Landskapsrevisorernas berättelse 2/2020-2021

                                                           BERÄTTELSE nr 2/2020-2021

                                                                                                           

                                                                         Datum                                                                                                                                                                                      Nr

                                                                08.03.2021                                                                                                                                                      16/2021

 

 

 

 

 

 

Till Ålands lagting

 

 

 

 

 

 

 

 

Landskapsrevisionens verksamhetsberättelse 2020

 

Landskapsrevisionen avger härmed till lagtinget sin i 7 § 3 mom. landskapslagen om Landskapsrevisionen avsedda berättelse om sin verksamhet under år 2020.

 

 

 

 

 

 

Mariehamn, den 8.3.2021

 

 

 

 

Dan Bergman

Landskapsrevisor

 

Bakgrund

 

Landskapsrevisionens granskning sker i form av årlig revision och effektivitetsrevision. Effektivitetsrevisionen har till syfte att bedöma om budgetmedlen har använts i enlighet med principerna om sparsamhet, effektivitet och ändamålsenlighet. Granskningen ska främja en sådan utveckling att landskapet med hänsyn till allmänna samhällsintressen får ett effektivt utbyte av sina insatser.

 

Landskapsrevisionen leds av landskapsrevisorn. En tjänst som revisor finns ytterligare vid myndigheten. Till tjänstens ansvarsområde hör i huvudsak revision av EU:s strukturfondsprogram i enlighet med EU-kommissionens bestämmelser.

 

Landskapsrevisorn beslutar självständigt vad som ska granskas och hur granskningen ska bedrivas samt om slutsatserna av granskningen. Landskapsrevisorn fastställer årligen en granskningsplan för Landskapsrevisionens verksamhet.

 

 

Revision av årsredovisningen

 

Revisionsberättelsen för finansåret 2019 överlämnades till landskapsregeringen den 16.6.2020.

 

Årsbidraget 2019 blev 14,6 MEUR vilket täckte avskrivningarna om 9 MEUR. Efter en extraordinär intäkt samt en ökning av reserverna (PAF-medel) visas ett underskott på sista raden om 2 MEUR.

 

Landskapets verksamhetskostnader ökade med 8 MEUR vilket utgör en ökning med 4,1 % från året innan. Personalkostnaderna ökade med 3,1 MEUR, köpta tjänster med 3 MEUR och materialanskaffningarna med 1,5 MEUR. Kostnaderna kan inte tillåtas öka som under de senaste åren om landskapets ekonomi ska fås i balans.

 

Likviditeten försämrades med ca 4,7 MEUR. Per 31.12.2019 uppgår de likvida medlen i balansräkningen till 56,8 MEUR. Samtidigt ökade likviditeten i landskapets fastighetsverk med ca 7,3 MEUR. Per 31.12.2019 uppgår de likvida medlen i fastighetsverkets balansräkning till 18,8 MEUR.

 

Revisionsberättelsen är publicerad på landskapsrevisionens webbplats www.revisionen.ax.

 

 

Effektivitetsrevision

 

Granskningen av Ålands hälso- och sjukvård (ÅHS) omfattade under 2020 riskhanteringen vid ÅHS’ stödfunktioner och dess koppling till den interna kontrollen samt schemaläggning och utnyttjande av personalresurser hos ÅHS.

 

ÅHS har inte heltäckande dokumenterade och strukturerade processer för riskhantering och intern kontroll gällande stödfunktionerna. ÅHS rekommenderas skapa ett ramverk eller matris för klassificering och bedömning av risker och att man med matrisen som bas gör strukturerade riskkartläggningar för att identifiera vilka risker som finns. På basis av riskkartläggningarna bör man besluta hur och vilka risker som ska åtgärdas samt vilka risker som kan accepteras. I granskningen framkom att riskansvariga inte alltid är utsedda. ÅHS rekommenderas arbeta med att tydligt definiera ansvarsområden inom hela organisationen och därmed främja arbetet med riskhantering.

 

Arbetet med riskhantering och intern kontroll fungerar till väsentliga delar ändamålsenligt inom ÅHS’ IT-enhet. Noteras ändå att dokumentationen i vissa fall är något bristfällig och man bör sträva efter att förbättra dokumentationen för att minska risken för att fel sker samt för att minimera personberoendet inom enheten. I löneräkningsprocessen har det identifierats en del brister. ÅHS rekommenderas åtgärda de identifierade bristerna i samband med bytet av lönesystem, då det är ett bra tillfälle att göra förändringar i lönerutinerna. Det vore även fördelaktigt om man efter systembytet satsar på att dokumentera de interna processerna.

 

Beträffande schemaläggning och utnyttjande av personalresurser hos ÅHS framförs följande:

 

1.       Schemaläggningen i sin nuvarande form är för statisk, eftersom den inte beaktar det aktuella vårdbehovet på de olika avdelningarna. Vårdbehovet borde fås med i processen på ett naturligt sätt. Ett system för mätning av vårdtyngden skulle kunna leda till en effektivare användning av personalresurser. Det skulle möjliggöra att vårdbehovet beaktas på ett mer objektivt sätt då man bedömer behovet av kompetent personal.

