Lagförslag 20/2018-2019

Lagtingsår: 2018-2019
Typ av dokument: Lagförslag

Ladda ner Word-dokument

regeringen_svartvit

5x5px

 

LAGFÖRSLAG nr 20/2018-2019

 

Datum

 

 

2019-04-04

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Till Ålands lagting

 

 

 

 

 


Klienthandlingar inom socialvården

 

 

Huvudsakligt innehåll

 

Landskapsregeringen föreslår att lagtinget antar en landskapslag om klienthandlingar inom socialvården. Lagen ska gälla alla klienthandlingar oberoende av vilken form de har registrerats i och vilket underlag de har sparats på. Enligt förslaget ska lagen tillämpas på tillhandahållare av såväl offentliga som privata socialvårdstjänster när de ordnar socialvård eller tillhandahåller socialservice. Lagens huvudsakliga målsättning är att skapa enhetliga klienthandlingar på Åland genom bestämmelser som föreskriver vilka klientuppgifter som ska antecknas i klienthandlingarna inom socialvården. Avsikten är att den föreslagna lagen träder i kraft den 1 januari 2021, dvs. vid samma tidpunkt som samtidigt föreslagen annan socialvårdslagstiftning.

 

__________________

 


 

INNEHÅLL

Huvudsakligt innehåll 1

Allmän motivering. 3

1. Bakgrund. 3

2. Klienthandlingar inom socialvården – gällande lagstiftning och hantering i praktiken  3

2.1. Åland. 3

2.2. Finland. 6

3. Landskapsregeringens överväganden. 7

3.1. Behovet av landskapslagstiftning om klienthandlingar 7

3.2. Lagstiftningsmodell 8

3.3. Enskilda frågor gällande förslaget till landskapslag. 9

4. Landskapsregeringens förslag. 11

5. Lagstiftningsbehörighet 12

5.1. Behörighetsfördelningen gällande socialvård och klienthandlingar 12

5.2. Finlands grundlag. 13

6. Förslagets verkningar 15

7. Ärendets beredning. 16

Detaljmotivering. 17

1. Landskapslag om klienthandlingar inom socialvården. 17

2. Landskapslag om ändring av 8 § landskapslagen om tillämpning av lagen angående specialomsorger om utvecklingsstörda. 30

Lagtext 32

L A N D S K A P S L A G om klienthandlingar inom socialvården. 32

L A N D S K A P S L A G om ändring av 8 § landskapslagen om tillämpning av lagen angående specialomsorger om utvecklingsstörda. 40

Parallelltexter 41

 


 

Allmän motivering

 

1. Bakgrund

 

I dagsläget innehåller den åländska socialvårdslagstiftningen bestämmelser om skyldighet att iaktta sekretess, men inte någon specifik reglering om hur uppgifter som gäller socialvårdsklienter ska behandlas eller antecknas. Av annan lagstiftning framgår inte heller vilka klientuppgifter som ska antecknas i klienthandlingarna. Därför finns i dagens läge inte något regelverk som syftar till att skapa enhetliga förfaringssätt för behandlingen av uppgifter som gäller socialvårdsklienterna. Detta är den huvudsakliga orsaken och bakgrunden till detta lagförslag. Den gällande åländska socialvårdslagstiftningen baserar sig i stor utsträckning på socialvårdslagstiftningen i Finland. Detta är även fallet med landskapsregeringens förslag till ny socialvårdslag (LF 21/2018–2019). Det här lagförslaget har samma utgångspunkt och bestämmelserna i den föreslagna landskapslagen om klienthandlingar baserar sig i stor utsträckning på lagen om klienthandlingar inom socialvården (FFS 254/2015), senare Finlands klienthandlingslag. Det bör noteras att Finlands klienthandlingslag delvis har antagits för att man i riket ska kunna digitalisera både hanteringen och arkiveringen av socialvårdsärendena.

     Avsikten med landskapsregeringens lagförslag är inte en digitalisering inom socialvården utan det har tillsatts en arbetsgrupp som ska utvärdera förutsättningarna för en sådan digitalisering inom den åländska socialvården. Genom den föreslagna lagstiftningen ska införas enhetliga regler för anteckning av klientuppgifter, oberoende av i vilken form de har registrerats i och vilket underlag de har sparats på. Om det i ett senare skede anses ändamålsenligt och möjligt med en mera omfattande digitalisering inom socialvården på Åland behöver lagstiftningsbehovet ytterligare utvärderas. Landskapsregeringen utgår från att enhetliga anteckningar av klientuppgifter kan förbättra både klienternas ställning och myndigheternas samarbete inom dagens socialvård, oberoende av hur eller var uppgifterna antecknas och sparas. På längre sikt är enhetliga anteckningar inom socialvården också en förutsättning för att det ska kunna införas gemensam digital hantering av klientuppgifterna inom socialvården.

 

2. Klienthandlingar inom socialvården – gällande lagstiftning och hantering i praktiken

 

2.1. Åland

 

2.1.1. Åländsk socialvårdslagstiftning

 

Socialvården hör till landskapets lagstiftningsbehörighet enligt 18 § 13 punkten i självstyrelselagen. Inom ramen för denna behörighet har antagits ett antal landskapslagar varav flertalet är av blankettnatur. Landskapslagen (1995:101) om tillämpning i landskapet Åland av riksförfattningar om socialvård, senare blankettlagen om socialvård, gör ett antal rikslagar gällande inom landskapets behörighet. Dock föreskrivs i blankettlagen om vissa avvikelser från tillämpningen av rikslagarna. Av de rikslagar som gäller inom landskapets behörighet bör här särskilt nämnas socialvårdslagen (FFS 710/1982), nedan Finlands tidigare socialvårdslag. Finlands tidigare socialvårdslag har upphävts i riket den 1 april 2015 och ersatts med socialvårdslagen (FFS 1301/2014), nedan Finlands gällande socialvårdslag. Däremot ska Finlands tidigare socialvårdslag fortsättningsvis tillämpas på Åland med stöd av blankettlagen om socialvård.

     Finlands tidigare socialvårdslag är en allmän lag. Det har också antagits ett stort antal speciallagar inom socialvårdens område. Även speciallagstiftningen har på Åland antagits i form av blankettlagstiftning. Lagen om klientens ställning och rättigheter inom socialvården (FFS 812/2000), senare klientlagen, har gjorts tillämplig med de avvikelser som föreskrivs i blankettlagen om socialvård. Här kan särskilt nämnas 3 kap. i klientlagen som innehåller bestämmelser om sekretess, tystnadsplikt och utlämnande av sekretessbelagda uppgifter medan det i 4 kap. föreskrivs om socialvårdsmyndigheternas rätt att få tillgång till sekretessbelagda uppgifter och handräckning. Blankettlagens 2d § innehåller vissa avvikelser från dessa bestämmelser.

     Landskapslagen (2017:144) om ändring av landskapslag om tillämpning av lag om specialomsorger för utvecklingsstörda gjorde 3 kap. i Finlands klienthandlingslag tillämplig inom specialomsorgerna för utvecklingsstörda. Detta innebär att Finlands klienthandlingslag redan delvis tillämpas inom socialvården på Åland, men enbart i samband med anteckning av klientuppgifter inom specialomsorgerna för utvecklingsstörda. Slutligen bör nämnas landskapslagen (2012:36) om tillämpning i landskapet Åland av lagen om privat socialservice. Den blankettlagen gör lagen om privat socialservice (FFS 922/2011) tillämplig på Åland, med de avvikelser som anges i blankettlagen. Blankettlagen tillämpas på produktion, genomförande och övervakning av privat socialservice.

 

2.1.2. Åländsk förvaltningsrättslig lagstiftning

 

Då myndigheter inom landskaps- och kommunalförvaltningen på Åland hanterar socialvårdsärenden och klienthandlingar tillämpas flertalet allmänna förvaltningsrättsliga författningar. Förvaltningslagen (2008:9) för landskapet Åland innehåller bestämmelser om grunderna för god förvaltning och om förfarandet i förvaltningsärenden. I landskapslagen (1977:72) om allmänna handlingars offentlighet bestäms framförallt om rätten att ta del av handlingarna som finns hos myndigheter och när dessa handlingar ska sekretessbeläggas. Det är fråga om en allmän landskapslag och klientlagen innehåller särskild reglering om klienthandlingars sekretess som ska tillämpas i första hand. Enligt 14 § 1 mom. i klientlagen ska socialvårdshandlingar som innehåller uppgifter om socialvårdsklienter eller andra enskilda hållas hemliga. Motsvarande sekretessbestämmelser som gäller inom den åländska hälso- och sjukvården finns i lagen om patientens ställning och rättigheter (FFS 785/1992), senare patientlagen. Patientlagen har gjorts gällande inom landskapets behörighet i enlighet med landskapslagen (1993:61) om tillämpning i landskapet Åland av lagen om patientens ställning och rättigheter.

     Sedan den 25 maj 2018 tillämpas även Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter och om upphävande av direktiv 95/46/EG, senare dataskyddsförordningen, då personuppgifter i klienthandlingar behandlas. Dataskyddsförordningen kompletteras av landskapslagen om dataskydd inom landskaps- och kommunalförvaltningen som träder i kraft den 1 maj 2019. Före detta datum tillämpas landskapslagen (2007:88) om behandling av personuppgifter inom landskaps- och kommunalförvaltningen då myndigheter inom landskaps- och kommunalförvaltningen behandlar personuppgifter. Arkivlagen (2004:13) för landskapet Åland innehåller bestämmelser som ska tillämpas i samband med arkiveringen av klienthandlingar.

 

2.1.3. Praktisk hantering av klienthandlingar inom socialvården

 

Detta förslag gäller klienthandlingar. Enligt 2b § i blankettlagen om socialvård avser begreppet handling en i 1 § 1 och 2 mom. i landskapslagen om allmänna handlingars offentlighet nämnd handling, som innehåller uppgifter om en klient eller någon annan enskild och som ansluter sig till socialvård som ordnas av myndigheter eller privata. I 1 § 1 mom. i landskapslagen om allmänna handlingars offentlighet definieras allmänna handlingar som handlingar som utfärdats eller upprättats av myndighet eller som ingivits eller insänts till myndighet. Enligt 1 § 2 mom. förstås med handling varje framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas eller avlyssnas med tekniskt hjälpmedel, ävensom upptagning för automatisk databehandling när myndigheten kan överföra upptagningen till läsbar form.

     Klientuppgifter om de klienter som ansöker om eller använder sig av socialvårdstjänster eller -förmåner antecknas i klienthandlingar. Det finns många olika handlingstyper inom socialvården, t.ex. ansökan, anmälan, plan, utredning och remiss. Då ett socialvårdsärende inleds ska det registreras och handlingarna ska i regel sekretessbeläggas i enlighet med sekretessbestämmelserna i klientlagen. Ärendet ska skötas enligt de allmänna förvaltningsrättsliga bestämmelserna, särskilt förvaltningslagen för landskapet Åland. Inom socialvården på Åland bearbetas och lagras information såväl i pappersform som i elektronisk form. Medan klientskapet är aktivt förvaras pappershandlingarna vanligtvis i den anställdas arbetsrum. När klientskapet är avslutat arkiveras handlingarna i pappersformat i enlighet med arkivlagen.

     Personuppgifterna i ett socialvårdsärende ska behandlas i enlighet med dataskyddsförordningen och annan dataskyddslagstiftning. Enligt dataskyddsförordningen är behandlingen av socialvårdens känsliga personuppgifter i regel förbjuden, men kan tillåtas i medlemsstaternas nationella rätt, där lämpliga skyddsåtgärder som säkerställer den registrerades grundläggande rättigheter och intressen fastställs. Landskapslagen om dataskydd inom landskaps- och kommunalförvaltningen innehåller närmare bestämmelser om behandling av dylika känsliga personuppgifter. Eftersom klientuppgifter behandlas elektroniskt ska också datasäkerheten garanteras enligt dataskyddsförordningen. Vid laglighetsövervakning har det konstaterats att en vanlig e-postförbindelse inte kan anses vara tillräckligt informationssäker för förmedling av meddelanden med sekretessbelagda uppgifter.[1]

     Landskapsregeringen skickade i oktober 2017 en enkät till de åländska kommunerna och kommunalförbundet Oasen boende- och vårdcenter om journalföringen av klienthandlingar. Frågeställningarna i enkäten gällde nuvarande praxis samt vilka brister och behov som uppmärksammats gällande hanteringen av klienthandlingar inom socialvården. Det inkom nio svar på enkäten. Mindre än hälften av de svarande använder sig av elektronisk journalföring. Det saknas enhetliga mallar för vilka klientuppgifter som ska antecknas. Vissa kommuner har tillsammans utarbetat gemensamma mallar som dessa kommuner använder. Det förekommer alltmer sällan handskrivna dokument och handlingar vilket myndigheterna upplever som positivt.

     Vid överförande av handlingar, t.ex. mellan två olika kommuner eller mellan en kommunal enhet och Ålands hälso- och sjukvård (ÅHS), används pappersdokument som postas eller i vissa fall skickas med klienten i högre grad än elektronisk överföring. Orsaken till detta är att enheternas e-postprogram inte är tillräckligt säkra och att elektronisk överföring inte är möjlig om inte datasäkerhet och sekretess kan garanteras. Vid brådskande ärenden och i samband med sektorsövergripande möten används även muntlig överföring av information. I enkätsvaren påtalades flera brister. Till exempel finns det risk för att viktig information om patienternas hälsotillstånd kan försvinna för att det saknas gemensamma mallar och dokumenthanteringsprogram samt överenskommelser om vilken information som ska delas.

     Ur enkätsvaren framkommer att det finns ett behov av smidig hantering (t.ex. klienters elektroniska signatur), tydlighet och rättssäkerhet (t.ex. riktlinjer i praktiska frågor kring sekretessbestämmelser) samt möjlighet för både kommunerna och ÅHS att ha samma journalföringssystem och tillgång till nödvändiga uppgifter vad gäller klienter som är aktuella inom vardera verksamheten. Utifrån enkätsvaren verkar de yrkesverksamma positivt inställda till införandet av elektronisk hantering av klienthandlingar inom socialvården. Enligt uppgifter från ÅDA Ab i oktober 2018 används vårdjournalsystemet Abilita av elva åländska kommuner, Oasen boende- och vårdcenter, Stiftelsen Hemmet, Ålands omsorgsförbund samt ÅHS.

 

2.2. Finland

 

2.2.1. Lagen om klienthandlingar inom socialvården

 

Finlands klienthandlingslag trädde i kraft den 1 april 2015. Lagen faller inom landskapets lagstiftningsbehörighet och den har delvis redan gjorts gällande inom specialomsorgerna för utvecklingsstörda. Syftet med lagen är att skapa enhetliga förfaringssätt för behandlingen av uppgifter som gäller socialvårdsklienter och att på så sätt främja en korrekt skötsel av arbetsuppgifterna inom socialvården. Lagen tillämpas på såväl offentliga som privata tillhandahållare av socialservice när de ordnar socialvård eller tillhandahåller socialservice. I lagen föreskrivs det om skyldigheten för anställda inom socialvården att anteckna och förvara klientuppgifter inom socialvården i formbundna klienthandlingar.

     Lagen gäller klienthandlingar i både pappersform och elektronisk form. Enligt lagen ska basuppgifter och uppgifter uppräknade enligt serviceuppgift antecknas. Anteckningar ska göras vid sektorsövergripande samarbete mellan olika myndigheter och tillhandahållare av socialservice. I lagen anges de handlingstyper som ska användas inom socialvården. Dessa är inledande av ett ärende, bedömning av servicebehovet, klientplan, klientrapport och beslut. Dessutom ska det göras anteckningar i anslutning till verkställandet av beslut och anteckningar av uppgifter om utomstående. Också klienthandlingarnas förvaringstider anges i lagen.

     Klienthandlingar inom socialvården ska föras in i socialvårdens anmälningsregister eller socialvårdens klientregister. Uppgifterna registreras enligt serviceuppgift. Serviceuppgifter inom socialvården är bl.a. barnskydd, handikappservice och utkomststöd. Lagen innehåller bestämmelser om de anteckningar som ska göras i klienthandlingarna när uppgifter om klienter lämnas till utomstående eller erhålls av utomstående. Lagen har inga bestämmelser om sekretess i fråga om klientuppgifter eller om grunderna för undantag från sekretessen och inte heller bestämmelser om rätten för en socialvårdsmyndighet att få sekretessbelagda uppgifter. Bestämmelser om detta finns i klientlagen. Motsvarande bestämmelser om sekretess för journalhandlingar inom hälso- och sjukvården finns i patientlagen.

     Finlands klienthandlingslag har en bestämmelse om åtkomsträttigheter för anställda inom socialvården till klientuppgifter som registrerats i elektronisk form. Institutet för hälsa och välfärd meddelar närmare föreskrifter om de grunder enligt vilka en tillhandahållare av service ska administrera åtkomsträttigheterna. Dessutom har lagen bestämmelser om ansvar och ansvarsfördelning i anslutning till serviceanordnares, serviceproducenters och servicegivares behandling av klientuppgifter när någon agerar för en annans räkning. Nyligen har föreslagits ett antal ändringar i Finlands klienthandlingslag, bl.a. för att anpassa lagen till dataskyddsförordningen (se RP 300/2018 rd). Dock kommer riksdagen inte att hinna behandla propositionen färdigt före nyval.

