Landskapsregeringens svar RB 1/2018-2019
|
|
| ||
|
| Svar på revisonsberättelse | ||
| Datum |
| ||
| 2019-05-23 |
| ||
|
|
|
| |
|
|
|
| |
|
|
|
| |
|
| Till Ålands lagting |
| |
|
| |||
|
| |||
|
| |||
|
| |||
Svar på revisionsberättelsen
Lagtinget har i enlighet med 7 § landskapslagen om Landskapsrevisionen delgivit landskapsregeringen en berättelse med resultaten från effektivitetsrevisionen.
Berättelsen innehåller granskning av Ålands hälso- och sjukvård, Ålands polismyndighet, vägunderhållsenheten och Ålands fiskodling i Guttorp.
Landskapsregeringen meddelar med anledning av detta vilka åtgärder den och respektive underlydande myndighet avser vidta i anledning av berättelsen.
| Mariehamn den 23 maj 2019 | |
|
L a n t r å d |
Katrin Sjögren |
|
Vicelantråd |
Camilla Gunell |
Innehåll
1.4. Uppföljning av mervärdesskattehanteringen inom ÅHS
1.5. ÅHS rutiner kring bestående aktiva tillgångar
2. Granskning av Ålands polismyndighet
3. Granskning av vägunderhållsenheten
4. Granskning av Ålands fiskodling, Guttorp
1. Ålands hälso- och sjukvård
Landskapsregeringen redogör nedan, utgående från det material Ålands hälso- och sjukvård (ÅHS) tillställt landskapsregeringen, för de åtgärder och synpunkter som Landskapsrevisionens berättelse för år 2018 till denna del ger anledning.
1.1. ÅHS lönefunktion
Landskapsrevisionen påpekar följande:
- Ett direktiv bör skapas över löneräkningens rutiner. Den interna kontrollen kan förbättras genom att inte ge alla löneräknare rättigheter att ändra på grunduppgifter som t.ex. bankkonto i systemet.
- ÅHS bör arbeta systematiskt med att minska de manuella arbetsskedena inom löneräkningen. Arbetstidslistorna bör göras elektroniskt för att minska risken för avläsnings- eller skrivfel.
- Delande av personalresurser mellan klinikerna kan leda till bättre utnyttjande av de totala personalresurserna. Detta bör tas i beaktande vid styrningen av personalresurser inom ÅHS.
- Inköpsprocessen gällande läkartjänster bör dokumenteras. Tjänsterna bör upphandlas i mån av möjlighet.
Landskapsregeringens synpunkter:ÅDA Ab har upphandlat ett nytt löne- och personaladministrativt system. Landskapsregeringen och ÅHS samarbetar kring implementeringen av systemet. Preliminärt beräknas systemet tas i bruk vid ÅHS under 2020. Det nya systemet medför bland annat att löne- och personaladministrativa processerna digitaliseras i högre grad än vad som är fallet för närvarande. Arbetsprocesser och rutiner förändras. Inom ramen för implementeringen kommer anvisningar för löneräkningens rutiner att tas fram. Samtidigt med detta faller det sig naturligt att se över rutinerna för ändring av grunduppgifter i systemet.
Vid ÅHS tillämpas fem olika arbetstidsformer. Arbetstidsrapporteringen sker antingen digitalt eller manuellt beroende av arbetstidsform. Vid ÅHS finns 849 tjänster. I närmare 90 % av dessa sköts arbetstidsrapporteringen digitalt. Före 2018 saknades svenskspråkigt programstöd anpassat till landskapets tjänstekollektivavtal för två arbetstidsformer. Under 2018 och början av 2019 har ett utökat ibruktagande av flextid möjliggjort digital tidsrapportering i en av dessa arbetstidsformer. Programstöd för digital tidsrapportering saknas fortsättningsvis för den arbetstidsform som tillämpas på läkare. Under våren 2019 träder ett nytt regelverk för uträkning av läkares jourersättning i kraft vilket kommer att ställa nya krav på tidsredovisningen. I samband med detta är avsikten att övergå till arbetstidslistor som kan fyllas i elektroniskt.
