Meddelande 5/2023-2024

                              

Dokumentnamn

MEDDELANDE nr 5/2023-2024

Datum

27.8.2024

Till Ålands lagting

 

 

 

Meddelande om målsättningar och riktlinjer för digitaliseringen för Ålands landskapsregering

 

Landskapsregeringen har satt upp målsättningar och riktlinjer för att använda digitalisering för att utveckla verksamheten. Landskapsregeringens målsättningar med digitalisering syftar till att förenkla medborgarnas vardag, introducera moderna arbetssätt, säkerställa effektivitet och rättvis behandling samt tillhandahålla offentliga tjänster dygnet runt. Detta innefattar att öka transparensen och servicegraden genom smart användning av data, stärka medborgardeltagandet, minska digitala klyftor, främja innovation, kompetensutveckling, samarbete och använda befintliga data effektivt för att undvika onödigt arbete. Genom digitala plattformar strävar regeringen efter att göra tjänster mer tillgängliga, vilket leder till en smidigare och säkrare tillgång till samhällsservice för alla medborgare.

 

Genom att sätta upp målsättningar och riktlinjer för användningen av digitalisering, kan vi utveckla verksamheten på ett strukturerat och enhetligt sätt. Detta hjälper oss att göra tjänsterna enklare att använda, säkerställa hög kvalitet, förbättra samarbetet, undvika juridiska problem och göra det lättare för användarna. Riktlinjerna är framtagna i enlighet med landskapsregeringens värdegrund och har inspirerats av utvecklings- och hållbarhetsagendan för Åland. Detta stärker förtroendet från allmänheten och bidrar till hållbar utveckling. Genom att omfamna innovationer och hållbarhet i linje med dessa principer främjar man ett samhälle som är bärkraftigt på lång sikt, vilket inte bara gynnar nuvarande utan också framtida generationer.

 

Mariehamn den  27 augusti 2024

 

 

 

Lantråd                               Katrin Sjögren

 

 

 

Minister                              Ingrid Zetterman

 

 

 

Innehållsförteckning

Målsättningar för Ålands landskapsregerings digitalisering. 3

Mål 1. En enklare vardag för våra medborgare. 3

Mål 2. Moderna arbetssätt ger nya möjligheter 3

Mål 3. Vi gör både rätt saker och gör saker rätt 3

Mål 4. Offentliga tjänster tillgängliga dygnet runt 3

Riktlinjer för Ålands landskapsregerings digitalisering. 4

Sammanfattning. 4

Vad är digitalisering och varför behövs det?. 5

Styrkor, svagheter, möjligheter och utmaningar 6

Styrkor 7

Svagheter 7

Möjligheter 7

Utmaningar 8

Samordning och koordinering för digitalisering. 8

Vad ligger som grund för riktlinjerna?. 9

Digitalisering och dess relevans för Åland. 10

Väg framåt för digitalisering. 10

1. Digitalisering av processer och arbetssätt 11

2. Samordning och prioritering. 12

3. Automation. 13

4. Strukturerad datahantering. 13

5. Användarcentrerade lösningar 14

6. Öppen data. 14

7. Data-drivet beslutsfattande. 15

8. Kompetensutveckling. 15

9. Förvaltning av digitalisering. 16

10. Cybersäkerhet 16

Indikatorer för uppföljning och handlingsplaner 18

Avslutning. 19

Målsättningar för Ålands landskapsregerings digitalisering

 

Mål 1. En enklare vardag för våra medborgare

Vi vill vara en förvaltning som är öppen, effektiv och inkluderande – en förvaltning som gör skillnad i medborgarnas vardag. Vi skapar en förvaltning som är mer inkluderande, snabbare och mer kvalitativ genom ökad transparens och insyn, höjd servicegrad genom data, stärkt medborgardeltagande samt digital inkludering.

 

Mål 2. Moderna arbetssätt ger nya möjligheter

I en värld där teknik och samhällsutveckling ständigt skapar nya möjligheter, står vi inför förändring. Vår vision är att vara en förvaltning som inte bara hanterar uppgifter, utan som aktivt formar framtiden för vårt samhälle. Detta gör vi genom att förnya våra arbetssätt, investera i kompetensutveckling samt samarbeten både i djup och bredd.

 

Mål 3. Vi gör både rätt saker och gör saker rätt

Vi skapar en förvaltning som gör både rätt saker och gör saker rätt. Vi strävar mot att varje steg är välgrundat och varje handling är meningsfull, vi tar fram tydliga målsättningar och utvärderar de steg vi tar. Vår digitalisering handlar alltså inte om digitalisering för digitaliseringens skull, utan om att lösa verkliga problem. Vi ser på hela tjänsteproduktionen och förbättrar processer. Vi förbättrar dem steg för steg, så att de blir smidiga och effektiva. Vi vill vara en förvaltning som inte bara samlar data, utan också använder den för att fatta kloka beslut och undvika onödig repetition.