 

2.2.2. Övergång till elektronisk hantering av klientuppgifter

 

Lagen om elektronisk behandling av klientuppgifter inom social- och hälsovården (FFS 159/2007), nedan Finlands klientuppgiftslag, trädde i kraft den 9 februari 2007. Lagen har till syfte att främja datasäker behandling av klientuppgifter inom social- och hälsovården. I lagen finns bestämmelser om elektronisk behandling av klientuppgifter inom offentlig och privat social- och hälsovårdsservice och om riksomfattande informationssystemstjänster (s.k. Kanta-tjänster). Lagen förpliktar samtliga offentliga aktörer inom hälso- och sjukvården att senast september 2014 ansluta sig till den riksomfattande elektroniska arkiveringstjänsten för journalhandlingar. I lagen ingår också bestämmelser om sekretessbelagda uppgifter, utlämnande och arkivering av uppgifter samt klientens rätt att få tillgång till sina klientuppgifter.

     Således har i Finland redan genomförts en omfattande digitalisering av hälso- och sjukvårdstjänsterna. Till de riksomfattande informationssystemstjänsterna hör elektroniska recept, ett riksomfattande elektroniskt arkiv över journalhandlingar (arkiveringstjänst), en läkemedelsdatabas, ett medborgargränssnitt (tjänsten Mina Kanta-sidor) och patientens informationshanteringstjänst. Dessa utgör tillsammans de s.k. Kanta-tjänsterna. Varje månad görs över 1,4 miljoner inloggningar på medborgargränssnittet. Nyligen har föreslagits att det antas en ny lag om elektronisk behandling av kunduppgifter inom social- och hälsovården, nedan Finlands kunduppgiftslag (RP 300/2018 rd). Lagen ska upphäva Finlands klientuppgiftslag. Ett av de viktigaste förslagen är att Kanta-tjänsterna också ska gälla inom socialvården vilket innebär att Kanta-tjänsterna omfattar både kunderna inom social- och hälsovården. Propositionen kommer inte att hinna behandlas inom riksdagens mandatperiod.

     Den ovan beskrivna digitaliseringen inom social- och hälsovården är en del av en övergripande utveckling av myndigheternas digitala tjänster i Finland. Den första författningen i Finland som gällde förvaltningsmyndigheternas elektroniska tjänster trädde i kraft den 1 januari 2000.[2] Därefter har antagits flertalet författningar i Finland som ligger till grund för digitaliseringen av den offentliga förvaltningen. Den nationella servicearkitekturen (KaPa) utgör en övergripande digital arkitektur för den offentliga förvaltningen. Det har skapats olika digitala tjänster som är tillgängliga via webbtjänsten suomi.fi. Flertalet myndigheter i Finland är skyldiga enligt lag att ta i bruk suomi.fi-tjänster. Förvaltningens digitalisering stöder sig främst på lagen om förvaltningens gemensamma stödtjänster för e-tjänster (FFS 571/2016), lagen om anordnande av statens gemensamma informations- och kommunikationstekniska tjänster (FFS 1226/2013) samt lagen om elektronisk kommunikation i myndigheternas verksamhet (FFS 13/2003). Det bör också noteras att riksdagen antog den 18 mars 2019 en lag om informationshantering inom den offentliga förvaltningen vars huvudsakliga syfte är att anpassa rikslagstiftningen till den tekniska utvecklingen och ökade digitaliseringen inom förvaltningen (se RP 284/2018 rd).

 

3. Landskapsregeringens överväganden

 

3.1. Behovet av landskapslagstiftning om klienthandlingar

 

I dagsläget saknas enhetliga mallar för vilka klientuppgifter som ska antecknas i klienthandlingarna inom socialvården på Åland. Bortsett från bestämmelser om skyldighet att iaktta sekretess finns det inte någon särskild reglering som gäller klienthandlingar inom socialvården. Det skulle medföra flera förbättringar om aktörerna inom socialvården antecknar klientuppgifterna på samma sätt i sina klienthandlingar. Ett övergripande syfte med förslaget till ny socialvårdslagstiftning är att stärka och främja det sektorsövergripande samarbetet mellan socialvården och andra myndigheter. Socialvården ska vid behov samarbeta med andra myndigheter och sektorer så att en servicehelhet som tillgodoser klientens intressen uppnås (se LF 21/2018–2019). Förutsättningarna för sådant samarbete förbättras om anteckningarna i klienthandlingarna är enhetliga.

     Om klienthandlingarna och anteckningarna i dessa förenhetligas förbättras också insyn, ledning, statistikföring och forskning inom socialvårdens område. Samtidigt torde produktiviteten av arbetet förbättras då tillgången till information blir bättre och det krävs mindre tid för att söka efter och ta reda på uppgifter. Om informationsinnehållet förenhetligas blir det möjligt att samla in jämförbara uppgifter och att jämföra serviceproducenter sinsemellan. Klientens ställning stärks genom att det blir lättare för klienten att kontrollera sina egna uppgifter. Även klientens rättssäkerhet förbättras då det föreskrivs i lag om klienthandlingarnas innehåll.

     Landskapsregeringen anser att det behövs landskapslagstiftning med bestämmelser om skyldigheten för anställda inom socialvården som utför klientarbete att anteckna och registrera klientuppgifterna i klienthandlingarna på ett enhetligt sätt. På längre sikt är enhetliga krav om vilka klientuppgifter som ska antecknas också en förutsättning för en gemensam digital ärendehantering mellan socialvårdsaktörerna och för att införa en digital tjänst där klienterna kan ta del av sina egna handlingar och uträtta ärenden elektroniskt. Detta var också den centrala målsättningen då Finlands klienthandlingslag antogs (RP 345/2014 rd, s. 18). Genom Finlands klienthandlingslag skapades förutsättningar för att man kunde tekniskt börja förbereda ett riksomfattande arkiv för socialvården. Enhetlig anteckning inom socialvården på Åland är också en förutsättning för att i framtiden utvidga användningen av gemensamma digitala tjänster inom socialvården.

 

3.2. Lagstiftningsmodell

 

I dagsläget är de centrala landskapslagarna inom socialvården s.k. blankettlagar, dvs. riksförfattningarna har med vissa avvikelser gjorts gällande inom landskapets lagstiftningsbehörighet. Det finns olika faktorer som talar för att också innehållet i föreslagen landskapslag om klienthandlingar i huvudsak bör motsvara Finlands klienthandlingslag. En av dessa är att Finlands klienthandlingslag redan gäller inom specialomsorgerna för utvecklingsstörda på Åland. En annan är att det inte har framkommit något starkt behov av att anteckna andra uppgifter i klienthandlingarna på Åland. De uppgifter som ska antecknas i klienthandlingarna enligt Finlands klienthandlingslag är centrala för en god skötsel av socialvårdsärendena och för att garantera klientens rättsskydd, också inom den åländska socialvården. I förlängningen kan införandet av enhetliga anteckningar inom socialvården underlätta införandet av digitala tjänster inom socialvården på Åland.

     Bestämmelserna i Finlands klienthandlingslag kan göras gällande inom landskapets lagstiftningsbehörighet på olika sätt. Ett alternativ för att göra en riksförfattning gällande inom landskapets behörighet är att lagtinget antar en landskapslag av blankettnatur. Ett annat alternativ är att bestämmelserna i landskapslagen motsvarar bestämmelserna i riksförfattningen, även till den del bestämmelserna faller inom landskapets lagstiftningsbehörighet. Landskapsregeringen föreslår att lagtinget antar en landskapslag vars bestämmelser till sitt materiella innehåll till stor del motsvarar bestämmelserna i Finlands klienthandlingslag, dock med vissa förenklingar och anpassningar till de åländska förhållandena. Om det senare bereds ändringar av Finlands klienthandlingslag bör det utvärderas om det finns ett behov av att göra motsvarande ändringar i eller kompletteringar till bestämmelserna i landskapslagen. Även förslaget till ny socialvårdslag baserar sig på denna lagstiftningsteknik (LF 21/2018–2019).

 

3.3. Enskilda frågor gällande förslaget till landskapslag

 

Anpassning av landskapslagens innehåll

 

Den föreslagna landskapslagen om klienthandlingar ska vara teknikneutral, dvs. bestämmelserna ska gälla alla klienthandlingar oberoende av vilken form de har registrerats i och vilket underlag de har sparats på. I 3 kap. i Finlands klienthandlingslag har samlats bestämmelser om vilka klientuppgifter som ska antecknas i klienthandlingarna. Dessa bestämmelser ska också vara de mest centrala i den föreslagna landskapslagen om klienthandlingar. Bestämmelserna behöver enbart i mindre utsträckning anpassas till de åländska förhållandena. Däremot finns olika bestämmelser i Finlands klienthandlingslag som det inte är ändamålsenligt att ingår i en landskapslag om klienthandlingar, åtminstone inte i oförändrad form. Till exempel innehåller vissa bestämmelser i Finlands klienthandlingslag hänvisningar till annan lagstiftning eller förvaltningsstrukturer i Finland.

     I rikslagstiftningen har den elektroniska behandlingen av klientuppgifter huvudsakligen avgränsats till Finlands klientuppgiftslag. Denna elektroniska reglering har föreslagits ingå i en särskild kunduppgiftslag, men propositionen om detta blev inte färdigbehandlad före riksdagsvalet (se RP 300/2018 rd). I viss mån föreskrivs ändå om den elektroniska skötseln av socialvårdsärenden i Finlands klienthandlingslag. Till exempel finns det reglering om åtkomsträttigheter till klientuppgifter som registrerats i elektronisk form (23 §) och om förvaringen av handlingar som registreras elektroniskt i Kanta-tjänsterna (27 § 2 mom.). Eftersom behandlingen av klienthandlingar på Åland till stora delar ännu sker manuellt bör förslaget till landskapslagstiftning till denna del utarbetas så att det finns förutsättningar att verkställa lagstiftningen på Åland. Förslaget till landskapslag ska inte förutsätta att det införs gemensamma digitala tjänster inom socialvården.

     I andra lagförslag föreslår landskapsregeringen att lagtinget antar ny landskapslagstiftning om socialvård som till sitt innehåll i stor utsträckning motsvarar lagstiftningen i Finland. Särskilt förslaget till landskapslag om socialvård bör beaktas vid beredningen av ny landskapslagstiftning om klienthandlingar eftersom landskapslagen om socialvård ska utgöra en allmän landskapslag som tillämpas vid skötseln av socialvårdsuppgifter på Åland. (se LF 21/2018–2019) Det ska också säkerställas att begrepp och terminologi samordnas. Därtill är det ändamålsenligt att den föreslagna landskapslagen om klienthandlingar träder i kraft samtidigt med den föreslagna landskapslagstiftningen om socialvård. Landskapsregeringen föreslår att landskapslagarna ska träda i kraft den 1 januari 2021.

 

Dataskyddslagstiftningen

 

Personuppgifterna i ett socialvårdsärende ska behandlas i enlighet med dataskyddsförordningen och annan dataskyddslagstiftning. Personuppgifterna i socialvårdsärendena ska anses vara känsliga. Enligt artikel 9.1 i dataskyddsförordningen är behandlingen av sådana känsliga personuppgifter förbjuden, men artikel 9.2 b tillåter behandling på områdena social trygghet och socialt skydd, i den omfattning detta är tillåtet enligt unionsrätten eller medlemsstaternas nationella rätt eller ett kollektivavtal som antagits med stöd av medlemsstaternas nationella rätt, där lämpliga skyddsåtgärder som säkerställer den registrerades grundläggande rättigheter och intressen fastställs. Landskapslagen om dataskydd inom landskaps- och kommunalförvaltningen innehåller närmare bestämmelser till stöd för behandlingen av känsliga personuppgifter inom socialvården. Landskapslagen träder i kraft den 1 maj 2019. Enligt landskapslagens 8 § 1 mom. 2 punkten får de känsliga personuppgifterna behandlas om behandlingen gäller den registrerades behov av socialvård eller de socialvårdstjänster, stödåtgärder eller andra förmåner inom socialvården som beviljats den registrerade eller andra uppgifter som är nödvändiga för vården av den registrerade. Behandlingen ska ske i enlighet med sådana lämpliga skyddsåtgärder som räknas upp i landskapslagens 13 §.

     Avsikten i detta lagförslag är att den föreslagna landskapslagen om klienthandlingar inom socialvården främst föreskriver om vilka klientuppgifter som ska antecknas i klienthandlingar. Då dessa personuppgifter sedan behandlas vidare inom socialvården ska berörda myndigheter och andra aktörer beakta och tillämpa dataskyddsförordningen, landskapslagen om dataskydd inom landskaps- och kommunalförvaltningen och eventuella särskilda bestämmelser om skyddet av personuppgifter. Den föreslagna landskapslagen om klienthandlingar inom socialvården ska utformas så att den beaktar och är förenlig med dataskyddslagstiftningen. Dataskyddsförordningen gör skillnad på förvaringen av personuppgifter för de ändamål för vilka personuppgifterna samlats in och den senare förvaringen för arkivändamål av allmänt intresse. I Finlands klienthandlingslag finns en bilaga med särskilda förvaringstider som avser förvaringen inom socialvårdens personregister. Det måste bedömas separat i vilket avseende handlingarna i socialvården också ska förvaras varaktigt för arkivändamål av allmänt intresse.

     Finlands klienthandlingslag utgår från begreppen serviceanordnare och serviceproducent. Vanligen är serviceanordnaren en kommun som enligt lag är skyldig att tillhandahålla den socialvård som klienten är berättigad till. Det kan också vara fråga om en privat aktör som är skyldig enligt avtal att tillhandahålla socialservice. Serviceproducenten är den aktör som i sista hand producerar socialservice eller socialvård åt klienten. Socialservice kan produceras både av myndigheter och privata aktörer. På Åland är kommunerna oftast både serviceanordnare och serviceproducenter. Vid behandlingen och överlämnandet av klientuppgifter inom socialvården bör det beaktas att dataskyddsförordningen utgår från att den personuppgiftsansvariga kan överlåta behandlingen av personuppgifter åt ett s.k. personuppgiftsbiträde. Detta förutsätter att dataskyddsförordningens villkor för hur behandlingen av personuppgifter på en personuppgiftsansvarigs vägnar får ske är uppfyllda. Detta ska beaktas i den föreslagna landskapslagen, framförallt vid klargörandet av ansvarsfördelningen mellan serviceanordnaren och serviceproducenten vid behandlingen av personuppgifter.

 

Sektors- och myndighetsövergripande samarbete

 

Klienterna inom socialvården kan ofta samtidigt vara patienter inom hälso- och sjukvården eller komma i kontakt med andra myndigheter och sektorer. En av målsättningarna med förslaget till ny socialvårdslagstiftning är att samarbetet mellan socialvården, hälso- och sjukvården och andra myndigheter och sektorer ska förstärkas genom ett flertal lagbestämmelser. Särskilt viktigt är det samarbete som finns mellan socialvården och hälso- och sjukvården och i ett separat lagförslag föreslås krav på ökad formalisering i samarbetet mellan ÅHS och den kommunala socialvården (se LF 21/2018–2019). I detta lagförslag ingår däremot enbart bestämmelser om anteckning av klientuppgifter i samband med sådant sektors- och myndighetsövergripande samarbete. Utgångspunkten för de föreslagna bestämmelserna är att de myndigheter som deltar i samarbetet fortsättningsvis ska sköta sina ärenden i enlighet med den lagstiftning som annars också gäller för myndighetens förvaltningsförfarande.

     Den föreslagna landskapslagen om klienthandlingar inom socialvården avgränsar sig till socialvården och anteckningar som ska göras i klienthandlingarna där. Samarbetet mellan socialvården och andra myndigheter och sektorer sker således fortsättningsvis enligt den lagstiftning som annars också gäller för myndigheten, t.ex. kan sekretessbelagda uppgifter överlämnas till en annan myndighet eller sektor enbart om stöd för detta finns i den lagstiftning som tillämpas inom den ifrågavarande myndigheten eller sektorn. I den föreslagna landskapslagen klargörs att de personer som får tillgång till klientuppgifter i ett sektors- och myndighetsövergripande samarbete både får anteckna och registrera uppgifterna inom den egna organisationen om de behövs för skötseln av den gemensamma klientens ärende i organisationen. Den föreslagna landskapslagen innehåller också bestämmelser som gäller anteckning i samband med gemensam socialservice som lämnas av personal inom socialvården och hälso- och sjukvården. De föreslagna bestämmelserna möjliggör upprättandet av gemensamma klienthandlingar och även personalen inom hälso- och sjukvården ska ha tillgång till dessa gemensamma klienthandlingar.

