Landskapsregeringens svar rb 1/2017-2018
|
|
| ||
|
| Svar på revisionsberättelse | ||
| Datum |
| ||
| 2018-05-17 |
| ||
|
|
|
| |
|
|
|
| |
|
|
|
| |
|
| Till Ålands lagting |
| |
|
| |||
|
| |||
|
| |||
|
| |||
Svar på revisionsberättelse
Lagtinget har i enlighet med 7 § landskapslagen om Landskapsrevisionen delgivit landskapsregeringen en berättelse med resultaten från effektivitetsrevisionen.
Berättelsen innehåller granskning av Ålands hälso- och sjukvård, personaladministrativa frågor inom landskapets allmänna förvaltning, lagberedningen och Ålands arbetsmarknads- och studieservicemyndighet.
Landskapsregeringen meddelar med anledning av detta vilka åtgärder den och respektive underlydande myndighet avser vidta i anledning av berättelsen.
Meddelandet innehåller även redogörelser för åtgärder vidtagna i anledning av tidigare berättelser.
|
Mariehamn den 17 maj 2018 | |
|
L a n t r å d |
Katrin Sjögren |
| Minister |
Mats Perämaa |
Innehåll
Personaladministrativa frågor inom landskapets allmänna förvaltning
Uppföljning av tidigare berättelser
Ålands miljö- och hälsoskyddsmyndighet
Ålands arbetsmarknads- och studieservicemyndighet
Ålands hälso- och sjukvård
Landskapsregeringen redogör nedan, utgående från det material Ålands hälso- och sjukvård (ÅHS) tillställt landskapsregeringen, för de åtgärder och synpunkter som Landskapsrevisionens berättelse för år 2017 till denna del ger anledning.
Ekonomistyrningsprocessen
Landskapsrevisionen: Ett system för mätande av produktivitet och effektivitet behövs.
Kommentar: ÅHS har inget system för mätande av produktivitet och effektivitet. Produktiviteten följs upp genom verksamhetsstatistik som t.ex. besök, vårddagar och vissa diagnoser. ÅHS använder sig inte av något patientklassificeringssystem som t.ex. DRG.
ÅHS utvecklar ett eget förenklat kostnadseffektivt system för att mäta produktivitet och effektivitet. Under året testas systemet genom en jämförelse av ÅHS specialsjukvård med övriga jämförbara sjukhus i Finland för att sedan utvärderas.
Landskapsrevisionen. ÅHS bör ha kännedom om landskapsregeringens budgetram i ett tidigare skede.
Kommentar: ÅHS har framfört att det vore en fördel att få budgetramen tidigare för då kunde budgetprocessen tidigareläggas vilket skulle medföra mera tid för planering, bearbetning och kommunikation och därigenom en bättre förankring av budgetförslaget i hela organisationen. Landskapsregeringen är medveten om önskemålet och avsikten är att genom förbättrade IT-system och processer möjliggöra att rambudgetbesluten tidigareläggs. I sammanhanget kan konstateras att landskapsregeringen i första tilläggsbudgeten för år 2016 angav riktgivande nivåer på resultatförbättringar under mandatperioden, varför de stora dragen för landskapsregeringens ekonomiska politik tidigt varit kända. Detta har även berörts i senare budgeter och tilläggsbudgeter.
Försäljningsfunktionen
Landskapsrevisionen: En faktureringsrutin bör tas med i reglementet för att beskriva hur den interna kontrollen är ordnad.
Kommentar: ÅHS har befintliga faktureringsrutiner och även skriftliga anvisningar men inte samlade och dokumenterade i ett enhetligt dokument.
En faktureringsrutin dokumenteras och delges samtliga berörda år 2018.
Landskapsrevisionen: I faktureringssystemet bör en funktion som möjliggör en uppföljning av att samtliga besök de facto blivit fakturerade tas ibruk.
Kommentar: En rutin med regelbundna kontrollaktiviteter som minskar risken för att besök inte faktureras tas fram under året. Möjligheten att använda sig av funktionen i faktureringssystemet som påtalas utreds.
Landskapsrevisionen: Saknas process för att samtliga olycksfall blir rätt klassificerade.
Kommentar: ÅHS har processer för fakturering och klassificering av olycksfall men de kommer att ses över och förbättras.