 

Mål 4. Offentliga tjänster tillgängliga dygnet runt

Digitala plattformar spelar en avgörande roll i modern samhällsservice. Dessa plattformar gör att offentliga tjänster är tillgängliga dygnet runt, oavsett var användaren befinner sig. Landskapsregeringen bygger en digital medborgarportal för hela myndighets-Åland. Detta möjliggör en smidigare, snabbare och mer anpassad serviceupplevelse för alla, oavsett tid och plats. Genom att samla tjänster och information på ett och samma ställe och genom att samarbeta med relevanta aktörer, kan plattformen effektivisera tillgången till viktiga samhällsfunktioner och därmed förbättra livskvaliteten för medborgarna.

 

 

Riktlinjer för Ålands landskapsregerings digitalisering

 

Sammanfattning

Riktlinjerna för digitaliseringen av Ålands landskapsregering baseras på en strävan om att skapa ett samhälle där digital förändring bidrar till mervärde, effektivitet, tillgänglighet och innovation. Dessa kärnvärden är centrala i ansträngningarna att uppnå önskat resultat. Målet är att integrera digitala lösningar i alla aspekter av livshändelser i olika sektorer för att tillföra värde till de tjänster som erbjuds. Detta innebär inte bara en förbättrad medborgarupplevelse och ökad servicenivå för Ålands invånare och besökare utan även kostnadsbesparingar på längre sikt för både den offentliga och privata sektorn. Digitalisering kräver omfattande förändringar i förvaltningens verksamhet, struktur och kultur, samt kompetenser, attityder och beteenden hos individer inom offentlig sektor. Effektiv implementering av riktlinjer innebär även betydande ekonomiska åtaganden, effektiv organisering och samarbete. Utnyttjandet av de möjligheter som digitalisering erbjuder bidrar till att höja livskvaliteten för alla som bor på eller besöker Åland. 

 

Att öka effektiviteten genom digitalisering är avgörande. Automatisering av processer och optimering av arbetssätt frigör tid och resurser, vilket tillåter en mer ansvarsfull förvaltning av offentliga medel och främjar en hållbar utveckling av den åländska ekonomin. Mer effektiva processer underlättar vardagen för såväl företag som privatpersoner och förstärker Ålands kapacitet att möta framtida utmaningar. 

 

Förbättrad tillgänglighet utgör en central del av riktlinjerna. Genom att digitalisera information och tjänster samt göra dem tillgängliga oavsett tid och plats kan utmaningar som fysiska avstånd övervinnas, särskilt för en ö-region som Åland. Digital tillgänglighet är avgörande för att främja inkludering och möjliggöra för alla att delta fullt ut i samhället.

 

Slutligen är främjandet av innovation centralt för digitalisering. Att skapa en miljö där nya idéer och tekniska framsteg kan blomstra är avgörande för regionens långsiktiga framgång och välstånd. Innovation driver fram nya affärsmodeller, stimulerar ekonomisk tillväxt och skapar jobb, vilket positionerar Åland som en ledande region inom digital utveckling. 

 

Genom att följa dessa riktlinjer och arbeta mot dessa övergripande mål, lägger Ålands landskapsregering grunden för en framtid där digitalisering inte bara stärker vår åländska ekonomi och samhällsservice utan även berikar livet för varje individ som lever på och besöker våra öar.

 

Vad är digitalisering och varför behövs det?

Digitalisering är ett bredare koncept som omfattar inte bara digitaliseringen av information utan också den omstrukturering av organisationer och samhällen som krävs för att fullt ut dra nytta av digital teknik.^[1] Det innefattar att integrera digital teknologi och digitala processer i alla områden av en organisation, vilket fundamentalt förändrar hur man opererar och levererar värde till medborgarna. Det är också en kulturell förändring som kräver att förvaltningen ständigt utmanar status quo, experimenterar och blir bekväm med misslyckanden som en del av lärandeprocessen.

 

Målet med digitalisering är att skapa mervärde, öka effektiviteten, förbättra tillgängligheten av information och tjänster samt främja innovation. I en alltmer uppkopplad värld, möjliggör digitalisering även bättre analys och beslutsunderlag, mer engagerande användarupplevelser och nya sätt att samarbeta på ett effektivt sätt. Genom att anamma digitalisering kan förvaltningen effektivisera sin verksamhet, förbättra servicekvaliteten och vara mer anpassningsbar i en snabbt föränderlig värld.