 

Framtida digitalisering

 

Digitaliseringen inom social- och hälsovården i Finland väcker mera grundläggande frågor om organiserandet av socialvården på Åland. Det har nyligen föreslagits att de s.k. Kanta-tjänsterna också ska gälla inom socialvården i Finland (se RP 300/2018 rd). Om och när detta förverkligas torde det också medföra att anteckning av klientuppgifter i Finland i framtiden kommer att ske helt i en digital miljö. Övergång till enbart elektronisk hantering av klienthandlingar på Åland är inte möjlig i dagsläget. Detta förutsätter nämligen att klienthandlingarna både kan hanteras, lagras och arkiveras i enbart elektronisk form. I dagsläget förutsätter den varaktiga arkiveringen av klienthandlingar som finns i en elektronisk form att handlingarna skrivs ut till pappers eftersom det varken finns ett elektroniskt landskapsarkiv eller något annat elektroniskt arkiv inom landskaps- och kommunalförvaltningen.

     Kanta-tjänsterna möjliggör elektroniskt utbyte av information mellan myndigheterna och klienterna får tillgång till sina uppgifter på nätet. När det gäller specifikt socialvården har landskapsregeringen tillsatt en arbetsgrupp med uppdrag att kartlägga lagstiftningen och utreda möjligheterna för de åländska kommunerna att ingå i ett klientdataarkiv med tillhörande e-tjänster. Arbetsgruppens förslag ska överlämnas till landskapsregeringen senast den 30 maj 2019. Landskapsregeringen har också tillsatt ett projekt (Å-KaPA) som syftar till att genom en portal för Ålands e-tjänster använda de tjänster som ingår i den nationella servicearkitekturen (KaPa). De åländska myndigheternas digitala utveckling och samarbete inom ramen för Åda Ab är i dagsläget frivillig.

     Även om detta lagförslag inte syftar till en digitalisering av klientprocesser inom socialvården på Åland bör de direkta och indirekta konsekvenserna för Åland av att förvaltningen i Finland digitaliseras följas upp. Konsekvenserna bör följas upp redan av den anledningen att den åländska lagstiftningen inom socialvården i stor utsträckning baserar sig på rikslagstiftningen. Landskapsregeringen har i annat sammanhang konstaterat att ÅHS kan anslutas till det nationella patientarkivet eller ordna arkivering av och tillgång till patientuppgifter på annat sätt efter att det har stiftats en landskapslag som motsvarar Finlands klientuppgiftslag (FR nr 28/2010–2011, s. 12). Klart är att en obligatorisk anslutning av myndigheter inom landskaps- och kommunalförvaltningen till olika digitala tjänster, oberoende av om dessa ingår i eller baserar sig på riksmyndigheternas digitala tjänster, förutsätter att det föreskrivs i landskapslag om sådana förpliktelser.

 

4. Landskapsregeringens förslag

 

Landskapsregeringen föreslår att lagtinget antar en landskapslag om klienthandlingar inom socialvården. I lagens 1 kap. ingår allmänna bestämmelser om syfte, tillämpningsområde och definitioner. Syftet med lagen är att skapa enhetliga förfaringssätt för behandlingen av uppgifter som gäller socialvårdsklienter. Lagen innehåller bestämmelser om anteckning av klientuppgifter såväl inom den offentliga som den privata socialvården. I lagens 2 kap. finns både allmänna skyldigheter gällande anteckningen av klientuppgifter samt skyldigheter som anknyter till vissa särskilda serviceuppgifter eller -skeden. Lagens 3 kap. innehåller bestämmelser om vilka klientuppgifter som ska antecknas inom socialvården. Enligt lagen ska vissa uppgifter antecknas oberoende av handlingstyp medan andra skyldigheter att anteckna gäller särskilda handlingstyper.

     Lagens 4 kap. innehåller bestämmelser om klienthandlingars användbarhet, registrering av klientuppgifter samt förvaring av klientuppgifter. Till lagen har fogats en särskild bilaga med förvaringstider för olika handlingstyper klassificerade enligt serviceuppgift inom socialvården. Landskapsregeringen föreslår att dagen för lagens ikraftträdelse lämnas öppen för landskapsregeringen att fatta beslut om. Avsikten är att lagen ska träda i kraft samtidigt med den föreslagna landskapslagstiftningen om socialvård, dvs. den 1 januari 2021. Landskapsregeringen föreslår också en ändring av 8 § landskapslagen om tillämpning av lagen angående specialomsorger om utvecklingsstörda. Ändringen är av teknisk natur.

 

5. Lagstiftningsbehörighet

 

5.1. Behörighetsfördelningen gällande socialvård och klienthandlingar

 

Lagförslaget gäller klienthandlingar inom socialvården och syftet är främst att skapa enhetliga förfaringssätt för behandlingen av uppgifter som gäller socialvårdsklienter. Landskapets lagstiftningsbehörighet omfattar socialvården enligt 18 § 13 punkten i självstyrelselagen. Enligt förarbetena till gällande självstyrelselag (RP 73/1990 rd, s. 66) innefattar begreppet socialvård, förutom den egentliga socialvården, även bl.a. barnskydd och barndagvård, specialomsorger om utvecklingsstörda, missbrukarvård, nykterhetsarbete, moderskapsunderstöd, barnbidrag, stöd för vård av barn i hemmet, service och stöd på grund av handikapp samt handikappbidrag. Till rikets behörighet hör enligt 27 § 24 punkten i självstyrelselagen administrativa ingrepp i den personliga friheten. Frågor som gäller familjeförhållanden, barns rättsliga ställning och adoption hör till rikets behörighet enligt 27 § 7 punkten i självstyrelselagen.

     En huvudsaklig avsikt med lagförslaget är att förenhetliga förfaringssätten hos kommunerna som huvudsakligen ansvarar för socialvården, dvs. avsikten är att reglera kommunernas förvaltningsförfarande då de behandlar klienthandlingar. Kommunernas förvaltning hör till landskapets lagstiftningsbehörighet enligt 18 § 4 punkten i självstyrelselagen. Den föreslagna lagstiftningen skulle också utsträckas till privata aktörer som tillhandahåller socialservice enligt landskapslagen om tillämpning i landskapet Åland av lagen om privat socialservice. Ålandsdelegationen har i samband med lagstiftningskontrollen av den blankettlagen ansett att landskapslagen gäller landskapsregeringen och under denna lydande myndigheter och inrättningar, kommunernas förvaltning, socialvård samt näringsverksamhet, vilka områden helt eller till de delar som berörs av blankettlagen hör till landskapets lagstiftningsbehörighet enligt 18 § 1, 4, 13 och 22 punkterna i självstyrelselagen (ÅD-utlåtande nr 18/12, 10.7.2012).

     Lagförslaget knyter även nära an till skyddet av personuppgifter eftersom den föreslagna landskapslagen om klienthandlingar inom socialvården ska tillämpas på behandlingen av klientuppgifter som utgör känsliga personuppgifter. I sitt utlåtande från den 27 juni 1991 ansåg högsta domstolen att behörigheten gällande personregister och datasekretess ska bedömas utgående från vilka områden landstingsbeslutet kan beröra (27.6.1991, OH 91/118). Eftersom landskapet har lagstiftningsbehörighet över socialvården kan landskapet också lagstifta om skyddet av personuppgifter inom detta område. Dock ska lagstiftningsbehörigheten utnyttjas i förenlighet med det lagförbehåll som finns i 10 § 1 mom. i grundlagen. Lagstiftningsbehörigheten ska också utnyttjas i förenlighet med bestämmelserna och handlingsutrymmet i dataskyddsförordningen. Enskilda bestämmelser i lagförslaget berör samarbetet mellan den kommunala socialvården och Ålands hälso- och sjukvård. Enligt 18 § 1 och 12 punkterna i självstyrelselagen har landskapet lagstiftningsbehörighet över landskapets myndigheter samt hälso- och sjukvård.

     I den föreslagna landskapslagen finns vissa bestämmelser om förvaring av klientuppgifter och förvaringstider för klienthandlingar. Dock avser dessa förvaringstider förvaringen inom socialvårdens personregister och det måste bedömas separat i vilket avseende handlingarna i socialvården också ska förvaras varaktigt enligt arkivlagstiftningen. I 18 § 14 punkten i självstyrelselagen anges att arkiv-, biblioteks- och museiväsendet hör till landskapets behörighet med det undantag som föreskrivs i 27 § 39 punkten i självstyrelselagen. Enligt detaljmotiveringen omfattar rättsområdet även frågor som gäller byggande av arkiv och tidsfrister som ska iakttas vid arkivering (RP 73/1990 rd, s. 67). Arkivalier som härrör från statsmyndigheter, med beaktande av vad som stadgas i 30 § 17 punkten, hör till rikets lagstiftningsbehörighet enligt 27 § 39 punkten i självstyrelselagen. Enligt 30 § 17 punkten får arkivalier härrörande från statsmyndigheter som är verksamma i landskapet föras bort från landskapet endast efter samråd med landskapsregeringen. Landskapsregeringen anser att de föreslagna bestämmelserna om förvaring faller inom landskapets lagstiftningsbehörighet.

 

5.2. Finlands grundlag

 

5.2.1. Skyddet för privatlivet och personuppgifter

 

Riket har enligt 27 § 1 punkten i självstyrelselagen lagstiftningsbehörighet i fråga om stiftande, ändring och upphävande av grundlag samt avvikelse från grundlag. Eftersom lagförslaget berör socialvården finns det en koppling till 19 § i Finlands grundlag (FFS 731/1999), nedan grundlagen. Enligt bestämmelsen har alla som inte förmår skaffa sig den trygghet som behövs för ett människovärdigt liv rätt till oundgänglig försörjning och omsorg. Det allmänna förpliktas också att tillförsäkra befolkningen tillräcklig socialvård. Landskapsregeringen anser att den föreslagna lagstiftningen skulle förbättra förutsättningarna för att på ett enhetligt sätt ge befolkningen sådan tillräcklig socialvård som avses i grundlagen.

     Eftersom lagförslaget specifikt gäller behandlingen av klientuppgifter och -handlingar berör det direkt grundlagens skydd för privatlivet och personuppgifter. Enligt 10 § 1 mom. i grundlagen är vars och ens privatliv tryggat och det anges att närmare bestämmelser om skydd för personuppgifter utfärdas genom lag. Om man ser till skyddet för personuppgifter har grundlagsutskottet tidigare ansett det viktigt att reglera åtminstone syftet med registreringen av uppgifterna, uppgifternas innehåll, det tillåtna användningsändamålet inklusive rätten att överlåta registrerade uppgifter, den tid uppgifterna finns kvar i registret och den registrerades rättsskydd. Dessutom ska regleringen av dessa faktorer på lagnivå vara heltäckande och detaljerad (se GrUU 14/1998 rd, s. 2, och t.ex. GrUU 1/2018 rd, s. 2).

     Med anledning av EU:s dataskyddsreform och dataskyddsförordningen har grundlagsutskottet nyligen reviderat sin tolkningspraxis genom att konstatera att genomförandet av skyddet för personuppgifter inte längre kan bygga på en liknande regleringsmodell som den nuvarande. I stället bör tillgodoseendet av skyddet för personuppgifter i framtiden i första hand garanteras med stöd av dataskyddsförordningen och en nationell allmän lag. I det sammanhanget bör man undvika nationell speciallagstiftning, som bör reserveras för situationer då den är dels tillåten enligt dataskyddsförordningen, dels nödvändig för att tillgodose skyddet för personuppgifter (GrUU 2/2018 rd, s. 5). Dataskyddsförordningens detaljerade bestämmelser utgör över lag en tillräcklig rättslig grund även med avseende på skyddet för privatlivet och personuppgifter i grundlagen (GrUU 14/2018 rd, s. 4).

     Enligt grundlagsutskottet är det inte längre av konstitutionella skäl nödvändigt att speciallagstiftningen inom dataskyddsförordningens tillämpningsområde heltäckande och detaljerat föreskriver om behandling av personuppgifter. Nationell lagstiftning bör vara avgränsad till nödvändiga bestämmelser inom ramen för det handlingsutrymme som dataskyddsförordningen medger. Dock påpekar grundlagsutskottet att behovet av speciallagstiftning också måste bedömas utifrån de hot och risker som behandlingen av personuppgifter orsakar (GrUU 14/2018 rd, s. 5). Utskottet menar att det fortsättningsvis är motiverat med specialbestämmelser om behandlingen av personuppgifter om det rör sig om känsliga uppgifter, särskilt om det rör sig om omfattande databaser med känsliga uppgifter. Behovet av lagbestämmelser som är mer detaljerade än dataskyddsförordningen bör dock motiveras i varje enskilt fall, också inom ramen för förordningen (GrUU 14/2018 rd, s. 6).

     Den föreslagna landskapslagen om klienthandlingar inom socialvården berör frågan hur personuppgifter ska skyddas inom ett rättsområde som faller inom landskapets lagstiftningsbehörighet. Eftersom det också rör sig om klienthandlingar som i regel innehåller personuppgifter blir dataskyddsförordningen och landskapslagen om dataskydd inom landskaps- och kommunalförvaltningen tillämpliga. Särskilt artikel 9.2 b i dataskyddsförordningen samt 8 och 13 §§ i landskapslagen berör behandlingen av personuppgifter inom socialvården. Den föreslagna landskapslagen om klienthandlingar inom socialvården innehåller mera detaljerade bestämmelser särskilt om vilka personuppgifter som ska antecknas i klienthandlingarna. I 5 § i den föreslagna landskapslagen om klienthandlingar finns en särskild bestämmelse om ansvaret för anteckningar och personuppgiftsansvarig enligt dataskyddsförordningen. Bestämmelsen följer både av artikel 28 i dataskyddsförordningen och grundlagsutskottets ovan redovisade tolkningspraxis gällande skyddet av personuppgifter.

     Enligt artikel 5.1 e punkten i dataskyddsförordningen får personuppgifter inte förvaras i en form som möjliggör identifiering av den registrerade under en längre tid än vad som är nödvändigt för de ändamål för vilka personuppgifterna behandlas. I bilagan till den föreslagna landskapslagen ingår förvaringstider för olika handlingstyper inom socialvården. Grundlagsutskottet har i sin tolkningspraxis ansett att förvaringstiderna för uppgifter som tas in i personregister är något som det enligt 10 § 1 mom. i grundlagen måste lagstiftas om (t.ex. GrUU 35/2004 rd, s. 2/II). Eventuella specialbestämmelser om förvaringstiderna för handlingar med personuppgifter bör utfärdas genom lag (GrUU 30/2005 rd, s. 4). Grundlagsutskottet har också konstaterat att varaktig lagring av uppgifter inte är förenlig med skyddet för personuppgifter (se GrUU 71/2018 rd, s. 6). Landskapsregeringen anser att de föreslagna förvaringstiderna är förenliga med dataskyddsförordningens begränsningar vid förvaring av personuppgifter och grundlagsutskottets synpunkter om förvaringstiderna.

     Dataskyddsförordningen gör skillnad på förvaringen av personuppgifter för de ändamål för vilka personuppgifterna behandlas och den senare förvaringen för arkivändamål av allmänt intresse. Den föreslagna landskapslagen innebär en omfattande insamling av personuppgifter för givandet av socialservice och de föreslagna förvaringstiderna avser förvaringen av personuppgifterna i socialvårdens personregister för utförandet av dessa uppgifter inom socialvården. Det bör emellertid noteras att artikel 5.1 e punkten i dataskyddsförordningen möjliggör att personuppgifter får lagras under längre perioder i den mån som personuppgifterna enbart behandlas för arkivändamål av allmänt intresse. Om sådan behandling av personuppgifter för arkivändamål av allmänt intresse finns närmare bestämmelser i dataskyddsförordningen och arkivlagen (2004:13) för landskapet Åland. Det bör noteras att arkivlagen kompletterades med ett särskilt 5a kapitel om behandlingen av personuppgifter för arkivändamål av allmänt intresse som träder i kraft den 1 maj 2019. Det måste således bedömas separat i vilket avseende handlingarna i socialvården ska förvaras för arkivändamål av allmänt intresse för längre tider än de förvaringstider som finns i bilagan till den föreslagna landskapslagen.

 

5.2.2. Förordningsfullmakter

 

Enligt 21 § 1 mom. i självstyrelselagen kan landskapsregeringen med stöd av ett bemyndigande i landskapslag utfärda landskapsförordningar i angelägenheter som hör till landskapets behörighet. Genom landskapslag ska dock utfärdas bestämmelser om grunderna för individens rättigheter och skyldigheter samt om frågor som enligt grundlagen eller självstyrelselagen i övrigt hör till området för lag. Bestämmelsen motsvarar regleringen i 80 § 1 mom. i grundlagen som utgår från att rätten att uppställa allmänna rättsnormer ska tillkomma riksdagen, men att riksdagen inom vissa gränser ska kunna delegera lagstiftningsbehörighet till den som utfärdar förordningar (RP 18/2002 rd, s. 14).

