Landskapsrevisionens berättelse 2/2022-2023

                                                                                            BERÄTTELSE nr 2/2022-2023

                                                                                                                

                                                                                               Datum                                                                                                                       Nr

                                                                                               09.03.2023                                                                                                                                                                                              16/2023

 

 

 

 

 

 

Till Ålands lagting

 

 

 

 

 

 

 

 

Landskapsrevisionens verksamhetsberättelse 2022

 

Landskapsrevisionen avger härmed till lagtinget sin i 7 § 3 mom. landskapslagen om Landskapsrevisionen avsedda berättelse om sin verksamhet under år 2022.

 

 

 

 

 

 

Mariehamn, den 9.3.2023

 

 

 

 

Dan Bergman

Landskapsrevisor

 

Bakgrund

 

Landskapsrevisionens granskning sker i form av årlig revision och effektivitetsrevision. Effektivitetsrevisionen har till syfte att bedöma om budgetmedlen har använts i enlighet med principerna om sparsamhet, effektivitet och ändamålsenlighet. Granskningen ska främja en sådan utveckling att landskapet med hänsyn till allmänna samhällsintressen får ett effektivt utbyte av sina insatser.

 

Landskapsrevisionen leds av landskapsrevisorn. En tjänst som revisor finns ytterligare vid myndigheten. Till tjänstens ansvarsområde hör i huvudsak revision av EU:s strukturfondsprogram i enlighet med EU-kommissionens bestämmelser.

 

Landskapsrevisorn beslutar självständigt vad som ska granskas och hur granskningen ska bedrivas samt om slutsatserna av granskningen. Landskapsrevisorn fastställer årligen en granskningsplan för Landskapsrevisionens verksamhet.

 

 

 

Revision av årsredovisningen

 

Revisionsberättelsen för finansåret 2021 överlämnades till landskapsregeringen den 12 maj 2022.

 

2021 var det första året med det nya ekonomiska systemet för finansiering av självstyrelsen. Under året utbetalades skattegottgörelse enligt det gamla systemet för skatteåret 2019 och 2022 betalas skattegottgörelse för skatteåret 2020. Denna s.k. skattepuckel leder till extra skatteinkomster under två år innan det nya systemet fullt ut kommer att gälla från år 2023.

 

Skatteinkomsterna ökade med 61,8 MEUR jämfört med 2020. Uttaget från PAF var mera normalt 15 MEUR jämfört med 40 MEUR året innan. Dessa båda faktorer bidrog i huvudsak till att årsbidraget blev 39 MEUR bättre jämfört med föregående år. 2020 var ett dåligt är för landskapsekonomin på grund av coronaviruspandemin.

 

Årsbidraget blev 23,7 MEUR. Engångsavskrivningar omfattande ett antal utrangerade broar och projektkostnader för nedlagt kortruttsprojekt samt nedskrivning av ett bolags bokföringsvärde medförde att resultatet på sista raden blev minus 219.000 euro.

 

Likviditeten förbättrades med 11,8 MEUR. Per 31.12.2021 uppgick de likvida medlen i balansräkningen till 41,8 MEUR. Interna hyrorna som 2020 inte betalades till Fastighetsverket har omvandlats till ett lån om 10,5 MEUR.

 

Revisionsberättelsen är publicerad på landskapsrevisionens webbplats www.revisionen.ax.

 

 

 

Effektivitetsrevision

 

Berättelsen med resultaten från effektivitetsrevisionen under 2022 överlämnades till lagtinget i februari 2023. Berättelsen innehöll följande rapporter:

 

Effektivitetsrevision – Utvärdering av Högskolan på Ålands rutiner för intern kontroll – BDO Audiator Ab 26.1.2023

Effektivitetsrevision – Måluppfyllelse och styrningen av målsättningarna för Högskolans verksamhet – BDO Audiator Ab 26.1.2023

Effektivitetsrevision – Högskolans utbildningsavtal och resultatfinansiering – BDO Audiator Ab 26.1.2023

Granskning av infrastrukturavdelningen – Landskapsrevisionen 24.1.2023

Granskning av Ålands sjösäkerhetscentrum – Landskapsrevisionen 24.2.2023

 

 

 

Utvärdering av Högskolan på Ålands rutiner för intern kontroll

 

Sammanfattning av de viktigaste iakttagelserna och åtgärdsrekommendationerna:

 

-        Försäljningsprocessen har tidigare saknat funktioner som säkerställer att alla fakturor som skickas ut även blir bokförda. Någon egentlig reskontra kopplad till faktureringen har inte heller funnits. I och med att högskolan i början av år 2023 har övergått till att använda sig av landskapsregeringens ekonomisystem för fakturering har processen förbättrats avsevärt och faktureringsprogrammet är numera sammankopplat med bokföringen, så att fordringsläget går att följa upp via bokföringen och intäktsföringen görs enligt prestationsprincipen.

