Landskapsrevisorernas berättelse 3/2019-2020
BERÄTTELSE nr 3/2019-2020
Datum Nr
18.05.2020 17/2020
Till Ålands lagting
Landskapsrevisionens verksamhetsberättelse 2019
Landskapsrevisionen avger härmed till lagtinget sin i 7 § 3 mom. landskapslagen om Landskapsrevisionen avsedda berättelse om sin verksamhet under år 2019.
Mariehamn, den 18 maj 2020
Dan Bergman
Landskapsrevisor
Bakgrund
Landskapsrevisionens granskning sker i form av årlig revision och effektivitetsrevision. Effektivitetsrevisionen har till syfte att bedöma om budgetmedlen har använts i enlighet med principerna om sparsamhet, effektivitet och ändamålsenlighet. Granskningen ska främja en sådan utveckling att landskapet med hänsyn till allmänna samhällsintressen får ett effektivt utbyte av sina insatser.
Landskapsrevisionen leds av landskapsrevisorn. En tjänst som revisor finns ytterligare vid myndigheten. Till tjänstens ansvarsområde hör i huvudsak revision av EU:s strukturfondsprogram i enlighet med EU-kommissionens bestämmelser.
Landskapsrevisorn beslutar självständigt vad som ska granskas och hur granskningen ska bedrivas samt om slutsatserna av granskningen. Landskapsrevisorn fastställer årligen en granskningsplan för Landskapsrevisionens verksamhet.
Revision av årsredovisningen
Revisionsberättelsen för 2018 överlämnades till landskapsregeringen den 26.4.2019. Konstaterades att ett antal väsentliga förändringar har påverkat landskapets bokslut för år 2018.
Landskapsförordningen om Ålands penningautomatförening ändrades. Den s.k. PAF-snurran avslutades. Ändringen innebär att ofördelade medel, amorteringar på lån och reservationsanslag som lämnats outnyttjade ska reserveras hos landskapet på ett särskilt balanskonto. Denna reserv tillsammans med PAF:s beräknade resultat för verksamhetsåret samt skillnaden mellan det i föregående budget beräknade fördelningsbara beloppet och det konstaterade beloppet utgör det belopp som finns att fördela varje år.
En driftreservering om 1 MEUR ämnad för svårbudgeterade vårdkostnader utanför Åland upplöstes, vilket förbättrade 2018 års resultatet med sagda belopp. Driftsreserveringar ska inte göras i affärsbokföring och är således inte förenliga med god bokföringssed. En överföring av driftsreserveringen mot eget kapital hade varit det korrekta sättet att hantera driftsreserveringen.
ÅHS:s fastighetsbestånd överfördes till fastighetsverket den 1.1.2018. Detta medförde en stor extraordinär intäkt om 24,2 MEUR samt lägre avskrivningar om ca 2,2 MEUR. Ytterligare ledde detta till högre internhyror om ca 6,3 MEUR.
Årsbidraget 2018 blev ca 3,3 MEUR mindre än år 2017. Lägre avskrivningar, den extraordinära intäkten samt en ökning av reserverna medförde att resultatet på sista raden förbättrades med ca 22 MEUR.
Likviditeten förbättrades med ca 2,8 MEUR under år 2018. Dessutom har i landskapets fastighetsverk efter tre verksamhetsår skapats en likviditet om knappt 11,5 MEUR.
Revisionsberättelsen finns publicerad på landskapsrevisionens webbplats www.revisionen.ax.
Effektivitetsrevision
Granskningen av Ålands hälso- och sjukvård (ÅHS) omfattade under 2019 bokslutsprocessen, ekonomi- och löneprocesser, övertidsutbetalningar, tekniska enheten samt sekreterarenheten.
Bokslutsprocessen granskades i samband med att ÅHS uppgjorde bokslut för 2018. I rapporten rekommenderas ÅHS lägga resurser på avstämning av de olika försystemen samt ta fram en intern process för uppgörande av bokslut. Upptäckta differenser mellan försystem och bokföring anses inte ha en väsentlig inverkan på bokslutets korrekthet. Framförs även att redovisningssättet av landskapsfinansieringen, som gör att underskottet blir enormt, inte är ändamålsenligt för att ge en rätt och riktig bild av ÅHS ekonomiska ställning. Föreslås att ett bättre sätt att redovisa landskapsfinansieringen utarbetas. Ett exempel på hur man kunde göra finns med i rapporten.
Beträffande ekonomi- och löneprocesserna påpekas behov av skriftliga processbeskrivningar och direktiv samt uppföljning av att dessa efterföljs. I löneprocessen finns många manuella arbetsskeden och man borde arbeta för att minimera dessa för att eliminera risker för felaktigheter. En centralisering av faktureringsrutinen borde övervägas samt postning elektroniskt utredas innan planerad e-fakturering blir aktuell. Medvetenheten gällande kontosättningen/kontoinnehåll/budgetuppföljning borde ökas inom ÅHS.