     I den föreslagna landskapslagen om klienthandlingar inom socialvården finns tre bestämmelser innehållande förordningsfullmakter. I landskapsförordning ska kunna ges närmare bestämmelser om strukturen på klienthandlingarna inom socialvården och om de uppgifter som enligt denna lag ska antecknas i klienthandlingarna (4 § 4 mom.), om klassificeringen av serviceuppgifterna inom socialvården (21 § 2 mom.) samt om de grunder enligt vilka tillhandahållare av service ska administrera åtkomsträttigheter och om de uppgifter som ska registreras och föras in i en elektronisk logg om klientuppgifternas användning (22 § 3 mom.). De föreslagna fullmakterna är begränsade så att de enbart gäller frågor av teknisk karaktär och grunderna för individernas rättsliga ställning definieras utifrån bestämmelserna i lagen. Landskapsregeringen anser att förordningsfullmakterna är förenliga med 21 § 1 mom. i självstyrelselagen.

 

6. Förslagets verkningar

 

Inom socialvården på Åland finns i dagsläget inte några i lag fastställda krav på anteckning av klientuppgifter. Sådana krav är till stor nytta för dem som tillhandahåller socialvårdstjänster och samarbetet inom socialvården underlättas om uppgifterna i klienthandlingarna är enhetligt antecknade. Även tillsynen inom socialvården och handräckningen mellan myndigheterna underlättas och blir tydligare. Om klientuppgifterna registreras enligt samma klassificering och principer i likartade handlingar oberoende av verksamhetsställe blir myndigheternas arbete snabbare och enklare. Lagförslaget underlättar klientens situation eftersom klientuppgifterna ska antecknas enhetligt när det gäller socialservice, oberoende av vem som tillhandahåller servicen. Ärendena hittas i handlingar med samma benämningar och termer vilket gör det lättare att läsa och tolka handlingarna. I takt med att informationsgången blir bättre blir även klientens ställning som serviceanvändare bättre. Handläggningen av socialvårdsärenden blir snabbare och tydligare också för klienterna.

     De direkta ekonomiska konsekvenserna av landskapslagen om klienthandlingar inom socialvården bedöms bli förhållandevis små. Specialomsorgen på Åland tillämpar redan 3 kap. i Finlands klienthandlingslag, medan landskapslagen skulle utsträcka dessa krav gällande anteckning till hela socialvården. Landskapslagens bestämmelser är teknikneutrala, dvs. skyldigheterna att anteckna gäller alla klienthandlingar oberoende av vilken form de har registrerats i och vilket underlag de har sparats på. Finlands klienthandlingslag har delvis motiverats med anslutningen av socialvården till de s.k. Kanta-tjänsterna. Enhetlig anteckning av klientuppgifter underlättar anslutningen av socialvården till digitala tjänster som är gemensamma för både myndigheter och klienter. Avsikten med lagförslaget är inte en övergång till gemensam digital hantering av klienthandlingar på Åland. Det är ändå ändamålsenligt att utreda och ta ställning till den frågan inför omorganiseringen av socialvården på Åland som sker senast den 1 januari 2021 inom ramen för en kommunalt samordnad socialtjänst. Det har tillsatts en särskild arbetsgrupp med uppdrag att kartlägga lagstiftningen och utreda möjligheterna för de åländska kommunerna att ingå i ett klientdataarkiv med tillhörande digitala tjänster.

     När det blir lättare att samla in statistik, information och forskningsinformation kan man bättre reagera på förändringar i klienternas behov. Då klientuppgifterna och -handlingarna struktureras på ett enhetligt sätt och informationen är mera lättillgänglig blir det möjligt att samla in jämförbar information. Jämförelser mellan serviceanordnarna och serviceproducenterna möjliggör utveckling och ledning av verksamheten. Dessutom blir det lättare att följa klientvolymerna och mäta servicens produktivitet, vilket leder till effektivare resurshantering. Man kan också bättre än tidigare ingripa i missbruk av socialvårdsförmåner vilket innebär att de totala kostnaderna för servicen minskar.

 

7. Ärendets beredning

 

Efter sedvanlig beredning vid lagberedningen skickades ett utkast till lagförslag på remiss till 70 stycken remissinstanser. Utkastet skickades till samtliga åländska kommuner, Akava-Åland r.f., Andning & Allergi Åland r.f., Björkkö Ab, Datainspektionen, Demensföreningen på Åland r.f., Diabetesföreningen på Åland r.f., De utvecklingsstördas väl på Åland r.f., Emmaus Åland, FOA-Å r.f., Föglö kommuns äldreomsorgsdirektion, Föreningen vårt hjärta r.f., Föräldraföreningen för barn med särskilda behov r.f., Högskolan på Åland, Intresseföreningen för psykisk ohälsa (Reseda), Klubbhuset Pelaren, Lemlands kommuns äldreråd, Landskapsalarmcentralen, Landskapsföreningen Folkhälsan på Åland, LR social- och miljöavdelningen (hälso-och sjukvårdsbyrån), LR utbildnings- och kulturavdelningen, LR finansavdelningen (allmänna byrån), Mariehamns pensionärsförening r.f., Norra Ålands högstadiedistrikt, Norra Ålands pensionärer r.f., Oasen boende- och vårdcenter k.f., Reseda, Rädda Barnen på Åland r.f., Räddningsverket, Räddningsområde Ålands landskommuner, Stiftelsen Hemmet r.s., Södra Ålands högstadiedistrikt, Talentia Åland r.f., Tehy Åland, Tjänstemannaorganisationerna på Åland (Tcå r.f.), Ung resurs, Åda Ab, Ålands arbetsmarknads- och studieservicemyndighet, Ålands Autismspektrumförening r.f., Ålands Cancerförening r.f., Ålands folkhögskola, Ålands gymnasium, Ålands handikappförbund r.f., Ålands hälso- och sjukvård, Ålands Hörselförening r.f., Ålands kommunförbund, Ålands motivations-och behandlingscenter Ab, Ålands miljö- och hälsoskyddsmyndighet, Ålands neurologiska förening r.f., Ålands ombudsmannamyndighet, Ålands omsorgsförbund k.f., Ålands polismyndighet, Ålands Reumaförening r.f., Ålands synskadade r.f., Äldrerådet i Eckerö kommun, Äldrerådet i Mariehamns stad.

     Följande instanser kom in med utlåtanden: Brändö kommun, Eckerö kommun, Finströms kommun, FOA-Å r.f., Föglö kommun, Geta kommun, Hammarlands kommun, Jomala kommun, Kumlinge kommun, Kökars kommun, Lemlands kommun, LR utbildnings- och kulturavdelningen (landskapsarkivet), Lumparlands kommun, Mariehamns stad, Oasen boende- och vårdcenter k.f., Saltviks kommun, Sottunga kommun, Sunds kommun, Talentia Åland r.f., Tjänstemannaorganisationerna på Åland (Tcå r.f.), Ung resurs r.f., Åda Ab, Ålands arbetsmarknads- och studieservicemyndighet, Ålands handikappförbund r.f., Ålands hälso- och sjukvård, Ålands kommunförbund, Ålands ombudsmannamyndighet, Ålands omsorgsförbund k.f., Äldrerådet i Lemland.

 

Detaljmotivering

 

1. Landskapslag om klienthandlingar inom socialvården

 

1 kap. Allmänna bestämmelser

 

1 § Lagens syfte. Enligt paragrafen är syftet med lagen att skapa enhetliga förfaringssätt för behandlingen av uppgifter som gäller socialvårdsklienter och att på så sätt bidra till en korrekt skötsel av arbetsuppgifterna inom socialvården. I socialvårdens klientarbete behövs tillförlitliga uppgifter om klientens tidigare och andra pågående klientskap som inverkar på behandlingen av ärendet. Ett smidigt klientarbete kräver att klientuppgifterna är tillgängliga, men på ett informationssäkert sätt och med beaktande av klientens integritet. För att göra detta möjligt har lagen målet att förenhetliga uppgiftsinnehållet i klienthandlingarna inom socialvården. Klientuppgifter som är sparade på ett enhetligt sätt kan användas förutom i klientarbetet också för att leda, planera, styra och utveckla servicen samt för forskning och statistikföring. Med hjälp av enhetliga klientuppgifter och handlingarnas enhetliga informationsstruktur får man fram exaktare och mera jämförbar information om socialservicen och klientskapsprocesserna inom socialvården.

     Paragrafen baserar sig på 1 § i Finlands klienthandlingslag (RP 345/2014 rd, s. 25).

 

2 § Tillämpningsområde. Enligt 1 mom. innehåller lagen bestämmelser om anteckning av klientuppgifter inom socialvården. Således ska lagen vara en särskild författning med ett avgränsat tillämpningsområde. Flera landskapslagar med ett mera allmänt tillämpningsområde kan komma att tillämpas då klientuppgifter antecknas inom socialvården. Sådana landskapslagar innehållande allmän förvaltningsrättslig reglering tillämpas med stöd av de i dem ingående bestämmelserna om tillämpningsområde. I anslutning till anteckningen av klientuppgifter kan särskilt följande landskapslagar bli tillämpliga:  landskapslagen om tillämpning i landskapet Åland av riksförfattningar om socialvård, landskapslagen om allmänna handlingars offentlighet, förvaltningslagen för landskapet Åland, arkivlagen för landskapet Åland samt landskapslagen om tillämpning i landskapet Åland av lagen om patientens ställning och rättigheter.

     Från och med den 25 maj 2018 tillämpas dataskyddsförordningen vid behandlingen av personuppgifter. Inom landskaps- och kommunalförvaltningen kompletteras dataskyddsförordningen av landskapslagen om dataskydd inom landskaps- och kommunalförvaltningen. Dataskyddsförordningen tillämpas på sådan behandling av personuppgifter som helt eller delvis företas på automatisk väg samt på annan behandling än automatisk av personuppgifter som ingår i eller kommer att ingå i ett register. Skyldigheterna i dataskyddsförordningen riktar sig huvudsakligen till personuppgiftsansvariga. Enligt artikel 4.7 i dataskyddsförordningen avses med personuppgiftsansvarig en fysisk eller juridisk person, offentlig myndighet, institution eller annat organ som ensamt eller tillsammans med andra bestämmer ändamålen och medlen för behandlingen av personuppgifter. I samband med behandlingen av personuppgifter inom Ålands polismyndighet och den privata sektorn på Åland tillämpas rikets dataskyddslagstiftning. Detta ska också gälla inom landskapets behörighet med stöd av föreslagen blankettlag (LF 9/2018–2019).

     Enligt 2 mom. ska lagen tillämpas på behandlingen av klientuppgifter såväl inom den offentliga som den privata socialvården. Personal hos offentliga och privata tillhandahållare av service inom socialvården som arbetar med uppgifter som anknyter till klientarbetet ska anteckna klientuppgifterna på det sätt som föreskrivs i lagen. Lagen ska också tillämpas på yrkesutbildade personer inom hälso- och sjukvården som arbetar inom socialvården men endast till den del de inte tydligt arbetar med uppgifter som hänför sig till hälso- eller sjukvården. Till exempel anteckningar som läkare gör inom den kommunala äldreomsorgen och som gäller undersökning av patientens hälsotillstånd, diagnostisering av en sjukdom och planering av vården eller vårdåtgärden är uppgifter som hör till hälso- och sjukvården. Anteckningar om hälso- och sjukvård registreras då i journalhandlingarna hos Ålands hälso- och sjukvård. Momentet anger också att lagen tillämpas inom den privata socialvården vilket hänvisar till sådan socialvård som produceras med stöd av landskapslagen om tillämpning i landskapet Åland av lagen om privat socialservice. Enligt blankettlagen fungerar Ålands miljö- och hälsoskyddsmyndighet som tillståndsmyndighet och beviljar tillstånd åt privata serviceproducenter som uppfyller lagens förutsättningar.

     Paragrafen motsvarar med vissa ändringar 2 § 1 och 2 mom. i Finlands klienthandlingslag (RP 345/2014 rd, s. 25–26).

 

3 § Definitioner. I paragrafen definieras lagens centrala begrepp. Vissa av begreppen ingår i andra lagar, t.ex. i föreslagen landskapslag om socialvård och landskapslagen om allmänna handlingars offentlighet. Paragrafen motsvarar med vissa ändringar och förenklingar 3 § i Finlands klienthandlingslag.

     Enligt 1 punkten avses med socialvård sådan socialvård som avses i 2 § i landskapslagen om socialvård där det föreskrivs om lagens tillämpningsområde (se LF x/2018–2019). Enligt den föreslagna bestämmelsen i landskapslagen om socialvård omfattar socialvården främjande av social trygghet och välfärd samt de uppgifter och den service inom socialvården som föreskrivs i den allmänna lagstiftningen och speciallagstiftningen.

     Enligt 2 punkten avses med socialservice sådan socialservice som avses i 14, 28 och 29 § i landskapslagen om socialvård. I 14 § i landskapslagen om socialvård finns reglering om sådan socialservice som möter stödbehoven, i 28 § om annan socialservice och i 29 § om socialjour (se LF x/2018–2019).

     En tillhandahållare av service som avses i 3 punkten är ett allmänt begrepp med vilket avses alla de som ordnar, producerar och lämnar socialvård eller socialservice oberoende av om de är myndigheter eller privata samt oberoende av om de ordnar, producerar eller lämnar service. Således är det ett begrepp som inkluderar såväl serviceanordnare som serviceproducenter såsom dessa definieras närmare i 8 och 9 punkterna i denna paragraf.

     Enligt 4 punkten avses med serviceuppgift ett uppgiftsområde inom socialvården där man behandlar klientuppgifter. Serviceuppgifterna inom socialvården som riktas till individer kan grupperas på flera olika sätt (se RP 345/2014 rd, s. 28). I 21 § 2 mom. ingår ett förslag till förordningsfullmakt så att landskapsregeringen får utfärda närmare bestämmelser om klassificeringen av serviceuppgifterna inom socialvården.

     Enligt 5 punkten avses med klient den som ansöker om eller anlitar socialvård, eller som oberoende av sin vilja tillhandahålls socialvård. Definitionen är vidare än den som finns i 3 § 1 punkten i klientlagen. Med klient avses i klientlagen den som ansöker om eller anlitar socialvård. Således inkluderar förslaget också person som är registrerad som klient mot sin vilja. Definitionen säkerställer att klientens uppgifter behandlas på ett enhetligt sätt oberoende av om klientskapet bygger på personens fria vilja eller om det inletts av en myndighet eller någon annan aktör. Klientskapet inom socialservicen kan delas in i tre olika kategorier. En klient inom socialservicen kan vara

     1) en person vars ärende har inletts genom en anmälan, ansökan eller på något annat sätt, men vars behov av klientskap först utreds,

     2) en person som har ansökt om socialservice och som på basis av ansökan får eller anlitar tjänster, eller

     3) en person som tar emot socialservice och som har registrerats som klient, men som inte har ansökt om servicen eller som till och med motsätter sig den. Definitionen motsvarar den som finns i 3 § 5 punkten i Finlands klienthandlingslag och detaljmotiveringen till riksbestämmelsen är av betydelse (RP 345/2014 rd, s. 28–29).

     Enligt 6 punkten avses med klientuppgift en personuppgift som har erhållits inom socialvården och som har antecknats eller som enligt denna lag ska antecknas i en klienthandling inom socialvården. Definitionen motsvarar förslaget till ändring av 3 § 6 punkten i Finlands klienthandlingslag. Enligt detaljmotiveringen till den ändringen föreslås definitionen bli ändrad så att begreppet klientuppgifter även täcker de uppgifter som antecknas om personer som inte blir klienter hos socialvården. Alla personer omfattas av socialvårdsverksamheten oberoende av om de är klienter hos den (RP 300/2018 rd, s. 98).

     Med klienthandling avses i 7 punkten en i 1 § 1 och 2 mom. i landskapslagen om allmänna handlingars offentlighet avsedd handling som innehåller klientuppgifter om en klient eller någon annan enskild och som ansluter sig till socialvård som ordnas av myndigheter eller privata. Även i 2b § i blankettlagen om socialvård är begreppet handling bundet vid 1 § 1 och 2 mom. landskapslagen om allmänna handlingars offentlighet nämnd handling. I 1 § 1 mom. i landskapslagen om allmänna handlingars offentlighet definieras allmänna handlingar som handlingar som utfärdats eller upprättats av myndighet eller som ingivits eller insänts till myndighet. Enligt 1 § 2 mom. förstås med handling varje framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas eller avlyssnas med tekniskt hjälpmedel, ävensom upptagning för automatisk databehandling när myndigheten kan överföra upptagningen till läsbar form.

     I 8 punkten definieras begreppet serviceanordnare. Serviceanordnaren har i sista hand ansvar för att en viss serviceuppgift inom socialvården fullgörs på behörigt sätt även i det fallet att servicen i praktiken lämnas av en annan tillhandahållare av service.

