Meddelande 7/2013-2014
|
|
| ||
|
| MEDDELANDE nr 7/2013-2014 | ||
| Datum |
| ||
| 2014-05-15 |
| ||
|
|
|
| |
|
|
|
| |
|
|
|
| |
|
| Till Ålands lagting |
| |
|
| |||
|
| |||
|
| |||
|
| |||
Åtgärder med anledning av effektivitetsrevisionen
Lagtinget har i enlighet med 7 § landskapslagen om Landskapsrevisionen delgivit landskapsregeringen en berättelse med resultaten från effektivitetsrevisionen.
Berättelsen innehåller dels granskning av Ålands hälso- och sjukvård och dels granskning av Ålands gymnasium.
Landskapsregeringen meddelar med anledning av detta vilka åtgärder den avser vidtaga i anledning av berättelsen.
|
Mariehamn den 15 maj 2014 | |
|
L a n t r å d |
Camilla Gunell |
|
Vicelantråd |
Roger Nordlund |
INNEHÅLL
Budgetprocessen samt andra system för uppföljning och kontroll
Fakturering, kassa- och kundreskontrarutiner
Det nya tjänstekollektivavtalet för lärare
Ålands hälso- och sjukvård
Allmänt
Granskningen av Ålands hälso- och sjukvård (ÅHS) omfattar:
- Budgetprocessen samt andra system för uppföljning och kontroll
- Fakturering, kassa- och kundreskontrarutiner
- Lagerhantering
Därtill konstateras i berättelsen att en del viktiga IT – system inte lever upp till de krav som kan ställas idag. Eftersom granskningar inom IT-området nyligen genomförts behandlas detta inte i den nu aktuella granskningsberättelsen utan det kommer att behandlas mer ingående under kommande år.
Budgetprocessen samt andra system för uppföljning och kontroll
Bland rekommendationerna lyfter Landskapsrevisionen särskilt fram behovet av en förbättrad intern styrning och kontroll. ÅHS borde göra en risk-analys innefattande den kontroll och övervakning som behövs för att reducera risker och nå uppställda mål. Det räcker inte att ledningen av erfarenhet vet var risker och svagheter finns i verksamheten, detta behöver också dokumenteras på ett systematiskt sätt.
Det kan konstateras att hälso- och sjukvård är ett område där ett systematiskt kvalitetsarbete är viktigt för att uppnå god kvalitet i verksamheten. ÅHS konstaterar att de lagt ner mycket arbete under många år för att kvalitetsutveckla. Landskapsregeringen anser, liksom ÅHS, att detta arbete bör kompletteras med en systematiserad intern kontroll med riskanalyser som dokumenteras. ÅHS har meddelat att myndigheten har för avsikt att under år 2014 påbörja arbetet på den övergripande nivån.
Landskapsrevisionen lyfter fram ett antal rekommendationer som rör budgetering och redovisning särskilt avseende avskrivningar samt personalkostnader i budgetuppföljningen och bokföringen. Landskapsregeringen konstaterar med anledning av detta att finansavdelningen och ÅHS gemensamt från hösten 2013 arbetar med ett projekt vars målsättning är att skapa en gemensam ekonomimodell och samordnad ekonomiförvaltning. Utvecklingsarbetet ingår därmed i arbetet med en ny budgetstruktur och nya budgeteringsprinciper för hela landskapsförvaltningen. Arbetet är inriktat på att kapitalkostnaderna ska hanteras på ett liknande sätt som inom kommunerna och således ges synlighet även i samband med budgeteringen av driftskostnaderna. Avsikten är således att genom åtgärderna säkerställa att en rättvisande bild av ekonomin i enlighet med vad som avses 19 § LL (2012:69) om landskapets finansförvaltning kan ges för såväl ÅHS som landskapet som helhet. Tidplanen går ut på att det nya systemet ska vara i bruk för finansåret 2015.
De rekommendationer som berör de grundläggande gemensamma principerna och i de fall en gemensam redovisningspraxis bör uppnås kommer att övervägas i anslutning till samordningen av ekonomiförvaltningen.