Landskapsrevisionen: Samarbete med en indrivningsbyrå som möjliggör indrivning av utländska fakturor bör utredas.
Kommentar: ÅHS utreder möjligheter till samarbete med indrivningsbyrå för indrivning av utländska fakturor under året.
Landskapsrevisionen: En fortsatt utveckling av automatiseringen av klientfaktureringen för att minska kostnader och förbättra den interna kontrollen bör ske.
Kommentar: Förberedande arbete för införande av E-faktura till kund är aktuellt under år 2018.
Inköpsfunktionen
Landskapsrevisionen: Större noggrannhet bör eftersträvas vid konteringen av mervärdesskatt. ÅHS behöver stärka kunskapen om de mervärdesskatteregler som gäller inom hälso- och sjukvårdsbranschen samt säkerställa att de fel som uppdagats i revisionen korrigeras och göra egna granskningar för att säkerställa att mervärdesskatteåterbäringar utnyttjas.
Kommentar: ÅHS ekonomiavdelning har haft en heldagsutbildning i november 2017 om vilka mervärdesskatteregler som gäller inom hälso- och sjukvårdsbranschen. Utbildningen hölls av certifierad revisor från BDO Ab. Personalen på ekonomiavdelningen deltar varje år i mervärdesskattekurser som hålls av Finlands kommunförbund.
Skriftliga interna mervärdesskatteanvisningar gällande vilka kostnader ÅHS har rätt att dra kalkylerad mervärdesskatt på 5 % har tagits fram. En rutin för regelbundna kontrollaktiviteter under året angående kalkylerad mervärdesskatt skall utarbetas och dokumenteras under 2018.
En anhållan till skatteförvaltningen om återbäring av kalkylerad mervärdesskatt från åren 2012 - 2014 har gjorts. För åren 2015 - 2016 skall en anhållan göras i år för de kostnader som berättigar till återbäring. År 2017 har ÅHS gjort avdrag för kalkylerad mervärdesskatt enligt gällande regler.
Landskapsrevisionen: Ett direktiv bör skapas över avtalshanteringens rutiner samt utreda möjligheten att övergå till endast ett avtalshanteringssystem.
Kommentar: För tillfället finns två parallella system för avtalshantering.
ÅHS upprättar ett direktiv för avtalshanteringen samt utreder möjligheten att samla alla avtal i ett system.
Landskapsrevisionen: Uppmärksamhet bör fästas vid att berörda anställda vet vilka ramavtal ÅHS har ingått och att de följs. Vidare rekommenderas att man inför rutiner som säkerställer att anskaffningen följer upphandlingsdirektivet, ramavtal etc. Slutligen rekommenderas att man arbetar vidare på att ta ett upphandlingsprogram som är ändamålsenligt för verksamheten i bruk.
Kommentar: ÅHS förbättrar och utvecklar de rutiner som finns för att förbättra och säkerställa personalens kunskaper i vilka ramavtal och upphandlingsdirektiv som gäller och som ska följas. Ett nytt elektroniskt upphandlingsprogram (e-avrop) har tagits i bruk under år 2017.
Ålands folkhögskola
Landskapsregeringen redogör nedan, efter att ha tagit del av Direktionen för Ålands folkhögskolas synpunkter, för de åtgärder och synpunkter som Landskapsrevisionens berättelse för år 2017 till denna del ger anledning till.
Landskapsrevisionen:
- reglementet borde uppdateras gällande beskrivningen av NYA linjen
- inventarielistan borde uppdateras
- eftersom folkhögskolan har haft svårigheter att få tillräckligt med elever och därmed motivera och trygga den fortsatta verksamheten och är det av stor vikt att man fortsätter att söka alternativ verksamhet utökar samarbetet med andra skolor och externa parter.
Kommentar: landskapsregeringen noterar påpekandena om uppdateringsbehoven och instämmer i synpunkten på behovet av att söka alternativa verksamhetsformer och utökat samarbete för att tryga den långsiktiga verksamheten.
Landskapsrevisionen:
- landskapsregeringen borde i samförstånd med skolans direktion formellt klarlägga fondernas ägarskaps samt förvaltningen framöver
- eftersom landskapet är skolans huvudman borde fonderna upptas i landskapets årsbokslut, vilket även rekommenderades vid en revision av skolan 1998.
