Landskapsrevisorernas berättelse 1/2018-2019

Lagtingsår: 2018-2019

Ladda ner Word-dokument

Adobe Systems                                                                                                                              BERÄTTELSE nr 1/2018-2019

                                                                                              

                                                                                                                              Datum                         Nr

                                                                                               22.02.2019            9/2019

 

 

 

 

 

 

Till Ålands lagting

 

 

 

 

 

 

 

 

Landskapsrevisionens berättelse över effektivitetsrevisionen år 2018

 

 

Landskapsrevisionen avger härmed till lagtinget sin i 7 § 1 mom. landskapslagen om Landskapsrevisionen avsedda berättelse med resultaten från effektivitetsrevisionen.

 

 

 

 

 

 

Mariehamn, den 22 februari 2019

 

 

 

 

Dan Bergman

Landskapsrevisor


 

 

Innehåll

 

1.     Inledning. 3

2.     Granskning av Ålands hälso- och sjukvård. 3

2.1.     Lönefunktionen. 3

2.2.     Vård utanför Åland. 4

2.3.     Lagerfunktionen. 5

2.4.     Uppföljning av mervärdesskattehanteringen inom ÅHS.. 8

2.5.     ÅHS’ rutiner kring bestående aktiva. 8

3.     Granskning av Ålands polismyndighet 10

4.     Granskning av vägunderhållsenheten. 11

5.     Granskning av Ålands fiskodling, Guttorp. 12

 

 

 

 

 

 

BILAGOR

 

Effektivitetsrevision av lönefunktionen inom ÅHS – BDO Audiator 10.12.2018

Effektivitetsrevision av vård utanför Åland – BDO Audiator 10.12.2018

Effektivitetsrevision av lagerfunktionen inom ÅHS – BDO Audiator 12.12.2018

Uppföljning av mervärdesskattehanteringen inom ÅHS – BDO Audiator 17.12.2018

Effektivitetsrevision av ÅHS’ rutiner kring bestående aktiva – BDO Audiator 19.12.2018

Granskning av Ålands polismyndighet – Landskapsrevisionen 22.11.2018

Granskning av vägunderhållsenheten – Landskapsrevisionen 18.2.2019

Granskning av Ålands fiskodling, Guttorp – Landskapsrevisionen 21.2.2019

 


 

1.  Inledning

 

Landskapsrevisionens granskning sker i form av årlig revision och effektivitetsrevision. Effektivitetsrevisionen har till syfte att bedöma om budgetmedlen har använts i enlighet med principerna om sparsamhet, effektivitet och ändamålsenlighet. Granskningen ska främja en sådan utveckling att landskapet med hänsyn till allmänna samhällsintressen får ett effektivt utbyte av sina insatser.

 

Landskapsrevisionen fastställer årligen en granskningsplan. Vid sidan av den årliga bokslutsrevisionen och EU-revisionen väljs ett antal områden ut för effektivitetsrevision. 2018 har granskningarna omfattat Ålands hälso- och sjukvård, Ålands polismyndighet, vägunderhållsenheten samt landskapets fiskodlingsanläggning i Guttorp.

 

Granskningsresultaten i sin helhet framgår av granskningsrapporterna vilka publicerats på landskapsrevisionens webbplats www.revisionen.ax. Denna berättelse innehåller en kortfattad redogörelse av de viktigaste slutsatserna och rekommendationerna.

 

 

 

2.  Granskning av Ålands hälso- och sjukvård

 

Ålands hälso- och sjukvård (ÅHS) har till uppgift att handha den offentliga hälso- och sjukvården på Åland. 2018 budgeterades för 82.102.000 euro i nettoutgifter (90.214.000 euro i utgifter och 8.112.000 euro i inkomster). Nettoutgiftsramen för ÅHS utgör drygt 42 % av landskapets totala budgeterade nettoutgifter för verksamheten 2018.

 

För granskningen av ÅHS har ett utomstående revisionssamfund som kan tillhandahålla certifierade revisorer anlitats. Ramavtal med BDO Audiator Ab har tecknats för åren 2017 - 2019 med möjlighet till ett års förlängning. Uppdragets omfattning uppskattas till 30 arbetsdagar per år.