 

Digitalisering av Ålands landskapsregering och dess förvaltning är en omfattande förändring och process som påverkar varje aspekt av hur invånare och myndigheter interagerar och utför sina uppgifter. Denna digitala förändring är inte begränsad till en enstaka åtgärd eller projekt; snarare är det ett kontinuerligt arbete som måste pågå på alla nivåer av samhället.^[2] Det är en integrerad ansträngning som utvecklas både i det dagliga arbetet och genom större mer strategiska utvecklingsprojekt.

 

För att framgångsrikt hantera de utmaningar som digitaliseringen medför, är det oumbärligt att arbetet inte ses som en isolerad händelse. Det krävs en ständig strävan efter förbättring och anpassning. Detta innebär att rutinmässiga arbetsflöden ständigt måste utvärderas och uppgraderas med digitalisering för att förenkla processer och öka tillgängligheten till tjänster för alla ålänningar. Med denna förståelse undersöker vi det nuvarande läget där digitalisering spelar en allt större roll för både enskilda medborgare och för samhället i stort.

 

 

Dock innebär digitaliseringsprocessen betydande anpassningar inom förvaltningens verksamhet, struktur och kultur samt kompetenser, attityder och beteenden hos individer inom offentlig sektor. Effektiv implementering innebär dessutom betydande ekonomiska åtaganden, effektiv koordinering och prioritering.

 

Styrkor, svagheter, möjligheter och utmaningar

I arbetet med vägen framåt för digitaliseringen inom Ålands landskapsregering och dess förvaltning är det viktigt att noggrant överväga styrkor, svagheter, möjligheter och utmaningar för förvaltningen. Genom att göra det kan vi säkerställa att våra riktlinjer inte bara är robusta och framåtblickande utan också flexibla nog för att anpassa till den ständigt föränderliga digitala miljön.

 

 

Styrkor

Ålands litenhet ger oss den flexibilitet som krävs för att snabbt fatta och genomföra beslut om digitala insatser. Tack vare självstyrets lagstiftningsmakt kan vi forma skräddarsydda digitala regelverk som främjar nyskapande. Detta samarbete mellan sektorerna driver fram innovativ utveckling och stärker Ålands ekonomiska tillväxt. Genom att arbeta nära medborgarna säkrar vi en bred acceptans för digitala framsteg och förstärker Ålands ledande ställning i den digitala eran.

 

Svagheter

Trots våra starka sidor står vi inför utmaningar som kräver noggrann uppmärksamhet. Den omfattande förändring som krävs inom organisationens struktur och kultur samt behovet av att utveckla nya kompetenser utgör betydande hinder. Dessutom kräver effektiv implementering av vår digitaliseringsstrategi stora ekonomiska investeringar och en hög grad av koordinering och prioritering, vilket kan vara utmanande att uppnå.

 

Möjligheter

Digitaliseringen erbjuder Åland en rad spännande möjligheter. Genom att förbättra tillgängligheten och kvaliteten på våra tjänster kan vi öka livskvaliteten för alla som bor på eller besöker våra öar. Dessutom ger den snabba teknologiska utvecklingen oss chansen att utforma flexibla riktlinjer som främjar innovation utan att begränsa framtida möjligheter. Detta sätter oss i en stark position att dra nytta av nya teknologier och förbättra vår globala konkurrenskraft.

 

Utmaningar

Samtidigt står vi inför utmaningar som hotar att begränsa vår digitalisering. Bland dessa återfinns risker för cyberattacker och behovet av robusta säkerhetsåtgärder. Dessutom utgör den snabba takten i samhällelig och teknologisk utveckling en risk för att våra nuvarande strategier snabbt blir föråldrade. Detta understryker vikten av att skapa dynamiska riktlinjer som kan anpassa sig och förbli relevanta över tid.

 

Samordning och koordinering för digitalisering

Ett koordinerat tillvägagångssätt är centralt för framgången av digitaliseringsprocessen. Det är av yttersta vikt att förvaltningen antar en roll som digital ledare för att effektivt leda utvecklingsprojekten på ett sätt som främjar samhällets välfärd. Denna ledarroll är väsentlig för att samla den erforderliga spetskompetensen för att hantera det komplexa landskapet som den digitala eran presenterar. Genom att koordinera ansträngningarna säkerställs en effektiv användning av resurser, vilket i sin tur bidrar till långsiktiga och hållbara förbättringar genom digitalisering. Misslyckande i att koordinera och prioritera dessa ansträngningar kan leda till överlappande initiativ, resursödande och ett fragmenterat tillvägagångssätt som försvagar de potentiella fördelarna med digitalisering.^[3] En brist på samordning och koordinering kan resultera i missade möjligheter till synergier, vilket i sin tur kan bromsa innovation och effektivisering. För att undvika dessa fallgropar är det avgörande med sammanhängande riktlinjer och prioriteringar som omfattar hela organisationen, stöder en kultur av kontinuerlig förbättring och uppmuntrar till samarbete över gränserna.

