STYRELSEN                                                                   Utdrag ur PROTOKOLL 9/2024

Sammanträdestid:                                                           14.6.2024 kl 9.00 – 15.11

Sammanträdesplats:                                                       Konferensrum 1-2

Ordinarie:

Sara Kemetter                     ordförande

Robert Mansén                    vice ordförande

Sandra Listherby                 ledamot , via länk från kl 9.38-11.58 § 71 Birger Forsberg                             ledamot

Edvard Johansson                 ledamot

Erika Boman                        ledamot

Övriga närvarande:

Jun Nagamori                        chefsöverläkare

Pia Hollsten-Friman                vårdchef

Ulrika Österlund                     ekonomichef

Sandra Rasmussen                 verksamhetsstrateg

Terese Åsgård                       avtals- och lönespecialist § 69 och 73-74 Per-Anton Westerberg                            förvaltningsöverläkare § 71

Arsim Zekaj                           minister § 66-68, 70-75

Bengt Michelsson                   avdelningschef § 71

Ylva Lindström                       byråchef

Knut Lönnroth                       landskapsläkare § 71

Marcus Söderholm                 jurist landskapsregeringen § 71 Fredrik Herse                                            konsult, Nordic Healthcare Group § 71

Föredragande:                     Jeanette Pajunen, hälso- och sjukvårdsdirektör § 66-68, 70-75

Föredragande:                     Sara Kemetter § 69 Protokollförare:                                            Solveig Gestberg, administratör Protokolljustering:               Mariehamn 14.6.2024

Ordförande: __________________________________________________________       

Sara Kemetter

Föredragande:                                                                                                          

Jeanette Pajunen, § 66-68, 70-75

Protokolljusterare:                                                                                                   

Erika Boman

SAMMANKALLANDE OCH BESLUTFÖRHET

PROTOKOLL 14.6.2024

§ 66                FÖRSLAG: Sammanträdet förklaras lagligen sammankallat och beslutfört.

BESLUT: Enligt förslag.

JUSTERING AV PROTOKOLL

§ 67                FÖRSLAG: Protokoll förklaras justerat när det har undertecknats av mötets ordförande och en på mötet utsedd protokolljusterare samt kontrasignerats av föredragande.

Föreslås Erika Boman. BESLUT: Enligt förslag.

FÖREDRAGNINGSLISTANS GODKÄNNANDE

§ 68                FÖRSLAG: Beslutar att föredragningslistan godkänns.

BESLUT: Enligt förslag.

Ordförande                                              Föredragande                                            Protokolljusterare

2

PROTOKOLL 14.6.2024

§ 72                BEMÖTANDE AV LANDSKAPSREVISIONENS GRANSKNINGSRAPPORT GÄLLANDE VIS-PROJEKTET

Beredare: hälso-och sjukvårdsdirektör Jeanette Pajunen jeanette.pajunen@ahs.ax Föredragande: hälso- och sjukvårdsdirektör Jeanette Pajunen

Landskapsrevisionen har till Ålands lagting lämnat en granskningsrapport gällande VIS-projektet.

Som underlag för landskapsregeringens svar på effektivitetsrevisionen begärs styrelsen för Ålands hälso- och sjukvårds bemötande av ovannämnda granskningsrapport. Av underlaget bör framgå hur ÅHS avser hantera i revisionen framkomna synpunkter och rekommendationer.

Åland landskapsregering önskar underlaget senast den14 juni 2024.

Effektivitetsrevision av VIS-projektet

Fokus i effektivitetsrevisionen har legat på att utvärdera VIS-projektets administration och på att göra en bedömning av hur följande områden beaktats i projektets administration:

·         projektstyrning, målstyrning

·         upphandling

·         budgetansvar

·         användning av köptjänster

·         ansvar för förverkligande (beställare-utförare)

·         intern kontroll och intern kommunikation

·         rapportering till styrelsen

Projektstyrning, målstyrning

Projektet har letts av en VIS-styrgrupp som tillsattes då samarbetsavtalet mellan ÅHS och Åda avseende upphandling av vårdinformationssystem godkändes. Styrgrupp som bemannats av ÅHS och Åda. Sammansättningen av styrgruppen har ändrat under åren. Styrgruppen har bestått av olika tjänsteinnehavare främst från ÅHS. Hälso- och sjukvårdsdirektören har varit med i styrgruppen från början och är fortfarande. Hälso- och sjukvårdsdirektören har i projektplanen definierats som beställare av projektet och ansvarar för att definiera effektmål och förverkligandet av dem.