     Enligt 8 a punkten är serviceanordnare en tillhandahållare av service som i egenskap av myndighet är skyldig att se till att klienten får sådana socialvårdstjänster eller socialvårdsförmåner som han eller hon har rätt till med stöd av lag eller ett myndighetsbeslut. Skyldigheter i socialvårdslagstiftningen att tillhandahålla socialservice riktar sig huvudsakligen till kommunerna. Bestämmelser om på vilket sätt kommunerna kan ordna de uppgifter som hör till socialvården finns i landskapslagen (1993:71) om planering av socialvården. Enligt landskapslagens 3 § kan kommunerna ordna de uppgifter som hör till socialvården på fem olika sätt, om inte annat är föreskrivet i speciallag. Till exempel kan en kommun själv sköta om verksamheten eller så kan kommunen med stöd av avtal sköta om verksamheten tillsammans med en annan kommun eller andra kommuner.

     I vissa fall har i lag också föreskrivits att kommunerna gemensamt ska tillhandahålla socialservice. Detta är fallet med Ålands omsorgsförbund k.f. eftersom kommunalförbundets särskilda ställning inom ramen för specialomsorgen för utvecklingsstörda fastställs direkt med stöd av landskapslag (1978:48) om tillämpning av lagen angående specialomsorger om utvecklingsstörda. Omsorgsförbundet är ett kommunalförbund som enligt lag har samtliga åländska kommuner som medlemmar. En liknande situation uppstår om det bildas ett kommunalförbund enligt landskapslagen (2016:2) om en kommunalt samordnad socialtjänst som i så fall tillhandahåller en gemensam kommunal socialvård på Åland förutom barn- och äldreomsorg.

     Enligt 8 b punkten kan serviceanordnare också vara en tillhandahållare av service som i egenskap av privat tillhandahållare av service är skyldig att se till att klienten får service enligt ett sådant avtal som avses i 6 § i klientlagen som är tillämplig genom blankettlagen om socialvård. Enligt 6 § i klientlagen ska ordnandet av socialvård basera sig på ett myndighetsbeslut eller, när privat socialvård ordnas, på ett skriftligt avtal mellan den som lämnar socialvård och klienten.

     I 9 punkten definieras begreppet serviceproducent. Enligt 9 a punkten avses med serviceproducent sådan tillhandahållare av service som i egenskap av serviceanordnare själv sköter den socialservice eller andra serviceuppgifter inom socialvården som hör till anordnarens ansvar för att ordna. En sådan situation förekommer när en kommun själv eller tillsammans med andra kommuner sköter en serviceuppgift som hör till kommunens ansvar. Serviceanordnaren och serviceproducenten är också en och samma privata aktör när socialservice produceras av den privata serviceanordnare som med stöd av det avtal som avses i 6 § i klientlagen har ansvar för att ordna servicen.

     Enligt 9 b punkten avses med serviceproducent även en sådan offentlig eller privat tillhandahållare av socialservice som på basis av ett avtal med en serviceanordnare eller annan serviceproducent producerar socialservice eller socialvård. Definitionen av serviceproducent omfattar även tillhandahållare av service i en längre leverantörskedja, dvs. då den primära serviceproducenten inte utför hela uppgiften själv utan köper en del av den av en annan serviceproducent i form av underleverans. Som köpta tjänster betraktas även den service som producerats med stöd av kommunens betalningsförbindelse. Även privata serviceanordnare köper med stöd av avtal tjänster av andra privata och offentliga serviceproducenter.

     Paragrafens 9 punkt motsvarar 3 § 11 punkten i Finlands klienthandlingslag och detaljmotiveringen till riksbestämmelsen är av betydelse (RP 345/2014 rd, s. 33). I denna landskapslag används inte begreppet servicegivare som definieras i 3 § 12 punkten i Finlands klienthandlingslag. Med det begreppet avses en aktör som i praktiken svarar för att klienten får service och har främst introducerats i rikslagstiftningen för att göra situationer klarare där serviceproducenter anlitar underleverantörer i andra hand. I denna landskapslag används inte begreppet servicegivare eftersom sådana underleverantörskedjor är ovanliga på Åland och antalet begrepp bör minimeras för att öka lagens läsbarhet och förståelighet.

     I 10 punkten hänvisas till dataskyddsförordningen som en förkortning för Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter och om upphävande av direktiv 95/46/EG.

 

2 kap. Skyldigheter i fråga om anteckningen av klientuppgifter

 

Allmänna skyldigheter i fråga om anteckningen av klientuppgifter

 

4 § Skyldighet att anteckna klientuppgifter. I 1 mom. föreskrivs om skyldigheten för den yrkesutbildade personalen inom socialvården och den biträdande personalen i klientarbetet att anteckna behövliga och tillräckliga klientuppgifter alltid när socialvård ordnas, produceras eller lämnas. Klientuppgifterna måste vara behövliga och tillräckliga för att man ska kunna bedöma klientens behov av socialvårdsåtgärder eller socialservice och för att ordna och utföra dessa samt med tanke på uppföljning och övervakning. Endast sådana uppgifter om klienten, klientens omständigheter eller närstående får antecknas som behövs för att sköta den uppgift som ansluter sig till klienten. Enligt 37 § i förvaltningslagen är uppgifter som omfattas av skyldigheten att anteckna även muntligen framförda yrkanden och utredningar som kan inverka på avgörandet i ett ärende. Den som antecknar klientuppgifterna ansvarar för de anteckningar som gjorts i klienthandlingarna. Klientuppgifterna behandlas också t.ex. av faktureringspersonalen, men de handlingar som de upprättar är inte socialvårdens klienthandlingar utan administrativa handlingar.

     Enligt 2 mom. börjar skyldigheten att anteckna klientuppgifter då tillhandahållaren av service har blivit informerad om att en person kan vara i behov av service eller tillhandahållaren har börjat lämna socialservice. Informationen om behovet av service kan komma från klienten själv, en myndighet, förälder, vårdnadshavare, make eller någon annan företrädare för klienten eller någon helt utomstående person, t.ex. en granne. Kontakten kan ske per telefon, det kan vara fråga om en ansökan, remiss eller någon annan skriftlig anmälan, eller ett personligt möte med den anställda. I momentet anges också att anteckningsskyldigheten gäller tills klientskapet har avslutats och att anteckningar ska göras utan dröjsmål.

     Enligt 3 mom. ska det språk som används i klienthandlingarna vara klart och begripligt och endast allmänt kända och godtagna begrepp och förkortningar får användas i dem. Ett klart språk är särskilt viktigt i samband med socialvårdsärenden eftersom många av de som behöver socialvård är t.ex. äldre människor, personer med invandrarbakgrund eller personer med intellektuell funktionsnedsättning. Kravet på klarspråk kompletterar och preciserar det krav på gott språkbruk som följer av 6 § i förvaltningslagen.

     Enligt 4 mom. kan landskapsregeringen anta närmare bestämmelser i landskapsförordning om strukturen på klienthandlingarna inom socialvården och om de uppgifter som enligt denna lag ska antecknas i klienthandlingarna. Detta hänvisar till kravet i 1 mom. på att anteckningar ska göras i formbundna handlingar som är gemensamma för all personal inom socialvården. I landskapsförordning kan också mera detaljerat föreskrivas om hur klienthandlingarna ska vara strukturerade, t.ex. för att vara tekniskt anpassade för ett gemensamt digitalt ärendehanteringssystem inom socialvården. Motsvarande krav på formbundna handlingar ingår i 4 § 1 mom. i Finlands klienthandlingslag. I Finland ansvarar Institutet för hälsa och välfärd för definitionsarbetet kring socialvårdens klienthandlingar och enligt 5 § i Finlands klienthandlingslag ska Institutet för hälsa och välfärd meddela närmare föreskrifter om strukturen på klienthandlingarna inom socialvården och om de uppgifter som ska antecknas i klienthandlingarna.

     På Åland ska landskapsregeringen anta sådana närmare bestämmelser som Institutet för hälsa och välfärd utfärdar genom föreskrift i Finland, dock så att bestämmelserna på Åland utfärdas genom landskapsförordning. Om det anses vara ändamålsenligt kan bestämmelserna i landskapsförordning utformas utgående från tillgängliga svenskspråkiga föreskrifter som Institutet för hälsa och välfärd har antagit i Finland. Enligt 25 § 2 mom. i denna lag ska skyldigheten enligt 4 § 1 mom. att anteckna i formbundna handlingar tillämpas först efter det att bestämmelser i landskapsförordning om handlingarnas formbundenhet har antagits och trätt i kraft. Det bör understrykas att tillämpningen av lagens skyldigheter i 3 kap. om vilka uppgifter som ska antecknas i klienthandlingar inte förutsätter att det finns gemensamma formbundna handlingar inom socialvården eller att det i landskapsförordning har antagits närmare bestämmelser om klienthandlingarnas struktur.

     Paragrafen baserar sig på 4, 5 och 6 §§ i Finlands klienthandlingslag, men bestämmelserna har förenklats och anpassats för de åländska förhållandena.

 

5 § Ansvaret för anteckning och personuppgiftsansvarig. I paragrafen föreskrivs om ansvaret för anteckningar i samband med tillhandahållandet av socialservice. I paragrafen föreskrivs också om personuppgiftsansvarig enligt dataskyddsförordningen. Enligt artikel 4.7 i dataskyddsförordningen avses med en personuppgiftsansvarig en fysisk eller juridisk person, offentlig myndighet, institution eller annat organ som ensamt eller tillsammans med andra bestämmer ändamålen och medlen för behandlingen av personuppgifter; om ändamålen och medlen för behandlingen bestäms av unionsrätten eller medlemsstaternas nationella rätt kan den personuppgiftsansvarige eller de särskilda kriterierna för hur denne ska utses föreskrivas i unionsrätten eller i medlemsstaternas nationella rätt.

     Enligt 1 mom. är serviceanordnaren personuppgiftsansvarig enligt dataskyddsförordningen då klientuppgifter antecknas och registreras enligt denna lag. I kap. IV i dataskyddsförordningen föreskrivs både om personuppgiftsansvariga och personuppgiftsbiträden. Den personuppgiftsansvarige är den som bestämmer för vilka ändamål uppgifterna ska behandlas och hur behandlingen ska gå till medan personuppgiftsbiträdet är den som behandlar personuppgifter för den personuppgiftsansvariges räkning. I momentet föreskrivs också i klargörande syfte om ansvaret för anteckning i en situation då serviceanordnaren själv producerar socialservice eller socialvård. Då ska serviceanordnaren se till att de klientuppgifter som avses i 6 § och 8—19 §§ antecknas.

     I 2 mom. föreskrivs om ansvarsfördelningen när en serviceproducent tillhandahåller service för en serviceanordnares räkning. En serviceproducent fungerar i praktiken som ett personuppgiftsbiträde i förhållande till den serviceansvariga som då fungerar som personuppgiftsansvarig. Särskilt artikel 28 i dataskyddsförordningen föreskriver om hur personuppgiftsbiträdet får behandla personuppgifter på en personuppgiftsansvarigs vägnar. I momentet räknas punktvis upp serviceproducentens ansvar. Enligt 1 punkten ansvarar serviceproducenten för att de klientuppgifter som avses i 6 § och 8—19 §§ antecknas för serviceanordnarens räkning och enligt 2 punkten för beviljande av åtkomsträttigheter till klientuppgifter inom serviceproducentens organisation. Punkterna 1 och 2 föreslås med stöd av artikel 28.3 a i dataskyddsförordningen. Enligt 3 punkten ska serviceproducenten ansvara för aktiv styrning och övervakning av behandlingen av personuppgifter inom den egna organisationen. Punkten föreslås med stöd av artikel 28.3 a och artikel 32.4 i dataskyddsförordningen.

     Enligt 4 punkten ansvarar serviceproducenten för att klienthandlingarna i original lämnas till serviceanordnaren på så sätt som överenskommits, men de ska dock lämnas utan dröjsmål efter det att klientförhållandet har avslutats. Enligt artikel 28.3 g i dataskyddsförordningen kan den personuppgiftsansvarige välja att antingen radera eller återlämna uppgifterna efter att tillhandahållandet av tjänsterna har avslutats, förutom då när det i lagstiftningen krävs att personuppgifterna ska bevaras. Bestämmelser om förvaring av uppgifter inom socialvården finns i 24 § och bilagan till denna lag. Därtill sker förvaring för arkivändamål av allmänt intresse i enlighet med bestämmelserna i dataskyddsförordningen och arkivlagen (2004:13) för landskapet Åland. Enligt 5 punkten ansvarar serviceproducenten tillsammans med serviceanordnaren för att klientens rättigheter enligt bestämmelser om dataskydd och sekretess tillgodoses. Enligt artikel 28 i dataskyddsförordningen kan den som behandlar personuppgifter vidta lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att hjälpa den personuppgiftsansvarige att tillgodose den registrerades rättigheter. Vid behov kan det avtalas närmare om ansvaret mellan serviceanordnaren och den som behandlar personuppgifter. I sista hand ska det dock ur ett dataskyddsperspektiv vara den personuppgiftsansvarige som ska ansvara för tillgodoseendet av den registrerades rättigheter.

     I paragrafens 3 mom. föreskrivs det att skyldigheterna enligt 2 mom. 4 och 5 punkterna ska kompletteras till behövliga delar genom avtal mellan serviceproducenten och serviceanordnaren. Genom avtal avtalas det även om annat sådant som avses i artikel 28 i dataskyddsförordningen. Genom ett sådant avtal ska åtminstone fastställas närmare det objekt för behandlingen som avses i artikel 28.2 och som avser grupperna av registrerade, dvs. de klientgrupper som tillhandahålls tjänster av den som behandlar personuppgifter, samt behandlingstiden. Genom avtal ska även fastställas en del av det som avses i artikel 28.3, t.ex. de i artikel 28.3 d avsedda förutsättningarna för användning av ett annat personuppgiftsbiträde. Dessutom ska uppmärksamhet fästas vid att det även föreskrivs om det som avses i artikel 28.3 i övrig lagstiftning. Artikel 28.3 b förutsätter att de som behandlar personuppgifter för ett annat personuppgiftsbiträdes räkning omfattas av tystnadsplikt. I klientlagen föreskrivs det om tystnadsplikt. Förslag till paragrafens 2 och 3 mom. motsvarar med mindre ändringar förslag till 5 § i Finlands kunduppgiftslag (RP 300/2018 rd).

     Enligt 4 mom. ska det av sådana klienthandlingar som har sparats i samband med socialvård eller socialservice som har producerats för någon annans räkning framgå uppgifter om grunderna för behandlingen av dem samt vem som är serviceanordnare och serviceproducent. Om man har använt sig av underleverantörer ska hela leverantörskedjan framgå av klienthandlingarna.

 

Anteckning av klientuppgifter i vissa särskilda situationer

 

6 § Anteckning av klientuppgifter inom socialvården och hälso- och sjukvården i det interna samarbetet vid en verksamhetsenhet inom socialvården. I paragrafen finns bestämmelser om anteckning av klientuppgifter vid en verksamhetsenhet inom socialvården när socialservice lämnas gemensamt av personal inom socialvården och hälso- och sjukvården. Typiska exempel på service som produceras vid verksamhetsenheterna inom socialvården och som är gemensamma för socialvården och hälso- och sjukvården är bl.a. boendeservice dygnet runt eller delar av dygnet, hemservice och hemvård samt institutionsvård. I 3 § 2 punkten i lagen om privat socialservice definieras en verksamhetsenhet som en funktionell helhet där klienten tillhandahålls tjänster som avses i lagen. Rikslagen gäller på Åland med stöd av blankettlag. Begreppet verksamhetsenhet används också i förslaget till 47 § i landskapslagen om socialvård (LF x/2018–2019). Enligt förslaget ska en verksamhetsenhet inom socialvården göra upp en plan för egenkontroll för att säkerställa socialvårdens kvalitet, säkerhet och ändamålsenlighet.

     Enligt 1 mom. ska det upprättas en gemensam klientrapport för klienten när socialservice lämnas gemensamt av personal inom socialvården och hälso- och sjukvården vid en verksamhetsenhet inom socialvården. Dessutom kan det utarbetas en gemensam klientplan samt andra behövliga dokument för klienten. Dessa gemensamma klienthandlingar ska registreras i socialvårdens register. Detta hindrar inte att yrkesutbildade personer inom hälso- och sjukvården upprättar egna rapporter och planer som krävs för klientens hälso- och sjukvård. Dessa registreras då i enlighet med den lagstiftning som tillämpas inom hälso- och sjukvården.

     I 2 mom. föreskrivs det att en person som deltar i service som tillhandahålls gemensamt enligt 1 mom. ska ha tillgång till den gemensamma planen och klientrapporten. En kopia av en gemensam klientplan får vid behov registreras i patientregistret inom hälso- och sjukvården. Enligt 3 mom. ska patientuppgifter som klart hör till hälso- och sjukvården alltid antecknas även i journalhandlingarna och registreras i patientregistret i enlighet med vad som föreskrivs särskilt. Momentet är främst av informativ karaktär då skyldigheten att registrera handlingar inom hälso- och sjukvården följer av den lagstiftning som är tillämplig inom hälso- och sjukvården. Bland annat finns enskilda bestämmelser om journalföring och anteckning i 16 § 1 mom. i landskapslagen (2011:114) om hälso- och sjukvård och i 12 § i patientlagen.

