Landskapsregeringens svar RB 1/2019-2020
|
|
| ||
|
| Svar på revisionsberättelse | ||
| Datum |
| ||
| 2020-05-28 |
| ||
| Bilaga 1 |
|
| |
|
|
|
| |
|
|
|
| |
|
| Till Ålands lagting |
| |
|
| |||
|
| |||
|
| |||
|
| |||
Svar på revisionsberättelsen
· RB 1/2019-2020
Lagtinget har i enlighet med 7 § landskapslagen om Landskapsrevisionen delgivit landskapsregeringen en berättelse med resultaten från effektivitetsrevisionen.
Berättelsen innehåller granskningar av Ålands hälso- och sjukvård (ÅHS), granskning av IT – drift och -utveckling inom landskapets förvaltning samt granskning Datainspektionen, Lotteriinspektionen och Upphandlingsinspektionen.
Landskapsregeringen meddelar med anledning av detta vilka åtgärder den och respektive underlydande myndighet avser vidta i anledning av berättelsen.
| Mariehamn den 28 maj 2020 | |
|
L a n t r å d |
Veronica Thörnroos |
|
Vicelantråd |
Harry Jansson |
Innehåll
1.1. Effektivitetsrevision av bokslutsprocessen inom ÅHS
1.2. Effektivitetsrevision av ekonomi- och löneprocesser inom ÅHS
1.3. Effektivitetsrevision av övertidsutbetalningar inom ÅHS
1.4. Effektivitetsrevision av tekniska enheten
1.5. Effektivitetsrevision av sekreterarenheten inom ÅHS
2. Granskning av IT-drift och -utveckling inom landskapets förvaltning
3. Granskning av Datainspektionen, Lotteri-inspektionen och Upphandlingsinspektionen
4. Åtgärder i anledning av tidigare års berättelser
4.1. Granskningen av Ålands fiskodling, Guttorp
1. Ålands hälso- och sjukvård
1.1. Effektivitetsrevision av bokslutsprocessen inom ÅHS
Landskapsrevisionen påpekar:
Rekommendation bokslutsprocessen – framöver uppgörs bokslutsspecifikationer som bekräftar bokslutet för alla balanskonton.
ÅHS planerade åtgärder:
- Balansspecifikationerna har förbättrats till Bokslut 2019 och lagras numer elektroniskt
· Det finns ett fåtal konton som ännu behöver förbättras
Rekommendation – ökade resurser på avstämning av de olika systemen samt uppgör en intern process för uppgörande av bokslut.
ÅHS planerade åtgärder:
· Ekonomiavdelningen jobbar med avstämningsrutinerna men ännu finns utvecklingsarbete kvar främst gällande kundreskontraavstämningen och löner.
· En intern bokslutsprocess påbörjades vid bokslut 2019, denna innehåller datum, aktivitet och ansvariga personer. Processen utvecklas under 2020.
Rekommendation - Som en del av den interna kontrollen bör styrelsen för ÅHS överväga ifall ÅHS borde ha en oberoende intern revision årligen av bokslutet för att bekräfta kvaliteten av bokslutet.
ÅHS planerade åtgärder:
· Mycket av rutinerna gällande upprättande av bokslut och tillhörande material har förbättrats under 2019. Vi anser att det är tillräckligt med den årliga revision som LR gör årligen gällande ÅHS bokslut.
Rekommendation – ändra redovisningssättet av landskapsfinansieringen för att ge en rätt och riktig bild av ÅHS ekonomiska ställning.
ÅHS planerade åtgärder:
· Detta har ekonomiavdelningen vid ÅHS inte hunnit titta närmare på, arbetet behöver göras i samarbete med landskapsregeringen.
Rekommendation - upprättande av en finansieringsanalys och noter i enlighet med bokföringsförordningen. Detta skulle förbättra givande av en rättvisande bild av ÅHS verksamhet.
ÅHS planerade åtgärder:
· Gällande finansieringsanalysen bör bokföringen av underskottet utredas först
· Noterna är genomgångna och förbättrade i bokslut 2019.
1.2. Effektivitetsrevision av ekonomi- och löneprocesser inom ÅHS
Landskapsrevisionen påpekar:
Rekommendation - göra upp processbeskrivningar och skriftliga direktiv gällande ekonomiprocesserna och kontrollera att dessa efterföljs.
ÅHS planerade åtgärder:
· Det finns vissa manualer på avdelningen gällande arbetsmoment men inga direkta arbetsprocessbeskrivningar
· Detta är en resursfråga, processen gällande fakturering och ersättningshandläggning bör prioriteras.
Rekommendation - centralisering av faktureringsrutinen till ekonomikontoret, samt att man kunde utreda huruvida faktureringsmaterialet kunde sändas vidare för postning elektroniskt.