Styrgruppen har bestått av projektets operativa ledning och styrgruppen har hållit frekvent. Dokumentationen av projektet i form av projektrapporter och protokoll i styrgruppen har varit omfattande.

Det kan konstateras att styrgruppens interna projektstyrning och målstyrning varit omfattande. Mål för projektet har satts upp med jämna intervaller och målen har följts upp. Målen kan dock konstateras vara projektets interna eftersom styrgruppen har varit operativ och ÅHS styrelses roll i projektet varit mycket liten.

Det har inte funnits övergripande uppsatta målsättningar för projektet som fastställts på styrelsenivå förutom budgetens målsättningar. Eftersom styrgruppen har varit operativ har det inte funnits någon regelbunden formaliserad övervakning av projektet. Informationen som protokollförts i styrgruppen har varit så omfattande att

Ordförande                                              Föredragande                                            Protokolljusterare

3

PROTOKOLL 14.6.2024

§ 72                BEMÖTANDE AV LANDSKAPSREVISIONENS GRANSKNINGSRAPPORT GÄLLANDE VIS-PROJEKTET (FORTS)

den är svår att ta in för en icke insatt. Projektet har således inte haft tydliga externa mål förutom budgetmålsättningen i landskapets budget.

Vi anser att det hade varit bra för projektets målstyrning ifall projektet övervakats av en icke operativ styrelse eller kommitté som inte är involverade i projektet. Då projektets övervakats operativt finns en risk för icke objektiv bedömning. Den interna rapporteringen av projektet har varit omfattande men vi anser att en mer sammanfattande rapportering och tydligare externa delmål hade gynnat projektets ekonomistyrning och krävt att tydligare ramar satts upp från beställarens sida.

Svar:

Projektet har hanterats utgående ifrån den delegering som gjorts av styrelsen via samarbetsavtal och projektplan. Upphandlingsprojektet avviker aningen från det vanliga eftersom upphandlingen gjordes i samarbete med Åda Ab. Upphandlingar och dess hantering finns även beskrivet i ÅHS reglementet. Upplägget har följt styrdokumentets skrivningar.

Inför kommande större upphandlingar som skall hanteras av styrelsen kommer rekommendationen om en icke operativ styrelse eller kommitté att övervägas.

Upphandling

Upphandlingen av det egentliga systemet gjordes som en konkurrensutpräglad dialog tillsammans med ÅDA Ab. För förberedelsefasen upphandlades experttjänster via e- avrop. Vi erhöll upphandlingsdokument för alla specialisttjänster utom den juridiska expertisen. Konsulttjänsterna för den förberedande fasen upphandlades som timarbete och experternas roll har främst definierats via avtalen med leverantörerna. Kostnaderna för experttjänster har överskridit det i projektplanen budgeterade anslaget rejält. Vi anser att det hade funnits ett behov att i ledningen av projektet tydligare definiera varje konsults ansvarsområde samt fastställa maxgränser för fakturering som endast kan överskridas med nya beslut.

Vi anser att det skulle vara nödvändigt att på Åland ha intern kompetens i upphandlingsfrågor likt den offentliga sektorn i riket har via Hansel Ab eller

inköpscentralerna i Sverige. VIS projektet har långt använt sig av extern kompetens för att bevaka sina egna intressen vilket enligt oss har lett till höga kostnader för upphandlingsrelaterad konsultation. Ifall kompetens köps externt finns alltid risken att organisationens egna intressen inte drivs på ett totalekonomiskt fördelaktigt sätt. Frågan om intern kompetens i upphandlingsfrågor är en fråga för hela det offentliga Åland. Vi anser det vara viktigt att se till att det finns intern kompetens samt att den är tillgänglig samt har tillräckliga resurser då stora projekt upphandlas.

Svar:

Den första projektplanen som togs fram innehöll en budgetuppskattning gällande köp av experttjänster. Uppföljningen av avvikelser till denna kunde ha rapporterats

Ordförande                                              Föredragande                                            Protokolljusterare

4

PROTOKOLL 14.6.2024

§ 72                BEMÖTANDE AV LANDSKAPSREVISIONENS GRANSKNINGSRAPPORT GÄLLANDE VIS-PROJEKTET (FORTS)

tydligare till styrelsen. Projektets ekonomiska uppföljning har hanterats på samma sätt som övrig budgetuppföljning för investeringar, via budget och bokslutsrapportering.