Fakturering, kassa- och kundreskontrarutiner
Enligt Landskapsrevisionens granskningsrapport fungerar fakturering, kassa- och kundreskontrarutiner i huvudsak tillfredsställande. Främst konstateras att den interna kontrollen inom kassahanteringen kan förbättras genom ibruktagande av personliga inloggningar i IT-systemet, vilket medför att farliga arbetskombinationer kan undvikas.
ÅHS personal har personliga inloggningar, men i vissa situationer är det inte praktiskt möjligt att använda dem. På kort sikt är det svårt att genomföra de i sig önskvärda förändringaran på grund av praktiska omständigheter och utformningen av det nuvarande systemstödet. Vid en eventuell upphandling av ett nytt systemstöd för kassahanteringen kommer rekommendationen att beaktas. Rutinerna kan eventuellt utvecklas i samband med förbättrad inloggning men inte heller detta erbjuder en lösning på kort sikt.
Lagerhantering
Lagerhanteringen inom ÅHS lider enligt granskningsrapporten av brister i de IT-system som används, både när det gäller centrallagret och läkemedelscentralen. Antal personal som arbetar med lageradministrationen förefaller vid en första anblick att vara ganska stort. En bidragande orsak kan vara att IT-systemen inte stöder verksamheten i tillräckligt hög utsträckning. Avsikten är att byta ut båda lagersystemen och att samordna upphandlingen med övriga landskapsförvaltningen. ÅHS bör driva på i den här processen.
ÅHS konstaterar att det nuvarande lagerssystemet i och för sig bygger på en bra grundidé men att det inte uppfyller kraven på god kvalitet vare sig bokföringsmässigt eller IT-tekniskt. Landskapsregeringen och ÅHS anser att upphandlingen av ett nytt lagerssystem lämpligen kan genomföras som ett projekt inom ÅDA, d.v.s. i samverkan med de offentliga myndigheter på Åland som har behov av ett lagerssystem och intresse av att medverka. Upphandlingen kan dock genomföras tidigast under år 2015.
Ett problem som konstaterats beträffande läkemedelslagret är att ÅHS numera är den enda kunden för det befintliga systemet och att något annat system anpassat för läkemedelshantering i Finland inte finns att tillgå på svenska.
Personalbehovet inom centrallagret påverkas förutom av IT-systemet även av att personalen deltar aktivt i upphandlingen av lagervaror och utveck-lingen av rutinerna för förbättrad varulagerhantering såväl inom själva lagret som på de olika verksamhetsenheterna. Personalbehovet inom läkemedelscentralen påverkas av att verksamheten, som övervakas av Fimea, ställer höga - och därmed resurskrävande - krav på kvalitet och intern kontroll.
I Landskapsrevisionens berättelse över effektivitetsrevisionen konstateraras även att ett uppenbart problemområde inom ÅHS verksamhet är att en del viktiga IT-system inte lever upp till de krav som skäligen kan ställas idag.
Landskapsregeringen noterar att IT – systemen inom ÅHS är av varierande kvalitet och ålder. Digitaliseringen av t.ex. röntgenutrustningen har genomförts i ett relativt tidigt skede men, som ÅHS konstaterat, har utvecklingen av systemstöd och den tekniska plattformen generellt sett inte varit ett tillräckligt högt prioriterat område.
Utvecklingen av verksamheten vid ÅHS kommer att kräva att IT – stödet ges högre prioritet framöver. För kunna genomföra IT – utvecklingen på ett för landskapet totalt sett så kostnadseffektivt som möjligt är den angeläget att utvecklingen genomförs i samverkan med övriga offentliga myndigheter på Åland. ÅHS har därför aktivt deltagit i arbetet med Ålands digitala agenda, ÅDA.
Ålands gymnasium
Allmänt
Landskapsrevisionens granskning av Ålands gymnasium koncentrerar sig på bildandet och framväxten av dess nuvarande organisation, processen kring införandet av ett nytt tjänstekollektivavtal samt hur tjänstekollektivavtalet förverkligats. Pedagogiska frågor berörs inte i granskningen med hänvisning till att landskapsregeringen inom ramen för utbildnings- och kulturavdelningens verksamhet avser att göra en uppföljning av Ålands gymnasiums verksamhet. Då den är genomförd finns förutsättningar att göra en mer helhetsmässig bedömning av effekterna av reformen.