 

Revisionssamfundet och Landskapsrevisionen överenskommer årligen om en revisionsplan. Under 2018 har lönefunktionen, rutiner kring bestående aktiva, lagerfunktionen, vård utanför Åland samt mervärdesskattehanteringen granskats.

 

 

 

2.1.  Lönefunktionen

 

ÅHS har inget skriftligt direktiv om rutinerna för löneräkning utan den interna kontrollen baserar sig på inlärda rutiner och en inofficiell manual som nya löneräknare får ta del av. Alla löneräknare som har användarrättigheter till lönesystemet kan göra ändringar i grunduppgifterna som används för löneräkningen, exempelvis arbetstagarens grundlön och kontonummer.

 

Löneunderlaget godkänns av förman, vilket i praktiken betyder att löneräknarna får en arbetstidsrapport som förmannen har godkänt med sin underskrift. De handskrivna arbetstidsrapporterna kan vara svåra att tyda. Det här innebär att det finns en risk för att löneräknarna tolkar rapporten felaktigt och att fel lön därför utbetalas. Då rapporten görs på papper är det dessutom möjligt att göra ändringar i den efter att den har godkänts av förman.

 

I samband med budgeteringen går man igenom vilka tjänster som finns för varje kostnadsställe. För tillfället sker inget utbyte av personal mellan klinikerna. Här finns möjligheter till effektiviseringar och enligt uppgift är utbyte av personal mellan klinikerna en fråga som ledningsgruppen arbetar med i samband med budgeteringen.

 

ÅHS hyr in utomstående läkare då det finns ett tillfälligt behov av specialistkompetens eller då man inte har lyckats anställa tillräckligt med ordinarie personal. Det finns inget skriftligt direktiv gällande processen för inköp av hyresarbetskraft. Klinikchefen för förhandlingar och förbereder avtalet med konsultläkaren eller ett bemanningsföretag. Avtalet undertecknas av hälso- och sjukvårdsdirektören. Det här är i enlighet med ÅHS’ reglemente. Tjänsterna är inte upphandlade. Beroende på avtalens belopp kan det strida mot ÅHS’ reglemente att inköpen av läkartjänster inte upphandlas.

 

Rekommendationer:

-          Ett direktiv bör skapas över löneräkningens rutiner. Den interna kontrollen kan förbättras genom att inte ge alla löneräknare rättigheter att ändra på grunduppgifter som t.ex. bankkonto i systemet.

-          ÅHS bör arbeta systematiskt med att minska de manuella arbetsskedena inom löneräkningen. Arbetstidslistorna bör göras elektroniskt för att minska risken för avläsnings- eller skrivfel.

-          Delande av personalresurser mellan klinikerna kan leda till bättre utnyttjande av de totala personalresurserna. Detta bör tas i beaktande vid styrningen av personalresurser inom ÅHS.

-          Inköpsprocessen gällande läkartjänster bör dokumenteras. Tjänsterna bör upphandlas i mån av möjlighet.

 

 

 

2.2.  Vård utanför Åland

 

Kostnaderna för vård utanför Åland upplevs vara svårpåverkade, eftersom kostnaderna är beroende av hur många och hurdana sjukdomsfall som inträffar och som kräver vård som ÅHS inte tillhandahåller. Det här gör att det är svårt att budgetera för vård utanför Åland.

 

Vid budgetering utgår man från tidigare års kostnader och anpassar budgeten enligt uppskattning av behovet under budgetåret. Eftersom kostnaderna är svårpåverkade är fjolårets kostnader antagligen det bästa mått man har att utgå från vid budgeteringen. Budgeten för vård utanför Åland år 2018 är 8 440 000 euro. Utfallet per 31.8.2018 är 5 844 000 euro. Prognosen för 2018 är 9,4 - 9,5 MEUR så en budgetöverskridning är att vänta. År 2017 och 2016 var de verkliga kostnaderna nära de budgeterade.

 

Det har framkommit att ÅHS medvetet har underbudgeterat (94 %) för år 2018 eftersom det finns en driftsreservering om 1 MEUR som man har för avsikt att upplösa.

