styrelsens ansvar för ekonomin samt att styrelsen inte blandar sig i rent operativa frågor. Antalet styrelsemöten borde kunna minskas till högst 8-10 st. per år
Budgetresultat
Utöver affärsbokföringen har en budgetuppföljning gjorts. Budgetresultatet visade ett ackumulerat underskott för år 2012 om 29.735.445,40 (underskott år 2011 17.499.013,93) euro. Affärsbokföringens underskott för år 2012 är 3.467.231,88 (1.841.022,45) euro eller 8.767.231,88 (16.841.022,45) euro före upplösning av den så kallade utjämningsfonden.
Uppföljning av huruvida formulerade mål iakttagits
En förutsättning för uppföljning av formulerade mål är att det är klara och tydliga. Det är viktigt att målsättningen är rimlig och realistisk att genomföra. Det betyder att det bör finnas både personella och ekonomiska resurser som motsvarar målsättningen i budgetframställningen.
Uppföljning av målsättningar
Nuvarande bokslut är i huvudsak enbart en sifferdel varför någon uppföljning av målen utgående från bokslutet inte är möjligt.
Landskapsregeringens verksamhetsberättelse innehåller respektive avdelnings uppföljning av målsättningar.
Redogörelse över hur landskapets interna tillsyn har ordnats
Enligt landskapslagen om landskapsrevision 4 kap. § 12c skall landskapsrevisorerna redogöra på vilket sätt den interna övervakningen har ordnats och om den är tillräcklig.
Intern styrning och kontroll
Landskapsregeringens redogörelse
Arbetet med att utveckla ett system för intern styrning och kontroll fortgår utgående från den antagna aktionsplanen från 5 oktober 2011. Under arbetets gång har nya utmaningar identifierats och därför planeras ytterligare åtgärder än de som ingår i den ursprungliga aktionsplanen. Tanken är att beakta behovet av kontinuerlig utveckling och förbättring i reviderade årliga aktionsplaner. Det följer också definitionen på intern styrning och kontroll som en ständigt pågående process för att utveckla verksamheten och styrningen av den. Planerade åtgärder är uppdelade i förvaltningsutveckling och utbildningsinsatser. Förvaltningsutveckling omfattar styrdokument, IT-stöd och budgetering. En ny arbetsgrupp under ledning av förvaltnings- och utvecklingschefen med uppdrag att planera och genomföra de åtgärder som aktionsplanen omfattar har under år 2012 inlett sitt arbete.
Under hösten 2012 hölls en grundläggande utbildningsdag i intern styrning och kontroll riktad till landskapsregeringens ledamöter, föredragande, budgetansvariga, chefer och styrelsemedlemmar samt ÅHS och underliggande myndigheter. Dessutom höll finansavdelningen en intern utbildningsdag angående landskapets ekonomiska system, budgetering, budgetansvarighet, intern styrning och kontroll, interna projekt, upphandlingar, bokföring och fakturahanteringssystemet Palette. Arbetet med att genomföra processkartläggningar fortgår och i samband med dem identifieras också vissa risker eller brister. Framöver ska särskilda riskanalyser genomföras för att systematisera riskhanteringsprocessen.
Redovisningsbyrån har utökat sina kontrollaktiviteter under året för att tillgodose behov av nya kontroller vid identifierade risker eller brister inom förvaltningen.
Näringsavdelningens administration inom LBU-programmet genomförde under hösten en egenutvärdering med avsikt att kartlägga eventuellt utvecklings- och förbättringsbehov. Utvärderingen genomfördes som ett seminarium för samtliga medarbetare inom programmet och omfattade en presentation av programadministrationen, intern styrning och kontroll och en gemensam genomgång av arbetsprocesserna enligt modell som baserar sig på COSO. Genomgången omfattade organisationsstrukturen, styrdokument, funktionen, resurser och genomförandet av arbetsprocesserna. Seminariet gav goda erfarenheter om hur 2013 års utbildning inom egenutvärdering kan genomföras.
Arbetet med att utveckla informationssäkerheten bedrivs i enlighet med den antagna informationssäkerhetspolicyn.
Avdelningscheferna har skriftligen för förvaltnings- och utvecklingschefen redogjort för vilka åtgärder som vidtagits respektive planeras i anledning av påpekanden i landskapsrevisorernas berättelse.
Tack vare kontinuerlig fokus på intern styrning och kontroll identifieras nya utvecklingsområden för att förbättra arbetsmetoder, processer och individuellt behov av kunskap. Det är ett ständigt pågående arbete där små steg framåt tas ett i taget. Medvetenheten hos medarbetare har ökat under året, vilket i sin tur också bidragit till att den interna styrningen och kontrollen har blivit bättre än föregående år.
Intern kontroll ÅHS
Ålands hälso- och sjukvård redogör för första gången år 2012 hur den interna kontrollen är ordnad i sin verksamhetsberättelse.
Allmän anvisning om hur den interna tillsynen har ordnats
Bokföringsnämndens kommunsektion har den 28 januari 2008 gett ut allmänna anvisningar om upprättande av bokslut och verksamhetsberättelse där det i punkt 3.3 framgår en modell för redogörelse över hur den interna tillsynen har ordnats. Om man byter ut kommun mot landskapet kunde det se ut på följande sätt i tillämpliga delar.
Landskapsregeringen bör i verksamhetsberättelsen (årsredovisningen) redogöra för hur den interna tillsynen och den riskhantering som ingår i denna har ordnats i landskapet, huruvida man observerat brister i tillsynen under den avslutande räkenskapsperioden och på vilket sätt man har för avsikt att utveckla den interna tillsynen under gällande mandatperiod.
Den interna tillsynen har i uppgift att säkerställa att landskapets verksamhet är ekonomisk och resultatrik, samt att de uppgifter som ligger till grund för besluten är tillräckliga och tillförlitliga och att man följer bestämmelserna i lag, myndighetsföreskrifter och de olika organens beslut samt att tillgångar och resurser tryggas.
Den interna tillsynen ska genomföras i landskapets lednings- planerings- och styrpraxis. Landskapsregeringen ansvarar för ordnandet av den interna tillsynen. Därtill ansvarar alla de organ och tjänsteinnehavare, som beviljats behörighet att disponera över landskapets tillångar och som fungerar som myndighet för genomförande av den interna tillsynen.