-        Uppföljningen av vilka fakturor som är obetalda samt indrivningen av dem har varit en arbetsdryg process med mycket manuellt arbete. Att indrivningen numera handhas av landskapsregeringens finansavdelning tror vi att kommer att leda till en effektivare indrivning.

-        De interna kontrollerna som berör inköp, avtalshantering och upphandlingar är på en bra nivå. Många kontrollfunktioner är automatiserade med hjälp av digitala system vilket gör att risken för misstag eller att någon kringgår kontrollerna är liten.

-        Löneenheten saknar en kontroll som säkerställer att inte samma person kan utföra hela processen från början till slut. Vi anser att löneprocessen i något skede bör brytas så att den inte kan slutföras utan en annan persons deltagande.

-        Högskolans rekryteringsprocess bedöms vara ändamålsenligt utformad.

-        Högskolans projektstyrning bedöms vara ändamålsenligt utformad.

-        För budgetering och budgetuppföljning används landskapsregeringens systemlösning Hypergene. Lönebudgeteringen upplevs som relativt knepig och tidskrävande, eftersom uppgifterna gällande lönerna inte är korrekta som sådana efter att de har lästs in i programmet, utan de behöver korrigeras manuellt. En annan utmaning med budgetarbetet är att budgetåret avviker från läsåret.

 

 

Måluppfyllelse och styrningen av målsättningarna för Högskolans verksamhet

 

Sammanfattning av de viktigaste iakttagelserna och åtgärdsrekommendationerna:

 

-        Högskolans process för uppföljning av bindande målsättningar fungerar och är ändamålsenlig. Högskolan kommer till väsentliga delar att uppnå de målsättningar som finns i lagtingets fastställda budget 2022. Det finns en del målsättningar som delvis uppnås – bedömningen är att det finns tillräckliga förklaringar till detta. Rekommenderas dock att den egna uppföljningen av målsättningarna dokumenteras i styrelsen oftare än en gång per år, t.ex. kvartalsvis eller halvårsvis.

-        Ifall landskapsregeringen önskar är det möjligt att utveckla målstyrningen. För närvarande saknas mätare hur målsättningarna uppnåtts i förhållande till övriga utbildningsanordnare, vilket gör det svårt att utvärdera effektiviteten. Ifall önskan är ökad detaljstyrning kan detta uppnås genom att man slår fast mera tydliga och framför allt mätbara målsättningar. Detta kan göras antingen i landskapets budget eller i utbildningsavtalet.

-        Bolagiseringsprocessen dröjer vilket leder till att ovissheten och dröjsmålet hämmar målstyrningen och utvecklingen av högskolan. Bolagiseringen är en ägarstyrningsfråga och är inget som Högskolan kan påverka. Finansavdelningen och utbildnings- och kulturavdelningens förvaltningsområde har enligt landskapsregeringens fastställda budget getts ansvaret för att verkställa bolagiseringen av Högskolan.

 

 

Högskolans utbildningsavtal och resultatfinansiering

 

Sammanfattning av de viktigaste iakttagelserna och åtgärdsrekommendationerna:

 

-        Resultatfinansieringen för år 2022 uppfylls till 89,5 % vilket innebär att ca 100 000 euro uteblir, vilket främst beror på att antalet avlagda YH-examen i proportion till antalet antagna utföll sämre än målsättningen.

-        Resultatfinansieringens målsättningar handlar främst om att jämföra högskolans prestationer mot historiska prestationer, dvs. att högskolan uppnår samma prestationer som tidigare. Då högskolan är den enda högskolan på Åland konkurrerar högskolan inte om finansiering med andra högskolor. Däremot konkurrerar högskolan direkt om studerande med både rikets svenskspråkiga skolor och utbildningar i Sverige. Konkurrensen om studerande är mycket hård och högskolorna är tvungna att förnya sig för att ha dragningskraft. Eftersom anpassande av verksamheten till denna konkurrenssituation är viktig för att upprätthålla en högklassig utbildning på Åland anser vi att konkurrenssituationen på något sätt borde beaktas i utbildningsavtalets resultatfinansieringsparametrar så att högskolan tvingas förnya sig ifall konkurrenskraften tappas. En jämförelse med endast historiska data kan ifall den tidigare verksamheten inte varit effektiv möjliggöra upprätthållande av ineffektiva strukturer.