Ålands gymnasium bildades 1.8.2011. Organisationens tillblivelse förbereddes under ett knappt år. Även om en fusion av skolorna på gymnasialstadiet varit aktuell under en lång rad av år så kunde en detaljplanering inte äga rum innan förvaltningschefen tillträdde i slutet av mars 2011. En grundplanering gjordes dock inom olika specifika områden för att underlätta implementeringen av den nya lagstiftningen.
Ålands gymnasium är en myndighet som upprätthåller två skolor, Ålands lyceum och Ålands yrkesgymnasium som bildades av samtliga yrkesutbildande skolor. De tidigare skolorna hade olika skolkulturer, olika planeringsrutiner, olika sätt att lösa undervisningsrelaterade frågor samt olika väldokumenterade styrdokument för den undervisning som skulle bedrivas. Det är naturligt att den nya myndigheten inte över en natt kunde skapa en egen identitet utan att förvaltnings- och ledningskulturer från de tidigare organisationerna levde kvar. Ålands gymnasiums nytillträdda ledning stod därtill inför många akuta problem att lösa kring sitt utbildningsuppdrag. Till följd av svårigheter med schemaläggningen hamnade en del studerande i kläm och en negativ bild av organisationen målades upp i media. Detta skapade ytterligare störningar och slitningar i myndigheten.
Ett nytt tjänstekollektivavtal bidrog till att öka osäkerheten kring de praktiska undervisningsarrangemangen vid tillämpningen av avtalet. Det nya tjänstekollektivavtalet byggde på ett helt nytt tänkesätt gällande arbete och värdering av en lärares arbetsinsatser. Skolans ledning hade en viss erfarenhet av liknande tjänstekollektivavtal från tidigare men det saknades bl.a. samordnade rutiner för att skapa och fastställa arbetsplaner för lärarna. Sådana rutiner var en förutsättning för att kunna tillämpa det nya tjänstekollektivavtalet på ett ändamålsenligt sätt. Eftersom planeringen för skolans verksamhet måste färdigställas i god tid före skolårets början och då det är svårt att ändra undervisningsarrangemangen under den tid för vilken arbetsplanerna gjorts upp påverkar arbetsplanerna kostnaderna under en lång tid. I efterhand kan därför konstateras att man borde ha lagt större vikt vid arbetsplanerna redan i initialskedet av myndighetens verksamhet.
I revisionsrapporten dras slutsatser om att det nya tjänstekollektivavtalet fördyrat Ålands gymnasiums verksamhet. Långtgående slutsatser gällande kostnadsutvecklingen enligt nuvarande avtal i förhållande till tidigare avtal är dock svåra att dra. En prognostisering av kostnadsutvecklingen kräver beaktande av en mängd parametrar men ger knappast ett entydigt resultat för den skull. Landskapsregeringen hade under många års tid haft diskus-sioner med tjänstemannaföreningarna angående ett årsarbetstidsavtal för lärarna och särskilt i samband med den s.k. Struktur -07 reformen. Systemet med undervisningsskyldighet uppfattades av vardera parten som omodernt och oändamålsenligt med beaktande av att en allt större del av lärarnas arbete består av annat än katederundervisning vilket historiskt varit normen. Löneskillnaderna mellan olika gymnasielärare ansågs vara stora. Därtill ansågs skillnaden i lönenivån mellan unga lärare utan erfarenhet och lärare med lång tjänstgöringstid vara omotiverat stor. Det fanns alltså sedan länge från olika håll ett uppdämt tryck för en förnyelse av tjänstekollektivavtalet för undervisningspersonalen och en förnyelse ansågs naturligt sammanfalla med skapandet av den nya myndigheten. De olägenheter som ansågs förknippade med det tidigare avtalet skulle också ha påverkat kostnadsutveck-lingen i enlighet med den tidigare modellen, speciellt i kombination med omorganisationen.