     Paragrafen motsvarar, med en mindre ändring i 1 mom. gällande register, 7 § i Finlands klienthandlingslag (RP 345/2014 rd, s. 36–37).

 

7 § Anteckning av klientuppgifter vid sektors- och myndighetsövergripande samarbete. I förslag till 41 § i landskapslag om socialvård ingår bestämmelser om sektors- och myndighetsövergripande samarbete som ska tillämpas vid bedömning av servicebehov, beslutsfattande och tillhandahållandet av socialvård om det krävs med hänsyn till en persons individuella behov (LF x/2018–2019). Inom socialvården kan det uppstå ett behov av att begära att andra myndigheter och sektorer, t.ex. Ålands arbetsmarknads- och studieservicemyndighet (AMS), utbildningsväsendet eller ÅHS, deltar i bedömningen av en persons servicebehov och utarbetandet av en klientplan. Med sektors- och myndighetsövergripande samarbete avses samarbete med andra myndigheter inom offentlig sektor, samarbete med privata sektorn och med tredje sektorn. I paragrafen föreskrivs om anteckning av klientuppgifter vid sektors- och myndighetsövergripande klientsamarbete. De personer som får tillgång till klientuppgifter i ett sektors- och myndighetsövergripande samarbete ska både kunna anteckna och registrera uppgifterna inom den egna organisationen om de behövs för skötseln av den gemensamma klientens ärende i organisationen.

     I 1 mom. 1 punkten föreskrivs det om rätten för dem som deltar i ett sektors- och myndighetsövergripande klientsamarbete att upprätta klienthandlingar som gäller den gemensamma klienten och som är gemensamt tillgängliga. De personer som deltar i samarbetet får enligt momentet oberoende av sekretessbestämmelserna anteckna i de handlingar som innehas av den organisation som de företräder sådana klientuppgifter inom socialvården som de har fått tillgång till genom samarbetet och som behövs för skötseln av den gemensamma klientens ärende i den egna organisationen. Bestämmelsen utgör inte en rättslig grund för överlåtandet av sekretessbelagda uppgifter utan om sådan befogenhet föreskrivs i annan lagstiftning. Blankettlagen om socialvård och klientlagen innehåller särskilda bestämmelser om på vilka grunder sekretessbelagda klientuppgifter kan lämnas ut. Enligt 1 mom. 2 punkten får personer som deltar i samarbetet på ett motsvarande sätt registrera en på basis av samarbetet upprättad klientplan, promemoria eller någon annan motsvarande handling i den organisationen, om det med tanke på klienten behövs i det ärende för vars skötsel handlingen har upprättats.

     I 2 mom. finns en informativ bestämmelse om sekretessbestämmelserna i klientlagen. Med de avvikelser som finns i 2d § i blankettlagen är klientlagens bestämmelser tillämpliga vid utlämnande av uppgifter utan klientens samtycke samt om en socialvårdsmyndighets rätt att av andra myndigheter få den handräckning som den behöver för att sköta sina lagstadgade uppgifter. I 14 § i klientlagen finns det bestämmelser om handlingssekretess. Enligt paragrafen ska uppgifter i socialvårdshandlingar som gäller klienter eller andra enskilda hållas hemliga. Eftersom redan kännedom om att en person är klient inom socialvården kan avslöja en omständighet av känslig natur, omfattar sekretessen all information om klienten. I 2d § 1 punkten i blankettlagen om socialvård anges att hänvisningen i klientlagens 14 § 3 mom. till 31 § lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (FFS 621/1999) rörande upphörande av sekretess ska i landskapet avse 16–18 §§ i landskapslagen om allmänna handlingars offentlighet.

     I 15 § i klientlagen finns det bestämmelser om tystnadsplikt och förbud mot utnyttjande. Den som ordnar eller producerar socialvård eller den som är anställd hos eller som i praktiken arbetar för denne, liksom personer som arbetar på uppdrag av denne, är skyldiga att inte röja vad de har fått veta om en socialvårdsklient genom sitt uppdrag. Tystnadsplikten och förbudet mot utnyttjande gäller också privat ordnad socialvård och de personer som i praktiken arbetar inom den. I 16 § i klientlagen föreskrivs om samtycke till utlämnande av uppgifter och i 19 § om undantag i fråga om och upphörande av tystnadsplikt. I 27 § i klientlagen finns bestämmelser om tillämpningsområdet för bestämmelserna om datasekretess och handräckning.

     Paragrafen motsvarar, med vissa mindre anpassningar, 8 § i Finlands klienthandlingslag (RP 345/2014 rd, s. 36–37).

 

3 kap. Klientuppgifter som ska antecknas

 

I 3 kap. föreskrivs det om de uppgifter som ska antecknas i formbundna klienthandlingar. Bestämmelserna i 3 kap. motsvarar till största delen bestämmelserna i 3 kap. i Finlands klienthandlingslag och här noteras enbart till vilka delar förslaget avviker från bestämmelserna i Finlands klienthandlingslag. Till övriga delar hänvisas till detaljmotiveringarna i RP 345/2014 rd (s. 38–47). För tillfället behandlas en proposition i riksdagen innehållande förslag till ändringar i 3 kap. i Finlands klienthandlingslag. Förslaget till landskapslag har utformats så att de flesta av dessa förslag till ändringar beaktas. För detaljmotiveringarna till förslag till ändring av 9–11 § i Finlands klienthandlingslag, se RP 300/2018 rd, s. 98–99. Tredje kapitlet i Finlands klienthandlingslag tillämpas redan inom specialomsorgerna för utvecklingsstörda.

 

Uppgifter som gäller alla handlingstyper

 

I 8 § föreskrivs det om de basuppgifter som ska framgå av alla klienthandlingar oberoende av typ av klienthandling. I 9–12 § finns bestämmelser om anteckningar som görs oberoende av typ av klienthandling när klientuppgifter tas emot, lämnas ut, när en minderårig klient vill förbjuda att klientuppgifter lämnas ut till hans eller hennes lagliga företrädare samt om rättelse av anteckningar.

 

8 § Basuppgifter som ska antecknas i en klienthandling. I 1 mom. föreskrivs om de basuppgifter som alltid ska antecknas i en klienthandling medan 2 mom. räknar upp basuppgifter som ska antecknas i en handling när uppgifterna inverkar på hurdana tjänster klienten får eller vilka åtgärder som föreslås i handlingen. Paragrafen motsvarar förslag till ändring av 9 § i Finlands klienthandlingslag. För detaljmotiveringen till ändringen, se RP 300/2018 rd, s. 98–99. Även detaljmotiveringen till gällande 9 § i Finlands klienthandlingslag bör beaktas (RP 345/2014 rd, s. 38–41).

 

9 § Anteckningar om att uppgifter har lämnats ut. I paragrafen räknas punktvis upp vad som ska antecknas när uppgifter om en klient lämnas ut till en utomstående. Paragrafen motsvarar 10 § i Finlands klienthandlingslag (RP 345/2014 rd, s. 41–42). Enligt förslag till ändring av riksbestämmelsen ska begreppet verifiera användas i riket vilket främst motiveras med att hanteringen av ärenden är elektronisk i riket (RP 300/2018 rd, s. 99). Eftersom hanteringen inom socialvården på Åland fortsättningsvis till stor del är pappersbaserad föreslås att begreppet anteckna ska användas i paragrafen.

 

10 § Anteckningar om att uppgifter har tagits emot. I paragrafen räknas punktvis upp vad som ska antecknas när uppgifter om en klient fås av någon annan än klienten själv. Paragrafen motsvarar förslag till ändring av 11 § i Finlands klienthandlingslag. För detaljmotiveringen till ändringen, se RP 300/2018 rd, s. 99. Riksbestämmelsen föreslås ändrad så att det blir klart att klienten inte särskilt behöver antecknas som källa då uppgifterna har fåtts av klienten själv. Även detaljmotiveringen till gällande 11 § i Finlands klienthandlingslag bör beaktas (RP 345/2014 rd, s. 42).

 

11 § Anteckning av förbudsrätt för en minderårig klient. I paragrafen föreskrivs det om skyldigheten att göra anteckningar och dess innehåll när en minderårig med stöd av 11 § 3 mom. i klientlagen förbjuder att hennes eller hans klientuppgifter lämnas ut till hans eller hennes lagliga företrädare. Bestämmelsen i klientlagen är tillämplig inom landskapets behörighet med stöd av blankettlagen om socialvård. Paragrafen motsvarar 12 § i Finlands klienthandlingslag (RP 345/2014 rd, s. 42).

 

12 § Rättelse av anteckningar i en klienthandling. I paragrafen hänvisas till bestämmelser om rättelse i annan lagstiftning. Enligt 1 mom. tillämpas i fråga om rättelse av felaktiga personuppgifter i en klienthandling bestämmelserna om rättelse i dataskyddsförordningen. I dataskyddsförordningens artikel 16 anges att den registrerade ska ha rätt att av den personuppgiftsansvarige utan onödigt dröjsmål få felaktiga personuppgifter som rör honom eller henne rättade. Med beaktande av ändamålet med behandlingen, ska den registrerade ha rätt att komplettera ofullständiga personuppgifter, bland annat genom att tillhandahålla ett kompletterande utlåtande.

     Enligt 2 mom. föreskrivs om rättelse av fel i beslut i 8 kap. i förvaltningslagen för landskapet Åland. I 45 § finns bestämmelser om rättelse av sakfel i beslut medan det i 46 § föreskrivs om rättelse av skrivfel i beslut. Enligt 47 § i förvaltningslagen behandlar en myndighet ett rättelseärende på eget initiativ eller på en parts begäran. Initiativet ska tas eller begäran om rättelse av ett fel framställas inom fem år från det att beslutet fattades.

 

Uppgifter som ska antecknas enligt handlingstyp

 

Enligt förslaget ska klientuppgifterna som gäller socialvårdens klienthändelser och beslut registreras i klienthandlingarna enligt handlingstyp. Av 13–19 §§ följer klassificeringen av handlingstyperna. Till exempel en barnskyddsanmälan och ansökan om utkomststöd är handlingar enligt 13 § som gäller inledandet av ett ärende. I socialvårdens klienthandlingar får registreras endast sådana klientuppgifter som är nödvändiga med tanke på uppgifternas användningsändamål. Hur omfattande, exakta och specifika de nödvändiga uppgifterna är bestäms enligt typen av service och klientens situation. Den person inom socialvårdens klientarbete som registrerar klientuppgifter ska bedöma vilka uppgifter är nödvändiga med tanke på klientens stödbehov samt för att planera, genomföra, följa upp och övervaka det.

 

13 § Inledandet av ett ärende. Till processen som handlar om att inleda ett ärende hör registrering av en anmälan eller en ansökan och sammanställning av klientens basuppgifter. Samtidigt utreder man också anledningen till kontakten. Utifrån detta börjar man kartlägga klientens hela situation. I paragrafen föreskrivs om vilka uppgifter utöver basuppgifterna som ska antecknas i klienthandlingar som gäller inledandet av ett ärende. Paragrafen motsvarar 14 § i Finlands klienthandlingslag (RP 345/2014 rd, s. 43–44).

 

14 § Bedömning av servicebehovet. Innan man tar fram en klientplan måste man kartlägga och bedöma klientens behov av service. I handlingar som gäller bedömningen av klientens servicebehov registreras en sammanfattning av klientens situation och behov av stöd och slutsatserna av en yrkesutbildad person inom socialvården i fråga om förutsättningarna för ett klientskap. I 37 § och 39 § 2 mom. 1—3 och 5 punkten i förslaget till landskapslagen om socialvård föreskrivs om bedömningen av klientens servicebehov (LF 21/2018–2019). I paragrafen föreskrivs vad som ska antecknas om servicebehovet i klienthandlingar, utöver det som framgår ur föreslagna bestämmelser i landskapslagen om socialvård. Paragrafen motsvarar 15 § i Finlands klienthandlingslag (RP 345/2014 rd, s. 44–45).

 

15 § Klientplan. Klientplanen är en handling som anger målen för arbetet med en socialvårdsklient och de metoder som bidrar till att uppnå målen. Om målen för arbetet ska antecknas i klientplanen enligt förslag till 39 § 2 mom. 4 och 6—9 punkten i landskapslagen om socialvård (LF 21/2018–2019). I paragrafen föreskrivs om vad som ska antecknas i klientplanen utöver det som anges i förslaget till landskapslagen om socialvård. Paragrafen motsvarar 16 § i Finlands klienthandlingslag (RP 345/2014 rd, s. 45–46).

 

16 § Klientrapport. I en klientrapport beskriver en person som sköter yrkesuppgifter inom socialvården till nödvändiga delar livssituationen för en socialvårdsklient och rättar de åtgärder som vidtas i och med att ärendet går vidare. I paragrafen räknas upp det som ska antecknas i klientrapporten. Paragrafen motsvarar 17 § i Finlands klienthandlingslag (RP 345/2014 rd, s. 46).

 

17 § Beslut. I paragrafen hänvisas till förvaltningslagens bestämmelser om de uppgifter som ska antecknas i en beslutshandling. Enligt 39 § 1 mom. ska av ett skriftligt beslut tydligt framgå

     1) den myndighet som har fattat beslutet samt tidpunkten för beslutet,

     2) de parter som beslutet direkt gäller,

     3) motiveringen för beslutet och en specificerad uppgift om vad en part är berättigad eller förpliktad till eller hur ärendet annars har avgjorts samt

     4) namn och kontaktuppgifter för den person av vilken en part vid behov kan begära ytterligare uppgifter om beslutet. I förvaltningslagens 40 § 1 mom. anges att ett beslut ska motiveras. I motiveringen ska det anges vilka omständigheter och utredningar som har inverkat på avgörandet och vilka bestämmelser som har tillämpats.

 

18 § Anteckningar i anslutning till verkställandet av beslut. I paragrafen finns bestämmelser om de åtgärder i anslutning till verkställandet av ett beslut som man måste anteckna i klienthandlingarna. Paragrafen motsvarar 19 § i Finlands klienthandlingslag (RP 345/2014 rd, s. 46–47).

 

19 § Vissa andra uppgifter som ska antecknas i klienthandlingar. I paragrafen finns bestämmelser om ett förfarande för skydd av andra än klienten själv som tryggar skyddet för privatlivet för de utomstående som är delaktiga i klientskapsprocessen. Paragrafen motsvarar 20 § i Finlands klienthandlingslag (RP 345/2014 rd, s. 47).

 

4 kap. Särskilda bestämmelser om behandlingen av klientuppgifter

 

20 § Klienthandlingars användbarhet. Paragrafen innehåller bestämmelser om skyldigheten att upprätta och förvara klienthandlingar med hjälp av sådana hjälpmedel och metoder som gör att integriteten, användbarheten och tillgängligheten i fråga om uppgifterna i handlingarna kan garanteras under uppgifternas hela livscykel. Bestämmelsen syftar särskilt till god informationshantering då klienthandlingar upprättas och förvaras i elektroniskt format. Detta är även viktigt för att kunna säkerställa den sekretess som gäller för de flesta handlingar inom socialvården. Paragrafen motsvarar 21 § i Finlands klienthandlingslag (RP 345/2014 rd, s. 47–48). Även dataskyddsförordningen innehåller bestämmelser som har liknande målsättningar. Till exempel ställer dataskyddsförordningen särskilda krav på den som vill behandla personuppgifter på ett sätt som kan medföra stora integritetsrisker för enskilda. Även dataskyddsförordningen ska beaktas när nya it-system tas fram eller om det görs ändringar i befintliga system.

 

21 § Registrering av klientuppgifter inom socialvården. Paragrafen innehåller bestämmelser om registreringen av klientuppgifterna inom socialvården. Enligt 1 mom. ska varje tillhandahållare av service föra ett register över socialvårdsärendena. Eftersom det i dagsläget inte finns något gemensamt register eller någon gemensam elektronisk informationssystemstjänst på Åland förutsätts att alla tillhandahållare av socialservice för ett separat register över de egna socialvårdsärendena. I registret ska tillhandahållare av socialservice registrera klientuppgifterna och -handlingarna. De anmälningar och framställningar som har gjorts i syfte att utreda en enskild persons servicebehov samt uppgifter om hur dessa har behandlats ska registreras. Även övriga klienthandlingar ska registreras.

     Enligt 2 mom. ska av varje klienthandling som registreras framgå till vilken serviceuppgift eller vilka serviceuppgifter handlingen ansluter sig. Genom en klassificering av serviceuppgifterna försäkrar man sig om att klientuppgifter kan t.ex. sökas i en databas med hjälp av en rationell gruppindelning. Samtidigt blir det lättare att hitta information och klassificeringen kan användas som sökparameter vid sökningen av handlingar i ett arkiv. Av 22 § 3 mom. i Finlands klienthandlingslag följer att det är Institutet för hälsa och välfärd som ansvarar i riket för att meddela föreskrifter om klassificeringen av serviceuppgifterna inom socialvården. Enligt förslaget får landskapsregeringen utfärda närmare bestämmelser om klassificeringen av serviceuppgifterna inom socialvården genom landskapsförordning. Om det är ändamålsenligt kan bestämmelserna i landskapsförordning utformas utgående från tillgängliga svenskspråkiga föreskrifter som Institutet för hälsa och välfärd har antagit i riket. Enligt övergångsbestämmelsen i 25 § 3 mom. ska skyldigheten att registrera klienthandlingarna så att det framgår till vilken serviceuppgift eller vilka serviceuppgifter handlingen ansluter sig tillämpas först efter det att bestämmelserna i landskapsförordning har trätt i kraft.