Revisorn skall i revisionsberättelsen ge ett utlåtande om huruvida den interna tillsynen är ändamålsenligt ordnad i landskapet. I redogörelsen genomgås de olika områdena som är föremål för den interna tillsynen. Om man upptäckt brister eller fel i landskapets interna tillsyn, skall det redogöras för dessa och förslag till hur de ska korrigeras. I det följande ges de områden som är föremål för den interna tillsynen och exempel på de faktorer som det är skäl att ta ställning till i redogörelsen:
-iakttagande av bestämmelser, föreskrifter och beslut,
-uppnående av målen, tillsyn över användning av tillgångar
-ordnande av riskhantering
-tillsyn av anskaffning, överlåtelse och skötsel av tillgångar
-avtalsverksamhet och
-bedömning av hur den interna revisionen är ordnad
Granskning av intern kontroll
Under år 2012 har uppdagats vissa väsentliga brister i den interna kontrollen. Bristerna avser ofullständiga priskontroller, bristfälliga avstämningsrutiner, avsaknad av rutiner för att bevaka att landskapets bästa tillgodoses. Bristerna har rapporterats till berörda och åtgärder har vidtagits i avsikt att åtgärda bristerna i den interna kontrollen. Därutöver har väsentliga brister i budgetdisciplin noterats. ( ÅHS och Ålands Gymnasium) Även där har förändringar skett så att bristerna inte skall upprepas.
Riskbedömning och kvalitetssäkring av arbetsuppgifter
Det finns ingen fullständig dokumenterad kartläggning av risker inom landskapsförvaltningen. Om nyckelpersoner slutar och ingen dokumentation på arbetsuppgifter finns kan det leda till väsentligt avbrott i verksamhetsförutsättningarna.
Förbättring av den interna kontrollen
Det är fortsättningsvis viktigt att utveckla och förbättra den interna kontrollen. En förutsättning för god intern kontroll är att högsta ledningen på alla nivåer i ord och handling prioriterar den interna kontrollen. Under maj månad 2013 har en konkret aktionsplan presenterats för ledningsgruppen.
Redogörelse över uppgifter hur ägarinflytande använts i bolag som landskapet helt äger eller har inflytande i
Enligt landskapslag om landskapsrevision 4 kap § 12e skall landskapsrevisorerna särskilt redogöra för uppgifter om hur ägarinflytande använts i bolag som landskapet helt äger eller har aktiemajoritet i. En förutsättning för att granska ovan nämnda uppgifter är att det finns tydliga ägardirektiv.
Ett ägardirektiv uttrycker ägarviljan eller ägarstyrningen dvs. det som ägaren vill med sitt företag. Ägardirektiv är ett dokument i första hand riktad till styrelse och verkställande ledning. Dessa bolagsorgan ska aldrig behöva tveka vad som är ägarnas intentioner och restriktioner avseende den långsiktiga utvecklingen av företaget. Finansavdelningen beställde hösten 2012 en uppdatering av principdokumentet för ägarstyrningen. Dokumentet är förnärvarande under beredning för beslut i landskapsregeringen.
Revisorerna noterar att resultaträkningen visar ett negativt resultat för fjärde året i följd. Det behövs ytterligare åtgärder för att få bokslutsresultatet positivt. Finansieringsanalysen visar för andra året i rad ett negativt kassaflöde på ca 20 miljoner euro.
Revisorerna anser fortsättningsvis att reserveringssaldot enligt budgetuppföljningen ger en skev bild av de verkliga kostnaderna för verksamheten. Enligt revisorerna bör reserveringarna av verksamhetsanslag slopas.
Revisorerna vill vidare ifrågasätta att ett anslag i tilläggsbudgeten görs i form av ett VR-anslag som därmed blir tillgängligt under två år. Detta gjordes t.ex. i andra tilläggsbudgeten för år 2012 under ÅHS-moment för verksamhetsutgifter.
Revisorerna anser i likhet med den ledande revisorn att styrelsen vid en självständig myndighet är ytterst ansvarig för ekonomin. Mot bakgrund av de uppdagade allvarliga bristerna vid Ålands Gymnasium och ÅHS bör respektive styrelse på varje möte bilda sig en uppfattning om det ekonomiska läget. I det fall kostnaderna, i något specifikt avseende, inte hålls inom de budgeterade ramarna ska styrelsen utan dröjsmål besluta om ett åtgärdspaket för att uppfylla landskapsregeringens policy och krav om sträng budgetdisciplin. Föredragningen av ledande tjänstemän skall dokumenteras i styrelseprotokoll och innehålla en övergripande analys av den faktiska resursanvändningen i förhållande till budgeterade medel samt en prognos för den återstående delen av verksamhetsåret.
Revisorerna noterar med tillfredställelse att en uppdatering av principdokumentet för ägarstyrning är under beredning.
Revisorerna anser att arbetet med att utveckla den interna kontrollen bör fortsätta.
Social- och miljöavdelningens förvaltningsområde
Ålands hälso- och sjukvård, ÅHS
Inköp och lönesättning
Landskapsrevisorerna har upphandlat två granskningar av ÅHS som har utförts av PricewaterhouseCoopers Oy. Den ena granskningen gällde lönesättningen och den andra gällde inköp vid ÅHS. De två rapporterna är fogade till berättelsen som bilagor.
ADB-stödd granskning av lönerna
PwC:s granskning har bl.a. kartlagt löner som överstiger kollektivavtalets övre intervallgräns inom respektive persons specifika lönesättningskod. Enligt kollektivavtalet kan grundlönen av vägande skäl justeras så att den överstiger intervallets övre gränsbelopp med högs 10 procent. PwC har därför undersökt hur många löner som överstiger det övre gränsbeloppet med mer än 10 procent. Vidare har dokumentationen av beslut om lönesättning granskats. Granskningen har även omfattat speciella lönetillägg, ersättning för övertid samt lönesättningen vid tillfälliga förordnanden.
I PwC:s rapport presenteras de anmärkningar som granskningen har givit anledning till. Revisorerna hörde representanter från ÅHS om resultatet av granskningen den 4 februari 2013. Efter hörandet konstaterade revisorerna att ÅHS hade fått oskäligt kort tid på sig att kommentera resultatet av granskningen. Revisorerna beslöt därför att ge en ny frist för att inkomma med ett skriftligt bemötande. Ledningsgruppen behandlade PwC:s rapport vid ett möte den 26 mars 2013. I protokollet från mötet kommenterar ledningsgruppen revisionsfirmans anmärkningar. I några fall innehåller protokollet tillrättaläggande information och i andra fall kommer ledningsgruppen med bemötanden samt redovisar vilka åtgärder som vidtagits med anledning av de brister som påtalats. En av orsakerna till att så många anställda har en lön som ligger ovanför respektive löneintervall i tjänstekollektivavtalet är att ÅHS genom gropjusteringar har höjt löner utan att justera löneintervallen. Ett skäl till att många löner överskrider intervallgränsen är att det har överenskommits med fackliga huvudavtalsorganisationer om gropjusteringar utan att intervallgränserna har justerats i samband med det.