Det kan också tänkas att de initialsvårigheter som präglade skolans verksamhet gällande periodisering, schemaläggning, tilldelning av arbetsuppgifter och överblick även skulle ha bidragit till en ökad mängd anställda om de gamla tjänstekollektivavtalen skulle ha gällt. Därtill skulle Ålands gymnasium haft att brottats med problem som uppstått på grund av olikheter i tjänstekollektivavtalen, olika tolkningspraxis samt olikheter i tilldelning av timresurs per studievecka som var ett resultat av de tidigare tjänstekollektivavtalen och skolornas separata beslutsorgan. Det är således enligt landskapsregeringens uppfattning oerhört svårt att ens i efterhand säga om det hade varit ett bättre handlingsalternativ att förkasta förhandlingsresultatet beträffande det nya avtalet och i stället söka en förhandlingslösning utgående från den tidigare avtalskonstruktionen.
Kommentarer till slutsatser
Det nya tjänstekollektivavtalet för lärare
Landskapsrevisionen framför att landskapsregeringens avtalsförhandlingsfunktion måste driva för arbetsgivaren viktiga frågor kraftfullare i avtalsförhandlingarna. Funktionen måste förstärkas med verksamhetsansvariga/kunniga när det är fråga om viktiga avtal som i detta fall. Avtalsförhandlarna behöver aktivt stöd av finanschefen, berörd avdelningschef samt landskapsregeringens högsta tjänsteman.
Även landskapsregeringen anser att en förstärkning av arbetsgivarens förhandlingsverksamhet är motiverad och att samspelet med respektive verksamhetsansvariga då är väsentligt. Det förutsätter emellertid en klar identifiering med rollen som arbetsgivare hos de involverade. Hur förbättringar i förhandlingsprocessen ska åstadkommas är och kommer även framöver att vara föremål för överväganden. På sikt bör även en samordning med den kommunala sektorns förhandlingar eftersträvas.
Landskapsregeringen och Ålands gymnasium har i det nu aktuella fallet vardera uppfattningen att ansvariga inom myndigheten framöver ska delta i åtminstone i de förhandlingar som specifikt berör myndigheten.
En slutsats i granskningsrapporten är att endast de fackförbund som har medlemmar anställda inom Ålands gymnasium borde delta i avtalsförhandlingarna. Bland slutsatserna konstateras även att det av rättviseskäl inte skall vara möjligt för någon yrkesgrupp att förhandla sig till löneförhöjningar både i de allmänna förhandlingarna och i separata förhandlingar.
Enligt det gällande huvudavtalet från år 2003 ska förhandlingar i avsikt att ingå, ändra eller förnya tjänstekollektivavtal föras mellan Ålands landskapsstyrelse som arbetsgivarpart och de undertecknande fackorganisationerna som företrädare för landskapets tjänstemän. Förhandlingarna är samfällda om inte ärendets speciella beskaffenhet föranleder annat. Konstruk-tionen gör att ett frångående av samfällda förhandlingar i praktiken förutsätter att de som inte deltar i förhandlingarna avstår frivilligt. Tanken bakom konstruktionen är att rimligheten i förhandlingsresultaten ska kunna bedömas av samtliga organisationer som deltar i tjänstekollektivavtalsförhandlingarna. I de diskussioner som förs med fackorganisationerna om utvecklande av förhandlingsverksamheten kommer frågor som ansluter sig till de av Landskapsrevisionen framförda synpunkterna att dryftas.
Landskapsrevisionen anser att landskapsregeringen bör kunna förbättra kalkyleringen av kostnadsökningar som tecknande av tjänstekollektivavtal förväntas leda till.
Landskapsregeringen konstaterar att ett nytt personaladministrativt system kommer att upphandlas. Inom ramen för Ålands digitala agenda tas för närvarande fram en kravspecifikation i vilken det finns krav på både verktyg för kalkylering i samband med förhandlingar och prognostisering. I det här fallet var dock den största svårigheten att överblicka hur lärarnas arbetstid i praktiken skulle utnyttjas, d.v.s. hur avtalet skulle implementeras då arbetsplanerna gjordes upp.
Landskapsrevisionen anser att om kalkylerna är osäkra borde valet att inte ingå avtal finnas med som ett starkt alternativ. Även om det alternativet i detta fall skulle ha orsakat stor oreda när Ålands gymnasium bildades.