 

Varje månad görs en uppföljning av kostnaderna för vård utanför Åland. Kostnaderna är indelade i akut externvård och remitterad externvård. Dessutom sker uppdelning bland annat enligt klinik och land. Uppföljningen ger således relativt detaljerad information.

 

De två största leverantörerna av vård utanför Åland är Egentliga Finlands sjukvårdsdistrikt (Åbo universitetssjukhus) och Akademiska sjukhuset i Uppsala. ÅHS har avtal om sjukvård med båda dessa leverantörer. På basis av de fakturor som granskades under revisionen har avtalen efterföljts.

 

Avtalen med sjukhusen i Åbo och Uppsala är inte upphandlade. För några år sedan jämfördes deras priser med privata leverantörers priser. Slutsatsen av jämförelsen var att priserna är rimliga. Samarbetet med de nuvarande leverantörerna fungerar bra och det finns många andra faktorer än priset som har betydelse. Kostnadsuppföljningen visar att priserna i Åbo i allmänhet är betydligt lägre än i Uppsala. Därför försöker ÅHS i första hand styra patienter till Åbo, men patientens egna önskemål spelar också stor roll i valet av sjukhus.

 

Granskningen har visat att processerna vid godkännandet av fakturor för vård utanför Åland fungerar väl. Det finns rutiner som underlättar kostnadsuppföljningen och bidrar till att läkarna är mer medvetna om kostnaderna.

Den interna kontrollen och budgetuppföljningen är ändamålsenligt ordnad. Uppgjorda avtal har efterföljts.

 

Rekommendationer:

-          Medvetna underbudgeteringar borde inte göras. I enlighet med god bokföringssed kan driftsreserveringen inte användas som man tänkt. Resultatet i ÅHS’ och landskapets bokslut 2018 kommer att vara 1 MEUR bättre än i verkligheten om driftsreserveringen upplöses.

-          Trots det goda samarbetet med sjukhusen i Åbo och Uppsala rekommenderas regelbunden jämförelse av olika leverantörers priser för att säkerställa att de avgifter som betalas är skäliga. Privata leverantörers priser kunde användas som benchmarking.

 

 

 

2.3.  Lagerfunktionen

 

Centrallagret

 

Lagersystemet som används för hanteringen av centrallagret är från år 2003.

 

Inköp till centrallagret initieras genom att ett inköpsförslag skapas i lagersystemet. Det finns en larmfunktion, dvs då kvantiteten för en specifik artikel når den angivna undre gränsen skapar systemet per automatik ett inköpsförslag. En order kan dock även göras manuellt av personalen.

 

I systemet finns en modul i vilken alla avtal inmatas. Informationen om vilka leverantörer som upphandlats fås via upphandlingsenheten. Ifrågavarande artikel länkas till den leverantör man har upphandlat avtal med. Rutinen bör således kunna anses minska risken för att inköp görs av leverantörer utanför upphandlat avtal. Personalen kan manuellt kringgå funktionen t.ex. vid leveransstörningar och liknande problem.

 

På basen av inköpsförslagen sammanställs en order som skickas till leverantören ifråga. En kopia på beställningarna sparas. Då varan anländer mottas den och bokförs i systemet. Personalen som mottar ordern stämmer av forsedeln för att säkerställa att rätt artikel och kvantitet erhållits.

 

Centrallagret genomför en fullständig inventering en gång per år, kort efter årsskiftet.

 

Det förekommer väsentliga skillnader mellan bokförda lagersaldon och verkliga lagersaldon. En möjlig orsak till differenserna är att personal från avdelningarna självmant plockar varor ur lagret utan att göra ett dokumenterat lageruttag. Därtill har det varit personalomsättning vid lagret och det förekommer att uttag gjorts på fel sätt, t.ex. att uttag gjorts som styck även om artikeln i lagersystemet behandlats som paket.