Revisorerna konstaterar att det finns ca 200 personer av de ordinarie anställda vars lön överskrider löneintervallets övre gräns i kollektivavtalet. I några fall är överskridningen större än 10 procent. Dessa löner ska med stöd av 5 § landskapslagen om tjänstekollektivavtal (1978:22) godkännas av landskapsregeringen. Något sådant godkännande har inte inhämtats. Revisorerna förutsätter att rutiner för detta införs omgående.
Revisorerna konstaterar vidare att det finns ett relativt stort antal personer som har rätt att anställa personal och att fatta beslut om avlöning. Eftersom det handlar om många anställningar per år och då lönerna utgör en mycket stor del av verksamhetens kostnader finns det anledning att rutinmässigt och noggrant kontrollera alla lönebeslut för att säkerställa att dessa följer antagna principer och gällande tjänstekollektivavtal. Då beslutanderätten är fördelad på många i personalen finns det annars risk för att felaktiga beslut inte upptäcks. Revisorerna har erfarit att lönejusteringar inom 10 procent över intervallgränsen ska godkännas av respektive ledningsgruppsmedlem, men att skriftligt godkännande inte har krävts. Det har framkommit att kravet på godkännande tolkats strängt inom vårdsektorn. Vårdchefen har antagit tydliga principer för hur lönesättningen ska kontrolleras, bl.a. beträffande skriftligt godkännande. Revisorerna understryker vikten av att allmänna principer för kontroller av anställningsbeslut och lönesättning antas så snart som möjligt inom ÅHS och att dessa framöver tillämpas på samma sätt inom hela organisationen.
ADB-stödd granskning av inköpen
Syftet med granskningen har varit att undersöka om kontrollerna i inköpsprocessen fungerar effektivt och att utföra vissa analyser av dokumentationen såsom transaktionsdata, fakturor, kreditfakturor m.m. Analyserna har bl.a. innefattat att:
- söka duplikat av fakturor i systemet – dvs. inköpsfakturor som har erhållits/betalats två gånger,
- granska avvikande leverantörer – en lista av leverantörer som fakturerat endast en gång,
- kontrollera periodiseringen av fakturor – dvs. om det finns fakturor daterade 2012 som är bokförda 2013,
- kontrollera attestering av fakturor – dvs. har samma person granskat och godkänt, om det saknas godkännande eller om godkännande erhållits efter det att fakturan har betalts,
- kontroll av omloppshastighet av fakturor – dvs. hur länge tar processen från mottagande till betalning samt att
- sammanställa fakturor bokförda på konton för köpta experttjänster för att se hurdana tjänster som köps och hur dessa varierat mellan åren 2012 och 2011
PwC:s sammandragsrapport avslutas med en sammanställning av de testade kontrollerna och testresultatet samt slutsatser. PwC-revisorns slutsatser citeras i sin helhet nedan:
”Det finns flera välfungerande, både automatiska och manuella kontroller i fakturahanteringen. Även om det inte finns kontroller i bruk på vissa punkter kompenseras dessa av andra kontroller eller av förväntningen att leverantörerna är aktiva och följer upp sina egna fordringar så att eventuella fel i systemöverföringar kan noteras och korrigeras.
I samband med vår granskning har vi noterat att periodiseringarna i den nuvarande processen baserar sig på att alla fakturor dvs. alla kostnader som relaterar till perioden, erhålls innan bokslutet sammanställs. Med tanke på eventuella framtida krav för en snabbare bokslutsprocess så kommer man troligen att vara tvungen att ändra på rutinerna för att kunna ta i beaktande kostnader för leveranser som inkommit och tjänster som utförts innan fakturan har kommit till ÅHS. Detta kan t.ex. göras genom att tidigarelägga attesteringen så att attestering sker på basen av en order istället för i samband med erhållande av faktura. Fakturahanteringen skulle i detta fall betyda att fakturan matchas mot en attesterad order och skickas för ett nytt godkännande endast ifall fakturan avviker från attesterade ordern. Sammanställningen i excel dokumentet kan också användas till att etablera vilka de största leverantörerna är vid bokslutstidpunkt så att man vid bokslut åtminstone kontrollerar att dessa periodiseringar blir korrekt gjorda, även om man kanske inte fångar upp alla mindre periodiseringar med denna metod.
Sammanställningen i Excel-dokumentet kan även användas som jämförelsematerial ifall man önskar göra samma granskning påföljande år eller som internt analysmaterial för att se ifall det finns flera produkter eller tjänster bland t.ex. engångsleverantörerna i Excel-dokumentet där en upphandling borde övervägas.”
Revisorerna konstaterar med tillfredsställelse att granskningen har visat att ÅHS har ett fungerande kontrollsystem för inköpen.
Utbildnings- och kulturavdelningens förvaltnings-område
Nätpedagogik och Validering
Uppföljning av granskning år 2011
I revisorernas berättelse år 2011 redogörs för revisorernas iakttagelser vid granskningen av de två projekten Nätpedagogik och Validering. Revisorerna konstaterade att det fanns anmärkningsvärda skillnader mellan de budgeterade anslagen för projekten och det som enligt redovisningarna har förverkligats. Med stöd av de uppgifter som framkom vid granskningen drog revisorerna slutsatsen att de anslagna medlen inte hade använts effektivt. Revisorerna noterade även att projekten hade saknat tillräcklig styrning och avancerat alltför långsamt.
Utbildningsbyrån har haft ansvar för att projekten förverkligas. Avsikten är nu att avsluta båda projekten vid årsskiftet 2012-2013. Projektledaren för projektet validering har varit anställd på heltid och har haft sin arbetsplats vid Ålands gymnasium. Det har visat sig vara gynnsamt för projektet. Projektledaren för Nätpedagogik har haft sin arbetsplats på utbildningsbyrån.
De båda projekten har finansierats över ett och samma budgetmoment. Revisorerna har erfarit att landskapsregeringen anser att det hade varit mer ändamålsenligt att budgetera dem på skilda budgetmoment.
Validering
Projektet startades år 2008. Målsättningen var att bygga upp en modell för validering av icke-dokumenterat kunnande och kompetens. Valideringen underlättar t.ex. för invandrare att komma ut på arbetsmarknaden. Ett valideringssystem för personer som söker till högskolan har byggts upp. När det gäller gymnasiet har projektet inte förverkligats fullt ut. Omstruktureringen av gymnasieskolan har bidragit till att projektet har försenats. Under projektets gång har dock erfarenhet insamlats som har gett en bild av hur systemet bör se ut för att fungera. När EU-projektet avslutas vid årsskiftet kommer det drivas vidare som ett nationellt permanent system. Valideringssystemet kommer att beskrivas i projektets slutrapport.