Vad gäller upphandlingskompetens för hela Åland kan inte ÅHS svara på. Det är dock värt att konstatera att upphandlingsexpertis inom olika projekt och investeringar ser väldigt olika ut.

Budgetansvar

Budgeten för projektet har definierats i landskapets budget som ett investeringsanslag om 4,8 miljoner €. Därtill har en fullmakt om ökade framtida driftskostnader tagits upp i landskapets budget. Ansvaret för budgeten ligger hos hälso- och sjukvårdsdirektören samt hos styrelsen. I landskapets budget för 2024 finns ett förslag om ett ytterligare tilläggsanslag om 1 miljon euro för projektet utöver de 4,8 miljoner euro som redan budgeterats. Anslaget är tillägnat upphandling och kostnader för förberedelser för driftsättning. Enligt budgetförslaget är kalkylen för projektet beroende av många osäkerhetsfaktorer och kan preciseras först då den tilltänkta leverantören givit sitt slutgiltiga anbud. Per 31.12.2023 uppskattas budgetutfallet för projektet vara ca 4 miljoner €. Utfallet ligger fortfarande således inom budget.

Svar:

ÅHS anhöll om ett tilläggsinvesteringsanslag och ett tilläggsanslag för drift efter att leverantören givit sitt indikativa anbud i januari 2024.

Användning av köptjänster

De förverkligade kostnaderna avviker väsentligt från estimaten i projektplanen som fastställdes i styrelsen i projektets början. Kostnaderna för köptjänster har per 2023 över tredubblats i förhållande till den första kostnadskalkylen. Projektet har ändrats mycket sedan inledningsfasen men trots det måste en tredubbling ses som stor.

Vi anser att ÅHS och ÅDA borde ha haft en starkare intern kompetens så att ramar för köptjänster kunde ha definierats tydligare. Vi anser också att det för att öka genomskinligheten vore bra att följa upp och uppdatera projektkalkylen och motivera varför den överskridits. Vi anser att det i beställnings skedet vore nödvändigt att fastställa maxgränser för fakturering som endast kan överstigas med motiverade beslut där ny maxgräns alltid skulle fastslås.

Vi anser att det hade varit bra ifall utfallet av projektet med tätare intervaller skulle ha redovisats till styrelsen och att beslut om utökning av resurser skulle tas på ett mera formellt sätt än de nu gjorts vilket skulle ge incentiv till bättre budgetdisciplin.

Svar:

Rekommendationerna kommer att beaktas i kommande investeringsprojekt och nödvändiga och eventuella behov av förändring av ÅHS reglementet verkställas.

Ordförande                                              Föredragande                                            Protokolljusterare

5

PROTOKOLL 14.6.2024

§ 72                BEMÖTANDE AV LANDSKAPSREVISIONENS GRANSKNINGSRAPPORT GÄLLANDE VIS-PROJEKTET (FORTS)

Ansvar för förverkligande

Ansvaret för förverkligandet av projektet har definierats i projektplanen på ett tydligt sätt. VIS-projektgruppen har enligt oss tydligt fått ansvaret för förverkligandet och Hälso- och sjukvårdsdirektören getts befogenheter att använda resurser.

Intern kontroll och intern kommunikation

Styrgruppen har haft en regelbunden uppföljning av projektets risker och listat riskerna med projektet. Riskarbetet har således varit omfattande och aktivt. Riskerna har varit en del av det operativa arbetet men har inte regelbundet rapporterats till styrelsen.

Projektet har levt vilket har gjort att riskbedömningarna har ändrats. Faktum att projektet har tilldelats resilienspengar har höjt riskerna med projektet avsevärt eftersom de kräver att 80 % av alla aktörer inom social- och hälsovården på Åland har implementerat systemet samt att investeringen färdigställs före 31.12.2025. Kravet på att 80 % av alla aktörer skall implementera systemet kräver att Ålands samtliga kommuner implementerar projektet. Inget avtal har gjorts med kommunerna över att de behöver ta systemet i bruk. Vi anser att det ett avtal mellan kommunerna och landskapsregeringen borde ha gjorts före resilinespengarna söktes om.

Gällande intern kontroll har den interna kontrollen främst definierats genom att fördela roller i projektet. Uppföljningen av styrgruppen har varit tillfredsställande.