I verksamhetsplanen för år 2019 beaktas optimeringen av personalresurser genom den formulerade målsättningen: ”Optimeringen av personalresurser och patientplatsanvändning” - Eftersträvad nivå för 2019: ”Utredning av behov och fördelar med personal- och platskoordinator”.
Arbetet gällande köp (upphandling) av läkartjänster har påbörjats på klinikchefsmötet den 5.4.2018. Vilka tjänster som ska upphandlas och upphandlingsunderlaget för dessa kommer att tas fram.
1.2. Vård utanför Åland
Landskapsrevisionen påpekar följande:
- Medvetna underbudgeteringar borde inte göras. I enlighet med god bokföringssed kan driftsreserveringen inte användas som man tänkt. Resultatet i ÅHS’ och landskapets bokslut 2018 kommer att vara 1 MEUR bättre än i verkligheten om driftsreserveringen upplöses.
- Trots det goda samarbetet med sjukhusen i Åbo och Uppsala rekommenderas regelbunden jämförelse av olika leverantörers priser för att säkerställa att de avgifter som betalas är skäliga. Privata leverantörers priser kunde användas som benchmarking.
Landskapsregeringens synpunkter:
Driftsreserveringen tillkom i avsikt att täcka ÅHS oförutsedda kostnader. Med sådana kostnader avsågs bl.a. vård utanför Åland. Kostnader för vård utanför Åland är allmänt sett svåra att budgetera. Utöver kostnaderna för vård utom Åland överskreds kostnaderna för köpta läkartjänster, medicinsk rehabilitering, vård- och rehabiliteringsmaterial, kostnader för konsumtion, anskaffningar och inventarier med sammanlagt 1,66 miljoner euro medan det även fanns kostnadsposter som underskred budgeten. Bytet av tre ledande tjänstemän under 2017 - 2018 påverkade både planering, uppföljning och förverkligandet av budgeten. Landskapsregeringen avser i framtiden undvika driftsreserveringar inom hälso- och sjukvården samt att sätta fokus på att budgetarbetet följer givna budgetramar.
ÅHS förhandlar gällande avtalet med Uppsala Akademiska Sjukhus och Egentliga Finlands Sjukvårdsdistrikt i år (2019). Omfattande databaser finns i både Sverige och Finland för att jämföra kostnaderna. Jämförelse av priserna på den privata sektorn är endast riktgivande, då tjänstesortimentet på den privata sektorn täcker endast en liten del av ÅHS behov.
1.3. Lagerfunktionen
1.3.1. Centrallagret
Landskapsrevisionen påpekar följande:
- För att ett lagersystem ska vara till maximal nytta för organisationen är det av yttersta vikt att lagrets lagersaldon stämmer överens med verkligheten. Centrallagret bör utreda orsakerna till differenser och vidta åtgärder för att minska risken för förekomsten av differenser mellan lagervärden och faktiska värden. Rekommenderade åtgärder kunde t.ex. vara: inventeringar görs mer än en gång per år, tillkomsten till lagret för icke-lagerpersonal begränsas ytterligare, skolning för såväl lager- som annan personal om vikten i att alla uttag registreras och att de görs till rätta kvantiteter.
- Trots att lagermodulen innehåller avtalsuppföljning finns ingen funktion som säkerställer att varor köps från den leverantör man upphandlat produkten av. En funktion som säkerställer att ÅHS köper av de leverantörer man centralt beslutat köpa av skulle avsevärt förbättra den interna kontrollen.
Landskapsregeringens synpunkter:
ÅHS har redan för snart två år sedan inlett en process för byte av lagerhanteringssystem SMDS Navision.