Nätpedagogik
Projekt Nätpedagogik syftade till att planera och genomföra en omfattande lärarfortbildning inom IT och nätpedagogik. Projektet har bl.a. visat att det tar lång tid att förändra attityder och arbetssätt. Fortbildningssystemet MIP (Media och IT i pedagogiken) har utformats och startats upp inom projektet. Det har ordnats utbildning och information i form av konferenser och miniseminarier. Under år 2012 hölls bl.a. utbildning om hur sociala medier kan användas i undervisningen. IT-kompetensen har långsamt höjts bland lärarna.
Projektet kommer att avslutas vid årsskiftet men arbetet kommer att fortsätta inom ramen för landskapsregeringens budget. Medel finns upptaget för projektledarens lön.
Revisorernas iakttagelser
Revisorerna har erfarit att de medel som avsattes för projekten fortfarande inte har utnyttjats fullt ut. Enligt projektplanen för Validering skulle det tillsättas yrkesråd inom olika yrkesområden. Det har inte förverkligats. Inom Ålands gymnasium finns ett Yrkesråd i den nya organisationen. Landskapsregeringen har valt att inte tillsätta en parallell organisation för detta. Medlen som avsattes för att tillsätta yrkesråden har därför inte använts.
Revisorerna konstaterar att ambitionerna med dessa projekt har varit högre än vad som kunnat förverkligas.
Museibyrån
Museibyråns byggnader i Kastelholm
Museibyrån har ett stort antal byggnader i Kastelholm som byrån förvaltar. Byggnadsbyrån bistår museibyrån när det gäller underhåll och renoveringar av de moderna byggnaderna. Museibyrån har egen personal för underhållet av de museala byggnaderna. Byggnadsbyrån bistår också när det ska ingås avtal om hyra eller arrenden.
Revisorerna har valt att närmare granska förvaltningen av Ribacka, Jan Karlsgårdens värdshus och Kungsgården.
Ribacka är museibyråns platskontor i Kastelholm. I byggnaden finns bl.a. kontors- och personalutrymmen för museibyråns personal, verkstad för byggnadsunderhåll, utrymmen för hantering och förvaring av arkeologiskt material samt konferensutrymmen. En del av utrymmena i byggnaden hyrs ut till Miljömedicinska byrån. Utrymmena hyrs i beredskapssyfte för pandemier och för förvaring av material. Lokalerna används därför inte dagligen. Museibyrån har dessutom under tiden för ombyggnaden av basutställningen i Ålands museum tagit i bruk en del av konferensutrymmena i Ribacka för förvaring av rekvisita såsom montrar m.m. På så sätt undviker museibyrån kostnader för en tillfällig lagerlokal under ombyggnadstiden.
Jan Karlsgårdens värdshus står tomt sedan årsskiftet 2012-2013 då den tidigare arrendatorn flyttade ut. Landskapsregeringen bjöd i början på år 2012 ut byggnaden till försäljning. Tomten bjöds samtidigt ut på arrende på 30 år. Revisorerna har erfarit att förhandlingar om försäljning av fastigheten har förts med en intresserad köpare. Förhandlingarna ledde dock inte till försäljning. Museibyrån har därefter i en annons bjudit ut byggnaden på nytt för ett tillfälligt sommarcafé under sommaren år 2013. Bottenvåningen är renoverad under år 2011. En del av bottenvåningen byggdes om till ett bageri. Bottenvåningen inrymmer dessutom en central oljepanna som värmer även övriga av museibyråns byggnader i Kastelholm. I den övre våningen finns en restaurang, café, kök och personalutrymmen. Revisorerna har erfarit att ett förnyat försök att få verksamhet i lokalerna under årets turistsäsong kommer att göras. Värdshuset är viktigt för friluftsmuseet Jan Karlsgårdens besökare. Här kan service i olika former ges till besökarna.
Kastelholms kungsgård är tänkt att bjudas ut för arrende. Manngårdsbyggnaden har genomgått en grundlig sanering på grund av att byggnaden angripits av hussvamp. Byggnadens inre har inte återställts efter saneringen. Golven är därför borta i vissa rum och stockväggarna är bara. Museibyrån har valt att inte återställa byggnadens inre förrän den framtida användningen av byggnaden har klarlagts. Revisorerna har erfarit att kungsgården har förevisats för olika intressenter, men att något avtal tillsvidare inte har slutits.
Enligt revisorerna är Ribackas utrymmen underutnyttjade. Jan Karlsgårdens Värdshus och Kungsgården utnyttjades inte alls vid tidpunkten för granskningen. Revisorerna föreslår att ansvarsfördelningen för de nämnda byggnaderna bör ses över. Att förvalta moderna byggnader hör inte till museibyråns egentliga uppgifter. Enligt revisorerna bör landskapsregeringen överväga en överföring av förvaltningen av Jan Karlsgårdens värdshus och den planerade försäljningen till byggnadsbyrån. Museibyrån bör dock ges möjlighet att ge utlåtande inför alla beslut som rör värdshuset och verksamheten i det. Värdshuset är beläget på ett musealt område som är viktigt för turistnäringen. Syftet med värdshuset har varit att erbjuda service åt dem som besöker Jan-Karlsgårdens friluftsmuseum. Revisorerna anser därför att det är angeläget att den framtida verksamheten i värdshuset anpassas till detta.
Enligt revisorerna är det viktigt att använda byggnader som är avsedda för förvaltningen så effektivt som möjligt. När det gäller värdshuset och kungsgården anser revisorerna landskapsregeringen bör se till att de så snart som möjligt tas i bruk för någon lämplig verksamhet.
Näringsavdelningens förvaltningsområde
Ålands arbetsmarknads- och studieservicemyndighet
Allmänt
Åland arbetsmarknads- och studieservicemyndighet (Ams) är en självständig myndighet som är underställd landskapsregeringen. I landskapslagen om Ålands arbetsmarknads- och studieservicemyndighet (2006:9) finns bestämmelser om myndighetens organisation och personal, service-skyldighet, avgifter m.m. Ams ska tillhandahålla de tjänster och utföra de uppgifter anges i landskapslagen om arbetsmarknadspolitisk verksamhet (2006:8) och landskapslagen om studiestöd eller i annan lagstiftning. Ams fullgör dessutom vissa uppgifter som hör till rikets behörighet men som har överflyttats till landskapet genom överenskommelseförordningar. Sådana uppgifter är till exempel i samband med ansökningar om lönegaranti, i anslutning till ansökningar om uppehållstillstånd för arbete för medborgare från s.k. tredje land och vad gäller rätten till pension för tid i studier. Ams handlägger dessutom ärenden som baseras på budgetbeslut. Ams administrerar till exempel systemet med högskolepraktikanter.