-        Konkurrenssituationen kunde t.ex. beaktas genom att benchmarking med framför allt högskolor i riket görs då jämförelser med dem torde vara lätta att göra då de långt har samma uppbyggnad. Konkurrenssituationen kunde också beaktas genom att införa feedback från studerande och arbetsgivare som en resultatparameter. Vi anser också att det vore skäl att utvärdera huruvida det skulle vara möjligt för högskolan att överskrida finansieringen, dvs. att resultatfinansieringen skulle kunna överskrida maxbeloppet som nu fastslås, vilket skulle möjliggöra en större risktagning och att ett mål som överskrider förväntningarna skulle kunna finansieras till en viss gräns så att tillväxt skulle kunna finansieras och inte innebära en risk för högskolan.

-        En bolagisering av Högskolan skulle också kunna förtydliga finansieringen och möjliggöra extern finansiering på ett annat sätt än vad som i dag är möjligt. Motfinansieringssystemet som använts i riket har gett ekonomisk stabilitet till högskolorna och universiteten i riket och har visat sig vara ett bra sätt att förtäta kontakterna mellan utbildningen och näringslivet. Med motfinansieringssystem avses att staten matchar finansiering som utbildarna får av näringslivet och privatpersoner, dvs. att staten t.ex. finansierar en euro per donerad euro. Vi anser också att det kunde vara skäl att utvärdera huruvida möjligheten till ett motfinansieringssystem också skulle kunna finnas på Åland också för att stärka näringslivets och samhällets koppling till högskolan vilket skulle kunna bidra till en utveckling av högskolan.

 

 

Granskning av infrastrukturavdelningen

 

Vid infra finns kunniga tjänstemän vilka ser till att avdelningens löpande arbetsuppgifter sköts på ett tillfredsställande sätt. Avdelningen är inte lika bra på att hantera förändringar och utveckling. Nedan några av de viktigaste slutsatserna:

 

-        Infras organisation borde inte tillåtas bli för ”chefstung”. En avdelningschef och tre byråchefer borde räcka. Anställning av kunniga ingenjörer borde prioriteras.

-        Avdelningen är sårbar. Ytterst få tjänstemän besitter den kompetens som krävs för att avdelningen ska kunna klara av alla arbetsuppgifter inom ansvarsområdet. Särskilt gäller detta handläggning av väg-, bro- och hamnprojekt samt upprätthållande av en driftssäker skärgårdstrafik.

-        Det tar för lång tid att fatta beslut i rekryteringsärenden. Arbetet löper inte smidigt på avdelningen då nyrekryteringar relativt ofta är aktuella och det tar lång tid att få en ny medarbetare på plats och bli ”varm i kläderna”.

-        Avdelningschef och tjänstgörande byråchef har brustit betänkligt i styrningen och kontrollen då en tjänsteman under 2022 arbetade övertid orimligt mycket. Att bryta mot arbetstidslagstiftningen skadar förtroendet för avdelningen. Tjänstekollektivavtalet efterföljdes inte heller.

-        Iakttagelser under granskningen visar att det finns många utmaningar och problem på infra. En del turbulens har förekommit. De resultat som levereras åstadkoms ”underifrån” av kunniga tjänstemän. Bedömningen är att ledningen av avdelningen inte fungerar som man har rätt att förvänta sig.

-        Det hade varit möjligt att minska antal administrativ personal med en person på grund av naturlig avgång under 2022. Administrativa arbetsuppgifter kommer att minska som en följd av digitaliseringen. Omfördelning av arbetsuppgifter på befintliga tjänstemän genomförs inte trots att detta skulle vara fullt möjligt.

-        Det är svårt att bedöma måluppfyllelse enligt årsredovisningen mot budget. Utvecklingsinsatser och projekt borde lyftas fram medan årligen förekommande verksamhet kan lämnas bort från uppräknade målsättningar. Det blir inte alltid klart hur väl man lyckas följa uppgjorda tidsplaner. I ett par fall är det tveksamt om det som beskrivs som förverkligat verkligen stämmer.

-        Ålandstrafikens digitaliseringsresa saknar en systemägare. Digitaliseringsprojekt fungerar dåligt eller inte alls om det inte finns en systemägare inom verksamheten som berörs. Man kan tillsätta många systemutvecklare och köpa in dyra system men man kommer inte att uppnå lyckade resultat om ingen ansvarig systemägare finns. Systemägare har ett utmanande arbete och stort ansvar varför en lönenivå strax under byråchef är motiverad.

-        Samarbetet mellan infra och finansavdelningen har inte fungerat optimalt. Det krävs bättre samarbete för att undvika felaktigheter i landskapets redovisning samt för att åstadkomma effektiviseringar.

 

 

Granskning av Ålands sjösäkerhetscentrum

 

Syftet med granskningen har varit att utreda om Ålands sjösäkerhetscentrum (ÅSC) bedrivs i enlighet med principerna om sparsamhet, effektivitet och ändamålsenlighet. 