Vi anser att den interna kontrollen för projektet hade kunnat vara starkare vad gäller uppföljning av övervakande beslutsorgan samt att användande av ekonomiska resurser kunde ha varit mera formaliserat så att tydliga motiverade beslut hade funnits gällande överskridningar av estimerade kostnader.

Svar:

Anhållan om EU-stöd har skötts av Landskapsregeringen och ÅHS har inte kunnat påverka t.ex. eventuella avtal mellan LR och kommuner. ÅHS har anpassat sig till den nya tidtabellen och listat och hanterat riskerna via styrgruppen enligt delegering från styrelsen.

Rapportering till styrelsen

Styrelsen har övervakat projektet främst genom att ta del av icke protokollförd information samt genom att projektplanen för projektet har godkänts på styrelsemötet. Informationen till styrelsen har varit återkommande och kan således konstateras vara tillfredsställande.

I relation till projektets omfattning har den skriftliga styrelserapporteringen varit knapp och ingen tydlig skriftlig måluppföljning har gjorts av styrelsen. Vi anser att informationen som skriftligen delgetts styrelsen borde ha varit tydligare så att det på ett tydligare sätt framkommer vilken information som delgetts styrelsen även om inte reglementet påbjuder detta.

Vi anser att projektet tydligare borde ha övervakats av en icke operativ kommitté eller styrelsen så att styrelsen som är ytterst ansvarig för projektet har en möjlighet att följa med utfallet i projektet.

Ordförande                                              Föredragande                                            Protokolljusterare

6

PROTOKOLL 14.6.2024

§ 72                BEMÖTANDE AV LANDSKAPSREVISIONENS GRANSKNINGSRAPPORT GÄLLANDE VIS-PROJEKTET (FORTS)

Svar:

ÅHS har beaktat rekommendationerna i projektets införandedel. All information till styrelsen ges numera både muntligen och skriftligen. I införandeprojektets projektplan definieras styrelsens roll i projektet och ansvar och roller styrs så att styrelsen har en ökad insyn och större befogenheter. Samarbetsavtalet med Åda Ab avslutades då upphandlingsprojektet avslutades.

Bilagor:

Bilaga 1.        Effektivitetsrevision av VIS-projektet

FÖRSLAG:

Styrelsen avger ovanstående genmäle med anledning av effektivitetsrevisionen av VIS- projektet.

BESLUT:

Enligt förslag.

Ordförande                                              Föredragande                                            Protokolljusterare

7

Tel. +358 20 743 2920

www.bdo.fi

BDO Audiator Ab Torggatan 13 A

AX-22100 Mariehamn

Effektivitetsrevision av VIS-projektet

Som en del av eff ektivitetsrevisionen av ÅHS för räkenskapsperioden 2023 har vi utfört en effektivitetsrevision av VIS-projektet, dvs. förnyandet av vårdinformationssystemet vid ÅHS.

Fokuset i effektivitetsrevisionen ligger på att utvärdera av VIS-projektets administration och göra en bedömning av hur följande områden beaktas i projektets administration

-   Projektstyrning, målstyrning

-   Upphandling

-   Budgetansvar

-  Användning av köptjänster

-  Ansvar för förverkligande (beställare-utförare)

-   Intern kontroll och intern kommunikation

-   Rapportering till styrelse

Effektivitetsrevisionen är inte en revision eller översiktlig granskning enligt ISA-standarden (lnternational Standards on Auditing). I rapporten presenteras endast iakttagelser gällande de frågeställningar som preciseras i revisionsplanen för effektivitetsrevisionen.

Som material för effektivitetsrevision har bland annat använts: VIS projektets bokföring

Styrgruppens protokoll Styrelsens protokoll

Budget för landskapet Åland 2018 och 2014 Avtal

Dessutom har följande personer intervjuats:

Ekonomichefen, Hälso- och sjukvårdsdirektören, VIS-projektchef

8D0 Audiator Ab (FO-nummer 0904285-6) hör till den finländska 8D0-koncemen . Moderbolaget 8D0 Dy är en oberoende medlem av BDO lnternational Umited, och hör till 8D0 :s nätverk av självständiga medlemsorganisat ioner .