 

Målsättningen är att genom digitalisering skapa en förvaltning som effektiviserar sin verksamhet, höjer servicekvaliteten och blir mer anpassningsbar i en snabbt föränderlig värld. Genom att integrera digitala lösningar i alla aspekter av livshändelser över olika sektorer är målet att tillföra betydande värde till de tjänster som erbjuds, vilket möjliggör en mer sammanhängande och effektiv upplevelse för alla användare.

 

Vad ligger som grund för riktlinjerna?

I utformningen av riktlinjer för digitalisering har dokument och strategier på EU-nivå, nationell nivå samt lokal nivå beaktats. Dessa riktlinjer syftar till att främja en koordinerad och effektiv digital omvandling som berör samtliga samhällssektorer, höjer medborgarnas livskvalitet och förbättrar beslutsfattandet genom en mer effektiv användning av digitalisering.

 

EU:s digitala strategi, COM 2020, har varit ett centralt underlag för detta arbete.^[4] Strategin framhäver Europas ambition att använda digitalisering och data mer effektivt för att förbättra livskvaliteten och effektivisera beslutsfattandet och att Europa tar ledningen i den globala digitala ekonomin genom att effektivisera digitalt. Målet är att främja innovation och tillväxt samtidigt som medborgarnas rättigheter och integritet skyddas.

 

Finlands Digitala Kompass 2030 har också använts som referens. Denna strategi beskriver vägen mot ett digitaliserat samhälle där teknologins fördelar utnyttjas för att stödja hållbarhet, inkludering och välfärd. Betoningen ligger på digital kompetens, infrastruktur och säkerhet som centrala faktorer för att uppnå dessa mål.^[5]

 

På den lokala nivån har Digital agenda för Åland (2012) och ”Vision Åland 2.0” inkluderats för att reflektera de unika behov och möjligheter som finns inom regionen. Genom att integrera dessa riktlinjer och visioner garanteras att de bredare målen för digitalisering anpassas för att möta specifika lokala förhållanden och därigenom säkerställa att digitaliseringens fördelar når alla samhällsområden.

 

Riktlinjerna är framtagna i enlighet med landskapsregeringens värdegrund och har inspirerats av utvecklings- och hållbarhetsagendan för Åland. I landskapsregeringens värdegrund slås följande fast: 'Landskapsregeringen är en lagbyggare som tjänar allmänheten öppet, jämlikt och professionellt. Det gör vi genom att förvalta och utveckla självstyrelsen och samhällsresurserna för en hållbar framtid.'

I Utvecklings- och hållbarhetsagendan för Åland står: 'Förmågan att identifiera och tillämpa nya innovationer och tekniska lösningar, som bidrar till ett hållbart och bärkraftigt samhälle, är god. Det åländska samhällets litenhet möjliggör snabb implementering, vilket bidrar till förstärkning av attraktionskraften (mål 5).' Att följa en värdegrund och låta sig inspireras av utvecklings- och hållbarhetsagendan är avgörande för att säkerställa ett öppet, jämlikt och professionellt agerande inom organisationer.

 

De nya riktlinjerna för digitalisering baseras på en noggrann granskning och integration av befintliga styrdokument. Den nya inriktningen ersätter tidigare lokala riktlinjer med en uppdaterad och mer fokuserad riktning. Denna förändring markerar en övergång till en mer integrerad och omfattande digitalisering, som inte bara tar hänsyn till de senaste utvecklingarna och bästa praxis inom digitalisering utan också säkerställer att digitaliseringen främjar en inkluderande och hållbar utveckling på hela Åland.

 

Digitalisering och dess relevans för Åland

Digitaliseringen representerar en viktig komponent i utvecklingen av moderna samhällen och ekonomier världen över och Åland är inget undantag. Denna process omfattar integrationen av digitalisering i alla aspekter av livshändelser, vilket omvandlar konventionella arbetsmetoder samt skapar nya nivåer av effektivitet, möjligheter och tillväxt. Med en livshändelse avses en situation där förändringar i en individs liv leder till behovet av att interagera med flera offentliga myndigheter för att utnyttja diverse tjänster.

 

Samhällets och förvaltningens digitalisering innebär en mycket omfattande förändring och process. Det är inte möjligt att lösa utmaningarna som hör ihop med digitaliseringen inom ramen för ett enda projekt. I stället är en kontinuerlig strävan på alla nivåer av samhället en förutsättning för framgång. Den digitala utvecklingen förverkligas inte bara i det dagliga arbetet utan även genom större strategiska utvecklingsprojekt. För att effektivt koordinera dessa projekt och samla den spetskompetens som krävs, är det nödvändigt att Ålands landskapsregering tar ett aktivt och ledande ansvar för digitaliseringen på Åland.