 

Rekommendationer:

-          För att ett lagersystem ska vara till maximal nytta för organisationen är det av yttersta vikt att lagrets lagersaldon stämmer överens med verkligheten. Centrallagret bör utreda orsakerna till differenser och vidta åtgärder för att minska risken för förekomsten av differenser mellan lagervärden och faktiska värden. Rekommenderade åtgärder kunde t.ex. vara: inventeringar görs mer än en gång per år, tillkomsten till lagret för icke-lagerpersonal begränsas ytterligare, skolning för såväl lager- som annan personal om vikten i att alla uttag registreras och att de görs till rätta kvantiteter.

-          Trots att lagermodulen innehåller avtalsuppföljning finns ingen funktion som säkerställer att varor köps från den leverantör man upphandlat produkten av. En funktion som säkerställer att ÅHS köper av de leverantörer man centralt beslutat köpa av skulle avsevärt förbättra den interna kontrollen.

 

 

Sjukhusapoteket

 

ÅHS sjukhusapotek är uppdelat i tre delar: det ”egentliga” lagret, vätskelagret samt jourlagret. I dessa lager ingår även det s.k. obligatoriska lagret, dvs det som ÅHS enligt lag måste upprätthålla. På sjukhusapoteket arbetar åtta personer (farmaceuter, provisorer och läkemedelstekniker).

 

Tillträde till lagren är begränsade med lås som fungerar med ID-kort. Alla inträden loggas. Narkotikalagrets tillträde är begränsat till farmaceuter och lagerpersonal, tot. 5-6 personer. Till medicinskåp/medicinrum på avdelningarna har läkare och sköterskor tillträde men inte t.ex. närvårdare.

 

ÅHS ingår i en upphandlingsring för läkemedel i vilken ingår även Egentliga Finlands, Satakunda samt Vasa sjukvårdsdistrikt. Majoriteten av inköpen sker inom ramen för denna upphandling. Då en upphandling genomförts införs pris m.fl. uppgifter i lagerhanteringssystemet av personalen på lagret. Dessa uppgifter utgör även grund för lagrets värdering. I nuläget måste detta arbete göras manuellt i och med att lagerhanteringssystemet inte möjliggör en mer automatiserad inmatning av uppgifter.

 

Beställningar av lagervaror görs som manuellt arbete. Lagerhanteringssystemet har ingen funktion med automatisk beställning då en stipulerad undre gräns nåtts.

 

Gamla mediciner följs upp enligt de i systemet inmatade bäst före datumen. Arbetet måste göras manuellt då systemet inte har en alarmfunktion för bäst före datum. Varorna som är föråldrade avskrivs ur lagret och plockas bort.

 

En heltäckande lagerinventering görs en gång per år i december inför bokslutet. Inventeringsdifferensen brukar vara under 1 000 euro (+/-), vilket inte är mycket då lagervärdet är ca 450 000 euro. Utöver inventeringen inför bokslutet görs mindre inventeringar några gånger per år för att finna och kunna utreda eventuella avvikelser som uppkommit.

 

Narkotikalagret inventeras varje vecka. I narkotikalagret får inga outredda differenser förekomma. Veckovis sker ca 50 st. uttag ur narkotikalagret.  Då händelserna är så pass få till antalet kan eventuella avvikelser relativt enkelt redas ut.

 

En stickprovsgranskning på slumpmässigt utvalda produkter (20 st.) visade att värdena stämde överens i samtliga utom ett fall för vilket lagervärdet överskred värdet i systemet med ett paket.

 

I lagerhanteringsprocessen finns många manuella steg vilket är en väsentlig internkontrollrisk. Trots detta bedöms sjukhusapotekets lagerhantering vara ändamålsenlig.

 

Rekommendationer:

-          Rekommenderas att man poängterar vikten av att de som mottar leveranserna från sjukhusapoteket till avdelningarna avstämmer forsedeln mot de levererade varorna och beställningen. Detta för att minska risken för fel.

-          Lagerhanteringssystemet uppdateras inte längre av leverantören. Systemet är föråldrat på många punkter och innehåller inte samtliga funktioner som skulle behövas. Ett modernt system kan effektivera lagerarbetet och minska riskerna. Det borde vara möjligt att automatiskt göra beställningar då en undre gräns nåtts samt automatiskt läsa in inkomna leveranser och uppdatera lageruppgifterna enligt detta. Riskerna som förknippas med en stor mängd manuellt arbete kan minskas, t.ex. i form av att beställningar uteblir och läkemedel tar slut i lagret samt att fel uppgifter inmatas.