Av granskningen av övertidsutbetalningar framgår att under år 2018 utbetalades totalt 719 584 € i övertidsersättning vid ÅHS. Därtill hade personalen vid årsskiftet 24 079 innestående komptimmar till ett uppskattat värde av 525 963 €. Antalet outtagna komptimmar ökade med 22% från året innan. I förhållande till totala lönebeloppet (44 665 609 € år 2018) utgör kostnaden för övertid (1 245 547 € år 2018) 2,79 %.
Främsta anledningen till övertid för avdelningarnas del är sjukfrånvaro, både plötslig och mer långvarig sådan. Vikarier finns att tillgå i viss utsträckning, främst pensionärer. Den höga arbetsmängden gör att man hamnar i ett ekorrhjul, där överbelastning leder till sjukledigheter som leder till mer överbelastning osv. För mottagningarnas del är det den höga arbetsbelastningen som gör att normal arbetstid inte räcker till. Tyngdpunkten inom vården flyttas allt mer till den öppna vården. Verksamheten på mottagningarna ökar, man får fler ansvarsområden, fler klienter, men personalmängden bibehålls på samma nivå som tidigare. På mottagningarna finns inte samma utmaningar med sjukfrånvaro som på avdelningarna.
I dagens läge finns inget samarbete mellan enheterna. En orsak till detta är de olika kompetensområdena inom olika enheter. I rapporten rekommenderas ändå att man undersöker möjligheterna för mer samarbete över enhetsgränserna. Eventuellt kunde man utreda huruvida en vikariepool kunde vara ett alternativ. Man verkar överlag ha en inställning att övertid som tas ut i ledig tid är billigare för ÅHS. Man borde göra förmännen medvetna om kostnaderna som kompledigheterna medför. Speciellt på avdelningarna borde man gå genom sina arbetssätt och metoder, för att få dem mer ändamålsenliga och därmed också mer tidseffektiva.
I granskningen av tekniska enheten konstateras att internhyran till fastighetsverket i stora drag motsvarar de tidigare kostnaderna. För år 2020 höjs internhyran med 1 MEUR. Vikten av att ha en transparent prissättning poängteras. Rekommenderas att fastighetsverket tydligt kommunicerar till ÅHS hur internhyran bestäms och redogör för vilka möjligheter ÅHS har att genom egna effektiveringsåtgärder påverka hyran. Vi anser att det borde skapas incitament för ÅHS att sänka sina fastighetsrelaterade driftskostnader för att få en lägre intern hyreskostnad. ÅHS kunde gärna få ta del av den kostnadsuppföljning som fastighetsverket gör för att på så sätt kunna följa med hur den egna resursanvändningen utvecklar sig. I dagsläget görs ingen sådan uppföljning av ÅHS.
I granskningen av sekreterarenheten konstateras att de flesta av de punkter som togs upp i rapporten från senaste effektivitetsrevisionen år 2014 har åtgärdats. En arkivplan har ännu inte upprättats. Ett förslag till arkivplan har skickats till riksarkivet med begäran om utlåtande. För att eliminera osäkerhet kring vilka arbetsuppgifter en tjänst egentligen innefattar rekommenderas att arbetsbeskrivningar uppgörs.
Utöver granskningen av ÅHS granskades år 2019 IT-drift och -utveckling inom landskapets förvaltning samt myndigheterna datainspektionen, lotteriinspektionen och upphandlingsinspektionen.
Av IT-granskningen framgår att IT-driften för allmänna förvaltningen och de underliggande myndigheter vars IT-drift allmänna förvaltningen skötte har blivit dubbelt dyrare efter att Åda övertagit uppgiften.
Den IT-samordning av landskapets myndigheter som påbörjats kommer att kosta väldigt mycket pengar – ca 3,6 MEUR under åren 2018 – 2020 följs troligen av ytterligare äskanden 2021 - 2022. Rekommenderas att man i stället satsar på att skapa den IT-sakkunskap som behövs inom Åda. I sammanhanget upptäcktes att landskapsregeringen inte skött upphandlingen av IT-samordningskonsult enligt gällande regelverk.
Rekommenderas att landskapet och Åda erbjuder intressanta arbetsuppgifter och -villkor för att kunna rekrytera de specialister som krävs för att kunna lösa problemen med IT-utvecklingen inom den offentliga sektorn. Behoven av utveckling är stora.
I granskningen noteras att problemen med ibruktagandet av ett nytt löne- och personaladministrativt system i första hand får tillskrivas leverantörens agerande. Anskaffning och implementering av nytt system för Alarmcentralen har inte skötts bra från Ådas sida. Dubbelt fler projekttimmar än indikerat behövs för projektets genomförande. Konsulter måste anlitas i hög utsträckning eftersom tillräckliga interna resurser för att hantera projektet inte har funnits.