 

Genom att anta de nya uppdaterade riktlinjerna till digitaliseringen kan Åland säkerställa att dess invånare och näringsliv drar full nytta av de möjligheter som digitaliseringen för med sig. Detta innebär att omsorgsfullt överväga allas behov och inkludera medborgarna i utformningen av digitala lösningar samt att främja en kultur av ständigt lärande och anpassningsförmåga. På så vis kommer Åland att kunna säkerställa att regionen inte bara håller jämna steg med den globala utvecklingen, utan även är en attraktiv plats för både nuvarande och framtida generationer.

 

Väg framåt för digitalisering

Integrationen av digitala lösningar i alla aspekter av livshändelser över olika sektorer, för att öka värdet på de tjänster som erbjuds, är en utmanande uppgift som kräver riktlinjer, samordning och noggrann planering. Genom att dela in riktlinjerna i tio delar, erbjuds en strukturerad vägledning i den digitala förändringen.

 

Dessa delar inkluderar:

 

1. Digitalisering av processer och arbetssätt, vilket fokuserar på att använda digitalisering för att effektivisera och förbättra befintliga processer och arbetsmetoder.
2. Samordning och prioritering, som säkerställer att digitaliseringsinitiativ är koordinerade och i linje med övergripande mål.
3. Automation, där teknologi tillämpas för att automatisera repetitiva och tidskrävande uppgifter, frigörande tid för mer värdeskapande aktiviteter.
4. Strukturerad datahantering, som innebär organiserad och effektiv hantering av data för att göra informationen lättillgänglig och användbar.
5. Användarcentrerade lösningar, där utvecklingen av tekniska lösningar utgår från användarens behov och upplevelser för att skapa mer värde.
6. Öppen data som främjar tillgänglighet och återanvändning av data, vilket underlättar innovation och transparens.
7. Data-drivet beslutsfattande, där beslut baseras på dataanalys för att öka precisionen i beslutsprocesserna.
8. Kompetensutveckling, som fokuserar på att utveckla färdigheter för att möta de nya kraven som digitaliseringen för med sig.
9. Förvaltning av digitalisering, vilket innebär effektiv hantering och styrning av digitaliseringsprojekt för att säkerställa deras långsiktiga framgång.
10. Cybersäkerhet som är kritisk för att skydda digital infrastruktur, data och system mot cyberhot och attacker.

 

Dessa delar kommer inte bara att optimera interna processer utan också förbättra användarupplevelsen, stärka datadrivet beslutsfattande och garantera cybersäkerhet i den digitala tidsåldern. Dessa tio riktlinjer för digitalisering diskuteras mera ingående nedan.

 

1. Digitalisering av processer och arbetssätt

Det är avgörande att arbetsprocesser och metoder anpassas till de nya möjligheter och utmaningar som skapas av framstegen inom teknologi i den digitala utvecklingen. Digitaliseringen spelar en central roll i att omvandla traditionella, ofta manuella, arbetssätt till digitala lösningar. Genom digitalisering förbättras effektiviteten och flexibiliteten i arbetsprocesserna, vilket är avgörande för att hålla jämna steg med det snabbföränderliga teknologiska landskapet. Digitaliseringen strävar efter att höja kvaliteten på de tjänster som erbjuds till medborgarna genom effektivare processer.

 

En av de mest betydande delarna är i riktlinjerna är digitalisering av processer och arbetssätt. Målet med riktlinjen för digitalisering av processer och arbetssätt är att maximera potentialen av ny digital teknik, inklusive molnbaserade lösningar. Detta innebär att omfamna teknologiska innovationer för att utveckla arbetsmetoder som inte bara är snabbare och mer anpassningsbara, utan som även möjliggör en större fokusering på värdeskapande aktiviteter. Ett kritiskt element i denna omvandling är automatiseringen, vilken tillåter maskiner eller programvara att utföra uppgifter automatiskt samt därmed frigör tid för mer innovativa och medborgarcentrerade initiativ. Genom att strategiskt implementera automatisering i digitaliseringsinitiativ kan tidskrävande och repetitiva uppgifter hanteras effektivt, vilket möjliggör en djupare fokusering på arbete som direkt bidrar till att höja livskvaliteten för individer.

 

2. Samordning och prioritering

I takt med att digital teknologi utvecklas i en allt snabbare takt, genomgår samhället en omvandling som berör alla aspekter av det dagliga livet. Denna förändring påverkar hur människor lever, arbetar och interagerar med varandra. Digitaliseringen öppnar upp för nya möjligheter att förbättra tjänster, effektivisera arbetsprocesser och främja innovation inom olika sektorer. För att kunna dra full nytta av dessa möjligheter är det dock viktigt att agera på ett samordnat sätt och prioritera digitala initiativ strategiskt.