IBDO

Allmä nt om VIS-projektet

ÅHS har under en lång tid planerat att förnya sitt vårdinformationssystem. Arbetet med ett framtida byte av vårdinformationssystem inleddes redan år 2013 genom att  göra en förstudie för att förbättra det framtida systemstödet för hälso- och sjukvården ska göras. I den ingick kartläggning av marknaden gällande journalsystem, juridiska krav och begränsningar, möjliga samarbeten samt en övergripande kartläggning av vilka processer inom vården som ett framtida system bör stödja. Slutsatsen av förstudien var en rekommendation att ÅHS upphandlar och implementerar ett nytt journalsystem.

Fyrå år senare den 24.11.2017 beslöt styrelsen för ÅHS att påbörja ett förfarande för inrättande av en tjänst som projektledare för upphandling och implementering av ett nytt vårdinformationssystem vid IT-enheten samt att anlita extern juridisk kompetens till projektet där behov finns då intern kompetens saknas. Styrelsen beslöt också att påbörja ett förfarande för inrättande av två tjänster som systemförvaltare för VIS vid vårdchefens enhet.

Den 25.5.2018 beslöts att projektet görs som en gemensam upphandling med ÅDA Ab där ÅHS upphandlar licensavtal och Åda erhåller en licens för att avropa licenser för sina delägare dvs. Ålands kommuner. Den 5.8.2018 tillsattes en VIS-styrgrupp bestående av ledande tjänsteinnehavare från ÅHS och Åda Ab. Styrgruppen var avsedd att leda upphandlingsprojektet som görs i samarbete mellan ÅHS och Åda Ab.

Styrgruppens befogenheter, ansvar och uppgifter definierades i en projektplan som godkändes av styrelsen och som definierades i samarbetsavtalet med Åda Ab. Projektplanen har uppdaterats med jämna mellanrum och varit ett styrdokument för projektet.

Under åren 2018 och 2019 görs främst förstudier och ÅHS bekantar sig med olika system för att förbereda för kravspecificering av ett nytt system. År 2019 går Landskapsregeringen med I UNA Oy som är en landsomfattande organisation vars syfte är att främja utvecklingen av patientdatasystem i hela landet. Kostnaderna som genererades  under 2018 och 2019 var ca 360 000 €.

Under år 2020 gjordes förberedande arbete för att inleda en upphandling. Som upphandlingsmetod valdes konkurrenspräglad dialog. Upphandlingsmetoden valdes utgående ifrån att ÅHS inte hade kännedom om vad marknaden har att erbjuda och eftersom det som

BDO Audiator Ab (FO-nummer 0904285-6) hör till den finländska BDO-konce men. Moderbolaget BDO Oy är en obe roende medlem av BDO lnte rnationa l Lim ited, och hör till BDO:s nä t ver k av självst ändiga me dlem so rga nisation e r.

2(9)

IBDO

köps skall skräddarsys. Avsikten i förfarandet är alltså att fortsätta kravspecificera under dialogen.

ÅHS publicerade i november 2020 en annons om inbjudan att anmäla intresse för att delta i en konkurrenspräglad dialog avseende upphandlingen av ett  nytt vårdinformationssystem. Fram  till annonseringen genererades ytterligare 580 000 € kostnader för projektet. Totalkostnaden fram till attannonsen publicerats var således ca 940 000 €.

Upphandlingen resulterade i att ÅHS mottog endast en intresseanmälan som motsvarade förfrågan. Intresseanmälan som godkändes kom från bolaget Cambio Healthcare Systems AB. Bolaget Tieto Finland lämnade in en ofullständig intresseanmälan som förkastades  eftersom den inte kompletterades i tid. Tieto Finland anförde besvär över upphandlingen till marknadsdomstolen och marknadsdomstolen beslöt 30.8.2021 om ett temporärt avbryta upphandlingen. Ifrån att upphandlingsannonsen hade publicerats tills marknadsdomstolens beslut om att temporärt avbryta upphandlingen genererades ca 1 miljon€ kostnader ytterligare på projektet.

Med ett temporärt förbud menas att dialogen med den utvalda leverantören inte  får upprätthållas före beslut gjorts i upphandlingen.  ÅHS valde att  fortsätta med förberedelserna för att inleda en upphandling utan att föra dialog med en leverantör. Kravspecificeringen av upphandlingen är omfattande och innebär ett stort arbete för ÅHS eftersom inga färdiga lösningar finns därmed fanns ett stort behov av att fortsätta arbetet trots  det  temporära förbudet. Kravspecificeringen kan om en slarvig jämförelse görs jämföras med att ta fram planering för en byggnad innan en byggnadsentreprenad upphandlas.