 

 

 

2.4.  Uppföljning av mervärdesskattehanteringen inom ÅHS

 

I fjolårets granskning ingick en ADB-stödd granskning av ÅHS mervärdesskattekonteringar av inköpsfakturor. 2014 gjordes en liknande granskning. Båda granskningarna visade att ÅHS i alla fall där det varit möjligt inte utnyttjat avdragsrätten enligt mervärdesskattelagens 130a §.

 

I årets granskning gjordes en uppföljning genom att granska mervärdesskattekonteringar under perioden 1.1 – 26.9.2018. I granskningen hittades en del fakturor där ÅHS inte utnyttjat avdragsrätten, sannolikt för att man misstolkat varför fakturan har debiterats med noll moms. På basen av korrigeringarna kommer ÅHS att anhålla om återbäring på ca 7.900 euro. Korrigeringsbeloppen har varit större tidigare år vilket visar att hanteringen av avdragsrätten enligt 130a § nu fungerar bättre.

 

ÅHS har erhållit återbäring av mervärdesskatt för år 2011. Beslut gällande ansökningarna för åren 2012 - 2014 har ännu inte kommit. För att få klarhet i ärendet har ÅHS under hösten 2018 sökt och fått ett förhandsbesked av skatteförvaltningen gällande hantering av kalkylerad mervärdesskatt för social- och hälsovårdstjänster köpta av privata vårdproducenter i Sverige. Förhandsbeskedet gav ÅHS rätt till kalkylmässig återbäring för dessa tjänster men centralen för bevakning av skattetagarens rätt har anfört besvär vilket leder till att ärendet avgörs av högsta förvaltningsdomstolen.

 

Ansökan om återbäring av mervärdesskatt för år 2015 gjordes i december 2018. ÅHS var tvungen att göra ansökan trots att förhandsbeskedet ännu behandlas eftersom mervärdesskatten annars skulle föråldrats. Beloppet utgör ca 82.000 euro. För åren 2016 och 2017 avvaktar man tills förhandsbeskedet vunnit laga kraft.

 

Totalt rör det sig under perioden 2011-2017 om över 500.000 euro som ÅHS har att få i mervärdesskatteåterbäring.

 

Rekommendationer:

-          Det finns ingen rapport i ÅHS ekonomisystem som skulle kunna användas för avstämning av felkonterad mervärdesskatt. En sådan borde tas fram. I nuläget finns ingen egentlig avstämningsfunktion för mervärdesskatten. Med beaktande av de korrigeringar som gjorts över åren i ÅHS är felkontering av mervärdesskatt en risk som skulle kunna minimeras med effektiva avstämningsrutiner.

 

 

 

 

2.5.  ÅHS’ rutiner kring bestående aktiva

 

Hanteringen av bestående aktiva inom ÅHS hör till redovisningschefens ansvarsområde, vilket även innefattar övervaknings- och uppföljningsrollen. För hanteringen av bestående aktiva finns en anvisning som fungerar som ledstjärna för arbetet. Systemet som används för anläggningstillgångsregistret ger tillräckliga uppgifter om respektive tillgång och uppfyller de allmänna kraven som kan ställas på ett anläggningstillgångsregister.

 

ÅHS’ direktiv stipulerar att aktiveringsgränsen för investeringar är 50 000 euro. En investering kan bestå av flera mindre delar som tillsammans överstiger den gränsen. En sådan helhet aktiveras således om övriga aktiveringskriterier är uppfyllda.

 

Målsättningen är att aktiverings- och avskrivningsbokningar görs en gång i månaden. Avskrivningarna måste alltid bokföras manuellt, men avskrivningsbeloppen räknas ut automatiskt av systemet på basis av de uppgifter som anges. På grund av tidsbrist och att fastigheterna har överförts till landskapets fastighetsverk har man inte år 2018 bokfört avskrivningar varje månad, utan de första åtta månadernas avskrivningar har bokförts som en klumpsumma. Det här är inget problem på årsbasis, men med tanke på den ekonomiska uppföljningen vore det önskvärt att avskrivningarna alltid skulle bokföras månatligen.