Tyngdpunkten i Ams verksamhet under år 2012 har legat på att motverka tendenser till utestängning och utanförskap. Ams har samtidigt deltagit i rekryteringsevenemang under rubriken Arbeta & Bo på Åland samt inom det s.k. Eures nätverket. Enligt motiveringarna i budgeten för år 2012 ska Ams i sin verksamhet prioritera de funktionshindrade högt.
Myndigheten har totalt 21 personer anställda. Av dessa arbetar tre personer med handläggning av studiestöd. Vid myndigheten pågår dessutom ett EFS-finansierat projekt som sysselsätter två anställda. Därutöver anställs extra personal under kortare perioder vid behov.
Nya lokaler
Ams har under slutet på år 2012 bytt verksamhetsställe. Revisorerna har inhämtat att Ams sades upp skriftligen första gången den 21 oktober 2010. Ams sades då upp per den 31 oktober 2011. Då Ams följande höst fortfarande inte hade hittat nya lokaler tecknades ett nytt hyresavtal med hyresvärden. I avtalet bestämdes uppsägningstiden till två månader för vardera part. Den 13 augusti 2012 fick Ams en ny uppsägning där det framgick att Ams måste lämna lokalerna senast den 31 oktober 2012.
Med bistånd från byggnadsbyrån och näringsavdelningen har Ams självständigt fattat beslut om flytten till lokalen vid Nygatan. Det nya hyresavtalet har likaså ingåtts av Ams.
Revisorerna besökte Ams endast några dagar efter det att myndigheten flyttat in den nya lokalen. Revisorerna konstaterar att det nya verksamhetsstället ligger väldigt centralt, men att ingången är anonym. Det nya verksamhetsstället är totalt 725 m² medan den tidigare lokalen var 660 m². De nya lokalerna behövde anpassas till Ams verksamhet vilket förutsatte en omfattande ombyggnad invändigt. Ombyggnaden innebar bl.a. att lokalerna anpassades till säkerhetskrav för personalen. En besökare kan inte längre fritt röra sig i Ams lokaler utan måste först anmäla sig i receptionen och blir hämtad av personalen till det rum där mötet med förmedlaren hålls. Besöksrummen har dessutom försetts med en andra utgång.
Kostnaderna för ombyggnaden av den nya lokalen har belastat Ams budgetmoment. Ombyggnaden har hittills kostat ca 100.000 euro. Alla kostnader är ännu inte bokförda. Elinstallationerna var inte slutförda vid granskningen. Myndigheten har för ombyggnaden huvudsakligen använt återstående medel från år 2011.
| Beräknade ombyggnads- och flyttkostnader | Euro |
| flyttransport | 7 300 |
| dubbelhyra och -el | 24 000 |
| flyttstädning | 1 000 |
| ombyggnad | 100 000 |
| SUMMA | 132 300 |
Flytten har dessutom lett till en del nödvändiga nyanskaffningar såsom skyltar, larm, fiberanslutning m.m. Kostnaden för detta är ca. 8.800 euro. Vidare har flytten lett till ökade driftskostnader om ca. 34.000 euro per år. De ökade kostnaderna har räknats fram för bl.a. hyra, städning och väkteri.
Ams har funnits i de tidigare lokalerna sedan år 1991. Hyran var totalt 8.398,66 euro per månad för 660 m2 ( 12,73 e/ m2). Det fanns tre hyreskontrakt på de olika delarna av lokalerna på grund av att myndighetens behov av utrymmen har ökat efter hand. Årshyran var 100.784 euro.
I de nya lokalerna är hyran 10.800,40 euro per månad för 725 m2 (14,90 e/ m2) fr.o.m. februari 2013. Årshyran är 129.605 euro.
Hyrestiden är tre år från den 1 november 2012. Därefter kan avtalet sägas upp skriftligen med 6 månaders uppsägningstid av vardera part.
Revisorerna har noterat att det i budgeten för år 2013 under kapitel 43.60 anges att landskapsregeringen arbetar vidare med att planera för kompletterande utrymmen för Ålands polismyndighet på en tomt som gränsar till det befintliga polishuset. Vidare sägs i samma kapitel att utrymmen planeras för Ams behov.
Revisorerna konstaterar att det var nödvändigt att hitta nya lokaler till Ams på grund av att den tidigare hyresvärden hade sagt upp hyreskontraktet. Enligt byggnadsbyrån fanns det ett begränsat utbud av hyreslokaler som passade för Ams verksamhet. Flytten har lett till en kännbar förhöjning av driftskostnaderna. Revisorerna finner samtidigt att lokaliseringen av Ams fortsättningsvis inte är löst på lång sikt. Den avtalade hyrestiden är kort. Då det är känt att de framtida planerna för de nuvarande lokalerna är oklara anser revisorerna att en mer långsiktig lösning borde ha sökts. Mot den här bakgrunden är ombyggnadskostnaderna anmärkningsvärt höga. Den nya hyran är hög, särskilt med tanke på att hyrestagaren har bekostat ombyggnaden av lokalerna.
Trafikavdelningens förvaltningsområde
Organisation
Allmänt
Den 19 maj 2011 antogs en ny landskapsförordning om landskapsregeringens allmänna förvaltning (2011:35). Förordningen innehåller bestämmelser om indelningen av avdelningarna vid landskapsregeringens allmänna förvaltning i byråer och enheter och om de uppgifter som ankommer på byråerna och enheterna. Genom landskapsförordningen förändrades bl.a. trafikavdelningens organisation. Två nya byråer, trafikbyrån och produktionsbyrån, bildades vid sidan av den allmänna byrån som funnits från tidigare. Under produktionsbyrån inrättades fyra enheter: rederienheten, vägunderhållsenheten, sjötrafikenheten, projekterings- och vattenenheten samt verkstads – och lagerenheten.
Redan i budgeten för år 2012 framgick att ytterligare förändringar i organisationen vid trafikavdelningen skulle genomföras vid trafikavdelningen. Tjänsterna vid projekterings- och vattenheten flyttades dels till allmänna byrån och dels till trafikbyrån. Dessutom överfördes en halv tjänst som arbetsledare och ett mätningsbiträde i arbetsavtalsförhållande till vägunderhållsverksamheten. Genom överflyttningarna av de anställda har verksamheten vid projekterings- och vattenheten i praktiken upphört. Revisorerna har noterat att detta inte framgår av budgetmotiveringarna. I motiveringarna sägs att omorganisationen leder till att kompetensen inom trafikbyrån förstärks inför kommande investeringsprojekt. Vidare sägs att omorganisationen inte innebär någon utökad verksamhet. Trafikavdelningens organisationsplan ser efter de nämnda ändringarna ut enligt följande:
Revisorerna konstaterar att förändringarna som omnämns i budgeten för år 2012 har verkställts utan att motsvarande förändringar har införts i landskapsförordningen om landskapsregeringens allmänna förvaltning. Enligt förordningen ska projekterings- och vattenenheten utföra projektering, planering och mätning inom mark- och vattenområdet samt ordna vattenförättningar. Revisorerna har erfarit att landskapsregeringens avsikt är att ändra förordningen så att bestämmelserna överensstämmer med nuvarande organisation.