 

Målsättningen med digitalisering är att säkerställa en effektiv och integrerad digital omvandling av samhället. Detta understryker vikten av att främja samarbete genom att skapa delade forum och plattformar för utbyte av kunskap samt att initiera projekt som engagerar olika förvaltningsnivåer, myndigheter och internationella partners. Genom att prioritera projekt och initiativ baserade på deras potential att skapa mervärde och effektivisering samt genom att samordna tillgängliga tjänster och dataflöden, optimeras användningen av resurser.

 

Samordning och prioritering kräver att vi skapar samarbetsstrukturer för att underlätta interoperabilitet – förmågan för olika system och organisationer att arbeta tillsammans – och datautbyte. Gränsöverskridande digitala lösningar kan leda till förbättrade tjänster och ökad effektivitet. Detta möjliggör för olika delar av förvaltningen att dra nytta av varandras expertis, dela bästa praxis och påskynda den digitala innovationen. Att främja standarder för att möjliggöra detta är av yttersta vikt.

 

Riktlinjerna betonar vikten av att prioritera åtgärder som stöder en sammanhängande digital omvandling och en effektiv samordning av tjänster och data, för att maximera nytta och innovation på ett sätt som gynnar hela samhället.

 

3. Automation

Mot bakgrund av den kontinuerliga teknologiska utvecklingen, utgör automation en väsentlig del i strävan efter att omdefiniera och optimera arbetsprocesser och som kärnpunkt i digitalisering. Digitalisering innefattar automation som en central del för att uppnå ökad effektivitet och innovation inom alla sektorer.

 

Genom att avlasta individer från monotona uppgifter och möjliggöra ett fokus på mer värdefulla åtaganden, kan offentlig förvaltning stimulera innovation och förbättra de tjänster som tillhandahålls till medborgarna. Genom att minska beroendet av manuella arbetsinsatser och utnyttja potentialen som automatisering erbjuder, eftersträvas en förbättring av produktiviteten, en effektivisering av arbetsflöden och skapandet av en arbetsmiljö som är mer stimulerande och tillfredsställande inom förvaltningen.

 

Implementationen av automatisering, speciellt i samband med avancerade teknologier som artificiell intelligens (AI), innebär potentialen att markant minska den tid som krävs för manuella och rutinmässiga uppgifter, vilket inte enbart leder till förbättrad effektivitet utan även till kostnadsbesparingar, eftersom mindre tid och resurser behövs för dessa arbetsprocesser. Med ett starkt fokus på att integrera automatisering i den dagliga verksamheten, är ambitionen att utveckla en offentlig förvaltning som är mer dynamisk, responsiv och inriktad på kundens behov.

 

Övergången till automatisering ska inte bara ses som en teknologisk investering, utan även i organisationens framtida förmåga att expandera, innovera och utveckla en mer dynamisk, responsiv och kundcentrerad förvaltning.

 

4. Strukturerad datahantering

Dessa riktlinjer för digitalisering betonar betydelsen av att etablera en grund för hantering av data - från insamling till lagring och användning - på ett sätt som är säkert och effektivt. Fokus ligger på att utveckla en enhetlig struktur för datalagring och -hantering, med målet att optimera datans potential att understödja beslutsfattandet och samtidigt minimera riskerna associerade med datahantering.

 

Strukturerad datahantering innefattar processer för att samla in, lagra och göra data tillgänglig och säker för användning. Detta omfattar standardisering och optimering av metoder för datalagring för att stödja effektivt beslutsfattande och skydda mot risker relaterade till data. Genom att implementera enhetliga standarder för datalagring, syftar man till att säkerställa hög datakvalitet och förenkla processen för dataanalys.

 

Målsättningen med denna riktlinje är att skapa en säker och skalbar infrastruktur som kan hantera den växande mängden data, samtidigt som den säkerställer datans integritet och tillgänglighet över tid. Detta innebär att det finns ett tydligt fokus på att bygga system som inte bara kan lagra stora mängder information effektivt utan också skydda denna information mot obehörig åtkomst och förlust, samtidigt som datan förblir tillgänglig för de som behöver den för att fatta välgrundade beslut.

 

5. Användarcentrerade lösningar

En avgörande faktor i utvecklingen av framtidens digitala tjänster och system är inriktningen på användarcentrerade lösningar. Dessa lösningar utgör kärnan i digitalisering och syftar till att omforma hur tjänster designas och levereras. Genom att placera slutanvändaren i centrum av all utveckling, är målet att skapa digitala lösningar som inte bara är tekniskt framstående utan också uppskattade av användare.