 

22 § Åtkomst till och användning av klientuppgifter. Enligt 1 mom. ska tillhandahållare av service bestämma vilka personer som har rätt att komma åt klientuppgifter. Eftersom det rör sig om känsliga personuppgifter och vanligen sekretessbelagda uppgifter är det viktigt att åtkomsträttigheterna gällande klientuppgifterna definieras detaljerat enligt serviceuppgift och med beaktande av varje enskild persons arbetsuppgifter. Genom åtkomsträttigheterna får en person rätt att ta del av klientuppgifter. Åtkomsträttigheterna ska specificeras och identifieras på ett tillförlitligt sätt före personen får tillgång till klientuppgifterna. Åtkomsträttigheterna ska avgränsas till sådana klientuppgifter som är nödvändiga för att enskild yrkesutbildad person eller annan anställd personal ska kunna utföra sina arbetsuppgifter. Kravet på beslut om åtkomsträttigheter gäller oberoende av om klientuppgifterna finns i pappersformat eller i en elektronisk miljö.

     Enligt 2 mom. ska tillhandahållare av service registrera användningen av klientuppgifterna. Kravet på registreringen gäller oberoende av om klientuppgifterna finns i pappersformat eller i en elektronisk miljö. Syftet med kravet på registrering är att följa upp att endast behörig personal med åtkomsträttigheter använder klientuppgifter för tillåtna syften. I momentet anges också ett mera specifikt krav på att tillhandahållare av service ska föra en elektronisk logg över klientuppgifternas användning om uppgifterna har registrerats elektroniskt. En logg är en förteckning där det i kronologisk ordning införs anteckningar om uppgifternas användning. Då loggen är elektronisk upprättas förteckningen i regel automatiskt inom ramen för datasystemet.

     Enligt 3 mom. får landskapsregeringen utfärda närmare bestämmelser i landskapsförordning om de grunder enligt vilka de som tillhandahåller socialvårdstjänster ska administrera åtkomsträttigheterna. Eftersom klientuppgifterna allt oftare förekommer i en elektronisk miljö kan det finnas ett särskilt behov av att utfärda närmare bestämmelser i landskapsförordning om sådana åtkomsträttigheter som gäller klientuppgifter i elektronisk form eller i elektroniska register. Av 23 § 2 mom. i Finlands klienthandlingslag följer att det är Institutet för hälsa och välfärd som ansvarar i riket för att meddela föreskrifter om de grunder enligt vilka de som tillhandahåller socialvårdstjänster ska administrera åtkomstsrättigheterna. Om det är ändamålsenligt kan bestämmelserna i landskapsförordning utformas utgående från tillgängliga svenskspråkiga föreskrifter som Institutet för hälsa och välfärd har antagit i riket. I 3 mom. anges också att närmare bestämmelser om de uppgifter som ska registreras och föras in i den elektroniska loggen enligt 2 mom. får utfärdas genom landskapsförordning. Dessa bestämmelser i landskapsförordningen ska avgränsas så att de enbart föreskriver om sådana uppgifter som är nödvändiga för att följa upp personalens användning av klientuppgifterna.

 

23 § Klientens rätt att få uppgifter. I paragrafen finns en informativ hänvisning till dataskyddsförordningens bestämmelser om den registrerades rätt att av den personuppgiftsansvarige få bekräftelse på om personuppgifter som rör honom eller henne håller på att behandlas. Artikel 15 i dataskyddsförordningen förpliktar den personuppgiftsansvarige att bl.a. ge uppgifter om ändamålen med behandlingen och de kategorier av personuppgifter som behandlingen gäller. I paragrafen specificeras att denna rätt även gäller den elektroniska logg som avses i 22 § 2 mom. och som bl.a. innehåller uppgifter om vem som använt klientuppgifterna och till vem klientuppgifterna lämnas ut. Det bör emellertid noteras att 35 § i landskapslagen om dataskydd inom landskaps- och kommunalförvaltningen innehåller en begränsning av dessa rättigheter. Klienten ska inte ha rätt att bekanta sig med uppgifter som samlats in om honom eller henne om informationen kan medföra allvarlig fara för den registrerades hälsa eller vård eller för den registrerades eller någon annans rättigheter.

 

24 § Förvaring av klientuppgifter. I avsnitt 5.2.1 har allmänt redogjorts för hur den föreslagna lagen förhåller sig till skyddet för personuppgifter enligt dataskyddsförordningen och grundlagen. Enligt grundlagsutskottets tolkningspraxis ska förvaringstider för uppgifter som tas in i personregister fastställas i lag. De personuppgifter som samlas in enligt den föreslagna lagen kommer onekligen att ingå i olika personregister inom socialvården. Efter den 25 maj 2018 ska dataskyddsförordningen tillämpas vid behandlingen av personuppgifter och i sista hand åsidosätter dataskyddsförordningen oförenliga bestämmelser i nationell lagstiftning. Dataskyddsförordningen gör skillnad på förvaringen av personuppgifter för de ändamål för vilka personuppgifterna samlas in och den senare förvaringen för arkivändamål av allmänt intresse.

     Enligt 1 mom. ska klienthandlingar förvaras i socialvårdens personregister enligt de förvaringstider som framgår ur bilagan till den här lagen. Förvaringstiderna ska anses vara nödvändiga och ändamålsenliga med tanke på skötseln av de specifika serviceuppgifter inom socialvården som räknas upp i bilagan. Förvaringstiderna i bilagan ska räknas så att de påbörjas när lagen träder i kraft, dvs. den tid som klienthandlingarna funnits i registren före lagen träder i kraft räknas inte med. I 25 § 4 mom. ingår en övergångsbestämmelse om att förvaringstiderna tillämpas i förhållande till klienthandlingar som finns i socialvårdens personregister då denna lag träder i kraft eller som förs in i dessa register efter att lagen träder i kraft.

     Förvaringstiderna innebär inte en skyldighet att förstöra de personuppgifter och handlingar som finns i socialvårdens register efter att dessa tas ur bruk vid utgången av förvaringstiderna. Klienthandlingarna kan nämligen överföras för varaktig förvaring om det finns grunder för detta enligt arkivlagen för landskapet Åland (jfr högsta förvaltningsdomstolens slutsatser i HFD:2017:34). Bilagan motsvarar den bilaga som finns fogad till Finlands klienthandlingslag, dock har alla hänvisningar till ett särskilt urval för varaktig förvaring av klienthandlingar som gäller personer födda den 8, 18 och 28 dagen i månaden strukits ur bilagan. Ett sådant urval är inte ändamålsenligt för de åländska förhållandena.

     Artikel 5.1 e punkten i dataskyddsförordningen möjliggör att personuppgifter får lagras under längre perioder i den mån som personuppgifterna enbart behandlas för arkivändamål av allmänt intresse, dvs. i det här fallet kan personuppgifterna och klienthandlingarna som räknas upp i bilagan förvaras för längre perioder, men då med stöd av bestämmelserna om behandling för arkivändamål av allmänt intresse i dataskyddsförordningen och bestämmelserna om förvaring i arkivlagen för landskapet Åland. Det måste således bedömas separat i vilket avseende personuppgifter får arkiveras i överensstämmelse med allmänt intresse. I 2 mom. hänvisas i informativt syfte till att förvaring av klienthandlingar för arkivändamål av allmänt intresse sker i enlighet med vad som föreskrivs i arkivlagen för landskapet Åland.

 

25 § Ikraftträdande. Enligt 1 mom. ska ikraftträdelsedagen för landskapslagen lämnas öppen för landskapsregeringen att fatta beslut om med stöd av 20 § 2 mom. självstyrelselagen. Avsikten är att lagen ska träda i kraft samtidigt med den föreslagna landskapslagstiftningen om socialvård, dvs. den 1 januari 2021.

     Enligt 2 mom. ska skyldigheten enligt 4 § 1 mom. att anteckna i formbundna handlingar tillämpas först efter att bestämmelser i landskapsförordning om handlingarnas formbundenhet har antagits med stöd av 4 § 4 mom. och trätt i kraft. Tillämpningen av lagens övriga skyldigheter, bl.a. de som finns i 3 kap., förutsätter inte att det finns gemensamma formbundna handlingar inom socialvården eller att det i landskapsförordning har antagits närmare bestämmelser om klienthandlingarnas struktur.

     I 3 mom. anges att skyldigheten enligt 21 § 2 mom. att registrera klienthandlingarna så att det framgår till vilken serviceuppgift eller vilka serviceuppgifter handlingen ansluter sig tillämpas först efter det att de bestämmelser i landskapsförordning som avses i 21 § 2 mom. har trätt i kraft.

     Enligt 4 mom. ska de förvaringstider som avses i 24 § 1 mom. och i bilagan till den här lagen tillämpas i förhållande till klienthandlingar som finns i socialvårdens personregister då denna lag träder i kraft eller som förs in i dessa register efter att lagen träder i kraft. Lagen innebär inte att klienthandlingar som har överförts för varaktig förvaring enligt arkivlagen ska återföras till socialvårdens register.

 

2. Landskapslag om ändring av 8 § landskapslagen om tillämpning av lagen angående specialomsorger om utvecklingsstörda

 

8 §. Genom landskapslag 2017/144 ändrades 8 § i landskapslagen (1978:48) om tillämpning av lagen angående specialomsorger om utvecklingsstörda. Bestämmelsens 1 mom. 1–8 punkterna räknar upp olika riksförfattningar som anges i lagen angående specialomsorger om utvecklingsstörda och vilka landskapslagar dessa ska avse i samband med tillämpningen av rikslagen inom landskapets behörighet. Enligt förslaget ska till 1 mom. fogas en ny 9 punkt enligt vilken hänvisningar till lagen om klienthandlingar inom socialvården (FFS 254/2015) ska avse landskapslagen om klienthandlingar inom socialvården.

     Samtidigt föreslås att 3 mom. upphävs. Genom momentet har kapitel 3 om klientuppgifter i lagen om klienthandlingar inom socialvården (FFS 254/2015) gjorts tillämplig inom specialomsorgerna för utvecklingsstörda. Eftersom den föreslagna landskapslagen om klienthandlingar inom socialvården ska gälla inom socialvården i sin helhet bör momentet upphävas för att undvika överlappande reglering inom specialomsorgerna för utvecklingsstörda.

 

Ikraftträdandebestämmelsen. Ikraftträdandedagen för ändringen av landskapslagen med stöd av 20 § 2 mom. självstyrelselagen lämnas öppen för landskapsregeringen att fatta beslut om med stöd av 20 § 2 mom. självstyrelselagen. Avsikten är att lagen ska träda i kraft samtidigt med föreslagen landskapslag om klienthandlingar inom socialvården.

 


Lagtext

 

Landskapsregeringen föreslår att följande lagar antas.

 

1.

L A N D S K A P S L A G
om
klienthandlingar inom socialvården

 

     I enlighet med lagtingets beslut föreskrivs:

 

1 kap.
Allmänna bestämmelser

 

1 §

Lagens syfte

     Syftet med denna lag är att skapa enhetliga förfaringssätt för behandlingen av uppgifter som gäller socialvårdsklienter. Detta ska främja en korrekt skötsel av arbetsuppgifterna inom socialvården.

 

2 §

Tillämpningsområde

     Denna lag innehåller bestämmelser om anteckning av klientuppgifter inom socialvården.

     Denna lag tillämpas på behandlingen av klientuppgifter såväl inom den offentliga som den privata socialvården.

 

3 §

Definitioner

     I denna lag avses med

     1) socialvård sådan socialvård som avses i 2 § i landskapslagen ( : ) om socialvård,

     2) socialservice sådan socialservice som avses i 14, 28 och 29 § i landskapslagen om socialvård,

     3) tillhandahållare av service en myndighet som ordnar, producerar el-ler lämnar socialvård eller socialservice, eller en sådan serviceproducent som avses i landskapslagen (2012:36) om tillämpning i landskapet Åland av lagen om privat socialservice,

     4) serviceuppgift ett uppgiftsområde inom socialvården där man behandlar klientuppgifter,

     5) klient den som ansöker om eller anlitar socialvård, eller som oberoende av sin vilja tillhandahålls socialvård,

     6) klientuppgift en personuppgift som har erhållits inom socialvården och som har antecknats eller som enligt denna lag ska antecknas i en klienthandling inom socialvården,

     7) klienthandling en i 1 § 2 mom. i landskapslagen (1977:72) om allmänna handlingars offentlighet avsedd handling som innehåller klientuppgifter om en klient eller någon annan enskild och som ansluter sig till socialvård som ordnas av myndigheter eller privata,

     8) serviceanordnare en tillhandahållare av service som

     a) i egenskap av myndighet är skyldig att se till att klienten får sådana socialvårdstjänster eller socialvårdsförmåner som han eller hon har rätt till med stöd av lag eller ett myndighetsbeslut, eller

     b) i egenskap av privat tillhandahållare av service är skyldig att se till att klienten får service enligt ett sådant avtal som avses i 6 § lagen om klientens ställning och rättigheter inom socialvården (FFS 785/1992), senare klientlagen, tillämplig genom landskapslag (1995:101) om tillämpning i landskapet Åland av riksförfattningar om socialvård, senare blankettlagen om socialvård,

     9) serviceproducent en tillhandahållare av service som

     a) i egenskap av serviceanordnare själv producerar socialservice eller socialvård, eller

     b) på basis av ett avtal med en serviceanordnare eller annan serviceproducent producerar socialservice eller socialvård,

     10) dataskyddsförordningen Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter och om upphävande av direktiv 95/46/EG.

 

2 kap.
Skyldigheter i fråga om anteckningen av klientuppgifter

 

Allmänna skyldigheter i fråga om anteckningen av klientuppgifter

 

4 §

Skyldighet att anteckna klientuppgifter

     Den yrkesutbildade personalen inom socialvården samt biträdande personal som deltar i klientarbetet är skyldiga att i formbundna handlingar anteckna sådan information som är behövlig och tillräcklig med tanke på ordnandet, planeringen, lämnandet, uppföljningen och övervakningen av socialvården.

     Skyldigheten att anteckna klientuppgifter börjar då tillhandahållaren av service har blivit informerad om att en person kan vara i behov av service eller tillhandahållaren har börjat lämna socialservice. Skyldigheten att anteckna gäller tills klientskapet har avslutats. Anteckningar ska göras utan dröjsmål.

     Det språk som används i klienthandlingarna ska vara klart och begripligt och endast allmänt kända och godtagna begrepp och förkortningar får användas i dem.

     Landskapsregeringen kan anta närmare bestämmelser i landskapsförordning om strukturen på klienthandlingarna inom socialvården och om de uppgifter som enligt denna lag ska antecknas i klienthandlingarna.

 

5 §

Ansvaret för anteckning och personuppgiftsansvarig

     Serviceanordnaren är personuppgiftsansvarig enligt dataskyddsförordningen då klientuppgifter antecknas och registreras enligt denna lag. Om serviceanordnaren själv producerar socialservice eller socialvård ska denna se till att de klientuppgifter som avses i 6 § och 8-19 §§ antecknas.

     När en serviceproducent tillhandahåller service för en serviceanordnares räkning fungerar serviceproducenten som ett sådant personuppgiftsbiträde som avses i artikel 28 i dataskyddsförordningen. Serviceproducenten ansvarar då

     1) för att de klientuppgifter som avses i 6 § och 8-19 §§ antecknas för serviceanordnarens räkning,

     2) för beviljande av åtkomsträttigheter till klientuppgifter inom den egna organisationen,

     3) för aktiv styrning och övervakning av behandlingen av personuppgifter inom den egna organisationen,

     4) för att klienthandlingarna i original lämnas utan dröjsmål till serviceanordnaren efter det att klientförhållandet har avslutats, samt

     5) tillsammans med serviceanordnaren för att klientens rättigheter enligt bestämmelser om dataskydd och sekretess tillgodoses.

     Serviceanordnaren och serviceproducenten ska avtala närmare om lämnandet av de i 2 mom. 4 punkten avsedda klienthandlingarna och fördelningen av de i 2 mom. 5 punkten avsedda uppgifterna samt om andra i artikel 28 i dataskyddsförordningen avsedda frågor.

     Av sådana klienthandlingar som har sparats i samband med socialvård eller socialservice som har producerats för någon annans räkning ska det framgå uppgifter om grunderna för behandlingen av dem samt vem som är serviceanordnare och serviceproducent. Om man har använt sig av underleverantörer ska hela leverantörskedjan framgå av klienthandlingarna.