Synpunkter i anslutning till denna slutsats framförs i det allmänna avsnittet ovan. Det kan dock ytterligare konstateras att LL om gymnasieutbildning utfärdades i februari 2011, vilket innebär att lagen i praktiken var klar när landskapsregeringen förhandlade om ett nytt avtal, vilket ökade pressen för arbetsgivaren att ingå ett avtal. Det försämrade också arbetsgivarens förhandlingsposition. Som ovan framkommit skulle det ha även lett till betydande problem att följa eller omförhandla de tidigare avtalen för de sex skolor som sammanfördes till den nya myndigheten.
I granskningsrapporten framför Landskapsrevisionen en del slutsatser som berör förhållandet mellan undervisningstid och lärarnas arbetstid i dess olika former.
I rapporten påpekas bl.a. att lärarna rent generellt fått mindre undervisning med stöd av det nya avtalet samtidigt som lärarna tilldelas ett stort antal timmar för annat arbete och för samarbete, lärare och lärargrupper emellan. En målsättning med det nya avtalet var att lyfta fram de mångfacetterade och tidskrävande arbetsuppgifter som idag ingår i läraryrket. Avtalet i sig behöver inte innebära mindre undervisning men om det schablonmässigt tillämpas på alla lärare utan prövning av ändamålsenligheten och annan lämplighet kommer det att innebära behov av kompletterande resurser vilket är kostnadsdrivande. Grunden finns i fördelningen av ren undervisning och undervisningsrelaterat för- och efterarbete i årsarbetstidsavtalet. Årsarbetstidsavtalet har en s.k. generalklausul (9 § avsnitt 1) som stipulerar att man kan göra avvikelser från tidsangivelserna för reglerad arbetstid och förtroendearbetstid, dvs. för undervisning och undervisningsrelaterat för- och efterarbete. Nuvarande årsarbetstidsavtal går ut 31.7.2015 och i samband med kommande avtalsförhandlingar kan eventuella förändringsförslag tas upp. Det kan i detta skede vara skäl att fästa stor uppmärksamhet vid tillämpningen framöver samtidigt som man beträffande övergångsperioden behöver ha viss förståelse för att det i den rådande situationen kunde vara svårt att förutse effekterna. Man måste ändå ha i minnet att tiden var knapp och undervisningen skulle säkras för studerandena som befann sig mitt i skarven mellan det gamla och det nya. Landskapsregeringens uppfattning är att myndigheten undan för undan har effektiverat sin verksamhet på den här punkten och att man har lyckats åstadkomma en positiv förändring.
Lärarnas undervisningstid är indirekt kopplad till studerandes garanterade undervisningstid. Den garanterade undervisningstiden finns reglerad i förordning. I lärarnas avtalsenliga tilldelning av tid för undervisning i en kurs eller studievecka ingår förutom den garanterade undervisningstiden även tid för förberedelse- och efterarbete. Landskapsrevisonen påpekar olägenheter med anledning av skrivningarna i förordningen dels på grund av att lärare får ersättning för tid som är omöjlig att schemalägga och dels på grund av den knappa tilldelningen av undervisningstid inom yrkesundervisningen. Landskapsregeringen avser att se över nuvarande skrivningar i förordning. Det är uppenbart frågan om brister i systemet som i samarbete med de berörda behöver rättas till för att garantera undervisningens tillräckliga volym och innehåll relaterat till studerandenas eget ansvar för ökande självstudier med hjälp av utvecklade och moderna styrdokument och verktyg.
Landskapsrevisionen för fram en synpunkt om att arbetsgivaren borde utnyttja sitt tolkningsföreträde i avtalsfrågor kraftfullare än hittills.
Landskapsregeringen konstaterar att myndighetens ledning tillsammans med avtalsbyrån vid finansavdelningen under läsåret 2013 – 2014 gått igenom hur avtalet bör tolkas i avsikt att fördjupa kunskapen om avtalet och nå en enhetlig tolkning bland rektorer och biträdande rektorer. Ålands gymnasium har utarbetat och förankrat ett skriftligt tolkningsdokument inför arbetet med arbetsplanerna för läsåret 2014 – 2015. Landskapsregeringen anser att myndigheten därmed verkar på ett sätt som står i överensstämmelse med Landskapsrevisionens synpunkt.