Kommentar: Landskapsregeringen konstatera att fonderna ursprungligen givits till skolan och sedermera överförts till landskapet i samband med att skolans verksamhet övertogs. De stipulationer för hur fondmedlen ska användas för skolans och de studerandes bästa beaktas. I Ålands folkhögskolas verksamhetsberättelse redovisas förvaltningen av fonderna årligen. Landskapsregeringen överväger att med början i bokslutet för år 2018 inta de ifrågavarande fonderna i bokslutet och redovisa dem under förvaltade medel. Direktionen för Ålands folkhögskola skulle fortsättningsvis i praktiken förvalta medlen.
Personaladministrativa frågor inom landskapets allmänna förvaltning
De viktigaste sammanfattande rekommendationerna från granskningen av lagberedningen kommenteras nedan.
Landskapsrevisionen: Det finns ingen support på nuvarande lönesystem längre. Systemfel blir inte rättade och utvecklingsbehov åtgärdas inte. Mycket manuellt arbete krävs för att klara av arbetsuppgifterna. En rationell hantering av frånvarorapporteringen och reducering av risken för fel kräver ett IT-baserat system. Det nyanskaffade löne- och personaladministrativa systemet bör tas i bruk så fort som möjligt.
Kommentar: Det är riktigt att ett nytt löne- och personaladministrativt system krävs för att åstadkomma önskade förbättringar och ett sådant är upphandlat. Även om leverantören har svårigheter att leva upp till sina åtaganden beräknas driftstarten för lönedelen till den 1.10.2018.
Landskapsrevisionen: Kontrollen av personalens tidsstämplingar bör förbättras. Det måste vara möjligt att ta lättlästa avvikelserapporter från den nya versionen av tidsstämplingssystemet.
Kommentar: Som revisionen påpekar finns det ett behov av att kunna få lättlästa avvikelserapporter. Tekniska förbättringar kommer att vidtas i flexsystemet bl.a. så att personalens möjlighet till självkontroll av tidsstämplingarna förbättras. Samtidigt tydliggörs den enskildes ansvar att följa gällande regler och information om gällande regelverk tas upp på avdelningsmöten och med nyanställda.
Landskapsrevisionen: Övertidsarbete inom allmänna förvaltningen är alltför vanligt. Övertid borde inte få förekomma månad efter månad. Det borde klargöras för alla att arbetsuppgifterna förutsätts utföras inom ordinarie arbetstid. Endast i undantagsfall borde på förhand överenskommen övertid godkännas. Avdelningschef borde godkänna övertid efter att byråchef/enhetschef godkänt.
Kommentar: Det övertidsarbete som förekommer beror inte i första hand på den enskildes eller ledningens underlåtelsehandlingar utan på en generellt hög arbetsbelastning, uppgifternas komplexitet och tidsmässiga krav på leverans. Övertid som inte omfattas av avdelningschefen förekommer inte.
Landskapsrevisionen: Det är anmärkningsvärt att landskapsregeringen år efter år godkänt ett arrangemang som bryter mot arbetstidslagen. Omedelbara åtgärder krävs för att stoppa missförhållandet.”
Kommentar: Åtgärder för att under år 2018 avhjälpa situationen har vidtagits.
Landskapsrevisionen: Det är anmärkningsvärt att schemalagd övertid i ett fall godkänts år efter år. Omedelbara åtgärder krävs för att stoppa missförhållandet.
Kommentar: Åtgärder för att avhjälpa situationen har vidtagits.
Landskapsrevisionen: Att hålla utvecklingssamtal är ett bra sätt att förbättra ledarskapet. Det borde läggas ännu större vikt vid utvecklingssamtal inom allmänna förvaltningen.
Kommentar: Medarbetarsamtalen prioriteras och hålls. Deras betydelse och effekt ska dock inte övervärderas. Lika viktigt är en kontinuerlig dialog med personalen om arbetsförhållanden, arbetsuppgifter och utvecklingsbehov.
Landskapsrevisionen: Den interna styrningen och kontrollen är idag på en för låg nivå för att distansarbete ska kunna tillämpas på ett godtagbart sätt inom förvaltningen. Det är i regel inte möjligt att bedöma tidsåtgång för utförande av olika arbetsuppgifter. Det uppstår problem med att bedöma vad som åstadkommits under distansarbetet.”