 

Följande slutsatser kan lyftas fram:

 

-        Utbildningsansvarig har en administrativ nyckelroll i verksamheten men ingen direkt backup vilket utgör en stor risk för den löpande verksamheten. Arbetsbelastningen är hög. Tjänsteinnehavaren upplever rollen, uppgifterna och mandatet som ställföreträdare för chefen som oklara.

-        Måluppfyllelse gällande intäkter kan vara utmanande p.g.a. avbokningar och flytt av kurser. Kursavbokningar med kort framförhållning är problematiska att kompensera med andra kurser.

-        Ekonomifunktionen behöver stöda ledningen bättre.

-        Arbetet med samordning och optimering av sjöfartsutbildningen på Åland har pågått under lång tid och inte lett till några konkreta resultat. Bättre effektivitet inom sjöfartsutbildningen skulle kunna uppnås genom Alandica Shipping Academy i jämförelse med nuläget.

-        Samordningsarbetet är fortsättningsvis relevant och motiverat och det arbete som gjorts behöver beaktas i det fortsatta arbetet. Det finns behov av ett tydligt politiskt mål med samordningen, formaliserat samarbete och mandat för beslutsfattande.

-        Skolfartyget används inte internt i den omfattning som är möjligt eftersom hyran för skolkörningar anses för dyr. Detta är inte effektivt eller i enlighet med skolfartygets syfte. Detta påverkar även ställvis besättningens möjlighet att uppfylla arbetstidsskyldigheten på ett meningsfullt sätt.

-        Det borde finnas dokumenterade arbetsrutiner och tidtabeller för faktureringen för att säkerställa att all fakturering görs och att den görs inom rimlig tid. Detta skulle även medföra tydlighet för vikarier.

-        Man behöver hitta en tydlig och konsekvent struktur för den interna faktureringen till skolorna.

-        ÅSC har egen fakturering och bankkonto vid sidan om landskapets, vilket inte är så vanligt förekommande.  Centrets öppna kundfakturor och bankkontots saldo återspeglas inte på ett transparent sätt i landskapets balansräkning. 

-        På sikt borde faktureringsprocesserna ses över i samråd med finansavdelningen.

 

 

 

EU-revision

 

Landskapsrevisionen ansvarar för granskningen av EU:s strukturfondsprogram på Åland i enlighet med de bestämmelser som EU-kommissionen utfärdar. Granskningen omfattar programmen för Europeiska regionala utvecklingsfonden (ERUF), Europeiska socialfonden (ESF) och Europeiska havs- och fiskerifonden (EHFF). Ytterligare granskas projekt som bedrivs på Åland inom det gränsöverskridande samarbetsprogrammet Central Baltic Interreg V A.

 

EU-revisionen kan indelas i två delar, dels granskningen av stöd till enskilda insatser, dels systemgranskningar av respektive strukturfonds förvaltnings- och kontrollsystem.

 

För ERUF/ESF respektive EHFF avges årligen ett revisionsuttalande och en kontrollrapport. Granskningsresultaten behandlas därefter vid ett årligt samordningsmöte i Bryssel.

 

Vid insatsgranskningarna inom ERUF/ESF- programmet upptäcktes en mindre felaktighet om 181,80 euro. Den totala felprocenten som rapporterades i den årliga kontrollrapporten uppgår till 0,05 % vilket underskrider väsentlighetsgränsen på 2 %. Vid insatsgranskningar inom EHFF-programmet upptäcktes en felaktighet om 61 euro och en total felprocent på 0,02 % rapporterades i den årliga kontrollrapporten. Ett revisionsuttalande utan reservation har avgetts för både ERUF/ESF- och EHFF programmet för räkenskapsperioden 1.7.2021-30.6.2022.

 

Under 2022 gjordes en uppföljande systemgranskning från 2021 av förvaltningsmyndigheten för finansieringsinstrumentet. Inga väsentliga brister konstaterades. Det har skett förändringar i förvaltnings- och kontrollsystemet för finansieringsinstrumentet i och med att det bolag som utgjorde det förmedlande organet är under avveckling.

 

Följande granskningsrapporter avgavs 2022:

-        3 st. granskningar inom ERUF

-        1 st. granskning inom ESF

-        8 st. granskningar inom EHFF

-        1 st. systemgranskning inom ERUF/ESF

-        1 st. granskning inom Central Baltic Interreg V A programmet

-        Revisionsuttalande ERUF/ESF 2021

-        Årlig kontrollrapport ERUF/ESF 2021

-        Revisionsuttalande EHFF 2021

-        Årlig kontrollrapport EHFF 2021

 

 

Övrigt

 

Nordens Institut på Åland granskades och revisionsberättelse överlämnades till direktören samt sändes till Rigsrevisionen i Danmark.

 

Ålands självstyrelses jubileumsfond granskades och revisionsberättelse överlämnades till kanslikommissionen.