Landskapsrevisionen anser att ledningen måste förbättra schemaläggningen och planeringen för att kunna eliminera övertid.
Landskapsregeringen konstaterar att myndigheten successivt har åstadkommit förbättringar. För läsåret 2013 – 2014 utfördes en planering och schemaläggning som utgår från att övertid enbart ska förkomma vid lärares sjukfrånvaro. Planeringen och schemaläggning inför läsåret 2014 – 2015 är långt framskriden och utförs så att oplanerad övertid, förutom i samband med sjukdomsfall, inte ska uppstå.
Personalsituationen
Landskapsrevisionen anser i sin granskningsrapport att städfunktionen bör ses över.
Ålands gymnasium har under hösten 2013 sett över städfunktionen i sina lokaler. En ändring av funktionen planeras som bäst med sikte på att fr.o.m. 1.8.2014 minska antalet städare med fyra personer. Personalminskningen sker genom naturlig avgång.
Landskapsrevision konstaterar att antalet lärare har ökat inom Ålands gymnasium och anser att en översiktlig jämförelse med Optima i Jakobstad tyder på att antalet lärare är för högt.
Landskapsregeringen konstaterar att det till följd av avvikande förhållanden, bl.a. beträffande tjänstekollektivavtalet, är svårt att göra en rättvisande jämförelse med skolor i riket. I landskapet har man eftersträvat en diversi-fierad utbildning med många olika utbildningsprogram. Skolhusen är i hög utsträckning utformade för grupper om 12 studerande i praktisk undervisning och 24 i teoretisk undervisning. Denna omständighet försvårar en förstoring av gruppindelningen i besparingssyfte men mindre grupper ger å andra sidan ett pedagogiskt mervärde som kan anses motsvara den högre kostnaden. Vare sig landskapsregeringen eller Ålands gymnasium anser att de kostnader som en utbyggnad av de verkstäder och andra utrymmen begränsar gruppstorlekarna skulle medföra är motiverade med beaktande av att årskullarna kommer att minska under de kommande åren och problemet därmed att avta.
Landskapsrevisionen anser att Ålands gymnasium borde ta fram en plan över hur man kan omorganisera och minska personalen genom naturlig avgång.
Ålands gymnasium konstaterar att konsolideringen av den nya myndigheten har lett till en mycket hög arbetsbelastning varför tiden inte medgett utarbetande av en sådan plan. Synpunkten har dock noterats och ledningen har fått i uppdrag att så snart tiden det medger utarbeta en personalförsörjningsplan.
Budgetprocessen och ekonomisk uppföljning
Landskapsrevisionen anser att ekonomifunktionen måste ta ett fastare grepp om budgetprocessen och stöda ledningen bättre än hittills samt att Ålands gymnasium måste arbeta fram en bättre ekonomisk uppföljning. Landskapsrevisionen pekar samtidigt på en del områden där kvalitetsförbättringar måste nås.
Det kan i sammanhanget konstateras att sammanslagningen av de olika skolorna innebar att även deras ekonomifunktioner med lite olika system och kultur skulle sammanfogas, vilket innebar en del svårigheter. I och med en organisationsförändring 2013 och genom att organisationen fått större stabilitet har alla i ledningen fått ett starkare grepp om ekonomi och ekonomiuppföljning. Ålands gymnasium har sedan början av år 2013 haft fokus på budgetberedning och – uppföljning i avsikt att hålla fastslagna budgetramar. En modell för ekonomisk uppföljning har utarbetats. De som inom myndigheten har ett budgetansvar har en specificerad budget för året och får en månatlig uppföljning. Ålands gymnasium har i samarbete med finansavdelningen utarbetat en ny struktur för konton så att uppföljning kan ske på ett korrekt och överskådligt sätt. Landskapsregeringens nuvarande ekonomi- och lönesystem har dock vissa begränsningar som gör det detaljerade uppföljningsarbetet arbetsdrygt och personalkrävande. I det gemensamma utvecklingsarbetet inom ÅDA ingår upphandling av nytt lönesystem med funktionella krav för en väl utvecklad IT-integration för att skapa mer resurseffektiva processer. I den pågående utvecklingen av ett nytt ekonomisystem ingår funktionalitet för en smidigare fakturahantering varför Ålands gymnasiums behov bedöms bli tillgodosedda då det nya ekonomisystemet tas i bruk.