Revisorerna anser att landskapsregeringen borde ha vidtagit åtgärder för att ändra landskapsförordningen om landskapets allmänna förvaltning så snart budgeten för år 2012 antagits av lagtinget.
Tillfällig rederichef
I december 2010 anlitade trafikavdelningen en konsult mot timarvode för att bistå avdelningen med sakkunskap inom skärgårdstrafiken. Till konsulens firma har trafikavdelningen erlagt arvode för 927 timmar á 95 euro/timme mellan december 2010 fram till och med november 2012.
Från februari 2011 anställdes samma konsult i arbetsavtalsförhållande för att arbeta deltid vid trafikavdelningen som tillfällig rederichef. Enligt arbetsavtalet hör det till den tillfällige rederichefens arbetsuppgifter att implementera en plan för rederiverksamhet och fartygsdrift inkluderande ekonomi, reparationer, underhåll, säkerhet och certifikat, trafikplanering, farleder och hamnar samt övriga av avdelningschefen ålagda uppgifter. Lönen är i avtalet bestämd till 120 euro/timme. Det första avtalet gällde från den 1 februari 2011 till den 31 maj 2011. Nya avtal har därefter ingåtts med den anställde i samband med att det tidigare avtalstiden har löpt ut. Avtalstidens ens längd har varierat något, men i regel har de varat mellan tre till fyra månader i gången.
Revisorerna har granskat arbetsavtalen, utbetalningarna av lön samt utbetalda arvoden till konsultbolaget. Revisorerna har funnit att uppgifterna i arbetsavtalen är bristfälliga. Av avtalen framgår inte om kollektivavtal eller lag ska tillämpas vid t.ex. uträkning av semesterlön eller sjukersättning. Arbetstiden anges inte heller i avtalet. Revisorerna har erfarit att arbetsuppgifterna har överenskommits muntligen på förhand varje månad. Arbetstagaren har redovisat timmarna till avdelningschefen efterhand. År 2011 har totalt utbetalts 127.740 euro i lön. Under år 2012 utbetalades totalt 147.900 euro i lön.
Arbetsavtalet mellan rederichefen och landskapsregeringen har på landskapsregeringens vägnar ingåtts av avdelningschefen. Rätten att anställa personal har genom ett beslut i landskapsregeringen delegerats till avdelningscheferna (ÅLR 2011/5709). I delegeringsbeslutet sägs ingenting om hur lönen ska bestämmas. I fråga om tjänstetillsättningar är avdelningscheferna bundna av tjänstekollektivavtal. Motsvarande begränsning saknas när det gäller arbetsavtal.
Trafikavdelningen föreslog att en tjänst som rederichef skulle inrättas i förslaget till budget för år 2012, men detta ströks av landskapsregeringen i det slutliga förslaget till budget som överlämnades till lagtinget. En tjänst som rederichef föreslogs på nytt ett år senare. Lagtinget fattade beslut om tjänsten i januari 2013 när lagtinget antog landskapsregeringens förslag till andra tilläggsbudget för år 2012. Tjänsten inrättades med en månadslön enligt löneklass A27. (3.898,67 euro med alla ålderstillägg 4.978,98 euro från den 1 april 2013). Enligt detaljmotiveringen möjliggör inrättandet en mer kontinuerlig utveckling och styrning av rederienheten samt minskar kostnaderna för konsultarvoden. Revisorerna har inhämtat att tjänsten har varit lediganslagen i annons två gånger och att landskapsregeringen inte har ansett att någon av de sökande har varit lämplig för tjänsten. Diskussioner förs nu om ytterligare förändringar i organisationen för hitta en lösning för hur och var de aktuella arbetsuppgifterna ska skötas på trafikavdelningen.
Revisorerna finner att det ovan nämnda delegeringsbeslutet är otydligt till den del det gäller rätten för avdelningschefer att anställa personal. Beslutet borde kompletteras med närmare anvisningar med ramar eller riktlinjer för hur lönenivån bestäms i ett arbetsavtal samt under vilka förutsättningar som lönenivån kan överskridas.
Vidare anser revisorerna att de arbetsavtal som ingås måste innehålla alla uppgifter som är nödvändiga för att avgöra vad som gäller enlig avtalet.
Inkomster från landskapsfärjorna år 2010-2012
Revisionsbyrån har på landskapsrevisorernas uppdrag granskat huruvida avgifterna på landskapsfärjorna uppbärs i enlighet med landskapsregeringens beslut samt huruvida den interna kontrollen är tillräcklig.
Inkomsterna ingår bland övriga inkomster om ca 24 miljoner i landskapets bokslut medan inkomsterna i budgeten minskar sjötrafikens utgifter, dvs nettobudgeteras.
Inkomstutvecklingen
| Ålandstrafikens inkomster för sjötrafiken 2010-2012 | ||||
|
| 2010 | 2011 | 2012 (tom oktober) |
|
|
|
|
|
|
|
| Utfall | 876 807 | 814 430 | 804.000 | Uppskattning Helår 830 000 |
| Budget | 1 068 000 | 875 000 | 920 000 |
|
| Avvikelse | 191 193 | 60 570 | 90 000 | Uppskattning |
|
|
|
|
|
|
| Viggen | 198 363 | 165 812 | 157.585 |
|
| Fordon | -4 % | -3 % | -8 % |
|
| Alfågeln | 175 073 | 149 061 | 152.935 |
|
| Fordon | -4 % | -4 % | -12 % |
|
| Skarven | 85 690 | 106 080 | 101.636 |
|
| Fordon | +7% | +7% | -12 % |
|
| Skiftet | 77 255 | 58 133 | 37.145 |
|
| Fordon | -11 % | +3 % | -11 % |
|
| Gudingen | 61 133 | 30 936 | 20.590 |
|
| Fordon | -2 % | -2 % | -12 % |
|
|
|
|
|
|
|
| Ofördelat | 197 867 | 260 496 | 309.937 |
|
|
|
|
|
|
|
Viggen: Norra Linjen, Åva - Osnäs
Alfågeln: Norra linjen, Hummelvik - Torsholma
Skarven: Svinö-Degerby
Skiftet och Gudingen: Södra linjen, Långnäs - Kökar - Galtby
Inkomstbeloppen är hämtade från bokföringen medan den procentuella förändringen av antal fordon är hämtad från trafikavdelningens statistik.