ÅHS planerade åtgärder:
· Kartläggning av processer och system gällande faktureringen har påbörjats under 2019 i.o.m. VIS projektet. Kartläggningen har hittills fyllt syftet att ta fram grundkrav för VIS systemet men bör kartläggas mer specifikt för att ge ordentlig grund för åtgärder och införande av nya rutiner och implementering av förnyat faktureringssystem.
Rekommendation – nedtecknad process för att säkerställa att samtliga besök och kostnader gällande fullkostnader faktureras.
ÅHS planerade åtgärder:
· Se ovanstående kommentar
Rekommendation – öka medvetenheten inom ÅHS gällande kontosättningen /kontoinnehåll/budgetuppföljning.
ÅHS planerade åtgärder:
· Kontinuerligt arbete pågår på ekonomiavdelningen där man har löpande kontakt med verksamheten gällande fakturor och dess kontering.
· Under året har det funnits en ökad dialog gällande den ekonomiska uppföljningen.
· Vid genomgångar av resultatet 2019 träffade ekonomichef och delar av ledningsgruppen de största klinikerna för grundliga genomgångar. Detta medförde ökad medvetenhet och förståelse.
· Budgeteringsprocessen kommer att decentraliseras och detta kommer att medföra en ökad kunskap.
Rekommendation - Avstämningsrutiner bör utvecklas och man bör vara medveten om alla balanskontons innehåll.
ÅHS planerade åtgärder:
· En avstämningsrutin på årsnivå finns men behöver utvecklas att omfatta månads och kvartalsrutiner.
Rekommendation - ett system för mätande av effektivitet och produktivitet inom ÅHS.
ÅHS planerade åtgärder:
· ÅHS arbetar med att utveckla enhetspriser och arbetet påbörjas genom att börja fördela kostnader i budgetarbetet gällande 2021.
-Rekommendation - processbeskrivningar och skriftliga direktiv gällande löneräkningen och kontrollera att de efterföljs.
-Rekommendation - minimera möjliga manuella arbetsskeden i lönehanteringen eftersom dessa utgör en risk. Handskrivna underlag kan också tolkas felaktigt.
-Rekommendation - Vi anser att löneräkningens verksamhetskedja bör brytas, så att de som räknar löner inte kan ändra löntagarens grunduppgifter.
-Rekommendation - Som en del av den interna kontrollen borde man få en kontrollista på uppdaterade löner under året. Man borde även kunna få en kontrollista på personalens behörigheter samt logglistor för att säkerställa att uppdateringen av löne- och personalrelaterade uppgifter inte missbrukas.
ÅHS planerade åtgärder:
· Implementering av ett nytt personal- och löneadministrativt system, UBW, pågår. Det nya systemet tas i bruk 1.1.2021. Landskapsregeringen och ÅHS samarbetar kring implementeringen av systemet. Arbetsprocesser och rutiner förändras och inom ramen för implementering kommer manualer för löneräkningens rutiner att tas fram.
· De manuella arbetsskedena kommer att minska eftersom systemet medför att de väsentligaste processerna inom personal- och löneadministrationen digitaliseras. Dessa är:
· Anställningar görs digitalt. (Detta görs redan nu i befintligt program PR.)
· Ansökningar och beslut om frånvaro görs digitalt. Undantag för sjukfrånvaro och frånvaro för vård av sjukt barn för vilka det bedöms att det är smidigast att fortsätta med manuell registrering.
· Löntagaren registrerar själv sina grunduppgifter som namn, adress, bankkonto samt ändringar i dessa.
· Digital överföring från Titania till UBW av arbetstid som berättigar till arbetstidsersättningar.
· Ansökan och beslut om tjänsteresor samt reseräkningar digitaliseras.
· I samband med i brukatagande av UBW planerar löneavdelningen att införa en ny rutin som innebär att löneredovisningschefen gör stickprovskontroller över uppdaterade löner. Möjligheten till kontroll av loggar förbättras och en ny struktur för användarnas rättigheter och behörigheter byggs upp.
· ÅHS förstår syftet med rekommendationen om att löneräkningens verksamhetskedja bör brytas men bedömer att nackdelarna är fler än fördelarna med en sådan rutin. ÅHS har efterhört hur löneräkningens verksamhetskedja fungerar vid landskapsregeringen löneenhet vilken sköter löneräkning och –utbetalning för de övriga myndigheterna inom landskapsförvaltningen. En del av landskapsregeringens och ÅHS:s gemensamma arbete kring det nya personal- och löneadministrativa systemet är att förenhetliga rutiner och processer så långt det är möjligt. Det torde därför vara lämpligt att revisorernas rekommendation om att löneräkningens verksamhetskedja bör brytas tas till övervägande i det sammanhanget.
1.3. Effektivitetsrevision av övertidsutbetalningar inom ÅHS
Landskapsrevisionen påpekar:
Rekommendation - undersök möjligheterna för mer samarbete över enhetsgränserna. Eventuellt kunde man utreda huruvida en vikariepool kunde vara ett alternativ.