Styrelsen för Ålands gymnasium konstaterar att arbetet med ekonomifrågorna gett positivt resultat som nu även avspeglar sig i kostnadsutvecklingen. Styrelsen för myndigheten har även beslutat anlita extern expertis för att överväga personalbehovet och behovet av förstärkningar inom området.
Enligt Landskapsrevisionen har kostnadseffektiviteten inom Ålands gymnasium försämrats märkbart eftersom kostnaderna stigit och antal studerande sjunkit. En kalkyl utgående från antal studerande i medeltal 2013, utgiften per studerande 2011, inflationsjustering 2 % per år samt beaktande av utgiftsökningar på grund av utökad verksamhet ger vid handen att budgetramen borde ligga kring 16.000.000 € år 2014. Utvecklingen är enligt Landskapsrevisionen alarmerande.
Ålands gymnasium framför att själva uppstarten av myndigheten i sig har medfört en del kostnader. IT – funktioner har byggts ihop vilket liksom profilering och marknadsföring ger en del initiala kostnader. Det bör även noteras att en del verksamheter, såsom den samåländska elevantagningen, läroavtalsutbildningen och vuxenutbildningen, inte ingick i de tidigare skolornas verksamhet och därmed inte heller i deras kostnader.
Styrelsen för Ålands gymnasium poängterar att kostnadseffektiviteten inte kan mätas efter tre år utan att det krävs en längre tid.
Landskapsregeringen konstaterar för sin del att kostnadseffektiviteten kommer att vara föremål för fortsatt uppmärksamhet och bör beaktas vid utformningen av utbildningsprogram och dimensionering. En central aspekt är hur heltäckande utbildningsutbud man kan anse att det är ekonomiskt möjligt och ändamålsenligt att upprätthålla på Åland.
Schemaläggningen
Landskapsrevisionen anser att schemaläggningen måste förbättras och bli klar i god tid för alla utbildningsprogram och pekar på risker förknippade med frånvaro på vissa funktioner.
Ålands gymnasium framför att schemaläggningen fungerat för Ålands lyceum och sedan år 2012 för sjöfartsprogrammet. Den bristfälliga schemaläggningen vid Ålands yrkesgymnasium har sin grund i bristande dokumentation av studieavsnitt i förhållande till fastställda läroplaner. Myndigheten konsterar även att det numera finns personella resurser fördelade för schemaläggning och att de biträdande rektorerna är insatta och delaktiga i utformandet av scheman inom sina ansvarsområden. Schemaläggningen har från läsår till läsår fungerat allt bättre och fr.o.m. hösten 2014 ska schemat för hösten presenteras vid skolstart schemat för våren i slutet av höstterminen. Resurser för schemaläggning måste i framtiden avsättas så att schemaläggningen inte blir personbunden och därmed sårbar. När dokumenta-tion och systematik utarbetats kommer resursbehovet för schemaläggning sannolikt att minska.
Administration
Landskapsrevisonen för under rubriken fram att Ålands gymnasium bör få access till landskapsregeringens fakturerings- och lönesystem så att arbetsbesparande arbetsrutiner kan utvecklas samt föreslår förbättringar i upphandlingsförfarandena.
Som ovan framförts kommer nya IT – system att möjliggöra de efterlysta förbättringarna av arbetsprocesserna vid faktura- och lönehanteringen. Ålands gymnasium har reviderat sina interna inköpsrutiner och meddelar att de ska följa landskapsregeringens upphandlingsregler.
Övriga iakttagelser
Ålands gymnasium bör enligt Landskapsrevisionen sträva till att skaffa de examensrättigheter som behövs för att eliminera köp av dyra kurser utifrån.
Ålands gymnasium har beslutat att fristående examen ska gälla för vuxenutbildning och har en strategi för att bli beviljade examensrättigheter för fristående examen. Två ansökningar om examensrättigheter är inlämnade till examenskommissioner. I strategin ingår att successivt utöka antalet examensrättigheter.