Kommentar: Revisionens slutsatser bygger på grundantaganden att allting kan kontrolleras, styras och mätas om planering och verkställighet av resultatmål, metodbeskrivning, och uppföljning fungerar och att distansarbetets berättigande är relaterat till detta. På distansarbete ska ställas motsvarande krav vad gäller tidsåtgång och resultat som på arbete utfört på den ordinarie arbetsplatsen. De antaganden revisionen gör om arbetets karaktär i förvaltningen ter sig närmast som illusionistiskt teknokratiska och motsvarar varken ideal eller verklighet.
Landskapsrevisionen: Distansarbete passar för konsultföretag som lever på att debitera tid. Endast för tjänstemän som arbetar på liknande sätt, främst gällande registrering av tid och krav på hållande av "deadlines", borde distansarbete tillämpas inom förvaltningen. Det finns ytterst få tjänster inom allmänna förvaltningen där distansarbete lämpar sig.”
Kommentar: Det är viktigt med tanke på landskapsregeringens attraktionskraft som arbetsgivare att landskapsregeringen utvecklar möjligheterna till distansarbete. Villkoren för distansarbete och distansarbetets berättigande är därför föremål för ett tjänstekollektivavtal om ett försök.
Landskapsrevisionen: Det är bekymmersamt att avdelningschefer har så dålig kännedom om tjänstekollektivavtalet och att det inte utanför överenskommet försök med flexibla arbetstidsarrangemang finns någon möjlighet att bevilja distansarbete åt sig själv eller åt andra som önskar. Man borde vända sig till avtalschefen för att få besked om vilka regler som gäller.
Kommentar: Kunskapsbrister behöver givetvis avhjälpas. Man kan även se fenomenet att gå utanför gällande regler som ett resultat av att regelverket inte fungerar och behöver utvecklas.
Landskapsrevisionen: Tjänstekollektivavtalets regler väger lätt när trycket är hårt på att få ett arbete utfört. Det finns ingen automatisk rätt för chefer att ge anställda bättre förmåner än vad tjänstekollektivavtalet tillåter. Beslut om att avvika från tjänstekollektivavtalets regler ska fattas enligt gällande bestämmelser. Överenskommelser som ingås borde alltid dokumenteras skriftligen.
Kommentar: Landskapsregeringen omfattar revisionens ståndpunkt om att beslut att avvika från tjänstekollektivavtalets regler ska fattas enligt gällandebestämmelser och att överenskommelser som ingås alltid borde alltid dokumenteras.
Övriga iakttagelser och rekommendationer som Landskapsrevisionen fört fram har noterats och åtgärder övervägs i samband med den kontinuerliga översynen av alla avtal, riktlinjer och policys samt i samband med systemutveckling. Beträffande rekommendationen om att förbättra rutinen för sjukanmälningar kan dock konstateras att personalchefen regelbundet följer upp utvecklingen av sjukfrånvaron enligt de förutsättningar som finns. Handlingsprogrammet för uppföljning av sjukfrånvaro gås kontinuerligt igenom och uppdateras vid behov. Förmannen/chefen ska kontinuerligt följa upp sjukfrånvaron på den egna avdelningen/ byrån/ enheten för att kunna agera vid alarmgränserna för sjukfrånvaro. Målet med uppföljningssamtal är att utreda om sjukfrånvaron är arbetsrelaterad eller inte, och vilka stödåtgärder som behöver vidtas. En checklista för att användas vid samtal om arbetsförmågan håller på att tas fram.
Uppföljning av tidigare berättelser
ÅHS
IT
Det pågår fortsättningsvis ett intensivt arbete med att åtgärda de brister inom informationssäkerhet som uppdagats, detta parallellt med arbetet att modernisera ÅHS IT-miljö och arbeta av den IT-skuld som byggts upp. För alla de observationer som gjorts i granskningen inom effektivitetsrevisionen för år 2015 avseende informationssäkerhet finns en åtgärd införd, eller under införande.