Centrallagret följer de rekommenderade åtgärderna och utreder orsakerna (även om detta redan gjorts i omgångar genom åren, utan resultat) för differenser och vidtar åtgärder för att minska risken att dessa uppstår. Man beaktar även rekommendationerna om att:
1) inventeringar görs mer än en gång per år,
2) att tillkomsten till lagret för icke-lagerpersonal begränsas ytterligare och att
3) skolning ordnas för såväl lager- som annan personal om vikten i att alla uttag registreras och att de görs till rätta kvantiteter.
Ledningsgruppen har under mars 2019 beslutat upphandla en utomstående konsulthjälp för att utreda arbetsprocesserna inom lagerfunktionen.
1.3.2. Sjukhusapoteket
Landskapsrevisionen påpekar följande:
- Rekommenderas att man poängterar vikten av att de som mottar leveranserna från sjukhusapoteket till avdelningarna avstämmer forsedeln mot de levererade varorna och beställningen. Detta för att minska risken för fel.
- Lagerhanteringssystemet uppdateras inte längre av leverantören. Systemet är föråldrat på många punkter och innehåller inte samtliga funktioner som skulle behövas. Ett modernt system kan effektivera lagerarbetet och minska riskerna. Det borde vara möjligt att automatiskt göra beställningar då en undre gräns nåtts samt automatiskt läsa in inkomna leveranser och uppdatera lageruppgifterna enligt detta. Riskerna som förknippas med en stor mängd manuellt arbete kan minskas, t.ex. i form av att beställningar uteblir och läkemedel tar slut i lagret samt att fel uppgifter inmatas.
Landskapsregeringens synpunkter:
Sjukhusapoteket är medvetet att det inte finns ett ersättande lagersystem på marknaden och söker efter lösningar. Fimea kommer att utföra en inspektion på sjukhusapoteket i år och sjukhusapoteket måste åtgärda i varje fall de saker som inspektionen ger orsak till.
1.4. Uppföljning av mervärdesskattehanteringen inom ÅHS
Landskapsrevisionen påpekar följande:
- Det finns ingen rapport i ÅHS ekonomisystem som skulle kunna användas för avstämning av felkonterad mervärdesskatt. En sådan borde tas fram. I nuläget finns ingen egentlig avstämningsfunktion för mervärdesskatten. Med beaktande av de korrigeringar som gjorts över åren i ÅHS är felkontering av mervärdesskatt en risk som skulle kunna minimeras med effektiva avstämningsrutiner.
Landskapsregeringens synpunkter:
Problemets kärna är att skatteförvaltningen inte beviljar återbäring av kalkylerad mervärdesskatt på inköp av tjänster där vården överlåtits till ÅHS patienter i utlandet.
På BDO Audiator Ab:s rekommendation och hjälp driver ÅHS en process för rätten om återbäring även för inköp av tjänster där vården överlåtits till ÅHS patienter i utlandet.
För åren 2012 - 2014 har skatteförvaltningen godkänt ansökningar om återbäring för sammanlagt: 316 556 euro och avslagit ansökningar om återbäring för sammanlagt: 66 532 euro. Inget har ännu betalats ut av Skatteförvaltningen för dessa år.
ÅHS har ansökt om återbäring av mervärdesskatt för 2015 och Skatteförvaltningen har utbetalat ca 85 000 euro. Ansökning om återbäring för år 2016 kommer att göras inom år 2019 eller genast då Skatteförvaltningen godkänner ÅHS begäran om rätt till återbäring av kalkylerad mervärdesskatt på inköp av tjänster där vården överlåtits till ÅHS patienter i utlandet.
ÅHS fastställer en avstämningsrutin för kontroll att mervärdesskatten konterats rätt och försöker skapa/utveckla en ändamålsenlig rapport där man effektivt kan sortera mervärdesskattekonteringar och därmed förbättra den interna kontrollen.