ÅHS planerade åtgärder:
· Tillsätta en koordinator som koordinerar patienter till rätt vårdnivå och var det finns lämpliga utrymmen. Till uppgifter ingår också att koordinera och flytta personal till där behovet är som störst.
· Vi undersöker möjligheten att införa vårdtyngdsmätning.
· Diskussioner angående samarbete över avdelningsgränser förs på avdelningsskötarmöten.
· Fortsätta kartläggningen av en poolfunktion.
· ÅHS har identifierat samarbetet över klinikgränserna som ett viktigt utvecklingsområde. Detta även för att kunna begränsa övertid och fylla arbetstidslagstiftningens krav. Olika specialiteters kompetenskrav gör det dock svårt att använda specialistläkare - ofta även sjukskötare - på andra är sina egna specialiteter. Om angeläget behov finns, kan specialistläkare i specialsjukvården arbeta på jouren och primärvården, i Finland finns dock skilda specialiteter för allmänmedicin och akutmedicin. ÅHS har inlett projektet ”primärpsykiatri” för att kunna bättre utnyttja kompetensen och arbetskapaciteten mellan psykiatri och primärvården, men detta är planerat vara operativt först hösten 2020.
Rekommendation - Man borde göra förmännen medvetna om kostnaderna som kompledigheterna medför.
ÅHS planerade åtgärder:
· Se kommentaren ovan
Rekommendation -Speciellt på avdelningarna borde man gå igenom sina arbetssätt och metoder, för att få dem mer ändamålsenliga och därmed också mer tidseffektiva.
ÅHS planerade åtgärder:
· Avdelningsskötarna får i uppdrag tillsammans med medarbetarna att gå genom sitt arbetssätt och metoder att för att få dem mer ändamålsenliga och tidseffektiva. Konkreta lösningar redovisas till överskötarna.
1.4. Effektivitetsrevision av tekniska enheten
Landskapsrevisonen påpekar:
Rekommendation - att fastighetsverket tydligt kommunicerar till ÅHS hur internhyran bestäms och redogör för vilka möjligheter ÅHS har att genom egna effektiveringsåtgärder påverka hyran. Vi anser att det borde skapas incitament för ÅHS att sänka sina fastighetsrelaterade driftskostnader för att få en lägre intern hyreskostnad. ÅHS kunde gärna få ta del av den kostnadsuppföljning som fastighetsverket gör för att på så sätt kunna följa med hur den egna resursanvändningen utvecklar sig. I dagsläget görs ingen sådan uppföljning av ÅHS.
ÅHS planerade åtgärder:
· ÅHS och fastighetsverket har ett gemensamt ansvar. Initialt har det varit svårt att kostnadsmässigt se vilka effektiveringsvinster som åtgärden medfört. De konkreta effektiveringsvinsterna finns sannolikt i det övergripande planeringsarbetet som ska säkerställa att ÅHS fortsättningsvis har ändamålsenliga lokaler för hälso- och sjukvård.
Rekommendation - poängterar vikten i att ha en transparent prissättning.
ÅHS planerade åtgärder:
· ÅHS gör skriftliga beställningar till FV som sedan beskrivs i en offert från FV som ÅHS tar ställning till.
Rekommendation - det är viktigt att man försäkrar sig om att alla som ingår i jourlinjen även i fortsättningen har den kompetens som krävs för att sköta uppgifter både gällande fastigheterna och sjukteknisk utrustning.
ÅHS planerade åtgärder:
· Det är viktigt att den sjukhusrelaterade verksamheten inom tekniska sidan fortsättningsvis har en säkerställd jourberedskap. En möjlig lösning är att ÅHS tekniska enhets tekniska avdelning fortsätter sitt samarbete med fastighetsverket med gemensam jourberedskap. OBS! Viktigt att även fastighetsverkets personal besitter tillräcklig kunskap för att säkerställa den sjukhustekniska jourberedskapen. Här klarläggs en betydande nackdel i att personalstyrkan delades upp den 1 januari 2018. Den kritiska massan räcker inte riktigt till på vardera sida.
Rekommendation -Administrationen och servicen av den medicin- och sjukhustekniska utrustningen är ändamålsenligt ordnade. Den utrustning som inte redan finns i underhålls- och administrationsverktyget Medusa kommer snart att överföras till systemet.
ÅHS planerade åtgärder:
· Vi ser att medicin- och sjukhustekniska underhållet och utrustningen ökar i arbete och betydelse på ÅHS. Här ser tekniska enheten att den planerade utvecklingen kommer att medföra behov av resurstillförsel.
1.5. Effektivitetsrevision av sekreterarenheten inom ÅHS
Landskapsrevisionen påpekar:
-Rekommendation – arkivplan upprättas
-Rekommendation – utreda hur utlämningen av journalkopior kunde för-enklas.
-Rekommendation – utarbeta skriftliga arbetsbeskrivningar för de olika tjänsterna för att öka tydligheten.
