Finans- och näringsutskottets betänkande 7/2023-2024

I föreliggande förslag till ändring av budgeten föreslås ett anslag för att finansiera ett vårdinformationssystem (VIS) till Ålands hälso- och sjukvård (ÅHS), jämte en fullmakt för de kostnader som årligen följer för drift och underhåll.

Motionerna

I anslutning till budgetförslaget har ingen budgetmotion inlämnats.

Utskottets förslag

Utskottet föreslår att budgetförslaget godkänns.

Utskottets synpunkter

Upphandlingshistorik

Utskottet konstaterar att anskaffningen av ett nytt vårdinformationssystem till ÅHS har varit ett tidskrävande projekt:

· 2013 revision av ÅHS it-system, ledde till en förstudie för ett nytt VIS

· 2017 beslut att inleda anskaffningsprojekt av ett nytt VIS

· 2019 samarbetsavtal mellan ÅHS och Åda Ab

· 2020 beslut om kvalificeringsupphandling

· 2021 beslut om kvalificering, besvär mot beslutet till marknadsdomstolen

· 2021 tilldelning av 4,6 miljoner euro i resiliensmedel

· 2022 beslut från marknadsdomstolen,

· 2022 - 2024 upphandlingen fortsätter som dialog, avslutas 7.3.2024

· 15.2.2024 begäran om tilläggsmedel från ÅHS riktas till landskapsregeringen

· 18.3.2024 upphandlingen utannonseras

· 3.4.2024 svar på upphandlingsannonsen inkommer.

I den inledande kvalificeringsfasen deltog 7 företag varav endast ett kvalificerade sig för den fortsatta upphandlingen. Ett bolag lämnade in besvär till marknadsdomstolen mot kvalificeringsbeslutet varför dialogen med den tilltänkta motparten avbröts under processens förlopp (30.8.2021-24.5.2022).

Upphandlingen har därefter genomförts som en konkurrenspräglad dialog med det enda bolag som godkändes i den inledande kvalificeringsprocessen.

I dialogen har landskapets och kommunernas it-bolag Åda Ab deltagit, bl.a. för att handla upp en socialvårdsmodul som kommunerna kan göra avrop på. Den slutliga kostnaden för kommunerna och kommunalförbunden är tillsvidare okänd.

ÅHS har på styrelsemöten beslutat att slutligen upphandla projektet, dels 15.2.2024 beslutat anhålla om tilläggsmedel i budgeten, dels 18.3.2024 beslutat avsluta dialogen, godkänna upphandlingsunderlaget och publicera den slutliga upphandlingen.

Kostnader

Kostnaden för införande av systemet beräknas uppgå till 9,4 miljoner euro.

Denna kostnad fördelar sig på implementeringskostnaden för leverantören, övriga implementeringskostnader samt upphandlingsförberedelse och dialog. Av dessa är kostnaderna för upphandlingsförberedelsen och dialogen redan effektuerade.

Upphandlingen av systemet gäller för en period om 10 år med option på ytterligare 4 + 4 år. Kostnaden för drift och underhåll får därför stor betydelse.

De direkta drifts- och underhållskostnaderna uppges vara 4,2 miljoner euro och fördelar sig på licenser, systemdrift, underhåll och stöd, ÅHS:s ökade personalkostnader (0,2 miljoner euro) och övriga systemkostnader.

Det nuvarande systemet kostar cirka 0,4 miljoner euro i årliga driftkostnader. Dessa kostnader försvinner när det nya systemet tas i bruk och är således inte beaktade i tabellen ovan.

Till den löpande årskostnaden ska också avskrivningen av systemet läggas. ÅHS har valt att avskriva systemet under en 10-årsperiod, vilket innebär att den årliga avskrivningen blir 0,9 miljoner euro. Om resiliensmedlen kommer att kunna användas minskar avskrivningarna till 0,5 miljoner euro, vilket innebär att totalkostnaden blir cirka 4,7 miljoner euro.

Den årliga kostnaden för avskrivning, drift och underhåll av systemet skulle således bli cirka 4,7 miljoner euro och 47 miljoner euro för hela den bindande avtalsperioden om 10 år räknat i dagens penningvärde (alternativt 5,1 miljoner euro per år och 51 miljoner euro per 10 år utan resiliensmedel).

Utskottet har valt att enbart beakta den inledande 10-årsperioden, eftersom utnyttjandet av optionsåren kräver en ömsesidig överenskommelse om de fortsatta avtalsvillkoren.

Resiliensmedel

Som en del av den ekonomiska återhämtningen efter pandemin upprättade Europeiska unionen en facilitet för återhämtning och resiliens från vilken landskapet beviljades drygt 10 miljoner euro. Av dessa skulle 4,6 miljoner euro användas för att skapa ett modernt vårdinformationssystem för den åländska hälso- och sjukvården samt socialvården. Enligt den plan som fastställts av EU ska medlen användas senast 31.12.2025. Vidare förutsätts att 80 procent av den kommunala sektorn och de privata aktörerna ska ha tagit systemet i bruk för att målet ska anses vara uppnått.