1.5. ÅHS rutiner kring bestående aktiva tillgångar
Landskapsrevisionen påpekar följande:
- En skriftlig avskrivningsplan bör tas fram och godkännas av styrelsen. Ett naturligt val skulle vara att tillämpa samma avskrivningsplan som landskapet. En fastställd avskrivningsplan skulle säkerställa att alla liknande tillgångar avskrivs på samma sätt.
- En kontrollrutin bör införas i syfte att säkerställa att de tillgångar som finns i bokföringen också existerar i verkligheten, samt att inga nedskrivningsbehov föreligger.
- Vid upprättande av bokslutet bör anläggningstillgångsregistret avstämmas mot alla delar av bokslutet som det berör, det vill säga förutom resultat- och balansräkningen även till exempel bokslutets noter.
Landskapsregeringens synpunkter:
ÅHS inför en kontrollrutin fr.o.m. år 2019 som säkerställer att de tillgångar som finns i bokföringen också existerar samt att inga nedskrivningsbehov föreligger. Efter årsskiftet tas en lista ut från anläggningsregistret där tillgångarna grupperas per enhet och skickas till respektive klinikledning för kontroll, varefter de returnerar listan.
ÅHS har de senaste åren följt landskapsregeringens avskrivningsplan. Enligt reglementet borde styrelsen fastställa en avskrivningsplan. Förslaget är att styrelsen för ÅHS besluter att följa landskapsregeringens avskrivningsplan.
Anläggningstillgångsregistret avstäms redan mot resultat- och balansräkningen. Fr.o.m. 2019 görs en avstämning även till bokslutets noter.
2. Granskning av Ålands polismyndighet
Landskapsrevisionen påpekar följande:
- Det behövs fortsättningsvis insatser från polismyndigheten för att trygga den framtida rekryteringen av poliser på Åland.
- Bristande svenskspråkig vidareutbildning medför att den åländska polisen har sämre förutsättningar än kollegorna i riket att upprätthålla sin kompetens och utveckla verksamheten. Inom Ålands polismyndighet får de poliser som behärskar finska en fördel gentemot poliser som inte behärskar finska när det gäller kompetensutvecklingen. Myndigheten behöver i samverkan med landskapsregeringen fortsättningsvis framföra krav på att svenskspråkig fortutbildning för poliser ordnas.
- Behovet av utredare i tjänst på helger och söndagar borde styra schemaläggningen. I dagsläget arbetar alltför många i inre tjänst alltför många timmar på söndagar. Schemaläggningen borde reformeras i syfte att det inom utredningen arbetar ett rimligt antal poliser ett rimligt antal timmar på söndagar. Det borde vara möjligt att uppnå en inbesparing årligen om drygt 100.000 EUR.
- Inom staben och tillståndsenheten borde behovet av söndagsarbete vara minimalt. En förändring av schemaläggningen bör ske i enlighet med behovet.
- I syfte att spara bör polismyndigheten bedöma om fältverksamheten kan fungera tillräckligt väl på söndagar med färre poliser i tjänst.
- I linje med målsättningen att polisen ska finnas nära och vara tillgänglig behöver tillräckligt många poliser arbeta inom fältverksamheten. Det borde vara möjligt att uppnå detta med nuvarande bemanning. Polisstyrkan måste anpassas så att tillräckligt många arbetar inom fältverksamheten och färre inom övriga enheter.
- Arbetet inom utredningen bör kunna effektiveras om fler utredare är i tjänst på vardagar samtidigt som undersökningsledarna arbetar. Förutom att inbesparingar uppnås om söndagsarbete minskas till förmån för vardagsarbete möjliggörs även effektivare arbetssätt.
- Antalet öppna ärenden inom polismyndigheten borde kunna minskas. Organisationsförändringen som nyligen genomförts är ett led i målsättningen att uppnå detta.
- Alarmcentralen upplevs som malplacerad inom polismyndigheten. En naturligare plats är inom en central räddningsmyndighet för Åland.