Lagberedningen
Arbetet med en lansering av en uppdaterad lagsamling på landskapsregeringens webbsida fortsätter. En gemensam teknisk plattform för såväl den fysiska som den webbaserade lagsamlingen har skapats, vilket kommer att underlätta uppdateringen framdeles. Projektet har dock försenats på grund av tekniska och redaktionella orsaker, vilket medfört att de resurser som funnits tillgängliga för projektet har fått koncentrerats till att få ut en tryckt lagsamling så snart som möjligt.
Vid lagberedningen görs kontinuerligt prioriteringar utgående från lagstiftningsprogrammet i fråga om vilka ärenden som ett lagberedningsarbete ska inledas med. Ett välavvägt val av ärenden baserat på den politiska viljan, ärendets brådskande natur och externa förpliktelser eftersträvas. Samtidigt ses tillgängliga resurser i förhållande till behoven fortlöpande över, vilket har medfört att tilläggsrekryteringar under de senaste åren gjorts med jämna intervaller. För år 2018 inrättades ytterligare en ny tjänst som lagberedare vid lagberedningen.
Arbetet med att upprätthålla en god nivå på lagstiftningsarbetet är en fortlöpande process. Juridiken förändras hela tiden, vilket fordrar en ständig bevakning av de rättsordningar, den rättspraxis och den doktrin som påverkar lagberedningens arbete och i förlängningen även kvaliteten i arbetet. Genom lagstiftningskontrollen och anlitandet av extern expertis erhålls på olika sätt kompletterande vägledande tolkningsdata för utformningen av lagstiftningen. I syfte att förbättra lagberedningsarbetet och skapa förutsättningar för att kunna erhålla en lagstiftning av god kvalitet används vid sidan av det redan nämnda även svenska och finländska handböcker för författningsskrivning, juridiskt språk och anvisningar för konsekvensbedömningar i det fortlöpande arbetet. Arbetet med att förbättra kvaliteten på hela lagstiftningskedjan allt från det att ett initiativ väcks till det att ett slutligt lagförslag antas kräver samtidigt insatser av samtliga aktörer. Genom en bra samverkan under hela beredningsprocessen med andra sakkunniga tillvaratas den kunskap som finns tillgänglig inom förvaltningen, och i synnerhet bland den utökade skaran av juridiska specialister inom allmänna förvaltningen, vilket samtidigt skapar förutsättningar för en slutprodukt av bättre kvalitet.
Ålands miljö- och hälsoskyddsmyndighet
I fråga om tidigare års revisionsgranskningar har ÅMHM åtgärdat eller har pågående följande:
- En tjänst som sektionschef har inrättats i syfte att åstadkomma tydligare organisation och styrning och mindre antal personal direkt under myndighetschef.
- Ytterligare en tjänst som ledande inspektör är beslutad i syftet att få en tydligare organisation och styrning samt mindre personal direkt under myndighetschef.
- Juristen har sammanställt vilken lagstiftning som ger ÅMHM uppgifter
- Eviras och Valviras anvisningar om tillsyn har börjat följas i tillämpliga delar. Det betyder att motsvarande rutiner och prioriteringar som i riket tillämpas i syfte att nå, effektivare tillsyn och en ärendehantering som är mer objektspecifik.
- Verksamhetssystemet har blivit nedprioriterat till förmån för taxasystemet, men det ingår i verksamhetsplan för 2018. Efter omorganisation skall arbetet med verksamhetssystemet och därmed även arbete med rutiner och arbetssätt fortsätta.
Ålands arbetsmarknads- och studieservicemyndighet
I fråga om tidigare års revisionsgranskningar har AMS framfört följande kommentarer:
Landskapsrevisonen: I nuläget finns det öppna återkrav på studiestöd sedan 2010. Om dessa fordringar uppfyller villkoren för preskribering enligt § 28 i LL (2006:71) om studiestöd borde dessa avskrivas. Det handlar om belopp som är små i förhållande till den arbetstid som måste avsättas för påminnelser och uppföljning. Det borde fastställas etablerade rutiner kring hanteringen av preskriberade fordringar.
Kommentar: Under 2017 genomgicks öppna återkrav och konstaterades att inte något hade preskriberats.
Landskapsrevisionen: Gamla ärenden i ärendehanteringssystemet och i övrigt bör åtgärdas eller avföras om de inte länge är aktuella.
Kommentar: Under år 2017 har alla öppna ärenden till och med 31.12.2016 åtgärdats eller avförts.