 

Anteckning av klientuppgifter i vissa särskilda situationer

 

6 §

Anteckning av klientuppgifter inom socialvården och hälso- och sjukvården i det interna samarbetet vid en verksamhetsenhet inom socialvården

     När socialservice lämnas gemensamt av personal inom socialvården och hälso- och sjukvården vid en verksamhetsenhet inom socialvården, ska det upprättas en gemensam klientrapport för klienten. Dessutom kan det utarbetas en gemensam klientplan och andra behövliga gemensamma klienthandlingar för klienten. Sådana gemensamma klienthandlingar som avses i detta moment ska registreras i socialvårdens register.

     En person som deltar i lämnandet av sådan gemensam service som avses i 1 mom. ska ha tillgång till sådana gemensamma klienthandlingar som han eller hon behöver i sitt arbete. En kopia av en gemensam klientplan får vid behov registreras i patientregistret.

     Patientuppgifter om hälso- och sjukvård som lämnas av en yrkesutbildad person inom hälso- och sjukvården ska dessutom antecknas i journalhandlingarna och registreras i patientregistret i enlighet med vad som föreskrivs särskilt.

 

7 §

Anteckning av klientuppgifter vid sektors- och myndighetsövergripande samarbete

     Personer som deltar i sektors- och myndighetsövergripande samarbete får oberoende av sekretessbestämmelserna

     1) i de handlingar som innehas av den organisation som de företräder anteckna sådana klientuppgifter inom socialvården som de har fått tillgång till genom samarbetet och som behövs för skötseln av den gemensamma klientens ärende i organisationen,

     2) registrera en på basis av samarbetet upprättad klientplan, promemoria eller någon annan motsvarande handling i den organisationen, om det med tanke på klienten behövs i det ärende för vars skötsel handlingen har upprättats.

     I fråga om skyldigheten att iaktta sekretess när det gäller sådana klientuppgifter som avses i 1 mom. samt undantag från skyldigheten tillämpas bestämmelserna i 14–16, 19 och 27 § i klientlagen med beaktande av avvikelserna i 2d § blankettlagen om socialvård, oberoende av i vilken organisations handlingar uppgifterna ingår.

 

3 kap.
Klientuppgifter som ska antecknas

 

Uppgifter som gäller alla handlingstyper

 

8 §

Basuppgifter som ska antecknas i en klienthandling

     Följande basuppgifter ska alltid antecknas i en klienthandling:

     1) handlingens namn,

     2) klientens namn och personbeteckning eller, om den inte är känd, en beteckning som fungerar som temporär identifikation eller födelsedatumet,

     3) serviceanordnarens, serviceproducentens och vid behov servicegivarens namn och identifikationskod,

     4) upprättarens eller antecknarens namn och tjänsteställning eller uppgift vid verksamhetsenheten,

     5) tidpunkten för upprättandet eller registreringen, samt

     6) eventuell information om en spärrmarkering som gäller kontaktuppgifterna för klienten eller klientens lagliga företrädare.

     Vidare ska följande basuppgifter om de berörda antecknas i en handling när de inverkar på hurdana tjänster klienten får eller vilka åtgärder som föreslås i handlingen:

     1) klientens modersmål och kontaktspråk, kontaktuppgifter och hemkommun,

     2) om handlingen gäller en minderårig klient, namn, kontaktuppgifter och behörighet för vårdnadshavare eller annan laglig företrädare till klienten, samt uppgifter om eventuell rätt till information för en förälder som fråntagits vårdnaden,

     3) namn, kontaktuppgifter och behörighet för en laglig företrädare som har utsetts för en myndig klient, eller för en person som klienten har befullmäktigat, samt

     4) vid behov namn, kontaktuppgifter och roll i sammanhanget för en anhörig eller närstående till klienten eller för någon annan som deltar i vården av eller omsorgen om klienten.

 

9 §

Anteckningar om att uppgifter har lämnats ut

     När uppgifter om en klient lämnas ut till en utomstående ska den som lämnar ut uppgifterna anteckna

     1) vilka uppgifter som har lämnats ut,

     2) till vem uppgifterna har lämnats ut,

     3) när uppgifterna lämnades ut,

     4) vem som har lämnat ut uppgifterna,

     5) vilken bestämmelse som ligger till grund för utlämnandet, eller uppgifter om samtycke, samt

     6) det ändamål för vilket uppgifterna har lämnats ut.

 

10 §

Anteckningar om att uppgifter har tagits emot

     När uppgifter om en klient fås av någon annan än klienten själv ska mottagaren anteckna

     1) vilka uppgifter som har inhämtats eller tagits emot,

     2) av vem man har fått uppgifterna,

     3) när uppgifterna togs emot,

     4) vem som har begärt uppgifterna, om de har inhämtats på eget initiativ,

     5) vilken bestämmelse som ligger till grund för inhämtandet eller mottagandet, eller uppgifter om samtycke, samt

     6) det ändamål för vilket uppgifterna har inhämtats eller mottagits.

 

11 §

Anteckning av förbudsrätt för en minderårig klient

     En minderårig klient kan med stöd av 11 § 3 mom. i klientlagen, tillämplig genom blankettlagen om socialvård, av vägande skäl med hänsyn till sin ålder och utvecklingsnivå samt sakens natur förbjuda att klientuppgifter lämnas ut till hans eller hennes lagliga företrädare. Om en minderårig klient förbjuder att uppgifter lämnas ut, ska förbudet och det vägande skäl som anges som grund för förbudet registreras.

     Om förbudsrätten för en minderårig förvägras på grund av att den minderårige klienten inte har angett sådana vägande skäl för förbudet som avses i 1 mom., eller för att det anses att det klart skulle strida mot den minderårige klientens eget intresse om uppgifterna inte lämnades ut, ska också motiveringen för detta avgörande antecknas i klienthandlingen.

 

12 §

Rättelse av anteckningar i en klienthandling

     I fråga om rättelse av felaktiga personuppgifter i en klienthandling tillämpas bestämmelserna om rättelse i dataskyddsförordningen.

     Om rättelse av fel i beslut föreskrivs i 8 kap. i förvaltningslag (2008:9) för landskapet Åland.

 

Uppgifter som ska antecknas enligt handlingstyp

 

13 §

Inledandet av ett ärende

     I klienthandlingar som gäller inledandet av ett ärende ska antecknas

     1) personens behov av stöd, omsorg, vård eller annan service,

     2) en eventuell motivering för behovet av service,

     3) vem som har inlett ärendet, samt

     4) tidpunkten för när ärendet inleddes.

 

14 §

Bedömning av servicebehovet

     Förutom vad som föreskrivs i 37 § och 39 § 2 mom. 1-3 och 5 punkten i landskapslagen om socialvård på Åland antecknas i handlingar som gäller bedömningen av klientens servicebehov vid behov den uppfattning som klientens lagliga företrädare, en anhörig, närstående eller någon annan person har om klientens behov av stöd.

     I utvärderingen av en plan ska dessutom antecknas den uppfattning som klienten samt övriga personer som har deltagit i genomförandet av planen har om hur målen i planen har uppnåtts, liksom arbetstagarens bedömning av saken.

 

15 §

Klientplan

     Förutom vad som föreskrivs i 39 § 2 mom. 4 och 6-9 punkten i landskapslagen om socialvård antecknas i en klientplan

     1) klientens behov av stöd utifrån en bedömning av servicebehovet,

     2) en beskrivning av den service som klienten behöver,

     3) målen för servicen och klientskapet samt metoder för att uppnå målen, samt

     4) uppgifter om privatpersoner som deltar som stöd för klienten och deras uppgift.

 

16 §

Klientrapport

     I en klientrapport antecknas

     1) tidpunkten för när klienten har fått stöd eller service,

     2) en beskrivning av socialvårdsklientens situation,

     3) alla händelser i anknytning till klienten eller klientskapet där klientens ärende har behandlats samt uppgift om vem som har deltagit i behandlingen av ärendet,

     4) tidpunkten för när klientskapet har inletts och avslutats, samt

     5) orsaken till att klientskapet har avslutats.

 

17 §

Beslut

     Bestämmelser om de uppgifter som ska antecknas i en beslutshandling finns i 39 § 1 mom. och 40 § 1 mom. i förvaltningslagen för landskapet Åland.

 

18 §

Anteckningar i anslutning till verkställandet av beslut

     I fråga om följande åtgärder i anslutning till verkställandet av ett beslut ska antecknas uppgifter om

     1) tidpunkten för när beslutet och tillhörande anvisning för sökande av ändring har delgetts,

     2) eventuellt ändringssökande,

     3) besvärsmyndighetens avgörande,

     4) när beslutet vinner laga kraft, samt

     5) verkställigheten av beslutet.

 

19 §

Vissa andra uppgifter som ska antecknas i klienthandlingar

     Om man i syfte att utreda klientens servicebehov hör en närstående till klienten eller någon annan enskild person, och man med tanke på socialvården behöver anteckna känsliga uppgifter som den som har hörts har gett om sig själv eller någon annan enskild person, ska dessa uppgifter antecknas i en separat handling. I klientens egna klienthandlingar ska dock antecknas de uppgifter som behövs för skötseln av klientens ärende.

 

4 kap.
Särskilda bestämmelser om behandlingen av klientuppgifter

 

20 §

Klienthandlingars användbarhet

     Klienthandlingar ska upprättas och förvaras så att integriteten och användbarheten för uppgifterna i handlingarna kan garanteras under den tid de ska förvaras.

     Klientuppgifter ska kunna användas inom klientprocessen samt vid planeringen, utvärderingen, ledningen och övervakningen av verksamheten och för statistikföring och undersökningar som gäller verksamheten.

 

21 §

Registrering av klientuppgifter inom socialvården

     Varje tillhandahållare av service ska föra ett register över socialvårdsärendena. I registret ska registreras de anmälningar och framställningar som har gjorts i syfte att utreda en enskild persons servicebehov samt uppgifter om hur dessa har behandlats. Även övriga klienthandlingar ska registreras.

     Av varje klienthandling som registreras ska det framgå till vilken serviceuppgift eller vilka serviceuppgifter handlingen ansluter sig. Närmare bestämmelser om klassificeringen av serviceuppgifterna inom socialvården får utfärdas genom landskapsförordning.

 

22 §

Åtkomst till och användning av klientuppgifter

     Tillhandahållare av service ska bestämma vilka personer som har rätt att komma åt klientuppgifter. Åtkomsträttigheterna ska avgränsas till sådana klientuppgifter som är nödvändiga för att enskild yrkesutbildad person eller annan anställd personal ska kunna utföra sina arbetsuppgifter.

     För att följa upp att endast personer med åtkomsträttigheter använder klientuppgifter för tillåtna syften ska tillhandahållare av service registrera användningen av klientuppgifterna. Om klientuppgifterna har registrerats elektroniskt ska tillhandahållare av service föra en elektronisk logg över klientuppgifternas användning för att säkerställa att uppgifterna endast används av personer med åtkomsträttigheter för tillåtna syften.

     Närmare bestämmelser om de grunder enligt vilka tillhandahållare av service ska administrera de åtkomsträttigheter som avses i 1 mom. får utfärdas genom landskapsförordning. Närmare bestämmelser om de uppgifter som ska registreras och föras in i den elektroniska loggen enligt 2 mom. får utfärdas genom landskapsförordning.

 

23 §

Klientens rätt att få uppgifter

     Bestämmelser om klientens rätt att få uppgifter gällande behandlingen av sina personuppgifter inom socialvården finns i artikel 15 i dataskyddsförordningen. Om klientuppgifterna behandlas elektroniskt gäller denna rätt också i förhållande till den elektroniska logg som avses i 22 § 2 mom.

 

24 §

Förvaring av klientuppgifter

     Klienthandlingar ska förvaras i socialvårdens personregister enligt de förvaringstider som framgår ur bilagan till den här lagen.

     Förvaring av klienthandlingar för arkivändamål av allmänt intresse sker i enlighet med vad som föreskrivs i arkivlagen (2004:13) för landskapet Åland.

 

25 §

Ikraftträdande

     Denna lag träder i kraft den

     Skyldigheten enligt 4 § 1 mom. att anteckna i formbundna handlingar tillämpas först efter att bestämmelser i landskapsförordning om handlingarnas formbundenhet har antagits med stöd av 4 § 4 mom. och trätt i kraft.

     Skyldigheten enligt 21 § 2 mom. att registrera klienthandlingarna så att det framgår till vilken serviceuppgift eller vilka serviceuppgifter handlingen ansluter sig tillämpas först efter det att de bestämmelser i landskapsförordning som avses i momentet har trätt i kraft.

     De förvaringstider som avses i 24 § 1 mom. och i bilagan till den här lagen tillämpas i förhållande till klienthandlingar som finns i socialvårdens personregister då denna lag träder i kraft eller som förs in i dessa register efter att lagen träder i kraft.

 


 

Bilaga

 

Serviceuppgift inom socialvården

Förvaringstid

Adoptionsrådgivning

Alla klienthandlingar förvaras 120 år efter barnets födelse, men för avbrutna adoptionsärenden är förvaringstiden 40 år efter beslutet om att avbryta adoptionsrådgivningen.

Äldreservice

Alla klienthandlingar förvaras 30 år efter avslutad service eller 12 år efter klientens död.

Utredning av faderskap

Alla klienthandlingar förvaras 120 år efter barnets födelse.

Rådgivning i uppfostrings- och familjefrågor

Alla klienthandlingar förvaras 120 år efter barnets födelse, men om klientskapet inte fortsätter efter behovsutredningen är förvaringstiden 30 år efter avslutad utredning.

Specialomsorger om utvecklingsstörda

Alla klienthandlingar förvaras 30 år efter avslutad service eller 12 år efter klientens död.

Hemservice

Alla klienthandlingar förvaras 30 år efter avslutad service eller 12 år efter klientens död.

Främjande av integration

Alla klienthandlingar förvaras varaktigt.

Fastställande av underhållsbidrag för barn

Alla klienthandlingar förvaras 120 år efter barnets födelse.

Tryggande av vårdnad om barn och umgängesrätt

Alla klienthandlingar förvaras 120 år efter barnets födelse.

Barnskydd

Barnskyddsanmälningar förvaras 30 år. Alla övriga klienthandlingar förvaras 120 år efter barnets födelse. Beslut, planer och klientrapporter förvaras varaktigt.

Stöd för närståendevård

Klienthandlingar förvaras 30 år efter avslutad service eller 12 år efter klientens död.

Medling i familjefrågor

Alla klienthandlingar förvaras 30 år efteravslutad service eller 12 år efter klientens död.

Fastställande av underhållsbidrag för make

Alla fastställda underhållsavtal förvaras varaktigt. Övriga klienthandlingar förvaras 30 år efter avslutad behandling av ärendet.

Missbrukarvård

Alla klienthandlingar förvaras 30 år efter avslutad service eller 12 år efter klientens död.

Klientombudsmannaverksamheten

Alla klienthandlingar förvaras 30 år efter avslutad behandling av ärendet.

Service enligt socialvårdslagen

Alla klienthandlingar förvaras 30 år efter avslutad service eller 12 år efter klientens död.

Social kreditgivning

Alla klienthandlingar förvaras 30 år efter avslutad service.

Utkomststöd

Alla klienthandlingar förvaras 12 år efter avslutad service.

Stödjande av sysselsättningen av arbetslösa

Alla klienthandlingar förvaras 30 år efter avslutad service eller 12 år efter klientens död.

Handikappservice

Alla klienthandlingar förvaras 30 år efter avslutad service eller 12 år efter klientens död.

Stödjande av sysselsättningen av personer med funktionsnedsättning

Alla klienthandlingar förvaras 30 år efter avslutad service eller 12 år efter klientens död.

 

__________________

 

2.

L A N D S K A P S L A G
om ändring av 8 § landskapslagen om tillämpning av lagen angående specialomsorger om utvecklingsstörda

 

     I enlighet med lagtingets beslut

     upphävs 8 § 3 mom. landskapslagen (1978:48) om tillämpning av lagen angående specialomsorger om utvecklingsstörda, sådant momentet lyder i landskapslagen 2017/144, samt

     fogas till lagens 8 § 1 mom., sådant momentet lyder i landskapslagen 2017/144, en ny 9 punkt som följer:

 

8 §

- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

     9) lagen om klienthandlingar inom socialvården (FFS 254/2015) avser landskapslagen ( : ) om klienthandlingar inom socialvården.

- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

 

__________________

 

     Denna lag träder i kraft den

 

 

__________________

 

 

Mariehamn den 4 april 2019

 

 

L a n t r å d

 

 

Katrin Sjögren

 

 

Föredragande minister

 

 

Wille Valve

 


Parallelltexter

 

·       Parallelltexter till landskapsregeringens lagförslag nr 20/2018-2019



[1] Biträdande justitiekansler, dnr OKV/1840/1/2010. Se även OKV/1131/1/2013.

[2] Lagen om elektronisk kommunikation i förvaltningsärenden (FFS 1318/1999).