Föreliggande budgetförslag förutsätter att resiliensmedlen hinner användas innan tidsfristen för användning av anslaget utlöper.

Om resiliensmedlen kan användas minskar investeringskostnaden till 4,8 miljoner euro och avskrivningen följaktligen till 0,48 miljoner euro. Den årliga totala kostnaden blir därmed cirka 4,7 miljoner euro.

Budgeten

ÅHS har under åren 2018 - 2024 beviljats investeringsanslag uppgående till 5,8 miljoner euro. I detta budgetförslag föreslås ytterligare 3,6 miljoner euro för att därigenom uppnå det totala beloppet om 9,4 miljoner euro.

Som finansiering (intäkter) budgeteras 1,3 miljoner euro till tidigare beviljade resiliensmedel om 3,3 miljoner euro, vilket gör att denna del av finansieringen uppnår maximala 4,6 miljoner euro.

Därtill budgeteras ett normalt kostnadsanslag om 4,8 miljoner euro som i sin tur tas från den reservation av PAF-medel som finns i balansräkningen, vilket gör att den budgettekniska kostnadsbelastningen i årets budget blir noll. I nämnda PAF-reservation fanns det 83 miljoner euro den 31.12.2023, varav 30 miljoner är öronmärkta för den tredje sektorn.

Fullmakten

I budgeten framgår inte exakt storleken på den fullmakt som äskas. Utgående från texten kan det härledas att landskapsregeringen begär en fullmakt om 2,8 miljoner euro till vilken ska läggas en redan tidigare beviljad fullmakt om en miljon euro, alltså totalt 3,8 miljoner euro. Utskottet föreslår därför att fullmakten preciseras till 3,8 miljoner euro för årliga kostnader under avtalsperioden om 10 år. I beloppet ingår licens-, drift, underhålls-, egna personal- och övriga systemkostnader.

Därtill bör avskrivningarnas belopp beaktas även om dessa av rent bokföringstekniska skäl inte kommer att synas i ÅHS bokslut på grund av användning av PAF-reservationen. Avskrivningarnas storlek är beroende av om resiliensmedlen kan användas eller inte. Om resiliensmedlen kan användas blir avskrivningen 0,48 miljoner euro, annars blir de 0,94 miljoner euro per år. Sedvanliga indexregleringar som följer av avtalet får tillämpas vid användande av fullmakten, fullmaktens belopp indexjusteras således.

Tidigare givna fullmakter för samma ändamål upphör att gälla i och med att denna fullmakt utfärdas.

Utskottet stöder landskapsregeringens bestående effektiviseringskrav på ÅHS om 700.000 euro per år för åren 2026 - 2029.

Socialvårdsdelen

I upphandlingen av VIS-systemet ingår en modul som ska möjliggöra läsbarhet och i vissa fall kommunikation mellan kommunernas äldreomsorgsverksamhet och ÅHS. Socialvårdsdelen ingår i helheten även om Åda Ab fungerar som upphandlare av den del från vilken sedan kommunerna ska kunna göra avrop. Kommunerna har en egen styrgrupp för denna del av upphandlingen.

Utskottet har erfarit att implementeringen av VIS-systemet kan innebära extra arbete för vissa aktörer. Utskottet har erfarit att det finns en oro för att kommuner med ett litet antal klienter inte kommer att göra avrop på systemet.

Utskottets överväganden

Utskottet har erfarit att en dylik upphandling är en omfattande process för en organisation av ÅHS storlek. Under processens gång har ÅHS i grunden tvingats till att kartlägga sina egna processer över hur man arbetar idag och fundera på hur man ska arbeta i framtiden. Likaså har man insett att organisationens sätt att arbeta ställvis behöver anpassas till det tilltänkta nya vårdinformationssystemet i stället för tvärtom.

Utskottet bedömer att ÅHS som organisation genomfört en värdefull intern organisationsprocess som på sikt kommer att gynna verksamheten. Utskottet inser att ÅHS behov att ett modernt vårdinformationssystem är akut och en förutsättning för både effektivering och utveckling. Ett nytt system kan handlägga högkostnadsskydd, fakturering och statistik med en helt annan rationalitet samt även effektivera och modernisera utbildning av personal, läkemedelsordinationer samt vidareremittering av patienter. Ett nytt system tillgängliggör och integrerar även Kanta, THL, Receptcentralen och FPA med ÅHS på ett nödvändigt sätt. Säkerhetsaspekten kring patientinformationen behöver dessutom säkras på ett bättre sätt än idag. Erfarenheter från riket visar att dataläckage kan medföra stora skadeståndsanspråk.

Utskottet konstaterar att kostnaderna för upphandlingsförberedelser är 4,1 miljoner euro. I upphandlingsprocessen har en konkurrenspräglad dialog nyttjats. Utskottet ställer sig frågande till den kvalificeringsprocess som medförde att ett enda bolag av sju intresserade godkändes. Att gå in i en konkurrenspräglad dialog med bara en part är affärsmässigt tveksamt. Utskottet har inte funnit anledning att ifrågasätta den juridiska korrektheten i upphandlingen men anser att den juridiska bedömningen getts för stor vikt i förhållande till de affärsmässiga utmaningarna. Enligt utskottet försvann stora delar av incitamenten och fördelarna med en konkurrenspräglad dialogform när endast en intressent klarade kvalificeringsprocessen. Utskottet anser att man kan ifrågasätta denna del i beslutsprocessen.

