BERÄTTELSE nr 1/2013-2014

                                                                                                                             

                                                                                               Datum                                    Ärendenr

                                                                                               27.02.2014                    9/2014

 

 

 

 

 

Till Ålands lagting

 

 

 

 

 

 

 

 

Landskapsrevisionens berättelse över effektivitetsrevisionen

 

 

Landskapsrevisionen avger härmed till lagtinget sin i 7 § 1 mom. landskapslagen om Landskapsrevisionen avsedda berättelse med resultaten från effektivitetsrevisionen.

 

 

 

 

 

 

Mariehamn, den 27 februari 2014

 

 

 

 

Dan Bergman

landskapsrevisor

 

 

 

 

 

INNEHÅLL

 

1.       Inledning. 3

2.       Granskning av Ålands hälso- och sjukvård. 3

3.       Granskning av Ålands gymnasium.. 5

 

BILAGOR

 

Granskning av budgetprocessen samt andra system för uppföljning och kontroll (ÅHS) – KPMG 7.1.2014

 

Granskning av fakturering, kassa och kundreskontrarutiner (ÅHS) – KPMG 8.1.2014

 

Granskning av lager (ÅHS) – KPMG 7.1.2014

 

Granskning av Ålands gymnasium – Landskapsrevisionen 27.2.2014

 

1.  Inledning

 

Landskapsrevisionen inledde sin verksamhet den 1 juli 2013. Landskapsrevisionens granskning sker i form av årlig revision och effektivitetsrevision. Effektivitetsrevisionen har till syfte att bedöma om budgetmedlen har använts i enlighet med principerna om sparsamhet, effektivitet och ändamålsenlighet. Granskningen ska främja en sådan utveckling att landskapet med hänsyn till allmänna samhällsintressen får ett effektivt utbyte av sina insatser.

 

Landskapsrevisionen har fastställt en granskningsplan för 2013 och 2014. Vid sidan av den årliga bokslutsrevisionen och EU-revisionen enligt EU-kommissionens bestämmelser har ett antal områden valts ut för effektivitetsrevision. 2013 har granskningarna omfattat Ålands hälso- och sjukvård samt Ålands gymnasium.

 

 

2.  Granskning av Ålands hälso- och sjukvård

 

Ålands hälso- och sjukvård (ÅHS) har till uppgift att handha den offentliga hälso- och sjukvården på Åland. Organisationens budget ingår i landskapet Ålands budget. År 2013 utgör budgetanslaget netto 81.000.000 €. Inkomsterna budgeteras till 6.800.000 € och utgifterna till 87.800.000 €. I landskapets ordinarie budget 2013 uppgår utgifterna totalt till 359.790.000 €. ÅHS andel av utgifterna utgör drygt 24 %.

 

ÅHS har knappt 1000 anställda. ÅHS personalutgifter om drygt 50.000.000 € utgör omkring hälften av landskapets personalutgifter. Personalkostnaderna är den enskilt största kostnadsposten i landskapets bokslut. ÅHS utgör en väsentlig del av landskapets totala ekonomi. Granskning av verksamheten har därför prioriterats.

 

ÅHS är en stor organisation, landskapets största räknat till antal anställda. För att erhålla både kontinuitet och tillräcklig kompetens i revisionsarbetet, har det bedömts som mest ändamålsenligt att sluta ett flerårigt avtal med ett utomstående revisionssamfund som kan tillhandahålla certifierade revisorer. Efter upphandling tecknades avtal med KPMG Oy Ab. Det anbud som var totalekonomiskt mest fördelaktigt för Landskapsrevisionen antogs. Ramavtalet gäller under 3 år med möjlighet till 1 års förlängning. Uppdragets omfattning uppskattas till 30 arbetsdagar per år.

 

Efter inledande intervjuer, analys av ÅHS verksamhet samt studier av tidigare års granskningar presenterade KPMG ett förslag till revisionsplan 2013. Planen godkändes av Landskapsrevisionen. En revisionsplan ska föreslås av revisionssamfundet och överenskommas med Landskapsrevisionen årligen.

 

Granskningen det första året fastslogs till att omfatta:

1.    Budgetprocessen samt andra system för uppföljning och kontroll

2.    Fakturering, kassa- och kundreskontrarutiner

3.    Lagerhantering

 

Resultaten av granskningarna framgår av KPMG:s rapporter i bilaga. Bland rekommendationerna märks särskilt behovet av en förbättrad intern styrning och kontroll. ÅHS borde göra en riskanalys innefattande den kontroll och övervakning som behövs för att reducera risker och nå uppställda mål. Det räcker inte att ledningen av erfarenhet vet var risker och svagheter finns i verksamheten, detta behöver också dokumenteras på ett systematiskt sätt.