Ålandstrafikens kommentarer till inkomsterna
Under rubriken Ofördelat färjor syns alla intäkter som flyter i n via Ålandstrafiken, alltså de biljetter, rabattbiljetter och årskort som säljs på kontoret. Från och med år 2011 har det sommartid (ca 4 juni-12 augusti) funnits biljettförsäljare i Långnäs som säljer biljetter till både södra och tvärgående linjens fartyg. Även dessa intäkter bokförs på ofördelat, då det är fråga om försäljning till fler än en linje. Från och med 7 juli 2011 har skärgårdstrafikens webbokning erbjudit möjligheten att betala resan samtidigt med bokningen. Många använder sig av tjänsten och intäkterna från den bokförs också på ofördelat då betalningarna från ”Verkkomaksut” (tillhandahåller själva betalningslösningen) redovisas månadsvis och inte går att dela upp fartygsvis. Övriga intäkter som bokförs på ofördelat är fakturerade resor baserade på vouchers och styrmanskvitton från färjorna samt årskorten för skärgårdsbor som skickas ut mot postförskott (ca 1000 st. år 2012).
Revisionsbyråns kommentar
Förutsättningarna för att jämföra per färja saknas då det skett förändringar i sättet att redovisa beroende på ändrade försäljningsrutiner. Avgifterna har höjts samtidigt som antal fordon som avgifterna baserar sig på har visat en nedåtgående trend. Även årskortens ökning bidrar till lägre avgifter totalt. Revisionsbyrån vill framhålla att trafikavdelningen försöker utveckla redovisningen framledes så att det är lätt att jämföra från år till år. Revisionsbyråns bedömning på basen av de material som vi granskat är att siffrorna åtminstone trendmässigt är rimliga på basen av de förklaringar revisionsbyrån erhållit.
Intern kontroll
Revisorn har tillsammans med sjötrafikchef Bo Karlsson åkt runt på de linjer som redogörs för i tabellen ovan. Revisionsbyråns uppfattning är att rätt pris uppbärs och att avgifter i huvudsak hinner uppbäras av de som skall betala. Det finns ingen koppling mellan den ekonomiska redovisningen och fordonsstatistiken. I budgeten för år 2013 beräknas inkomsterna till 1.300.000 euro. Det är en väsentlig ökning jämfört med tidigare år och förutsätter att avgiftsbasen breddas. Det vore bra för den interna kontrollen om statistik och den ekonomiska redovisningen kunde knytas ihop. Enligt de uppgifter revisionsbyrån erhållit kommer trafikavdelningen att utveckla redovisningen under år 2013.
Landskapsrevisorerna konstaterar att kontrollen av hanteringen av kontanter är bristfällig. Det saknas framför allt en koppling mellan fordonsstatistiken och den ekonomiska kontrollen. Revisorerna föreslår att det införs ett automatiserat system så att statistiken blir tillförlitlig och så att alla resenärer debiteras för resan. Revisorerna föreslår dessutom att landskapsregeringen överväger införandet av en bokningsavgift som uppbärs i samband med att resan bokas.
Granskning av landskapets verkstad
Verkstaden
Verkstadshallen byggdes år 1979. Hallen inrymmer en reparationshall kombinerad med en svetsavdelning, en elverkstad, ett snickeri och en tvätthall. Till verkstaden hör också en värmecentral som förser verkstaden, lagret samt bilbesiktningen med värme.
Byggnaden är inte i bra skick då det inte blivit pengar över för underhåll. En betydande risk är ett saneringsbehov om ca 700.000 - 800.000 euro inom en snar framtid. Denna investering måste finansieras utanför den löpande budgeten.
Verkstaden utför i första hand reparationer av trafikavdelningens färjor, färjklaffar, fordon och maskiner.
Verkstaden har också hand om färjornas reservdelsbeställningar, avtalar om externt beställda reparationer samt följer upp arbeten och fakturor.
Personalstyrkan består av verkstadschefen, två verkmästare, ett lagerbiträde samt förnärvarande 12 st. montörer uppdelade på maskinreparationer, elreparationer, svetsning och träarbeten.
Personalomsättningen är låg vilket innebär att arbetsstyrkan är kunnig.
Debitering
Debiteringen sker till självkostnadspris, dvs. ett kalkylerat pris som ska täcka alla kostnader förutom kapitalkostnaderna. Utfallet per månad och totalt för året följs upp månatligen för att kunna korrigeras om behov föreligger. Timdebiteringen ligger förnärvarande på 39 euro/timme. Revisionsbyrån tog del av rutinerna för skapande av fakturaunderlag samt hur lagerinventering görs.
Arbetsområden
Färjor, båtar
När det gäller verkstadens del är det närmast fråga om utryckningar vid akuta fel och haverier samt reparationer och rekonditionering av motorer och motorkomponenter som kan göras som mellanarbeten vid verkstaden. Motorgenomgångar under uppläggningarna utförs ofta av verkstadens personal. Sjötrafiken står för ca 70 procent av omsättningen.
Bilar och fordon
Bilar och övriga fordons årsunderhåll samt även akuta reparationer handhas av verkstadens personal.
Målsättning
Målsättningen är att hålla ett lågt pris och en bra service. Det försöker verkstaden uppnå genom att hålla personalstyrkan på en sådan nivå att full sysselsättning finns och att man även klarar ett större haveri.
Upphandlingsrutiner
Tidigare har verkstaden kunnat dra nytta av statens upphandlingscentral för att säkerställa att rätt pris betalas för varor som behöver upphandlas. Efter att statens upphandlingscentral numera ej servar Åland bör detta hanteras av landskapets verkstad. Bland större poster som behöver upphandlas finns ramavtal för dockning, smörjoljor och målfärger. Verkstaden håller just nu på med en genomgång av upphandlingsrutinerna tillsammans med landskapets upphandlingsjurist. Avsikten är att upphandlingsrutinerna skall vara på plats under år 2013.
Revisionsbyråns kommentar
Den interna kontrollen verkar vara i ordning. Det är viktigt att reglerna för upphandling följs vilket verkstaden just nu prioriterar. Detta bör vara formellt i ordning under det kommande året. Beträffande risker finns en betydande risk i att åtgärder på fastigheten kan bli nödvändiga inom en snar framtid.
Landskapsrevisorerna konstaterar att det har saknats medel för löpande underhåll av verkstadshallen och att den därför inte är i bra skick. Därtill kommer det inom en snar framtid att uppkomma betydande kostnader för sanering på tomten. Denna investering kommer inte att rymmas inom den ordinarie budgeten. Revisorerna anser att landskapsregeringen bör se till att medel budgeteras för dessa kostnader. Eftersom en utebliven sanering har miljömässiga konsekvenser som kan vara svåra att bedöma är det angeläget att åtgärder vidtas så snart som möjligt.