Landskapsregeringens synpunkter:
Polismyndigheten fortsätter sina strävanden att tillgodose behovet av tillfredsställande resurser genom rekryteringsarbete. Rekryteringen till polisens grundutbildning sker främst genom att polisen personligen i sitt dagliga arbete har kontakt med personer som är intresserade av att utbilda sig till polis. Polismyndigheten har även planerat att låta producera en rekryteringsvideo. Öppet hus dag är under planering i början av maj. Ett rekryteringsarbete sker även för att ersätta de poliser som är frånvarande längre tider genom familjeledigheter och sjukledigheter. Polismyndigheten har på prov infört 6-veckors periodlistor som ett led att trygga resurserna. En uppföljning av projektet görs efter semestrarna. En utökning av resurserna är nödvändigt för att trygga verksamheten inom de ramar varom avtalats i överenskommelseförordning.
Avsaknaden av svenskspråkig vidareutbildning påtalas kontinuerligt. Polismyndigheten har möjlighet att delta i utbildning som arrangeras av Polishögskolan i Sverige och allt mer satsas på att ta in utbildare från riket då Polisyrkeshögskolan inte kan erbjuda utbildning på svenska. Landskapsregeringen avser ta upp problematiken på politisk nivå.
Schemaläggningen för söndagar och övriga helgdagar kommer att ses över som en helhet med tanke på tryggande av verksamhetsförutsättningarna. Polismyndigheten utgår ifrån att behovet ska styra planeringen som sedan genomsyrar hela organisationen. I detta arbete ingår också en bedömning av behovet av utredare och fältpersonal i tjänst under helger och söndagar. Inom staben har man redan frångått arbete under helgerna och även vid tillståndssidan är man på väg att frångå helgarbete. En arbetsgrupp kommer att tillsättas under april, med mandatperiod till hösten. Arbetsgruppens uppgift är att se över verksamheten som helhet med utgångspunkt i behovet. Det är dock skäl att konstatera att verksamheten kräver att det även i fortsättningen finns personal som arbetar under veckoslut och helger, både inom fält- och utredningsverksamheten.
Polismyndigheten följer kontinuerligt med utvecklingen av övertidsarbete. Införandet av 6-veckors periodlistor är en konkret åtgärd genom vilken man försöker åtgärda problematiken gällande övertid. Alla tjänster är fyllda, men i praktiken ligger personalresurserna ca 4-5 personer under pga. flertalet moderskaps- och föräldraledigheter och längre sjukledigheter.
Polismyndigheten har som ett projekt utrett och upprättat förslag till kvalitetsförbättrande åtgärder för utredningsverksamheten. En förbehandlingsfunktion har upprättats med tydlig avgränsning till snabb-utredningen. Det medför att alla ärenden som kommer till snabbutredning och krävande utredning är behandlade såtillvida att man har konstaterat att det finns ett tillräckligt underlag för att påbörja en förundersökning. En utvärdering av projektet blir aktuell senare då man har hunnit arbeta in sig i processerna. En effektivering och strukturering av utredningsverksamheten har redan nu lett till minskning av antalet öppna ärenden.
Polismyndigheten har framfört vid olika tillfällen vikten av att se över uppgiftsfördelningen mellan polismyndigheten och Fordonsmyndigheten. Det finns tillståndsuppgifter som skulle falla mera naturligt att behandlas av Fordonsmyndigheten, vilket också skulle gynna kunden. Landskapsregeringen avser se över detta.
Vad gäller behovet av att se över antalet polistjänster i förhållande till kanslitjänster konstaterar polismyndigheten att behovet alltid ses över i samband med naturlig avgång. Vissa administrativa uppgifter kan fortfarande kräva användning av polisens befogenheter, närmast inom tillståndsverksamheten. Stabens funktioner som är personberoende kommer att åtgärdas på ett sätt som är tillfredsställande i fortsättningen.
Alarmcentralens placering är för närvarande under polismyndigheten, vilket medför att resurser i personal, arbetsverktyg och -processer bör tillgodoses av polismyndigheten. En framtida placering kan i dagsläget inte med säkerhet fastslås.