 

Målsättningen med en användarcentrerad riktning är att varje digital tjänst ska uppfylla och helst överträffa användarnas behov och förväntningar. Detta kräver en djupgående förståelse för användarnas beteenden och preferenser, vilket möjliggör utvecklingen av lösningar som är intuitiva och effektiva. Genom att noggrant analysera och förstå användarnas beteenden och preferenser, är ambitionen att leverera tjänster som inte bara är enkla att använda utan också bidrar till en förbättrad användarupplevelse samt främjar en mer inkluderande och tillgänglig digital miljö.

 

6. Öppen data

En central del av digitaliseringen är konceptet med öppen data, vilket utgör en grundpelare för en mer inkluderande och innovativ digital framtid. Öppen data refererar till att data görs tillgänglig för allmänheten på ett sätt som är fritt att använda, återanvända och distribuera utan restriktioner annat än att källan ska anges och datan delas på liknande villkor.

 

Målsättningen med att fokusera på öppen data är varierad. För det första, genom att göra data tillgänglig för alla främjas samarbete över gränserna mellan olika sektorer, vilket i sin tur driver på innovation och kreativitet. Denna delning av information underlättar utvecklingen av nya lösningar och tillämpningar, vilket kan bidra till ekonomisk tillväxt och samhällelig välfärd. För det andra, öppen data spelar en avgörande roll i att stärka demokratiska värden genom att öka transparensen inom offentliga tjänster. Genom att göra information från offentliga förvaltningar tillgänglig kan medborgarna lättare hålla dessa förvaltningar och myndigheter ansvariga, vilket bidrar till ett ökat allmänt förtroende. För det tredje, är etableringen av standarder för datadelning och skapandet av plattformar för fri informationsutbyte avgörande för att främja samarbete och innovation, särskilt inom forskning och utveckling. Detta bidrar till att stärka ett ekosystem där kunskap kan spridas fritt och därmed gynna samhällsutvecklingen.

 

För att uppnå dessa mål är det avgörande för att säkerställa att data inte bara delas, utan att det görs på ett sätt som är tillgängligt och användbart för så många som möjligt. Genom att prioritera öppenhet och tillgänglighet i hanteringen av data, läggs grunden för digitalt samhälle där data kan flöda fritt. 

 

7. Data-drivet beslutsfattande

I en värld som alltmer präglas av digitalisering och där mängden tillgänglig data växer med en aldrig tidigare skådad hastighet, framstår förmågan att basera beslut på data i informationstäta miljöer som allt viktigare. Mot denna bakgrund utgör data-drivet beslutsfattande en viktig komponent för digital förändring. Genom att fokusera på insamling, analys och metoder som behövs för att effektivt tolka och utnyttja data samt praktisk tillämpning, är målet att omforma konventionellt beslutsfattande. Data-drivet beslutsfattande underlättar identifiering av mönster, trender och insikter som annars skulle förbli outnyttjade, vilket stödjer en mer strategisk och evidensbaserad beslutsprocess. Utmaningen ligger i att implementera dessa principer i förvaltningen, vilket kräver tillgång till både strukturerad och öppet delad data. Strukturerad data avser information som är organiserad på ett sätt som gör den lätt bearbetbar och analyserbar av system, medan delning av data innebär att information görs tillgänglig och användbar för ett brett spektrum av allmänheten (se även strukturerad datahantering och öppen data).

 

Strävan efter att förbättra datahantering och främja öppenhet i datadelning utgör således inte enbart en strategisk prioritet utan även en grundläggande förutsättning för att möjliggöra ett mer effektivt, rättvist och transparent beslutsfattande i den digitala eran.

 

8. Kompetensutveckling

I takt med att digitaliseringen blir alltmer central i alla aspekter av samhället, är det av största vikt att personer inom förvaltningen inte enbart är engagerade men även utbildade och kunniga. Behovet att kontinuerligt anpassa sig till det dynamiska digitala landskapet står som en kritisk komponent för digitalisering. För att framgångsrikt navigera i denna omvandling är det nödvändigt att förvaltningen engagerar sig i att utveckla medarbetarnas digitala kompetenser och lägga en solid grund för att skapa en förvaltning som effektivt kan bidra till och dra nytta av den digitala eran.

 

Målsättningen är att investera i personalens förmåga att effektivt använda och utnyttja digitalisering, vilket i sin tur förbereder förvaltningen för att möta och övervinna framtida utmaningar i en alltmer digitaliserad värld. Denna investering i kompetensutveckling ses inte bara som en fördel för den nuvarande arbetskraften, utan också som en nödvändighet för att säkerställa organisationens långsiktiga framgång och anpassningsförmåga.