Övriga förvaltningsområden
Ålands radio och TV Ab
Bakgrund
Rätten att lagstifta om radioväsendet överfördes från riket till landskapet genom 1991-års självstyrelselag. Enligt motiven ska den radio- och televisionsverksamhet som avses i rikslagstiftningen om radioanläggningar och om kabelsändning (FFS 8/27 och FFS 307/87) i landskapet höra till landskapets behörighet med undantag för frågor som gäller rikets förhållande till utländska makter. Undantaget innebär att frågor som gäller frekvenser samt sändareffekter och andra frågor som regleras internationellt faller under rikets behörighet. Regleringen ska fungera så att när internationella avtal har slutits om frekvenser så ska riksmyndigheterna se till att landskapet till sitt förfogande får erforderliga frekvenser för sändningar inom landskapets gränser.
Landskapsstyrelsen utarbetade 1995 ett etermediepolitiskt program (ÅUS 1995:17). En tid därefter övertog landskapet den radio- och TV-verksamhet som Rundradion i Finland tidigare bedrivit på Åland. Ålands radio och TV Ab bildades den första maj 1996. Bolagets alla aktier ägs av landskapet. Det erermediapolitiska programmet reviderades år 2002 (M 2/2000-2001) och år 2011 (M 4/2010-2011).
Ålands radio och TV Ab
Ålands radio och TV Ab drivs i form av ett aktiebolag i vilket landskapet äger samtliga aktier. Bolaget ska enligt bolagsordningen bedriva och främja allmännyttig rundradioverksamhet. Den allmännyttiga verksamheten ska särskilt främja demokratin genom att tillhandahålla ett mångsidigt utbud av fakta, åsikter och diskussion i samhällsfrågor. Den allmännyttiga verksamheten ska dessutom värna om yttrande- och åsiktsfriheten, vara kritiskt granskande och följa principen om fri och obunden journalistik. Vidare ska den främja insikterna i och förståelsen för de grundläggande principerna för självstyrelsen d.v.s. bevarandet av det svenska språket, utvecklandet av kulturlivet, stärkandet av samhörighetskänslan hos befolkningen och fördjupandet av den samhällspolitiska debatten och demokratin. Verksamheten ska dessutom främja programutbudets allmänbildande karaktär och stöda studieverksamheten samt förmedla myndighetsmeddelanden. För sin verksamhet kan bolaget äga och besitta fast egendom och värdepapper.
När bolaget bildades styrdes Ålands radio och TV av ett förvaltningsråd och en styrelse. Förvaltningsrådet utsåg styrelsen som ansvarar för den operativa skötseln av bolaget. År 2012 avskaffades förvaltningsrådet. Styrelsen utses nu av bolagsstämman.
Bolagets verksamhet finansieras huvudsakligen genom medel som landskapsregeringen överför i form av månadsrater som baseras på de beräknade intäkterna från uppbörden av avgifterna för innehav av televisionsapparat. Avgifterna som upptas som inkomster under ett eget moment i budgeten uppbärs på basen av ett beslut av landskapsregeringen och ett televisionsinnehavareregister. Landskapsregeringen är registeransvarig för detta register. Landskapsregeringen förordnar särskilda kontrollanter för att övervaka att anmälningsskyldigheten uppfylls. De medel som inflyter ska finanseria rundradioverksamheten, uppbörden av avgifterna samt upphovsrättskostnaderna. TV-licensens storlek har justerats ungefär vart sjätte år. I budgeten för år 2013 sägs att en arbetsgrupp har tillsats och att målsättningen är att TV-avgiften ska ersättas med en skattebaserad avgift. Bolaget har vid sidan om raterna från landskapsregeringen även inkomster från försäljning av åländska TV- och radionyheter till Rundradion samt uthyrning av antennplats åt andra bolag vid sändarstationen i Smedsböle. Dessutom har programtid sålts i Ålandskanalen, den markbundna lokala TV-kanalen. Köpare av programtid är i första hand Åland24 och TVMAX.
Enligt budgeten för år 2012 avser landskapsregeringen att i enlighet med det mediapolitiska programmet utarbeta ett förslag till public servicelag och tydliggöra styrningen av distributionen och produktionen av radio- och TV-program. Vidare sägs att landskapsregeringen har för avsikt att avge ett lagförslag om en landskapslag om rundradioverksamhet samt finansieringsformen för public service-verksamheten. Av motiveringarna i budgeten för år 2013 framgår att landskapsregeringen har påbörjat en process vars syfte är att separera produktionen från distributionen av radio- och TV-program.
Målsättningen är att distributionen ska bolagiseras.
Revisorerna har erfarit att bolaget har gått in för att anamma principen om att produktion och distribution är funktioner som ska separeras från varandra, tillsvidare sköts de dock fortfarande inom samma bolag.
ITiden
I revisorernas berättelser för år 2007 och 2009 granskades Ålands industrihus Ab. Revisorerna ansåg i berättelsen för 2007 att landskapsregeringen bör överväga att ge Ålands industrihus i uppdrag att för Kvarteret ITiden bilda ett separat fastighetsaktiebolag. Bolagsbildningen skulle innebära möjligheter att sälja aktier till företag som hyr utrymmen i ITiden för att på så sätt frigöra kapital för tillbyggnader. I berättelsen för år 2009 följde revisorerna upp granskningen. Ett formellt granskningsförfarande hade då inletts av EU-kommissionen enligt artikel 88.2 i EG-fördraget, om otillåtet statsstöd. Revisorerna avstod då från att kommentera det som framkommit i granskningen men beslöt att återkomma till ärendet vid ett senare tillfälle.
Den 13 juli 2011 fattade EU-kommissionen ett slutligt beslut i ärendet som innebar att det slogs fast att landskapsregeringen har utbetalt ett olagligt statligt stöd till Ålands Industrihus Ab i strid med artikel 108.3 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt. Med anledning av detta ålades landskapsregeringen att återkräva stödet. Landskapsregeringen har därefter samrått med kommissionen för att säkerställa att ärendet hanteras på ett korrekt sätt. Därefter har Ålands Industrihus Ab likviderats och fastigheten ITiden sålts till Landskapet Ålands Pensionsfond för 10 miljoner euro. Alla fastigheter som Ålands Industrihus ägde har sålts. Revisorerna har erfarit att landskapsregeringen har för avsikt att avregistrera bolaget i slutet på år 2013 när kommissionens granskning av ärendet är avslutad.
Revisorerna har erfarit att landskapsregeringen har redovisat de vidtagna åtgärderna till kommissionen, som har begärt tilläggsinformation. Näringsavdelningen har tillställt kommissionen den information som har begärts. Mot denna bakgrund har revisorerna inget att tillägga i ärendet.
Bilagor
Bilaga 1: ADB-stödd granskning av lönerna
Bilaga 2: ADB-stödd granskning av inköpen