Kostnadsökningen för alarmcentralens nya system har varit relativt stor varför landskapsregeringen anser det ändamålsenligt att förtydliga processen för hur större kostnadsförändringar i projekt hanteras.
Gällande lagstiftningsbehörigheten och tillämpningen av polislagen (ÅFS 2013:87) som en fulltextlag, skapar den valda lagstiftningstekniken problem varför det i framtiden bör övervägas om blankettlagstiftning på detta speciella område bör tillämpas. Landskapsregeringen konstaterar därtill att det finns behov av tillämpningsanvisningar och föreskrifter utfärdade av landskapsregeringen. Arbetet med dessa anvisningar kommer att prioriteras under det kommande året.
3. Granskning av vägunderhållsenheten
Landskapsrevisionen påpekar följande:
- Dokumentet ”Funktions- och standardbeskrivning för driftområde landskapet Ålands vägar, broar och hamnar” behöver uppdateras och godkännas av landskapsregeringen.
- För att minska antalet tillståndsärenden gällande arbeten inom vägområdet borde ett anmälningsförfarande införas i åländsk lagstiftning på liknande sätt som i riket.
- Landskapsregeringen borde i samband med renovering av Lemströms kanalbro investera i ny teknik som möjliggör fjärrstyrning vid öppning och stängning av bron. Detta skulle leda till minskat personalbehov. Extern part som redan har jourverksamhet skulle kunna ha övervakning och vid behov öppna och stänga bron.
- Övertid som uppstår vid arbeten i skärgården kan tas ut då vädret inte tillåter bro- och hamnunderhållsarbete. Övertid som uppstår vid snöröjning och halkbekämpning kan tas ut då behovet av vägunderhåll är lägre. Övertiden borde kunna minskas, särskilt ständigt återkommande övertid inom bro- och hamnunderhållet.
- Internfaktureringen borde slopas. Detta skulle leda till minskad administration och därmed ökad effektivitet i hanteringen av verksamheten. Utgifterna för drift och underhåll av vägar borde finnas på ett utgiftsmoment och inkomsterna på ett inkomstmoment. Uppföljning av vad olika underhållsåtgärder har kostat kan fås genom separat bokföring av tidrapporter.
- Sommarberedskap inom vägunderhållet borde inte behövas. Räddningsmyndigheten borde åläggas skyldighet att se till att väg blir framkomlig och säker efter olycka. Vid större problem borde provisorisk framkomlighet med utplacering av varningsmärken kunna ordnas i avsikt att vägunderhållet åtgärdar problemen följande arbetsdag.
- Beredskapsersättningen inom vägunderhållet kan upplevas som lukrativ. För tjänstemän med hög lön blir ersättningen oskäligt hög. Beredskapsersättningen borde ändras till att likna ersättningen för arbetsledare, dvs en lägre ersättning till fast belopp och ett högre påslag vid utryckning.
- Utplacering av kameror i vägnätet leder till att väglagskontroll kan utföras på distans och därmed möjliggörs inbesparingar i vinterberedskapen. Framöver borde det räcka att en person har väderobservationsskyldighet och en fungerar som backup. Kamerorna möjliggör kortare körning vid besiktning av vägnätet samt snabbare utkommendering av snöröjare.
- Vägunderhållsenheten kan effektiveras genom att ta i bruk ny teknik. Antal personal borde därför kunna minskas något, t.ex. om fjärrstyrning av Lemströms kanalbro införs. En privatisering av vägunderhållsenheten rekommenderas inte då detta sannolikt inte leder till betydande inbesparingar i landskapets budget. Därtill finns risken att privata monopol uppstår.