 

ÅHS tillämpar planenliga avskrivningar – avskrivningsdifferenser och restvärden tillämpas ej. Avskrivningsprinciperna har inte ändrats under året, men en fastställd avskrivningsplan saknas. I praktiken har de aktiverade tillgångarnas avskrivningstid bestämts av redovisningschefen i samråd med ekonomichefen. Då en fastställd avskrivningsplan saknas blir organisationen beroende av de personer som känner till vilka avskrivningstider som tidigare tillämpats. Utan fastställd avskrivningsplan finns också risk för att man inte är konsekvent med avskrivningstiderna, vilket kan leda till att jämförbarheten mellan olika år försämras.

 

Uppgift om avyttring av tillgångar kommer till redovisningschefen genom delgivning av beslut. Endast hälso- och sjukvårdsdirektören har rätt att besluta om avyttring av tillgångar. Då en tillgång avyttras bokas restvärdet och de ackumulerade avskrivningarna bort per datum för händelsen. En eventuell försäljningsvinst eller -förlust bokas på för ändamålet upplagda konton.

 

Det finns inga systematiska kontroller för att säkerställa att tillgångarna i anläggningstillgångsregistret faktiskt fortfarande är i ÅHS’ besittning. Det saknas även kontroller av att tillgångarnas bokföringsvärden inte överskrider tillgångarnas gängse värden. En lämplig kontrollrutin kunde vara att listor på tillgångar enligt bokföringen skickas ut till de berörda enheterna för avstämning och eventuell rapportering.

 

Avskrivningarna i anläggningstillgångsregistret avstäms mot avskrivningarna i resultaträkningen. Ökningar och minskningar av anläggningstillgångar avstäms inte systematiskt med finansieringskalkylen och bokslutets investeringsdel, inte heller bokslutets noter avstäms.

 

En stickprovsgranskning av gjorda aktiveringar under året utfördes. Avstämdes mot inköpsfakturor att aktiveringen har skett till rätt belopp, att tillgången har upptagits i bokföringen vid rätt tidpunkt och att anskaffningen uppfyller kraven för aktivering samt att avskrivningarna är rätt räknade. Inga väsentliga fel upptäcktes vid granskningen.

 

I samband med granskningen kunde också konstateras att avskrivningstiderna är rimliga och att avskrivningstiderna för de granskade tillgångarna stämmer överens med avskrivningstiderna enligt landskapets avskrivningsplan.

 

Rekommendationer:

-          En skriftlig avskrivningsplan bör tas fram och godkännas av styrelsen. Ett naturligt val skulle vara att tillämpa samma avskrivningsplan som landskapet. En fastställd avskrivningsplan skulle säkerställa att alla liknande tillgångar avskrivs på samma sätt.

-          En kontrollrutin bör införas i syfte att säkerställa att de tillgångar som finns i bokföringen också existerar i verkligheten, samt att inga nedskrivningsbehov föreligger.

-          Vid upprättande av bokslutet bör anläggningstillgångsregistret avstämmas mot alla delar av bokslutet som det berör, det vill säga förutom resultat- och balansräkningen även till exempel bokslutets noter.

 

 

 

3.  Granskning av Ålands polismyndighet

 

Syftet med granskningen av Ålands polismyndighet har varit att bedöma om verksamheten fungerar effektivt och i enlighet med uppställda målsättningar. Granskningen har inriktats på myndighetens förvaltning.

 

De viktigaste slutsatserna och rekommendationerna från granskningen är följande:

 

-         Det behövs fortsättningsvis insatser från polismyndigheten för att trygga den framtida rekryteringen av poliser på Åland.