2.       Nuvarande program för schemaläggning och resursplanering beaktar inte den aktuella beläggningen och vårdtyngden utan innehåller endast de grunduppgifter om resursbehovet som har lagts in. ÅHS rekommenderas utvärdera om det skulle vara ändamålsenligt att byta till ett modernare resursplaneringsprogram. 

3.       Processen för schemaläggning och resursplanering innehåller få funktioner som skulle ge de ansvariga stöd i beslutsfattandet. Sådana funktioner kunde till exempel vara skriftliga interna direktiv gällande resursplanering och schemaläggning eller på förhand bestämda kriterier för när extra personal ska tas in till ett skift. ÅHS rekommenderas arbeta med att få in objektiva kriterier i processerna, samt att man sedan utvärderar dessa kriterier kontinuerligt.      

4.       Nuvarande budgeteringsrutiner lyckas inte skapa incitament för de budgetansvariga att använda personalresurser på ett så effektivt sätt som möjligt. En orsak till detta är att det saknas koppling mellan prestationer, budget och kostnaderna.

 

 

Utöver granskningen av ÅHS granskades miljöbyrån, projekt västra Föglö samt Ålands musikinstitut.

 

För miljöbyrån innebär EU-ärendena en hel del arbete vilket man i regel klarar av att sköta på ett förtroendegivande sätt. Bemanningen på miljöbyrån bedöms vara tillräcklig. Kraven på att leverera resultat borde i en del fall höjas. Särskilt större och komplicerade frågor avancerar inte i tillräckligt snabb takt. Landskapsregeringen borde anta en ny vattenlag för att det ska vara möjligt att komma framåt i viktiga frågor såsom framtagning av vattenskyddsföreskrifter och utveckling av fiskodlingsverksamheten på Åland. Man borde överväga att samla alla landskapets veterinärer hos ÅMHM för att stärka kunskapsutbyte och -utveckling. I de fall landskapsregeringen ansvarar för handläggningen av ärenden inom veterinärområdet kan beredningsexpertis och beslutsstöd köpas in av ÅMHM. Ändringar i lagstiftningen för att åstadkomma en sådan organisation borde om möjligt genomföras.

 

Ålands musikinstituts kostnader har ökat från 2017 till 2020 med 235 000 euro eller drygt 20%. Från 2020 till 2021 är budgetökningen 59 000 euro eller drygt 4%. Det är anmärkningsvärda ökningar med tanke på vilken typ av verksamhet det är fråga om. I ekonomiskt svåra tider finns motiv för att inbesparingskrav ställs. Bredden på musikundervisningen är generös för åländska förhållanden. Ambitionsnivån kunde sänkas och inriktas på instrument med många elever.

 

Infrastrukturdelen av projekt västra Föglö har skötts på ett förtroendegivande sätt medan det har funnits en del brister i styrningen och riskhanteringen gällande upphandlingen av totalentreprenad med elhybrid-färja. Den tekniska samordningen av projekten har hanterats väl medan samordningen av upphandlingarna i förhållande till planerad trafikstart inte fungerat tillfredsställande. Hanteringen av projekten kännetecknas av brådska. Landskapsregeringen borde ha insett att besvär mot erhållet miljötillstånd sannolikt skulle inlämnas. Det togs inte hänsyn till en uppenbar risk för försenad trafikstart och eventuella kostnader detta kunde medföra för landskapet.

 

Lagtinget godkände fullmakten för totalentreprenaden i budget 2018, vilket inte var förenligt med lagtingsordningens § 54. Det borde vara naturligt att en fullmakt i en budget innehåller belopp. Att lagtinget skulle ge en fullmakt in blanco har knappast varit avsikten. Att ingen tjänsteman vare sig på landskapsregeringen eller lagtingets kansli observerade den bristfälliga fullmaktsskrivningen är synnerligen förvånande. I detta skede framkom inte heller av den politiska behandlingen att det skulle vara problem med fullmaktsskrivningen.

 

Anbuden var betydligt högre än angivet värde i upphandlingsföreskriften. Den årliga kostnaden för Föglölinjen skulle öka väsentligt. Det var fråga om en mycket stor upphandling för landskapet. Det var möjligt att säga upp avtalet om lagtinget inte beviljar medel. Det fanns goda motiv att föra frågan till lagtinget innan man gick vidare. Olika politiska viljor har lett till en rättsprocess där risken finns att landskapet åläggs betala betydande belopp i ersättning. Det är inte förtroendegivande – varken bland befolkningen eller inom den politiska sfären – att med alla medel driva igenom en politisk vilja nära inpå ett val när man misstänker att detta inte är möjligt efter valet. Bred politisk enighet bör nås när stora investeringar ska göras.