Landskapsregeringens synpunkter:
Landskapsregeringen instämmer i att landskapslagen om allmänna vägar är gammal och en översyn kommer vid tillfälle att göras. Enligt LL om allmänna vägar följer att väghållning omfattar byggande och underhåll av väg och att det är väghållaren som ombesörjer väghållningen. Landskapsregeringen kan enbart överta vägunderhållet i samband med ett övertagande av vägen. Detta innebär att kommunen förlorar sin bestämmanderätt över vägen.
Arbete med att uppdatera dokumentet: "Funktions- och standardbeskrivning för driftområde landskapet Ålands vägar, broar och hamna” pågår. Dokumentet är indirekt godkänt då det ligger till grund till budget för drift och underhåll av vägar som godkänns av lagtinget.
Skillnaden mellan det tillståndsförfarande som idag används och ett anmälningsförfarande, som landskapsrevisionen föreslår, kommer troligen inte att leda till att arbetsbördan minskar då handläggningsprocessen fortsättningsvis beror av ärendets art.
Enligt plan kommer landskapsregeringen att investera i ny teknik som möjliggör fjärrstyrning i samband med renovering av Lemströms kanalbro. I samband med att fjärrstyrning blir möjlig kommer anlitande av eventuella externa partners att övervägas och upphandlas.
Övertid tas ut i tid i mån av möjlighet. När vägunderhållet är på plats i skärgården, så utförs så mycket arbete som möjligt under dygnets ljusa timmar. Ett arbete som normalt sträcker sig över flera dagar, kan kortas ner genom att arbeta längre dagar. Inbesparingen är lägre kostnader för traktamenten och resekostnader. Arbetstiden styrs även till stora delar av färjornas tidtabeller och vissa arbeten måste göras skyndsamt för att undvika stopp i trafiken.
Den interna kontrollen har stärkts så att en faktura över ett förutbestämt belopp alltid godkänns av två personer innan betalning. Upphandling kommer att göras för slåtter/släntklippning. Ett ramavtal innebär inte alltid en lägre kostnad.
Avdelningen är organiserad som en beställar-/utförarorganisation. Internfaktureringen förenklades för några år sedan. Landskapsregeringen kommer att utvärdera förändringen och vid behov göra justeringar. Det är tveksamt att uppföljning genom tidrapporter ger minskad administration.
Innan sommarberedskap infördes 2013, var joursystemet bristfälligt. Vägunderhållet utförde även tidigare akuta arbeten som t.ex. en nerkörd stoppskylt, en avsaknad av bom vid ett färjfäste, att ta bort nedfallna träd, avlägsna döda påkörda djur, ombesörja flytt av övergivna fordon som lämnats trafikfarligt, avlägsna/åtgärda nedkörda trafikanordningar m.m. Bristen på joursystem gjorde att det inte gick att säkerställa att akuta arbeten utfördes inom en rimlig tid. Den enhet som har sommarberedskap måste även kunna utföra samtliga ovan angivna arbeten inom jourverksamheten, för att säkerställa framkomlighet och trafiksäkerhet på vägarna. De två olika systemen beredskapsersättning och ersättning för arbetsledare har olika för- och nackdelar för den i beredskap. Kollektivavtalen revideras regelbundet. Frågan om det finns orsak att se över beredskapsersättningen kommer att lyftas i detta sammanhang.
Av erfarenhet visar det sig att det är bra om man nattetid kan diskutera med en kollega eller stiga upp olika tider och kontrollera vädret. Kamerorna är ett hjälpmedel för att prioritera körning i rätt riktning, men de ger dock inte någon uppfattning om vägbanan är hal eller ej. Mindre körning ger mindre övertidsersättningar och minimerar utringningstiden.
En kommitté vid landskapsregeringen utredde under 2014 en samordning av vägunderhållet. Det framkom bl.a. att kommunerna redan hade en kostnadseffektiv lösning för sitt vägunderhåll. Se även ovan kommentar om bygde- och kommunalvägar. Vägunderhållet arbetar kontinuerligt med att effektivisera arbetet, bl.a. genom att investera i teknik och rekrytera kompetent och mångsidig personal. Mariehamns stad har möjlighet att köpa tjänster av vägunderhållet, liksom landsbygdskommunerna.