ÅHS planerade åtgärder:
· Styrgruppen på ÅHS upphandlingsprojekt för det nya vårdinformationssystemet har den 11.3.2020 fattat beslut att i planeringen ingår, att det nya systemet måste kunna anslutas till Kanta. ÅHS är ändå medveten att på Åland behövs det skilt lagstiftningsarbete för att Åland kunde ansluta sig till det nationella elektroniska journalarkivet (ÅLR 2019/9754 8 S3).
· ÅHS ska lämna journalkopior från journalarkivet med början vecka 18/2020 på så sätt att den utbildade personen inom hälso- och sjukvård som behövs för att besluta på överlåtelsetillståndet (2007:88 14 §) är endast chef-läkare. Således, ger han tillståndet över hela ÅHS, som i juridisk mening har endast ett enda journalarkiv (2011:114 16§). Detta förenklar processen och förmodligen ökar effektiviteten.
· ÅHS har under 2017 lämnat in ett förslag på arkivbildningsplan till Landskapsarkivet.
2. Granskning av IT-drift och -utveckling inom landskapets förvaltning
Landskapsrevisionen har under år 2019 i syfte att utreda nuläget gällande hanteringen av IT-driften och styrningen av en del viktiga IT-projekt.
De viktigaste slutsatserna och rekommendationerna i granskningsrapporten är följande:
- Det är sju år sedan den digitala agendan antogs. Efter att man slagit fast vad som ska göras borde betydligt mera tid ägnas åt hur det ska göras och av vem. Det har brustit en hel del på de senare punkterna när det gäller förverkligandet av den digitala agendan.
- IT-driften för allmänna förvaltningen och de underliggande myndigheter vars IT-drift allmänna förvaltningen skötte har blivit dubbelt dyrare efter att Åda övertagit uppgiften.
- Det är anmärkningsvärt att landskapsregeringen inte skött upphandlingen av IT-samordningskonsult enligt gällande regelverk.
- Att enbart stärka processkompetensen inom Åda kommer inte att lösa problemen med IT-utveckling inom offentlig sektor på Åland. IT-sakkunskapen måste också stärkas. Att anlita konsulter i så stor utsträckning som nu görs i olika projekt blir orimligt dyrt i längden.
- IT-samordningen kommer att kosta väldigt mycket pengar – ca 3,6 MEUR under åren 2018 – 2020 följs troligen av ytterligare äskanden 2021 - 2022. Det vore klokare att satsa pengarna på att skapa den IT-sakkunskap som behövs inom Åda. Även kommunikationen med de myndigheter som ännu inte är övertygade om att samordning är det bästa alternativet behöver förbättras.
- IT har relativt låg prioritet inom förvaltningen. Detta märks inte minst på lönesättningen för IT-personal i förhållande till annan personal inom administrationen. Landskapet och Åda måste erbjuda intressanta arbetsuppgifter och -villkor för att kunna rekrytera de specialister som krävs för att kunna lösa problemen med IT-utvecklingen inom den offentliga sektorn.
- Landskapsregeringen - eller Åda - borde anställa systemutvecklare på projektbasis för utvecklande av de applikationer som förvaltningen behöver. Detta blir mycket billigare än att anlita konsultföretag som inte levererar i tid och inte heller alla gånger med god kvalitet. Behoven av systemutveckling är stora.
- Projektstyrningen bör förbättras inom landskapsregeringen. Det krävs ett större engagemang av de som sitter i en styrgrupp. Möten måste hållas oftare och tidtabeller följas upp mer detaljerat. När det gäller det nya LPA-systemet har inte projektstyrningen varit avgörande för projektets framskridande. Problemen får i första hand tillskrivas leverantörens agerande.
- Mot bakgrund av anbudet samt höga kostnad för Alarmcentralens nya system borde det varit klart från början att det är fråga om ett stort och komplext system. Dubbelt fler projekttimmar än indikerat behövs för projektets genomförande. Konsulter måste anlitas i hög utsträckning eftersom tillräckliga interna resurser för att hantera projektet inte har funnits. När det gäller bedömningen av resursbehovet har det brustit betänkligt inom Ådas ledning och projektledning.
Landskapsregeringen förenar sig inledningsvis i konstaterandet att IT – skulden är stor. Det var även bakgrunden till att Åda Ab bildades för att dels handha löpande drift dels verka som ett gemensamt stöd vid upphandling och inköp för att effektivisera och koordinera landskapsmyndigheternas och kommunernas arbete. Genom att upphandlingen sker via Åda Ab kan samtliga deltagande myndigheter ta systemen i bruk. Teknisk projektledning, ramavtal kring drift, stöd vid kravspecificering och koordinering av kraven som e-tjänster ska uppfylla är även det exempel på områden där synergieffekterna är stora.
Utvecklingen har dock visat att utmaningen i att samordna landskapsmyndigheterna sinsemellan och samtidigt koordinera med kommunerna har varit större än vad som förutsågs. För att effektivitetsvinster ska kunna uppstå måste det hos alla aktör finnas en aktiv vilja och strävan att samordna och kompromissa om t.ex. val av i stort likvärdiga programlösningar.