Utskottet konstaterar att de kostnadsökningar som präglat processen skapar större krav på inbesparingar hos ÅHS för att hantera såväl investeringen som implementeringen av VIS-systemet. En digitaliseringsresa behöver innehålla bättre och mer tydliga kostnadseffektiveringar, vilket borde ha präglat hela upphandlingsprocessen och sålunda även gett en förbättrad driftsekonomi.

Det har under upphandlingsprocessen funnits ett stort behov av köpta juridiska och upphandlingstekniska tjänster från ÅHS sida. Utskottet ser behovet av att landskapets resurser nyttjas på ett optimalt sätt och att den spetskompetens som idag finns inom landskapsregeringen tas tillvara. Samverkan mellan ÅHS som myndighet och landskapsregeringen när det gäller optimering av upphandlingsresurser behöver stärkas strukturellt.

Lagstiftningen om det finanspolitiska ramverket trädde i kraft den 1 januari 2024. Ökade kostnader ska finansieras genom minskade kostnader på ett annat område eller ökade intäkter. I ändringsbudgeten föreslås att framtida avskrivningskostnader finansieras genom upplösande av PAF-reservering vilket inte följer regelverket för det finanspolitiska ramverket. Ramverket kommer dock i praktiken att tillämpas fullt ut från och med år 2025. För år 2024 finns varken kostnadstak, budgeteringsmarginal eller överskottsmål.

Utskottet uppmanar landskapsregeringen att under året inkomma med förslag till hur den del av PAF-reserveringen (53 miljoner) som inte genom separata beslut reserverats för den tredje sektorn, kan hanteras utan att som i detta budgetförslag användas till finansiering av kostnader. PAF-reserveringen är en del av landskapets likviditet och finansiering av kostnader genom att upplösa reserveringen blir endast en bokföringstransaktion som dock påverkar likviditeten negativt.

Utskottet uppmanar landskapsregeringen att tillsammans med ÅDA och ÅHS säkerställa att villkoren för att erhålla resiliensmedel uppfylls.

Utskottet betonar vikten av en effektiv och tydlig ägarstyrning och en engagerad styrelse för ÅHS. Utskottet ser positivt på möjligheterna med en professionalisering av styrelsearbetet.

Sammanfattningsvis konstaterar utskottet att en helhetsbedömning av risker och möjligheter gör att utskottet förordar att de äskade medlen beviljas.

Ärendets behandling

Lagtinget har den 3 april 2024 inbegärt finans- och näringsutskottets yttrande över förslaget till den första ändringen av budgeten för år 2024.

Motioner

Ingen budgetmotion har inlämnats.

Reservation

Ledamoten Andreas Kanborg har inlämnat en reservation till betänkandet.

Höranden

Utskottet har i ärendet hört ministrarna Mats Perämaa och Arsim Zekaj, budgetplaneraren Robert Lindblom från finansavdelningen, hälso- och sjukvårdsdirektör Jeanette Pajunen, ekonomichef Ulrika Österlund, IT-chef Anders Svensson och projektledare Timo Pajunen, förvaltningsöverläkaren Per-Anton Westerberg från Ålands- hälso- och sjukvård, verkställande direktör Christian Jansson från Åda Ab, IT-chefen Pia Haglund från Österbottens välfärdsområde, specialsakkunnige upphandlaren Mårten Broman och upphandlaren Sofia Jansson från finansavdelningen, förbundsdirektören Minna Hellström från Ålands kommunförbund, kommundirektören Christian Dreyer, konsulten Susanne Lehtinen samt lagtingets it-projektansvarige Tommy Bärdén.

Närvarande

I ärendets avgörande behandling deltog ordföranden John Holmberg, vice ordföranden Nina Fellman, ledamöterna Anders Ekström, Andreas Kanborg, Wille Valve, Roger Höglund, Jörgen Gustafsson.

Utskottets förslag

Med hänvisning till det anförda föreslår utskottet

- att lagtinget antar landskapsregeringens förslag till första ändring av budgeten för år 2024,

- att lagtinget beviljar en fullmakt för den årliga kostnaden för driften av systemet om 3,8 miljoner euro plus avskrivningar under 10-årsperioden vilka uppgår till 0,48 miljoner euro om resiliensmedlen kan användas eller annars 0,94 miljoner euro per år, det vill säga totalt maximalt 4,8 miljoner euro, samt

- att lagtinget beslutar att den första ändringen av budgeten för år 2024 ska tillämpas omedelbart i den lydelse det har i lagtingets beslut.

__________________

Mariehamn den 10 april 2024

Ordförande John Holmberg

Sekreterare Susanne Eriksson

Finans- och näringsutskottets betänkande 7/2023-2024

Ålands lagting

Genvägar

Kontaktuppgifter