4. Granskning av Ålands fiskodling, Guttorp
Landskapsrevisionen påpekar följande:
- Fastighetsverket borde liksom övriga vattenägare årligen beställa yngel för utplantering och faktureras för detta.
- Det har funnits en del oklarheter i krysslistorna. Avvikelser för en person gentemot de andra har noterats. Kontrollen av krysslistorna borde förbättras så att det blir lika för alla.
- En timme övertid/dag som fås under beredskapsveckorna kan upplevas som schemalagd övertid och borde inte få förekomma. Den timme som registreras för tillsynen kvällstid borde innebära att en timme ordinarie arbetstid dessa dagar istället blir en beredskapstimme.
- Enligt nuvarande schema arbetar man fulla dagar på lördagar och söndagar under beredskapsveckorna. Man borde se över behovet av arbetstid under lördag och söndag.
- Man borde se över möjligheterna att investera i ny teknik i syfte att effektivera verksamheten.
- Vid uppföljning av inverkan av det nya reningsanläggningssystemet bör man följa anvisningarna i beslutet från ÅMHM av den 2.7.2018 vad gäller provtagningar, men även vad gäller upprättandet av driftjournal.
Landskapsregeringens synpunkter:
Landskapsregeringen konstaterar att Fastighetsverket beställde fiskyngel för utplantering år 2018. Fastighetsverket och landskapsregeringens fiskeribyrå har haft diskussion om utplanteringar för 2019 och Fastighetsverket har gjort en yngelbeställning på motsvarande sätt även i år.
Med anledning av påpekandet avseende oklarheter i fråga om krysslistorna har en genomgång av dessa gjorts och det har då konstaterats att skillnaderna beror på att den övriga personalen inte har fyllt i alla timmar som skulle ha berättigat till övertidsersättning. Detta beroende dels på glömska vid sent ifyllda krysslistor dels på att man inte har varit lika nitisk i sin bedömning när man vill ha ersättning för sitt arbete. Avvikelserna är således inte en kontrollfråga. I övrigt har det funnits några smärre misstag i kontrollen som alltid kan uppstå på grund av ouppmärksamhet. Dessa är dock inte av sådan betydelse att kontrollen av listorna ytterligare behöver utvidgas.
På sätt som framgår av revisionsrapporten gjorde landskapsregeringens personalenhet en helhetsmässig genomgång av arbetstidsupplägget och i synnerhet jourtjänstgöringen år 2010. Därefter har nuvarande system tillämpats utan anmärkningar. Det har inte, sedan dess, förekommit sådana ändringar i verksamheten som skulle motivera ytterligare ändringar av arbetstidsupplägget. De ändringar som gjordes innebär att varje anställd är ledig ytterligare 2 dagar per månad. Att ytterligare minska arbetstiden kommer att skapa problem och kan inte rekommenderas. Därför föreslås att det nuvarande systemet tillsvidare bibehålls. Även arbetstiden under lördagar och söndagar är ordnad i enlighet med det system som har tillämpats sedan den helhetsmässiga genomgången år 2010. Arbetet vid odlingen måste göras oberoende av veckodag.
Det kommer att finnas behov av att ersätta gammal teknik med ny men då huvudsakligen beroende på att det inte längre går att få fram reservdelar och support till den befintliga tekniken. Det är dock inte troligt att ny teknik skulle minska behovet av beredskap. Den erfarenhet som finns inom området visar att trots användning av den senaste tekniken behövs beredskap på plats dygnet runt för att undvika kännbara förluster.
Vid uppföljning av inverkan av det nya reningsanläggningssystemet kommer Ålands fiskodling att följa anvisningarna i beslutet från ÅMHM vad gäller provtagningar och upprättande av driftjournal. Detsamma gäller övriga myndighetsbeslut som reglerar verksamheten.