-         Bristande svenskspråkig vidareutbildning medför att den åländska polisen har sämre förutsättningar än kollegorna i riket att upprätthålla sin kompetens och utveckla verksamheten. Inom Ålands polismyndighet får de poliser som behärskar finska en fördel gentemot poliser som inte behärskar finska när det gäller kompetensutvecklingen. Myndigheten behöver i samverkan med landskapsregeringen fortsättningsvis framföra krav på att svenskspråkig fortutbildning för poliser ordnas.

-         Behovet av utredare i tjänst på helger och söndagar borde styra schemaläggningen. I dagsläget arbetar alltför många i inre tjänst alltför många timmar på söndagar. Schemaläggningen borde reformeras i syfte att det inom utredningen arbetar ett rimligt antal poliser ett rimligt antal timmar på söndagar. Det borde vara möjligt att uppnå en inbesparing årligen om drygt 100.000 EUR.

-          Inom staben och tillståndsenheten borde behovet av söndagsarbete vara minimalt. En förändring av schemaläggningen bör ske i enlighet med behovet.

-         I syfte att spara bör polismyndigheten bedöma om fältverksamheten kan fungera tillräckligt väl på söndagar med färre poliser i tjänst.

-         I linje med målsättningen att polisen ska finnas nära och vara tillgänglig behöver tillräckligt många poliser arbeta inom fältverksamheten. Det borde vara möjligt att uppnå detta med nuvarande bemanning. Polisstyrkan måste anpassas så att tillräckligt många arbetar inom fältverksamheten och färre inom övriga enheter.

-         Arbetet inom utredningen bör kunna effektiveras om fler utredare är i tjänst på vardagar samtidigt som undersökningsledarna arbetar. Förutom att inbesparingar uppnås om söndagsarbete minskas till förmån för vardagsarbete möjliggörs även effektivare arbetssätt.

-         Antalet öppna ärenden inom polismyndigheten borde kunna minskas. Organisationsförändringen som nyligen genomförts är ett led i målsättningen att uppnå detta.

-         Alarmcentralen upplevs som malplacerad inom polismyndigheten. En naturligare plats är inom en central räddningsmyndighet för Åland.

 

 

 

4.  Granskning av vägunderhållsenheten

 

Granskning av vägunderhållsenheten ingår i Landskapsrevisionens granskningsplan för år 2018. Syftet har varit att bedöma om verksamheten fungerar effektivt och i enlighet med uppställda målsättningar. Granskningen har inriktats på förvaltningen och den interna styrningen och kontrollen.

 

De viktigaste slutsatserna och rekommendationerna från granskningen är följande:

 

-          Dokumentet ”Funktions- och standardbeskrivning för driftområde landskapet Ålands vägar, broar och hamnar” behöver uppdateras och godkännas av landskapsregeringen.

-         För att minska antalet tillståndsärenden gällande arbeten inom vägområdet borde ett anmälningsförfarande införas i åländsk lagstiftning på liknande sätt som i riket.

-          Landskapsregeringen borde i samband med renovering av Lemströms kanalbro investera i ny teknik som möjliggör fjärrstyrning vid öppning och stängning av bron. Detta skulle leda till minskat personalbehov. Extern part som redan har jourverksamhet skulle kunna ha övervakning och vid behov öppna och stänga bron.

-         Övertid som uppstår vid arbeten i skärgården kan tas ut då vädret inte tillåter bro- och hamnunderhållsarbete. Övertid som uppstår vid snöröjning och halkbekämpning kan tas ut då behovet av vägunderhåll är lägre. Övertiden borde kunna minskas, särskilt ständigt återkommande övertid inom bro- och hamnunderhållet.

-         Internfaktureringen borde slopas. Detta skulle leda till minskad administration och därmed ökad effektivitet i hanteringen av verksamheten. Utgifterna för drift och underhåll av vägar borde finnas på ett utgiftsmoment och inkomsterna på ett inkomstmoment. Uppföljning av vad olika underhållsåtgärder har kostat kan fås genom separat bokföring av tidrapporter.

-         Sommarberedskap inom vägunderhållet borde inte behövas. Räddningsmyndigheten borde åläggas skyldighet att se till att väg blir framkomlig och säker efter olycka. Vid större problem borde provisorisk framkomlighet med utplacering av varningsmärken kunna ordnas i avsikt att vägunderhållet åtgärdar problemen följande arbetsdag.