Den 24.5.2022 beslöt marknadsdomstolen förkasta Tieto Finlands besvär och därmed hade ÅHS fritt fram att fortsätta dialogen tillsammans med Cambio. Under perioden då upphandlingen var avbruten genererades ytterligare ca 830 000 € kostnader på projektet. Då projektet igen kunde fortsätta visade det sig dock vara svårt att få Cambio snabbt aktiverade i projektet vilket dragit ut på tiden.

I maj 2021 inlämnade landskapet Åland in sin plan för återhämtning  efter coronapandemin till EU inom EU:s facilitet för återhämtning och resiliens. Enligt planen beräkas 10,2 miljoner € tillfalla Åland av vilka 4,8 miljoner € planeras användas för VIS-projektet. De sk.

BDO Audlator Ab (FO-nummer 0904285-6) hör till den finländska BDO-koncemen. Moderbolaget BDO Oy är en oberoende medlem av BDD lnternational

limited, och hör till BDO:s nätverk av självständiga me dlemsorganisatione r.

3(9)

BDO

resilienspengarna kräver att 80 % av alla aktörer inom social- och hälsovården på Åland har implementerat systemet samt att investeringen färdigställs före 31.12.2025. Resilienspengarna är betydande för projektet och har gjort tidtabellerna stramare för projektet.

I skrivande stund är ÅHS nära att underteckna ett avtal med Cambio om förverkligande av VIS­ projektet. Fram till årsskiftet förutspås kostnader om totalt drygt 4  miljoner  euro  ha förverkligats för planeringsfasen. I landskapets budget för 2024 finns ett förslag om ett ytterligare tilläggsanslag om 1 miljon euro för projektet utöver de 4,8 miljoner euro som redan budgeterats. Anslaget är tillägnat upphandling och  kostnader  för  förberedelser  för driftsättning. Enligt budgetförslaget  är  kalkylen  för  projektet  beroende  av  många  osäkerhetsf aktorer och kan preciseras först då den tilltänkta leverantören givit sitt slutgiltiga anbud.

Projektet har varit utmanande för ÅHS i och med Ålands särställning och litenhet. Ålands egna lagstiftning gör att systemet måste skräddarsys helt och hållet.

Vi har på uppdrag av landskapsrevisorn utvärderat ovan nämnda fokusområden som vi presenterar stycke för stycke nedan. I utvärderingen har endast tagits ställning till förvaltningsmässiga frågor. Det tekniska utförandet  av projektet  har inte utvärderats  eftersom vi inte besitter den kompetensen.

Projektets utvärdering

1.    Projektstyrning, målstyrning

Projektet har letts av en VIS-styrgrupp som tillsattes då samarbetsavtalet mellan ÅHS och Åda avseende upphandling av vårdinformationssystem godkändes. Styrgrupp som bemannats av ÅHS och Åda. Sammansättningen av styrgruppen har ändrat under åren. Styrgruppen har bestått av olika tjänsteinnehavare främst från ÅHS. Hälso- och sjukvårdsdirektören har varit med i styrgruppen från början och är fortfarande. Hälso- och sjukvårdsdirektören har i projektplanen definierats som beställare av projektet och ansvarar för att definiera effektmål och förverkligandet av dem.

BDO Audiator Ab (FO-nummer 0904285-6) hör till den finländska BDO-koncemen. Moderbolaget BDO Oy är en oberoende medlem av BDO lnternational

Limited, och hör till BDO:s nät verk av självständiga medlemsorganisationer.

4(9)

IBDO

Styrgruppen har bestått av projektets operativa ledning och styrgruppen har hållit frekvent. Dokumentationen av projektet i form av projektrapporter och protokoll i styrgruppen har varit omfattande.

Det kan konstateras att styrgruppens interna projektstyrning och målstyrning varit omfattande. Mål för projektet har satts upp med jämna intervaller och målen har följts upp. Målen kan dock konstateras vara projektets interna eftersom styrgruppen har varit operativ och ÅHS styrelses roll i projektet varit mycket liten.