 

9. Förvaltning av digitalisering

Det är av yttersta vikt att etablera en robust förvaltningsstruktur som stödjer och underhåller dessa digitala förändringar. Genom att optimera och standardisera digitalisering strävar man efter att inte bara möta uppsatta standarder utan även skapa en mer strömlinjeformad och säkrad digital arbetsmiljö. Förvaltning av digitalisering innebär att implementera förvaltningsstrukturer som främjar upprepbarhet och effektivitet i processerna. Dessa processer spelar en kritisk roll i att garantera att verksamheten är optimerad för att vara kostnadseffektiv, tillförlitlig och säker.

 

Målet är att införa och vidmakthålla förvaltningsstrukturer som inte bara effektiviserar och standardiserar operationella processer och initiativ men även säkerställer att dessa genomförs på ett kostnadseffektivt, tillförlitligt och säkert sätt. Genom strategisk förvaltning av digitaliseringen kan en hållbar och framgångsrik digitalisering säkerställas.

 

10. Cybersäkerhet

I en värld där cyberhot blir allt mer sofistikerade och frekventa, är det av största vikt att aktivt arbeta för att skydda känslig information. EU har markerat att offentliga myndigheter inom unionen behöver förbättra sin resiliens mot cyberattacker. Detta understryker vikten av att förbereda och anpassa sig till de nya direktiven och lagförslagen från EU inom området för cybersäkerhet, med syfte att agera förebildligt inom offentlig sektor genom efterlevnad av dessa nya riktlinjer och lagstiftningar. Cybersäkerhet är oumbärlig för att skydda känslig information och för att bevara användarnas förtroende i en era där cyberhoten kontinuerligt eskalerar. Målsättningen omfattar etableringen av strikta dataskyddsprocesser och robusta säkerhetsåtgärder och syftar till att skydda förvaltningen samt öka resiliensen mot cyberattacker. 

Indikatorer för uppföljning och handlingsplaner

För att effektivt övervaka och styra implementeringen av de nya digitaliserings-riktlinjerna, är det viktigt att utveckla tydliga handlingsplaner. Dessa planer ska stödja riktlinjernas syften och säkerställa att de strategiska målen nås. Inledningsvis föreslås följande initiala indikatorer för att påbörja en strukturerad uppföljning. Det är dock viktigt att notera att dessa indikatorer ska vidareutvecklas och anpassas i takt med att handlingsplanerna implementeras och erfarenheter samlas:

 

1. Andelen innovationsaktiva myndigheter - Mätt som antalet myndigheter som rapporterar att de har utfört minst en innovationsaktivitet under det senaste året. Detta ger en indikation på hur aktivt nya idéer och processer utforskas inom förvaltningen.
2. Andelen innovativa myndigheter - Mätt som antalet myndigheter som har infört minst en ny innovation i sin verksamhet. Denna indikator speglar förvaltningens förmåga att implementera nya lösningar som förbättrar effektivitet och servicekvalitet.
3. Samarbete över myndighetsgränserna - Andelen anställda som uppger att de under den senaste månaden har arbetat tillsammans med anställda vid en annan myndighet för att lösa en uppgift. Detta mäter graden av inter-myndighetssamarbete, vilket är avgörande för en koordinerad och enhetlig digitalisering.
4. Samarbete med kommunal förvaltning - Andelen anställda som rapporterar att de under den senaste månaden har samarbetat med en kommun eller. Denna indikator är viktig för att förstå omfattningen av samarbete på olika förvaltningsnivåer och dess inverkan på serviceleveransen.
5. Nyttjande av automation och AI - Mäter hur omfattande automation, inklusive användningen av artificiell intelligens, är inom förvaltningen. Detta är en nyckelindikator för att bedöma hur teknologiska framsteg tas till vara för att effektivisera processer och öka produktiviteten.

 

Dessa indikatorer är tänkta att fungera som en grund för uppföljningen av digitaliseringsarbetet och kommer att utvärderas och finjusteras i samband med att handlingsplanerna utvecklas och genomförs. Detta tillvägagångssätt garanterar att uppföljningsprocessen är dynamisk och anpassar sig efter såväl interna som externa förändringar i samhället och digitaliseringen.

 

 

Formulärets överkant

Formulärets nederkant

Avslutning

Riktlinjerna för digitalisering framställs som en långsiktig målsättning, vars inverkan på samhället och ekonomin förväntas vara djupgående. Genom att följa dessa riktlinjer garanteras att både landskapsregeringen och dess förvaltningar inte bara håller jämna steg med den globala utvecklingen, utan också tar täten mot en framtida tillvaro som är både hållbar och framgångsrik. Detta avspeglas i en förhöjd livskvalitet för invånarna, en ekonomi som är starkare och mer konkurrenskraftig samt en offentlig förvaltning som kännetecknas av effektivitet och allmän tillgänglighet.