-         Beredskapsersättningen inom vägunderhållet kan upplevas som lukrativ. För tjänstemän med hög lön blir ersättningen oskäligt hög. Beredskapsersättningen borde ändras till att likna ersättningen för arbetsledare, dvs en lägre ersättning till fast belopp och ett högre påslag vid utryckning.

-         Utplacering av kameror i vägnätet leder till att väglagskontroll kan utföras på distans och därmed möjliggörs inbesparingar i vinterberedskapen. Framöver borde det räcka att en person har väderobservationsskyldighet och en fungerar som backup. Kamerorna möjliggör kortare körning vid besiktning av vägnätet samt snabbare utkommendering av snöröjare.

-         Vägunderhållsenheten kan effektiveras genom att ta i bruk ny teknik. Antal personal borde därför kunna minskas något, t.ex. om fjärrstyrning av Lemströms kanalbro införs. En privatisering av vägunderhållsenheten rekommenderas inte då detta sannolikt inte leder till betydande inbesparingar i landskapets budget. Därtill finns risken att privata monopol uppstår.

 

 

 

5.  Granskning av Ålands fiskodling, Guttorp

 

Ålands fiskodling i Guttorp har varit verksam sedan 1979. Vid anläggningen produceras yngel av öring, gädda och sik för utplantering.

 

Anläggningen har totalt 5 heltidsanställda samt tillfällig eller deltidspersonal för projekt och städning. Lönekostnaderna utgör den största utgiftsposten av nettoutgifterna (utan internhyra), vilka har uppgått till 343 - 395 000 euro de senaste åren. Intäkterna uppgår till cirka 80 000 euro/år och består av försäljning av yngel till fiskelag. Överskotten av yngel planteras ut som allmännyttiga.

 

Verksamhetens karaktär kräver beredskap eftersom alarm i anläggningen kräver omedelbar närvaro och åtgärd för att undvika eventuella större förluster av yngel. Kostnaden för beredskapen uppgår till 18 - 20% av lönekostnaderna för personal som har beredskapsskyldighet. Nuvarande system med beredskap enligt ett rullande schema för fyra personer anses optimalt och eventuella ändringar på detta för att minska kostnaderna måste ställas i relation till kostnadsinbesparingen och kostnad för eventuell förlust i produktionen.

 

Utsläppen från anläggningen utgör en stor del av miljöbelastningen i närliggande vattendrag. Först i samband med att lagen om miljöskydd trädde i kraft 2008 fastställdes gränsvärden för utsläpp av fosfor och kväve och regelbunden egenkontroll av utsläppsmängden inleddes. Fortfarande ligger fosformängden över de gränsvärden som fastställts av Ålands miljö- och hälsoskyddsmyndighet, men under 2019 ska en ny reningsanläggning anläggas, vilken bedöms få ner utsläppen under de fastställda gränsvärdena.

 

Följande rekommendationer har getts:

 

-         Fastighetsverket borde liksom övriga vattenägare årligen beställa yngel för utplantering och faktureras för detta.

-         Det har funnits en del oklarheter i krysslistorna. Avvikelser för en person gentemot de andra har noterats. Kontrollen av krysslistorna borde förbättras så att det blir lika för alla.

-         En timme övertid/dag som fås under beredskapsveckorna kan upplevas som schemalagd övertid och borde inte få förekomma. Den timme som registreras för tillsynen kvällstid borde innebära att en timme ordinarie arbetstid dessa dagar istället blir en beredskapstimme.

-          Enligt nuvarande schema arbetar man fulla dagar på lördagar och söndagar under beredskapsveckorna. Man borde se över behovet av arbetstid under lördag och söndag.

-          Man borde se över möjligheterna att investera i ny teknik i syfte att effektivera verksamheten.

-          Vid uppföljning av inverkan av det nya reningsanläggningssystemet bör man följa anvisningarna i beslutet från ÅMHM av den 2.7.2018 vad gäller provtagningar, men även vad gäller upprättandet av driftjournal.