Landskapsregeringen har även tagit fram en IT-strategi som är avsedd att vara ett beslutsstöd för en gemensam verksamhetsutveckling inom IT-området för hela det offentliga Åland. Strategin är uppbyggd av en generell del som ska kunna antas av samtliga myndigheter samt en del som är underlag det som är specifikt för respektive myndighet.
Landskapsregeringen konstaterar att utvecklingen inom Åda Ab har tagit steg framåt, att driftstörningarna successivt blivit färre, att IT – säkerheten har höjts betydligt och supporten förbättrats avsevärt i förhållande till utgångsläget. Förståelsen för att förhöjd kvalité i driften har även leder till högre kostnader har inte alltid funnits hos bolagets ägare och kunder. Samtidigt har svårigheter funnits i vissa centrala systemutvecklingsprojekt vilket lett till betydande kostnadsökningar för dem och i förlängningen slitningar mellan olika aktörer och beslutsfattare.
Landskapsregeringen är sålunda medveten om att det finns problem beträffande främst IT – utvecklingen som fordrar lösningar och samförstånd för att digitaliseringen ska kunna drivas framåt på ett ändamålsenligt och kostnadseffektivt sätt. Landskapsregeringen kommer därför att
- upphandla en egentligt IT – revision för att få en från nuvarande aktörer helt opartisk utvärdering av läget och förslag på riktlinjer för det fortsatta utvecklingsarbetet
- beakta att beställarkompetens måste vara hög även inom myndigheterna för att systemutvecklingen och samarbete med Åda ska ges förutsättningar att fungera bra
- omorganisera och förstärka landskapets digitaliseringsarbete.
3. Granskning av Datainspektionen, Lotteri-inspektionen och Upphandlingsinspektionen
Landskapsrevisionen har utgående från sina granskningar av Datainspektionen, Lotteriinspektionen och Upphandlingsinspektionen avgivit dels för myndigheterna gemensamma rekommendationer och dels för varje myndighet specifikt enligt nedanstående.
Följande gemensamma rekommendationer har getts:
-Begreppet ”administrativt underställd landskapsregeringen” i lagstiftningen är otydligt och ger utrymme för tolkning. Det bör tydliggöras vilken styrning landskapsregeringen har gentemot underliggande myndigheter.
-Eftersom kansliarbetstid gäller för myndighetscheferna rekommenderas att arbetstidsuppföljning i flextidssystemet införs.
-Budgeterna är för stora i förhållande till det verkliga behovet.
-Man borde följa upp utredningen från 2017 om små myndigheter och vidareutveckla denna som grund för omorganisering och effektivisering av myndigheterna.
Följande rekommendationer har getts för Datainspektionen:
-Reseförordnanden ska inte godkännas av myndighetschefen själv, detta borde åläggas förvaltningschefen eller avdelningschefen vid regeringskansliet.
-Myndigheten bör inte tillåtas växa med flera personer eftersom en person mer än väl räcker för att sköta myndighetens verksamhet.
Följande rekommendationer har bl.a. getts för Lotteriinspektionen:
-Omfattningen av myndighetens verksamhet motiverar inte en heltidstjänst som myndighetschef och man bör överväga en omorganisering med en deltidstjänst eller en kombinerad tjänst för både Lotteri- och Upphandlingsinspektionen.
-Osedvanligt långa semestrar bör undvikas eller åtminstone förläggas till en tidpunkt som har minst inverkan på verksamheten.
-Reseförordnanden ska inte godkännas av myndighetschefen själv, detta borde åläggas förvaltningschefen eller avdelningschefen vid regeringskansliet.
-Vid avsaknad av kvitto på köp med kreditkort bör införas en tidsgräns där kostnaden dras av från lönen som privat kostnad ifall kvitto inte lämnas inom utsatt tid.
-Som en del av god intern kontroll borde inköp av IT och telekommunikationsutrustning vara dokumenterad så att det framkommer vad som köpts och när samt information om när den har tagits ur bruk eller ersatts och hur den därefter har hanterats.
-De brister som konstaterats vid skötseln av tjänsten bedöms som allvarliga och disciplinärt förfarande rekommenderas.
Följande rekommendationer har getts för Upphandlingsinspektionen:
-Avtal om distansarbete, deltidsarrangemang och rapporteringen av utfört arbete under dessa arbetstidsformer måste vara dokumenterad, fullständig, tydlig och i enlighet med tjänstekollektivavtalet.
-Myndigheten har varit obemannad i över 1 år och det ligger obehandlade ärenden på myndighetens bord. Dessa bör åtgärdas så fort som möjligt.
-Det är oklart om rapportering till EU-kommissionen har gjorts enligt upphandlingsdirektivet. Detta bör åtgärdas så fort som möjligt.
-Omfattningen av myndighetens verksamhet motiverar inte en heltidstjänst som myndighetschef och man bör överväga en omorganisering med en deltidstjänst, en kombinerad tjänst för både Lotteri- och Upphandlingsinspektionen eller köpa tjänsten utifrån enligt behov.