Beträffande granskningen av datainspektionen, lotteriinspektionen och upphandlingsinspektionen framförs att budgeterna är för stora i förhållande till det verkliga behovet. Landskapsregeringens styrning av myndigheterna bör tydliggöras. En utredning från 2017 om små myndigheter kan vidareutvecklas som grund för omorganisering och effektivisering av myndigheterna.
En person bedöms mer än väl räcka till för att sköta datainspektionens verksamhet. En heltidstjänst bedöms inte behövas för varken lotteriinspektionen eller upphandlingsinspektionen. En omorganisering rekommenderas därför.
Brister vid skötsel av tjänsten som myndighetschef vid lotteriinspektionen (oklarheter vid arbetstidsuppföljning, omotiverade inköp av IT-utrustning och möbler, bristande dokumentation av och otydligheter kring tjänsteresor, vilka inte förklarats på ett tillfredsställande sätt) utgör sammantaget en grund för påföljd enligt tjänstemannalagen.
I februari 2020 överlämnades en berättelse med resultaten från effektivitetsrevisionen till lagtinget. Berättelsen innehåller följande rapporter:
Effektivitetsrevision av bokslutsprocessen inom ÅHS – BDO Audiator 10.4.2019
Effektivitetsrevision av ekonomi- och löneprocesser inom ÅHS – BDO Audiator 28.10.2019
Effektivitetsrevision av övertidsutbetalningar inom ÅHS – BDO Audiator 28.10.2019
Effektivitetsrevision av tekniska enheten inom ÅHS – BDO Audiator 27.12.2019
Effektivitetsrevision av sekreterarenheten inom ÅHS – BDO Audiator 27.12.2019
Granskning av IT-drift och -utveckling inom landskapets förvaltning – Landskapsrevisionen 10.12.2019
Granskning av datainspektionen, lotteriinspektionen och upphandlingsinspektionen – Landskapsrevisionen 27.2.2020
Granskningsresultaten i sin helhet framgår av rapporterna vilka publicerats på landskapsrevisionens webbplats www.revisionen.ax.
EU-revision
Landskapsrevisionen ansvarar för granskningen av EU:s strukturfondsprogram på Åland i enlighet med de bestämmelser som EU-kommissionen utfärdar. Granskningen omfattar programmen för Europeiska regionala utvecklingsfonden (ERUF), Europeiska socialfonden (ESF) och Europeiska havs- och fiskerifonden (EHFF). Ytterligare granskar Landskapsrevisionen projekt som bedrivs på Åland inom det gränsöverskridande samarbetsprogrammet Central Baltic Interreg IV A.
EU-revisionen kan indelas i två delar, dels granskningen av stöd till enskilda insatser, dels systemgranskningar av respektive strukturfonds förvaltnings- och kontrollsystem.
För ERUF/ESF respektive EHFF avges årligen ett revisionsuttalande och en kontrollrapport. Granskningsresultaten behandlas därefter vid ett årligt samordningsmöte i Bryssel.
Under 2019 upptäcktes inga väsentliga felaktigheter i granskningarna av insatser inom ERUF/ESF-programmet. Inom EHFF-programmet upptäcktes några felaktigheter och oklarheter. Utredningar medförde att färdigställande av 2 st. granskningar sköts upp till 2020. En av insatserna där fel upptäcktes togs med i räkenskaperna, den andra lyftes bort och ingår inte i den kalkylerade felprocenten i kontrollrapporten för 2019. Felet medförde att felprocenten 4,51 % översteg väsentlighetsgränsen om 2 %. Efter finansiella korrigeringar och beräkning av en s.k. kvarstående risk för fel i hela populationen som granskningarna omfattat erhölls en felprocent om 1,65 %.
Systemgranskningen av ERUF/ESF-programmet var en uppföljning av tidigare gjord granskning. Konstaterades att förvaltnings- och kontrollsystemet i huvudsak fungerar väl.
Följande granskningsrapporter avlämnades 2019:
- 2 st. granskningar av insatser inom ERUF
- 2 st. granskningar av insatser inom ESF
- 10 st. granskningar av insatser inom EHFF
- 1 st. systemgranskning inom ERUF/ESF
- 2 st. granskningar av insatser inom Central Baltic Interreg IV A
- Revisionsuttalande ERUF/ESF 2019
- Kontrollrapport ERUF/ESF 2019
- Revisionsuttalande EHFF 2019
- Kontrollrapport EHFF 2019
Övrigt
Nordens Institut på Åland granskades och en revisionsberättelse avlämnades till direktören samt sändes till Rigsrevisionen i Danmark.