 

 

Upphandling av en revisionstjänst genomfördes inte som planerat under 2020. Detta medförde att en planerad granskning sköts upp till följande år och att budgeten underskreds väsentligt. I februari 2021 överlämnades en berättelse med resultaten från effektivitetsrevisionen till lagtinget. Berättelsen innehåller följande rapporter:

 

Effektivitetsrevision – riskhanteringen vid ÅHS´ stödfunktioner och dess koppling till den interna kontrollen – BDO Audiator 20.1.2021

Effektivitetsrevision – schemaläggning och utnyttjande av personalresurser hos ÅHS – BDO Audiator 20.1.2021

Granskning av miljöbyrån – Landskapsrevisionen 8.12.2020

Granskning av projekt västra Föglö – Landskapsrevisionen 22.2.2021

Granskning av Ålands musikinstitut – Landskapsrevisionen 23.2.2021

 

Granskningsresultaten i sin helhet framgår av rapporterna vilka publicerats på landskapsrevisionens webbplats www.revisionen.ax.

 

 

EU-revision

 

Landskapsrevisionen ansvarar för granskningen av EU:s strukturfondsprogram på Åland i enlighet med de bestämmelser som EU-kommissionen utfärdar. Granskningen omfattar programmen för Europeiska regionala utvecklingsfonden (ERUF), Europeiska socialfonden (ESF) och Europeiska havs- och fiskerifonden (EHFF). Ytterligare granskar Landskapsrevisionen projekt som bedrivs på Åland inom det gränsöverskridande samarbetsprogrammet Central Baltic Interreg V A.

 

EU-revisionen kan indelas i två delar, dels granskningen av stöd till enskilda insatser, dels systemgranskningar av respektive strukturfonds förvaltnings- och kontrollsystem.

 

För ERUF/ESF respektive EHFF avges årligen ett revisionsuttalande och en kontrollrapport. Granskningsresultaten behandlas därefter vid ett årligt samordningsmöte i Bryssel.

 

Under 2020 upptäcktes inga väsentliga felaktigheter i granskningarna av insatser inom ERUF/ESF- programmet. Vid insatsgranskningar inom EHFF-programmet upptäcktes en felaktighet som föranledde en rekommendation om återkrav samt vidare utredning av motsvarande beviljade stöd. Som ett resultat av detta avlyftes ett oklart belopp om 3 627,15 euro från räkenskaperna för vidare utredning.  Den totala felprocenten som rapporterades i den årliga kontrollrapporten för EHFF uppgår till 1,24% vilket underskrider väsentlighetsgränsen på 2%. Ett revisionsuttalande utan reservation har avgetts för både ERUF/ESF- och EHFF programmet för räkenskapsperioden 1.7.2019-30.6.2020.

 

En systemgranskning av den attesterande myndigheten inom både ERUF/ESF- och EHFF programmet gjordes under året. Konstaterades att den attesterande myndigheten fungerar, men vissa förbättringar behövs. Därtill gjordes en uppföljning av tidigare gjord systemgranskning av förvaltningsmyndigheten inom EHFF. Konstaterades att det skett förbättringar gällande de brister som iakttogs vid tidigare granskning. 

 

Följande granskningsrapporter avlämnades 2020:

-        2 st. granskningar inom ERUF

-        3 st. granskningar inom ESF

-        5 st. granskningar inom EHFF

-        1 st. systemgranskning inom ERUF/ESF

-        2 st. systemgranskningar inom EHFF

-        1 st. granskning inom Central Baltic Interreg V A programmet

-        Revisionsuttalande ERUF/ESF 2020

-        Årlig kontrollrapport ERUF/ESF 2020

-        Revisionsuttalande EHFF 2020

-        Årlig kontrollrapport EHFF 2020

 

 

Valfinansieringen

 

Enligt Landskapslagen om valfinansiering (ÅFS 2011:17) ska redovisningsskyldiga lämna in redovisning över sin valfinansiering till Landskapsrevisionen. Redovisningarna ska lämnas in inom tre månader efter det att valresultatet har fastställts. För valen 2019 innebar detta att redovisningarna skulle vara inlämnade senast den 24.1.2020.

 

Inför valet tog Landskapsrevisionen fram anvisningar samt redovisningsblanketter vilka publicerades på webbplatsen www.val.ax. Inkomna redovisningar har efter hand publicerats på webbplatsen.

 

I enlighet med 9 § 4 mom. landskapslagen (2011:17) om valfinansiering avgav Landskapsrevisionen den 15.4.2020 en berättelse över redovisningar av valfinansiering till lagtinget.

 

 

Övrigt

 

Nordens Institut på Åland granskades och revisionsberättelse överlämnades till direktören samt sändes till Rigsrevisionen i Danmark.

 

Ålands självstyrelses 75-års jubileumsfond granskades och revisionsberättelse överlämnades till kanslikommissionen.