Det har inte funnits övergripande uppsatta målsättningar för projektet som fastställts på styrelsenivå förutom budgetens målsättningar. Eftersom styrgruppen har varit operativ har det inte funnits någon regelbunden formaliserad övervakning av projektet. Informationen som protokollförts i styrgruppen har varit så omfattande att den är svår att ta in för en icke insatt. Projektet har således inte haft tydliga externa mål förutom budgetmålsättningen i landskapets budget.

Vi anser att det hade varit bra för projektets målstyrning ifall projektet övervakats av en icke operativ styrelse eller kommitte som inte är involverade i projektet. Då projektets övervakats operativt finns en risk för icke objektiv bedömning. Den interna rapporteringen av projektet har varit omfattande men vi anser att en mer sammanfattande rapportering och tydligare externa delmål hade gynnat projektets ekonomistyrning och krävt att tydligare ramar satts upp från beställarens sida.

2.      Upphandling

Upphandlingen av det egentliga systemet gjordes som en konkurrensutpräglad dialog tillsammans med ÅDA Ab. För förberedelsefasen upphandlades experttjänster via e-avrop. Vi erhöll upphandlingsdokument för alla specialisttjänster utom den juridiska expertisen. Konsulttjänsterna för den förberedande fasen upphandlades som  timarbete  och experternas roll har främst definierats via avtalen med leverantörerna.

Kostnaderna för experttjänster har överskridit det i projektplanen budgeterade anslaget rejält. Vi anser att det hade funnits ett behov att i ledningen av projektet tydligare definiera varje

BDO Audiator Ab (FO-nummer 0904285-6) hör till den finländska BDO-koncemen . Moderbolaget BDO Oy är en oberoende medlem av BDO lnternational Umited , och hör till BDO:s nätverk av självständiga medlemsorganisat ioner.

5(9)

IBDO

konsults ansvarsområde samt fastställa maxgränser för fakturering som endast kan överskridas med nya beslut.

Vi anser att det skulle vara nödvändigt att på Åland ha intern kompetens i upphandlingsfrågor likt den offentliga sektorn i riket har via Hansel Ab eller inköpscentralerna i Sverige. VIS projektet har långt använt sig av extern kompetens för att bevaka sina egna intressen vilket enligt oss har lett till höga kostnader för upphandlingsrelaterad konsultation. Ifall kompetens köps externt finns alltid risken att organisationens egna intressen inte drivs på ett totalekonomiskt fördelaktigt sätt.

Frågan om intern kompetens i upphandlingsfrågor är en fråga för hela det offentliga Åland. Vi anser det vara viktigt att se till att det finns intern kompetens samt att  den är  tillgänglig samt har tillräckliga resurser då stora projekt upphandlas.

3.    Budgetansvar

Budgeten för projektet har definierats i landskapets budget som ett investeringsanslag om 4,8 miljoner €. Därtill har en fullmakt om ökade framtida driftskostnader tagits upp i landskapets budget. Ansvaret för budgeten ligger hos hälso- och sjukvårdsdirktören samt hos styrelsen. I landskapets budget för 2024 finns ett förslag om ett ytterligare tilläggsanslag om 1 miljon euro för projektet utöver de 4,8 miljoner euro som redan budgeterats. Anslaget är tillägnat upphandling och kostnader för förberedelser för driftsättning.  Enligt  budgetförslaget  är kalkylen för projektet beroende av många osäkerhetsf aktorer och kan preciseras först då den tilltänkta leverantören givit sitt slutgiltiga anbud. Per 31.12.2023 uppskattas budgetutfallet för projektet vara ca 4 miljoner €. Utfallet ligger fortfarande således inom budget.

B00 Audiator Ab (FO-nummer 0904285-6) hör till den finländska B00- koncemen . Moderbolaget B00 Oy är en oberoende medlem av BDO lnternational

Umited, och hör till 800 :s nätverk av självständiga medlemsorganisationer.

6(9)

-·--·-  -  -  -  -  -  -  -  -  -  -  -  -,

I nnehåller sekretessbelagda uppgifter

IBDO

Offentlighets!. (2021:79)

-§      _ p.

Annan lag:- - - - - - - - - -

4.    Användning av köptjänster

21 599 Deductive labs AB                                               17                                            29 295,00

De förverkligade kostnaderna avviker väsentligt från estimaten i projektplanen som fastställdes  i styrelsen i projektets början. Kostnaderna för köptjänster har per 2023 över tredubblats i förhållande till den första kostnadskalkylen. Projektet har ändrats  mycket  sedan inledningsfasen men trots det måste en tredubbling ses som stor.