Landskapsregeringen har på sedvanligt sätt gett myndigheterna möjlighet att inkomma med bemötande varvid Lotteriinspektionen inkommit med avgivit ett svar enligt bilaga 1.
Landskapsregeringen ser allvarligt på de brister Landskapsrevisionen konstaterat och avser, i nära och aktiv dialog med de berörda myndigheterna, lägga upp ramar för de underlydande myndigheterna genom tydligare budgetskrivningar som avses vara bindande för myndigheterna. Landskapsregeringen kommer i samband med budgetbehandlingarna även att ta ställning till omfattningen av myndigheternas verksamhet.
Landskapsrevisionen har noterat att vissa inledande arbeten gjorts under år 2017 och år 2018. Till följd av att andra mer akuta arbetsuppgifter inte gjort det möjligt att prioritera det planerade projektet för att förbättra möjligheterna att styra myndigheterna och speciellt möjligheterna att effektivera de myndighetsfunktioner som de minsta myndigheterna upprätthåller.
Landskapsregeringen delar Landskapsrevisionens uppfattning att begreppet ”administrativt underställd” inte är tillräckligt tydligt definierat i lagstiftningen. I syfte att klargöra kommer landskapsregeringen att parallellt med det ovan angivna överväga tydliggörande av begreppet, framförallt i förhållande till de allra minsta myndigheterna, genom att reglera förrättande av tjänsteresor, uttag av semester samt andra ledigheter samt vilken rapporteringsskyldighet dessa ska ha. Många av de mindre myndigheterna har inrättats till följd av EU rättslig reglering varför den EU rättsliga regleringen kan ange ramar för dessa myndigheters oberoende.
Om det därefter fortsättningsvis visar sig att det finns behov av ytterligare lagstiftningsändringar kommer landskapsregeringen att föreslå lämpliga justeringar i befintlig lagstiftning samt även se över möjligheterna att slå ihop vissa myndigheter.
4. Åtgärder i anledning av tidigare års berättelser
4.1. Granskningen av Ålands fiskodling, Guttorp
I samband med effektivitetsrevisionen 2018 av verksamheten vid Ålands fiskodling, Guttorp, från år 2020 Ålands fiskevårdscentrum, gav Landskapsrevisionen sex stycken rekommendationer. Med anledning av rekommendationerna gavs ett bemötande vars innehåll fortfarande är relevant.
Fastighetsverket borde liksom övriga vattenägare årligen beställa yngel för utplantering och faktureras för detta.
Fastighetsverket och landskapsregeringens fiskeribyrå diskuterar utplanteringarna och Fastighetsverket gör yngelbeställningar.
Det har funnits oklarheter i krysslistorna. Avvikelser för en person gentemot de andra har noterats. Kontrollen av krysslistorna borde förbättras så att det blir lika för alla.
Med anledning av påpekandet har en genomgång av listorna gjorts och det har då konstaterats att skillnaderna beror på att den övriga personalen inte har fyllt i alla timmar som skulle ha berättigat till övertidsersättning. Detta beroende dels på glömska vid sent ifyllda krysslistor dels på att man inte har varit lika nitisk i sin bedömning när man vill ha ersättning för sitt arbete. Avvikelserna är således inte en kontrollfråga. I övrigt har det funnits några smärre misstag i kontrollen som alltid kan uppstå på grund av ouppmärksamhet. Dessa är dock inte av sådan betydelse att kontrollen av listorna ytterligare behöver utvidgas.
En timme övertid/dag som fås under beredskapsveckorna kan upplevas som schemalagd övertid och borde inte få förekomma. Den timmen som registreras för tillsynen kvällstid borde innebära att en timme ordinarie arbetstid dessa dagar istället blir en beredskapstimme.
Som framgår av revisionsrapporten gjorde landskapsregeringens personalenhet en helhetsmässig genomgång av arbetstidsupplägget och i synnerhet jourtjänstgöringen år 2010 med avsikt att ha en så kostnadseffektiv och ändamålsenlig verksamhet som möjligt. Därefter har nuvarande system tillämpats utan anmärkningar. Det har inte, sedan dess, förekommit sådana ändringar i verksamheten som skulle motivera ytterligare ändringar av arbetstidsupplägget.
De ändringar som gjordes innebär att varje anställd är ledig ytterligare 2 dagar per månad. Att ytterligare minska arbetstiden kommer att skapa problem med att upprätthålla verksamheten och kan inte rekommenderas. Därför föreslås att det nuvarande systemet tillsvidare bibehålls.
Enligt nuvarande schema arbetar man fulla dagar på lördagar och söndagar under beredskapsveckorna. Man borde se över behovet av arbetstid under lördag och söndag.
Även arbetstiden under lördagar och söndagar är ordnad i enlighet med det system som har tillämpats sedan den helhetsmässiga genomgången år 2010. Arbetet vid odlingen måste göras oberoende av veckodag.