 

Uppföljningen av investeringsbudgeten borde hållas skild från uppföljningen av driftsbudgeten. Investeringskostnader borde bokföras i balansräkningen direkt och inte gå via resultaträkningen. Avskrivningarna borde budgeteras.

 

Det finns möjligheter att få en exaktare uppföljning av personalkostnaderna. På sikt borde man sträva till att den skuld organisationen har till personalen i form av innestående semester och kompensationsledighet beaktas i budgetuppföljningen. I en organisation där personalen är den viktigaste resursen och personalkostnaderna den största kostnadsposten är detta särskilt viktigt. Landskapsregeringen borde tillsammans med ÅHS utveckla sin budgetering och bokföring i riktning mot de principer som är gällande för den affärsbokföring som tillämpas inom näringslivet.

 

Fakturering, kassa- och kundreskontrarutiner fungerar i huvudsak tillfredsställande. Främst konstateras att den interna kontrollen inom kassahanteringen kan förbättras genom ibruktagande av personliga inloggningar i IT-systemet, vilket medför att farliga arbetskombinationer kan undvikas.

 

Lagerhanteringen lider av brister i IT-systemen som används, både när det gäller centrallagret och läkemedelscentralen. Antal personal som arbetar med lageradministrationen förefaller vid en första anblick att vara ganska stort. En bidragande orsak kan vara att IT-systemen inte stöder verksamheten i tillräckligt hög utsträckning. Avsikten är att byta ut båda lagersystemen och samordna upphandlingen med övriga landskapsförvaltningen. ÅHS bör driva på i den här processen.

 

Ett uppenbart problemområde inom ÅHS verksamhet är att en del viktiga IT-system inte lever upp till de krav som skäligen kan ställas idag. Eftersom granskningar inom IT-området nyligen genomförts ingick inte detta i årets granskningsplan. Under kommande år kommer utvecklingen inom IT-området att granskas mera ingående.

 

 

 

3.  Granskning av Ålands gymnasium

 

Sedan 1.8.2011 erbjuds alla utbildningar på gymnasienivå på Åland under myndigheten Ålands gymnasium. I myndigheten ingår två skolor: Ålands lyceum och Ålands yrkesgymnasium. De motsvarar de tidigare skolorna Ålands lyceum, Ålands handelsläroverk, Ålands hotell- och restaurangskola, Ålands sjömansskola, Ålands vårdinstitut och Ålands yrkesskola samt Ålands läroavtalscenter.

 

Ålands gymnasium har två hela läsår, 2011-2012 och 2012-2013, bakom sig. I lokala media har rapporterats om olika problem som den nya organisationen haft att brottas med under sina första år. Bland annat har utgifterna stigit kraftigt och det har varit problem med att hålla fastställda budgetramar.

 

Ålands gymnasium har omkring 240 anställda. Personalutgifterna utgör ca 73 % av organisationens totala utgifter. Efter tilläggsbudget är anslagen i budgeten 2013 för utgifter 17.140.000 € och för inkomster 470.000 €. Mot bakgrund av svårigheterna att hålla fastställda budgetramar samt att organisationen är ny beslöt Landskapsrevisionen att en granskning av verksamheten är motiverad.

 

Resultaten av granskningen framgår av rapporten i bilaga. Huvudorsaken till att de årliga kostnaderna för Ålands gymnasium har stigit är det nya tjänstekollektivavtalet som innebar att lärarlönerna höjdes. Det nya avtalet, baserat på årsarbetstid, medförde färre undervisningstimmar för flertalet lärare jämfört med de undervisningstimmar man i praktiken hade under tidigare avtal. Avtalet resulterade i att Ålands gymnasium måste anställa fler lärare för att kunna ordna alla kurser/studieveckor som ingår i den schemalagda undervisningen.

 

Under beredningen beräknades kostnadsökningen som det nya avtalet skulle medföra. Uppskattningen stannade vid 5 %. Man lyckades inte förutse och därmed beräkna kostnadsökningen som berodde på att antalet lärare ökade på grund av det nya avtalets uppbyggnad.

 

Det finns ett behov av att stärka styrningen och kontrollen av lärararbetet. Ålands gymnasium måste sträva till att få mer undervisningstid för de medel som anslås, vilket medför att tilldelningen av tid till annat lärararbete måste minskas kraftigt jämfört med idag.

 

Den ekonomiska uppföljningen inom Ålands gymnasium har inte varit tillräckligt bra. Budgetprocessen har också haft brister, vilket lett till problem med att hålla budgetramarna. Ekonomin kommer fortsättningsvis att vara en utmaning. Kostnadseffektiviteten inom organisationen har försämrats eftersom kostnaderna stigit och antal studerande sjunkit.

 

Pedagogiska frågor har inte berörts i granskningen eftersom utbildnings- och kulturavdelningen avser göra en uppföljning av Ålands gymnasiums verksamhet.