Vi anser att ÅHS och ÅDA borde ha haft en starkare intern kompetens så att ramar för köptjänster kunde ha definierats tydligare. Vi anser också att det för att öka genomskinligheten vore bra att följa upp och uppdatera projektkalkylen och motivera varför den överskridits. Vi anser att det i beställningsskedet vore nödvändigt att fastställa maxgränser för fakturering som endast kan överstigas med motiverade beslut där ny maxgräns alltid skulle fastslås.

BDO Audiator Ab (FO-nummer 0904285·6) hör till den finländska BDO-koncemen. Moderbolaget BDO Oy är en oberoende medlem av BDO lnternational

limited, och hör till BDO:s nätverk av självständiga medlemsorganisationer.

7(9)

BDO

Vi anser att det hade varit bra ifall utfallet av projektet med tätare intervaller skulle ha redovisats till styrelsen och att beslut om utökning av resurser skulle tas på ett  mera formellt sätt än de nu gjorts vilket skulle ge incentiv till bättre budgetdiciplin.

5.   Ansvar för förverkligande

Ansvaret för förverkligandet av projektet har definierats i projektplanen på ett tydligt sätt. VIS-projektgruppen har enligt oss tydligt fått ansvaret för förverkligandet och Hälso- och sjukvårdsdirektören getts befogenheter att använda resurser.

6.    Risker och intern kontroll

Styrgruppen har haft en regelbunden uppföljning av projektets risker och listat riskerna med projektet. Riskarbetet har således varit omfattande och aktivt. Riskerna har varit en del av det operativa arbetet men har inte regelbundet rapporterats till styrelsen.

Projektet har levt vilket har gjort att riskbedömningarna har ändrats. Faktum att projektet har tilldelats resilienspengar har höjt  riskerna  med  projektet  avsevärt  eftersom  de  kräver  att  80  % av alla aktörer inom social- och hälsovården på Åland har implementerat systemet samt att investeringen färdigställs före 31.12.2025. Kravet på att 80 % av alla aktörer skall implementera systemet kräver att Ålands samtliga kommuner  implementerar  projektet.  Inget  avtal  har  gjorts med kommunerna över att de behöver ta systemet i bruk. Vi anser att det ett avtal mellan kommunerna och landskapsregeringen borde ha gjorts före resilinespengarna söktes om.

Gällande intern kontroll har den interna kontrollen främst definierats genom att fördela roller i projektet. Uppföljningen av styrgruppen har varit tillfredsställande.

Vi anser att den interna kontrollen för projektet hade kunnat vara starkare  vad  gäller uppföljning av övervakande beslutsorgan samt att användande av ekonomiska  resurser  kunde ha varit mera formaliserat så att tydliga motiverade beslut hade  funnits  gällande överskridningar av estimerade kostnader.

BDO Audiator Ab (FO-nummer 0904285-6) hör till den finländska BDO-koncemen. Moderbolaget BDO Oy är en oberoende medlem av BDO lnternational

limited1   och hör till BDO:s nätverk av självständiga medlemsorganisationer.

8(9)

IBDO

7.   Rapport ering till styrelse

Styrelsen har övervakat projektet främst genom att ta del av icke protokollförd information samt genom att projektplanen för projektet har godkänts på styrelsemötet. Informationen till styrelsen har varit återkommande och kan således konstateras vara tillfredsställande.

I relation till projektets omfattning har den skriftliga styrelserapporteringen varit knapp och ingen tydlig skriftlig måluppföljning har gjorts av styrelsen. Vi anser att informationen som skriftligen delgetts styrelsen borde ha varit tydligare så att det på ett tydligare sätt framkommer vilken information som delgetts styrelsen även om inte reglementet påbjuder detta.

Vi anser att projektet tydligare borde ha övervakats av en icke operativ kommitte eller styrelsen så att styrelsen som är ytterst ansvarig för projektet har en möjlighet att följa med utfallet i projektet.

Mariehamn den 12 februari 2024

BDO Audiator Ab, revisionssammanslutning

r

Andreas Halmgård

OFGR, CGR

BDO Audiator Ab (FO-nummer 0904285·6) hör till den finländ sk a BOD-konce rnen. Moderbolaget BDO Oy är en oberoende medlem av BDO lnternational

Limited, och hör till BDO:s nätverk av självständiga me dlemso rgani sationer.

9(9)