Man borde se över möjligheterna att investera i ny teknik i syfte att effektivisera verksamheten
Att det framledes kommer att finnas behov av att ersätta gammal teknik med ny är uppenbart men då huvudsakligen beroende på att det inte längre går att få fram reservdelar och support till den befintliga tekniken. Det är dock inte troligt att ny teknik skulle minska behovet av beredskap. Den erfarenhet som finns inom området visar att trots användning av den senaste tekniken behövs beredskap på plats dygnet runt för att undvika kännbara förluster.
Vid uppföljning av inverkan av det nya reningsanläggningssystemet bör man följa anvisningarna i beslutet från ÅMHM av den 2.7.2018 vad gäller provtagningar, men även vad gäller upprättande av driftjournal.
Ålands fiskevårdscentrum följer de myndighetsbeslut som reglerar verksamheten.
Bilaga 1
Lotteriinspektionens svar till lagtinget angående Landskapsrevisions granskning
16 april 2020
Granskningens omfattning och utförande
Landskapsrevisions granskning genomfördes oktober 2019 till februari 2020. Granskningen genomfördes genom möten där muntliga frågor ställdes till personal på Lotteriinspektionen.
Om Landskapsrevisionen har uppfattat svar som otillfredsställande kan detta möjligtvis bestå i följande:
1. Landskapsrevisionen frångick förvaltningslagens krav på skriftlig process och ställde krav på muntligt svar där skriftligt svar uppenbart skulle minimerat tveksamheter o otydligheter.
2. frågeställarens kompetens på området är för svag att formulera relevanta frågor som kan ge tydliga svar.
3. granskaren har inte har relevant utbildning för att förstå svaret eller avsiktligt missförstått.
Landskapsrevisionens slutrapport skickades till media innan den skickades till Lotteriinspektionen. I rapporten valde Landskapsrevisionen att avsiktligt missförstå vissa svar under granskningen vilket Lotteriinspektionen påvisade i remissvar 25 februari 2020. Landskapsrevisionen valde att ignorera Lotteriinspektionens remissvar och att behålla felaktig information för att framställa Lotteriinspektionens myndighetschef på sämsta tänkbara sätt i media.
Lotteriinspektionens åtgärder
-Lotteriinspektionen kommer under 2020 anta en resepolicy
-Tydligare arbetstidsredovisning införs 2020.
-Kvittohantering åtgärdades 2018 då bärbar dator införskaffades så myndighetschefen kan signera fakturor under ledighet/resor. Har ej förekommit fel efter okt 2018.
Landskapsrevisionens tillgång till information
Information som Lotteriinspektionen hanterar är att betrakta som de mest känsliga uppgifterna som hanteras av en myndighet på Åland. Det är utredningar om penningtvätt samt affärshemligheter om ett av landskapets största affärsverk. Landskapsrevisionen efterfrågade känslig information i tidigt skede av granskningen. Då Lotteriinspektionen efterfrågade beslut och motivering till Landskapsrevisionens begäran om information blev svaret nekande. Muntlig granskning uppfyller inte förvaltningslagens krav på skriftliga processer för myndigheter. För verksamhet som berör åtgärder mot penningtvätt gäller nationell sekretesslagstiftning då penningtvätt tillhör rikets behörighet. Lotteriinspektionen anser det är anmärkningsvärt att Landskapsrevisionen på Åland inte följer lagar om sekretess och förvaltning.
Landskapsrevisionens behörighet
Under granskningen krävde Landskapsrevisionen företräde framför Lotteriinspektionens arbetsuppgifter, vilket medfört att planerad verksamhet för åtgärder mot penningtvätt 2019 och 2020 inte utförts. Detta har lett till att Lotteriinspektionen kommer få kritik av EU-rådets effektivitetsgranskning av åtgärder mot penningtvätt som utförs våren 2020. Det är EU-kommissionen och rådet som granskar verksamheter som baserar sig på EU-rätt. Enligt rättskälleordning har europarätten företräde framför nationell rätt och självstyrelselagen för Åland.
Lotteriinspektionen anser det anmärkningsvärt att Landskapsrevisionen hindrat en oberoende myndighet att utföra arbetsuppgifter baserade på EU-rätt. Lotteriinspektionen kommer under våren 2020 informera Europarådet om att vissa åtgärder mot penningtvätt inte utförts då Landskapsrevisionen krävt företräde framför Lotteriinspektionens arbetsuppgifter utgående från direktiv 2015/849.
Landskapsrevisionens anmärkningar av kvittoredovisningar
Kritik har framkommit att myndighetschefen inte har bifogat kvitton till signerade fakturor. Detta påstående saknar grund. Det är inte möjligt för personal på Lotteriinspektion att signera fakturor utan att bifoga kvitton. Under 2017 och 2018 har avsteg för signering av fakturor utan kvitton skett av personal vid landskapsregeringen.
Landskapsrevisionens kritik av Lotteriinspektionens resor
Lotteriinspektionen är en ny myndighet som bildades 2017. Inga etablerade nätverk eller kontakter existerade vid myndighetens bildande. Lotteriinspektionens huvuduppgift är tillsyn över Paf och att följa spelmarknaden. Paf har verksamhet utanför Åland bla i Estland, Spanien, Lettland och Sverige. Majoriteten av tjänsteresorna 2017–2019 har varit till Stockholm och Helsingfors för tillsyn över Paf. Myndighetschefens resdagar:
2017 34st
2018 30st
2019 17st
Resorna har minskat gradvis från 34 dagar 2017 till 17 dagar 2019. Att fler resor genomfördes under 2017 berodde på att myndigheten var ny och behov fanns att kartlägga Pafs verksamhet. Paf har omfattande verksamhet och kontor i Helsingfors och Stockholm.
I GREF´s (Gambling regulators European Forum) arbetsgrupp har Lotteriinspektionen inbjudits att företräda spelverksamheten på Åland. På dessa möten deltar många mindre jurisdiktioner. Hotell har förhandlats i grupp med andra myndigheter för lägsta pris och möten/seminarier har hållits i hotellets lokaler. Pafs verksamhet är internationell och kräver kompetens på internationella regelverk samt tillgång till nätverk. I Europarådets direktiv stadgas att myndigheter ska samverka över gränser. Lotteriinspektionen har under mötena knutit kontakter och synliggjort Åland för spelmyndigheter i hela Europa. Ett resultat av medverkan i arbetsgruppen är att ärenden från Lotteriinspektionen överförts till och från andra länders myndigheter.
Om huvudmannen ansett att resor 2017–2019 ej har relevans för Lotteriinspektionens verksamhet har återkoppling inte skett. Kritik har endast framförts av Landskapsrevisionen i februari 2020. Lotteriinspektionen anser sig ha handlat i linje med uppdraget att tillsyna och följa spelmarknaden genom att tillsyna Pafs verksamhet och delta i möten med andra speltillsynsmyndigheter. Samtliga av dessa resor har ansetts vara nödvändiga för utförande myndighetens uppgifter och reseräkningar har godkänts löpande av myndighetens huvudman.
Landskapsrevisionens kritik av Inköp av utrustning
Lotteriinspektionen startade 2017. Vid starten fanns ingen utrustning. Teknisk utrustning har i linje med anvisningar inköpts i första hand från aktiebolaget ÅDA. I de fall ÅDA saknat förmåga att bistå med inköp av utrustning har Lotteriinspektionen löst detta via andra leverantörer för att kunna utföra lagstadgade uppgifter.
Landskapsrevisionens kritik av semesteruttag
Lotteriinspektionen startade 2017 och har 1 anställd. Lotteriinspektionen har för avsikt att följa samtliga förekommande lagar och kommer inte därför inte göra avsteg från gällande semesterlag. Detta medför att Lotteriinspektionens enda anställde kommer åläggas att ta ut sin lagstadgade semester varvid myndigheten håller semesterstängt. Detta kan komma på sikt åtgärdas om myndigheten får ökade budgetmedel så att fler medarbetare kan anställas.
Åsidosättande av arbetsuppgifter
Landskapsrevisonens granskning inleddes utan förvarning eller kontakt. Då lotteriinspektionen endast har en anställd innebär granskning ett kraftigt åsidosättande av normal verksamhet. Detta har lett till att planerad verksamhet för höst 2019 och vinter/vår 2020 har blivit ändrad/uppskjuten eller inställd. Landskapsrevisionen krävde ovillkorligt företräde före Lotteriinspektionens ordinarie arbetsuppgifter. Detta har medfört att Lotteriinspektionens tillsyn över penningtvätt och penningspel reducerats samt att utbildningar inte kunnat fullgöras under granskningstiden. Under våren 2020 planerade FATF (Financial Aid Task Force) och Europarådet att genomföra granskningar av Lotteriinspektionens verksamhet. Detta innebär att från oktober 2019 till juni 2020 används en stor del av arbetstiden till att bli granskad. De återkommande granskningarna har lett till lägre förmåga att utföra ordinarie arbetsuppgifter. Det borde tillhöra god sed att Landskapsrevisionen frågar vilka andra revisioner och processer Lotteriinspektionen deltar i under närtid för att frigöra arbetstid för utförandet av ordinarie arbetsuppgifter.
Landskapsrevisionens förslag på sammanslagning av myndigheter
Det är inte möjligt för Lagtinget att lagstifta inom områden som omfattas av EU-direktiv. Enligt rättskälleordning har europarätten företräde framför nationell rätt och självstyrelselagen för Åland. En sammanslagning av Upphandlingsinspektionen och Lotteriinspektionen är därför inte möjlig. Det är uppenbart att Landskapsrevisionen inte besitter grundläggande juridisk kompetens när lagbrott mot EU-rätt föreslås till lagstiftare.